Tilaaja päättää option käytöstä mennessä ja palvelua jatketaan molempien osapuolten yhteisestä sopimuksesta

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ ATERIAKULJETUKSISTA Mäntsälän kunta/mustijoen perusturva (Tilaaja) pyytää kokonaistarjoustanne ateriakuljetuksista sopimuskaudelle mahdolliset optiovuodet (2 vuotta), vuosi kerrallaan. Tilaaja päättää option käytöstä mennessä ja palvelua jatketaan molempien osapuolten yhteisestä sopimuksesta 1. Hankinnan kuvaus Hankinta koskee Mäntsälän kunnan kotipalvelun tukipalveluna järjestettävien aterioiden kotiinkuljetusta. Palvelu on tarkoitettu Mäntsälän kunnan alueella asuville kotipalvelun tukipalvelujen asiakkaille, jotka ikääntymisen, sairauden, vamman tai muun syyn vuoksi eivät ole kykeneviä hankkimaan välttämättömiä ruoka- ja päivittäistarvikkeita tai valmistamaan ruokaa itse. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskauden ensimmäisenä vuonna on noin euroa (alv 0% ). Palvelunkäyttäjien määrä saattaa vähentyä sopimuskauden aikana ja tilaaja ei sitoudu kiinteään tilausmäärään. Ateriapalvelu toimii seitsemänä päivänä viikossa ja vuonna 2011 asiakkaita palvelun piirissä oli 218 henkilöä. Asiakkaista suurin osa (n.77%) sijoittuu keskustan alueelle ja loput ovat haja-asutusalueilla. Aterioiden määrä vaihtelee päivittäin aterian välillä, joista 25 ateriaa viedään Osuustien vanhustentaloon ja 20 ateriaa Porvoontien vanhustentaloille. Aterioiden kuljetus tapahtuu koko Mäntsälän alueella tai lukuunottamatta Ohkolan, Hyökännummen ja Arolan seutua, jossa tammikuussa 2012 asiakkaita oli 11. Tammikussa 2012 aterioiden kuljetukseen kului 317 tuntia ja ajokilometreja kertyi n.180km. Ateriat haetaan terveysaseman keittiöltä, Kivistöntie 14, MÄNTSÄLÄ. Ateriat kuljetetaan kuumakuljetuksena,mikä edellyttää kuljettajilta aikataulussa pysymistä. Sopimuskauden aikana voidaan siirtyä myös kylmien aterioiden toimittamiseen. Ateriat tulee jakaa kotihoidon asiakkaille klo välisenä aikana.kuljetus alkaa Mäntsälän terveyskeskuksen keittiöltä ja päättyy, kun tyhjät aterialaatikot on palautettu takaisin keittiölle. Ateriat on pakattu kunnan ateriankuljetuslaatikoihin,joiden koko on 30x35x6cm. Ateriat jaetaan tällä hetkellä kahdella autolla kahdessa eri vaiheessa.ensimmäinen jako on kello 9.45 ja toinen kello Kuljetuskaluston tulee olla hygienialtaan ruokakuljetuksiin soveltuva. Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät kuljetusajoneuvot ja kuljetustilat on pidettävä puhtaina. Elintarvikkeiden hygieeninen laatu ei saa vaarantua kuljetuksen aikana. Terveystarkastajan tulee tarkastaa kuljetukseen tarkoitetut ajoneuvot ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tuottaja toimittaa tilaajalle asiasta terveystarkastajan vahvistaman dokumentin. Tarjoaja huolehtii, että kuljetukset toimivat sovittuina aikoina. Kalustorikon tai muun esteen sattuessa tarjoaja vastaa kuljetuksen toimimisesta ajallaan.

2 . MUSTIJOEN PERUSTURVA 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä osoitteessa Lisäksi ilmoitus on julkaistu Mäntsälän kunnan www-sivuilla. Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/ 1999). Tarjouksen sisältämät tiedot tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja muille sopimusasiakirjojen allekirjoituksen jälkeen, lukuun ottamatta erikseen ei- julkisiksi merkittyjä liike- ja ammattisalaisuuksia. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään selkeästi liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin merkinnällä ei julkinen. Hintatiedot ovat lain mukaan julkisia. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuuksista. 2. Vähimmäisvaatimukset ateriakuljetusten järjestämiselle Vaatimus 1: Tarjoaja on merkitty seuraaviin rekistereihin ja hän on toimittanut merkinnöistä todistukset tarjouksen liitteenä. kaupparekisteriin ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin työnantajarekisteriin arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverorekisteriin. Vaatimus 2: Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteinä seuraavat todistukset: Todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista mahdollisesta verovelasta ja sen maksusuunnitelmasta Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) Vaatimus 3: Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset tarjouspyynnön kohteena olevasta työstä. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytössä olevista rekistereistä. Vaatimus 4: Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden tarvittava kuljetuskalusto ja riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankinnan toteuttamiseen. Palvelua toteuttavalla henkilökunnalla tulee olla hygieniapassi. Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden

3 riittävästi kokemusta vastaavista palvelutoimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään yhden vuoden kokemusta itsenäisenä palveluntuottajana tai toisen palveluntuottajan palveluksessa vastaavissa tehtävissä. Tarjoaja ei saa käyttää alihankkijoita. Yllä mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys käytössä olevasta kalustosta ja työvoimasta sekä sijaisjärjestelyistä. Selvitys toimitetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella (Liite1). Vaatimus 5: Kaikki palvelut ja yhteydenpidot on voitava suorittaa hyvällä suomenkielellä. Vaatimus 6: Palvelu tuotetaan sovittuna aikana ja sovitussa paikassa. Työntekijöillä on nimikyltit, joista tunnistaa, että kyseessä on palvelun tuottaja/ työntekijä. Työntekijöiltä edellytetään asiallista ja ikääntyneen henkilön huomioivaa käytöstä. Palveluntuottaja huolehtii siitä, ettei palveluja annettaessa ja toiminnassa muutoin tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista ja että salassapidossa muutoinkin noudatetaan voimassa olevia säädöksiä. Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen tuottamisessa palveluntuottajaa sitoo laissa säädetty salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Järjestämisvastuussa olevan Ikäihmisten palvelujen tulee pystyä seuraamaan ja arvioimaan järjestelmällisesti palvelujen tuottamista asiakaspalautteiden, kyselyjen ja tarvittaessa tarkastusten avulla. Edellytetään, että palveluntuottaja tiedottaa merkittävistä muutoksista. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 3.1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3 Tarjousten vertailu 4 Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 5 Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 6 Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen kirjoittamisella. Tarjoajan on täytettävä kohdassa 2 esitetyt vähimmäisvaatimukset ja toimitettava vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi mainitut todistukset ja selvitykset, joiden perusteella suoritetaan tarjoajan kelpoisuuden arviointi. Vaatimukset 1-6 ovat ehdottomia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois toimittaja, joka ei täytä tarjouspyynnön kohdassa 2. esitettyjä vaatimuksia ja toimita vaadittuja todistuksia tai selvityksiä, jonka taloutta ja/ tai toimintaa koskevien tietojen perusteella ei arvioida suoriutuvan tarjouspyynnön velvoitteista tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan kohdassa 2 vaadittuja tietoja.

4 Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tehtävässä sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittavina aikoina. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset: Tarjouskilpailussa hyväksytyn tarjouksentekijän on toimitettava tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset. Edellä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitykset vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa käyttävän työnantajan soveltamasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimusaikana käyttää vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitykset on toimitettava hankintapäätöksen jälkeen Tarjousten käsittely ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisessa muodossa ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa Tarjousten vertailu ja hankinnan ratkaisu- ja arviointiperusteet Tarjouspyynnön kohdassa 2 on vähimmäisvaatimukset, jotka vaaditaan tarjoajalta. Vähimmäisvaatimukset läpäisseet osallistuvat tarjousvertailuun. Hankinnan ratkaisuperuste on halvin hinta Hankintapäätökset ja hankintasopimukset sekä laskutus ja maksuehdot Laskutus ja maksuehdot Mustijoen perusturvalautakunta tekee hankinnasta päätöksen. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Kirjallinen hankintasopimus tehdään palvelun tuottajan ja Mäntsälän kunnan/mustijoen perusturvan kesken. Sopimuksen sitovuus alkaa vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusasiakirjat allekirjoitetaan aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) Laskutus tapahtuu kuljetuksiin käytetyn ajan perusteella. Kuljetuksiin käytettävä aika määritellään yksityiskohtaisesti kuljetussopimuksessa. Kuljetus alkaa terveyskeskuksen keittiöltä ja päättyy, kun tyhjät aterialaatikot on palautettu keittiölle.

5 Palveluntuottaja toimittaa laskun yhteydessä Tilaajalle kerran kuukaudessa liitteen, josta ilmenee päivittäin aterioiden kuljetukseen kulunut kokonaisaika sekä työn aloitus ja päättymisaika. Mustijoen perusturva maksaa palvelumaksun kuukausittain jälkikäteen, maksuehdolla 30 pv netto, kun palvelu on hyväksytysti vastaanotettu ja lasku saapunut. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Palvelun tilaajalla on oikeus jättää suoritettu palvelu kokonaan maksamatta, mikäli palvelun tuottamisen sisällössä on ollut selkeitä puutteita tai huomautettavaa. Palvelun tilaaja tekee kirjallisen reklamaation joko sähköpostitse tai kirjeitse tuottajan ilmoittamaan osoitteeseen. Yhden vuoden sisällä annetun kahden kirjallisen reklamaation jälkeen tilaajalla on oikeus hinnanalennukseen tai irtisanoa palvelun tuottaminen välittömästi. Palvelun tuottajalla on oikeus ehdottaa tarjoushintansa korottamista vuoden 2013 jälkeen siten, että hinnankorotusehdotus tulee esittää etukäteen syyskuun loppuun 2013 mennessä. Sopimushinnan tarkistuksen perusteena käytetään pakettiautoliikenteen kuljetuskustannusindeksiä, toisen vuosineljänneksen eli kesäkuun vuosimuutoksesta vuosien aikana. Ehdotus hinnan korottamiseksi on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Tilaajan on vastattava kahden kuukauden kuluessa ilmoituksen saapumisesta kirjallisesti, hyväksyykö se ehdotetun muutoksen vai ei. Mikäli tilaaja hyväksyy ehdotetun hinnan muutoksen, astuu muutos voimaan hyväksymiskuukautta seuraavan kuukauden alusta lukien. Jos tilaaja ei hyväksy ehdotettua hinnanmuutosta, on palveluntuottajalla oikeus irtisanoa sopimus. Irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden alusta lukien. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. 4. Tarjouksen tekeminen ja tarjouksen sisältö Tarjoushinta tulee ilmoittaa liitelomakkeessa 1. kiinteänä palvelun tuntihintana, ilman arvonlisäveroa ja veron määrä erikseen. Hinnan varaumia, laskutus- ja muita lisiä ei hyväksytä. Hinnan tulee olla voimassa ainakin asti. Tarjous muodostuu tarjouksesta ja sen tarjouspyynnön mukaisista liitteistä sekä tarjoajan tarpeellisiksi katsomista muista liitteistä. Tarjoukseen on liitettävä kohdassa 2 mainitut asiakirjat sekä Tarjousliite, joka sisältää kaluston kuvauksen, henkilöstöselvityksen, hintatiedot ja vastuullinen tuottaja, liite 1 Tarjous ei saa sisältää ehtoja. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa saakka. Tarjoaja sitoutuu hankintapäätöksen jälkeen tehtävässä hankintasopimuksessa siihen, että palvelu on toiminnassa viimeistään alkaen. Mäntsälän kunta ei maksa tarjouksen tekemisestä minkäänlaisia kulukorvauksia. Sitova kirjallinen tarjous on toimitettava paperimuodossa suljetussa torstaihin kello mennessä osoitteeseen: Mäntsälän kunta / Palvelupiste Vinkki Heikinkuja Mäntsälä

6 Tarjouskuoren vasempaan alakulmaan on merkittävä teksti. Tarjous ateriakuljetuksista, yhteyshenkilö: Marianne Heinola. Kirjeeseen saa sisällyttää vain juuri ko. tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita. Tarjoajalla on vastuu siitä, että tarjous tulee perille ajoissa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 5. Lisätiedot ja yhteyshenkilö Tarjousmenettelyä koskeviin kysymyksiin vastaa vanhustyön suunnittelija Kysymykset ja vastaukset kootaan Mäntsälän kunnan internet-sivuille: Eija Rintala Perusturvajohtaja LIITE 1. Hinta-, henkilöstö- ja kalustolomake