TARJOUSPYYNTÖ 1(6) TARJOUSPYYNTÖ RUOKAPALVELUSTA

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(6) TARJOUSPYYNTÖ RUOKAPALVELUSTA Nurmijärven kunnan hankintapalvelut pyytää tarjoustanne tarjouspyynnössä mainittujen kohteiden ruokapalvelusta. Tarjouskilpailun perusteella tehdään sopimus ruokapalvelun hankinnasta sopimuskaudelle Lisäksi on mahdollisuus 1 vuoden optiokauteen, josta päätetään myöhemmin erikseen. 1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on ruokapalvelun järjestäminen tilaajan osoittamiin tiloihin. Palvelu sisältää aina vähintään tarjoiltavan ruoan sekä erityisruokavalioita noudattavien ateriat sekä ateria- ja ruokasuunnittelun. Palveluntarjoaja noudattaa toiminnassaan tarjouspyynnön mukaista palvelukuvausta liitteineen. Kilpailutuksen perusteella tehtävä ruokapalvelusopimus käsittää seuraavien kohteiden ruokapalvelun: - Harjulan koulu - Harjulan päiväkoti - Äppelgård daghem - Riihipuiston päiväkoti, sekä - Huitin päiväkodin jakelukeittiön ruoka ja tarvikkeet Valittu palveluntarjoaja käyttää Harjulan koulun keittiötä kyseisten kohteiden ruoanvalmistukseen. Ruokapalvelu, josta tarjousta pyydetään, sisältää mm. seuraavat ja liitteissä mainitut palvelukokonaisuudet: - toiminnan suunnittelu - ruoka- ja tarvikehankinnat - keittiötilojen siivous ja ruokailutilojen aterian aikainen siivous - laadunseuranta ja -hallinta yhteistyössä tilaajan kanssa - tilaajan ja palvelun tuottajan väliset kustannusvastuut - laskutukset Tarkemmat tiedot kohteista ja kilpailutettavasta palvelusta löytyvät tarjouspyynnön liitteiltä. Kohteisiin järjestetään esittely-/tutustumistilaisuus tarjouskilpailun aikana.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(6) 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma hankintailmoitusjärjestelmässä, TED tietokannassa sekä kunnan kotisivulla. Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia 621/1999. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään selkeästi liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat merkinnällä ei-julkinen tai esittämään ne erillisillä liitteillä. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 3.1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen mukana tai ennen sopimuksen allekirjoittamista vaaditut todistukset ja selvitykset. 3.2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia ja ne on toimitettu tarjouksen mukana. Tarjous joka on syystä tai toisesta tarjouspyynnön vastainen tai josta puuttuu vaadittuja selvityksiä tai todistuksia voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(6) 4. Tarjouksen sisältö 3.3 Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 3.1 ja 3.2 vaatimukset vertaillaan kohdassa 9 kerrotuin perustein. Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla. Lisäksi tarjoukseen liitetään muut pyydetyt asiakirjat ja selvitykset. Tarjous ja kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Palveluntarjoaja vastaa pääosin palveluprosessista. Tarjouspyynnön liitteillä on esitetty tarkempi kuvaus hankittavasta palvelusta, siihen liittyvistä vaatimuksista ja vastuista sekä kustannusten ja vastuiden jakautumisesta tilaajan ja palveluntarjoajan välillä. Tarjouksen jättäessään palveluntarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön ja sen kaikkien liitteiden ehtoihin. Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa saakka. 4. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinnat ovat kiinteät saakka. Tarjouksen tekijän tulee tarjouslomakkeella ilmoittaa kussakin osiossa kysytyt hinnat verottomina nettohintoina. Nettohintaan sisältyy kaikki kunnalta laskutettavat kulut. 5. Laskujen maksaminen ja verkkolaskutus Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta ruokapalvelun suorittamista seuraavan kuukauden aikana. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan Kuntapro Oy.lle. 6. Maksuehto ja viivästyskorko Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/- maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(6) 7. Osatarjoukset, vaihtoehtoinen tarjous ja hankinnan jakaminen Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Hankintaa ei jaeta. 8. Alihankinta Valittu palveluntarjoaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Palveluntarjoaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan, sekä siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Palveluntarjoajan on toimitettava kunnalle tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa tai lähetettyjä työntekijöitä palvelun toteuttamisessa sillä tavalla, että tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus toteutuu. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset vaaditaan vain tarjouskilpailun voittaneelta tarjouksentekijältä ja ne ovat edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat liitteessä 2 (Tarjoajan kelpoisuus) mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista sekä työterveyshuollon järjestämisestä. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia ja ne on uusittava aina 12 kuukauden välein sopimuskaudella. 9. Hankinnan ratkaisuperuste Hankinnan ratkaisuperusteena on tarjouspyyntömateriaalissa kuvatun ruokapalvelun halvin hinta. Tarjousvertailussa lasketaan tarjoajien tarjouksiin perustuvat ruokapalvelun kokonaisvertailuhinnat/vuosi. Halvin kokonaisvertailuhinta voittaa. Tarjousvertailussa käytetään tämän hetken tietoja tilattavista aterioista, asiakasmääristä, erityisruokavalioista ja toimintapäivistä. Vertailun pohjana käytettävät tiedot ovat arvioita, eivätkä sido kuntaa. 10. Hankintapäätökset sopimukset, sopimusten syntyminen Nurmijärven kunnan hankintapalvelut tekee hankinnasta kirjallisen päätöksen, joka perustuu tarjousvertailussa huomioon otettavien tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(6) Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Kirjallinen sopimus voidaan tehdä aikaisintaan sitten kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimusasiakirjan. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa 11. Hankinnan muut ehdot Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 12. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 13. Kohteisiin tutustuminen Kohteiden esittelykierros järjestetään perjantaina alkaen klo Aikataulu noin: Harjulan koulu klo Harjulan päiväkoti klo Huitin päiväkoti klo Riihipuiston päiväkoti klo Äppelgård daghem klo Palvelujen tarjoajien toivotaan osallistuvan esittelytilaisuuteen. Kunta olettaa, että tarjoaja, joka ei osallistu esittelyihin, on täysin tietoinen kohteiden olosuhteista, joihin ruokapalvelua tarjoaa. Ilmoittautumiset esittelykierrokselle sähköpostitse klo mennessä iris.vikman(at)nurmijarvi.fi ja riitta.mikkola(at)nurmijarvi.fi. 14. Lisätiedot ja tarjouspyyntöä koskevat kysymykset Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä sitovia lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset kysymykset ja lisätietopyynnöt tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla mennessä otsikoituna ruokapalvelu/kysymys ja lähettää osoitteeseen:

6 TARJOUSPYYNTÖ 6(6) hankintapalvelukeskus(at)nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään osoitteessa: Tarjoajia pyydetään tarkistamaan kunnan kotisivuilta kysymyksissä ja vastauksissa ilmenneet mahdolliset tarjouspyynnön täsmennykset ennen tarjousten jättämistä. 15. Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa klo mennessä : : Kuoreen tarjoustunnus: ruokapalvelu Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. 16. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Palvelunkuvaus ja kohdetiedot liitteineen Liite 2 Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus *) Liite 3 Tarjouspyynnön mukaisuus *) Liite 4 Hintaliite *) Liite 5 Referenssit *) Liite 6 Sopimusluonnos *) liitettävä tarjoukseen täydennettynä Kari Ylitie hankintajohtaja