Sopimusseminaari - SaaS hankintatoimen näkökulmasta. Janne Ruuska/Caruna/

Transkriptio

1 Sopimusseminaari - SaaS hankintatoimen näkökulmasta Janne Ruuska/Caruna/

2 Esityksen sisältö ICT Hankinnat ja toimittajien hallinta Hankintaprosessi ja periaatteet Miksi SaaS houkuttaa organisaatioita SaaS - vaikutus hankintaprosessiin (RFP, Vertailu) SaaS - olennaisimmat sopimusehdot asiakkaalle 2

3 3 Hankinta & SaaS

4 ICT Hankinnat ja toimittajien hallinta Osa ICT-hallintomallia Liiketoiminta Kehitys- ja ICT: kokonaisuuden johtaminen (sis. strategia, talous, tietoturva, hankinnat, investoinnit, infrastruktuuri, governance) Hankinnat Hankinta- ja toimittajastrate gia Tarvemäärittely, kilpailutus, evaluointi Hankintaprosessi Neuvottelut, sopimuksen tekeminen ja päätöksenteko Toimittaja- ja sopimushallinta Projektien johtaminen Palveluiden johtaminen 4

5 Yleiset hankintojen periaatteet Suhteellisuus Tasapuolisuus Periaatteet Kilpailu Tehokkuus Avoimmuus (varauksella) SaaS - vaikutus periaatteisiin? 5

6 Miksi Saas ratkaisut houkuttelevat Perinteinen On-Premise: SaaS: Sovellus Tietokanta ym Middleware Data Center Palvelut (SLA) Sovellus Palvelut (SLA) Tietoliikenne Kaikista sovittava erikseen eri toimittajien kesken ja toteutettava Yksi ratkaisu, ei sisäistä integrointia 6

7 Miksi Saas ratkaisut houkuttelevat Vähentää toteutuksen riskiä ja nopeuttaa projektin perustamista Vähentää ylläpitokuluja ja työtä Asiakas ei tarvitse omaa teknistä henkilökuntaa Versiot aina ajan tasalla Toiminnallisuus Tietoturva Budjetoinnin helppous Tuotannon toiminta tehokasta (sama työ toistuu) Kaikki perustietotekniikka ratkaisut eivät tarvitse tulla samalta toimittajalta -> kilpailutilanne Kun perusratkaisu riittää ja konfigurointia on mahdollista tehdä riittävästi, niin miksipä ei? 7

8 Selkeäsi tulossa olevat SaaS -ratkaisut Microsoft Office 365 ja Googlen verkkopalvelut CRM ratkaisut ITSM ratkaisut Taloushallinnon ratkaisut ERP-ratkaisut IaaS, PaaS Amazon (AWS), Google (App Factory), Microsoft (Azure) IT toimittajien omat alustaratkaisut IT toimittajien private Cloud Viestintäratkaisut (esim Lync, videoneuvottelut, sähköposti) 8

9 9 Hankintaprosessi & SaaS

10 Hankintaprosessi muuttaako SaaS prosessia? VALMISTELU Hankintastrategia ja hankintaohje Tarvekartoitus, tarvemäärittely Markkinakartoitus, tarvittaessa RFI TARJOUSPYYNNÖN TEKEMINEN Tarjouspyynnön laatiminen Tarjouspyyntöasiakirjojen lähettäminen ja julkaisu TARJOUSTEN KÄSITTELY Toimittajien ja tarjousten kelpoisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu, evaluointi ja perusteleminen Hankintapäätöksen tekeminen SOPIMUKSEN TEKEMINEN JA TOTEUTUS Sopimusneuvottelut, sopimuksen tekeminen Laki ja compliance huomioiminen TOIMITTAJAN JA SOPIMUKSEN HALLINTA KPI ja SLA seuranta Sopimuksen aikainen yhteydenpito TILAUSPROSESSIN HALLINTA Sopimuksen alaiset työtilaukset/asiantuntijapalvelut Tilaamisen ohjeistus ja hyväksynnät Tietojärjestelmät ja sähköinen tilaaminen 10

11 Tarjouspyyntö muuttaako SaaS sisältöä? RFP Tarjouspyyntö HY, kohde, sisältö, proseduuri, ohjeet Liitteet Vaatimukset (toiminnalliset, ei-toiminnalliset) Sopimusluonnos (lisenssit, M&S, projekti, ecrow) SLA vaatimukset Hintataulukko, hinnoittelumalli Hyväksyntäkriteerit, testisuunnitelman runko Tietoturvapolittiikka, Code of Conduct NDA (yritys, henkilökohtainen) Muutospohjat ja muutoshallintamalli Toimittajan hallintamalli Takuut ja vakuutukset -ehdot Yritysarkkitehtuurin/internet politiikat ja mallit Open source selvityspohja yms RFP SaaS - erityistarkennukset Integroitavuus muihin prosessin järjestelmiin Sopivuus IT-strategiaan Liiketoiminta omistajan ymmärrys hankintamallista Tietoverkon luotettavuus Tietosisällön kriittisyys SaaS -> Public/Priviate Cloud? SaaS tarjoajan hosting palvelut Tietoturva, CAIN periaatteet Palvelutason raportointi Hinnoittelumalli (erittely!) Palvelun hallinta (SPOC-> Toimittaja) Vahingonkorvausvaatimukset Riitojen selvittelymalli Projektin lopettaminen Takuut 11

12 Vertailu muuttaako SaaS prosessia? (1/2) Kriteereitä 1. Toimittajaa koskevat kriteerit 2. Palvelua/tavaraa koskevat kriteerit 3. Toimitusta koskevat kriteerit, esim Projekti 4. Tekijöitä koskevat kriteerit (CV, kokemus, sertit) 5. Sertifioinnit (esim ISO 27001) 6. Referenssit 7. Tarjouksen laatu/sopivuus tarjouspyyntöön 8. Kustannukset 9. Sopimusehdot ja SLA 10. Muut (Code of Conduct, RoHS, Innovaatiot, ) Kriteerit valitaan hankinnan mukaan ja muokataan hankintaan sopivaksi Kriteerit hyvä simuloidaan ennen tarjouspyynnön julkaisua Osa pakollisia, osa pisteytettäviä 12

13 Vertailu muuttaako SaaS prosessia? (2/2) Esimerkki SaaS ratkaisussa pisteytyksen painotukset siirtyvät enemmän toiminnallisuuteen, tietoturvaan, jne SaaS toteutuksen hyödyt ja tiettyjen riskien poistuminen näkyvät Pisteytyksessä. 13

14 Business Case muuttaako SaaS laskentaa? 1/2 Hintavertailu (Business Case) Kehittämiskulut Toimitusprojektin kulut (myös oman työn osuus) Projektin käynnistys, kehitystyö, testaus, hyväksyntätestaus, käyttöönotto Integraatio, migraatio Koulutus, matkakulut Palveluprosessien määrittely, sopiminen, koulutus Oman organisaation muutoshallinta (transformaatio), toimintatapojen muutokset Operatiiviset kulut Lisenssikulut, 3rd party lisenssikulut Ylläpitosopimukset (hallinta, hw tuki, Release update) Ympäristöt (kehitys, QA, tuotanto) Tukisopimus (riippuu SLA-tasosta, yleensä vaihtoehtoja) TCO 14

15 Business Case muuttaako SaaS laskentaa? 2/2 Muut kulut Asiantuntijapalvelut Tuntihinnaston mukaan rooleittain (oletetaan tietty tuntimäärä/vuosi) Palvelun lopettamiskulut Kesken projektin (kehitysvaiheessa, hyväksyntävaiheessa) Käyttöönoton jälkeen, esim takuuaikana (asikaasta johtuvat) Kulut vähennetään hyödyistä! Liiketoimintahyödyt (prosessi * osaaminen * IT) Korvattavat järjestelmät ja niiden kustannukset Ylimääräisen omaisuuden myyntitulot/liiketoimintakauppa Laskenta Net Present Value (ja Internal Rate of Return) arvot ohjeistuksen mukaan Laskenta-aika normaalisti 5 vuotta 15

16 Business Case muuttaako SaaS laskentaa? Hankinnan näkökulmasta ei muuta varsinaista laskentaa kulut vain eri kohdissa investointilaskelmaa 16

17 17 Sopimus & SaaS

18 SaaS olennaisimmat asiat sopimuksessa asiakkaan kannalta 1. Yleiset asiat Toiminnallisuus kuvattu (esim käyttöohje tms) Rajapintakuvaukset -> milloin saa muuttaa, miten, kustannukset Viranomaisvaatimusten huomioiminen Toimittajan tuotantoprosessit oltava kuvattu tai sertifioitu vähintään CMMI 3-tasolle Palvelun irtisanominen ja avustusvelvollisuus Pääsyn hallinnan periaatteet (https, crendentials, ip-tunnistautuminen) Tiedon luottamuksellisuus Katso myös Big Datan näkökulmasta Cloud Security Alliance sivuilta lisätietoja Mitä tapahtuu, jos maksu viivästyy shut-down? 2. Palveluiden testaus ja käyttöönotto QA-ympäristöt ja hyväksyntämenettelyt tuotantoon siirrossa sovittava Kirjaa sanktiot, jos tuotantoon siirto siirtyy toimittajasta johtuvasta syystä 18

19 SaaS olennaisimmat asiat sopimuksessa asiakkaan kannalta 3. Tuotantoaikana Sovi palvelutasot ja palveluajat -> onko hintavaikutusta Miten palvelua voi laajentaa, esim. käyttäjämäärät tai konsernin muut yhtiöt Kumppaneiden ja muiden ulkopuolisten pääsy käyttäjäksi Miten curve-out tilanteessa palvelun voi jakaa ja sopimuksen siirtää Varmistusten tiheys ja näiden säilytys, palautus ajalle SLA Salassapito tietosisällölle, luottamuksellisuus Sovittava yhteyshenkilö, joka saa asioita tapahtumaan esim Service Manager ja Technical Manager Suorituskykyvaatimukset kirjattava Jatkuvuussuunnitelma Kuka vastaa https sertifikaatista 19

20 SaaS olennaisimmat asiat sopimuksessa asiakkaan kannalta 4. Hinnoittelu Perustamiskulut Aloituskulut, tilarajoitukset, qa-ympäristöt, palveluajat Operatiiviset käyttökulut Hinnoittelumalli sovittava (käyttäjä, laite, rajapinta, toiminnallisuus, yms?) Suositaan on-demand, skaalautuus ylös ja alaspäin Jos mahdollista ostaa toiminnallisuutta paloissa, myös poistaminen pitäisi olla mahdollista paloissa Päivitysten hinnoittelu (yleensä kuuluu), QA-ympäristöt Hinnan tarkastukset sovittava (esim ei yli 2% vuodessa), tuleeko sopimuskauden jälkeen pakollinen sopimuksen uudistaminen vai jatkuuko vanha sopimus? 20

21 Kiitos 21