Elkan Capture-projekti Jarmo Luoma-aho. Liikearkistoyhdistys Sähköinen arkistointi - nytkö totta! Kansallisarkisto

Transkriptio

1 Elkan Capture-projekti Jarmo Luoma-aho Liikearkistoyhdistys Sähköinen arkistointi - nytkö totta! Kansallisarkisto

2 Suomen Elinkeinoelämän Perustettu 1981 (säätiö 1979) Perustajina keskeisiä elinkeinoelämän, tieteen ja kulttuurin instituutioita, kuten EK, Keskuskauppakamari, Aaltoyliopisto ja Suomen Kulttuurirahasto N. 40 työntekijää Sota-arkiston järjestämisprojekti Keskusarkisto, Elka

3 Päätearkisto pysyvästi säilyttäville asiakirjoille Asiakkaina yritykset sekä elinkeinoelämän organisaatiot ja henkilöt Vastaanottaa, järjestää ja luetteloi Säilyttää aineistot asianmukaisissa tiloissa maailman tappiin Säilytyspalvelut

4 Tietopalvelut Tutkijasali ma-pe , myös virastoajan ulkopuolella Henkilökunta auttaa tiedon etsimisessä Kaukolainapalvelut Maksulliset selvitykset Tietokannat

5 Capture lyhyesti Euroopan aluekehitysrahaston rahoittama hanke Rahoittajaviranomaisena Etelä-Savon maakuntaliitto Budjetti noin Toteuttajana Elka, osatoteuttajana Mamk Suunnitella uusi tietojärjestelmä, joka kykenee mm. sähköisen aineiston hallintaan

6 Taustaa Elkan tehtävänä on säilyttää ja asettaa tutkijoiden käyttöön yritysten ja elinkeinoelämän järjestöjen asiakirjallista historiaa Nykyaikana se luonnollisesti tarkoittaa paperiasiakirjojen lisäksi myös sähköistä aineistoa Nykyisillä järjestelmillä syntysähköisen aineiston käsittely ei onnistu

7 Taustaa Em. Syistä johtuen oli paneuduttava tietojärjestelmien kehittämiseen Uutuutena kyky syntysähköisen aineiston vastaanottoon, Johon liittyen on tullut myös paljon yhteydenottoja ja toiveita

8 Projektin tavoitteet Tavoitteena on laatia palvelukuvaukset Elkan nykyisistä ja tulevista palveluista Palvelukuvausten pohjalta suunnitella tietojärjestelmäkokonaisuus, joka parhaalla mahdollisella tavalla edesauttaa palveluiden toteuttamista

9 Vaiheistus ja aikataulu Projekti on jaettu neljään osioon, jotka osittain tehdään päällekkäin: 1. Palvelukuvaukset 2. Vaatimusmäärittely 3. Mallintaminen 4. Pilotointi ja testaus => 2012 loppuun mennessä määrittelyt, joiden pohjalta uusi tietojärjestelmä voidaan toteuttaa

10 Projektin tavoitteet Projektin sisällöllisiä tavoitteita: Yksi järjestelmä, jolla voidaan hallinnoida sekä analogista että digitaalista aineistoa Hallita niin aineisto- kuin formaattityypiltään sekä metatiedoiltaan hyvin heterogeenistä sisältöä Ottaa vastaan aineistoa rajapinnan kautta, linjasiirtona, offline-siirtona tai selainliittymän kautta

11 Toiminnot VASTAANOTTAMINEN palveluna ASP- Rajapinnan kautta Digitoimalla Analoginen aineisto Off-line HALLINTA JA SÄILYTYS JAKELU AHAA KDK PAS/ASIAKASLIITTYMÄ Tiedon luovuttajat Tutkijat, harrastajat, suuri yleisö

12 Palvelujen kehittäminen Asiakassegmentit Ideointi Palveluiden konseptointi ja tuotteistaminen

13 Palvelumääritykset PALVELUN PÄÄTYYPPI PALVELUN ALATYYPIT TARKENNUS 1. Säilyttäminen 1.1. Analoginen määräaikainen säilyttäminen Elkassa Asiakkaan toimipisteessä 1.2. Analoginen pysyvä säilyttäminen 1.3. Sähköinen määräaikainen säilyttäminen 1.4. Sähköinen pysyvä säilyttäminen 1. Säilyttämispalvelut 1.1. Analoginen määräaikainen säilyttäminen Yhteydenotto Asiakas on kiinnostunut luovuttamaan paperilla tai muulla analogisella alustalla olevaa aineistoa (tekstit, kartat, piirustukset, valokuvat, äänitteet, liikkuvan kuvan tallenteet) Elkaan. Yleensä yhteydenotto tapahtuu puhelimella tai sähköpostilla. Tässä vaiheessa kartoitetaan millaisesta aineistosta on kyse ja onko kyseessä pysyvä ja/tai määräaikainen säilytystarve.

14 Prosessikuvaukset

15 Toiminnalliset ja tekniset määritykset

16 Metatietoja on mistä valita

17 Skeemojen mappaus

18 Mallintaminen Hierarkia1 Hierarkia2 VAI? Hierarkia3 AK Hierarkia4 AK

19 Sähköisen aineiston vastaanottaminen Yrityksiä tai muita yksityisiä ei voida pakottaa toimimaan tietyn normin mukaisesti, esim. Sähke-määritysten mukaisesti Sähköistä aineistoa joudutaan suurella todennäköisyydellä ottamaan vastaan samalla tavalla kuin paperiaineistoja, eli taannehtivasti

20 Sähköisen aineiston vastaanottaminen ASPpalvelu Rajapinnan kautta Adapteri Standardointi Luovutuspakettien valmistaminen Säilytyspakettien valmistaminen Off-line

21 Sähköisen aineiston vastaanottaminen Tutkinnan alla: Tanskalainen SABA, tekee levynkulmilla olevien hakemistojen erilaisista tiedostoformaateista, tiedostojen ja hakemistojen nimistä vastaanotto- ja säilytyspaketteja, myös Intrasivut ja sähköpostit, konvertoi arkistoformaattiin Viro UAM: The universal archiving module (UAM) is a software created by the National Archives for the preparation and transfer of digital documents extracted from electronic records managements systems. Use of UAM requires the ability of an institution s ERMS to export documents and their metadata in XML format.

22 Pääsy tietoon Käyttöoikeuksien hallinta haasteellista Osa julkista tietoa Osa julkista tietoa vaatii sitoumuksen asianmukaisesta käytöstä virtuaalisessa tutkijasalissa (tekijänoikeudet, henkilötiedot tms.) Yrityskohtaiset käyttöoikeudet

23 Tiedon hakeminen Haasteita: Erilaiset käyttäjäryhmät ja tiedontarpeet Kuvailun tarkkuustaso onnistuneiden hakutulosten aikaansaamiseksi Mitkä ovat riittävät (pakolliset) metatiedot, jotta koko massasta voidaan hakea tietoa tietyin yhteisin kriteerein Ontologiat, käsitemallit yhtenäistämisen apuvälineinä?

24 Jatkoa Capture-määritykset valmistuvat 2012 lopussa Järjestelmän toteutus Q3/2012-Q2/2014

25 HR liittymät HERA AD ESB Fiorano , ktunnus Kirjanpito Tuotantonumerot Velaksisyönnit Työvuorot Talletukset Palkkiot Excel Huoltokonttori Maksukoodisto Excel Entä tietokannat ja muut tietojärjestelmät kuin dokumenttien hallinta - tai header asiankäsittelyjärjestelmät? UniFlow HR schema Mini schema FINA Timecon Tellu ETL Informatica Kp-luettelo XML tiedostona manuaalinen HenkHa Takula FINA Laitark2 Tellu Ihty Sinfo Uusinta yledw osio Kp-hierarkia ETL Informatica G-liittymät Esimerkki integroidusta tietojärjestelmien kokonaisuudesta YLEn yhteyksiä Uusinnat (Notes) Tilsu +kp-hierarkia +kp-hierarkia OMT SoftMedic RambollFM Helmi Travel Timecon Notes Origo Efecte Sveitsiläinen SIARD mahdollistaa tietokannan rakenteen ja datan säilyttämisen mutta tarvitaan myös tietoa, jotta data osataan tulkita oikein metadata.xsd metadata.xml content schema1 table1 table.xsd table.xml lob1 record1.txt / record1.bin lob2 record1.txt / record1.bin... table2... schema2... table.xsd table.xml

26 Kiitos!