KUUMA-HALLITUS. Esityslista 3/2008. Aika Tiistai klo Paikka. Pornaisten kunnantalo, Kirkkotie 176, Pornainen

Transkriptio

1 KUUMA-HALLITUS Aika Tiistai klo Paikka Pornaisten kunnantalo, Kirkkotie 176, Pornainen

2 2 SISÄLLYSLUETTELO ASIAT SIVU 17 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 18 Tietotekniikan palvelukeskuksen perustaminen 5 19 Isäntäkuntamallilla toteutettavan palveluyhteistyön periaatteet 8 20 Omistajapoltiikan linajukset ja neuvottelupäivä 9 21 Tilintarkastajan valinta Pankkitilin avaus Sisäinen arviointi 12

3 3 Aika Tiistai , klo18.00 Paikka Pornaisten kunnantalo OSALLISTUJAT Kaarina Wilskman Kv:n puheenjohtaja Järvenpää Reino Taurovaara Kh:n puheenjohtaja Järvenpää Eero Lehti Kv:n puheenjohtaja Kerava Markku Liimatainen Kh:n puheenjohtaja Kerava Jarmo Keskinen Kv:n puheenjohtaja Mäntsälä Tuire Mikkonen Kh:n puheenjohtaja Mäntsälä Petri Kalmi Kv:n puheenjohtaja Nurmijärvi Outi Mäkelä Kh:n puheenjohtaja Nurmijärvi Matti Leivoja Kv:n puheenjohtaja Pornainen Tapani Lempinen Kh:n puheenjohtaja Pornainen Tuija Reinikainen Kv:n puheenjohtaja Tuusula Janne Leivo Kh:n puheenjohtaja Tuusula Puheenjohtaja Jarmo Keskinen Kaupungin/kunnanjohtajat Hannu Joensivu Tuusula Kimmo Behm Nurmijärvi Esko Kairesalo Mäntsälä Erkki Kukkonen Järvenpää Rolf Paqvalin Kerava Hannu Haukkasalo Pornainen Esittelijä Kirsi Mononen yhteistyöjohtaja Allekirjoittajat Jarmo Keskinen Kirsi Mononen puheenjohtaja yhteistyöjohtaja Pöytäkirjan tarkastajat:

4 4 17 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallintosäännön mukaan kokouskutsut lähetetään lähetettään viimeistään kuusi päivää ennen kokousta, elleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu voidaan lähettää myös sähköisesti. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Esityslista on nähtävillä ennen kokousta sivulla. Kokouskutsut toimitetaan myös Kuuma-kuntien kunnan- ja kaupunginhallituksille. Ehdotus: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa (Liimatainen, Mikkonen) Päätös: Todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin

5 5 18 Tietotekniikan palvelukeskuksen perustaminen Komissio Käsitellään tietohallinnon palvelukeskuksen (TiPaKe) perustamissuunnitelmaa liitteineen. Osaan liitteiden tiedoista saattaa tulla muutoksia sen jälkeen kun kunnat ovat tarkistaneet tietonsa. Ehdotus: Esitetään KUUMA-hallitukselle, että se esittää kunnille yhteisen tietohallinnon palvelukeskuksen perustamista siten, että isäntäkuntana toimii Kerava. Ari Sainio esitteli perustamissuunnitelman ja perustamiseen liittyvät asiakirjat. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. KUUMA-hallitus Tietotekniikan palvelukeskuksen perustamista varten käynnistettiin projekti syksyllä Projektin ohjausryhmään ovat kuuluneet puheenjohtajana Keravan kaupunginjohtaja Rolf Paqvalin, talousjohtaja Pekka Heikkinen Järvenpäästä, hallintojohtaja Mikko Salmela Mäntsälästä, hallintojohtaja Jukka Anttila Nurmijärveltä ja kunnankamreeri Timo Kaikkonen Pornaisista. Ohjausryhmän sihteerinä on toiminut projektipäälliköksi nimetty tietohallintopäällikkö Ari Sainio Keravalta. Projektin toimesta on valmistunut huhtikuun lopussa tietotekniikan palvelukeskuksen perustamissuunnitelma. Perustamissuunnitelmassa esitetään, että tietotekniikkayhteistyön edistämiseksi kunnat sopivat tietohallintoyhteistyöstä ja yhteisestä tietotekniikan palvelutuotannosta. Perustamissuunnitelman liitteenä ovat mm. kuntien välisen yhteistoimintasopimuksen luonnos, palvelukeskuksen ja kuntien välisen palvelusopimuksen luonnos, ehdotus palvelukeskuksen johto- ja toimintasäännöiksi, alustavat palvelukuvaukset sekä palvelukeskuksen ja kuntien kustannusten- ja työnjakoa kuvaavat taulukot. Liitteet on koottu kahdeksi pdf-tiedostoksi, joista toinen jaetaan päätöksentekijöille. Perustamissuunnitelman mukaan kuntien tietotekniikkayhteistyön tavoitteena on parantaa tuotettavien tietotekniikkapalvelujen laatua ja tuottavuutta sekä lisätä tietoteknisen ympäristön toimintavarmuutta. Lisäksi tavoitteena on kuntien tietoteknistä ympäristöä ja käytettäviä sovelluksia yhdenmukaistamalla parantaa palveluyhteistyön ja yhteisen palvelutuotannon mahdollisuuksia kuntien peruspalveluissa. Kuntien tietoteknisten ympäristöjen yhdistäminen on edellytys kuntien laajemmalle palveluyhteistyölle. Ilman yhteen toimivia tietojärjestelmiä on palveluyhteistyötä huomattavan hankala toteuttaa. Kuntien välistä tietohallintoyhteistyötä koordinoimaan perustetaan suunnitelman mukaan ICT-neuvottelukunta. Neuvottelukunta valmistelee yhteistyökuntia koskevan yhteisen tietohallintostrategian ja määrittelee yhteistyökuntien tietoteknisen arkkitehtuurin keskeiset elementit sekä huolehtii tietoturvan yhteisestä ohjeistuksesta.

6 6 Kuntien yhteisen tietoteknisen ympäristön hallintaa varten perustetaan isäntäkuntana toimivan Keravan kaupungin organisaatioon tietotekniikan palvelukeskus. Palvelukeskus on kuntalain mukainen liikelaitos. Liikelaitokseen siirretään toiminnassa mukana olevien kuntien tietohallintoyksiköiden henkilökunta lukuun ottamatta tietohallintopäälliköitä, jotka jatkavat peruskuntien palveluksessa tietohallinnon konsultointi- ja tilaajatehtävissä. Palvelukeskuksen toiminta on kuntalain mukaista kuntien yhteistoimintaa, josta aiheutuvat kustannukset jaetaan kuntien kesken. Kustannustenjaossa huomioidaan aiheuttamisperiaate. Kustannustenjaon perustana ovat palvelun tuottamisesta syntyneet todelliset kustannukset tuotteittain. Kustannustenjaon perustana käytettävät tuotteet, niiden sisältö sekä palvelutasovaihtoehdot päätetään vuosittain palvelukeskuksen johtokunnassa ja niiden käytöstä sovitaan erikseen vuosittain tarkistettavassa kuntakohtaisessa palvelusopimuksessa. Tietotekniikan palvelukeskuksen toiminta on tarkoitus aloittaa vuoden 2009 alusta lukien. Palvelukeskus ryhtyy hoitamaan yhteistyössä mukana olevien kuntien tietoteknistä ympäristöä. Tietoturvasyistä kuntien verkkoja ei välittömästi voida yhdistää. Nykyisten verkkojen rinnalle toteutetaan uusi KUUMA:n yhteinen verkko, johon kuntien nykyisten verkkojen käyttäjät ja työasemat siirretään siinä vaiheessa, kun se on tietoturvan kannalta mahdollista. Verkkojen yhdistämisen jälkeen paranevat myös mahdollisuudet atk-sovellusten yhdistämiseen. Kuntien tietoteknisen infrastruktuurin yhdistämisen ja sen yhteisen hoidon avulla turvataan kuntien tietotekniikkayksiköiden mahdollisuudet vastata kasvavaan kysyntään sekä taataan toiminnan laadun säilyminen kuntien palvelutuotannon vaatimusten mukaisella tasolla. Tietotekniikkayhteistyön aloittaminen lisää kuntien atk-kustannuksia yhteisen toiminnan alkuvaiheessa. Siirtymävaiheen kustannuksia lisää erityisesti kuntien nykyisen työasemakannan nuorentaminen ja se, että kuntien nykyistä verkko- ja tietoliikenneympäristöä on pidettävä yllä samanaikaisesti KUUMA:n uuden yhteisen ympäristön kanssa. Siirtyminen KUUMA:n yhteisen ympäristön käyttöön tapahtuu vaiheittain kolmen vuoden aikana. Siirtymäaikana voidaan kuntien nykyisistä ratkaisuista luopua sitä mukaan, kun tilalle saadaan toteutettua KUUMA:n yhteinen vastaava ratkaisu. Toiminnan alkuvaiheessa osa kuntien tietotekniikkakustannuksista jää edelleen suoraan kuntien maksettaviksi. Tällaisia kustannuksia ovat erityisesti ne, jotka perustuvat kuntien sovellus-, laite- tai tietoliikennetoimittajien kanssa tekemiin kuntakohtaisiin sopimuksiin. Osa näistä kustannuksista siirtyy palvelukeskuksen vastuulle siinä vaiheessa, kun palvelukeskus on saanut toteutettua vastaavan kuntien yhteisen ratkaisun. Mikäli kaikki perustamissuunnitelman laadinnassa mukana olevat kunnat päättävät osallistua palvelukeskuksen toimintaan, tulevat palvelukeskuksen menot olemaan v n. 2,3 miljoonaa euroa. Tämän on n. 30 % kuntien runsaan 7 miljoonan euron vuotuisista tietotekniikkamenoista. Jotta palvelukeskuksen toiminta voitaisiin aloittaa suunnitellulla tavalla vuoden 2009 alussa, on palvelukeskus perustettava ja sille nimettävä johtokunta jo

7 7 lukien. Johtokunta voi tämän jälkeen päättää palvelukeskuksen tuotettavaksi tulevista palveluista ja tehdä niistä kuntien kanssa tarvittavat sopimukset. Tuusulan kunta ei tehnyt päätöstä osallistumisesta valmisteluun eikä kunnan edustajat ole osallistuneet projekti- ja ohjausryhmän työskentelyyn. KUUMA-hallitus pyysi kuntien vastauksia yhteisen yksikön perustamisen valmisteluun mennessä. Tietotekniikan palvelukeskuksen perustaminen toteuttaa KUUMA-kuntien yhteisen palvelustrategian linjauksia. Asiakirjat on valmisteltu ottaen huomioon KUUMA hallituksen hyväksymät henkilöstöasioiden ja palveluyhteistyön puitesopimukset sekä valmistelun ja viestinnän periaatteet. Komissio käsitteli sopimus- ja hallintosääntömalleja ja asia päätettiin käsitellä palvelukeskusten sopimusten yhteydessä. Mahdollisimman yhtenäiset asiakirjat helpottavat kunnissa asioiden käsittelyä jatkossa. Tietotekniikan palvelukeskuksen asiakirjat voivat toimia mallina myös muille lähiaikoina päätöksentekoon tuleville palvelukeskuksille. Ehdotus: KUUMA-hallitus päättää esittää, että kunnat hyväksyvät laaditun perustamissuunnitelman sekä tekevät Keravan kaupungin kanssa perustamissuunnitelmassa ehdotetun yhteistoimintasopimuksen tietotekniikkayhteistyöstä. Lisäksi KUUMA-hallitus päättää pyytää kuntia nimeämään edustajansa tietotekniikan palvelukeskuksen johtokuntaan ajalle Lisäksi KUUMA-hallitus päättää oikeuttaa Keravan kaupungin valmistelemaan tietotekniikan palvelukeskuksen johtajan viran täyttämistä. Liitteet: a) TiPaKe-perustamissuunnitelma b) TiPaKe-liitekooste 1 (julkiset liitteet) c) TiPaKe-liitekooste 2 (ei-julkiset liitteet) d) TiPaKe-käsittely e) TiPaKe-toteutus f) TiPaKe-esittely

8 8 19 Isäntäkuntamallilla toteutettavan palveluyhteistyön periaatteet Komissio Komissio KUUMA-hallitus Yhteisten palveluyksiköiden valmistelu etenee. Projektipäälliköt kokoontuvat säännöllisesti ja muutosvalmennuksessa on kuvattu valmistelun ja päätöksenteon prosessi sekä käsitelty viestintää ja henkilöstöasioiden valmistelua. Ohjausryhmien puheenjohtajat kokoontuivat ja kokouksessa sovittiin yhteisen valmistelun periaatteet (Tuusulan edustaja oli poissa kokouksesta). Muistio on liitteenä. Kokouksessa annettiin hallintoryhmän tehtäväksi laatia yhteiset sopimuspohjat KUUMA-kuntien isäntäkuntamallilla toteutettavalle yhteistyölle. Yhteisiä periaatteita on käsitelty myös komissiossa. Komission ehdotus lähetetään erikseen. Ehdotus: Hyväksytään valmistelun periaatteet. Periaatteista käytiin keskustelu, jonka lopuksi Kaarina Wilskman ehdotti, että hyväksytään periaatteet mutta kohdan 10 muotoilu palautetaan uudelleen valmisteltavaksi. Päätös: KUUMA-hallitus hyväksyi valmistelun periaatteet lukuun ottamatta kohdan 10 muotoilua, joka palautettiin uudelleen valmisteltavaksi. KUUMA-hallitus Edellisessä hallituksen kokouksessa palautettiin valmistelun periaatteiden kohta 10 uudelleen muotoiltavaksi. Ehdotus: 10. Yhteistoiminnassa mukana oleva kunta voi tehdä kuntalaissa otto-oikeuden käyttämiseen tarkoitetussa määräajassa esityksen, että yhteisen toimielimen/johtajan päätös käsitellään KUUMA-hallituksessa. KUUMA-hallitus voi esittää isäntäkunnalle asian uudelleen käsittelyä. Ehdotus: KUUMA-hallitus hyväksyy valmistelun periaatteiden kohdan 10 edellä mainitussa muodossa.

9 9 20 Omistajapolitiikan linjaukset ja neuvottelupäivä Komissio Komissio : Päätös: Koordinaattorit lähettävät tiiviit esitykset omistajapolitiikan linjauksiksi perjantaihin mennessä. Linjaukset käsitellään hallituksen kokouksessa Menettelytapaehdotus merkittiin tiedoksi ja niihin palataan seuraavassa kokouksessa. KUUMA-hallitus Omistajapolitiikan koordinaattoreina toimivat kunnan/kaupunginjohtajat esittelevät linjaukset kokouksessa. Yhteenveto linjauksista jaetaan kokouksessa. Ehdotus: KUUMA-hallitus hyväksyy omistajapolitiikan linjaukset.

10 10 21 Tilintarkastajan valinta Komissio KUUMA-seutu on toiminut Kehittämiskeskus Forumin organisaatiossa ja on nyt aiemmin tehtyjen päätösten mukaisesti eriytetty omaksi yksikökseen. Toiminnan ja talouden tarkastusta varten on valittava tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastus on useimmissa KUUMA kunnissa annettu tilintarkastusyhteisö Audiatorin hoidettavaksi. Yhtiöltä on saatu tarjous myös KUUMA-seudun tilintarkastuksesta. Hinta 560 euroa/päivä. Päivä arvioidaan tarvittavan noin kaksi. Ehdotus: Esitetään KUUMA-hallitukselle, että tilintarkastusyhteisöksi valitaan Audiator Oy. Päätös: Ehdotus Hyväksyttiin. KUUMA-hallitus Ehdotus: KUUMA-hallitus valitsee tilintarkastusyhteisöksi Audiator Oy:n

11 11 22 Tilin avaaminen Komissio KUUMA-seudulla on tili Sampo pankissa. Yhtiön tietojärjestelmävaikeuksien vuoksi on vertailtu myös vaihtoehtoja ja todettu, että Aktia-pankissa ovat palvelumaksut edullisempia ja tilillä olevilla varoille maksettava korko parempi. Ehdotus: Esitetään KUUMA-hallitukselle, että KUUMA-seutu avaa tilin Aktia pankissa. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. KUUMA-hallitus Ehdotus: KUUMA-hallitus valtuuttaa yhteistyöjohtajan avaamaan tilin Aktiapankissa.

12 12 23 Sisäinen arviointi KUUMA hallitus Komissio päätti, että toimintasuunnitelman mukainen KUUMA-yhteistyön sisäinen arviointi tehdään osana hallinnon uudistamista. Arviointi toteutetaan liitteenä olevan tarjouspyynnön mukaisesti. Arvioinnin tekijäksi on valittu Efeko. Arviointi toteutetaan tiiviinä ohjattuna prosessina, joka sisältää 1. asiakirjoihin perustuvan lyhyen analyysin tavoitteista ja niiden toteutumisesta 2. kehittämisen kannalta keskeisten kysymysten määrittelyn, kuten o ovatko strategiset tavoitteet oikeat? o onko yhteistyössä päästy vaiheeseen, joka on asetettu tavoitteeksi - palvelujen uudistamisessa? - maankäytön ja liikenteen suunnittelussa? - omistajapolitiikan ja edunvalvonnan toteutuksessa? o missä toimenpiteissä on onnistuttu ja missä ei? o mitkä ovat onnistumisen/epäonnistumisen taustatekijät? o kuntayhteistyön toteuttamisen vaihtoehdot ottaen huomioon toimintaympäristön muutokset? o mitkä ovat päätöksenteon ja valmistelun kehittämistarpeet? 3. kysymysten pohjalta toteutetun ohjatun arviointikeskustelun KUUMAhallituksen ja -komission jäsenten sekä työryhmien puheenjohtajien kesken 4. raportin arvioinnin tuloksista ja ehdotuksen KUUMA-kuntien yhteistyön kehittämiseksi. KUUMA-hallituksen arviointikeskustelu käydään kokouksessa. Johtaja Jarmo Asikainen ja konsultti Markus Pauni alustivat arviointikeskustelun, joka kirjattiin. Arviointikeskustelu käydään komissiossa ja työryhmien puheenjohtajien kanssa Arvioinnin tulokset käsitellään hallituksen kokouksessa KUUMA-hallitus Edellä mainittujen arviointikeskustelujen lisäksi keskustelu on käyty myös henkilöstön edustajin kokouksessa Lisäksi KUUMA-hallituksen jäsenille ja valtuustokauden aikana toimineille työryhmien puheenjohtajille on lähetetty sähköinen kysely. Varatoimitusjohtaja Jarmo Asikainen ja konsultti Markus Paunio esittelevät arvioinnin tulokset kokouksessa. Ehdotus: Merkitään tiedoksi.

13 13 Oikaisuvaatimus Tämän pöytäkirjan päätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen KUUMA hallitukselle. Muilta osin päätöksistä ei voi tehdä oikaisuvaatimusta.