3/2011. Lahti ja sen maamerkit sivut Esittelyssä teollisen muotoilun FIDA sivut 4-6. Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

Transkriptio

1 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 3/2011 Lahti ja sen maamerkit sivut Esittelyssä teollisen muotoilun FIDA sivut 4-6

2 FAILI 3/2011 Toimitus Päätoimittaja:, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Rauni Bildjushkin, Espoon kaupunki, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh , Faksi (09) Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 800 ½ muut sivut 4-väri 500 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys tai, Harjukatu 3 C, Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2011 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS KIRJAT Liikearkistopäiviä ja arkistopolitiikkaa ARKISTOT Yritysten muotoilu-aineistot talteen Olli Alm TAPAHTUMAT Kulttuuriaineiston olisi oltava saavutettavissa FORMAATIT Pitkäaikaissäilytyksen formaatit ja PDF/A LIIKEARKISTOPÄIVÄT LAHDESSA Lahti on leimallisesti perheyrityskaupunki Lahdessa voi tutustua radio- ja tv-historiaan Tiia Tiainen KOULUTUS JA TUTKIMUS Suomen asiakirjahallinto esillä kesäkoulussa Saksassa Jouni Alanen ja Johanna Varpila ASIAKIRJAHALLINNAN TYÖKALUT Kahdeksan askelta hyvään asiakirjahallintaan DIRKS Pekka Henttonen TERMIT JA LYHENTEET Termit tutuksi Pekka Henttonen PUHEENVUORO INSIDER ABSTRACTS Standardien vai käyttäjien ehdoilla? Sari Mäkinen ja Marja Piiroinen-Hinkanen Amerikkalainen näkemys säilytysaikojen suunnitteluun Pekka Henttonen MAPILLA PÄÄHÄN: ammattislangille Insider Faili 3/2011 Kansi: Lahden radiomastot ovat muistomerkkinä ajalta, jolloin Lahti kuului maailmalle. Kuva Lahden Radio- ja tv-museo. Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. 2 FAILI nro 3/ 2011

3 PÄÄKIRJOITUS Liikearkistopäiviä ja arkistopolitiikkaa Liikearkistopäivät on Liikearkistoyhdistyksen joka neljäs vuosi järjestettävä katselmus, jossa usein päästään tutustumaan myös joillekin hieman vieraampaan ympäristöön. Tänä vuonna vuorossa on Lahti, jossa tapaamme Sibelius-talossa. Tässä Failissa on johdatuksena lahtelaiseen elämään Päijät-Hämeen maakuntalehden Etelä-Suomen Sanomien päätoimittajan haastattelu. Kerromme myös Radiomuseosta, johon toivottavasti ehdimme päivien aikana tutustua. Liikearkistopäivien tehtävänä on antaa kuvaa siitä asiakirjahallinnan maailmasta, jossa nyt erityisesti yrityksissä ja muissa yhteisöissä elämme. Samoin sellaisista asioista ja ratkaisuista, joita voidaan viedä käyttöön itse kunkin osanottajan työpaikalle. Tietysti liikearkistopäivillä, niin kuin muissakin tämän kaltaisissa tapahtumissa tärkeää on keskustella asioista kollegojen kesken. Sosiaalinen osuus on siten myös työtä. Viihtykää Lahdessa, Faili raportoi päivistä vuoden viimeisessä numerossa. qqq Vaalit ovat antaneet oman kuvansa suomalaiseen elämään. Hallitusohjelma on kirjoitettu ja ensi vuoden budjetti on eduskuntakäsittelyä vaille valmiina. Politiikassa on eletty muutosten aikaa. Eduskuntapaikoilla mitaten suurimman puolueen piirissä on esitetty vaatimuksia puolueisiin leimautuneiden yksityisarkistojen rahoituksen sitomisesta vaalitulokseen puoluetuen tapaan. Arkistotoiminta on kuitenkin pitkäjännitteistä eikä sen rahoituksen perusteita voida muuttaa neljän vuoden välein, varsinkaan kun ns. puoluearkistoista kaikki eivät ole pelkkiä puolueorganisaatioiden arkistoja. Nyt olisikin parasta panna jäitä hattuun ja kehittää yhteistoimintaa esimerkiksi yhteisen sähköisen arkistopalvelun pohjalta. Kansallisen digitaalisen kirjaston KDK:n käyttöliittymä kun ei ratkaise varsinaista arkistojärjestelmää, jonka oletetaan olevan arkistojen omin voimin kunnossa. Sikäli olen samaa mieltä asiasta mm. Aamulehdessä kertoneen Porvarillisen työn arkiston johtaja Hannele Toropaisen kanssa, ettei aineiston valtion haltuun luovuttaminen taida olla kaikille yksityis- ja yritysarkistoille sopiva ratkaisu. Siksihän esimerkiksi Elka on olemassa. qqq Kuntapuolella on saatu omatoimisesti liikkeelle sähköisen arkistoinnin hanke, jossa ratkaisua tarjotaan suurelle joukolle Kuntien Tieran jäseniä. Hallituksen kuntarajoja piirtelevän ministerin tapaan on valtion arkistohallinnosta kuulunut komentelevia ääniä, jotka yrittävät asettaa hankkeen kyseenalaiseksi. Kun samaan aikaan tiedetään valtion resurssit rajallisiksi, olisi varmasti parasta antaa Sarkk-hankkeessa mukana olevien kuntien rakentaa oma arkistonsa, jos se myös valmistuu aikataulun mukaisesti. Valtion näytöthän tästä eivät ole kovin vakuuttavia. Uskoisin kuitenkin, että mikkeliläisvetoinen hanke pysyy paremmin aikataulussa. Olisi tietysti ollut parempi, jos sekä valtion Vapa että Sarkk perustuisivat samaan teknologiaan. Valtion pitkäaikaissäilytyssuunnitelma (PAS) on siis edelleen suunnittelussa ja odottaa toteutukseen rahoja. Kyllä kunnatkin varmaan sitä pysyvästi säilytettävän aineiston osalta voisivat joskus käyttää, jos tiedettäisiin mitä se maksaa käyttäjille. Kun runsaat kahdeksan vuotta sitten ryhdyin näihin sähköisen arkiston kysymyksiin perehtymään, tuntui siltä, että yksi sähköinen arkisto riittää viiden miljoonan ihmisen tarpeisiin. Näin varmaankin teknisesti on. Onnistuuko toteutus toiminnallisesti ja voivatko kaikkien aineistot olla vain valtion näpin alla on kysymys joka pitää asettaa. Kun tiedämme, että ministeriöiden välilläkin on vaikea saada yhteistä toimintaa edes asianhallinnassa, olisi ehkä parempi että opetus- ja kulttuuriministeriö keskittyisi nyt tekemään omalle tontilleen kuuluvan PASsin eurooppalaisesti yhteensopivalla ratkaisulla. Muille pitää antaa mahdollisuus toisiin ratkaisuihin. qqq Sisäsivuille tuli kirjoitettua pitkä juttu Mikkelin Kulttuuriperinnön saavutettavuus -seminaarista. Asia oli minusta kuitenkin niin tärkeä, että sitä kannattaa tuoda esille, vaikka siitä melkoinen tekstierämaa tulikin. Erityisen tärkeitä asioita olivat yhteisöpalvelujen ja julkisen sektorin kohtaaminen kulttuuriperinnön levittäjinä ja haltijoina. Sitä kannattaa miettiä laajemminkin. FAILI nro 3/

4 FAILI nro 3/

5 Arkistoalasta on muodostunut vähitellen erikoisosaajien ammattikunta. Enää ei riitä, että osaa mapittaa papereita ja mielellään vielä oikeaan järjestykseen, jonka järjestyksen muutkin käyttäjät ymmärtävät. Perinteinen arkistoluettelo ei enää ole riittävä, vaan on lisäksi osattava kuvailla aineiston sisältöä tietyn kaavan mukaisesti. Saadakseen ammattinsa hallitsevien arkistoihmisten puheista ja kirjoituksista selvää, on itse hallittava monimutkainen ammattiterminologia. Erityisesti itala on tuonut mukanaan uusia asioita ja termejä, joiden hallitseminen on välttämätöntä pystyäkseen pitämään ammatillisen osaamisen tason yllä myös tulevaisuudessa. Suomi on pärjännyt hyvin koulutusta selvittävissä kansainvälisissä Pisa-tutkimuksissa, joissa mitataan mm. lukutaitoa. Tilanne on menossa Suomessa huonompaan suuntaan. Hämmästyttävä asia on, että lukutaidottomien määrä lisääntyy koko ajan. Kyse on ehkä enemmän luetun asian ymmärtämisen vaikeudesta kuin totaalisesta lukutaidottomuudesta. Lopputulos on kuitenkin sama. Asia ei tule lukemalla ymmärretyksi. Virkakieli ja juridiikan kieli on tunnetusti vaikeasti ymmärrettävää tavalliselle kansalaiselle. Maailma monimutkaistuu ja asioille pitää saada yksiselitteinen terminologia. Mutta juuri se tekee kielestä vaikeaselkoisen ja muovaa eri ammattiryhmille oman sanaston, jota muut eivät ymmärrä. Joskus siihen tietoisesti pyritään korostettaessa oman alan erityisluonnetta. INSIDER Mapilla päähän ammattislangille Meille tavallisille ihmisille on hyvin yksinkertainen ja selkeä asia, että ihmisellä on työ ja työpaikka, jossa sitä tekee. Tai sitten ei ole työtä. Verottajan mielestä asia ei ole ollenkaan näin yksinkertainen. Verotuskohtelu on hyvin erilainen sen mukaan, onko työpaikka varsinainen, erityinen, toissijainen, tilapäinen, pääasiallinen työskentelypaikka, lyhytaikainen, liikkuva työ, säännöllinen työ vai satunnainen työ. Jokaisella termillä on laaja taustaselvitys, joka sekin helposti jää monimerkitykselliseksi. Parin vuoden välein on käyty työehtosopimusneuvotteluja. Niiden tuloksena on saatu aikaan työehtosopimus ja valtiolla virkaehtosopimus. Se on laajalle lukijakunnalle tarkoitettu ohje, mutta sivumäärältään usean sadan sivun mittainen teos on sellainen, että alan ammattilaisetkaan eivät sieltä osaa löytää tarvittavaa tietoa niin selkeästi kirjoitettuna, ettei tulkintaerimielisyyksiä synny. Arkistoala on erikoistunut ja kansainvälistynyt. Globaali yhteys arkistojen välillä aiheuttaa, että uusille termeille ei ole suomalaista vastinetta. Arkistolaitos miettii uutterasti suomenkielistä sanastoa, mutta uusia termejä syntyy nopeammin kuin vanhoille termeille on saatu virallinen suomalainen nimi. Arkistoterminologia pysyy englanninkielisenä myös Suomessa niin pitkään kuin omakielistä sanastoa ei ole käytettävissä. Arkistolaitos voisi nopeuttaa suomalaisen sanaston tekemistä, jos se haluaa olla ohjaamassa kehitystä. Muutoin se jää perässähiihtäjäksi asioiden edetessä muiden ohjauksessa. Toinen arkistoalan omaa erityisluonnetta kuvaa lyhenteiden käyttö. Lyhenteillä saadaan aikaan, että vain kollegat viitsivät lukea ja ymmärtävät lukemansa. Failin numerossa 2/2011 olivat seuraavat lyhenteet, esitettynä aakkosjärjestyksessä: AIP, AVI, BASCS, Capture, CHD, DIAMM, DIRKS, DoD, DOI, DRPS, DLM, DVD, EEC, Elka, ERA, ESR, ESTH, ETYK, GPO, IC, IS&T, IT, JISCinfoNet, KEVA, KDK, LAY, LDB, LOCKIE, LOCKSS, Mamk, kk, Moreq2010, MTK, NARA, OAIS, Sarkk, SMP, Tiera, TNA, TOS, UKK, UM, ViVa3, WSOY ja YKA. Osa lyhenteistä oli asianmukaisesti selitetty, mutta osa jäi selittämättä ja siksi edellytti syvällistä ammattitietoutta ja laajaa yleistietoa lukemisen ymmärtämiseksi. Yli puolet lyhenteistä tunnistanut voi pitää itseään todellisena arkistoammattilaisena. Listaus ei tee oikeutta kirjoittajille, kun lyhenteet on irroitettu asiayhteydestään. Osa lyhenteistä selvisi hyvin tekstin asiayhteydestä. Esimerkki kuitenkin kuvaa maailmamme muuttumista yhä monimutkaisemmaksi. Valtionhallinnossa on korostettu, että kansalaisille tarkoitetun tekstin pitää olla selkokielellä kirjoitettua. Tavoite on kaikilla kirkkaana mielessä, mutta tekstit tulevat kuitenkin yhä monimutkaisemmiksi, kuten koko maailma, Valitettavasti. FAILI nro 3/

6 ABSTRACTS FAILI 3/2011 In the Editorial, the editor encourages participation to the 13th conference of Finnish business archives. The conference will be held in Lahti on 4-6 October. Palonen addresses the discussion about the funding of the archives close to the political parties, explaining that the nature of the archives has to based on long-term funding and it can not follow the results of the general elections every four years. Such a proposal was made by Mrs. Hannele Toropainen from the Archives of the Organizations of the National Coalition Party, who is worried about the limited resources of her archives even when the Coalition party won the biggest amount of seats in the Finnish parliament. Instead Palonen proposes more co-operation between the private archives. He agrees with Mrs. Toropainen that joining the government archive services is not the solution for the limited resources. Not all organizations and enterprises in the private sector are keen to hand over their archives to the government operation. The head of information services and development of the national business archives Elka, Mr. Olli Alm writes about one of the new developments Finnish Industrial Design Archives (FIDA). The new archive is an independent unit within Elka and it ingests not only documentation but also objects like early design versions, prototypes and production versions. The aim is to get the whole chain of design work of the objects documented. One of the ideas behind is to preserve the material for the education of design. FIDA is receiving material from independent designers and enterprises operating in industrial design. The funding consists both from the ministry of culture and education and private donations. At the moment there is one full-time person taking care of the archiving process, information service and contacts for the benefactors. The most valuable material in the archive will be digitized and there is a development going on to find out the preservation formats for two and three-dimensional digital models and drawings. Mr. Palonen is reporting from a seminar held in Mikkeli University of Applied Sciences, where specialists from different memory organizations and research gave lectures on the accessibility of cultural heritage. Professor Heikki Hanka of Jyväskylä University told that the internet communities are now the leading providers in the accessibility comparing two billion photographs in Flickr with 15 million objects in Europeana. Hanka also told that when the museums have opened their collections in the internet they have got feedback and corrections from public. In there the expertise in a certain branch can be deeper than among the museum experts and professors. Mr. Mika Nyman, a member of CIDOC, told his experiences in managing digital assets. He pinpointed that conceptional higher level models like CIDOC CRM can make the metadata much richer than those often used in memory organizations. He described the situation: lots of digital contents, but very little metadata. Even the semantic approaches do not always give much help. The relations and connections between the contents can be meaningless in the semantic systems and do not help the users to find relevant information. The deputy director general of the National Archives in Finland Mrs. Jaana Kilkki agreed that the digitization projects have created lots of contents, but not very much metadata. She explained that this is the result of narrow view of decision makers: they were eager to get the number of digital contents high, not to develop how to find those. As a result to find the information can be more burdensome than to find contents in a traditional archive. Kilkki also pointed out that nobody knew what kind of re-design is needed when the archiving and information services are turning digital. When one component is changed, there is a demand to re-build everything. For archiving organizations, the new situation creates a massive challenge especially when the resources are not expanding, vice versa. Three Finnish students of the University of Tampere participated in ARCHIDIS summer school in Marburg, Germany. Two of those, Jouni Alanen and Johanna Varpila report what kind of school it his and how they have on the one hand presented the Finnish records management to the others and on the other hand learned a great deal from the others. Especially the Finnish system where preservation value is evaluated when a record is created - not when it is submitted to the archive - created discussion. In some other parts of Europe the records in active use are widely preserved and the archivist dictates what is worth to archive. The writers explain that the memory of the society will not be preserved only by record management and preservation; there is a need for smart weapons to collect documentation from operations behind public records management. Archidis is funded by Erasmus IP. The writers estimate that it is not just a summer school, it is a tool for co-operation and can be a forum for discussion and development. Two records management professionals Sari Mäkinen, who is also a doctoral student in the University of Tampere, and Marja Piiroinen-Honkanen are asking if the professionals and ERM systems can cope with the current real life environment. The civil servants are using social media and can work with their smart phones everywhere but they are not keen to use complicated ERM systems and follow the rules of RM. The same time the tasks previously done by archivists and records managers are now distributed to the users, who do not care much about metadata or classification. If the professionals still design complicated records processes and inflexible RM systems, the people who should use those either get frustrated and don t achieve quality or just create their records using ipad and Google docs. 30 FAILI nro 3/ 2011

7 saatavilla! versio Uusi Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä SharePointdokumentit Asiankäsittelyn dokumentit Muu dokumenttien hallinta Arkisto Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Kokonaan uusi työkalu eams:n ylläpitoon! Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelman ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmässä on valmiit liittymät dokumenttien hallintaan, ja se toimii luontevasti SharePointissa. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja mallipohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eams-tehtäväluokituksen Suunnitelman helppo ylläpito Internet-selaimessa Vapaa määrä tehtäväluokituksen hierarkiatasoja sekä vapaasti määriteltävät luokittelukentät Monipuoliset raportointiominaisuudet Suunnitelman yksittäiset ja massamuutokset jopa kokonaisen hierarkiatason siirto hiiren vedä ja pudota -toiminnolla Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin Suunnitelman versionhallinta, hyväksymistyönkulku ja käyttäjien roolit Innofactor Oyj Keilaranta 19, Espoo Puh: FAILI nro 3/

8 Asiakirjakeskeinen asianhallinta EMC Documentum xcp on sisällöt ja liiketoimintaprosessit yhdistävä työkalu, jolla kehitetään asianhallintapohjaisia ratkaisuja. Mitä xcp tekee? Säilyttää dokumentit ja muut sisällöt turvallisesti Täyttää asiakirjahallinnon tiukimmatkin vaatimukset ja standardit Keskitetty säilytyspaikka kaikelle sisällölle Ohjaa prosesseja ja seuraa toimintoja automaattisesti Prosessien mallinnus + toimintojen hallinta ja monitorointi Integrointi muihin järjestelmiin perustuu vakiomuotoisiin rajapintoihin Tarjoaa tilanne- ja käyttötapauskohtaisen käyttöliittymän Roolipohjainen näkymä: Käsittelyn status, työnkulun vaihe, elinkaaren vaihe, toiminnot ja omat tehtävät EMC Computer-Systems Oy Info_Finland@emc.com +358 (0)