VERSIO 1.2. Capture. Projektisuunnitelma

Transkriptio

1 VERSIO 1.2 Capture Projektisuunnitelma

2 Sisältö 1. Johdanto Capture-projektin tavoitteet Projektin vaiheistus ja henkilöresurssit Vaikutukset ja arviointi Kustannukset ja rahoitus Viestintä ja markkinointi Seuranta ja raportointi Rahoittajaviranomaisen ohjeistus

3 3 1. Johdanto Yrityksillä ja elinkeinoelämän organisaatioilla on selkeää tarvetta pitkäaikaiseen sähköiseen säilyttämiseen. Myös yhteiskunnan kannalta on tärkeää saada elinkeinoelämää koskevaa digitaalista tietoa talteen, ennen kuin se lopullisesti katoaa. Sähköisten aineistojen säilyttämisen lisäksi yrityksillä ja muilla yhteisöillä on tarvetta myös muunlaisille asiakirjahallinnon palveluille. Näitä ovat esimerkiksi elinkaaren hallinta, paperisen aineiston säilyttäminen, järjestäminen, luettelointi ja digitointi. Elkan nykyiset tietojärjestelmät on rakennettu päätearkiston näkökulmasta, eivätkä ne sellaisenaan sovellu erilaisten palvelukonseptien tuotantojärjestelmäksi. Elkalla on selkeä tarve uusia järjestelmänsä vastaamaan sekä yritysten että muistiorganisaatioiden yhteisiä palvelutarpeita. Projektin vastuullisena toteuttajana toimii Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, jota osatoteuttajana avustaa Mikkelin ammattikorkeakoulun IT-laitos. Elka hallinnoi projektia ja tarjoaa projektin käyttöön yritysten ja elinkeinoelämän organisaatioiden asiakirjahallinnon osaamista. Mikkelin ammattikorkeakoulu taas tuo projektiin ennen kaikkea asiakirjahallinnon sähköisiin palveluihin liittyvää soveltavaa käytännön osaamista. 2. Capture-projektin tavoitteet Projektin tavoitteena on ensinnäkin luoda palvelunkuvaukset Elkan yrityksille, elinkeinoelämän organisaatioille sekä asiakirjallisen tiedon käyttäjille tarjottavista palveluista. Palvelukuvaukset laaditaan projektin ensimmäisen vaiheen aikana, ja niistä syntyy erillinen dokumentaatio. Palvelunkuvausten perusteella suunnitellaan tietojärjestelmäkokonaisuus, joka parhaalla mahdollisella tavalla mahdollistaisi edellä kuvattujen palveluiden toteuttamisen. Captureprojektissa keskitytään varsinaisen arkistojärjestelmänjärjestelmän suunnitteluun, mutta samalla mietitään myös esimerkiksi asiakkuuksienhallinnan ja kirjanpidon järjestelmien uusimistarvetta ja liityntäkohtia arkistojärjestelmään.

4 4 Arkistojärjestelmän suunnitteluun kuuluvat osiot ovat 1) teknisten ja toiminnallisten vaatimusmäärittelyjen laatiminen, 2) ohjelmiston suunnittelu ja mallintaminen sekä 3) testiympäristön rakentaminen, jossa tietojärjestelmän toiminnallisuuksia voidaan pilotoida. Projektin tavoitteena on laatia dokumentaatio varsinaisen tuotantojärjestelmän hankinnalle. 3. Projektin vaiheistus ja henkilöresurssit Projektiin kuuluu neljä selkeää työvaihetta, jotka kuitenkin ajallisesti ja myös toteutuksellisesti tulevat menemään jonkin verran lomittain. Työvaiheet ovat seuraavat: 1. Palveluiden kuvaukset 2. Tekniset ja toiminnalliset vaatimusmäärittelyt 3. Ohjelmiston suunnittelu ja mallintaminen 4. Testiympäristön rakentaminen ja pilotointi Palveluiden kuvaukset osiossa kartoitetaan kaikki Elkan nykyiset palvelut sekä ideoidaan mahdollisimman laajasti kaikki kuviteltavissa olevat tulevat palvelut. Kartoituksen jälkeen nämä palvelumallit kuvataan prosessikarttana ja toimintamallina. Ensimmäisen vaiheen aikana syntyy palvelunkuvausdokumentaatio. Vaatimusmäärittely vaiheessa kartoitetaan palvelukuvauksia hyödyntäen Elkan tarpeet uuden järjestelmän toiminnallisuuksista ja laaditaan niin sanottu vaatimusanalyysi. Vaihe aloitetaan palvelukuvausten pohjalta laadittavien prosessikuvausten ja käyttötapausesimerkkien luomisella. Projektin toisessa vaiheessa kartoitetaan lisäksi toimintaympäristön ja toteutusteknologian järjestelmälle asettamat rajoitteet. Kakkosvaiheen työskentelyn tuloksena syntyvät prosessikuvaukset, käyttötapausesimerkit sekä määrittelydokumentti järjestelmän toiminnallisista ja teknisistä vaatimuksista. Määrittelydokumentaation jälkeen tapahtuu ohjelmiston suunnittelu, johon kuuluu myös käsitteistä ja niiden suhteista luotavat mallit. Suunnitteluvaiheen lopputuloksena syntyy suunnitteludokumentti, joka toimii tavallaan tulevan ohjelmiston piirustuksina. Suunnitteluvaiheessa määritellään mm. ohjelmiston arkkitehtuuri sekä jakaantuminen komponentteihin.

5 5 Neljännessä vaiheessa suunnitteludokumentin mukaista järjestelmää tai sen osaa pilotoidaan ja testataan. Capture-hankkeen lopputulos ei kuitenkaan ole valmis tuote, joten toteutusvaihe jää keskeneräiseksi. Tavoitteena on kuitenkin testiympäristön rakentaminen ja yksittäisten komponenttien yksikkötestaaminen. Eri komponenttien integrointitestaus ja koko ohjelmiston järjestelmätestaus jäänevät projektin jälkeen tapahtuvaan, lopullisen tuotantojärjestelmän hankintavaiheeseen. Projektin pääpiirteinen vaiheistus tapahtuu alla olevassa taulukossa kuvatulla tavalla. Lisäksi jokaisen uuden vaiheen käynnistyessä pidetään aloituspalaveri, jossa sovitaan kyseisen työvaiheen tarkempi toteutusaikataulu. Taulukko 1. Projektin vaiheistus pääpiirteittäin VAIHE VASTUU TULOS AJANKOHTA Palvelukuvaukset Elka Palvelukuvausdokumentaatio 1 2/2011 Vaatimusmäärittelyt Elka, projektitiimi Tekninen ja toiminnallinen vaatimusmäärittely 3/2011 2/2012 Suunnittelu Mamk, projektitiimi Suunnitteludokumentaatio 10/2011 2/2012 Testaus Mamk, projektitiimi Testiympäristö, pilottitoteutus 3 6/2012 Keskeisenä työmenetelmänä aiotaan käyttää ydinhenkilöistä koostuvaa neljän henkilön projektitiimiä, joka työskentelee tiiviissä yhteistyössä koko projektin ajan. Projektitiimiin kuuluvat projektipäällikkö, Elkan asiakirjahallinnon asiantuntija sekä Mikkelin ammattikorkeakoulun IT-asiantuntijat. Projektin henkilöresurssin on kaavailtu käsittävän yhteensä kaksikymmentäneljä henkilötyökuukautta, jotka jakautuvat siten, että Elka toteuttaa niistä kaksitoista ja Mamk toiset kaksitoista kuukautta. Projektissa ei ole palkattuna yhtään päätoimista työntekijää, vaan kaikki osallistuvat projektiin oman päätoimensa ohella. Oheisesta taulukosta käy ilmi alustava suunnitelma henkilöresurssien kohdentamisesta. Taulukko 2. Henkilöresurssien kohdentaminen eri työvaiheiden kesken HENKILÖ\VAIHE PALVELUNKUVAUKSET VAATIMUSMÄÄRITTELY SUUNNITTELU TESTAUS Projektipäällikkö 0,5 2,5 2 1 Asiakirjahallinnon 0,5 1,5 1 1 asiantuntija Taloussihteeri 0,5 0,5 0,5 0,5 IT-asiantuntija IT-asiantuntija Muu (?)

6 6 Projektipäällikön ja taloussihteerin työpanoksen odotetaan projektin hallinnollisista syistä johtuen jakautuvan melko tasaisesti koko projektin keston ajalle. Samoin Elkan asiakirjahallinnon asiantuntijan oletetaan osallistuvan noin yhden henkilötyökuukauden panoksella kaikkiin neljään työvaiheeseen. Mamkin IT-asiantuntijoiden rooli tulee kasvamaan projektin edetessä. Heidän työpanoksensa on keskeisessä asemassa teknisen vaatimusmäärittelyn, mallintamisen ja testauksen aikana. 4. Vaikutukset ja arviointi Projektin ja sitä seuraavan hankintavaiheen seurauksena Elka voi tarjota yrityksille entistä monipuolisempia asiakirjahallinnon palveluita niin paperiseen kuin digitaaliseenkin toimintaympäristöön. Palvelut voidaan toteuttaa myös ajasta ja paikasta riippumattomasti. Suunniteltava tietojärjestelmä tehostaa Elkan toimintaprosesseja, ja toiminta tulee kustannustehokkaammaksi. Suurin yksittäinen vaikutus tulee olemaan kyky sähköisten aineistojen vastaanoton syntymiseen. Tietojärjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon kansalliset ja kansainväliset standardit, jonka ansiosta se on helpommin kytkettävissä muihin tietojärjestelmiin, esimerkiksi Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymään sekä pitkäaikaissäilytysjärjestelmään. Suunniteltavan tietojärjestelmän yhteensopivuus sidosryhmien järjestelmiin on toinen merkittävä arvioinnin kohde. Projektin tulee myös EAKR-rahoitusohjelman tavoitteiden mukaisesti lisätä toteuttajien osaamista sekä edesauttaa uusien innovaatio- ja palvelujärjestelmien kehittämistä. Toisin sanoen projektin tulee lisätä Elkan ja Mamkin henkilöstön osaamista sähköisen arkistoinnin suunnittelu- ja kehittämistehtävissä. 5. Kustannukset ja rahoitus Projektin kokonaiskustannukset vuosina 2011 ja 2012 ovat yhteensä euroa. Valtaosa kustannuksista syntyy henkilöstömenoista, jotka muodostavat yli 90 % projektin kokonaiskustannuksista. Projektin muut kustannukset syntyvät pääasiassa lisenssikustannuksista, jotka on kirjattu ostopalveluiden kohtaan, ja ne toteutunevat vuoden

7 aikana. Matkakustannuksissa on huomioitu lähinnä ohjausryhmän jäsenten matkakustannukset sekä mahdolliset matkat asiakkaiden ja kumppaneiden luo. Projektin kokous-, tiedotus- ja toimistokulut vievät yhteensä noin parin tuhannen euron verran. Taulukko 3. Projektin kustannukset KUSTANNUS YHTEENSÄ Henkilöstö Ostopalvelut Kotimaan matkat Toimistokulut Muut kustannukset Yhteensä Matkakustannusten osuus projektin kustannusarviossa on arvioitu liian pieneksi, ja osuuden korottamisesta on käyty alustava keskustelu rahoittajaviranomaisen kanssa jo projektin aloituspalaverissa Syksyllä 2011 teemme muutoshakemuksen, jolla matkakustannukset pyritään nostamaan 2400 eurosta 4000 euroon. Vastaavasti muiden kustannusten osuutta pienennetään, jolloin kokonaiskustannukset pysyvät eurossa. Projektin rahoituksesta 70 % tulee Euroopan aluekehitysrahastolta sekä valtion vastinrahoitukselta. Elkan omarahoitusta on 15 % ja Elkan ja Mamkin luontoissuoritteena tehtävää työtä loput 15 %. Luontoissuoritukset tulee kirjata työajanseurantaan ja projektin kirjanpitoon erillisinä kohtina, mutta taulukossa 3 ne on sisällytetty henkilöstökustannuksiin. Luontoissuorituksia voivat tehdä myös projektiryhmän ulkopuoliset työntekijät sekä Elkassa että Mamkissa. Taulukko 4. Projektin rahoitus RAHOITUS YHTEENSÄ EAKR-rahoitus Kuntien rahoitus, oma työ Oma rahoitus Oma työ Rahoittajaviranomaisen mukaan EAKR-hankkeissa on maksatushakemuksille jatkuva haku. Toisin sanoen maksatushakemuksille ei ole määrätty mitään tiettyä kalenterikuukausiin sidottua maksatuskautta. Käytännön syistä olemme kuitenkin päättäneet, että Capturehankkeessa käytämme neljän kuukauden rahoitusjaksoa. Näin vuoden 2011 teemme kolme ja vuoden 2012 aikana kaksi maksatushakemusta. Projektin kustannusten jakaantuminen eri maksatuskausien kesken esitetään alla olevassa taulukossa:

8 8 Kustannus\Jakso 1-4/ / / / /2012 Yhteensä Henkilöstö , Ostopalvelut Kotimaan matkat 2 858, , Toimistokulut Muut 130, kustannukset Yhteensä 7955, , Viestintä ja markkinointi Projektin viestintä toteutetaan Elkan tiedotus- ja viestintästrategiassa linjattujen periaatteiden mukaisesti. Projektin alkamisesta ja loppumisesta lähetetään laajasti tiedotteet Elkan yritysasiakkaille, sidosryhmille sekä paikallisille tiedotusvälineille. Eri työvaiheiden etenemisestä kerrotaan Elkan verkkosivuilla, blogissa, Facebookissa sekä tiedotuslehti Eemelissä. ASIA AJANKOHTA JAKELU Projektin käynnistyminen 1/2011 Tiedotusvälineet, asiakkaat, sidosryhmät Palvelunkuvaukset 3/2011 Elkan sähköiset viestintävälineet Vaatimusmäärittelyt 4/2012 Elkan sähköiset viestintävälineet Projektin loppuraportti 6 7/2012 Tiedotusvälineet, asiakkaat, sidosryhmät 7. Seuranta ja raportointi Projektin toimintaa ohjaa ohjausryhmä, jolle tuloksia raportoidaan säännöllisesti. Ohjausryhmä seuraa projektisuunnitelmaa, ja tekee siihen tarvittaessa päivityksiä. Ohjausryhmä mm. käsittelee muutoshakemuksia, seuraa projektin laadullisia ja määrällisiä tavoitteita, ottaa kantaa projektin sisällöllisiin asioihin ja osaltaan edesauttaa projektin tunnettavuutta ja hyvien käytänteiden leviämistä. Projektipäällikkö ja taloussihteeri seuraavat projektin taloutta sekä vastaavat projektin raportoinnista sekä viestinnästä ja markkinoinnista. He vastaavat maksatushakemusten 1 Henkilöstökustannukset sisältävät myös luontoissuoritukset. 2 Nykyiset matkakustannukset riittävät ainoastaan vuodelle Matkakustannuksia pyritään lisäämään muutoshakemuksella viiteentuhanteen euroon.

9 laatimisesta ja sen liitteeksi vaadittavien dokumenttien keräämisestä. Hankkeesta tehdään säännösten mukaisten väli- ja loppuraportit rahoittajaviranomaiselle. 9 Projektin laadullisessa seurannassa keskeinen rooli on ohjausryhmällä, joka suorittaa projektin itsearviointia mm. ohjausryhmän kokouksissa käytävällä keskustelulla sekä muulla erikseen määritellyllä itsearviointimenettelyllä. Rahoittajaviranomainen seuraa projektin etenemistä indikaattoriseurantana sekä väliraportoinnin avulla. Seurantatiedot on vuoden alkupuoliskolta ilmoitettava mennessä ja vuoden jälkipuoliskon osalta mennessä. Väliraportti tehdään jokaiselta täydeltä kalenterivuodelta. Hankkeen loppuraportti laaditaan heti hankkeen toiminnan päättymisen jälkeen. Indikaattoriseurannan sekä väli- ja loppuraporttien lisäksi rahoittaja toivoo lyhyttä tiivistelmään tehdystä työstä kunkin maksatushakemuksen yhteydessä. 8. Rahoittajaviranomaisen ohjeistus Seuraavassa on lueteltu rahoittajaviranomaisen Capture-hankkeelle osoittamat kirjalliset ohjeet: o Tiedotusohje EU-hankkeiden toteuttajille o Tukikelpoiset kustannukset o Aloituspalaveri o Ohjausryhmät o Maksatushakemukset o Ohje rakennerahastojen seurantatietojen raportoinnista o Yhteishankkeet ja tuen siirto TEMin rahoituslain ja asetuksen mukaisissa hankkeissa Ohjeiden sisältö on luettavissa EU-rakennerahastojen kotisivuilta osoitteesta: