European procurement forum EPF

Transkriptio

1 European procurement forum EPF Hankintaprosessien automatisointi ja tehostaminen Projektin luonnos

2 Kehityksen taustaa

3 Raportointi Taloushallinto Hankinta Laskutus Henkilöstöhallinto Projektienhallinta Tuotannonsuunnittelu Logistiikka Verkkokauppa EPF Taustaa, informaatio päätöksenteon tueksi Tiedon jakaminen arvoverkostolle Internet Arvoverkosto

4 Esim. tavara- ja tietovirtaprosesseihin liittyviä sanomia Lähde: TIEKE Kultis-hanke

5 Reagointi- ja muutoskyky EPF Taustaa, tiedon merkitys liiketoiminnalle Korkea Yhteistyön kehittäminen - sovitaan yhdenmukaiset raporttien sisällöt - Yhteistyö suunnittelussa Yhteistyön tiivistäminen - sovitaan toiminto- ja roolikohtainen raportointi yhteistyössä Tiedon jakaminen - sovitaan toimintatavat eri osapuolien kanssa standardoitujen raporttien jakamisesta Yhteistyön aloittaminen - päätetään säännöllinen raportointi ja mistä raportoidaan - standardointi Matala Sovellusten integraatiotaso Korkea

6 projekti

7 Merkittävä kehitysprojekti hankinnan sekä myynnin toimintaprosessien automatisoimiseksi ja tehostamiseksi Projektin pohjana olevat arvot: Suomalaisten yritysten ja julkishallinnon kustannustehokkuuden parantaminen Yhdessä olemme enemmän -> Tehokkuus Innovointi-Automatisointi-Motivointi

8 Projektin missio Rakentaa yhteinen avoin konsepti yritysten ja julkishallinnon tiedonsiirtoon, hankintatoimen prosessien ja myyntitoimen prosessien automatisoimiseksi sekä tehostamiseksi Hyödynnetään paremmin olemassa olevia tietojärjestelmiä niin julkisen sektorin kuin yksityisen sektorin puolella, automatisoidaan erilaisten sanomien kautta toimintoja ja vähennetään henkilöresurssien tarvetta Saadaan selkeä hyöty olemassa olevista tietojärjestelmistä liiketoimintaprosessien tehostamiseen. Yhtenäistää soveltamisohjeita ja -käytäntöjä sekä yhdenmukaistaa sanomien tietosisältöä sekä avataan rajapintoja järjestelmien välillä Keskittyä kaiken kokoisille toimijoille suunnattuihin helppoihin ja tehokkaisiin ratkaisuihin. Ympäristötehokkuuden parantaminen.

9 Projektin tarpeen vahvistaminen ja alkusysäys aloittamiselle Projektin kulku Osapuolten hyväksymä yhteinen näkemys saavutettu EPF projekti sisältää eri osa-alueet: Pilvipalvelun rakentaminen Sanomien määrittelyt Sanomien mäppäykset Soveltamiohjeet toimialoittain Tiedottaminen Projekti valmis tuotantoon. Ekosysteemi luotu jatkokehitykseen. Q Q Q Q Q Q Rahoituksen rakentaminen ja suunnittelu vaiheen aloitus Suunnitteluvaihe päättyy ja varsinainen projekti alkaa sen pohjalta VM, LVM, TEM, VK, Suomen Pankki ja Pagero Toimialojen edustus, FeCN, Verkkolaskufoorumi, muut sidosryhmät Sanomien kehitykseen osallistuvat toimijat ja tukevat tahot (mm. Suomen Pankki)

10 Projektin organisaatio PROJEKTIJOHTO Projektin rahoittajat ja omistajat: Johtoryhmä: Olli-Pekka Rissanen,VM Keijo Kettunen, VK Taru Rastas, LVM Antti Eskola, TEM, projektin vetäjä Ohjausryhmä:, projektin vetäjä operaattorien edustaja, PEPPOL Jukka Tuloisela, Metsä Group, metsäteollisuus Arto A. Mattila, Danske Bank, pankit xxxxxx, Fecn * Jukka Viitasaari, Teknologiateollisuus ry PROJEKTITIIMI Eini Lemmelä, Suomen Yrittäjät ry Harri Jyrkiäinen, Suomen Pienyrittäjät ry xxxxx, Suomen Pankki Ari Pulkkinen, vlf ohjelmistotaloryhmä ja EU MultistakeHolder Forum edustaja Jukka Kallio,Kalliolaw, sopimukset ja juridiikka Esko Penttinen, Aalto Yliopisto (RTE) Vuokko Mäkinen, Taloushallintoliitto Katrina Harjuhahto-Madetoja, FCG Projektipäällikkö Xxxxx, Pagero Oy Pilvipalvelu ohjelmisto + portaali Sanomien määritykset Sanomien mäppäykset Toimiala kohtaiset muutokset Tiedottaminen Koulutusmateriaali Ekosysteemin luominen ja sopimukset Ministeri Ville Niinistö AliProjektipääll. xxxxxxxxxxxxx Aliprojektipääll. xxxxxxxxxxx Aliprojektipääll. xxxxxxxxxxxx Aliprojektipääll. xxxxxxxxxxxx Aliprojektipääll. xxxxxxxxxxxx Aliprojektipääll. xxxxxxxxxxx Verkkolaskufoorumi Energiateollisuus ry Suomen Pankki Ohjelmistotaloja Tivit Oy, FORGE hanke Muita tarvittavia yrityksiä Operaattoreita Pankkeja Finanssialan keskusliitto Operaattoreita Pankkeja Finanssialan Keskusliitto Eri toimialojen yrityksiä Haaga Helia, Ari Alamäki Päätetään tiedottamisen vastuutahot Kalliolaw Eri yrityksiä SIDOSRYHMÄT Projektin tiedotus ja informaation jakaminen xxxxxxxxxxxxxx * FeCN:ään kuuluvat yritykset: Wärtsilä, Kone, Stora Enso, UPM-Kymmene, Metso, Kesko, Itella, Outokumpu, NesteOil, Amer Sport, TeliaSonera, Ruukki, ISS, Fortum., SOK,.

11 Projektin vaiheet 1. Vaihe, tehtävät työt: Suunnittelua ohjaa ohjausryhmä ja raportoi johtoryhmälle Määritellään ja kuvataan EPF ratkaisu sekä tehdään toteutukselle projektisuunnitelma Määritellään 2 vaiheen osa-alueissa tehtävät työt ja valitaan osallistuvat tahot Arvioidaan 2. vaiheen kustannukset osa-alueittain, luodaan kokonaisbudjetti Aikaa 1 vaiheeseen varataan 6 kuukautta

12 Projektin vaiheet 1. Vaihe, yhteistyötahot: Olemme olleet vahvasti mukana EU:n tulevan direktiivin valmistelussa ja tulemme olemaan mukana kehityksessä yhdessä Verkkolaskufoorumin ja CEN:n kanssa: Olemme mukana myös muiden EU:n ja kansainvälisten tahojen toiminnassa ja vaikuttamassa siellä syntyviin päätöksiin: PEPPOL, European Multi-Stakeholder Forum, EESPA, CEN, UN Cefact, Oasis, ISO 20022, EXPP Summit Tiivistä yhteistyötä tehdään seuraavien tahojen kanssa: PEPPOL, CEN, EESPA, ISO 20022, Verkkolaskufoorumi, FK, Real Time Economy ja Tivit

13 Projektin vaiheet 2. Vaihe, varsinaisen projektin tekeminen Toteutetaan 1 vaiheessa tehdyn projektisuunnitelman pohjalta varsinainen projekti Toteutuksen kesto arvio on kaksi vuotta Toteutus sisältää eri osatekijöiden määrittelyt, tarvittavan pilvi-ohjelmiston tekemisen myös portaalin, määrittelyjen mukaisen toteutuksen eri osaalueisiin, tiedottamisen

14 Miksi EPF tarvitaan ja mitä se tuo tullessaan

15 Pilvipalvelun tuoma toiminta Aluksi tilaussanomat: Tarjoupyyntö Tarjous Tilaus Tilausvahvistus Sitten muut sanomat Asiakas Toimittaja Lähettää sähköisen tarjouspyynnön Saa sähköisen tarjouksen Lähettää sähköisen tilauksen Saa sähköisen tilausvahvistuksen Saa sähköisen laskun

16 Säästöt paperilasku vs. verkkolasku (Salmi & Vahtera 1997, 14) Käsittelyvaihe Lasku paperilla (min) Verkkolasku (min) Kirjeen avaus 1 Kopioiden ottaminen 1 Arkistointi 1 Laskun tarkastus ja tiliöinti 2 Syöttö ostoreskontraan 2 Laskun tarkastus tilauksen kanssa 11 1 Hyväksyminen 21 1 Laskun merkintä tietojärjestelmään ja maksun hyväksyntä 2 Laskun arkistointi 1 Yrityksen sisäinen laskujen toimitus (jopa 9 kopiota laskusta) 10 Virheiden käsittely (10 % laskuista) 21 1 Yhteensä 25 min 3 min Työtunnin hinta Työminuutin hinta 0,53 0,53 Työn kustannus /lasku 13,33 1,59 13,33 1,59 Säästö /lasku 11,74 Säästö prosentteina 88,10 %

17 Syyt EPF:n tekemiselle Tarpeet ja syyt toiminnan perustamiseen: Suomella on maailman kärkiasema verkkolaskutuksessa Suomessa on opeteltu hyödyntämään sähköisten sanomien tuomia hyötyjä tehtyjen työmäärien vähentämisessä Tunnistamme ja tiedämme sähköisen tiedonvälityksen merkityksen Miksi? Suomen kehitys on ollut takkuilevaa verkkolaskujen osalla, johtuen useista eri toimijoista, kilpailu asetelmista ja useista eri standardeista Suomen kehitys vaatii selkeää toimintalinjaa, johon yritykset voivat tukeutua. Tätä varten tarvitaan yksi selkeä standardi, selkeine soveltamisohjeineen. Ottakaamme opiksi jo tehdyistä virheistä Suomen verkkolaskukehityksessä.

18 Mihin EPF tarvitaan Yhdistyksen/yrityksen periaatteet: Luodaan suomalaisille yrityksille paremmat kilpailu edellytykset sähköisen tiedonsiirron parantamisella Opetaan suomalaiset yritykset hyödyntämään paremmin ERP-järjestelmiään Autetaan suomalaisia yrityksiä hyödyntämään sähköisten sanomien kautta oman verkostonsa voimavaroja Luodaan suomalaisille yrityksille kilpailukykyiset verkostot reaaliaikaisen tiedonsaannin avustuksella Miksi mennä sähköisiin tilaussanomiin? Suomen työssä käyvien määrä on laskussa ja sen aiheuttaman taloudellisen laskun voimme korvata hyödyntämällä paremmin olemassa olevia tietojärjestelmiämme Luodaan suomalaisille yrityksille olemassa olevin eväin uusia taloudellisesti merkittäviä mahdollisuuksia

19 Kustannustehokkuuden parantaminen Toiminnan tavoitteet: Taloushallinnon- ja liiketoiminta-prosessien automatisointi Ihmisten tekemien työtuntien säästäminen Säästetyn työajan kohdentaminen tuottavampaan työhön Saavutetun tiedon oikeellisuus prosessien eri vaiheissa Saadun tiedon jakamisen mahdollisuus Suomalaisten yritysten kilpailukyvyn kasvattaminen Olemme olleet kauan tietoteknisten asioiden edellä kävijämaana Luodaan ensimmäisinä myös tulevaisuuden kilpailutekijöitä tilaussanomien puolella Hallitsemme tulevaisuuden erilaisten sanomien välityksen jo nyt Tietämyksemme ja teknologiamme antavat meille mahdollisuuden olla johtava tekijä sanomien välityksessä myös tulevaisuudessa Tulevaisuuden globaaleilla markkinoilla pärjää parhaiten se, joka hallitsee reaaliaikaisen informaation jakamisen välineet