4/2011. XIII Liikearkistopäiviltä apua tiedon käyttöön ja hallintaan sivut Noark - asianhallinnan normi jo vuodesta 1984 sivut 22 30

Transkriptio

1 4/2011 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti XIII Liikearkistopäiviltä apua tiedon käyttöön ja hallintaan sivut 4 13 Noark - asianhallinnan normi jo vuodesta 1984 sivut Arkistoteko Kouvolalle sivu 18

2 FAILI 4/2011 Toimitus Päätoimittaja:, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Rauni Bildjushkin, Espoon kaupunki, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh , Faksi (09) Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat /1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi tai, Harjukatu 3 C, Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2011 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS KIRJAT Lahdesta Puolaan SUOMEN XIII LIIKEARKISTOPÄIVÄT Monipuolinen katsaus tiedonhallintaan Käyttäjät haluavat käytännönläheistä Pekka Henttonen JÄRJESTÖT Hallitus ennallaan, uusi puheenjohtaja TAPAHTUMAT Arkistojen päivänä korostettiin avoimuutta Olli Alm Kirjailija Aho juhlisti arkistojen päivää Saila Linnahalme Kouvolan uusi arkistotalo vuoden 2011 arkistoteko Yksinkertaisen toimivaa Tanja Rasila ARKISTOT Uudistunut organisaatio panostaa tutkimukseen Tomi Mustikka TERMIT JA LYHENTEET Termit tutuksi Pekka Henttonen STANDARDIT JA NORMIT Experiences with Noark in Norway Hans Fredrik Berg ASIAKIRJAHALLINNAN TYÖKALUT INSIDER ABSTRACTS Alustava tutkimus DIRKS Pekka Henttonen Kemppinen johdattaa informaatio-oikeuteen Pekka Henttonen MAPILLA PÄÄHÄN vanhoille uskomuksille Insider Faili 3/2011 Kansi: Suomen XIII Liikearkistopäivät pidettiin Lahden Sibelius-talossa. Kuva:. Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. 2 FAILI nro 4/ 2011

3 PÄÄKIRJOITUS Lahdesta Puolaan Lahdessa järjestetyt XIII Liikearkistopäivät ovat takana ja päivien suunnittelijoille ja toteuttajille on annettava erityinen kiitos. Ainakin saadun palautteen mukaan ja mitä nyt muutenkin olen ihmisiä puhuttanut, päiviin oltiin hyvin tyytyväisiä. Tässä lehdessä yritän raportoida päivistä parhaani mukaan. Näkemys on toki minun tulkintani, ehkä joku muu olisi painottanut asioita toisin. Osanottajilla on mahdollisuus verestää muistia ja esittää toisenlaisia tulkintoja, ovathan he saaneet pääsyn kuvattuun ja editoituun videoaineistoon. Jäsenille ne on luvassa viimeistään vähän myöhemmin. Kuvaaminen oli kuitenkin tärkeä tapa tallentaa ohjelma. Se jatkaa perinnettä, jossa päivät äänitettiin ja translitteroitiin. Kuten monet tietävät nämä tallenteet on digitoitu ja tallennettu Elkan sähköiseen arkistoon. Lahdessa ollessamme meidät toivotettiin hyvin tervetulleeksi eikä tarvitse ihmetellä, että Sibelius-talo vetää muitakin kokouksia. Puitteet, kuten toivottavasti tämän lehden kuvistakin voi päätellä, olivat hienot. Vesijärven rantamaisema, joka avautuu kokoustiloista on suomalaista kulttuurimaisemaa, jota Liikearkistoyhdistyksen kyseessä olleen tukee teollinen rakennusperintö. Sekin on osa Sibelius-talon identiteettiä. Kiitos vielä myös Lahden kaupungille ja lahtelaisille. qqq Tässä numerossa kerrotaan myös Norjan asiakirjahallinnosta. Pienen taivuttelun jälkeen sain Norjan Kansallisarkiston Hans Fredrik Bergin kertomaan meille suomalaisille, miten sähköisen asiakirjahallinnan ohjeistus ja normitus on siellä toteutettu. Kuten olen monesti todennut, asiakirjahallinnassa ei voi toimia umpiossa. Toivonkin, että artikkeli toisi uusia ajatuksia meidänkin toimijoillemme. Artikkeli on englanniksi, mutta uskon, että Failin lukijat saavat siitä hyvin käsityksen mitä Norjassa on ajateltu ja miten toimittu. Sähköisen asiakirjahallinnan osaltahan Norja kuuluu ehdottomiin edelläkävijöihin; siellä on myös nähty, ettei kaikenkattava normi ole sittenkään paras ja käännytty joustavampaan suuntaan. qqq Terveisiä myös Puolasta. Kävin Varsovassa tutustumassa Moreq-standardin käännöstöihin DLM Forumin kääntäjäkokouksessa. Meillä Suomessahan standardin käännöstyö on päätetty toteuttaa talkootöinä ensi vuonna. Kääntäjien kokemukset olivat lähinnä edellisen version eli Moreq2:n käännöksistä ja niistä pääasiassa vastasivat maiden viranomaiset. Meillä taas lähtökohtana on ollut vapaaehtoispohja ja alan yhdistykset, joista Liikearkistoyhdistys hakee käännökselle lupaa ja Kunnallisarkistoyhdistys on muuten voimakkaasti mukana prosessissa. Yhden ongelman Varsovan kokous poisti. Ainakaan standardin kirjoittaja ei halua enää mitään kansallista nollalukua, vaan kansalliset ominaisuudet on sijoitettava vaihto- ja lisämoduuleihin. Käännöstyö siis alkaa tosissaan tammikuussa. Seuratkaa -sivustolta milloin tapahtuu. Toivomme mukaan kaikkia osapuolia. Varsovassa oli lentolippusyistä vietettävä ensin pari vapaapäivää. Minulle se merkitsi kaksi museota päivässä. Tekniikan historiasta kiinnostuneena aloitin Stalinin rakennuttamassa kulttuuripalatsissa sijaitsevasta tekniikan museosta. Siellä oli hyvät mallit Puolalle ominaisesta kaivostoiminnasta ja myös hyvä kokoelma tietokonelaitteita, jotka olivat tuttuja 1970-luvulla IT-uransa aloittaneelle. Museossa esiteltiin myös puolalaisten osuus natsi-saksan armeijoiden salakirjoituskoneen tuottaman aineiston purkamisesta. Kunnia Enigman koodien ratkaisussa osoitettiin museon esittelytekstin mukaan puolalaisille matemaatikoille, jonka työn ranskalaiset ja erityisesti englantilaiset omivat. Muista Varsovan museoista Gestapon päämaja oli talossa, joka on nyt opetusministeriön rakennus (!). Sinne on toteutettu yhteen asiaan keskittyvä museo, siis toisin kuin esimerkiksi Budapestin terrorin talo. Museoista suosituin on Varsovan kansannousun museo, joka oli toteutettu modernisti. Mutta kuten muuan puolalainen totesi, siitä ei oikein päässyt selvyyteen kuka lopuksi voitti. Uusi museo on kuitenkin suosittu ja siellä ilmaispäivänä sunnuntaina oli paljon väkeä sulkemisaikaan asti. Museoiden merkitys historiakäsityksen luonnissa onkin keskeinen. Näkemissäni puolalaisten toteutuksissa käytetään paljon modernia tekniikkaa, se onkin avain muiden kuin historiafriikkien kiinnostuksen herättämiseen. Sitä voisivat arkistotkin miettiä. FAILI nro 4/

4 FAILI nro 4/

5 INSIDER Mapilla päähän vanhoille uskomuksille Viime vuosikymmenien yleisenä murheena ja valituksen kohteena on ollut sähköisen tiedonhallinnan epävarmuus. On pelätty, että tulevat tutkijat saavat nykyajasta vajavaisen kuvan, kun sähköisessä muodossa oleva tieto häviää liian helposti. Pelätään, että tietoyhteiskunnasta ei jää jälkipolville tietoa. Asia onkin päinvastoin. Arkistopäivillä puhuttiin useassa alustuksessa yritysten tiedonhallinnasta ja metatietojen merkityksestä, kun haetaan sähköisesti talletettua tietoa. Kaikkea tietoa ei ole koskaan talletettu. Kaikkina aikoina asiakirjoja on seulottu tahallisesti ja tahattomasti. Myöhemmät tutkijat ovat olleet sen tiedon varassa, joka on kultakin ajalta jäänyt talteen. Tämän päivän asioista saa monipuolisempaa tietoa ja helpommin kuin koskaan. Internetin hakukoneyhtiöillä on tietoa enemmän kuin ehdimme sieltä hakea. Googlen kautta voidaan saada tietoa lähes kaikista yrityksistä, joista osa jopa maksaa saadakseen julkiset tietonsa luettelon eturiviin. Kukapa meistä ei olisi näpytellyt omaa nimeään ja saanut hämmästyttävän määrän tietoja itsestään ja tekemisistään. Työnhakija voi olettaa, että työnantaja on hänestä hakenut tietoja Facebookista ja muista lähteistä, vaikka se on juridisesti kiellettyä ilman työnhakijan suostumusta. Viime päivien paljastukset poliisin ja vankilaviranomaisten uteliaisuudesta käydä urkkimassa salaisia tietoja on vain jäävuoren huippu. Tietovuotoja julkistetaan vähän väliä. Etukäteisvalvonta on mahdotonta, mutta käynnistä jää aina jälki. Toisin oli paperiaikana, jälkiä ei jäänyt, ellei jäänyt suoraan rysän päältä kiinni. Siksi asia on tullut päivittelyn kohteeksi vasta nyt. Suurta kohua on herättänyt Googlen kuvausautojen kiertely asuinalueilla. Kuvia voi hakea osoitteen mukaan. Ihmiset laittavat perhetietojaan avoimesti näytille. Tulevaisuudessa uteliailla ihmisillä on mielenkiintoista katseltavaa henkilöistä, joiden elämä on tekstein ja kuvin ladattu nettiin tarkasti syntymähetkestä alkaen, kun vasta päälaki alkaa näkyä. Aikuisena tieto saattaa harmittaa ja haitata elämää. Lain mukaan henkilörekisterejä ei saa yhdistellä, mutta aina on ollut ja tulee olemaan väärinkäyttäjiä, jolloin saadaan entistä tarkempaa tietoa. Kun yhdistetään terveystiedot, luottokorttitiedot, pankkiasiat, kauppojen asiakaskorttitiedot, kirjastokortin tiedot ym. tiedot, saadaan sellainen analyysi henkilöstä, ettei hän itsekään ole kyennyt sellaista syväanalyysiä tekemään. Laitonta tämä on, mutta mahdollista ja jopa todennäköistä. Sinusta jää jälki, kun käyt netissä ja millä sivuilla, käytät maksullista tv-kanavaa, kuljet valvontakameran ohi, ja niitä on kohta joka kadunkulmassa. Kännykän pitäminen auki paljastaa sijaintisi, vaikka et soittaisi sillä. Tekniikka valtavien tietomäärien etsimiseen ja yhdistämiseen automaattisesti kehittyy nopeasti. Esimerkkinä laittomasta tiedonhankinnasta on liechtensteinilainen pankkityöntekijä, joka varasti 2002 pankistaan asiakastietoja dvdlevyillä. Saksan tiedustelupalvelu osti datan 7,2 miljoonalla dollarilla ja luovutti tiedot valtiovarainministeriölle. Se sai perityksi veronkiertovaroja yli 400 miljoonaa dollaria, joten kauppa kannatti. Rikosta ei tapahtunut Saksan näkökulmasta, kun tallennusvälineet, joilla varastetut tietokannat saatiin, eivät olleet varastettuja. Tiedon vaihtokauppa ei Saksassa ole rikollista, koska tieto ei ole tavaraa. Juridiikka on mahdollisuuksien taitoa. Tietovuotojen suurimmat riskit ovatkin tietotekniikan ammattilaiset ja hakkerit. Tiedon kopiointi on helppoa. Muistitikun mukana voi viedä gigatavuittain tietoa. Yhdelle dvd-levylle mahtuu vielä enemmän. Palvelinsalit ovat ongelmapaikkoja. Niiden ulkoistuskohteet ovat kehitysmaat. Esimerkiksi VR:n erinomaiseksi suunniteltu lippuuudistus testattiin osaksi Intiassa. Turvallisina pidettyjen datakeskusten käytävillä kulkee paljon ulkoistettujen toimintojen ammattilaisia, kuten operaattoreita, sovellusten omistajia, ohjelmistotalojen, laitevalmistajien, yhteistyökumppaneiden, siivousfirmojen ja vartiointiliikkeiden edustajia. Ongelmaksi on muodostumassa, kuka vartioi vartioita. Joissakin paikoissa tämä on ratkaistu varsin yksinkertaisella tavalla, kuten vanhan ajan pankkiholviin meno. Tiettyihin datatietoihin ei pääse koskaan yksin, vaan vartijat vartioivat toisiaan. Sataprosenttista varmuutta tämäkään ei takaa, mutta on lähellä sitä. Tiedon laillinen käyttö hankaloituu turvallisuuden parantuessa. Asian kanssa on vain pyrittävä elämään, koska paluuta entiseen ei ole. FAILI nro 4/

6 ABSTRACTS FAILI 4/2011 In the Editorial, praises the 13th conference of Finnish business archives held in October in Lahti. The programme offered many perspectives to records management. The location at Lake Vesijärvi was excellent. Palonen also writes about his visit to Poland to participate at the Moreq translators meeting. In Warsaw at least one obstacle will be less in Moreq2010 compared to Moreq2: there will be no national chapter zero, instead the national functions should be included in the alternative plug-ins or extension modules. During his stay in Warsaw Palonen visited in four museums and found out that there is new technology like audiovisual and multimedia contents available. This is the key to bring in also other than history-freaks. The same fits with archives, Palonen wrote. Reporting of the conference in Lahti Palonen accounts for the experiences of Dr. Kalle Michelsen in studying and writing historical works. Michelsen has written the corporate histories of Vaisala and Kone, as well as on the building of the now Fortum owned nuclear power plant in Loviisa. He explains the different views of a historian and management of principal company: whereas a historian is trying to mirror also the political and economical context where the enterprise or corporation has been acting, the management or owner would just like to concentrate on the actions of the firm. Michelsen sees that a historian has to uncover the myths and legends, with a proper study based on the records held in the archive. Another presentation that was not a standard archiving conference speeches was held by Michael Franck, who initiated the participants in the use of records and archives when producing documents for broadcast TV and video distribution. Franck has produced 100 documents about family-owned enterprises, PLCs, public sector organisations and foundations. Those have been broadcasted from 2004 in commercial MTV3 channel. To upgrade a video programme is also easier than to upgrade a book, Franck wrote. In the conference there were quite a few presentation of records and information management and tools like Sharepoint used in everyday life. The master thesis of Katja Korhonen, University of Tampere, was rewarded as best in it s kind. She studied the need of guidance of records management procedures in private sector organisation. Based on her studies the users need clear, written and down to earth guidance in records management tasks, reports Dr. Pekka Henttonen. The Association of Finnish Business Arcives (Liikearkistoyhdistys) had a bi-annual general meeting in new location of National Board of Antiquities. While the outgoing members of the board were re-selected, a new chairman was elected. The decision will put the editor of Faili in a double role, as Mr. will be the chairman of the Liikearkistoyhdistys in During and preceding the Nordic Archives day on 12th November many activities found place in Finland. Faili publishes two reports: In the national business archives Elka in Mikkeli, the theme Openness was used by presenting private intelligence reports, so called Puskala papers, about the Finnish communists. Mr. Olli Alm of Elka writes that Mr. Puskala had in 1950s his own intelligence agency who provided his services to other parties president office and employers organisations, where some of those were forwarded to western intelligence organisations as well. The museum and archive of Päivälehti (Helsingin Sanomat) together with Society of Finnish Literature organised a seminar where the famous Finnish novelist and journalist Juhani Aho was in focus. The year 2011 is a jubilee year for Aho, who was born 50 years ago. Mrs. Saila Linnanahde reports the seminar had more than 100 participants, who also made themselves familiar with the newly-opened exhibition Juhani Aho The flying journalist in the Päivälehti Museum in Helsinki. The archival action of the year 2012 reward was presented to the City of Kouvola. There was a consolidation of municipalities in Kouvola region and a new archive building for all previous six municipal archives was build and put in action. A honourable mention was given to docent Marianne Tallberg: She has involved in transferring and organising private nursing archives in voluntary basis. There has been a re-organisation in the National Archiving Service of Finland. Instead of three there are now four areas of responsibility, writes Tomi Mustikka. The new one is for research and development and the others are material management, information service and operations control. The directors of those in corresponding sequence are Research Director Päivi Happonen, Archive Counsellor Jaana Kilkki, Archive Counsellor Jarmo Linnolahti and Administrative Director Anitta Hämäläinen. The international operations will be done under operations control unit. 34 FAILI nro 4/ 2011

7 saatavilla! versio Uusi Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä SharePointdokumentit Asiankäsittelyn dokumentit Muu dokumenttien hallinta Arkisto Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Kokonaan uusi työkalu eams:n ylläpitoon! Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelman ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmässä on valmiit liittymät dokumenttien hallintaan, ja se toimii luontevasti SharePointissa. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja mallipohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eams-tehtäväluokituksen Suunnitelman helppo ylläpito Internet-selaimessa Vapaa määrä tehtäväluokituksen hierarkiatasoja sekä vapaasti määriteltävät luokittelukentät Monipuoliset raportointiominaisuudet Suunnitelman yksittäiset ja massamuutokset jopa kokonaisen hierarkiatason siirto hiiren vedä ja pudota -toiminnolla Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin Suunnitelman versionhallinta, hyväksymistyönkulku ja käyttäjien roolit Innofactor Oyj Keilaranta 19, Espoo Puh: FAILI nro 4/

8 Asiakirjakeskeinen asianhallinta EMC Documentum xcp on sisällöt ja liiketoimintaprosessit yhdistävä työkalu, jolla kehitetään asianhallintapohjaisia ratkaisuja. Mitä xcp tekee? Säilyttää dokumentit ja muut sisällöt turvallisesti Täyttää asiakirjahallinnon tiukimmatkin vaatimukset ja standardit Keskitetty säilytyspaikka kaikelle sisällölle Ohjaa prosesseja ja seuraa toimintoja automaattisesti Prosessien mallinnus + toimintojen hallinta ja monitorointi Integrointi muihin järjestelmiin perustuu vakiomuotoisiin rajapintoihin Tarjoaa tilanne- ja käyttötapauskohtaisen käyttöliittymän Roolipohjainen näkymä: Käsittelyn status, työnkulun vaihe, elinkaaren vaihe, toiminnot ja omat tehtävät EMC Computer-Systems Oy Info_Finland@emc.com +358 (0)