Basware P2P uusi järjestelmä ostolaskujen käsittelyyn osa 2: maksusuunnitelmat

Transkriptio

1 1

2 Basware P2P uusi järjestelmä stlaskujen käsittelyyn sa 2: maksusuunnitelmat Kulutusmateriaali maksusuunnitelmien tarkastamista ja hyväksymistä varten (päivitetty / Anne Perkiö, Mnetra Oy) 2

3 Sisällysluettel Tämä materiaali n jatka P2P-kulutusmateriaalin saan 1, jka sisältää yleisesittelyn P2P:stä ja stlaskujen käsittelystä. Tässä materiaalissa käsitellään stlaskujen autmatisintia maksusuunnitelmien avulla: Osa 1: Maksusuunnitelmien esittely (sivut 4-7) Osa 2: Maksusuunnitelmien tarkastus (sivut 8-9) Osa 3: Maksusuunnitelmien hyväksyntä (sivut 10-11) Osa 4: Mnetran streskntran yhteystiedt (sivu 12) 3

4 Osa 1: Maksusuunnitelmat Maksusuunnitelmien avulla autmatisidaan spimukseen perustuvien velituslaskujen käsittelyä: -> P2P käsittelee laskun tiliöijän, tarkastajan ja hyväksyjän pulesta -> esim. vukrat, sähkölaskut, puhelinlaskut, IT-lisenssimaksut -> laskun tiedissa pitää näkyä spimusnumer, jka kytkee saapuvan laskun P2P:ssä ikeaan maksusuunnitelmaan Maksusuunnitelman P2P:ssä laatii Mnetran asiakasrganisaatin ns. maksusuunnitelmien ylläpitäjä: -> uusi maksusuunnitelma tulee tiliöidä, tarkastaa ja hyväksyä ennen kuin se vidaan ttaa käyttöön (samalla tavalla kuin laskutkin) Hyödyt: -> laskujen manuaalinen käsittely vähenee -> tiliöintivirheet vähenee 4

5 Spimusnumer Timittajaa/myyjää pyydetään lisäämään laskulle spimusnumer, jllei sitä j laskulla le: vi lla mudltaan mitä tahansa (tekstiä/numerita) yleensä myyjän ja stajan spima näkyy P2P:ssä Suunnitelman viite-kentässä: js myyjän laskutushjelmassa ei le Spimusnumer-kenttää, P2P saa hakea spimusnumera myös seuraavista kentistä laskun saapuessa P2P:hen: Tilaajan viite: //INVOICE/HEADER/ORDER_REFERENCE Tilausnumer: //INVOICE/HEADER/ORDER_INFORMATION/ORDER_NUMBER Ostajan viite: //INVOICE/HEADER/BUYER_REFERENCE Asiakasnumer: //INVOICE/RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/CUSTOMER_ID 5

6 Maksusuunnitelmien eri tyypit 1) Aikaperusteiset (yleisin) sveltuvat laskuille: jtka saapuvat säännöllisesti (esim. kerran kuukaudessa, mm. puhelin- ja sähkölaskut, it-lisenssimaksut) jissa n spimusnumer, aina sama tiliöinti, sama tarkastaja ja hyväksyjä maksusuunnitelmaan merkitään aikataulu, jssa annetaan mm. -rajat, minkäsummaisia laskuja saa käsitellä autmaattisesti (js saapuva lasku ylittää enimmäissumman, lasku lähtee kiertn manuaalisesti käsiteltäväksi) 2) Budjettiperusteiset kuten aikaperusteinen, mutta: maksusuunnitelmaan määritetään eurmääräinen budjetti (laskut täsmäytetään maksusuunnitelmaan kunnes budjetti käytetty) maksusuunnitelmaan määritetään yksittäisen laskun maksimisumma 3) Aikaperusteiset itselaskutuksena: timittajan ei tarvitse lähettää laskua vaan P2P lu itse laskun esim. kerran kuussa (asiasta svitaan timittajan kanssa) Sveltuu mm. vukrille ja vastikkeille 6

7 Esimerkki maksusuunnitelmasta Alla tehty tietyn sähkötimittajan laskuista spimusnumern (maksusuunnitelman viitteen) perusteella maksusuunnitelma (sähkölaskuissa spimusnumer n yleensä käyttöpaikan numer, puhelinlaskuissa puhelinnr) Kun maksusuunnitelma n tarkastettu ja hyväksytty, laskut alkavat täsmäytymään suunnitelmaan ja siirtyvät suraan maksuvalmiiksi Js saapuva lasku ylittää määritetyn enimmäissumman, lasku lähtee kiertn manuaaliseen käsittelyyn 7

8 Osa 2: Suunnitelman tarkastus Saat sähköpstiisi Basware P2P:n lähettämän ilmituksen käsiteltävistä maksusuunnitelmista (ilmituksessa n linkki, jsta pääset maksusuunnitelmiin) Tarkista, että let Omat tehtävät-sin Suunnitelmat-välilehdellä ja sinulla n auki lista avimista maksusuunnitelmista Suunnitelmat, jtka vat saapuneet sinulle tarkastettavaksi näkyvät tehtävänä Otsikktasn tarkastus (js sinulle n saapunut suunnitelmia hyväksyttäväksi, niissä lukee Hyväksyntä ) Avaa suunnitelma kaksisklikkaamalla maksusuunnitelman riviä 8

9 Suunnitelman tarkastus Maksusuunnitelma n aina timittajakhtainen ja siihen n merkitty maksuaikataulu, miltä ajalta k. timittajan tiettyyn spimusnumern perustuvat laskut käsitellään autmaattisesti Maksusuunnitelmassa n valmiina kaikki tarvittavat tiedt kuten tiliöinti. Js tiliöintiä pitää muuttaa: muuta tiliöintiä tarvittaessa (Hum! tiliöintimuuts tehdään jkaiselle valitulle maksuaikataulun riville erikseen) tai Hylkää maksusuunnitelma ja kirjita kmmentti Js maksusuunnitelma ei kuulu sinulle, Hylkää tai valitse Lisätiminnt\Välitä eteenpäin Merkitse tarkastetuksi: js haluat kmmentida suunnitelmaa, lisää kmmentti Lisää kmmentti - painikkeella ennen kuin merkitset suunnitelman tarkastetuksi: Tarkasta -> suunnitelma siirtyy valitsemallesi hyväksyjälle hyväksyttäväksi (Hum! hyväksyjällä tulee lla hyväksyntäikeudet kk maksusuunnitelman lppusummaan, jka kstuu maksuaikataulun kaikkien kuukausittaisten laskujen bruttsummasta yhteensä 9

10 Osa 3: Suunnitelman hyväksyntä Saat sähköpstiisi Basware P2P:n lähettämän ilmituksen käsiteltävistä maksusuunnitelmista (ilmituksessa n linkki, jsta pääset suunnitelmiin) Tarkista, että let Omat tehtävät-sin Suunnitelmat-välilehdellä ja sinulla n auki lista avimista suunnitelmista Suunnitelmat, jtka vat saapuneet sinulle hyväksyttäväksi näkyvät tehtävänä Hyväksyntä Hum! sinulle n vinut saapua suunnitelmia myös tarkastettavaksi (et vi tarkastaa ja hyväksyä samaa maksusuunnitelmaa) Avaa suunnitelma kaksisklikkaamalla maksusuunnitelman riviä 10

11 Suunnitelman hyväksyntä Maksusuunnitelma n aina timittajakhtainen ja siihen n merkitty maksuaikataulu, miltä ajalta k. timittajan tiettyyn spimusnumern perustuvat laskut käsitellään autmaattisesti Maksusuunnitelmasta hyväksytään kk maksusuunnitelman lppusumma, jka kstuu maksuaikataulussa levien kaikkien kuukausittaisten laskujen bruttsummasta yhteensä Js maksusuunnitelma ei kuulu sinulle, Hylkää tai valitse Lisätiminnt\Välitä eteenpäin Merkitse hyväksytyksi: js haluat kmmentida maksusuunnitelmaa, lisää kmmentti Lisää kmmentti -painikkeella ennen kuin hyväksyt suunnitelman: Hyväksy -> spimus n nyt käytössä ja saapuvat k. timittajan velituslaskut, jissa n suunnitelman viite, alkavat täsmäytyä autmaattisesti tähän spimukseen (hyvityslaskut käsitellään manuaalisesti) 11

12 Yhteydentt (Mnetra Oy/streskntra) Yhteydentt P2P-järjestelmän ngelmatilanteissa ja neuvnnassa asiakaskhtaisiin ryhmäsähköpstilaatikihin: Haapaveden kaupunki: Hailudn kunta: Kem peleen kunta: Lim ingan kunta: Lum ijen kunta: Nrdlab: Oulun Ammattikrkeakulu Oy: Oulun Jätehult Oy: Oulun kaupunki: Oulun kaupunginteatteri Oy: Oulun Satama Oy: Oulun seudun kulutuskuntayhtymä: Oulun Tutantkeittiö Oy: Oulun Työterveys Oy: Ranuan kunta: Sdankylän kunta: Taivalksken kunta: Käyttöikeusasiat (käyttöikeusmuutkset ja ilmitukset, js ngelmia sisäänkirjautumisessa): Muut P2P-järjestelmään liittyvät asiat: 12