TOIMINTAKÄSIKIRJA TKK SOVELLETUN MEKANIIKAN LAITOS

Transkriptio

1 TOIMINTAKÄSIKIRJA TKK SOVELLETUN MEKANIIKAN LAITOS Versiohallinta Versio Laati Selitys Hyväksyntä 0.3 O Saarela, Käsikirjan 1. koonti T Brander 0.4 O Saarela Päivitetty kohta 2.3, lisäksi laajennetun johtoryhmän palaverissa sovittuja pieniä korjauksia 1.0 T Brander Alueiden joulukuussa 2008 pitämien katselmusten mukaiset täydennykset ja muutokset pääasiassa liitteeseen 2. O Saarela O Saarela Päivitetty henkilöstö ja opetustarjonta, lisätty alueen esimiehen ja ryhmän vetäjän tehtävät O Saarela Sisällysluettelo 1. Johdanto Laitoksen esittely Toiminta ajatus Strategia ja toimintasuunnitelma Organisaatio Laitoksen toiminnan kuvaus Ydintoiminnot Tukitoiminnot Laatu Laatuorganisaatio Näkemys laadusta ja laatutavoitteet Mittarit Palaute ja sen hyödyntäminen Toiminnan arviointi Liite 1: Vastuuhenkilöiden, toimikuntien ja työryhmien tehtävät Liite 2: Laitoksen vastuuhenkilöt sekä alueiden koordinaatioryhmien ja neuvottelukuntien sekä työryhmien ja toimikuntien jäsenet Liite 3: Voimassa olevat toimintaohjeet Liite 4: Hallinnollisten tukipalvelujen tehtävät ja tekijät Toimintakäsikirja Sivu 1/23

2 1. Johdanto Teknillinen korkeakoulu (TKK) on organisoitu alkaen 4 tiedekuntaan ja tiedekunnat yhteensä 25 laitokseen. Organisaatioon kuuluu lisäksi erillislaitoksia ja hallintoosasto. Yksi neljästä tiedekunnasta on Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin (IA) tiedekunta, johon kuuluu 7 laitosta ja kaksi erillisyksikköä. Laitoksista yksi on Sovelletun mekaniikan laitos (SoM). Tämä käsikirja määrittelee Sovelletun mekaniikan laitoksen toiminnan ja toimintatavat. Käsikirja on tarkoitettu ohjaamaan jokapäiväistä toimintaa ja opastamaan laitoksen uusia työntekijöitä. Sovelletun mekaniikan laitos toimii TKK:n ja IA tiedekunnan päätösten mukaisesti, mikä on otettu huomioon käsikirjaa laadittaessa. Mikäli ristiriitaisuuksia esiintyy esimerkiksi TKK:n uusien päätöksien seurauksena, noudatetaan ensisijaisesti TKK:n ja IAtiedekunnan päätöksiä. 2. Laitoksen esittely 2.1 Toiminta ajatus TKK:n toiminta ajatuksen mukaisesti Sovelletun mekaniikan laitoksen perustehtäviä ovat: tieteellinen tutkimus tutkimukseen yhdistyvä ylin opetus ja tieteellisen sivistyksen edistäminen Laitos toteuttaa perustehtäviä omilla tutkimus ja opetusalueillaan, jotka ovat: virtausmekaniikka lujuusoppi lentotekniikka ja meritekniikka. Virtausmekaniikan ja lujuusopin tutkimus ja opetus kohdentuvat erityisesti konetekniikkaan. Lento ja meritekniikka ovat nimensä mukaisesti sovelluslähtöisiä tutkimus ja opetusalueita. Ne ovat myös omien alojensa kansallisia opetus ja tutkimusyksikköjä. Laitoksen keskeisiä tavoitteita ovat: oma identiteetti vahva kokeellinen tutkimusosaaminen sekä tarkoituksen ja ajanmukaiset kokeellisen tutkimuksen tilat ja laitteet kokeelliseen tutkimukseen tukeutuva vahva teoreettinen tutkimus ja numeerinen simulointi laaja ja vakiintunut kansallinen ja kansainvälinen tutkimusyhteistyö merkittävien yliopistojen, tutkimuslaitosten ja yritysten kanssa Toimintakäsikirja Sivu 2/23

3 aktiivinen tutkimustulosten julkaisutoiminta alan merkittävissä tieteellisissä julkaisuissa ja konferensseissa hyvä ja määrältään riittävä perus ja jatko opiskelija aines sisältäen merkittävässä määrin ulkomaisia opiskelijoita toimiva ja tarkoituksenmukainen peruskoulutus, joka tuottaa ajanmukaiset ja riittävät tiedot omaavia diplomi insinöörejä teollisuuden ja muiden sidosryhmien tarpeisiin sekä jatkokoulutukseen toimiva ja tarkoituksenmukainen tohtorikoulutus, jonka keskeisiä piirteitä ovat integroituminen laitoksen tutkimustoimintaan sekä toimiva yhteistyö tieteellisen yhteisön, teollisuuden ja muiden sidosryhmien kanssa 2.2 Strategia ja toimintasuunnitelma Laitoksen toimintaa ohjaa TKK:n strategian ja IA tiedekunnan strategisen suunnitelman pohjalta laadittava laitoksen pitkän tähtäimen suunnitelma. Suunnitelmaa toteutetaan vuosittaisen toimintasuunnitelman mukaisesti. Toimintasuunnitelmassa kuvataan laitoksen tila, asetetaan konkreettiset tavoitteet seuraavalle vuodelle ja määritellään toimenpiteet ja vastuuhenkilöt tai tahot näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimintasuunnitelma laaditaan osana TKK:n tulossopimusneuvotteluja. 2.3 Organisaatio Kuvan 2.1 organisaatiokaavion mukaisesti: Laitoksen toimintaa johtaa laitosjohtaja apunaan johtoryhmä. Tutkimus ja opetustoimintaa toteutetaan laitoksen neljällä tutkimus ja opetusalueella alueiden esimiesten johdolla. Laitoksen hallintohenkilöstö ja tekninen henkilöstö on kumpikin koottu omaksi tukipalveluryhmäkseen. Ryhmien toimintaa koordinoivat ryhmien vetäjät. Henkilöstö toimii hajautetusti eri tutkimus ja opetusalueilla. Laitoksen toimintaa tukevat kuvassa 2.1 esitetyt toimikunnat ja työryhmät, joissa pääsääntöisesti on edustus kaikilta tutkimus ja opetusalueilta. Toimintakäsikirja Sivu 3/23

4 Laitosjohtaja Johtoryhmä Tukipalvelut Hallinnolliset Tekniset Tutkimus ja opetusalueet Meritekniikka Lentotekniikka Lujuusoppi Virtausmekaniikka Toimikunnat ja työryhmät Koulutustoimikunta Opetushallinto www sivut Tutkijayhteistyö Laatu Kuva 2.1 Sovelletun mekaniikan laitoksen organisaatio. Tutkimus ja opetusalueiden organisaatiomalli on esitetty kuvassa 2.2. Kaavioiden mukaisesti alueilla toimii yksi tai useampia tutkimusryhmiä nimettyjen ryhmänvetäjien johdolla. Kullekin alueelle on lisäksi nimetty opetustoiminnasta vastaava henkilö, jonka alaisuudessa voi olla opettajia ja/tai assistentteja. Pääsääntöisesti opetustehtäviä hoitavat kuitenkin professorit, opettavat tutkijat ja tutkimusryhmiin kuuluvat tutkijat. Alueen esimies voi koota tuekseen koordinaatioryhmän alueen henkilöstöstä ja neuvottelukunnan tärkeiden sidosryhmien edustajista. Esimies: NN Koordinaatioryhmä Neuvottelukunta Opetus: NN Tutkimusryhmät Ryhmä 1: NN Ryhmä 2: NN Kuva 2.2 Tutkimus ja opetusalueen organisaatio. Vastuuhenkilöiden, toimikuntien ja työryhmien tehtävät on määritelty tämän käsikirjan liitteessä 1. Vastuuhenkilöt varahenkilöineen sekä laitoksen johtoryhmän, tutkimus ja opetusalueiden koordinaatioryhmien, neuvottelukuntien sekä työryhmien ja toimikuntien jäsenet on esitetty liitteessä 2. Henkilöstö on kokonaisuutenaan esitetty laitoksen www sivuilla (appmech.tkk.fi). Toimintakäsikirja Sivu 4/23

5 3. Laitoksen toiminnan kuvaus Laitoksen toiminnan ytimen muodostavat TKK:n perustoiminnot. Jotta perustoiminnot olisivat mahdollisia, tarvitaan lisäksi erilaisia tukitoimintoja. Toiminnot on kuvattu alla määrittelemällä kunkin osalta: Toiminnon tarkoitus Laitoksen tehtävät Toimintaperiaatteet Toimintaperiaatteita täsmennetään tarvittaessa toimintaohjeilla. Koko laitosta koskevat toimintaohjeet hyväksyy laitosjohtaja, tutkimus ja opetusaluetta koskevat ohjeet alueen esimies. Luettelo käytössä olevista toimintaohjeista on liitteessä 3. Toimintaohjeet ovat velvoittavia. 3.1 Ydintoiminnot TKK:n toiminta ajatuksen mukaisesti laitoksen perustoimintoja ovat (1) tutkimus, (2) perusopetus, (3) jatkokoulutus (lisensiaatti /tohtorikoulutus) ja (4) yhteiskunnallinen vuorovaikutus. Tutkimus Tutkimustoiminnan tarkoituksena on uuden tieteellisen tiedon tuottaminen (perustutkimus) ja tiedon soveltaminen (soveltava tutkimus). Tutkimustoimintaa toteutetaan tutkimus ja opetusalueiden tutkimusryhmissä. Tutkimuksen painopistealueet eri alueilla ovat tutkimusryhmien nimikkeiden mukaiset. Tutkimustoiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa sovelletaan seuraavia periaatteita: Tutkimustoiminta jakautuu sopivassa suhteessa perustutkimukseen ja soveltavaan tutkimukseen pääpainon ollessa perustutkimuksessa Tutkimus on merkittävää alan kehitykselle ja Suomen elinkeinoelämälle Tutkimus tuottaa julkaisuja ja opinnäytetöitä Tutkimus toteutetaan pääsääntöisesti projekteina Tutkimusprojekteihin sisällytetään mahdollisimman paljon kaikkia osapuolia hyödyntävää kansainvälistä, kansallista ja laitoksen sisäistä yhteistyötä Tutkimusprojektit hinnoitellaan TKK:n säädösten mukaisesti Tutkimusprojektin aikataulu ja budjetti määritellään realistisesti ja projekti toteutetaan määritellyn aikataulun ja budjetin puitteissa. Ennakoimattomissa tilanteissa pyritään ensisijaisesti neuvottelemaan tutkimuksen tavoitteet uudelleen alkuperäistä aikataulua ja budjettia vastaaviksi. Hankkeet suunnitellaan ja toteutetaan prosessimaisesti koko TKK:n kattavaa prosessimäärittelyä soveltaen (prosessimäärittely valmisteilla) Toimintakäsikirja Sivu 5/23

6 Perusopetus Perusopetuksella tarkoitetaan tässä yhteydessä kandidaatti ja maisteritason koulutusta. Toiminnan tarkoituksena on tuottaa kursseja, tekniikan kandidaatteja ja diplomiinsinöörejä. Laitoksen antama perusopetus on osa konetekniikan tutkinto ohjelmaa. Laitoksen vastuulla ovat tutkinto ohjelman seuraavat pää /sivuaineet: K3004 Lentotekniikka K3005 Meritekniikka K3006 Teknillinen mekaniikka Moduuleista muodostuva opetuskokonaisuus on esitetty kuvassa 3.1. Moduulien sisältö on kuvattu TKK:n opinto oppaassa. Kandidaattiopinnot Lentotekniikka Meritekniikka Laivatekniikka Maisteriopinnot Lentotekniikka Meritekniikka Meriliikenteen turvallisuus Sovellettu mekaniikka Laivateoria Teknillinen mekaniikka Virtausmekaniikka Lujuusoppi Perusmoduuli Jatkomoduulit Syventävät moduulit Kuva 3.1 Sovelletun mekaniikan laitoksen perusopintotarjonta Erikoismoduulit: Kulkuneuvojen järjestelmät Meritekniikan erityiskysymykset Virtausmekaniikka Laitoksen vastuulla olevia perusopetustehtäviä ovat: Perusopetuksen markkinointi Opetuskokonaisuuden suunnittelu ja toimittaminen tiedekunnan hyväksyttäväksi Kurssien suunnittelu ja toteutus tiedekunnan hyväksymää suunnitelmaa vastaten Laitoksen pääaineopiskelijoiden kandidaattitöiden aiheiden määrittely ja töiden ohjaus Laitoksen pääaineopiskelijoiden diplomitöiden valvonta ja arvostelu Toimintakäsikirja Sivu 6/23

7 Perusopetuksessa noudatetaan TKK:ta ja IA tiedekuntaa koskevien määräysten ja ohjeiden ohella seuraavia periaatteita: Huolehditaan laitoksen näkyvyydestä ja siitä, että laitoksen julkisuuskuva on positiivinen oppilaitosta valitsevien ja TKK:ssa pääainevalintoja tekevien keskuudessa Suunnitellaan opetuskokonaisuus niin, että valmistuvilla diplomi insinööreillä on hyvät valmiudet siirtyä työelämään tai vaihtoehtoisesti jatkaa opiskeluaan Hyödynnetään koko laitoksen osaamista kurssien suunnittelussa ja toteutuksessa (laitoksen sisäinen yhteistyö) Suunnitellaan kurssien sisältö tarkoituksenmukaiseksi ydinainesanalyysia soveltaen Elävöitetään ja havainnollistetaan kurssien sisältöä mm. hankkimalla kursseille vierailevia luennoitsijoita ja sisällyttämällä kursseihin laboratoriotiloissa tapahtuvia kiinnostavia käytännön harjoitteita Mitoitetaan kurssit niiden opintopistemääriä vastaaviksi Edistetään opetushenkilöstön pedagogista kouluttautumista Huolehditaan siitä, että kurssimateriaalit ja kurssien kotisivut ovat hyvät ja mahdollisimman yhteneväiset Kehitetään opetuskokonaisuutta ja kursseja jatkuvasti mm. palautemenettelyä hyödyntäen Kehitetään kiinnostavia kandidaattityön aiheita ja autetaan opiskelijoita löytämään kiinnostavia diplomitöiden aiheita Seurataan jatkuvasti opiskelijoiden opintomenestystä ja tarjotaan hitaasti eteneville opiskelijoille ohjausta niin aikaisessa vaiheessa kuin mahdollista Jatkokoulutus Jatkokoulutuksen tarkoituksena on tuottaa tekniikan tohtoreita ja tekniikan lisensiaatteja. Laitoksen vastuulla ovat seuraavat jatkokoulutuksen tutkimusalat: K008Z Lentotekniikka IA001Z Meritekniikka K026Z Lujuusoppi K103Z Virtausmekaniikka Laitoksen vastuulla olevia jatkokoulutustehtäviä ovat: Jatko opiskelijoiden rekrytointi Jatko opiskelijoiden ohjaus jatko opintokokonaisuuden suunnittelussa Jatko opintokurssien määrittely ja toimittaminen tiedekunnan hyväksyttäväksi Jatko opintokurssien suunnittelu ja toteutus tiedekunnan hyväksymää suunnitelmaa vastaten Toimintakäsikirja Sivu 7/23

8 Muiden jatko opintoihin liittyvien opintosuoritusten ohjaus ja arvostelu Lisensiaatti ja väitöskirjatöiden ohjaus ja valvonta Toimivan tutkijayhteistyön luonti ja ylläpito Jatkokoulutuksessa noudatetaan TKK:ta ja IA tiedekuntaa koskevien määräysten ja ohjeiden ohella seuraavia periaatteita: Rekrytoidaan kyvykkäitä kotimaisia ja ulkomaisia jatko opiskelijoita markkinoimalla jatko opiskelumahdollisuutta aktiivisesti potentiaalisille maisterivaiheen opiskelijoille Haetaan aktiivisesti tutkijakoulupaikkoja Haetaan aktiivisesti jatko opiskelun tutkimusaiheita ja rahoitusta alan teollisuudesta ja muilta sidosryhmiltä Ohjataan jatko opiskelijoita säännöllisesti ja riittävästi Hyödynnetään koko laitoksen osaamista jatkokoulutuksessa (laitoksen sisäinen yhteistyö) Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen tarkoituksena on siirtää oleellista tietoa laitokselta sidosryhmille ja muuhun yhteiskuntaan ja päinvastoin. Yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä tehtäviä ovat: Alaa hyödyntävien tutkimustulosten tuottaminen Jatkuva yhteydenpito alan teollisuuteen ja muihin sidosryhmiin Alan tiedettä ja tutkimusta koskevan tiedon välittäminen sidosryhmille ja muualle yhteiskuntaan Yhteiskunnallinen vaikuttaminen laitoksen toimintaedellytysten turvaamiseksi ja parantamiseksi Yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa sovelletaan seuraavia periaatteita: Tehdään pitkäjänteistä, tavoitteellista ja kumpaakin osapuolta hyödyntävää yhteistyötä sidosryhmien kanssa Osallistutaan sidosryhmien aikuis ja täydennyskoulutukseen resurssien puitteissa Laaditaan resurssien puitteissa alan oppimateriaalia Tiedotetaan kansantajuisesti alan kehityksestä ja laitoksen tutkimuksesta kotimaisissa tiedotusvälineissä 3.2 Tukitoiminnot Laitoksen tukitoiminnot ovat TKK:n vastaavien toimintojen osaprosesseja. Toimintoja ovat: Henkilöstöhallinto Toimintakäsikirja Sivu 8/23

9 Uuden työntekijän vastaanotto ja perehdyttäminen Opetushallinto Taloushallinto Tietohallinto Viestintä Kirjastotoiminta Kansainvälinen toiminta Johtaminen Henkilöstöhallinto, taloushallinto ja kirjastotoiminta muodostavat yhdessä hallinnollisten tukipalvelujen ryhmän. Laitoksella tukipalveluita tuottavat pääasiassa laitoksen sihteerit ja talousvastaavat. Hallinnollisten tukipalvelujen tehtävät on lueteltu liitteessä 4. Henkilöstöhallinto Laitoksen vastuulla olevia henkilöstöhallinnon tehtäviä ovat: Vakituisten virkojen täytön valmistelu ja täyttöesityksen antaminen tiedekunnalle Projektihenkilöstön palkkaus Henkilöstön lomasuunnitelmien ja toteutuneiden lomien kirjaaminen henkilöstötietojärjestelmään Lyhytaikaisten poissaolojen kirjaus henkilöstötietojärjestelmään Henkilöstön hyvinvoinnista huolehtiminen Henkilöstöhallinnossa noudatetaan seuraavia periaatteita: Alueet valmistelevat vakituisten virkojen täyttöesityksen. Professorien ja tarvittaessa muiden virkojen täyttöesitykset käsitellään laitoksen johtoryhmässä. Laitosjohtaja allekirjoittaa esityksen. Alueiden esimiehet nimittävät määräaikaiset tutkijat ja tutkimusapulaiset varmistuttuaan nimityksen tarpeellisuudesta ja riittävän rahoituksen olemassaolosta. Muut laitosjohtajan tekemät nimitykset valmistellaan sillä alueella, jota nimitys ensisijaisesti koskee. Alueen esimies tai sihteeri esittelee nimityksen laitosjohtajalle. Tärkeimmistä nimitysasioista keskustellaan johtoryhmässä. Alueiden sihteerit kirjaavat oman alueensa lomasuunnitelmat, toteutuneet lomat sekä lyhytaikaiset poissaolot henkilöstötietojärjestelmään. Henkilöstön hyvinvointia edistetään suunnitelmallisella toiminnalla, josta vastaa laitosjohtaja. Uuden työtekijän vastaanotto ja perehdyttäminen Laitoksen vastuulla on jokaisen uuden työntekijän vastaanotto ja perehdyttäminen. Vastaanotossa ja perehdyttämisessä noudatetaan seuraavia periaatteita: Toimintakäsikirja Sivu 9/23

10 Kaikki osa tai kokopäiväiseen työsuhteeseen otettavat uudet henkilöt perehdytetään sekä TKK:n että laitoksen toimintaan. Jokainen alue vastaa uuden työntekijänsä vastaanotosta ja perehdyttämisestä. Jokaisella alueella tulee olla ainakin yksi perehdyttämisestä vastaava henkilö. Kyseisen henkilön tulisi osallistua korkeakoulun järjestämään perehdyttämiskoulutukseen. Perehdyttäjät on lueteltu liitteessä 2. Perehdyttämisen tulee olla järjestelmällistä ja siinä tulee tukeutua TKK:n ohjeisiin tai vastaaviin laitoksen ohjeisiin. Perehdyttämisen muistilista on perehdyttäjän hyödyllinen työkalu samoin kuin Perehdytysopas. Opetushallinto Laitoksen vastuulla olevia opetushallinnon tehtäviä ovat: Laitoksen opetusohjelman ja lukujärjestyksen kokoaminen Oodi ja Noppa järjestelmien ajan tasalla pito laitosta koskevien tietojen osalta Laitoksen tutor toiminnan organisointi Laitoksen kurssipalautejärjestelmän ylläpito ja kehittäminen Aloitteiden teko laitoksen opetuskokonaisuuden ja kurssien kehittämiseksi Opetushallinnossa noudatetaan seuraavia periaatteita: Opetushallinnosta vastaa laitosjohtaja Opetushallinnon tehtävät hoitaa laitoksen opetushallinnon työryhmä. Taloushallinto Laitoksen vastuulla olevia taloushallinnon tehtäviä ovat: Laitoksen talousarvion laadinta sekä toteuman seuranta Ostolaskujen kirjaukset, tarkastukset ja hyväksynnät Myyntilaskujen laadinta, kirjaukset, tarkastukset ja hyväksynnät Taloushallinnossa noudatetaan seuraavia periaatteita: Laitoksen taloudesta vastaa laitosjohtaja Laitoksen talousvastaava laatii laitoksen talousarvion yhteistyössä alueiden talousvastaavien kanssa Laitoksen talousseurannan hoitaa laitoksen talousvastaava. Alueiden talousvastaavat seuraavat oman alueensa taloutta Laitoksen talousvastaava raportoi laitosjohtajalle laitoksen talouden tilan laitoksen johtajan määrittämin ajankohdin Laitosjohtajan valtuuttamana alueen esimies tai muu nimetty henkilö hyväksyy alueen omat osto ja myyntilaskut Alueet vastaavat omien osto ja myyntilaskujen kirjauksista, tarkastuksista ja hyväksynnöistä Toimintakäsikirja Sivu 10/23

11 Laitoksen yhteiset osto ja myyntilaskut käsittelee nimetty sihteeri. Nämä laskut asiatarkastaa laitoksen talousvastaava ja hyväksyy laitosjohtaja Menolaskun asiatarkastajan tulee varmistaa laskun asianmukaisuus. Lisäohjeita löytyy julkaisusta Kirjanpidon ohjeet 2009 Tietohallinto Laitoksen vastuulla on laitoksella tuotetun ja laitokselta/laitokselle siirretyn tiedon hallinta kattaen sekä painetun että sähköisessä muodossa olevan tiedon. Tietohallinnosta vastaavat alueet TKK:n ja IA tiedekunnan määräysten ja ohjeiden ja tarpeen mukaan laadittujen omien ohjeiden mukaisesti. Viestintä Laitoksen tehtävänä on tiedottaa henkilökunnalleen laitosta koskevat oleelliset asiat. Tiedotuksessa noudatetaan seuraavia periaatteita: Laitoksen yhteisiä tapahtumia pidetään vähintään kolme kappaletta vuodessa. Tapahtumassa tiedotetaan ajankohtaisista laitosta koskevista asioista. Laitoksen johtoryhmän kokouksista laaditaan tiedote, joka on koko henkilökunnan saatavilla. Alueiden esimiehet tiedottavat omalle henkilökunnalleen oleelliset, aluekohtaiset asiat Laitoksen ulkopuolisille tahoille tiedotetaan seuraavien periaatteiden mukaisesti: Laitoksen viestinnästä vastaa laitosjohtaja. Alueiden esimiehet vastaavat aluekohtaisesta viestinnästä. Mahdollisille tuleville ja nykyisille opiskelijoille kerrotaan laitoksen tarjoamista opiskelumahdollisuuksista laitoksen www sivujen kautta, osallistumalla korkeakoulun järjestämiin tiedotustapahtumiin sekä suoralla informaation jaolla kohderyhmille. Laitoksen sidosryhmille tiedotetaan laitoksen toiminnasta seminaareissa, koulutustilaisuuksissa, projektitoiminnan yhteydessä sekä muissa mahdollisissa yhteyksissä. Kirjastotoiminta Laitoksen kirjastot sijaitsevat tutkimus ja opetusalueilla: Lentotekniikan kirjasto sijaitsee Konetekniikka 1 rakennuksen huoneessa K204d Lujuusopin kirjasto sijaitsee Konetekniikka 3 rakennuksen huoneessa 123 Meritekniikan kirjasto sijaitsee Meritekniikan rakennuksessa osoitteessa Tietotie 1. Laitoksen tehtävänä on ylläpitää ja kehittää kirjastoja. Kirjastojen toiminnasta vastaavat alueiden esimiehet ja kirjastoja hoitavat alueiden esimiesten määrittelemät henkilöt. Kansainvälinen toiminta Laitos kehittää kansainvälistä toimintaansa ydintoimintojensa osana. Kansainväliseen toimintaan liittyvissä käytännön toimissa laitos tukeutuu TKK:lla tarjolla oleviin palve Toimintakäsikirja Sivu 11/23

12 luihin. Tärkeimpiä palveluiden tuottajia ovat Hallinto osaston Opintoasiat yksikkö (kansainväliset opiskelijapalvelut) ja Innovaatiokeskus (kansainväliset tutkimussopimukset). Johtaminen Laitosta johtaa laitosjohtaja tukenaan laitoksen johtoryhmä. Johtoryhmä kokoontuu laitosjohtajan kutsusta niin, että kokouksia pidetään luentokausien aikaan vähintään kerran kuukaudessa. Tarvittaessa laitosjohtaja voi kutsua johtoryhmän kokouksiin myös muita laitoksen edustajia ja määriteltyjen asioiden käsittelyyn laitoksen ulkopuolisia asiantuntijoita. 4. Laatu Laatutoiminnan tavoitteena on toiminnan jatkuva kehittäminen. Jotta toimintaa voidaan kehittää, sillä tulee olla: tavoite, johon toiminnan hyvyyttä verrataan toimintaprosessi (menettelytapa), joka määrittelee toiminnan toiminnan arviointi ja/tai mittaus toiminnan parantamistapa, joka huomioi arvioinnin/mittauksen tulokset suhteessa toiminnan tavoitteeseen. Toiminnan kehittämisen systematiikkaa selvittää kuva 4.1. Laitoksen laatutoiminnassa sovelletaan tätä systematiikkaa. KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset); Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden levittäminen, uusien tavoitteiden asettaminen Suunnittele toiminta tavoitteiden mukaan SUUNNITTELE (mitä teet); Toiminta ja taloussuunitelmat, strategiat, opetuksen/ tutkimuksen kehittämissuunnitelma, opetussuunnitelmat, opinto oppaat Paranna ja kehitä toimintaa Laadunvarmistussystematiikka Toteuta/toimi suunnitelmien mukaan ARVIOI, TARKISTA (kuinka hyvin onnistuit); Mittaristojen hyödyntäminen, itsearvioinnit, opiskelijapalaute, ulkoinen arviointi Arvioi, mittaa ja tee johtopäätökset TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); Toimintatavat, prosessikuvaukset tietojärjestelmät, työkalut, palautteen keruu, tilastointi, Kuva 4.1 Jatkuva toiminnan kehittämisen systematiikka. Toimintakäsikirja Sivu 12/23

13 4.1 Laatuorganisaatio Laitoksen toiminnan laadusta vastaa laitosjohtaja. Laatutoimintaa koordinoi laatutyöryhmä, jonka vetäjänä toimii laitoksen laatuvastaava. Laatutyöryhmässä ovat edustettuna kaikki tutkimus ja opetusalueet. Laatutyöryhmän tehtävänä on: Toimittaa laitoksen toimintakäsikirjaa Tunnistaa laitoksella tarvittavat yhteiset menettelytavat Käynnistää, organisoida ja valvoa tarvittavien menettelyohjeiden laadinta Ylläpitää luetteloa laitoksen menettelyohjeista ja toimintaohjeista Järjestää laitoksen sisäisiä laatukatselmuksia Informoida laitosjohtajaa laatuun liittyvistä asioista 4.2 Näkemys laadusta ja laatutavoitteet Laitos toteuttaa perustehtävänsä tämän käsikirjan määrittelyjen ja periaatteiden mukaisesti. Tavoitteena on lisäksi virtaviivaistaa tukitoiminnot niin, että ydintoimintoihin voidaan paneutua mahdollisimman täysiaikaisesti. Tämä edellyttää toimivia tukitoimintoproseduureja, jotka kuormittavat asiantuntijahenkilöstöä mahdollisimman vähän. Laitoksen laatutavoitteet on määritelty tässä toimintakäsikirjassa yleisellä tasolla toimintaperiaatteina. Tavoitteet priorisoidaan ja tarkennetaan vuosittain tehtävässä toimintasuunnitelmassa. Priorisointi ja tarkennukset tehdään riittävän haastavasti, mutta samalla realistisesti ottaen huomioon toiminnan kehittämiseen käytössä olevat resurssit. 4.3 Mittarit Laitoksen toiminnan mittareina käytetään TKK:n tulosopimusneuvottelussa IAtiedekunnalle määriteltyjä mittareita. Mittarit ovat määrällisiä ja vaikuttavat tiedekunnan ja laitoksen rahanjakoon. Tiedekunnan laatutavoitteet ja mittarit on kootusti esitetty tiedekunnan tulossopimuksessa tai sen luonnoksessa ( Tiedekunnan laatumittareiden lisäksi laitos voi määrittää mittareita oman toimintansa arviointiin. Näiden tarkoituksena on erityisesti mitata laitoksen toimivuutta ja laitoksen asettamien tavoitteiden toteutumista. 4.4 Palaute ja sen hyödyntäminen Laitos kerää palautetta toiminnastaan kehittääkseen ydin ja tukitoimintojaan. Perusopetus Perusopetuksessa palautetta kerätään kurssikohtaisesti käyttäen pääsääntöisesti wwwpohjaista palautteenkeruujärjestelmää. Kurssin vastaava opettaja voi lisäksi kerätä vapaamuotoista palautetta kurssista. Kurssipalautteen tarkoituksena on saada tietoa opetuksen sisällön ja toteutuksen toimivuudesta. Palautetta hyödynnetään kurssien suunnittelussa, opetuksen kehittämisessä, kurssivaatimuksien ja kurssien kuormittavuuden määrittelemisessä sekä opettajakoulutuksen suunnittelussa. Toimintakäsikirja Sivu 13/23

14 Tavoitteena on lisäksi aloittaa toiminta, missä valmistuneiden opiskelijoiden sijoittumista työelämään sekä heidän osaamisensa työnantajan vaatimuksiin nähden kartoitetaan säännöllisesti. Tämän palautteen avulla voidaan arvioida kurssien ja niiden sisältöjen ajanmukaisuutta. Jatkokoulutus Jatkokoulutuksessa palautetta kerätään jatko opiskelijoiden henkilökohtaisilla haastatteluilla, joista vastaa jatko opiskelua valvova professori. Haastattelu tehdään vähintään kerran vuodessa. Tuloksista tehdään vuosittain koko laitoksen kattava yhteenveto, jonka pohjalta määritellään jatkokoulutuksen kehitystoimenpiteet. Samassa yhteydessä kehitetään haastattelun sisältöä ja toteutusta tavoitteena mahdollisimman toimiva ja koko laitoksella käytössä oleva formaatti. Tutkimus Tutkimustoiminnassa palautetta kerätään muilta tutkimusosapuolilta ja tutkimuksen rahoittajilta. Palautetta kerätään tutkimuksen tuloksista ja tutkimuksen toteutuksesta. Palaute kerätään osana tutkimusprojektien päätöstoimenpiteitä. Palautetta hyödynnetään uusien tutkimusprojektien sisällön ja toteutuksen suunnittelussa. Tukitoiminnot Laitoksen tukitoiminnot palvelevat ensisijaisesti laitoksen henkilökuntaa sekä korkeakoulun hallintoa. Henkilökunnan tehtävänä on antaa palautetta tukipalvelujen toimivuudesta tukipalveluita tuottaville henkilöille. Palautetta puretaan ja esitettyihin epäkohtiin etsitään ratkaisuja sihteeripalavereissa, joita pidetään noin kerran kuukaudessa. Koko laitoksen henkilöstöllä on mahdollisuus antaa suoraa palautetta ja keskustella ratkaisuvaihtoehdoista laitospalaverien yhteydessä, joita pidetään vähintään kolme vuodessa. TKK:n palaute laitoksen tukipalveluihin tulee pääasiassa laitosjohtajan kautta, joka ryhtyy palautteen perusteella tarvittaviin toimenpiteisiin. TKK:n ulkopuolisilta tahoilta ei kerätä järjestelmällisesti palautetta laitoksen tukipalveluiden toimivuudesta ja laadusta. Mahdollinen palaute annetaan tiedoksi laitosjohtajalle ja tukipalveluiden vetäjälle, jotka tarvittaessa ryhtyvät korjaaviin toimenpiteisiin. 4.5 Toiminnan arviointi Laitoksen toiminnan arviointimenetelmiä ovat: ulkoiset arvioinnit TKK:n arvioinnit itsearvioinnit sisäiset toimintojen katselmukset Lisäksi IA tiedekunta arvioi laitoksen toimintaa ja tuloksia vuotuisten tulosneuvottelujen yhteydessä. Laitos osallistuu ulkoisiin ja TKK:n arviointeihin TKK:n määrittelyjen ja aikataulutuksen mukaisesti. Itsearviointi tehdään vuosittain elokuussa ennen seuraavan vuoden toimintasuunnitelman laatimista. Arvioinnin tarkoituksena on löytää toiminnan puutteet Toimintakäsikirja Sivu 14/23

15 ja niille korjaavat toimenpiteet. Itsearvioinnin toteuttaa laitoksen johtoryhmä. Arvioinnin tulokset ja korjaavat toimenpiteet kirjataan. Korjaavien toimenpiteiden toteutusta ja toimivuutta seurataan suunnitelmallisesti toimintojen katselmuksilla. Toimintakäsikirja Sivu 15/23

16 TKK Sovelletun mekaniikan laitos Toimintakäsikirja Liite 1: Vastuuhenkilöiden, toimikuntien ja työryhmien tehtävät Laitoksen johtaja Laitoksen johtajan tehtävänä on: 1. johtaa, kehittää ja valvoa laitoksen toimintaa ja vastata sen toiminnan tuloksista 2. päättää laitokselle myönnettyjen määrärahojen käyttämisestä 3. nimittää laitoksen virkoihin siten kun johtosäännöllä on määrätty 4. käsitellä ne laitokselle kuuluvat asiat, joista ei ole toisin säädetty tai johtosäännössä määrätty 5. järjestää laitoskokouksia laitoksen toiminnan kannalta merkittävien asioiden käsittelemiseksi sekä henkilökunnan kuulemiseksi vähintään kolme kappaletta vuodessa Alueen esimies Alueen esimiehen tehtävänä on: 1. johtaa, koordinoida ja kehittää oman alueensa toimintaa laitosjohtajan ja laitoksen johtoryhmän päätösten mukaisesti 2. vastaa, että jokaiselle alueen työntekijälle on määritelty lähiesimies 3. vastata oman alueensa taloudesta siten, että tulot ja menot ovat tasapainossa 4. hoitaa alueellaan muita hallinnollisia tehtäviä, joihin laitosjohtaja on esimiehen valtuuttanut Ryhmän vetäjä Tutkimusryhmän vetäjän tehtävänä on johtaa, koordinoida ja kehittää oman tutkimusryhmänsä toimintaa ja vastata tutkimusryhmän taloudesta alueen esimiehen ohjeistuksen mukaisesti. Koulutustoimikunta Koulutustoimikunta käsittelee opinnäytteisiin liittyviä asioita, diplomitöiden aiheita, valvojia ja ohjaajia sekä puoltaa hyväksyttäväksi opinnäytetyöt ja opinnäytetöiden aiheet Konetekniikan koulutusneuvoston kokoukseen. Toimikunta kokoontuu samana päivänä ennen Konetekniikan koulutusneuvoston kokousta. Jatko opintoihin liittyvät kysymykset käsitellään ja esitetään tiedekunnalle. Koulutustoimikunnan kokouksen sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan. Opetushallinto Sovelletun mekaniikan laitoksen opetushallinnossa on edustaja laitoksen kultakin tutkimus ja opetusalalta. Täten opetushallinto voi ottaa kantaa kaikkeen laitoksella annet Toimintakäsikirja Sivu 16/23

17 tavaan opetukseen. Opetushallinnon työvälineinä ovat kokoukset, sähköpostin välityksellä toimitettava yhteydenpito ja kunkin jäsenen itsenäinen työskentely. Opetushallinto ei tee omia päätöksiä vaan sen työn tuloksena ovat suositukset ja ehdotukset, jotka käsitellään ja hyväksytään laitoksen johtoryhmässä. Kaikki laitoksen johtoryhmälle esitettävät suositukset ja ehdotukset pyritään käsittelemään siten, että ne ovat opetushallinnon kaikkien jäsenten hyväksymiä. Jos eriäviä mielipiteitä esiintyy, niistä on merkintä laitoksen johtoryhmälle lähetettävässä suosituksessa tai ehdotuksessa. Sovelletun mekaniikan laitoksen opetushallinnon ensisijaisena tehtävänä on koordinoida laitoksella annettavaa opetusta. Siten opetushallinto tarkkailee laitoksen kurssitarjontaa, tarvittaessa ehdottaa rajoituksia kurssien sisältöihin ja tuo esiin tarpeen laajentaa jonkin kurssin sisältöä tai luoda kokonaan uusia kursseja. Myös kurssien sisällöllisestä päällekkäisyydestä tiedottaminen ja siihen liittyvien parannusehdotusten tekeminen kuuluu opetushallinnon työnkuvaan. Opetushallinto huolehtii siitä, että opetusohjelmassa on esitetty oikeat tiedot laitoksen hallinnoimista moduuleista ja sen tarjoamista kursseista. Myös muun opetukseen liittyvän aineiston hallinnointi opetusohjelmassa kuuluu opetushallinnon toimialaan. Opetusohjelman fyysinen päivittäminen ei kuulu opetushallinnolle. Opetushallinto vastaa siitä, että työ tulee tehtyä. Opetushallinto vastaa kurssipalautejärjestelmän ylläpidosta, toimittaa opettajille kurssipalautekyselyn tekemiseen tarvittavaa tietoa sekä opastusta ja huolehtii palautejärjestelmään kirjautumista varten tarvittavien käyttäjätunnusten ylläpidosta. Opetushallinto vastaa laitoksen www sivuista siltä osin kun ne liittyvät opetukseen. Tämä työ tehdään laitoksen www sivuista vastaavan elimen alaisuudessa. Edellisten lisäksi opetushallinto käsittelee muita laitoksen opetushallintoon liittyviä yksityiskohtaisiakin asioita ja tekee tarvittavia ehdotuksia. Esimerkiksi oppilaiden tekemät kursseihin liittyvät ehdotukset voidaan varsin luontevasti ensin käsitellä opetushallinnossa ja sitten esittää työstetyt ehdotukset laitoksen johtoryhmälle päätöksentekoa varten. www sivut Työryhmän tehtävänä on luoda laitoksen www sivut sekä järjestää niiden ylläpito ja valvoa sivuston ajantasaisuutta. Tutkijayhteistyö (täydennetään myöhemmin) Laatu Laatutyöryhmän tehtävänä on: Toimittaa laitoksen toimintakäsikirjaa Tunnistaa laitoksella tarvittavat yhteiset menettelytavat Käynnistää, organisoida ja valvoa tarvittavien menettelyohjeiden laadinta Toimintakäsikirja Sivu 17/23

18 Ylläpitää luetteloa laitoksen menettelyohjeista ja toimintaohjeista Järjestää laitoksen sisäisiä laatukatselmuksia Informoida laitosjohtajaa laatuun liittyvistä asioista Toimintakäsikirja Sivu 18/23

19 TKK Sovelletun mekaniikan laitos Toimintakäsikirja Liite 2: Laitoksen vastuuhenkilöt sekä alueiden koordinaatioryhmien ja neuvottelukuntien sekä työryhmien ja toimikuntien jäsenet Laitoksen vastuuhenkilöt Tehtävä Vastuuhenkilö Varahenkilö Laitoksen johtaja Olli Saarela Jukka Tuhkuri Lentotekniikan esimies Olli Saarela Erkki Soinne Lujuusopin esimies Jukka Tuhkuri Gary Marquis Meritekniikan esimies Jerzy Matusiak Pentti Kujala Virtausmekaniikan esimies Timo Siikonen Ari Miettinen Talousvastaava Timo Brander Heikki Remes Hallinnolliset tukipalvelut Timo Brander Tekniset tukipalvelut Keijo Hanhirova Koulutustoimikunta Jerzy Matusiak Opetushallinto Kari Santaoja Tommi Mikkola www sivut Timo Brander Kari Santaoja Tutkijayhteistyö Jukka Tuhkuri Laatu Teemu Manderbacka Perehdyttäjät Alue Lentotekniikka Lentotekniikka Lujuusoppi Meritekniikka Virtausmekaniikka Vastuuhenkilö Timo Brander Mikko Korhonen Kari Santaoja Heikki Remes Timo Siikonen Laitoksen johtoryhmä Olli Saarela puheenjohtaja Jukka Tuhkuri varapuheenjohtaja Jerzy Matusiak Timo Siikonen Timo Brander sihteeri Keijo Hanhirova Kari Santaoja Toimintakäsikirja Sivu 19/23

20 Lentotekniikan koordinaatiotyhmä Olli Saarela puheenjohtaja Erkki Soinne Timo Brander Mikko Korhonen Timo Sailaranta Markus Wallin Lujuusopin koordinaatioryhmä Jukka Tuhkuri puheenjohtaja Gary Marquis Jouni Freud Kari Santaoja Kari Kantola Meritekniikan koordinaatioryhmä Jerzy Matusiak puheenjohtaja Petri Varsta Pentti Kujala Risto Jalonen Keijo Hanhirova Teemu Manderbacka Pentti Tukia Heikki Remes Tommi Mikkola Jani Romanoff Virtausmekaniikan koordinaatioryhmä Timo Siikonen puheenjohtaja Juhaveikko Ala Juusela Mikko Auvinen Tomas Brockman Reijo Lehtimäki Ari Miettinen Mizanur Rahman Heru Reksoprodjo Lentotekniikan neuvottelukunta Olli Saarela puheenjohtaja Erkki Soinne Markku Ihantola Jukka Holkeri Patria Kimmo Soini Finnair Ari Vahtera Ilmailuhallinto Jarmo Alanko Ilmavoimat Lujuusopin neuvottelukunta ei ole Toimintakäsikirja Sivu 20/23

21 Meritekniikan neuvottelukunta ei ole Virtausmekaniikan neuvottelukunta ei ole Koulutustoimikunta Jerzy Matusiak puheenjohtaja Jukka Tuhkuri Timo Siikonen Erkki Soinne Heikki Remes Kari Santaoja Henri Lönn varalla Heikki Sjöman Opetushallinto Kari Santaoja Tommi Mikkola Mikko Auvinen Jarno Ruotsalainen vetäjä varavetäjä www sivut Timo Brander vetäjä Kari Santaoja varavetäjä Juhaveikko Ala Juusela Jani Romanoff varalla Olli Lassinen Tutkijayhteistyö Jukka Tuhkuri Jani Romanoff Timo Siikonen Laatutoimikunta Teemu Manderbacka Juhaveikko Ala Juusela Kari Kantola Mikko Korhonen puheenjohtaja laatuvastaava Toimintakäsikirja Sivu 21/23

22 TKK Sovelletun mekaniikan laitos Toimintakäsikirja Liite 3: Voimassa olevat toimintaohjeet Toimintakäsikirja Sivu 22/23

23 TKK Sovelletun mekaniikan laitos Toimintakäsikirja Liite 4: Hallinnollisten tukipalvelujen tehtävät ja tekijät Hallinnolliset tukipalvelut käsittävät: taloushallinnon henkilöstöhallinnon muut hallinnolliset tukipalvelut Taloushallinnon tehtävänä on tuottaa laitoksen ja alueiden johdolle talousarvioita sekä talouden toteumatieoja sekä huolehtia laitoksen yhteisten menojen kirjauksista. Alueiden talousasioita hoitavat alueiden sihteerit yhdessä alueiden talousvastaavien kanssa. Alueiden esimiehet vastaavat oman alueensa taloudesta. Taloushallinnon henkilöstö on seuraava: Timo Brander laitoksen ja lentotekniikan talousvastaava Kari Kantola lujuusopin talousvastaava Heikki Remes meritekniikan talousvastaava Timo Siikonen virtausmekaniikan talousvastaava Irina Forsman laitoksen taloussihteeri Henkilöstöhallinnon ja muiden hallinnollisten tukipalveluiden tehtävät tehdään alueilla. Alueiden sihteerit ovat: Anna Maija Harju lentotekniikka Tytti Nyman lentotekniikka Irina Forsman lujuusoppi Leila Silonsaari meritekniikka Susanne Dahlström meritekniikka Kirsi Romanoff meritekniikka Tytti Nyman virtausmekaniikka Terhi Kujala virtausmekaniikka, energiatekniikan laitos Laitoksen matkasihteerit vastaavat matkojen varauksista ja matkalaskujen tiliöinneistä. Matkasihteerit toimialueittain ovat: Anna Maija Harju Konetekniikka 3 rakennus (lentotekniikka ja lujuusoppi) Tytti Nyman Konetekniikka 4 rakennus (lentotekniikka ja virtausmekaniikka) Leila Silonsaari Konetekniikka 5 (meritekniikka) Laitoksen hankintavastaava toimii hankinta asioiden yhteyshenkilönä korkeakoulun hankinta asioista vastaaviin tahoihin. Laitoksen hankintavastaava on Kari Kantola. Toimintakäsikirja Sivu 23/23