Puolet pois yritysten hallintokuluista!

Transkriptio

1 Puolet pois yritysten hallintokuluista! If you do not know where you are going any road will do Ylös taantumasta uudenlaisella tekemisellä tuottavuuden parantaminen A ja O EK - Oulu Bo Harald Head of Executive Advisors bo.harald@tieto.com

2 Dilemma 1: EU workforce nosediving! EC Expert Group on e-invoicing million smaller Digitalization leads to automation! Productivity improvement potential 250bn with e-invoicing Automation liberates much needed resources 25 m larger for productive work! Clinging to jobs that have no future must be discouraged! Automation leads to real time completion! Value in itself also for customers

3 Euroopan haasteet: 1. Työvoiman riittävyys (hyvinvointi = työtunnit x tuottavuus) 2. Uudistumiskyky? (yritykset high on cost low on innovations..) 3. Sisämarkkina 500n miljoonan tilaisuus saapuuko liian myöhään? 4. Uuden oppimisen tarve toteutuuko learning by doing? 5. Innovaatiot jäävät liian kauan keksintövaiheeseen teknologiavetoisuudesta käyttöönottofokukseen Suomen tilanne vielä haasteellisempi nyt tarvitaan päättäväisyyttä tuottavuuden parantamisessa = innovaatioiden käyttöönotossa. 3 Bo Harald

4 EC Expert Group on e-invoicing 4 Bo Harald

5 EC Expert Group on e-invoicing Crystal clear mindset: Paper invoices have NO future in EU

6 Proposed EC targets 1. Administrative costs in enterprises with 50% (EC Reducing-administrative-burden target 25% by 2012) by Corresponding public sector costs with 10-20% by VAT Fraud related costs with 50% by 2014 E-invoicing is a paradigmatic platform

7 Example: Combined cost of Finnish banks cut in half with e-banking % of transactions 100% 80% 60% 40% Transactional work Towards real time completion of business processes Web usage (self service degree) STPdegree M2M degree Now the target is: cutting administrative costs in enterprises in half in EU Finland global laboratoratory 20% 7 Bo Harald Time

8 Puolet pois yritysten hallintokuluista hallintokuluista? hallintokuluista! 2014 yhteiseksi tavoitteeksi

9 PK-Focus koska: 1. PK-yritykset edustavat 60-70% liikevaihdosta ja työpaikoista 2. Parantamisenvaraa on paljon tässä sektorissa turhia kustannuksia, turhaa stressiä.. 3. Auttamalla pieniä digitalisoitumaan autamme suuria 4. Edistämällä digitalisointia säästämmme verovaroja

10 Reaaliaikaisen talouden ohjelma ( ) Taloushallintoliitto, Aalto yliopisto,tieto, Aditro, Vero, TEM, SY, EK, PRH, Tilastokeskus, VM, FKL.. IV Enterprise Risk mitigation II Full value chain III Fully Integrated Accounting Tavoitteena aloittaa myös: -PALA -Sustainability accounting I Full SEPA

11 Fully Integrated Accounting (FIA)

12 Puolet hallintokuluista pois verkkolaskutuksen avulla 1. Verkkolaskutusmigraatiolla: Suomessa 2,8mrd (EK), Saksassa 54mrd (Deutsche Bank Research), EU:ssa > 250mrd/vuosi Valtiokonttori: Paperilasku 30, verkkolasku 10, automatisoitu verkkolasku 1 Finnair: 40, Electrolux 500SEK, yritysesimerkkejä 1% liikevaihdosta Kuntaliitto: 150m /vuosi..

13 Puolet hallintokuluista pois verkkolaskutuksen avulla 2. Seuraava kerros yrityksissä 2.1. Kirjanpidon täysautomatisointi PK-sektorissa 2.2. Automaattiset ja reaaliaikaiset kassavirtaennusteet 2.3. Automaattiset ALV-raportit (kassapohjaisesti) 2.4. Automatisoitu laskunrahoitus 2.5. Maksuhäiriötietojen integrointi tilaus, tarjous ja laskutus-prosesseihin 2.6. e-tilaukset, e-tarjouspyynnöt, e-tarjoukset.. 3. Julkisen sektorin säästöt 3.1. Yhtenäinen raportointikoodisto tilinpäätösliitteisiin asti 3.2. ALV-raportointi

14 TEM:n selvitys Selvityksen mukaan mitattavina olleiden taloushallinnon raportoinnin velvoitteiden hallinnolliset kokonaisuus-kustannukset yrityksille ovat noin 2 miljardia euroa.

15 FIA-raportointikoodiston tavoite ja hyödyt Tavoitteena luoda yhtenäinen raportointikoodisto yritysten sidosryhmäraportointiin Yhtenäinen raportointikoodisto täyttää monien sidosryhmien tarpeet tilinpäätös tuloveroilmoitus alv-valvontailmoitus tas-valvontailmoitus (sotu ja ep) tilastokeskuksen raportointi rahoittajille tunnusluvut Yhtenäisellä koodistolla tuotettu tieto on vertailukelpoista täydellisempää kuin ennen heti hyödynnettävissä Vapauttaa yrityksessä aikaa ja resursseja

16 FIA-referenssiryhmän kokoonpano - Elinkeinoelämän keskusliitto: Asiantuntija Päivi Räty - FECN (Finnish E-invoice Collaboration Network): Manager Masood Arai (Wärtsilä) - FIA-projekti: Jyrki Poteri/Bo Harald (Tieto) ja Mikael Fagerholm/Johnny Branders (Aditro) - Finanssialan keskusliitto: Kehityspäällikkö Pirjo Ilola - Helsingin kauppakorkeakoulu: Yliassistentti Hannu Ojala (Laskentatoimen ja rahoituksen laitos) - Keskuskauppakamari: Laskentatoimen asiantuntija Tuomas Leino - Liikenne- ja viestintäministeriö: Apulaisosastopäällikkö Kristiina Pietikäinen - Pretax: Liiketoimintajohtaja Minna Nikkola - Suomen Yrittäjät: Konserninjohtaja Antti Rantalainen (Rantalainen Oy) - Taloushallintoliitto: Toimitusjohtaja Juha Ahvenniemi - Tieke ry: Erityisasiantuntija Heikki Laaksamo - Tilastokeskus: Tilastopäällikkö Marja Sjöblom - Tulli: Talouspäällikkö Pekka Pylkkänen - Työ- ja elinkeinoministeriö: Neuvotteleva virkamies Mika Björklund - Työ- ja elinkeinoministeriön kirjanpitolautakunta: Tilinpäätösasiantuntija Virpi Haaramo (Rahoitustarkastus) - Verohallitus: Ylitarkastaja Johanna Kotipelto - Yritystutkimusneuvottelukunta: Palvelupäällikkö Ari Toivio (Suomen Asiakastieto)

17 Sähköinen tiliöintiviite

18 Mikä on sähköinen tiliöintiviite? Tilaaja Toimittaja Tilaaja Tilaus & tiliöinti* oman järjestelmän tai portaalin kautta Operaattori Tilauksen käsittely & toimitus Verkkolasku Operaattori Laskunkierrätys *Tilikoodisto kulkee tiliöintiviitteen mukana tilaukselta laskulle Maksuviitteen tapainen ostajan tunnistetieto Kulkee ostotilauksesta toimittajan järjestelmään ja verkkolaskun kautta ostolaskulle Ostaja määrittelee itse tiliöintiviitteen sisällön (esim. tili, kust.paikka ja projekti) Tieto ensisijaisesti rivitasolla ja vaihtoehtoisesti otsikkotasolla. Molemmat vaihtoehdot oltava mahdollisia. Vaihtoehtona CN-koodin käyttö, jos tiliöintiviite ei mahdollinen Tilauksen puuttuessa viitetieto esim. osaksi toimittajan kanssa tehtävää sopimusta

19 Sähköisen tiliöintiviitteen rakenne Ostotilausjärjestelmä: toimittaja, tilaaja, tuotekoodit toimittajalta oletustili jos ei tiliä, käytetään hälytystiliä tilausviite automaattisesti vaikkapa tilaajalta: kustannuspaikka, projekti Esim. tuote xyz 3 kpl kp 30700, proj 3, littera 4, alv-koodi 22 tuote abc 4 kpl kp 30800, proj 3, littera 4 Account Dimension

20 Sähköisen tiliöintiviitteen hyödyt Käytät myös pankkiviitettä, mikset myös tiliöintiviitettä? Ostolaskut tiliöityvät automaattisesti kustannuskohteineen kierrätykseen verkkolaskun saapuessa Laskun tarkistus nopeutuu Virheet vähenevät Sisäinen laskenta helpottuu Ajan ja rahan säästö prosessien nopeutuessa Reaaliaikainen taloudenseuranta

21 Jokapojan ostotilaus Tiliöintiviitteen välittäminen edellyttää sähköistä järjestelmää, esim. e-tilauksen kautta Käyttäjät erityisesti pieniä yrityksiä Ostolaskun tulkinta tiedonsiirtojen yhteydessä Käytetään hyväksi olemassa olevia verkkolaskuosoitteita Verkkokaupassa Minimissään mahdollisuus antaa itse tiliöintiviite tilaussanoma saatavissa tilauksen tekijän järjestelmiin sähköisesti, esim. xml-tiedoston tallennus omalle koneelle, josta jatkokäsittelyyn tai arkistoon (esim. luottokorttilaskun ostoserittely) tilaussanoman toimitus myyjälle laskusanoman pohjaksi

22 IDe-a Taloushallinnon palveluratkaisu pienille yrityksille

23 Haasteita pienelle PK-yritykselle Varsinaisen ydinliiketoiminnan lisäksi Talouden hallinta (rahan riittävyys, laskutus, laskujen ja palkkojen maksaminen, SEPA) Viranomaisvaateet (erilaiset valvontailmoitukset, alakohtaiset lait ja asetukset,..) Kirjanpito ja verotus (tositeaineistot, määräpäivät, verotili) Tietotekniikan välttämättömyys, verkkolaskutusvaateet Henkilöstö- ja talousresurssit hyvin rajalliset

24 IDe-a Kohderyhmä: Pienet yritykset Haaste: Tuotteita ja palveluita ei kehitetä pk-yrityksen tarpeisiin Ehdotus: Yhdistetään pankin tiliotepalvelu ja Finvoiceverkkolaskupalvelu Photo: hisks

25 Myyntilaskujen kassaperusteinen käsittely operaattorin kautta Operator s archive Operator stores the copy of the sent e-invoice to its archive Company X Operator/ Bank 1. einvoice to Customer Y 2. epayment linked to einvoice Customer Y 3. Bank Statement 4. Future option: Real-Time VAT -einvoice linked to epayment - Other attachments Tax Admin - Operator links the epayment to the copy of the einvoice. - The paid einvoice is linked to bank statament by ID number

26 Osto- ja kululaskujen kassaperusteinen käsittely operaattorin kautta Operator s archive Operator stores the received e-invoice to its archive Company X 2. epayment linked to einvoice Operator/ Bank 1. einvoice to Company X Supplier Y 3. Bank Statement -einvoice -epayment - Other attachments Operator stores the paid e-invoice and links it to bank statament by ID number

27 IDe-a ehdotus Tavoitteena laskun ja maksun aukoton yhdistäminen tiliotteella hyödyntäen olemassa olevia Finvoice-kenttiä Tiliotteelle linkitetään myös muihin maksutapahtumiin liittyvä tarpeellinen aineisto Paperiaineisto skannataan ja linkitetään tiliotteeseen Linkitystä ei voi purkaa jälkikäteen Ratkaisu on kaikkien toimijoiden hyödynnettävissä ei pankkisidonnainen Ratkaisu toimii samalla pienen yrityksen kassanhallintajärjestelmänä Ehdotus ei sisällä tilinpäätöksen muuttamista kassaperusteiseksi Sepan myötä käytännöt yhtenäistyvät myös kv-tasolla

28 IDe-an hyödyt yritykselle Yritys näkee palvelussa kaikki avoimet osto- ja myyntilaskut Mahdollistaa yrityksen kassanhallinnan Laskujen sisältö yhdenmukaista ja säädökset täyttävää Tositteet tulevat pankista tiliotteen mukana Kirjanpitokirjaukset jopa automaattisesti Yritys hyötyy verkkolaskujen tekemisestä Yritys ei tarvitse omaa myynti- eikä ostoreskontraa

29 Hyödyt kirjanpidon näkökulmasta Yrityksen aineisto tulee ajallaan (tiliote ja tositteet) ja oikeille kausille Valtaosa yrityksen tositteista on tilioteaineistossa sähköisessä muodossa Kirjanpitotyö helpottuu oleellisesti Mahdollistaa sähköisen arkistoinnin Aineiston tarkastettavuus helpottuu Avoimet saatavat ja velat selvillä aina Tehostaa ja automatisoi yritysten raportointia, jonka tarve tulee kasvamaan tulevaisuudessa

30 Hyödyt Suomelle Auttaa pienten yritysten maksuvalmiutta ja tehokkuutta Sähköinen taloushallinto tulee kannattavaksi kaikenkokoisille yrityksille Työvoiman riittävyyden turvaaminen Hallinnollisen taakan keventäminen Suomi edelläkävijänä Euroopassa

31 Tilannekatsaus TEM:lle ehdotettu seuraavaa FIA-tavoitteet osaksi hallinnollisen taakan keventämishanketta IDe-a omistajuus TEM:lle Suositus verkkolaskuihin perustuvasta e-kirjanpitojärjestelmästä (sis. myös raportoinikoodisto, sähköinen tiliöintiviite) Tarvittavat muutokset arvonlisäverolakiin Ehdotus: Alv:n kassaperusteisuus yrityksille, joiden liikevaihto Alv:n määrä ei muutu Mikäli 30 päivän siirtymä aiheuttaa haasteita, alv voitaisiin tilittää sijaan Lakimuutos voimaan alkaen

32 Hra & rva elasku Raportointikoodisto Palkkalautakunta Sähköinen tiliöintiviite IDe a Reaaliaikainen alv Jokapojan ostotilaus

33 Verkkolaskutus tapahtuu mutta lisää päättäväisyyttä tarvitaan

34 UPM:n ostolaskukirjeestä vastaanottajaa Hyvä yhteistyökumppani, UPM siirtyy sähköiseen laskutuskäytäntöön alkaen. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että ostolaskujen osalta yhtiö ottaa vastaan ainoastaan verkkolaskuja. Vuoden 2010 alusta UPM käsittelee vain verkkolaskuja, ja siten paperilaskut joudutaan palauttamaan lähettäjälle Malliesimerkki ei turhaa skannausta palautetaan.. 34

35 UPM not alone - deadlines for incoming paper & PDF: Denmark Nordea Tampere Singapore Italy Lindström IBM, HP OpusCapita Aditro Tieto UPM Rautaruukki Helsinki Kesko Wärtsilä Hansel Spain Finland Swedish municipalities 2009 Kone Aaltoyliopisto FKL Turku Elisa Deloitte Espoo Bank of Finland Nokia 2010 Finnair 2010 Oulu? 2010 EK? 2010 Tampere Chamber 2010 PwC Kenen joukossa seisot?

36 SUURIA (ja valitettavan yleisiä) väärinkäsityksiä E-laskua ei voi vaatia pieniltä yrityksiltä > niille se vasta on helppoa > PITÄÄ vaatia E-laskutus on kallista PK-yritykselle> listahintaesimerkki: 5 /kk + 0,60 per lasku (alle 100 vuodessa.. Säästö pienimmässä päässä) E-laskua varten tarvitaan taloushallintoohjelmistoja > sormet riittävät ja taloushallinto voi ostaa palveluna jos tarvitsee Käyttöönotto on vaikeata > yksi tuhannesta 36

37 Yhteenveto hyödyistä Tuottavuutta miljardien edestä yrityksissä lisäksi: Kilpailuasema paranee kun palvelu paranee (digitalisoituu) Oppiminen nopeutuu ( learning digitalization by doing kaikissa yrityksissä) Yritykset voivat keskittyä täysin businekseen ei hallintoa, ei sovelluksia (nopeammin pilvipalveluihin) taloustiedot reaaliajassa - automaattisesti Mielekkäämpää työtä (tuottaa muutakin kuin rutiinikustannuksia.. ei roikuta liian pitkään kiinni töissä joilla ei ole tulevaisuutta.. ) Verotaakka kevenee kilpailukykyä lisää CO2 tavoitteet helpottuvat (ei paperia eikä 30 miljardia skannattua laskukuvaa vuodessa EU:ssa..) Uusvientiä

38 Halvempi tapa on aloittaa ajoissa! 3 approaches: Any hype will do Early start: Explorer Late (re)start: Panicky follower jääkausi jääkausi Page 38

39 The future is not planned nor prognosed It is created! 39 Thank you