Basware P2P (Alusta) uusi järjestelmä ostolaskujen käsittelyyn. Asiakaskoulutukset joulukuu tammikuu 2016 Anne Perkiö 12.1.

Transkriptio

1 Basware P2P (Alusta) uusi järjestelmä ostolaskujen käsittelyyn Asiakaskoulutukset joulukuu tammikuu 2016 Anne Perkiö

2 P2P:hen siirtyminen Miksi? Baswaren IP-järjestelmä on yli 10 vuotta vanha ja pohjautuu vanhentuneeseen teknologiaan Basware IP ei tue uusimpia selaimia (esim. Internet Explorer 11) Basware ei enää kehitä IP:tä Basware P2P korvaa IP:n IP Monitor on työasemalle erikseen asennettava ohjelma IP ei sovellu hyvin palvelukeskustoimintaan, koska kaikkia asetuksia ei voi määritellä yrityskohtaisesti Versiopäivitykset työläitä IP:ssä (P2P:ssä versiopäivitykset autom. 1 krt/kk) 2

3 P2P:hen siirtyminen Mikä on P2P? Baswaren SaaS-palveluna (pilvipalveluna): Selainpohjainen sovellus, jota voi käyttää mistä päin maailmaa tahansa (työpaikalla, kotona, lomamatkalla pelkkä nettiyhteys riittää) Ilmaiset ja jatkuvat versiopäivitykset automaattisesti (kerran kuukaudessa) Hyötyjä mm. Yksi ohjelma samassa järjestelmässä ThinClient, Monitor ja CM Enemmän mahdollisuuksia laskun automaattisen kierron määrittelyyn Hyväksyjäsalasanaa ei enää tarvita Laskun historiatiedoista näkee paremmin, kuka muuttanut tiliöinnissä mitäkin tiliä/kustannuspaikkaa jne. (vanha arvo vs. uusi arvo) Tiliöinneissä voidaan hyödyntää organisaation yhteisiä mallitiliöintejä (hyödyllisiä esim. sijaisille, kierronvalvoja ylläpitää yhteisiä mallitiliöintejä, ks. dia 11) 3

4 P2P:hen siirtyminen Milloin? Käyttöönotto Saat sähköpostitse uuden P2P-salasanan (käyttäjätunnus kuten nyt IP:ssä) ja linkin, jolla pääset kirjautumaan P2P:hen selaimessa Salasana täytyy vaihtaa ensimmäisen sisäänkirjautumisen yhteydessä: Salasanan vaatimukset: pituus väh. 8 merkkiä, salasanassa pitää olla vähintään yksi erikoismerkki, yksi numero ja yksi iso kirjain erikoismerkin saat numeronäppäimistöltä, esim.! tai # tai % Laskut ohjautuvat P2P:hen klo 9 alkaen Siirtymäkausi vanha IP ja uusi P2P käytössä yhtä aikaa Vanhat laskut, jotka saapuneet vielä IP:hen -> käsitellään IP:ssä IP:ssä olevat laskut ovat katseltavissa vielä P2P:n käyttöönoton jälkeenkin IPThinClientissa ja IPMonitorissa Uudet laskut saapuvat lähtien P2P:hen -> käsitellään P2P:ssä Ostoreskontra siirtää laskuja IP:stä ja P2P:stä kirjanpitoon (Intime), kunnes kaikki laskut IP:stä on käsitelty 4

5 P2P:hen siirtyminen Milloin? Sisäiset laskut (Hailuoto, Liminka tulossa) mennessä web-laskutuksessa tehdyt laskut siirtyvät IP:hen kiertoon. Siihen mennessä olisi hyvä olla tehtynä v kaikki sisäiset laskut (aikataulu asiakkaan tilinpäätösaikataulun mukaan). Huom! Sovitaan asiakkaittain, kuka tekee jälkeen ensimmäiset sisäiset laskut, jotka siis tulevat P2P:hen kiertoon. Vasta sen jälkeen muut voivat tehdä sisäisiä laskuja. P2P:ssä sisäiset laskut tehdään tositelajille 78 ja laskunumerosarjaan 17 eli 78-alkuiselle laskunumerolle Sähköiset maksumääräykset (Hailuoto ja Lumijoki, Liminka ja Nordlab tulossa) Huom! Sovitaan asiakkaittain, kuka ja milloin tehdään ensimmäinen sähköinen maksumääräys jälkeen. Vasta tiedostosiirtojen toimivuuden varmistamisen jälkeen muut voivat tehdä sähköisiä maksumääräyksiä. Huom! Linkki liitteelle ei toimi Alustassa, sen vuoksi liitä pdf-liite maksumääräykselle vasta Alusta P2P:ssä. Liitteiden käsittelyyn on tulossa arkistoinnin takia muutos. 5

6 Laskun kierron automatisointi 1) Laskun täsmäyttäminen maksusuunnitelmaan (IP:ssä oli CM-sopimus): Lasku täsmäytetään automaattisesti maksusuunnitelmaan (autom. tiliöinti, tarkastus- ja hyväksyntämerkintä sekä merkintä kirjanpitoon siirrettäväksi) Hyödyt: halvempi hinta, työajan säästö tarkastajilla, hyväksyjillä ja Monetran reskontranhoitajilla, vähemmän viivästysseuraamuksia, oikeat tiliöinnit laskuille, mikä vähentää tiliöintivirheitä Soveltuu seuraaville ostolaskuille: - Aikaperusteiset: - säännöllisesti saapuvat laskut (esim. kerran kuukaudessa) - joissa on sopimusnumero - joissa on sama tiliöinti - joissa on sama tarkastaja ja hyväksyjä - päivämäärä- ja summatoleranssit määritetään sopimuksittain - Aikaperusteiset itselaskutuksena: toimittajan ei tarvitse lähettää laskuja vaan P2P luo itse laskun esim. kerran kuussa. Soveltuu mm. vastikkeille ja autopaikkavuokrille - Budjettiperusteiset: määritetään euromääräinen budjetti tai laskujen kappalemäärän budjetti (laskut täsmäytetään sopimukseen kunnes budjetti tai kpl on saavutettu). Budjettiperusteisesti täsmäytettävät laskut tarvitsevat myös sopimusnumeron. 6

7 Laskun kierron automatisointi 1) Maksusuunnitelmat - ylläpito-oikeus tarvittaessa organisaatiossa nimetylle henkilölle (ns. Professional-käyttäjä) - maksusuunnitelmat tulevat tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi organisaatiossa - Monetra syöttää nykyiset CM-sopimukset P2P-maksusuunnitelmiksi - maksusuunnitelmat tulevat tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi organisaatiossa 7

8 Laskun kierron automatisointi 2) Laskun tarkastustehtävän vastaanottaja: Järjestelmä lähettää uuden laskun automaattisesti tietylle henkilölle tarkastettavaksi: 1.1 Jos laskulta löytyy viitehenkilö, lasku siirtyy tarkastettavaksi tälle henkilölle (toimittaja lisää tarkastajan nimen yleensä Viitteenne-kenttään) 1.2 Jos laskulta ei löydy viitehenkilöä, P2P etsii vielä ns. toimittaja-autoflow:sta vastaanottajaa -> tietyn toimittajan laskut siirtyvät aina nimetylle henkilölle tarkastettavaksi (kyseiset toimittajat ja tarkastajien nimet ilmoitetaan Monetralle) 8

9 Laskun tarkastaminen Mitä uutta? Tarkastajilla oletushyväksyjä (mikäli näin on sovittu): Käyttäjätietoihin P2P:n pääkäyttäjä Monetralla voi määrittää oletushyväksyjän tarkastajalle Tarkastetut laskut siirtyvät tällöin aina oletushyväksyjälle hyväksyttäväksi Jos ei oletushyväksyjää, tarkastaja valitsee, kenelle lasku lähetetään hyväksyttäväksi Laskun otsikkotiedoissa Kirjauspäivä-kenttä. Kirjauspäivä tulee muuttaa sen mukaan, milloin tavara tai palvelu on vastaanotettu Kirjauspäivään tulee kiinnittää huomiota erityisesti vuoden vaihteessa esim. tammikuussa saapuu lasku, joka kuuluu edelliselle vuodelle -> kirjauspäivä joulukuulle joulukuussa saapuu lasku, joka kuuluu seuraavalle vuodelle -> kirjauspäivä tammikuulle Kirjauspäivä on oletuksena sama kuin laskun päivämäärä 9

10 Laskun hyväksyminen Mitä uutta? Tarkastajilla oletushyväksyjä: Käyttäjätietoihin P2P:n pääkäyttäjä Monetralla voi määrittää oletushyväksyjän tarkastajalle Tarkastetut laskut siirtyvät tällöin aina oletushyväksyjälle hyväksyttäväksi Jos saat laskun, jota sinun ei kuulu hyväksyä, välitä hyväksymistehtävä toiselle hyväksyjälle Laskun hyväksynnässä ei erillistä salasanaa (käyttäjä on jo tunnistettu ohjelman sisäänkirjautumisen yhteydessä) Hyväksynnän eurorajat: Käyttäjätietoihin voidaan määritellä euroraja, mihin asti hyväksyjällä oikeudet hyväksyä ostolaskuja Euroraja on laskun bruttosummaan perustuva (=laskun loppusumma) Otsikkotason hyväksyntä: Hyväksytään lasku, ei yksittäisiä tiliöintirivejä Järjestelmässä mahdollisuus valita otsikko- tai rivitason hyväksyntä 10

11 Kierronvalvoja uusi rooli Mahdollista antaa organisaation käyttäjälle Kierronvalvoja saa seuraavat oikeudet: Laskujen kierron seuranta (kaikki organisaation laskut) Kierrossa olevien/hylättyjen laskujen muokkaus: laskun otsikkotietojen korjaukset (esim. laskun eräpäivä, jos sovittu toimittajan kanssa asiasta) Kierrossa olevien laskujen tiliöintien muutokset Kierrossa olevien/hylättyjen laskujen välitys toiselle tarkastajalle/hyväksyjälle Hylättyjen laskujen mitätöinti Mahdollisuus maksusuunnitelmien ylläpitoon Organisaation jaettujen tiliöintimallipohjien ylläpito 11

12 Käyttöoikeudet P2P:hen Käyttäjien lisäykset: käyttöoikeuslomakkeella tarvittavat tiedot: Valitaan, mitä käyttöoikeuksia käyttäjälle myönnetään: Hyväksymisoikeus Tarkastusoikeus Kierronvalvontaoikeus Maksusuunnitelmien ylläpito Hyväksyjät: laskujen hyväksynnän euroraja (bruttosumma)/rajaton hyväksymisoikeus Tarkastajat: oletushyväksyjän nimi (ei pakollinen) Esimiehen allekirjoitus Käyttöoikeuslomakkeen välitys s-postiin: Sovittava, kuka välittää käyttöoikeuslomakkeen Monetralle: Vain tietty, nimetty henkilö? Kuka tahansa? Monetra välittää pyynnön tarvittaessa kopiona organisaation nimetylle yhteyshenkilölle 12

13 Käyttöoikeudet P2P:hen Seuraavat muutokset käyttöoikeuksista välitettävä Monetralle: Nimimuutokset Roolimuutokset (esim. hyväksyjästä tarkastaja) Tarkastajan oletushyväksyjä muuttuu tai tarkastajalla ei ole oletushyväksyjää jatkossa Hyväksynnän euroraja muuttuu laskujen hyväksyjillä Käyttäjien poistot Muutokset ilmoitetaan: Monetra lähettää luettelon P2P-käyttöoikeuksista säännöllisin väliajoin yhteyshenkilölle tarkistettavaksi 13

14 Sisäänkirjautuminen P2P:hen Tuetut selaimet: Internet Explorer 11 ja Firefox 40 Linkki P2P:hen: User name = käyttäjänimesi (yleensä sama kuin työaseman käyttäjätunnus) Password = sähköpostitse saamasi salasana (vaihdettava ensimmäisen sisäänkirjautumisen yhteydessä) Salasanan vaatimukset: pituus väh. 8 merkkiä, salasanassa pitää olla vähintään yksi erikoismerkki, numero ja yksi iso kirjain Erikoismerkin saat numeronäppäimistöltä, esim.! tai # tai % Forgot your password? Unohditko salasanasi: klikkaa linkkiä, syötä käyttäjänimesi ja saat sähköpostitse linkin, jonka avulla saat määritettyä uuden salasanan TAI ole yhteydessä ostoreskontraan (yhteystiedot viimeisessä diassa) Uloskirjautuminen: 14

15 Osa 1: Laskut 15

16 Uusi lasku tarkastettavaksi Saat sähköpostiisi Basware P2P:n lähettämän ilmoituksen käsiteltävistä laskuista (ilmoituksessa on linkki, josta pääset laskuihin) Tarkista, että olet Omat tehtävät-osion Laskut-välilehdellä ja sinulla on auki lista avoimista laskuista Laskut, jotka ovat saapuneet sinulle tarkastettavaksi näkyvät tehtävänä Otsikkotason tarkastus (jos sinulle on saapunut laskuja hyväksyttäväksi, niissä lukee Hyväksyntä ) Laskut näkyvät eräpäiväjärjestyksessä. Huom! tarkista myös kirjauspäivä, jotta lasku ehtii oikealle kirjanpitokaudelle Avaa lasku kaksoisklikkaamalla laskuriviä 16

17 Uusi lasku tarkastettavaksi Lasku on aiheeton (olethan yhteydessä myös toimittajaan): klikkaa Hylkää (IP:ssä oli Mitätöintipyyntö) ja kirjoita kommenttiin hylkäyksen syy. Lasku mitätöidään ostoreskontrassa Lasku ei kuulu sinun tarkastettavaksi : Jos tiedät oikean tarkastajan: klikkaa Lisätoiminnot\Välitä eteenpäin ja valitse tarkastaja Jos et tiedä oikeaa tarkastajaa: klikkaa Hylkää Lasku on virheellinen (olethan tarvittaessa yhteydessä myös toimittajaan): klikkaa Hylkää ja kirjoita kommenttiin, mistä virheestä on kyse. Lasku mitätöidään tarvittaessa tai virhe korjataan ostoreskontrassa. Jos odotat veloituslaskulle hyvityslaskua, aseta veloituslasku pitoon (ks. dia 18) siihen asti, kunnes saat hyvityslaskun. Mikäli hyvitys ja veloitus ovat yhtä suuria, voit hylätä ne Hylkää-toiminnolla. 17

18 Aseta lasku pitoon Voit asettaa esim. veloituslaskun pitoon, kun odotat sille hyvityslaskua (lasku on lukittu) Pidossa olevat laskut löytyvät kohdasta Omat tehtävät ja Pidossa Vapauta pidosta vapauttaa laskun käsiteltäväksi 18

19 Uusi lasku tarkastettavaksi Laskun tarkastus: tarkasta laskun tiedot; laskun otsikkotietojen vertaus laskun kuvaan Vaihda tarvittaessa laskun kirjauspäivää. Lasku kirjataan sille kuukaudelle, jolloin tavara tai palvelu on vastaanotettu Lisää tarvittaessa laskulle liite Liitteet-välilehdellä 19

20 Uusi lasku tarkastettavaksi Tiliöinti: Tiliöinnissä on useampia vaihtoehtoja: Lisää ensimmäinen rivi -> kirjoita tai valitse tili ja laskentatunnisteet manuaalisesti Hae mallipohja -> valitse valmis tiliöinti organisaatiosi yhteisistä tai sinun omista mallitiliöinneistä Tuo tiliöinti Excel-tiedostosta -> tuo valmis tiliöinti excelistä (saat tiliöintimallipohjan exceliin viemällä ensin joltain laskulta tiliöinnit Vie tiliöinti Excel-tiedostoon -toiminnolla) Käytä historiaa -> tuo valmis tiliöinti ko. toimittajan kirjanpitoon siirretystä laskusta (tiliöinti tuodaan sinun viimeksi käsittelemästäsi, kirjanpitoon siirretystä laskusta) 20

21 Uusi lasku tarkastettavaksi Tiliöinti: jos haluat lisätä uuden tiliöintirivin, klikkaa tiliöintirivin kohdalla hiiren oikealla: Lisää rivi Kopioi rivi (Sisäiset laskut: ethän kopioi laskulla valmiina olevia tiliöintirivejä) Jos haluat poistaa rivin, klikkaa kyseisen rivin kohdalla hiiren oikealla: Poista rivi Voit muuttaa tarvittaessa tiliöintitaulukon sarakkeiden järjestystä raahamalla sarakkeen haluttuun kohtaan 21

22 Uusi lasku tarkastettavaksi Sisäisen laskun tiliöinti (Liminka ja Hailuoto): - P2P:ssä laskulla näkyy valmiina tulorivin tiliöinti (älä muuta äläkä poista tätä) - Lisää menorivin tiliöinti klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta laskulla olevan valmiin tiliöintirivin kohdalla ja valitse Lisää rivi. - Tiliöi meno sisäiselle kirjanpidon tilille (sisäisen tilin pituus 5 numeroa), sisäiselle laskulle ei valita alv-koodia - Valitse tiliöintiin myös Sisäinen kumppanikoodi (meno) (toimittajan nimen perässä oleva koodi) - Sisäisellä laskulla jää tiliöintiin aina ero (laskun loppusumma), mutta tiliöinnin bruttosumma pitää olla aina 0,00 22

23 Uusi lasku tarkastettavaksi Merkitse tarkastetuksi: jos haluat kommentoida laskulle, lisää kommentti Historia ja kommentit - välilehdelle ennen kuin merkitset laskun tarkastetuksi: Tarkasta -> lasku siirtyy hyväksyjälle hyväksyttäväksi (käyttäjätietoihisi merkitty oletushyväksyjä tai valitsemasi hyväksyjä, jos sinulle ei ole merkitty oletushyväksyjää) Lisätoiminnot\Tarkasta ja välitä eteenpäin -> siirrät laskun vielä toiselle tarkastajalle tarkastettavaksi ja tiliöitäväksi. Sinun tarkastuksesi siirtyy lisäksi hyväksyjälle hyväksyttäväksi (lasku näkyy hyväksyjällä sen jälkeen, kun toinen tarkastaja on merkinnyt laskun tarkastetuksi) 23

24 Lasku hyväksyttäväksi Saat sähköpostiisi Basware P2P:n lähettämän ilmoituksen käsiteltävistä laskuista (ilmoituksessa on linkki, josta pääset laskuihin) Tarkista, että olet Omat tehtävät-osion Laskut-välilehdellä ja sinulla on auki lista avoimista laskuista Laskut, jotka ovat saapuneet sinulle hyväksyttäväksi näkyvät tehtävänä Hyväksyntä Huom! sinulle on voinut saapua laskuja myös tarkastettavaksi (et voi tarkastaa ja hyväksyä samaa laskua) Laskut näkyvät eräpäiväjärjestyksessä. Huom! tarkista myös kirjauspäivä, jotta lasku ehtii oikealle kirjanpitokaudelle Avaa lasku kaksoisklikkaamalla laskuriviä 24

25 Lasku hyväksyttäväksi Lasku on aiheeton (olethan yhteydessä myös toimittajaan): klikkaa Hylkää ja kirjoita kommenttiin hylkäyksen syy. Lasku mitätöidään ostoreskontrassa Lasku on virheellinen (olethan tarvittaessa yhteydessä myös toimittajaan): Voit hylätä laskun: klikkaa Hylkää ja kirjoita kommenttiin, mistä virheestä on kyse. Lasku mitätöidään tarvittaessa tai virhe korjataan ostoreskontrassa Voit palauttaa laskun edelliselle tarkastajalle: klikkaa Lisätoiminnot\Palauta tehtävä ja kirjoita kommenttiin palautuksen syy Laskun hyväksyntä ei kuulu sinulle tai sinulla ei riitä oikeudet hyväksyä laskua ( tietty euroraja ylittyy): Jos tiedät oikean hyväksyjän: klikkaa Lisätoiminnot\Välitä eteenpäin ja valitse hyväksyjä Jos et tiedä oikeaa hyväksyjää: klikkaa Hylkää 25

26 Lasku hyväksyttäväksi Laskun hyväksyntä: laskun otsikkotiedot ja laskun kuvan tiedot on hyvä tarkastaa Vaihda tarvittaessa laskun kirjauspäivä. Lasku kirjataan sille kuukaudelle, jolloin tavara tai palvelu on vastaanotettu Jos muutat laskun tiliöintiä, ks. diat 20 ja 21 26

27 Lasku hyväksyttäväksi Merkitse hyväksytyksi: jos haluat kommentoida laskulle, lisää kommentti Historia ja kommentit - välilehdelle ennen kuin hyväksyt laskun: Hyväksy -> lasku siirtyy siirtovalmiisiin (lasku valmis siirrettäväksi reskontraan ja kirjanpitoon. Maksuun lasku lähtee eräpäivänä) Lisätoiminnot\Hyväksy ja välitä eteenpäin -> siirrät laskun vielä toiselle hyväksyjälle hyväksyttäväksi (lasku siirtyy siirtovalmiisiin vasta, kun toinen hyväksyjä on hyväksynyt laskun) 27

28 Laskuarkiston saat avattua Hae-osiosta Laskuarkisto Täältä näet käsittelemäsi laskut sekä varahenkilön käsittelemät laskut: Odottaa: sinulla olevat avoimet laskut, jotka odottavat käsittelyä (tarkastus/hyväksyntä) Suoritettu: laskun tarkastus/hyväksyntä suoritettu, lasku hylätty tai välitetty eteenpäin toiselle tarkastajalle/hyväksyjälle Peruttu: esim. lasku hylätty Keskusteltu: laskut, joiden keskustelussa olet ollut osapuolena Laskuja voi hakea laskun otsikkotiedoilla ja tiliöintirivien tiedoilla Jos haluat muuttaa sarakkeiden järjestystä (esim. siirtää Organisaatio-kentän viimeiseksi), klikkaa siirrettävää saraketta hiiren vasemmalla painikkeella ja raahaa sarake haluttuun kohtaan 28

29 Laskuarkisto Tiliöinnillä haku: jos haluat hakea tiliöityjä laskuja esim. kirjanpidon tilinumerolla Valitse Tiliöintirivit ja syötä hakusana eli tässä tapauksessa tilin numero Klikkaa Valitut hakuehdot ja merkitse rasti ruutuun kohtaan Tili Klikkaa 29

30 Varahenkilösiirto Varahenkilösiirto asetetaan omissa asetuksissa painikkeella Asettamasi varahenkilö perii sinun käyttäjäoikeuksesi (esim. jos sinulla on hyväksymisoikeudet 5000 euroon asti, varahenkilö saa vastaavat oikeudet niihin laskuihin, jotka lähetetään varahenkilösiirron aikana varahenkilön asettajalle) Sairastapauksissa ota yhteys ostoreskontraan (yhteystiedot löytyvät viimeiseltä dialta) Omista asetuksista näet myös, kenen sijaiseksi sinut on merkitty Varahenkilöhistoria näyttää aiemmin merkitsemäsi sijaiset/varahenkilöt 30

31 Varahenkilösiirto Huom! Ennen varahenkilösiirtoa saapuneet laskut eivät siirry automaattisesti varahenkilölle vaan sinun on tarvittaessa välitettävä ne itse varahenkilöllesi Lisätoiminnot\Välitä eteenpäin -toiminnolla Varahenkilön merkitseminen: laskun saapuminen varahenkilösiirron voimassaolon aikana Kun uusi lasku saapuu P2P:hen, se siirtyy automaattisesti varahenkilölle käsiteltäväksi Varahenkilön asettaja saa laskun automaattisesti infokierrolla tiedoksi (lasku löytyy omista tehtävistä Info-osiosta) Avaa Omat tehtävät Klikkaa Info Valitse lasku (valitun laskurivin väri muuttuu keltaiseksi) Klikkaa Vastaanotto (vastaanotto kuittaa infokierrossa olleen laskun kuitatuksi) 31

32 Sähköpostiasetukset Basware P2P lähettää sähköpostia uusista laskuista, uusista keskusteluista ja ilmoituksista Avaa Omat asetukset ja sieltä Muistutussähköpostit -> määritä, kuinka usein haluat sähköpostitse tiedon: Uusista tehtävistä: laskujen/maksusuunnitelmien tarkastus- ja hyväksyntätehtävät Uusista keskusteluista ja ilmoituksista Päivittäinen yhteenveto saapuu aamuisin klo 8:00 Jokaisesta uudesta tehtävästä/viestistä = heti 32

33 Keskustelu laskusta 1) Laskuun liittyvä keskustelu - Keskustelu-toiminto korvaa IP:ssä olleen infokierron: keskustelulla voidaan lähettää laskun kopio toiselle käyttäjälle - Keskustelu-toiminto korvaa IP:ssä olleen side stepin: keskustelulla voidaan esim. tiedustella, ovatko tavarat saapuneet Keskustelu ei pysäytä laskun käsittelyä Voit avata keskustelun laskulta Keskustele-painikkeella Keskustelu näkyy Keskustele-välilehdellä (keskustelussa on linkki laskun tietoihin) ja se tallentuu myös laskun historiaan Keskustelukumppani saa sähköpostitse tiedon hänelle jätetystä viestistä 33

34 Keskustelu 2) Yleinen keskustelu Käytetään, kun keskustelun ei haluta tallentuvan laskun historiaan (esim. halutaan hoputtaa laskun käsittelyä) Voit avata keskustelun Keskustele-välilehdellä Uusi keskustelu-linkillä Keskustelun voi lähettää yhdelle tai useammalle henkilölle/ryhmälle Keskustelukumppani saa sähköpostitse tiedon hänelle jätetystä viestistä Voit poistaa lähettämäsi viestin, jos keskustelukumppani ei ole vielä vastannut 34

35 Ilmoitukset Kierronvalvoja, ostoreskontranhoitajat ja P2P-pääkäyttäjät voivat tehdä ilmoituksia Ilmoitukset löytyvät Keskustele-välilehdeltä Ilmoitukset voivat koskea mm. tilikauden sulkemista, kauden sulkemista tai muistutuksia varahenkilöasetuksista 35

36 Osa 2: Maksusuunnitelmat Maksusuunnitelmien avulla automatisoidaan laskujen käsittelyä (P2P käsittelee laskun tarkastajan ja hyväksyjän puolesta) Saapuva lasku täsmäytetään automaattisesti maksusuunnitelmaan (autom. tiliöinti, tarkastus- ja hyväksyntämerkintä sekä merkintä kirjanpitoon siirrettäväksi) 36

37 Uusi maksusuunnitelma tarkastettavaksi Saat sähköpostiisi Basware P2P:n lähettämän ilmoituksen käsiteltävistä maksusuunnitelmista (ilmoituksessa on linkki, josta pääset maksusuunnitelmiin) Tarkista, että olet Omat tehtävät-osion Suunnitelmat-välilehdellä ja sinulla on auki lista avoimista maksusuunnitelmista Suunnitelmat, jotka ovat saapuneet sinulle tarkastettavaksi näkyvät tehtävänä Otsikkotason tarkastus (jos sinulle on saapunut suunnitelmia hyväksyttäväksi, niissä lukee Hyväksyntä ) Avaa suunnitelma kaksoisklikkaamalla maksusuunnitelman riviä 37

38 Uusi maksusuunnitelma tarkastettavaksi Suunnitelma on virheellinen: klikkaa Hylkää ja kirjoita kommenttiin, mistä virheestä on kyse. Suunnitelma ei kuulu sinun tarkastettavaksi : Jos tiedät oikean tarkastajan: klikkaa Lisätoiminnot\Välitä eteenpäin ja valitse tarkastaja Jos et tiedä oikeaa tarkastajaa: klikkaa Hylkää 38

39 Uusi maksusuunnitelma tarkastettavaksi Tiliöinti: suunnitelmassa on valmiina tiliöinti Jos tiliöintiä pitää muuttaa: muuta tiliöintiä tarvittaessa (Huom! tiliöintimuutos tehdään jokaiselle valitulle maksuaikataulun riville erikseen) tai Hylkää maksusuunnitelma ja kirjoita kommentti Merkitse tarkastetuksi: jos haluat kommentoida suunnitelmaa, lisää kommentti Lisää kommentti - painikkeella ennen kuin merkitset suunnitelman tarkastetuksi: Tarkasta -> suunnitelma siirtyy valitsemallesi hyväksyjälle hyväksyttäväksi 39

40 Maksusuunnitelma hyväksyttäväksi Saat sähköpostiisi Basware P2P:n lähettämän ilmoituksen käsiteltävistä maksusuunnitelmista (ilmoituksessa on linkki, josta pääset suunnitelmiin) Tarkista, että olet Omat tehtävät-osion Suunnitelmat-välilehdellä ja sinulla on auki lista avoimista suunnitelmista Suunnitelmat, jotka ovat saapuneet sinulle hyväksyttäväksi näkyvät tehtävänä Hyväksyntä Huom! sinulle on voinut saapua suunnitelmia myös tarkastettavaksi (et voi tarkastaa ja hyväksyä samaa maksusuunnitelmaa) Avaa suunnitelma kaksoisklikkaamalla maksusuunnitelman riviä 40

41 Maksusuunnitelma hyväksyttäväksi Suunnitelma on virheellinen: klikkaa Hylkää ja kirjoita kommenttiin, mistä virheestä on kyse. Suunnitelma ei kuulu sinun hyväksyttäväksi : Jos tiedät oikean hyväksyjän: klikkaa Lisätoiminnot\Välitä eteenpäin ja valitse hyväksyjä Jos et tiedä oikeaa hyväksyjää: klikkaa Hylkää 41

42 Maksusuunnitelma hyväksyttäväksi Merkitse hyväksytyksi: jos haluat kommentoida maksusuunnitelmaa, lisää kommentti Lisää kommentti -painikkeella ennen kuin hyväksyt suunnitelman: Hyväksy -> sopimus on nyt käytössä ja saapuvat veloituslaskut, joissa on suunnitelman viite, alkavat täsmäytyä automaattisesti tähän sopimukseen (hyvityslaskut käsitellään manuaalisesti) 42

43 Yhteydenotot Yhteydenotot P2P-järjestelmän ongelmatilanteissa ja neuvonnassa asiakaskohtaisiin ryhmäsähköpostilaatikoihin: Nordlab: Hailuoto: Liminka: Lumijoki: Viestissä voi myös pyytää soittamaan. Käyttöoikeuslomakkeet ja käyttöoikeuksien muutokset: P2P-järjestelmän pääkäyttäjät: Anne Perkiö: Marja-Liisa Hietaharju: 43