TARJOUSPYYNTÖ: ATERIA- JA TAVARAKULJETUS

Transkriptio

1 u C H A L L I N T O K E S K U S TARJOUSPYYNTÖ: ATERIA- JA TAVARAKULJETUS Vihdin kunta pyytää tarjoustanne ateria-, posti-, tavarakuljetuksista sopimuskaudelle mahdolliset optiovuodet (2 vuotta ), vuosi kerrallaan. Tilaaja päättää option käytöstä mennessä ja palvelua jatketaan molempien osapuolten yhteisestä sopimuksesta 1. Hankintakuvaus Vihdin kunnan ateria-, posti-, tavarakuljetukset on keskitetty aikataulutettuun seitsemään ajoreittiin. Kuljetukset sisältävät: 1) suurkeittiöistä toimitettavia aterioita ja elintarvikkeita päiväkotien ja koulujen palvelukeittiöihin (20 kpl), kotipalvelun asiakkaille (120 kpl), terveyskeskuksen vuodeosastoille (2 kpl) ja henkilöstöravintoihin (2 kpl) 2) posti- ja tavarakuljetuksia (kirjastoja kirjoja) 3) puhdistusaineita ja työvaateita ja pyykkiä 4) vähäisessä määrin lääkekuljetuksia Lohjalta 5) vuodeosaston ja neuvolan näytteitä 6) satunnaisesti siivouskoneita 7) postin lajittelua virastotalolla 8) postinhaku/vienti Itellan toimipisteeseen Kuljetusreitit 1-VII ovat liitteenä. Kuljetukset ovat pääsääntöisesti kelloaikaan sidottu. Olosuhdemuutoksista aiheutuu muutoksia ajoreiteissä ja aikatauluissa sopimuskauden aikana. Heinäkuussa on osa ajoreiteistä lyhyempiä ja niiden reittihinnat sovitaan erikseen. Kuljetuksissa tulee noudattaa kunnan omavalvontasuunnitelmaa Kuljetuskaluston tulee olla hygienialtaan ruokakuljetuksiin soveltuva. Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät kuljetusajoneuvot ja kuljetustilat on pidettävä puhtaina. Elintarvikkeiden hygieeninen laatu ei saa vaarantua kuljetuksen aikana. Tavaratila ei saa olla alle 4 C asteinen. VI HDIN KUNTA HALLINTOKESKUS PL 13, Nulnmela Puhelin: ( 09) Asemantie 30, Nummela Telefaksi: (09) ht i.f i Sähkö po s t i : kunnanvi r as t ht i.f i

2 2 ( 1 0 ) Ateriakuljetuksen kalustona Ateriapalvelu käyttää - Lämpövaunuja 490x770x950, - Lämpö/kylmävaunuja (ScanBox ) 540x810x Muovilaatikoita 600x400x300 - EPP-termolaatikoita 600x400x300 - Kotipalveluateriat annospaketitjaltai kasseja - Potilasruokailun tarjotin vaunuja 11 70x763x Lääkkeet ja näytteet ovat suljetuissa laatikoissa Lisäksi pyykkihuolto kulkee pusseissa Lisäksi on kopiopaperi ja ym. tavaraa! pakattuna pahvilaatikoihin. Hankinnan kohteena ovat seitsemän ajoreittiä, jotka ovat liitteenä. Tarjoaja huolehtii, että kuljetukset toimivat sovittuina aikoina. Kalustorikon tai muun esteen sattuessa tarjoaja vastaa kuljetuksen toimimisesta ajallaan. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiåkirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä osoitteessa Lisäksi ilmoitus on julkaistu Vihdin kunnan www-sivuilla. Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/ 1999). Tarjouksen sisältämät tiedot tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja muille sopimusasiakirjojen allekirjoituksen jälkeen, lukuun ottamatta erikseen ei- julkisiksi merkittyjä liike-jammattisalaisuuksia. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään selkeästi liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin merkinnällä "ei julkinen". Hintatiedot ovat lain mukaan julkisia. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuuksista. 2.1 Vähimmäisvaatimukset ateriakuljetusten järjestämiselle Vaatimus 1: Tarjoaja on merkitty seuraaviin rekistereihin ja hän on toimittanut merkinnöistä todistukset tarjouksen liitteenä. - kaupparekisteriin - ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin - työnantajarekisteriin - arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverorekisteriin. Vaatimus 2: Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteinä seuraavat todistukset: - Todistus on maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista - mahdollisesta verovelasta ja sen maksusuunnitelmasta

3 3 ( 1 0 ) Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) Vaatimus 3: Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset tarjouspyynnön kohteena olevasta työstä. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytössä olevista rekistereistä. Vaatimus 4: Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden tarvittava kuljetuskalusto ja riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankinnan toteuttamiseen. Potilasruokailun tarjotinvaunu vaatii nostinta autolta. Tavaratilaan on mahduttava kerralla vähintään 8 tarjotinvaunua (ajoreitit IV,V, VI). On huomioitava, että myös muilla kuin ed. m. ajoreitillä kuljetetaan lämpö /kylmävaunuja, niiden lastaamiseen on kuljetuskalustolla oltava nostin tai ajoluiska. Vaunuja ei saa kallistaa liikaa, jotta ruoka ei valu yli astioista kuljetusvaunuun. Kuljetuskaluston tavaratila tulee olla lattiapinnaltaan yhtenäinen, ilman pyöräkoteloa, korkeus tavaratilassa tulee mahdollistaa 180 cm korkeiden lämpövaunujen kuljetuksen. Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavista palvelutoimitul sista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään yhden vuoden kokemusta itsenäisenä palveluntuottajana tai toisen palveluntuottajan palveluksessa vastaavissa tehtävissä. Yllä mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys käytössä olevasta kalustosta ja työvoimasta sekä sijaisjärjestelyistä. Kalustoselvitys toimitetaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella liite 2. Vaatimus 5: Kaikki palvelut ja yhteydenpidot on voitava suorittaa hyvällä suomenkielellä Vaatimus 6: Palvelu tuotetaan sovittuna aikana ja sovitussa paikassa. Työntekijöillä on nimikyltit, joista tunnistaa, että kyseessä on palvelun tuottaja/ työntekijä. Työntekijöiltä edellytetään asiallista ja ikääntyneen henkilön huomioivaa käytöstä. Liite kotipalveluaterian kuljettajan ohje Palveluntuottaja huolehtii siitä, ettei palveluja annettaessa ja toiminnassa muutoin tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista ja että salassapidossa muutoinkin noudatetaan voimassa olevia säädöksiä. Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen tuottamisessa palveluntuottajaa sitoo laissa säädetty salassapito-ja vaitiolovelvollisuus.

4 4 ( 1 0 ) 3 Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat se9raavat: 1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3 Tarjousten vertailu 4 Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 5 Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 6 Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen kirjoittamisella Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan on täytettävä kohdassa 2 esitetyt vähimmäisvaatimukset ja toimitettava vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi mainitut todistukset ja selvitykset, joiden perusteella suoritetaan tarjoajan kelpoisuuden arviointi. Vaatimukset 1-6 ovat ehdottomia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois toimittaja, joka ei täytä tarjouspyynnön kohdassa 2. esitettyjä vaatimuksia ja toimita vaadittuja todistuksia tai selvityksiä, jonka taloutta ja/ tai toimintaa koskevien tietojen perusteella ei arvioida suoriutuvan tarjouspyynnön velvoitteista tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan kohdassa 2 vaadittuja tietoja. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset: Tarjouskilpailussa hyväksytyn tarjouksentekijän on toimitettava tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset. Edellä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitykset vuokratyövoimaa tai ulkomaa-laista työvoimaa käyttävän työnantajan soveltamasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimusaikana käyttää vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitykset on toimitettava hankintapäätöksen jälkeen Tarjousten käsittely ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisessa muodossa ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa.

5 5 ( 1 0 ) 3.3. Tarjousten vertailu ja hankinnan ratkaisu- ja arviointiperusteet Tarjouspyynnön kohdassa 2 on vähimmäisvaatimukset, jotka vaaditaan tarjoajalta. Vähimmäisvaatimukset läpäisseet osallistuvat tarjousvertailuun. Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellisesti edullisin. Hinta 80 % Laatu 20 % Laatu, painoarvo 20 % jota arvioidaan kaluston käyttöönottovuodella. Kuljetusauton käyttöönottovuosi (arvio asteikolla 1-5) laatupiste v v v v v 2012 ja uudet autot 5 Maksimipistemäärä on Hankintapäätökset ja hankintasopimukset sekä laskutus ja maksuehdot Laskutus ja maksuehdot Vihdin kunnan hallitus tekee hankinnasta päätöksen. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Kirjallinen hankintasopimus tehdään,palvelun tuottajan ja Vihdin kunnan kesken. Sopimuksen sitovuus alkaa vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) Laskutus tapahtuu reitin sopimushinta/ päivä. Lisäajoon käytetty aika laskutetaan tunteina. Valitun liikennöitsijän kanssa neuvotellaan ajettavista reiteistä ja aikatauluista yksityiskohtaisesti. Kuljetuksiin käytettävä aika määritellään yksityiskohtaisesti kuljetussopimuksessa. Lasku maksetaan kuukausittain jälkikäteen. - maksuehto 21 pv netto. - viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Palvelun tilaajalla on oikeus jättää suoritettu palvelu kokonaan maksamatta, mikäli palvelun tuottamisen sisällössä on ollut selkeitä puutteita tai huomautettavaa. Palvelun tilaaja tekee kirjallisen reklamaation joko sähköpostitse tai kirjeitse tuottajan ilmoittamaan osoitteeseen. Yhden

6 4 Tarjouksen tekeminen ja tarjouksen sisältö 6 (io) vuoden sisällä annetun kolmen kirjallisen reklamaation jälkeen tilaajalla on oikeus hinnanalennukseen tai irtisanoa palvelun tuottaminen välittömästi. Palvelun tuottajalla on oikeus ehdottaa tarjoushintansa korottamista vuoden 2013 jälkeen siten, että hinnankorotusehdotus tulee esittää etukäteen syyskuun loppuun 2013 mennessä. Sopimushinnan tarkistuksen perusteena käytetään pakettiautoliikenteen kuljetuskustannusindeksiä. Ehdotus hinnan korottamiseksi on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Tilaajan on vastattava kahden kuukauden kuluessa ilmoituksen saapumisesta kirjallisesti, hyväksyykö se ehdotetun muutoksen vai ei. Jos tilaaja ei hyväksy ehdotettua hinnanmuutosta, on palveluntuottajalla oikeus irtisanoa sopimus. Irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden alusta lukien. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. Tarjoushinta tulee ilmoittaa liitelomakkeessa 1. kiinteänä palvelun reittihintana, ilman arvon-lisäveroa. Hinnan varaumia, laskutus-ja muita lisiä ei hyväksytä. Hinnan tulee olla voimassa ainakin asti. Tarjous muodostuu tarjouksesta ja sen tarjouspyynnön mukaisista liitteistä sekä tarjoajan tarpeellisiksi katsomista muista liitteistä. Tarjoukseen on liitettävä kohdassa 2 mainitut asiakirjat, Tarjoushintaliite (1), joka sisältää hintatiedot ja vastuullinen tuottaja, Kuljetuskalustoliite (2) lisäksi selvitys sijaisjärjestelyistä ja työvoimasta. Tarjous ei saa sisältää ehtoja. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa saakka. Tarjoaja sitoutuu hankintapäätöksen jälkeen tehtävässä hankintasopimuksessa siihen, että palvelu on toiminnassa viimeistään alkaen. Vihdin kunta ei maksa tarjouksen tekemisestä minkäänlaisia kulukorvauksia. Sitova kirjallinen tarjous on toimitettava paperimuodossa suljetussa torstaihin kello mennessä osoitteeseen: Vihdin kunta Kirjaamo PL 13 (Asemantie 30) Nummela Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee esittää ainoastaan sähköpostilla osoitteella tuiia.wickstrom(i)vihti.fi mennessä. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Ateriakuljetukset".

7 Esitetyt kysymykset ja vastaukset niihin ovat nähtävissä Vihdin kunnan internet -sivuilla ( Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat sitovia. 7 ( 1 0 ) Tarjouspyynnön liitteet Tarjouskuoren vasempaan alakulmaan on merkittävä teksti. "Tarjous ate ri a ku ljet u ks ista" Tarjoajalla on vastuu siitä, että tarjou$ tulee perille ajoissa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Liite 1 Tarjoushinta Liite 2 Kuljetuskalusto Liite 3 Ohje kuljettajalle kotihoidon ateriatoimitus Liite 4 Ajoreitit (7 kpl) VIHDIN KUNTA Hallintokeskus Tuija WW4cström Ruokapalvelupäällikkö

8 10 (10) Ohje kuljettajalle Kotihoidon ateriatoimitus liite 3 Kuljettajan tulee tuntea elintarvikekuljetuksiin liittyvä omavalvontasuunnitelma. Kuljettajalla on oltava voimassa oleva ko. ajoneuvoa ajamiseen oikeuttava ajokortti. Kuljettajalla tulee olla siisti, tunnistettava ja tarkoituksenmukainen työasu. Kuljettajalta edellytetään hyvää asiakaspalvelutaitoa. Kuljettajan on kohdeltava asiakkaita asiallisesti, ystävällisesti ja kunnioittaen. Kuljettaja on vaitiolovelvollinen kotona asuvien asiakkaiden tiedoista. Kuljettajan tulee pystyä puhumaan sujuvaa suomenkieltä. Kuljettaja ei voi käyttää voimakkaita hajusteita työaikana asiakkaiden mahdollisten allergioiden vuoksi. Kuljettaja saa asiakkaiden ja kotihoidon yhteystiedot. Kotiaterian kuljettajan tulee ilmoittaa kotihoidolle, jos viejän arvioin mukaan asiakkaan vointi ei ole normaali. Kuljettajan tulee ilmoittaa kotihoitoon, mikäli asiakas on jättänyt syömättä tuodut ruuat. Kuljettajan vastuu asiakkaasta päättyy kuin hän on tehnyt ilmoituksen kotihoitoon ja kotihoito on vastaanottanut ilmoituksen. Hätätilanteessa kuljettajan on soitettava yleiseen hätänumeroon ja ilmoitettava kotihoitoon poikkeavasta tilanteesta. Kuljettaja noudattaa hätäkeskuksen ohjeita poikkeustilanteessa. Kotiateriat viedään asiakkaan kotiin sisälle ja laitetaan esille sekä tarvittaessa kehotetaan aloittamaan ruokailu. Tarvittaessa avustetaan ateriapakkauksen avaamisessa noudattaen hygieniasääntöjä. Kuljettaja / kuljetusyrittäjä huolehtivat avainten säilytyksestä, vastaanottamisesta ja luovutuksesta suoraan asiakkaan kanssa. Avainten katoamisesta aiheutuvat kulut kuuluvat yrittäjälle. Kuljettaja jakaa ja kerää takaisin tarvittavat ruokapalvelun tiedotteetja kyselyt. Tupakointi ko. elintarvikekuljetusautossa on ehdottomasti kielletty.