Miten tietojärjestelmät palvelevat terveydenhuollon ammattilasten työtä? Vaikutukset työhön ja hyvinvointiin

Transkriptio

1 Tuulikki Vehko Hannele Hyppönen Miia Ryhänen-Tompuri Tarja Heponiemi TYÖPAPERI Miten tietojärjestelmät palvelevat terveydenhuollon ammattilasten työtä? Vaikutukset työhön ja hyvinvointiin Digityö ja stressi -hankkeen loppuraportti

2 Työpaperi 4/2019 Tuulikki Vehko, Hannele Hyppönen, Miia Ryhänen-Tompuri ja Tarja Heponiemi Miten tietojärjestelmät palvelevat terveydenhuollon ammattilaisten työtä? Vaikutukset työhön ja työhyvinvointiin Digityö ja stressi -hankkeen loppuraportti

3 Kirjoittaja(t) ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitos ISBN (painettu) ISBN (verkkojulkaisu) ISSN X (verkkojulkaisu) PunaMusta Oy Helsinki, 2019

4 Lukijalle Miten tietojärjestelmät palvelevat terveydenhuollon ammattilaisten työtä? Vaikutukset työhön ja työhyvinvointiin -hankkeessa käytimme sekä tapaustutkimusta että kyselytutkimuksia kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyöhön (Kuvio 1). Tapaustutkimukset toteutettiin fokusryhmähaastatteluina ja yksilöhaastatteluina. Hanke toteutettiin läheisessä vuorovaikutuksessa Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden seuranta ja arviointi -hankkeen (STePS) kanssa. STePS -hankkeesta saimme käyttöömme sairaanhoitajille ja lääkäreille toteutettujen kansallisten kyselyaineistojen sarjan. Fokusryhmähaastatteluiden pohjalta olimme mukana kehittämässä sairaanhoitajien tietojärjestelmäkyselyä mm. täydentämällä kysymysten vastausvaihtoehtoja. Tässä raportissa kokoamme päätulokset ja kuvaamme miten kyselyaineistoista tunnistettiin tietojärjestelmien käytön suhteen onnistujaorganisaatioita yhtenä osana kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyötä. Kerromme myös lyhyesti osallistumisesta kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyöhön. Aihepiiristä kiinnostuneita varten olemme koonneet tiiviin katsauksen hankkeen artikkeleista. Raportin alussa esitämme tutkimustulosten perusteella suosituksia terveydenhuollon organisaatioille ja johdolle sekä terveydenhuollon kehittäjille hyödynnettäväksi suomalaisilla työpaikoilla. Kuvio 1. Digityö ja stressi hankkeen kulku ja eri tutkimusmenetelmillä (tapaustutkimus ja kyselytutkimus) tuotetut tulokset syötteeksi kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyölle. Tämä yhteenvetoraportti perustuu paitsi kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyön kuvaukseen niin myös moniin eri artikkeleihin, joiden tuloksia esitellään tiiviisti Katsaus hankkeen artikkelien päätuloksista -luvussa. Hankkeen käytössä oli monipuolisia aineistoja ja tutkimustuloksia on raportoitu useissa eri paikoissa (katso Liite 1. Hankkeen julkaisuluettelo). THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

5 Kiitokset Projektiryhmä kiittää kaikkia kumppanuusorganisaatioiden työntekijöitä ja muita haastateltuja henkilöitä, jotka ovat antaneet aikaansa tähän tutkimukseen. Kiitokset sairaanhoitajille ja lääkäreille, jotka ovat eri vuosina vastanneet tietojärjestelmiä koskeviin kyselyihin. Projektiryhmä kiittää ohjausryhmää aktiivisuudesta ja sujuvasta yhteistyöstä sekä Työsuojelurahastoa (TSR) ja Terveyden ja hyvinvoinninlaitosta (THL) hankkeen rahoituksesta. Ohjausryhmään kuuluivat Kenneth Johansson, TSR, Sari Kujala, Aalto yliopisto, Sampsa Puttonen, TTL, Johanna Tuukkanen, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, Eeva Ketola ( )/ Jarmo Anttila (2018), Järvenpään kaupunki, Jukka Vänskä, Lääkäriliitto ja Anna-Mari Aalto, THL. Ohjausryhmän kokouksiin osallistuivat myös projektiryhmän toimijat Tarja Heponiemi, THL, Tuulikki Vehko, THL, Hannele Hyppönen, THL, Miia Ryhänen- Tompuri, THL ( ). Hankkeen ohjausryhmä kokoontui 3 kertaa. Kiitokset kollegoillemme THL:ssa, jotka lukivat ja kommentoivat suosituksia. THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

6 Tiivistelmä Tuulikki Vehko, Hannele Hyppönen, Miia Ryhänen-Tompuri ja Tarja Heponiemi. Miten tietojärjestelmät palvelevat terveydenhuollon ammattilaisten työtä? Vaikutukset työhön ja työhyvinvointiin. Digityö ja stressi hankkeen loppuraportti. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL). Työpaperi 4/ sivua. Helsinki ISBN (painettu); ISBN (verkkojulkaisu) Digityö ja stressi -hankkeessa pureuduttiin kumppanuusorganisaatioissa terveydenhuollon tietojärjestelmien käyttöprosesseihin ja miten tietojärjestelmät vaikuttavat terveydenhuollon ammattilaisten työhön. Tutkimuksen keskiössä oli tietojärjestelmien vaikutukset henkilöstön työhyvinvointiin. Kyseessä oli Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen, Järvenpään kaupungin ja Keski-Suomen sairaanhoitopiirin yhteinen tutkimushanke. Työsuojelurahasto toimi hankkeen päärahoittajana (116104). Hankkeessa kerättiin seuraavat laadulliset aineistot: a) fokusryhmähaastattelut (n=4) kumppanuusorganisaatioissa; b) yksilöhaastattelut (n=4) pääkäyttäjille ja johtajille tietojärjestelmien käytön suhteen onnistuneissa organisaatioissa. Lisäksi hankkeessa käytettiin olemassa olevia laajoja kansallisia kyselyaineistoja. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden seuranta ja arviointi (STePS) -hankkeen aineistoista hyödynnettiin Sairaanhoitajien tietojärjestelmäkyselyä (2017) sekä Lääkärien tietojärjestelmäkyselyjä (2010, 2014 ja 2017). Lisäksi käytettiin Lääkärien työolot ja terveys kyselyistä (2006, 2010 ja 2015) muodostettua pitkittäisaineistoa. Fokusryhmähaastatteluista ilmeni, että terveydenhuollon ammattilaisten työn kokonaisuudessa tietojärjestelmiin liittyvä stressi ei ollut suurin työn kuormitustekijä, vaan vaativa potilastyö tai suuren tehtävämäärän aiheuttama rasitus olivat monen työntekijän kohdalla ensisijaisia kuormitustekijöitä. Potilastietojen saatavuus toisesta organisaatiosta oli haastatteluhetkellä puutteellista Kanta-palveluista huolimatta. Sairaanhoitajille osoitetusta kyselytutkimuksesta selvisi, että tietojärjestelmien käytettävyydessä oli puutteita. Osa sairaanhoitajista koki osaamisvajetta tietojärjestelmien käytössä ja eteenkin asiakasprosesseihin liittyvien toiminnallisuuksien muutoksista työhön tarvittaisiin lisäkoulutusta. Lääkäreille osoitetuista kyselytutkimuksista selvisi, että tietojärjestelmien kuormittavuutta voivat lisätä esimerkiksi kognitiivinen työkuorma, työkiire, ryhmätyöongelmat, työtyytymättömyys, johtamisvelvoitteet ja päivystyskuormitus. Osoitimme myös, että tietojärjestelmien käytettävyys ja oma perehtyneisyys käyttäjänä ovat suoraan yhteydessä siihen, kuinka kuormittaviksi tietojärjestelmät koetaan, työkiireeseen ja työn vaikutusmahdollisuuksiin sekä omaan hyvinvointiin. Lääkärien tietojärjestelmien toimimattomuuteen ja jatkuviin muutoksiin liittyvä stressi ja kuormittuneisuus jatkoivat seurantatutkimuksessa kasvuaan. Tätä stressiä mitattiin vuosina 2006, 2010 ja 2015 ja joka mittauskerralla lääkärit kokivat tietojärjestelmiin liittyvää stressiä yhä enemmän. Eniten stressi lisääntyi perusterveydenhuollossa, kun taas sairaaloissa oli kasvu pystytty pysäyttämään vuosien 2010 ja 2015 välillä. Tutkimuksemme perusteella näyttäisi siltä, että sairaanhoitajat kokevat osaamisvajetta tietojärjestelmien käytössä ja varsinkin asiakasprosessien digitaalisten työkalujen käyttöön tarvit- THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

7 taisiin lisäoppia. Lisäksi asiakkaiden uusi rooli ja uudet teknologiat haastavat ammattilaisten osaamisen, joten tarvitaan koulusta, työprosessien uudelleen suunnittelua sekä päivittäistä tukea. Tietojärjestelmiin liittyvä osaaminen ei ole pelkästään yksilön osaamista, vaan se on organisaation yhdessä sopimia toimintatapoja. Organisaatioiden tietojärjestelmäkoulutusten tulisi olla jatkuvaa toimintaa, jotta ammattilaisten osaaminen pysyy ajan tasalla tietojärjestelmien ja niiden käyttötapojen kehittyessä. Tietojärjestelmiä ja työprosesseja kehitettäessä tulisi huomioida nykytilanne, jossa samoja asioita joudutaan kirjaamaan moneen eri paikkaan. Kirjatessa samaa asiaa moneen kertaan työprosessit hidastuvat ja voi tapahtua virheitä. Tämän takia saman asian kirjaamista eri paikkoihin tulisi vähentää. Teknisessä mielessä moninkertainen työ kielii huonosti onnistuneesta tietojärjestelmäintegraatiosta. Hankkeessa nousivat esiin järjestelmien heikko käytettävyys, käytössä olevien järjestelmien suuri määrä ja tiedonkulun ongelmat. Tulostemme perusteella voidaan päätellä, että terveydenhuollon tietojärjestelmät ovat usein epäkäytännöllisiä ja niiden käytettävyyteen tulisi kiinnittää enemmän huomiota. Organisaatioissa tarvitaan lisää tilaajaosaamista ja loppukäyttäjät tulisi ottaa mukaan suunnitteluun, myös järjestelmien yhteensopivuuteen tulisi panostaa enemmän. Potilastietojärjestelmien käyttäjäystävällisyyden kehittämistyössä tulisi huomioida niin lääkäreiden kuin sairaanhoitajien käyttäjäkokemukset entistä paremmin. Lisääntyvä digitalisaatio terveydenhuollossa haastaa päivittäisen johtamisen. Johtajien tulee varmistaa uusien käyttöönottojen ja järjestelmäpäivitysten huolellinen suunnittelu, riittävä tiedottaminen sekä henkilökunnan perehdyttäminen ja sitouttaminen. Muutosvaiheeseen tulee suunnata tarpeeksi resursseja ja tukea. Tutkimuksen avulla saatiin laajasti tietoa tietojärjestelmiin liittyvistä käytännöistä terveydenhuollossa, erityisesti tietojärjestelmien ongelmakohdista sekä tietojärjestelmiin liittyvästä henkilöstön hyvinvoinnista ja johtamisesta. Yhteistyössä laajojen tutkimushankkeiden (STePS ja COPE) kanssa muodostettiin tutkimustiedon ja asiantuntijamielipiteiden pohjalta digitalisaatioon liittyviä suosituksia terveydenhuollon organisaatioille ja johtajille. Avainsanat: psykososiaaliseen työympäristöön liittyvät terveysriskit; uusien kompetenssien ja oppimisen kehittäminen; terveydenhuolto; ammattilaiset; työprosessit; johtaminen THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

8 Abstract Abstract Tuulikki Vehko, Hannele Hyppönen, Miia Ryhänen-Tompuri ja Tarja Heponiemi. Miten tietojärjestelmät palvelevat terveydenhuollon ammattilaisten työtä? Vaikutukset työhön ja työhyvinvointiin. Digityö ja stressi hankkeen loppuraportti. [How do information systems operate for healthcare professionals? Impact on work and well-being at work.]. National Institute for Health and Welfare (THL). Discussion Paper 4/ pages. Helsinki, Finland ISBN (printed); ISBN (online publication) Information systems and stress in health care project examines the use of information and communication technology (ICT) in work processes among health care professionals. Usability of clinical information systems is essential for fluent and efficient work. User experiences give a solid basis for further development work. The Information systems and stress in health care -project is a joint research project of the National Institute for Health and Welfare (THL), the Järvenpää City and the Central Finland Hospital District. This study was supported by the Finnish Work Environment Fund (project ). The project collected qualitative material: a) focus group interviews (n = 4) in the partner organizations; b) individual interviews (n = 4) for administrators and managers in the use of information systems in successful organizations. In addition, the project used national crosssectional survey data from the Monitoring Social and Health Care Information Systems and Services (STePS) project. The STePS project surveyed nationally Nurses experiences on information systems (2017) and the Physicians experiences on information systems (2010, 2014 and 2017). In addition, the longitudinal data derived from the Working conditions and health surveys among physicians (2006, 2010 and 2015) was used. Focus group interviews indicated that among of health care professionals, the stress related to information systems was not the biggest source of workload, but the demanding patient work or the burden of several duties was a major workload sources for many employees. The availability of patient data from another organization was incomplete at the time of the interviews despite the Kanta services. Nurses reported that usability of information systems was many times poor. There was also lack of know-how in the use of ICT especially related to new digital services. Organizational information system training should be a continuous process in order to keep the skills of the staff up-to-date with the development of information systems. Surveys showed that poor usability of information systems and technical problems threatened the well-being of doctors. Cognitive workload, time pressure, problems in leadership, on-call burden, team work problems, and job dissatisfaction were factors that added the stress related to information systems. The poor usability of the information systems and doctors own experiences as users were directly related to how stressful physicians experienced their information systems, the time pressure and job satisfaction as well as their own wellbeing. Stress related to the poorly functioning and constantly changing information systems continued to grow in the follow-up study among doctors. This stress was measured in 2006, 2010 and 2015, and every time doctors experienced more stress related to information systems. Stress related to information systems increased the most in primary health care, while in hospitals the growth stabilized between 2010 and THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

9 At the time of developing information systems and work processes, the current situation should take into account. Currently, the same things have to be recorded in many different places. When documenting the same thing many times, work processes were slowing down and errors can occur, which burden the professionals. Therefore, recording to many different places should be reduced. From a more technical point of view, multiple data entries is a sign of poor information system compatibility. The results suggest that main problem areas included the poor usability of systems, high number of non-integrated systems in use, and problems in information flow. Based on our results, it can be concluded that health care information systems did not support work processes as they should. More attention should be put to the usability. Organizations need more procurement know-how and more know-how in planning the IT-supported work processes. Moreover end-users should be involved in information systems design, and more should be invested in the system compatibility. Increasing the user friendliness of patient information systems should be better taken into account and both doctors and nurses opinions should became heard. Increasing digitalisation in healthcare challenged everyday management. The leaders should ensure a careful planning of new deployments and system upgrades, adequate information, and job orientation and commitment. Sufficient resources and support should be allocated to the change process related to implementation of new information systems and work practices. The study provided information on practices related to information systems, especially problem areas of them, and the well-being of personnel related to information systems. Based on the collaboration of other large study projects (STePS, COPE) and all their research data and auditing the steering groups of the Information systems and stress in health care -project, recommendations have been made for healthcare professionals and their leaders. Keywords: healthcare professionals; psychosocial working enviroment; stress; digital tools; work processes; management THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

10 Sisällys Lukijalle... 3 Kiitokset... 4 Tiivistelmä... 5 Abstract... 7 Suositukset johtajille ja organisaatioille Suosituksia organisaatioille digitalisaation hyötyjen ja henkilöstöystävällisyyden varmistamiseksi Suosituksia johtamiseen työn lisääntyvässä digitalisaatiossa Tutkimuksen teoreettiset lähtökohdat Työhyvinvointi, kuormitus ja työprosessit Tiedon kulun haasteet ja ratkaisut julkisessa terveydenhuollossa Tutkimusaineistot Fokusryhmähaastattelut Yksilöhaastattelut Sairaanhoitajien tietojärjestelmäkysely Potilastietojärjestelmät lääkärin työvälineenä -kyselyt Lääkärien työolot ja hyvinvointi -kyselyt Digityö & stressi -hankkeen kulku Tuloksia Sairaanhoitajien tietojärjestelmäkyselystä ja haastatteluista Hankkeessa osallistuttiin kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyöhön Digipalvelut osaksi sotea käyttäjien kokemuksia ja ideoita hyvään johtamiseen -seminaari Katsaus hankkeen artikkelien päätuloksista Kansainväliset artikkelit ja artikkelikäsikirjoitukset Kotimaiset artikkelit Muut julkaisut Liite 1. Hankkeen julkaisuluettelo Liite 2. Sairaanhoitajien tietotekniikkaan liittyvä kuormitus ja potilastietojärjestelmälle antama kouluarvosana Liite 3. Haastattelurunko pääkäyttäjälle ja johdon edustajalle tietojärjestelmien käytön suhteen onnistujaorganisaatioissa Lähteet THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

11

12 Suositukset johtajille ja organisaatioille Suosituksia organisaatioille digitalisaation hyötyjen ja henkilöstöystävällisyyden varmistamiseksi 1. Tietojärjestelmien on oltava helppokäyttöisiä: Nousevat stressitasot ja heikot kouluarvo-sanat t ja heikot viittaavat kouluarvosanat siihen, että viittaavat järjestelmät siihen, ovat että liian järjestelmät vaikeita ovat käyttää. liian vaikeita käyttää. Organisaatioiden Organisaatioiden pitää pitää vaatia vaatia tilaamiltaan tilaamiltaan järjestelmiltä järjestelmiltä käytettävyyttä. käytettävyyttä. Käytettävyyttä Käytettävyyttä on on painotettava painotettava myös myös hankintapäätöksissä hankintapäätöksissä nykyistä nykyistä enemmän. enemmän. Käyttäjien Käyttäjien vaatimukset vaatimukset on sisällytettävä on sisällytettävä hankintojen hankintojen suunnitteluun suunnitteluun ja kilpailutukseen. ja kilpailutukseen. Organisaatioiden Organisaatioiden on mietittävä, on mietittävä, kannattaako kannattaako laajemman laajemman joukon joukon tilata järjestelmä tilata järjestelmä yhdessä. yhdessä. Loppukäyttäjät Loppukäyttäjät haluavat haluavat osallistua osallistua järjestelmien järjestelmien suunnitteluun suunnitteluun ja ja heidät heidät tulee tulee ottaa ottaa siihen siihen mukaan. mukaan. Käyttäjien Käyttäjien on on testattava testattava uusia uusia järjestelmiä järjestelmiä tai tai toimintaa toimintaa muuttavia muuttavia järjestelmäpäivityksiä järjestelmäpäivityksiä ja ongelmat ja ongelmat on on korjattava korjattava ennen ennen julkaisua. julkaisua. Vasta Vasta kun kun järjestelmää järjestelmää on pilotoitu, on pilotoitu, organisaatio organisaatio voi voi ottaa ottaa sen sen laajempaan laajempaan käyttöön. käyttöön. Ohjelmien Ohjelmien on on oltava oltava yhteentoimivia. yhteentoimivia. Yhteentoimivuudella Yhteentoimivuudella tarkoitetaan tarkoitetaan tietojärjestelmien tietojärjestelmien kykyä kykyä toimia toimia keskenään keskenään siten, siten, että että ne ne voivat voivat käyttää käyttää ja ja ymmärtää ymmärtää toistensa toistensa tietoja. tietoja. Tämä Tämä on on ratkaiseva ratkaiseva edellytys edellytys tiedonkululle tiedonkululle ja ja eri eri toimijoiden toimijoiden yhteistyölle. yhteistyölle. 2. Ammattilaisille on järjestettävä koulutusta: Asiakkaiden uusi rooli ja uudet teknologiat haastavat ammattilaisten osaamisen. 2. Ammattilaisille Digipalvelut on vaativat järjestettävä henkilökunnalta koulutusta: aktiivista Asiakkaiden asennetta. uusi Henkilökunnan rooli ja uudet teknologiat on kyettävä haastavat kertomaan ammattilaisten potilaille osaamisen. palveluista ja opastamaan niiden käytössä. Uudet tehtävät, vaatimukset ja uuden työroolin omaksuminen edellyttävät tietoa, koulutusta ja keskustelua. Digitaalisten Ammattilaisten palvelukäytäntöjen työn tekemisen tapa tulee on olla suunniteltava selkeitä ja kaikkien uudelleen, tiedossa. kun uusia järjestelmiä kehitetään. Loppukäyttäjät ja esimiehet on otettava mukaan työprosessien sekä Ammattilaisille käyttöönoton suunnitteluun. ja heidän opettajilleen on tarjottava riittävästi perus-, täydennys- ja työpaikkakoulutusta, jotta he osaavat käyttää tietojärjestelmiä. Henkilöstön osaamistaso Digipalvelut pitää kartoittaa, vaativat minkä henkilökunnalta perusteella aktiivista voidaan kohdentaa asennetta. täydennys- Henkilökunnan ja työpaikka- on kyettä- koulutusta. vä kertomaan Esimerkiksi potilaille palveluista vanhan opistotason ja opastamaan sairaanhoitajakoulutuksen niiden käytössä. Uudet saaneiden tehtävät, kohdalla vaatimukset on tunnistettu ja uuden osaamisvajetta. työroolin omaksuminen edellyttävät tietoa, koulutusta ja keskustelu. Digitaalisten palvelukäytäntöjen tulee olla selkeitä ja kaikkien tiedossa. 3. Tietojärjestelmien käyttöön tarvitaan tukea: Tietojärjestelmien toimivuudella ja niihin liittyvillä Ammattilaisille prosesseilla on ja vaikutuksia heidän opettajilleen työhön ja on työhyvinvointiin. tarjottava riittävästi perus-, täydennys- ja työpaikkakoulutusta, jotta he osaavat käyttää tietojärjestelmiä. Henkilöstön osaamistaso pitää kartoittaa, pitää minkä aktiivisesti perusteella kehittää voidaan työtapoja kohdentaa ja työskentelyolosuhteita, täydennys- ja työpaikka- jotka Organisaatioiden lisäävät koulutusta. tietojärjestelmien Esimerkiksi vanhan potilasturvallisuutta. opistotason sairaanhoitajakoulutuksen Työpaikalle on esimerkiksi saaneiden järjestettävä kohdalla tiloja, joissa on tunnistettu esimerkiksi osaamisvajetta. lausuntoja potilastietojen pohjalta voi laatia häiriöttä. Päivittäisen potilaskirjaamiseen tulisi hankkia välineitä, joiden avulla tieto voidaan kirjata THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

13 3. Tietojärjestelmien Organisaation tulee käyttöön nimetä tarvitaan koulutetut tukea: työyhteisön Tietojärjestelmien vastuukäyttäjät toimivuudella tueksi muille. ja niihin liittyvillä Vaativampi prosesseilla IT-tuki tulee on vaikutuksia järjestää lähelle työhön käyttäjiä ja työhyvinvointiin. ja uusien järjestelmien ja päivitysten yhteydessä on varattava tavanomaista miehitystä suurempi tuki. Organisaatioiden pitää aktiivisesti kehittää työtapoja ja työskentelyolosuhteita, jotka Teknologia lisäävät tietojärjestelmien kehittyy nopeasti. potilasturvallisuutta. Organisaation tulee Työpaikalle luoda käytännöt, on esimerkiksi joilla järjestettävä tiloja, joissa voidaan esimerkiksi jatkuvasti lausuntoja kouluttaa potilastietojen IT-asioissa. pohjalta voi laatia häiriöttä. henkilökuntaa Päivittäisen potilaskirjaamiseen tulisi hankkia välineitä, joiden avulla tieto voidaan kirjata välittömästi vuoteenvierikirjauksena, toiminta tukee kertakirjaamista. Organisaation kannattaa ostaa tietojärjestelmätoimittajilta käyttäjätukea, jotta uusi järjestelmä saadaan sujuvasti käyttöön työpaikan arjessa. Organisaation tulee nimetä koulutetut työyhteisön vastuukäyttäjät tueksi muille. Vaativampi IT-tuki tulee järjestää lähelle käyttäjiä ja uusien järjestelmien ja päivitysten yhteydessä on varattava tavanomaista miehitystä suurempi tuki. Teknologia kehittyy nopeasti. Organisaation tulee luoda käytännöt, joilla henkilökuntaa voidaan jatkuvasti kouluttaa IT-asioissa. Suosituksia johtamiseen työn lisääntyvässä digitalisaatiossa 1. Käyttöönoton onnistumisen varmistaminen Ammattilaisille täytyy kertoa käyttöönotosta ajoissa ja heidät tulee perehdyttää hyvin. Ammattilaiset kannattaa ottaa mukaan käyttöönoton suunnitteluun. Sähköisten palveluiden käyttöönotto tulee suunnitella huolellisesti. Hyväksi havaittuja, onnistumista tukevia käytäntöjä kannattaa hyödyntää. Johdon on varmistettava, että sähköisiä palveluja käyttöönotettaessa asiakkaat saavat tarvittavat tiedot palvelusta ja tarvittaessa henkilökohtaista ohjausta palveluiden käyttöön. Ammattilaisille täytyy kertoa käyttöönotosta ajoissa ja heidät tulee perehdyttää hyvin. Ammattilaiset kannattaa ottaa mukaan käyttöönoton suunnitteluun. Käyttöönoton alussa on apua, jos IT lähitukea on tarjolla tavanomaista tilannetta Johdon on varmistettava, että sähköisiä palveluja käyttöönotettaessa asiakkaat saavat enemmän tarvittavat tiedot palvelusta ja tarvittaessa henkilökohtaista ohjausta palveluiden käyttöön. 2. Tiedolla johtaminen työprosessien sujuvoittamiseksi Käyttöönoton alussa on apua, jos IT lähitukea on tarjolla tavanomaista tilannetta enemmän Tiedolla johtaminen edellyttää reaaliaikaisten tietoaineistojen saatavuutta, helppokäyttöisyyttä ja laatua. Johdon tulee edesauttaa reaaliaikaisen tiedon saatavuutta. Johdon on varmistettava, että henkilöstö tuntee tietosuojan ja tietoturvan vaatimukset. THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

14 2. Tiedolla johtaminen työprosessien sujuvoittamiseksi Toimivat tietojärjestelmät edistävät työhyvinvointia. Johdon täytyy huolehtia siitä, että järjestelmiin Tiedolla johtaminen liittyvät edellyttää epäkohdat reaaliaikaisten korjataan. tietoaineistojen saatavuutta, helppokäyttöisyyttä ja laatua. Johdon tulee edesauttaa reaaliaikaisen tiedon saatavuutta. Esimerkiksi huono käytettävyys, useat järjestelmät ja tiedonkulun ongelmat ovat yleisiä Johdon korjausta on varmistettava, vaativia epäkohtia. että henkilöstö tuntee tietosuojan ja tietoturvan vaatimukset. Tämä on edellytys potilastietojen käytölle niin kliinisessä työssä kuin johtamisessa. Oppivan organisaation kulttuurin luominen: Johdon kannattaa järjestää kevyt ja ketterä palautekanava Johdon on pidettävä henkilökunnan huolta henkilökunnan kokemusten keräämiseksi. osaamisesta ja Lisäksi sen kehittämisestä. on varmistettava, että työntekijät saavat tietoa siitä, mihin toimiin annettu palaute on johtanut ja mitä muutoksia on tehty. 3. Työhyvinvointi on johdon vastuulla Toimivat tietojärjestelmät edistävät työhyvinvointia. Johdon täytyy huolehtia siitä, että järjestelmiin liittyvät epäkohdat korjataan. Esimerkiksi huono käytettävyys, useat järjestelmät ja tiedonkulun ongelmat ovat yleisiä korjausta vaativia epäkohtia. Oppivan organisaation kulttuurin luominen: Johdon kannattaa järjestää kevyt ja ketterä palautekanava henkilökunnan kokemusten keräämiseksi. Lisäksi on varmistettava, että työntekijät saavat tietoa siitä, mihin toimiin annettu palaute on johtanut ja mitä muutoksia on tehty. Johdon on varmistettava, että uusien järjestelmien käyttöönottoon ja koulutukseen on riittävästi resursseja ja teknistä tukea. Muut kuormitusta aiheuttavat tekijät, kuten kiire, pitää saada minimoitua. Lisäksi on vahvistettava työntekijöiden mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työhönsä. THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

15 Tutkimuksen teoreettiset lähtökohdat Työhyvinvointi, kuormitus ja työprosessit Potilastietojärjestelmien käytön sujuvuudella on keskeinen osa terveydenhuollon henkilöstön työssä. Sekä valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden edellyttämät uudet kirjaamisrakenteet että tiedon haun vaatimukset muuttavat ammattilaisten työtä. Etenkin paljon palveluita käyttävien kohdalla tiedon kulku on keskeisellä sijalla, kun pyritään rakentamaan potilaalle integroitua hoitoa. Paljon palveluita käyttävien potilaiden hoidon kustannusten on arvioitu muodostavan suuren osan terveydenhuollon kustannuksista (Leskelä 2013). Sujuvan, turvallisen ja potilaskeskeisen hoidon saavuttamiseksi onkin tärkeää selvittää niin tiedon kulkuun liittyviä työtapoja kuin henkilöstön kokemuksia potilastietojärjestelmistä. Tutkimuksen teoreettiset lähtökohdat yhdistävät kahta teemaa, yhtäältä tietojärjestelmien käytettävyyttä ja toisaalta työhyvinvointia. Olemme kiinnittäneet työhyvinvoinnin tutkimuksen empiirisesti monin tavoin koeteltuun Karasekin malliin (1979). Malli kuvataan nelikenttänä siten, että tehtävät joissa työn hallintamahdollisuuksia on vähän, mutta työn vaatimuksia on paljon, altistavat työntekijöitä haitalliselle stressille. Tällöin on riski, että työntekijät kuormittuvat ja mahdollisesti sairastuvat (Sinervo 2005, Elovainio 2015). Hyvät vaikutusmahdollisuudet ja kehittymismahdollisuudet voivat suojata työstressin, esim. suuren työmäärän haitoilta, koska hallinnan tunne lisääntyy (Sinervo 2005; Pekkarinen 2007). Aiempi tutkimus osoittaa että työn epävarmuus kuormittaa, mutta oikeudenmukaiseksi koettu johtaminen voi suojata kuormitukselta (Heponiemi 2011; Heponiemi 2012). Menestyvän työyhteisön tavoitteena on saattaa työntekijät oppimisen ja kehittymisen käyrälle. Työssä oppiminen tuottaa tyydytystä, jolloin suuret vaatimukset eivät ole aina rasite. Oppimisen kannalta työn tulisi olla vaativaa niin, että työntekijä kokee samalla hallitsevansa työnsä ja samalla pystyvänsä vaikuttamaan työhönsä. Vaikutus- ja kehittymismahdollisuudet ovat merkki arvostuksesta ja työnantajan ja työntekijän välisestä luottamuksesta (Sinervo 2005). Fokusryhmien haastattelututkimuksen analysoinnissa sovelsimme esteiden kartoitusmenetelmää (Theory of constraints; TOC) (Goldratt & Cox, 1984). TOC-teoria on systeemin suorituskyvyn esteiden hallintaan keskittyvä johtamis- ja ohjausmalli. TOC- menetelmässä tärkeälle sijalle nousee työtä tai työprosesseja rajoittavan esteen tunnistaminen. Este voi olla pullonkaula tai rajoite prosessissa, joka rajoittaa tavoitteen saavuttamista. Esteet voivat olla aineellisia tai työpaikan toimintatapoja ja paradigmoja. Toimintatapaesteet ovat yleisimpiä esteitä ja niitä voivat olla vaaditut tai suositellut työskentelytavat, yritysten toimintatavat (esim. liittyen ylitöihin ja bonuksiin) sekä säännökset (esim. pakolliset tauot). Ne voivat olla myös epävirallisia, kuten totutut tavat tehdä asioita (miten asiat aina tehdään). Menetelmä sisältää ongelmienratkaisuprosesseja, joita käytetään ratkaisemaan kolmea kysymystä: mitä pitää muuttaa, mihin se tulisi muuttaa ja mitkä toimet johtavat muutokseen. TOC-menetelmää on käytetty menestyksekkäästi esimerkiksi Ison-Britannian julkisissa terveyspalveluissa (National Health Services, NHS) (Lubitsh 2005). Viimeaikainen uusi stressin aihe on työssä vastaantuleva informaatiokaaos. Lääkäreiden työ sisältää monimutkaisia ja vaativia toimintoja, kuten monen asian samanaikainen tekeminen yhtä aikaa (multitasking), kliinistä päätöksentekoa, ongelmanratkaisua ja tarvetta käsitellä suurta tietomäärää, josta kuitenkin voi puuttua tärkeitä tietoja (Beasley 2011, Pelaccia 2011, Smith 2005). Näin ollen lääkäreiden kognitiivista työmäärää voidaan luonnehtia suureksi THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

16 (Kirsh 2000). Raskaalla kognitiivisella kuormittuneisuudella tarkoitetaan esimerkiksi muistiin ja tarkkaavaisuuteen liittyvä työkuormitusta. Työn keskeytykset lisäävät riskiä kognitiivisen ylikuormituksen syntyyn työpaikoilla (Kirsch 2000). Päivittäisessä työssä sairaanhoitajat ovat vastuussa potilaiden tarkkailusta ja hoidon laadusta sairaalaympäristössä. Sairaanhoitajien työssä on potilastiedon käytön osalta samat haasteet puuttuvan tiedon tunnistamisen mahdollisuudesta kuin lääkäreilläkin. Sairaanhoitajan kognitiivinen taito organisoida tietoa vaikuttaa kliiniseen päätöksentekoon ja siten potilaan hoidon onnistumiseen (Potter 2005). Työn keskeytykset vaikeuttavat sairaanhoitajien työn toteuttamista ja lisäävät riskiä hoitovirheisiin (Potter 2005). Potterin tutkimuksessa kokeneiden sairaanhoitajien työ keskeytyi paitsi hoitotyöhön ja potilaiden omaisiin liittyvistä syistä, mutta myös kollegoiden konsultoinnin takia. On todennäköistä että ne sairaanhoitajat, joilla on matalahko työmuistikapasiteetti, voivat tehdä virheitä silloin, kun heillä on korkea kognitiivinen työkuorma (Potter 2005). Tiedon pirstominen useille eri näkymille lisää tiedon käsittelyn kognitiivista kuormaa, mikä on todettu useissa oppimista koskevissa tutkimuksissa ja suorituksen parantamiseksi on kehotettu välttämään tällaista tiedon pirstomista (Löfström 2010). Kognitiivinen kuorma vaikuttaa kykyyn käyttää ja kontrolloida työmuistia tehokkaasti oppimisessa, lisäksi kognitiivinen kuormitus voi haitata opitun asian soveltamista toisenlaisessa tilanteessa (Josephsen 2015). Josephsen (2015) esittää, että hoitotyötä simuloivassa koulutustutkimuksessa pyritään perehtymään kognitiivisen kuormituksen muodostumiseen vaikuttaviin tekijöihin hoitotyössä ja toteaa, että koulutustilanteissa henkinen kuormitus voi lisätä kognitiivista ylikuormitusta ja vähentää oppimista sekä asioiden soveltamiskykyä. Kognitiivista suorituskykyä voidaan tukea pilkkomalla monimutkainen kokonaisuus osiin ja siirtyä helpommasta osatilanteesta kohti monimutkaisempaa kokonaistilannetta (Josephsen 2015). Ihmisen tiedon käsittelyyn liittyvä Informaatiokaaos -teoria (Beasley 2011) liittää viisi riskiä kaaoksen aikaansaamiseen: tiedon yli- tai alikuormitus, tiedon hajanaisuus, tiedon ristiriitaisuus ja virheelliset tiedot. Näiden tiedonkäsittelyyn liittyvien riskien keskellä terveydenhuollon ammattilaiset tekevät työtään. Suuri työmäärä voi johtaa tilanteeseen, jossa ammattilaisilla on vähemmän resursseja ja valmiuksia selviytyä vaikeasta tietojärjestelmästä ja siten he kokevat ne stressaavammiksi. On kuitenkin oletettu, että sosiaalinen tuki ja yleinen tyytyväisyys työhön voisivat toimia työhyvinvoinnin suojana (Karasek 1998). Tiedon kulun haasteet ja ratkaisut julkisessa terveydenhuollossa Suomalaisessa julkisessa terveydenhuollossa ongelmia tiedon kulussa tuottavat erilaiset potilas- ja asiakastietojärjestelmät perus- ja erikoissairaanhoidon välillä sekä erityisesti sosiaali- ja terveystoimen välillä. Palvelujen integraatio edellyttää yhteensopivia potilas- ja asiakastietojärjestelmiä sekä integraatiota tukevia asiakirjarakenteita ja luokituksia (Ham 2011). Suomessa Sosiaali- ja terveysministeriön johdolla on tiedonhallintaan saatu uusia rakenteita ja toimintatapoja kuten valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluita Kanta-palveluita (STM, Sote-tieto hyötykäyttöön -strategia). Ajantasaisen potilastiedon vaihto yli organisaatiorajojen on tarkoitus toteuttaa valtakunnallisen Potilastiedon arkiston (Kanta-arkiston) avulla. Kanta-arkistossa organisaation potilastiedot kirjataan valtakunnallisesti yhteisesti sovituin tietorakentein (kanta.fi/ammattilaiset). Parhaimmillaan rakenteistettu tieto mahdollistaa päätöksentuen (kuten hoito-ohjeiden, muistutusten ja virheilmoitusten) kehittämisen työn tueksi ja sitä voidaan käyttää palvelujen toteutumisen arviointiin sekä lakiperusteiseen valvontaan (Hyppönen 2014). THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

17 Vuoden 2014 loppuun mennessä lähes kaikki julkisen terveydenhuollon palvelut ja apteekit olivat liittyneet sähköisen reseptin käyttöön ja vuoden 2017 alusta alkaen sähköinen resepti on ollut pakollinen myös yksityisen sektorin toimijoille (Hyppönen 2015). Kanta-arkiston käyttö lisääntyy terveydenhuollon ammattilaisten keskuudessa jatkuvasti. Työterveyshuollossa tehdyssä tutkimuksessa terveydenhuollon ammattilaiset pitivät Kanta-arkistoa hyvänä ideana, mutta käytettävyys oli vuoden 2017 tilanteessa osin hankalaa ja tietojen löytäminen kuvattiin vaikeaksi (Nissinen 2018). Jormanainen on artikkelissaan kuvannut Kantapalveluiden implementointia ja käyttöönoton vuosia (Jormanainen 2018). Kannassa on monia toiminnallisuuksia ja jatkossa potilaan OmaKannan käyttö voi mahdollistaa potilaan itse mittaamien tietojen lähettämisen terveydenhuollon ammattilaiselle. Terveydentilan seuraaminen voi olla vaikkapa verenpainearvojen, verensokeriarvojen tai astmaa sairastavan PEFmittausten (peak expiratory flow eli uloshengityksen huippuvirtaus) kirjausta potilaan toimesta (omakanta.fi). Tutkimusaineistot Digityö & stressi -hanke toteutettiin vuorovaikutuksessa Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden seuranta ja arviointi -hankkeen (STePS) kanssa. Lääkärien ja hoitotyöntekijöiden kansalliset tietojärjestelmäkyselyt ovat osa STePS-hanketta (thl.fi/stepshanke). Digityö & stressi -hankkeessa hyödynnettiin aineistoja laajasti (sekä laadullisia että määrällisiä aineistoja): a) fokusryhmähaastatteluja kumppanuusorganisaatioissa; b) yksilöhaastatteluja pääkäyttäjille ja onnistujaorganisaatioissa; c) sairaanhoitajien tietojärjestelmäkyselyä (2017); d) Lääkärien tietojärjestelmäkyselyjä (vuosilta 2009, 2014 ja 2017) ja e) Lääkärien työolot ja terveys -tutkimuksen aineistoja vuosilta 2006, 2010 ja Taulukossa 1 esitellään hankkeen tapaustutkimuksiin ja kyselyaineistoihin perustuvat aineistot. Fokusryhmähaastattelut Fokusryhmähaastattelut toteutettiin työntekijöiden perustyön keskellä tilanteessa, jossa potilastietojärjestelmä oli ollut käytössä jo pidemmän aikaa. Haastattelututkimuksella halusimme saada moniammatillisesti koottuja näkökulmia potilastietojärjestelmien käytöstä. Haastatteluissa käytetyt fiktiiviset potilastapaukset avasivat hyvin keskusteluyhteyden haasteltavien välille. Potilastapaukset ja ryhmälle esitetyt keskusteluteemat on kuvattu julkaisussa (Vehko 2018). Paneuduimme teemoissa ja haastattelumateriaalin analysoinnissa työhyvinvointiin ja tietojärjestelmiin. Käyttämämme teoreettisen viitekehyksen (TOC) mukaisesti rajauduimme aineiston analyysissä tietojärjestelmien ongelmiin ja puutteisiin. Käytetyllä tietojärjestelmällä (Effica / Pegasos) kuvattiin henkilökunnan toiminnan kontekstia, sillä kussakin potilastietojärjestelmässä on omanlaisensa näkymät ja toisistaan poikkeavat sisäiset logiikat. Yksilöhaastattelut Yksilöhaastattelut toteutettiin fokusryhmähaastatteluiden jälkeen ja kyselyaineiston valmistuttua. Tunnistimme sairaanhoitajien ja lääkäreiden kansallisista kyselyistä alueita, joissa tietojärjestelmän käytössä oli onnistumisia. Tämän jälkeen valitsimme alueelta kumppanuusorganisaatiota muistuttavan organisaation. Tutkija (TV) otti yhteyttä organisaation pääkäyttäjään THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

18 tai vastaavaan sekä hoitotyön esimieheen. Yhteydenotot toteutettiin puhelimitse ja sähköpostitse. Kun haastatteluaika oli saatu sovittua, lähetettiin haastateltavalle sähköpostitse haastatteluteemat, joiden kohdalla kerroimme että olimme kiinnostuneita juuri heidän organisaationsa käytännöistä. Esitimme haastateltaville fokusryhmähaastatteluissa esille tuotuja työprosessien esteitä ja pullonkauloja teemoittain (tekniset ongelmat; helppokäyttöisyys/ potilasturvallisuus; yhteistyö: organisaatioiden välillä ja organisaation sisällä; palautteen antaminen tietojärjestelmästä; osaamisvajeet). Olimme esimerkiksi kiinnostuneita moniin järjestelmiin kirjautumisesta, käytössä olevien järjestelmien määrästä, organisaatioiden välisestä yhteistyöstä ja miten tieto käytännössä haastateltavien mielestä kulkee. Painotimme haastatteluissa myös mahdollisuutta jakaa onnistumisia niin että hyvistä käytännöistä voitaisiin hyötyä laajemmin. Haastatteluteemat on esitelty liitteessä 3. Sairaanhoitajien tietojärjestelmäkysely Sairaanhoitajien valtakunnallinen tietojärjestelmäkysely toteutettiin helmi- ja huhtikuun välisenä aikana 2017 osana STePS-hanketta. Kyselyyn tuotettiin Digityö- ja Stressi-hankkeen toimesta työhyvinvointimoduuli. Se sisälsi yleisesti käytettyjä työhyvinvointia mittaavia kysymyksiä tai väittämiä, joihin voi valita yhden vastauksen viidestä vastausvaihtoehdosta. Työn kuormitustekijöinä mitattiin stressin kokemusta (1 väittämä), kiirettä (2 väittämää), asiakaskuormitusta (3 väittämää) ja hankalia tietojärjestelmiä (2 väittämää). Vaikutusmahdollisuuksia työssä tarkasteltiin kahdella työn itsenäisyyttä kuvaavalla väittämällä ja päätöksenteon oikeudenmukaisuutta organisaatiossa kysyttiin kolmen väittämän avulla. Psyykkistä rasittuneisuutta selvitettiin neljän eri väittämän avulla, jotka koskivat huolten takia valvomista, ylirasitusta, vaikeuksista selviytymisen kokemusta sekä masentuneisuutta. Näissä kysymyksissä vastausvaihtoehtoja oli neljä. Sähköinen kysely lähetettiin noin sairaanhoitajalle, terveydenhoitajalle tai kätilölle, jotka olivat työikäisiä (alle 65-vuotiaita) ja olivat yhteystiedoissa antaneet sähköpostiosoitteensa Sairaanhoitajaliitolle tai Tehy:lle. Vastaamiskehotteita sähköiseen kyselyyn lähetettiin kahdesti. Kyselyyn vastasi 3607 ammattilaista. Vastaajissa enemmistö oli sairaanhoitajia ja tässä raportoinnissa sisällytämme tämän nimikkeen alle selvyyden vuoksi myös terveydenhoitajat ja esimiestyötä tekevät yms. ammatti- tai tehtävänimikkeet. Vastauksia saapui kaikista sairaanhoitopiireistä ja vastaajien työyksiköt edustivat laajasti sosiaali- ja terveydenhuollon toimialaa. Kyselylomakkeen suunnittelua koordinoi STePS 2.0 -hankkeen vetäjä Hannele Hyppönen ja se toteutettiin verkostossa, johon osallistui asiantuntijoita eri tahoilta kuten THL:n Kansallisesti yhdenmukaisten rakenteisten potilaskertomusten asiantuntijaryhmän (KAYRA) alaryhmä Hoitotyön alaryhmä; Laurea ammattikorkeakoulu; Itä-Suomen yliopiston Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos ja Sairaanhoitajaliitto sekä Tehy. Lomakesuunnittelutyölle hyvän lähtökohdan tarjosi lääkäreille toteutettu tietojärjestelmäkysely. Sairaanhoitajille tarkoitettu kyselylomake pilotoitiin ja sen testasi etukäteen kahdeksan vapaaehtoista vastaajaa. Sairaanhoitajien tietojärjestelmäkyselyä analysoitiin monin eri tilastollisin menetelmin, yksinkertaisimmillaan aineistosta laskettiin prosenttijakaumia ja kovarianssianalyysin avulla ikä- ja sukupuolivakioituja keskiarvoja, jolle merkittiin luottamusvälit 95 prosentin todennäköisyydellä. Tieteellisissä julkaisuissa käytettiin tarkoitukseen sopivia mallinnuksia, jotka mahdollistivat monipuolisesti työhön liittyvien tekijöiden huomioimisen. Tarkemmin mene- THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

19 telmät on kuvattu kussakin julkaisussa. Lähdetiedot julkaisuille ja julkaisujen tulosten tiivistelmät on esitelty raportin Katsaus hankkeen artikkelien päätuloksista -luvussa. Potilastietojärjestelmät lääkärin työvälineenä -kyselyt Valtakunnalliset Potilastietojärjestelmät lääkärin työvälineenä -kyselyt toteutettiin vuosina 2010, 2014 ja Vastausprosentit uusimpiin kyselyihin olivat 21 ja 22. Suomen lääkäriliiton kanssa yhteistyössä toteutetuissa kyselyissä keskityttiin lääkäreiden kokemuksiin tietojärjestelmien käytettävyydestä ja käyttäjäkokemuksista terveydenhuollossa. Lisäksi selvitettiin useilla kysymyksillä taustatekijöitä. Työn kuormitustekijöinä mitattiin psyykkistä rasittuneisuutta (4 väittämää) negatiivinen stressi (1 väittämä), kiirettä (2 väittämää) ja hankalia tietojärjestelmiä (2 väittämää). Lääkärikyselyiden aineistosta muodostettiin Digityö ja stressi -hankkeessa kumppanuusorganisaatioille räätälöityjä analyysejä, jossa oli huomioitu organisaatiossa käytetty potilastietojärjestelmä ja tuloksia verrattiin muihin alueisiin joissa oli sama järjestelmä käytössä. Artikkeleissa käytetyt analyysimenetelmät on kuvattu julkaisujen yhteydessä (katso Liite 1. Hankkeen julkaisuluettelo). Lääkärien työolot ja hyvinvointi -kyselyt Osana Suomen lääkäriliiton kyselyä jäsenistölle on toteutettu työn kuormitukseen, hyvinvointiin ja stressitekijöihin liittyvät kyselyt. Kyselyitä on toteutettu pitkittäistutkimuksena vuosina 2006, 2010 ja 2015 ja niistä muodostettu mittaussarja mahdollisti trendien kuvaamisen esimerkiksi tietojärjestelmiin liittyvän stressin osalta. Käytetty aineisto on kuvattu tulosten raportoinnin yhteydessä (Heponiemi 2017; Heponiemi 2018). Kansainvälisissä tieteellisissä julkaisuissa käytettiin tarkoitukseen sopivia mallinnuksia, jotka mahdollistivat monipuolisesti työhön ja työn kuormitukseen liittyvien tekijöiden huomioimisen. Tarkemmin analyysimenetelmät on kuvattu julkaisujen yhteydessä (katso Liite 1. Hankkeen julkaisuluettelo). THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

20 Taulukko 1. Tiivistelmä tutkimuksessa käytetyistä aineistotyypeistä ja analyysimenetelmistä Tutkimus Sisältö Analyysimenetelmä Huomioita ja perusteluja Tapaustutkimus Fokusryhmähaastattelu Potilastapaus + keskusteluteemat Keskusteluteemat perustuivat suuren kyselyaineiston pohjalta tehtyyn luokitteluun. Sisällönanalyysi Teoriaperusteinen luokittelu, johon empiriaperusteisesti lisättiin luokkia. Menettely seuraa abduktiivista päättelyä (Saaranen-Kauppinen & Puusniekka 2006). Luokittelun avulla voitiin systemaattisesti tunnistaa ja nimetä työprosessien esteitä. Haastattelu Teemahaastattelu Keskusteluteemat perustuivat fokusryhmähaastatteluiden tulosluokitukseen. Sisällönanalyysi Keskityttiin parhaisiin käytäntöihin, joista kerrottiin kumppaanuusorganisaatioille (kehittämistyötä). Kyselytutkimus Poikkileikkaus Sairaanhoitajien tietojärjestelmäkysely (2017). Prosenttiosuuksia, kovarianssianalyysilla tuotettuja vakioituja keskiarvoja luottamusväleineen Tuloksia havainnollistetiin kuvioin, tuotettiin vertailutuloksia kumppanuusorganisaatioille. Poikkileikkaus Lääkärien tietojärjestelmä kyselyt (2010, -14, -17). Monet tekijät huomioivia mallinnuksia (mm. hierarkkinen regressioanalyysi) Tuloksia, joista voidaan seurata trendin kehittymistä eri mittauspisteissä, vertailutuloksia kumppanuusorganisaatioille. Paneeli Lääkärien työolot ja terveys -kyselyt (2006, -10, -15), työhyvinvointia ja tietojärjestelmästressi osiot. Monet tekijät huomioivia mallinnuksia (regressioanalyysit, kovarianssianalyysit, GLM repeated measures analyses) Tuloksia, joista voidaan seurata trendin kehittymistä samojen vastaajien välillä. THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

21 Digityö & stressi -hankkeen kulku Tuloksia Sairaanhoitajien tietojärjestelmäkyselystä ja haastatteluista Fokusryhmään osallistuneiden kokemuksissa työhyvinvoinnista ja tietojärjestelmistä nousi esiin, että haastateltavat kokivat stressiä jos ja kun 1) käyttöjärjestelmä jumittui ja hidasteli, 2) salasanoja oli paljon tai pakotettu potilastietojärjestelmän salasanavaihto osui potilastapaamiseen 3) lääkelista oli epäselvä tai 4) tiedon kirjaaminen keskeytyi itsestä riippumattomasta syystä. Puutteelliset lääkitysmerkinnät aiheuttivat huolen potilasturvallisuudesta. Terveydenhuollon ammattilaisia turhautti saman asian kirjaaminen moneen paikkaan. Työtehtävistä selviytyäkseen piti kuitenkin käyttää yhtä aikaa montaa eri järjestelmää. Työntekijöiden lähimuistin pisti koetteille potilastietojärjestelmän eri ikkunoiden välillä hyppiminen niin tietoja lukiessa kuin kirjatessa. Sähköisen potilastiedon puuttuminen puolestaan hidasti yhteistyötä organisaatioiden välillä. Lääkäreille tarjottuun päätöksenteon tukeen oltiin pettyneitä, koska ohjelma ei osannut kerätä potilastiedoista tarvittavia tutkimustuloksia tms. mitä tietoja päätöksentekoon olisi tarvittu. (Vehko 2018 b). Haastateltavilla kokemus kuulluksi tulemisesta tietojärjestelmien toimittajien suhteen oli heikko. Varsinkin koska heillä olisi ollut mielessä asioita, joita parantamalla olisi voitu omia ja organisaation työprosesseja sujuvoittaa. Oma osaaminen tietotekniikan suhteen arvioitiin perustyössä ihan hyväksi, mutta kehittämiskohteita tai osaamispuutteita tunnistettiin. Haastateltaville ei kuitenkaan ollut selviö keneltä tai miltä taholta koulutusta tai ohjausta olisi pitänyt pyytää. (Vehko 2018 b). Valtakunnallisessa sairaanhoitajakyselyssä sairaanhoitajat, jotka olivat antaneet parhaat kouluarvosanat käyttämälleen potilastietojärjestelmälle, raportoivat muita vähemmän tietotekniikkaan liittyvää rasitusta, asiakkaisiin liittyvää rasitusta ja kiirettä (Vehko 2018 a). Karasekin mallin (Karasek 1979) mukaisesti olimme kiinnostuneita työhyvinvoinnille tärkeästä tekijästä eli työn itsenäisyyden kokemuksesta ja työhyvinvointia suojaavasta tekijästä eli päätöksenteon oikeudenmukaisuudesta organisaatiossa. Työn itsenäisyyden kokemus oli korkeammalla tasolla sairaanhoitajilla, jotka olivat antaneet parhaat arvosanat käyttämälleen potilastietojärjestelmälle, verrattuna sairaanhoitajiin, jotka olivat antaneet käyttämälleen järjestelmälle heikoimmat arvosanat. Päätöksenteon oikeudenmukaisuus organisaatiossa, oli sairaanhoitajilla sitä korkeammalla tasolla, mitä paremmaksi he olivat arvioineet käyttämänsä potilastietojärjestelmän. Psyykkinen rasittuneisuus sairaanhoitajilla oli kokonaisuudessaan kuitenkin matalalla tasolla. (Vehko 2018 a) Kognitiivisia virhetilanteita työssä (Wallac 2005) raportoitiin sairaanhoitajakyselyssä kohtalaisen vähän (Vehko 2018 a). Kirjaamistyötä uhkaavat virheet ovat laatupoikkeama sinänsä mutta ne voivat kertautua, sillä hoitoon liittyvät päätökset tehdään ainakin osittain kirjausten perusteella. Tulevaisuudessa, jos keinoälyä otetaan enemmän käyttöön, päätöksenteon tuessa väärä kirjaus johdattaa algoritmin harhaan ja ammattilaiselle tarjottava tieto on virheellistä. Terveydenhuollon ammattilaisten toiminnassa on kuvattu ilmiö yliodotuksista teknologian tarjoamaan tietoon (automation bias) (Goddard 2012). Yliodotus tähän teknologian tarjoamaan tietoon yhdistettiin yhtäältä työtehtävien suureen kompleksisuuteen, kiireeseen ja kovaan työkuormaan ja toisaalta yksilötekijöihin kuten kognitiiviseen tyyliin, luottamukseen tai työkokemukseen (Goddard 2012). Tästä aiheesta tarvittaisiin jatkotutkimusta suomalaisessa THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti

22 terveydenhuollossa. Kaiken kaikkiaan tiedonhallinnan toimivuuteen osana potilasturvallisuutta tulisi kiinnittää erityistä huomiota. Sairaanhoitajakyselyn mukaan yksi keskeisimmistä korjattavista ongelmista oli saman asian kirjaaminen moneen paikkaan (Hyppönen 2018a). Asia on tärkeä, sillä kirjatessa samaa asiaa moneen kertaan työprosessit hidastuvat ja voi tapahtua virheitä. Teknisessä mielessä monenkertainen työ kielii huonosti onnistuneesta tietojärjestelmäintegraatiosta. Sairaanhoitajat nostivat tutkimuksessamme kehittämiskohteiksi myös toisen tekniikkaan liittyvän ilmiön, nimittäin tietojärjestelmien käyttökatkot (Hyppönen 2018a), jotka on aiemmassa kirjallisuudessa todettu riskiksi potilasturvallisuudelle (Palojoki 2016, Palojoki 2018). Tietojärjestelmien käytettävyydessä totesimme eroja eri tuotemerkkien välillä, kun tarkasteltiin potilaan hoidossa tarvittavan, ajantasaisen ja laadukkaan tiedon saamista paikallisesti, alueellisesti ja kansallisesti (Hyppönen 2018a). Sairaanhoitajat kokivat, että käyttökoulutus oli riittämätöntä tilanteissa joissa tietojärjestelmät muuttivat organisaation toimintatapoja (Hyppönen 2018a). Potilastietojärjestelmien käytettävyysarviot olivat hieman parantuneet terveydenhuollon ammattilaisilla, mutta työssä tarvittavissa toiminnallisuuksissa on yhä kehitettävää. Terveydenhuollossa käytetään paljon erillisjärjestelmiä, ja niiden integraatio perusjärjestelmään on haasteellista. Integraatioaste kertakirjautumisen saatavuudella mitattuna toteutui harvemmin kuin joka toisen sairaanhoitajan kohdalla (42 %). Kyselyn mukaan terveydenhuollon ammattilaiset ovat vain vähäisesti mukana järjestelmien hankinnoissa ja toimintamallien suunnittelussa. Sairaanhoitajat arvioivat tiedonhallinnan osaamisensa melko hyväksi, mutta uusien digitaalisten palveluiden hahmottamisessa ja osaamisessa oli osaamisvajeita (Hyppönen 2018 b). Hankkeessa osallistuttiin kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyöhön Fokusryhmähaastatteluiden toteutusta voidaan pitää ensimmäisenä interventiona ja osallistumisena kumppanuusorganisaatioiden kehittämistyöhön. Fokusryhmähaastatteluihin perustuva julkaisu lähetettiin kumppanuusorganisaatiolle. Myöhemmin toisessa organisaatiossa johtoryhmälle käytiin kertomassa tuloksista. Johtoryhmässä käydyssä keskustelussa tuloksia pidettiin kiinnostavina ja ryhmähaastatteluiden kohdalta vahvistettiin, että asiat ja ilmiöt on kuultu oikein. Digityö ja stressi -hankkeessa tehtyjä fokusryhmähaastattelujen tuloksia pidettiin hyvänä alkutilanteen kartoituksena organisaatiolle, kun tiedettiin, että paljon muutoksia oli tulossa. Esitysmateriaali jaettiin johtoryhmälle ja he välittivät sen edelleen työntekijöille omilla osastoillaan. Hankkeen julkaisuista tiedotettiin kumppanuusorganisaatioiden yhteyshenkilöille ja he osallistuivat joidenkin artikkeleiden kirjoittamiseen (katso Liite 1. Hankkeen julkaisuluettelo). Toisessa organisaatiossa palautteenanto pidettiin haastateltaville parissa erässä toukokuussa 2017, joissa kerättiin samalla tietoa kumulatiivisen tiedonkeruun menetelmällä. Muuton jälkeen uusissa tiloissa monen järjestelmän yhteensovittamisessa ja uusien toimintatapojen käyttöönotossa oli notkahduksia ennen toiminnan saamista sujuville raiteille. Hankkeen viimeisenä vuotena pidettiin yhdessä kumppanuusorganisaatiossa workshoptilaisuus, jota varten oli valmisteltu palautemateriaalia käytettyyn tietojärjestelmään liittyvistä ongelmista ja työkuormituskokemuksista. Potilastietojärjestelmään liittyvä palautemateriaali valmisteltiin kansallisten sairaanhoitajille ja lääkäreille suunnattujen tietojärjestelmäkyselyjen (STePS) kautta saatujen tietojen pohjalta. Työpajatyöskentely perustui palautekehien muodostamiseen: työryhmiin osallistuneet reflektoivat ongelmia ja esteitä joita työprosesseissa oli THL Työpaperi 4/ Digityö & stressi hankkeen loppuraportti