Juha Henriksson. Digitointiprojektin hallinta ja ulkoistaminen Dr. Juha Henriksson Finnish Jazz & Pop Archive

Transkriptio

1 Juha Henriksson Digitointiprojektin hallinta ja ulkoistaminen 1

2 Digitointiprojekti Digitointiprojekti on paljon muutakin kuin pelkkää digitointia. Itse asiassa kyse ei ole projektista, vaan jatkuvasta toiminnasta Digitointi muodostuu useista osa-alueista, jotka voidaan tehdä itse tai ulkoistaa Digitointiprojekti on suunniteltava huolellisesti, muuten laatu on heikko ja lopulliset kustannukset karkaavat käsistä Yleinen virhe: ostetaan laitteistot ja ohjelmisto ja aletaan digitoida miettimättä kaikkia digitoinnin osa-alueita 2

3 Ulkoistaminen? Hintavertailu on usein vaikeaa, sillä kaikkia kustannuksia on hankala selvittää Ulkoistetun työn laadun tarkkailu on työlästä ja vaatii riittävän tietotaidon Onko digitoinnissa kyse kertaluonteisesta vai jatkuvasta toiminnasta? Kertyykö uutta analogisessa muodossa olevaa aineistoa? Halutaanko säilyttää riittävä tietotaito omassa talossa? 3

4 Tietotaidon merkitys Kurt Deggeller: Training is an act of preservation Talossa on oltava tarvittava tietotaito, jos asiat halutaan tehdä itse Toisaalta myös ulkoistaminen on vaikeaa, jos ei osata vaatia ja tehdä oikeita kysymyksiä Tietotaito vaikuttaa ratkaisevasti sekä laatuun että kustannuksiin 4

5 Digitointi -projektin osa-alueita Budjetointi ja projektin hallinta Koulutus ja laite/ohjelmistoinvestoinnit Aineiston valinta / digitointijärjestys Analogisen aineiston optimaalinen toistaminen Digitaalinen tallentaminen / digit. formaatit Luettelointi Digitaalisen tiedon pitkäaikaissäilytys Käyttö: käyttökopiot, työasema, verkko Tekijänoikeuksien hallinta Migraation hallinta 5

6 Aineiston valinta Nauhojen kunnon selvittäminen voidaan ulkoistaa, mutta se on vain yksi valintakriteeri Esim. aineiston ainutkertaisuus ja merkittävyys ovat yleensä tärkeämpiä kriteereitä Valintakriteerit ja oikea digitointijärjestys on keskeistä projektin onnistumisen kannalta, jolloin kustannuksetkaan eivät karkaa käsistä Oikeiden säilytysolosuhteiden ansioista voidaan saada lisää aikaa digitointiin (riittävän viileä ja kuiva säilytysympäristö) 6

7 Analogisen aineiston toisto ja digitointi Yhden tallenteen digitointiin menee yleensä moninkertaisesti aikaa tallenteen kestoon verrattuna, jos digitointi tehdään kunnolla Onko riittävä tietotaito analogisen laitteiston käyttämiseen, säätämiseen ja puhdistamiseen? Onko käytettävissä tarvittavat ja riittävän laadukkaat analogiset laitteet? Halutaanko säilyttää tietotaito omassa talossa? Onko kyse kertaluonteisesta työstä vai kertyykö analogista materiaalia jatkossakin? 7

8 Digitoinnin ulkoistaminen? Jos ei ole tietotaitoa, niin miten varmistetaan ulkoistetun digitointityön laadunvarmistus? Jos tiedät itse vähän, niin älä valitse halvinta tarjousta, vaan luotettava, asiantunteva toimija, jolla on hyvät referenssit Laadunvarmistus luetteloinnin yhteydessä? Kun arvioit ulkoistetun palvelun hintaa, laske mukaan oman työn lisäksi tarvittavat laitteisto-, ohjelmisto- ja koulutusinvestoinnit 8

9 Luettelointi Digitaalisessa muodossa olevan aineiston metadata on oltava kunnossa Erittäin merkittävä kustannustekijä, sillä puutteellisten luettelointitietojen täydentämiseen voi kulua enemmän aikaa kuin itse digitointiin Riittävien sisällönkuvausten avulla helpotetaan merkittävästi aineiston hakemista ja käyttöä Tekninen metadata helpottaa migraation automatisointia Arvio: metadatan täydentämiseen kuluu usein aikaa 3, jopa 6 kertaa äänitteen keston verran 9

10 Pitkäaikaissäilytys Digitaalisen tiedon pitkäaikaissäilyttäminen on kallista. Dietrich Schueller: Digitaalisen tiedon säilyttäminen maksaa 7-10 euroa / GB (offline) Käyttö paikan päällä vai internetin kautta? Tarkoituksenmukainen formaatti ja resoluutio arkisto- ja käyttökopioille? CD/DVD-R ei ole edullinen ja helppo ratkaisu pitkäaikaissäilyttämiseen Pitkäaikaissäilyttämisen ulkoistaminen ja käyttökopiot omassa laitoksessa? 10

11 Pitkäaikaissäilytyksen ulkoistaminen? Kuka on vastuussa, jos digitaalinen arkisto tuhoutuu, jos säilytys on ulkoistettu? Pitkäaikaissäilytys omassa laitoksessa vaatii yleensä suuria kertainvestointeja Ulkoistetun säilytyspalvelun hinnan vertailussa tulisi mediakustannusten lisäksi ottaa mukaan henkilöstö- ja koulutuskulut sekä migraatiokustannukset 5-7 vuoden välein Mikä on luotettavuuden hinta? (Eri ratkaisujen luotettavuus vaihtelee suuresti) 11

12 Presto Space Presto Space -projekti tulee tarjoamaan apuvälineitä digitointiprojektin hallintaan Storage Calculator: online tool Business Case Planner Project Management Planner OK not yet not yet 12