1/2012 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti Keräilijät ja arkistot sivut Vapa toiminut vuoden DLM sivut Brysselissä sivu 4-6

Transkriptio

1 1/2012 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti Keräilijät ja arkistot sivut Vapa toiminut vuoden sivut DLM Brysselissä sivu 4-6

2 FAILI 1/2012 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutoimikunta Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 54,50, opiskelijat 10,90 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 9 %. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh , Faksi (09) Tilaukset matti.happonen@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat /1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi tai Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2012 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 Kevätkiireitä Osmo Palonen TAPAHTUMAT Yhteentoimuvuus DLM Forumin teema 4 Ritva Toivonen Käytännöllä painopiste Ruotsin Arkivforumissa 6 Mårten Stenius IFLA WLIC 2012 konferenssi tuo kirjastoväen Suomeen 8 Päivi Litmanen-Peitsala Monta syytä mennä Kööpenhaminaan 10 Osmo Palonen ARKISTOT Arkistolaitoksen Vapa toiminut jo vuoden ajan 12 Mårten Stenius Kekkoskeräilijää tapaamassa 16 Pekka Lähteenkorva KOULUTUS JA TUTKIMUS Nenonen Mamk:n tutkija-yliopettajaksi 20 Osmo Palonen Toiminnan analysointi DIRKS 21 Pekka Henttonen TERMIT JA LYHENTEET Termit tutuksi 22 Pekka Henttonen ASIANHALLINTA Valtiolle ei yhteistä asianhallintaa 24 Sari Järn Voutilaiselle töitä riittää 25 Osmo Palonen JÄRJESTÖT LAY:n hallitus Mikkelissä 26 Osmo Palonen KIRJAT Menneisyyden hallitsijat eri teillä 27 Pekka Henttonen INSIDER Ei mapilla päähän vaan silittelyä höyhenellä 29 Insider ABSTRACTS Faili 1/2012 Osmo Palonen 30 Kansi: Keräilijän Urho Kekkosen kokoelmaa Kuva: Pekka Lähteenkorva. Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. 2 FAILI nro 1/ 2012

3 PÄÄKIRJOITUS Kevätkiireitä Tämä Failin numero jäi suunnitellusta myöhään viikon verran. Helmikuun vietin melkein kokonaan Kaliforniassa ja kotona odotti keittiöremontti. Samanlaisia aikaongelmia näyttää olevan muillakin, eikä kesäajan varastama yksi tunti taida kelvata selitykseksi. Tähän numeroon oli tarkoitus mm. tulla jotakin Kunnallisarkistoyhdistyksen koulutuspäivistä, mutta ei sitä nyt vaan näy, kun kirjoitan viimeistä juttua, siis tätä pääkirjoitusta. Kaliforniassa ja vähän Nevadan puolellakin poikkesin kyllä monessa museossa ja osavaltion arkistossa, mutta palaamme niihinkin sitten myöhemmin. Kesäkuulle jää odottamaan muutama muukin artikkeli. Liikearkistoyhdistyksen sisällä on edessä suuri muutos. 30 vuotta kiitettävästi yhdistystä melkoiselta osaltaan vetänyt Calle Roos siirtyy kunniajäsenenä toivottavasti vielä kannustamaan ja neuvomaan seuraajiaan. Sihteerin ja rahastonhoitajan tehtävien siirtymäkausi päättyy pian kevätkokouksen jälkeen ja vastuu jää kokonaan Matti Happosen harteille. Calle on ollut monesti Liikearkistoyhdistyksen synonyymi. Omasta puolestani esitän kiitokset pitkästä päivätyöstä. Ilman Callea moni asia olisi jäänyt tekemättä. Kiirettä on luvassa myös pitkin kevättä ja kesää, jos aikoisi osallistua kaikkiin merkittäviin tapahtumiin, joita tiedonhallinnan alueella järjestetään. Kuten myöhemmin tämän lehden sivuilla esitellään, moni tapahtuma veisi Tanskanmaalle. Mutta on näitä tapahtumia meilläkin. Pohjoismaisilla arkistopäivillä Hämeenlinnassa voimme harjoittaa ruotsin taitojamme vaikka monen meistä, alle merkitty mukaan lukien lieneekin viisainta jättää tanskalaisten skandinaviska kuulematta. Mutta muuten Hämeenlinnan ohjelma näyttää kiintoisalta, jos rinnakkaisistuntoja voi seurata myös pienempinä paketteina. Tässä lehdessä esitellään myös kirjastoalan suurkatselmusta Iflan järjestämää WLIC 2012 konferenssia. Sen rinnalla arkistoalan tapahtumat jäävät piirinmestaruustasolle, vaikka ovatkin merkittäviä. Valittavaa kansainvälisessä kirjastokonferenssissa riittänee myös arkistoihmisille, kun mukaan lasketaan vielä muutama sivukonferenssikin. Katsotaan nyt sitten mihin kaikkeen elokuussa ehtii. Viime numerossa kerrottiin sähköisen asianhallinnan pioneereista norjalaisista. Juttu oli kieltämättä pitkä, mutta minusta se kannattaa vielä kaivaa esille, jos loppuvuoden tohinoissa se jäi lukematta. Hans Fredrik Bergin artikkelissa kerrotut kokemukset olisivat tärkeitä meillekin. Esimerkiksi se, onko täydellisen ohjeistuksen ja kaikenkattavan normin tekeminen järkevää, jos se ei saavuta käyttäjiä. Samahan pätee lainsäädäntöönkin. Laki, jota kansalaiset eivät pidä oikeana, mahdollisena valvoa tai oikeudenmukaisena pääsee helposti unohtumaan. Tämä oli varmaankin ajatus Moreq 2010 uudistuksen takana. Jos edellinen normi Moreq2 ei saanut kuin yhden sertifioidun järjestelmän toteutettua, jotakin varmasti piti tehdä. Kun nyt tutkimme Moreq 2010 normia suomenkielinen käännös tavoitteenamme, voimme toivoa, että suositus päätyisi laajaan käyttöön. Liikearkistoyhdistyksen jäsenet saavat tänäkin vuonna Failin osana jäsenmaksua ja ilman arvonlisäveroa. Valitettavasti myös Failin muut tilaajat joutuvat maksamaan yhdeksän prosenttia lisähintaa valtion kassaan. Kun jotkut kustantajien edustajat ovat arvelleet veron olevan kiitos tutkiville journalisteille, jotka paljastivat poliitikkojen vaalirahoituksen epäselvyydet ja olivat muutenkin ilkeitä päättäjille, en usko että Faililla oli osaa tai arpaa asian kanssa. Toki nyt kun asia on ratkennut, saatamme moittia päättäjiä huonoista hankkeista, joiden epäonnistumisen syynä ovat suuret toiveet, korkeat kustannukset ja pienet tulokset. Enkä mene lupaamaan, että jättäisimme ne jutut julkaisematta, vaikka vero poistettaisiinkin. Failin tavoitteena on puolustaa sellaisia ratkaisuja, jotka oikeasti tukevat hyvää asiakirjahallintaa ja tekevät sen kohtuullisilla kustannuksilla. Varovaisuuden vuoksi emme esimerkiksi kysy, paljonko yhden asiakirjan säilyttäminen arkistolaitoksen Vapassa vuoden ajan maksaa. Osmo Palonen FAILI nro 1/

4 ABSTRACTS FAILI 1/2012 In the Editorial, Osmo Palonen has quite a few subjects. One of those is to praise the job of Mr. Carl-Magnus Roos, who has been 30 years as the secretary and treasurer of the Association of Finnish Business Archives. Palonen hopes that Mr. Roos as an honorary member of the association still gives advises and supports to his successors. This spring and summer will be full of conferences and meetings; especially in Copenhagen where ICA/SBL conference will be followed by DLM Forum members meeting and Archiving 2012 seminar. There are also in Finland two international meetings, the Archive conference for Nordic Countries arranged in Hämeenlinna in May and the conference for libraries IFLA WLIC 2012 in August in Helsinki. Palonen also reminds the readers to again read an article of Norwegian experiences written by Hans Fredrik Berg and published in the previous issue of Faili. Palonen points out that if a law, norm or requirement does not get acceptance from the users, it should be changed. This was the case with Norwegian Noark and with Moreq2. This has to be remembered when considering the importance of Moreq 2010 when the translation work in Finnish has started. Principal Consultant Ritva Toivonen reports about DLM Forum conference held in December in Brussels. She explains Moreq 2010 and interoperability been the main themes and found out that the conference was really international, not European only: among 200 participants there were some from Hong Kong, Qatar, Belize and Canada. It was not easy to select from the parallel sessions, says Mrs. Toivonen. She writes about the Estonian experiences that are very interesting to us as neighbours. In Estonia both small enterprises as well as large public organisations are putting their hope on the new modular Moreq 2010she writes.. Toivonen, who works for the system supplier Affecto is keen to see how Moreq 2010 extends in Finland. The IFLA conference is presented in a separate article by Päivi Litmanen- Peitsala. She explains that the conference, that has been organised every year already 75 years will also be interesting for other memory organisations as well. The programme of the conference is not yet published, however there will be interesting themes for archives and museums for sure. The organisers are waiting to get 3000 professionals to participate. Mr Mårten Stenius writes about VAPA the new submission and distribution system build for electronic records in the National archives of Finland. The new system that has capacity also for the preservation of records has been up and running more than a year. The system ingests records that fulfil the requirements of the national regulation SÄHKE can give the government agencies a safe and secure method submitting their records to the National archive service. Those organisations that will use it shall have a permission to preserve records in electronic records permanently. In submission and preservation a special attention is given to the security of the data. Stenius, who have just retired from the project manager role of VAPA writes that the automatic work flow in the system verifies the records and metadata sent in the submission package and report if any incomplete information exists. VAPA system is based on the Safety Deposit Box software supplied by Tessella. The director of Urho Kekkonen s Archive, Mr Pekka Lähteenkorva has written an article about a collector Pekka Vehmanen and his collection including objects, documents and letters of late President Kekkonen, who was the longest standing president of the republic. Vehmanen, who has a farm close to Turku, started to collect material associated with Kekkonen with a sense of purpose in the 1970 s starting with Finnish coins, medals and banknotes. Lähteenkorva and his archive has developed a good co-operation with the collector: all documents that are interesting from the archiving point of view can be digitised and make available. The cooperation, on the other hand, operates in both directions. If someone likes to sell material to the archive, Lähteenkorva advises to contact Vehmanen while the archive does not have funds to buy any material. To get an overview about the practices in archives, Lähteenkorva interviewed some of his colleagues about their policy to buy documents. Nearly all archives refuse paying money from the archival material. Instead, most of those are encouraging the content holders to present the material which often will be the case. Mrs. Sari Järn reports about the shut down of the project to build the common records management system for the government agencies. There were six years and 9 million euro used in the development of VALDA system. The project was stopped and the agencies can now find commercial products instead. The system should have been completed 2009 and it should have had users. The service was marketed even at the beginning of this year. 30 FAILI nro 1/ 2012

5 saatavilla! versio Uusi Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä SharePointdokumentit Asiankäsittelyn dokumentit Muu dokumenttien hallinta Arkisto Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Kokonaan uusi työkalu eams:n ylläpitoon! Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelman ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmässä on valmiit liittymät dokumenttien hallintaan, ja se toimii luontevasti SharePointissa. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja mallipohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eams-tehtäväluokituksen Suunnitelman helppo ylläpito Internet-selaimessa Vapaa määrä tehtäväluokituksen hierarkiatasoja sekä vapaasti määriteltävät luokittelukentät Monipuoliset raportointiominaisuudet Suunnitelman yksittäiset ja massamuutokset jopa kokonaisen hierarkiatason siirto hiiren vedä ja pudota -toiminnolla Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin Suunnitelman versionhallinta, hyväksymistyönkulku ja käyttäjien roolit Innofactor Oyj Keilaranta 19, Espoo Puh: FAILI nro 1/

6 Ahdistaako asianhallinta? Vastaako vaatimuksia? Viivästyykö aikataulut? Painaako prosessit? Piinaako budjetti? Älä vaivu synkkyyteen EMC Documentum pelastaa päivän? Olisiko palaverin paikka EMC Computer-Systems Oy +358 (0)