Hankinnat puitesopimuskaudella Puitesopimuksen piirissä hankinnat tehdään pääsääntöisesti neuvottelumenettelyllä

Transkriptio

1 Kunnallistekninen suunnittelu Maastomalli- ja kartoitusmittausten sekä pohjatutkimustöiden ja pohjatutkimustöihin liittyvien geoteknisten lausuntojen ja suunnitelmien asiantuntijapalveluiden puitesopimus Ylöjärven kaupungin Tekninen osasto pyytää tarjoustanne maastomalli- ja kartoitusmittauksista sekä pohjatutkimuksista ja pohjatutkimuksiin liittyvien geoteknisten lausuntojen sekä geoteknisten suunnitelmien asiantuntijapalveluista. Puitesopimus on voimassa vuoden sopimuksen allekirjoituspäivämäärästä ja mahdollisesti yhden erikseen sovittavan lisävuoden. Ylöjärven kaupungilla on ollut mittaus- ja kartoitustekniikkaan sekä pohjatutkimustöihin liittyvistä asiantuntijapalveluiden hankinnasta puitesopimuksia jo aikaisemminkin. Näiden sopimusten päättyessä tullaan asiantuntijapalveluiden hankinnasta järjestämään uusi tarjouskilpailu. Puitesopimuksen piiriin valitaan vähintään yksi ensisijainen sekä mahdollisesti 1 2 toissijaista puitesopimuskumppania. Hankintojen suuruus on käyttänyt maastomalli- ja kartoitusmittauksiin sekä pohjatutkimustöihin ja geoteknisiin lausuntoihin ja suunnitelmiin liittyvien puitesopimusten mukaisiin asiantuntijapalveluiden hankintoihin viime vuosina noin euroa vuodessa. Yksittäisten projektien suunnittelukustannus on vaihdellut tavallisesti euron välillä. Hankintojen arvo koko sopimuskaudelta on arviolta enintään (optiovuosi 2009 mukana) Hankinnat puitesopimuskaudella Puitesopimuksen piirissä hankinnat tehdään pääsääntöisesti neuvottelumenettelyllä tai suorahankintana ensisijaiseksi valittavalta sopimuskumppanilta. Tapauskohtaisesti voidaan kysyä tarjousta myös muilta kuin ensisijaiselta puitesopimuskumppanilta. Hankinta perustuu tarjouspyyntöön, tarjoukseen ja tilaukseen. Ylöjärven kaupungin palveluksessa oleva ja riittävät tilausvaltuudet omaava henkilö voi tehdä suullisen tai kirjallisen tarjouspyynnön, josta konsultti toimittaa tilaajalle aina hankinnan kustannusarvion sisältävän kirjallisen tarjouksen. Tilaaja vahvistaa hyväksytyn tarjouksen joko suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Yksittäisen hankinnan arvon ylittäessä 5000, tekee tilaaja hankinnasta aina kirjallisen hankintapäätöksen perusteluineen. Hankintapäätöksessä mainitaan työn laskutuskelpoisuus.

2 Mikäli ensisijaisesti valittava sopimuskumppani ei voi suorittaa tai henkilöstöresurssit eivät sovellu tehtävään, tarjotaan sitä seuraavaksi kokonaisedullisimman tarjouksen tehneelle tarjoajalle. Tehtävän sisältö Puitesopimuksen piirissä ovat maastomalli- ja kartoitusmittaukset sekä pohjatutkimukset ja geotekniset lausunnot sekä suunnitelmat. Keskeisimmät tehtävät on mainittu ao. listauksessa: - Ylöjärven kaupungin suunnittelemien teiden ja katujen maastomallimittaukset sekä pohjatutkimukset - Kartoitusmittaukset ylöjärven kaupungin alueella - Kunnallisteknisten vesihuoltolinjojen maastomalli- ja kartoitusmittaukset sekä pohjatutkimukset - Kaavoituksen tarvitsemat alueelliset maastomalli- ja kartoitusmittaukset sekä alueelliset pohjatutkimukset - Kaavoituksen tarvitsemat alueelliset rakennettavuusselvitykset kartoitusten ja pohjatutkimusten perusteella - Perustamistapalausunnot tie- ja katu- sekä kunnallistekniikan linjoille pohjatutkimusten perusteella - Muiden yleisten alueiden mittaukset ja pohjatutkimukset - Pinnantasaus- ja kuivatussuunnittelu Edellä mainitut päätehtävät voivat sisältää osavaiheena myös muiden toimialojen asiantuntijatehtäviä. Niitä voivat olla Suunnittelu- ja konsulttitoimistojen liitto ry:n toimialanimikkeistön mukaan esimerkiksi: - maisemasuunnittelu (MAS) - projektiin liittyvät valvonta- ja tarkastustehtävät (VAT) - ympäristösuunnittelu (YMP). Tehtävän sisältö määritetään hankekohtaisesti. Valmiista suunnitelmista tarjoaja toimittaa tilaajalle aina vähintään yhden tai projektin alussa erikseen sovitun määrän valmiita suunnitelmaasiakirjasarjoja paperilla ja/tai muoveilla sekä kaikki projektin aikana syntyneet ja luodut aineistot sähköiseen muotoon tallennettuna. Tilaaja toimittaa veloituksetta konsultin käyttöön: - Tilaajan hallussa olevan lähtötieto- ja suunnitteluaineiston - Pohjakartan dwg-formaatissa - Maastomallit, jos tilaajalla saatavilla - Pohjatutkimukset TEKLA-formaatissa, jos tilaajalla saatavilla - Maankäytön suunnitelmat - Nykyiset ja vanhat kartat - Järjestää tarvittaessa kokoustilat

3 Yhteistoiminta Tilaajan edustajana sopimusteknisissä asioissa on työpäällikkö Hannu Myllynen. Yksittäistä toimeksiantoa ohjaa ja valvoo hankintapäätöksessä tai tilauksessa mainittu vastuuhenkilö. Sopimuksen rajaus Puitesopimuksen piiriin kuuluvat yksittäiset, pienet kokonaishinnaltaan alle euron (0% alv.) toimeksiannot. Kustannukseltaan tätä suuremmat hankinnat kilpailutetaan erikseen, ellei muulle menettelylle ole erityisiä ja laillisia perusteita. Myös alle euron toimeksiannot voidaan tarvittaessa erikseen kilpailuttaa. Noudatettavat asiakirjat Puitesopimuksen mukaan tehtävissä toimeksiannoissa noudatettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä ovat: - Lait ja asetukset sekä niihin verrattavat viranomaispäätökset, - Hankintasopimus, - Projektikohtainen tilauspäätös tai tilaus, - Projektikohtainen tarjouspyyntö, - Projektikohtainen tarjous, - Ylöjärven kaupungin hankintaohje, - KSE 95 - Tämä tarjouspyyntö - Puitesopimustarjous - Alan suunnitteluohjeet Aikataulu Tilaaja pyrkii tiedottamaan puitesopimuksen piirissä hankittavat palvelut mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Puitesopimuksen piirissä olevat hankinnat voivat kuitenkin olla myös luonteeltaan ennalta arvaamattomia ja kiireellisiä. Henkilöstö Sopimuksen mukaisissa hankinnoissa tehtävään osoitetaan työn vaativuuden ja luonteen mukaan sopivin henkilöstö. Asiantuntijahenkilöstön määrittelyssä käytetään SKOL ry:n käyttämiä määrittelyjä. Konsultilla tulee olla riittävän monipuolinen henkilöstö tehtävän vaativuuden mukaan. Puitesopimuksen piirissä olevat työt ovat pääosin konsulttipalkkioltaan pienehköjä, mutta niissä voidaan vaatia erittäin hyvää asiantuntijakokemusta. Puitesopimuksen piirissä olevilla projekteilla tulee olla aina tehtävän vaativuuteen nähden pätevä vastuullinen pääsuunnittelija tai asiantuntija. Geoteknisistä lausunnoista ja suunnitelmista vastaavan suunnittelijan pätevyys on soveltuvin osin oltava SKOL tai helpoissa kohteissa myös 04. Projektityöhön voi hänen lisäkseen ja ohjauksessa osallistua henkilöitä kaikista henkilöluokista.

4 Laskutus Aikaveloitusperusteiset puitesopimuksen mukaiset projektit voidaan laskuttaa kuukausittain tehdyn työn kustannusten perusteella tai kokonaishintaisissa hankkeissa sovittujen maksupostien mukaisesti. Laskuissa tulee olla aina vähintään hankekohtainen erittely hankkeen sisältämistä töistä, projektin laskutustilanne ja viitetietona hankintapäätöksen hanketunnus sekä tieto hankintapäätöksen tehneestä tahosta. Tuntilaskutusperusteisissa hankkeissa laskutus tulee eritellä henkilöittäin. Mikäli laskulle tai laskun osalle ei löydy luotettavaa perustetta, tilaaja pidättäytyy sen maksamisesta. Maksuehto on vähintään 21 päivää netto. Tarjouksen sisältö Tarjous tehdään vapaamuotoisesti A4 paperikokoon. Tarjouksessa tulee yksilöidä hankkeissa Ylöjärven kaupungin suuntaan pääsääntöisesti työstä vastaava projektipäällikkö tai -päälliköt, sekä mittaus- ja pohjatutkimustöistä ja geoteknisesta suunnittelusta vastaavat henkilöt. Jos sama henkilö toimii useammassa tehtävässä, tulee tarjouksessa selvittää millä veloitushinnalla hän toimii eri tehtävissä. Tarjouksen mukana tulee toimittaa puitesopimukseen esitettyjen henkilöiden henkilöesite, jossa esitellään ko. henkilöiden toimialaryhmää koskevat enintään 10 tärkeintä referenssiä kolmen viimeisen vuoden ajalta ja henkilöiden tehtävät hankkeissa. Lisäksi henkilöistä tulee esittää heille myönnetyt pätevyydet ja koulutus. Tarjouksessa on esitettävä henkilöiden aikapalkkioperusteet, SKOL:n henkilöryhmäluokittelun mukaisesti, ja muut veloitusperusteet (esim. jos henkilö tekee vaativuudeltaan alemman luokituksen mukaista asiantuntijatyötä). Tarjouksessa on esitettävä myös KSE 95 mukaisten kulujen ja erityisten korvausten laskentaperusteet. Tarjouksesta tulee selvitä millaisia matka- ja matka-aikakustannuksia muodostuu lähtötietojen hankinnasta Ylöjärven kaupungin alueelta sekä kokouksiin osallistumisesta Ylöjärvellä. Tarjouksessa esitettyjen matkakustannusten tulee sisältää matka-ajan palkan ja muut matkustamisen aiheuttamat kustannukset. Tarjoukseen tulee liittää SKOL:n luokituksen mukainen listaus eri veloitusluokkien aikaveloitushinnoista. Esitettyjä henkilöryhmittäisiä aikaveloitushintoja käytetään sopimuksen yksikköhintoina suunnittelutöiden osalta. Tarjouksessa tulee esittää mittaus- ja painokairaustöiden työvuorohinnat. Lisäksi tarjoaja voi halutessaan esittää myös muiden kairaus- ja pohjatutkimustöiden työvuorohinnat Työvuorohintoihin tulee sisältyä kaikki henkilöstö-, kalusto- ja matkakustannukset. Halutessaan tarjoaja voi antaa eri hinnat Viljakkalan ja Kurun alueita koskien. Tarjouksessa esitettyjen hintojen on oltava voimassa asti, jonka jälkeen niitä voidaan tilaajan ja tarjoajan välisellä sopimuksella tarvittaessa tarkistaa.

5 Tarjouksessa tulee esittää enintään 3 sivun laajuinen palvelukuvaus, joka on periaatteellinen ehdotus siitä, miten konsultti huolehtii projektien onnistumisesta tilaajan tarpeiden mukaisesti. Palvelukuvauksessa voidaan esittää myös asioita, joita tilaajalta odotetaan, jotta projektit voidaan toteuttaa kokonaistaloudellisesti edullisesti. Optio Tarjouksen mukana tulee toimittaa myös verovelkatodistus, todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta (vakuutusyhtiön tai yhtiöiden) sekä ilmoitus arvonlisäverovelvolliseksi merkinnästä. Valittavan puitesopimuskumppanin tulee olla ennakkoperintärekisterissä. Taustaorganisaatiosta tulee toimittaa tarpeelliset tiedot laadunvarmistusmenettelyistä, sisäisestä koulutuksesta ja työmenetelmistä. Jos tarjoaja käyttää oman organisaationsa ulkopuolisia toimijoita tulee heistä ilmoittaa tarjouksessa. Hankintasopimusta voidaan jatkaa erillisen sopimuksen mukaisesti vuodelle Toimeksiannon kieli Tässä hankinnassa käytettävä kieli on suomi. Tarjouksen valintaperusteet Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset, mikäli tarjoushinnat ovat liian kalliita. Puitesopimuksen piiriin valitaan vähintään yksi pääasiallinen sekä mahdollisesti 1 2 toissijaista sopimuskumppania. Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Se määritetään hinta-, ja laatutekijöiden perusteella. Laatutekijöiden osuus arvioinnissa on 40 % ja hinnan 60 %. Vertailussa korkeimmat laatupisteet saavat 40 ja halvin hinta 60 pistettä. Muille pisteet lasketaan suhteessa edullisimman tarjouksen pisteisiin /hintaan. Pisteet Luokka Tarjoushinta hinta Yritys 5 10 laatu Henkilöstö laatu Palvelukuvaus 5-10 laatu Vertailuhinta määritellään tarjouksessa esittävien mittaus- ja pohjatutkimustöiden työvuorohintojen sekä eri tehtävissä toimivien henkilöiden yksikköhintojen perusteella. Vertailuhinta lasketaan seuraavin olettamuksin: 4 tv Mittaus- ja kartoitus, Ylöjärven kaupungin alueella 6 tv pohjatutkimukset painokairauksin Ylöjärven kaupungin alueella 8 h alueellinen rakennettavuusselvitys (lausunto ja kartta), SKOL 03 6 h Muut toimet: lähtötietojen hankinta, tutkimustulosten jatkokäsittely, tulostukset jne SKOL 06 2 kokousta hankkeen aikana Ylöjärvellä (a 2h), projektipäällikkö

6 Tarjouksen laadinnassa tulee käyttää tarjouksessa Ylöjärven kaupungin suuntaan toimiviksi esitettyjen henkilöiden veloitushintoja. Henkilöstön osalta arvioidaan tarjouksessa esitetty hankkeista pääasiallisesti Ylöjärven kaupungin suuntaan vastaava projektipäällikkö ja mittaus- ja pohjatutkimustöistä sekä geosuunnittelusta vastaavat henkilöt. Pääpaino arvioinnissa on ammattikokemus tehtävien mukaisissa hankkeissa. Pätevyyden arvioinnissa otetaan huomioon vain ne referenssit, joissa henkilön tehtävä on määritelty. Tilaaja pitää ehdottomana vaatimuksena, että nimetyt henkilöt osallistuvat puitesopimuksen piirissä olevien hankkeiden käytännön toteuttamiseen, suunnitteluun ja kokouksiin tarpeen mukaan. Konsultin ei tule esittää sellaisia henkilöitä, jotka eivät työtilanteen tai muun todennäköisen syyn takia osallistu projektien toteuttamiseen. Palvelukuvauksen osalta arvioidaan: tilaajan tarpeiden selvittäminen projekteissa sopimuskauden aikana projektin organisointitavat tarjoajan mahdollisuus toimittaa työt kokonaispalveluna tarvittaessa nopea aikataulu mittaus- ja pohjatutkimustöissä sekä lausuntojen ja suunnitelmien laatimisessa. laadunvarmistus ja henkilöstön osaamisen kehittäminen sidosryhmätyöskentely Tarjousten julkisuus Tähän hankintaan ja sitä koskeviin asiakirjoihin sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevia sekä kuntalain ja Ylöjärven hankintaohjeen säännöksiä. Mikäli tarjoukseen sisältyy salassa pidettäviä tietoja, on salaiseksi luokiteltavat asiat korostetusti merkittävä salaisiksi ja salaiset asiat tulee esittää erillisessä liitteessä. Salassa pidettäviä asioita eivät voi olla tarjousten keskinäisessä vertailussa käytettävät tiedot. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjoukset ovat antajaansa sitovia, kunnes tarjoajien kanssa on allekirjoitettu puitesopimukset, kuitenkin enintään 60 vuorokautta tarjouksen jättämiselle asetetun määräajan yli. Tarjouksen jättäminen Tarjous toimitetaan suljetussa kirjekuoressa klo 12:00 mennessä osoitteeseen: Tekninen osasto Räikäntie 3, Ylöjärvi

7 Tarjouskuoreen tulee merkitä selvästi: MITTAUS- JA POHJATUTKIMUSTÖIDEN PUITESOPIMUS Tilaaja hylkää määräajan jälkeen toimitetut tarjoukset. Hylätty tarjous palautetaan lähettäjälle avaamattomana viimeistään silloin, kun mahdollinen hankintapäätös on tehty ja oikaisuvaatimusaika kulunut umpeen. Tarjousten avaus Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Tarjousten avaus on määrämuotoinen. Tarjousten tekijät eivät saa olla läsnä. Sopimuksen voimaantulo Puitesopimus tulee voimaan vasta kaupungin virallisen edustajan ja sopimuskumppanin allekirjoitettua virallisen puitesopimuksen. Lisätietoja Lisätietoja voi tiedustella sähköpostitse: Projekti-insinööri Mirko Harjula Kysymykset tulee lähettää viimeistään mennessä. Kysymykset ja vastaukset kysymyksiin julkaistaan viimeistään mennessä sähköpostitse kaikille niille tahoille, joille tarjous on lähetetty tai jotka ovat tämän tarjousasiakirjan pyytäneet. Ylöjärvellä Mirko Harjula Projekti-insinööri