Crystal Reports Pikaopas

Transkriptio

1 Pikaopas

2 Sisältö Alkusanat... 3 Mikä on Crystal Reports?... 3 Pengon Oy... 3 Aloitusikkuna... 4 Report Wizard... 5 Aloitus... 5 Tietolähde (Data)... 6 Kentät (Fields)... 9 Ryhmittely (Grouping) Summaukset (Summaries) Ryhmien lajittelu (Group sorting) Kaavio (Chart) Tietojen rajaus (Record Selection) Ulkoasumalli (Template) Blank Report Aloitus Tietolähde (Data) Kenttien lisäys (Field Explorer) Ryhmittely Itse määritellyt ryhmät Lajittelu Summaukset Kaaviot Type-välilehti Data-välilehti Advanced Layout Axes-välilehti Options-välilehti Copyright 2009 Pengon 1

3 Color Highlight-välilehti Text-välilehti Poimintaehdot Ulkoasumallit Omat mallit Copyright 2009 Pengon 2

4 Alkusanat Tämä opas on tarkoitettu kaikille Crystal Reports-ohjelmasta kiinnostuneille. Oppaassa käydään läpi raportin teon perusteet ja se toimii hyvänä aloituksena ohjelmaan tutustumiselle. Mikä on Crystal Reports? Crystal Reports pystyy poimimaan tiedot mistä tahansa tietolähteestä, jos järjestelmän suojaus sen sallii. Raportin rakenne tehdään Crystal Reports-ohjelmalla ja sen jälkeen itse raportti voidaan avata erillisellä ohjelmalla tai selaimella raporttipalvelimelta. Raportin avaamista varten tarvittavat toiminnot ovat myös monessa ohjelmassa jo valmiina. Kun raportti avataan, voidaan sille antaa erilaisia parametrejä. Niiden mukaan hakee raportti tiedot tietokannasta. Tiedot vaihtuvat valintojen mukaan, mutta raporteista tulee aina samannäköisiä. Crystal Reportsista on saatavan 30 päivän kokeiluversio, jolla voi testata raportin luomista. Lisätietoja osoitteesta: Pengon Oy Pengon Oy auttaa yrityksiä saamaan täyden hyödyn kerryttämästään tiedosta. Autamme yrityksiä raportoinnin haasteissa, joko kouluttamalla raportin tekijöitä tai toteuttamalla raportteja. Jyväskylässä Joni Borgström Copyright 2009 Pengon 3

5 Aloitusikkuna Kun Crystal Reports käynnistetään, aukeaa aloitussivu (Start Page). Tässä voidaan tarkastella internetissä olevaa lisätietoa alalaidassa, luoda uusi raportti ohjatun toiminnon avulla tai sitten tyhjältä pohjalta (Start a new report) tai valita avattavaksi joku vanha raportti (My recent reports). Copyright 2009 Pengon 4

6 Report Wizard Raportin luominen ohjatun toiminnon avulla helpottaa alkuun pääsyä, koska kaikki raportin perusrakenteen vaihtoehdot tulee käsiteltyä. Aloitus Ohjatulla toiminnolla raportin luominen aloitetaan valitsemalla Aloitusikkunasta Report wizard tai File New Standart Report... Copyright 2009 Pengon 5

7 Tietolähde (Data) Kun ohjattu toiminto aloitetaan, pitää ensimmäisenä valita tietolähde. My Connections-kohtaan tulee viimeksi käytettyjä tietolähteitä ja Create New Connection-kohdasta voidaan lisätä uusi yhteys. Tietolähteet riippuvat koneeseen asennetuista ajureista, mutta yleisin yhteyden laji on ODBC Copyright 2009 Pengon 6

8 (RDO). Olemme tehneet harjoitustietokannan Access-ohjelmalla ja sen ajurit asentuvat automaattisesti kun Crystal Reports asennetaan. Yhteys mallitietokantaan saadaan valitsemalla Access/Excel (DAO). Database Name-kohdassa valitaan tietolähteen sijainti. Database Type-kohdasta valitaan tietokannan tyyppi. Tässä ajurissa niitä ovat Access, Excel, dbase, Lotus, Paradox, HTML import ja teksti. Mallitietokannan nimi on penger.mdb ja tyyppi on Access. Copyright 2009 Pengon 7

9 Kun tietolähde ja tyyppi on valittu, voidaan valita tietokannan taulut joista tiedot haetaan. Valittavana on myös tietokannassa olevat näkymät (Views) ja proseduurit (Stored Prosedures). Mallissa on valittuna Asiakas-taulu. Huomaa että jos valitset useamman taulun, tulee seuraavana linkitys (Linking). Copyright 2009 Pengon 8

10 Kentät (Fields) Seuraavassa vaiheessa valitaan raportilla näkyvät kentät. Kenttiä voidaan lisätä ja poistaa myös ohjatun toiminnon jälkeen. Mallissa valittuna Asiakkaan nimi, Maa ja Viime vuoden tilaukset. Browse Data...-painikkeella voidaan tarkastella jonkun kentän sisältöä. Samalla nähdään kentän tietotyyppi. Huomaa että tätä toimintoa kannattaa välttää jos tietokanta on iso ja käytetään useita tauluja. Copyright 2009 Pengon 9

11 Find Field...-painikkeella voidaan etsiä kentää sen nimen perusteella. Tämä on hyvä toiminto jos tauluja ja kenttiä on paljon. Copyright 2009 Pengon 10

12 Ryhmittely (Grouping) Tiedot voidaan ryhmitellä minkä tahansa kentän mukaan, joka löytyy valituista tauluista. Ryhmittelyjä voi olla useita, esim. maa ja sen sisällä kaupunki. Ryhmittelyä ei ole pakko käyttää. Ryhmittelylle voidaan valita myös lajitteluksi joko nouseva (in ascending order) tai laskeva (in descending order). Mallissa on ryhmittelyksi valittu Maa nousevalla lajittelulla. Huomaa että vasemmalla valittavissa kentissä on ensin jo valitut kentät (Report Fields) ja sen alla kaikki valituissa tauluissa olevat kentät. Myös kenttää jota ei edellisessä vaiheessa valittu, voidaan käyttää ryhmittelyssä. Copyright 2009 Pengon 11

13 Summaukset (Summaries) Ryhmittelylle voidaan lisätä haluttu summaus. Summausta ei ole pakko käyttää. Huomaa että jos edellisessä vaiheessa ei valita ryhmittelyä, ei tätä vaihetta tule ollenkaan. Koko raportille voidaan lisätä summaus ohjatun toiminnon jälkeen. Ensin valitaan kenttä josta laskentaa tehdään ja sen jälkeen mitä lasketaan. Summaukselle voidaan valita laskennaksi esim. summa, keskiarvo, kappalemäärä, pienin arvo tai suurin arvo. Laskentoja voi olla myös useita. Mallissa on valittu kentäksi Viime vuoden tilaukset ja laskennaksi summa. Copyright 2009 Pengon 12

14 Ryhmien lajittelu (Group sorting) Ryhmiä voidaan rajata siten että summauksen mukaan otetaan vain viisi suurinta (Top 5 groups) tai pienintä ryhmää (Bottom 5 groups). Huomaa että jos aikaisemmassa vaiheessa ei valita ryhmittelyä ja summausta, ei tätä vaihetta tule ollenkaan. Koko raportille voidaan lisätä ryhmien lajittelu ohjatun toiminnon jälkeen. Huomaa että ohjatussa toiminnossa on käytössä vain ryhmien rajaus, mutta raportilla voidaan myös lajitella ryhmiä niitä rajaamatta. Tästä syystä käsitteet ryhmien lajittelu ja ryhmien rajaus menevät hieman sekaisin. Ensin valitaan ryhmittely jota rajataan, sen jälkeen rajataanko suurimpia vai pienimpiä ryhmiä ja viimeiseksi laskenta, jonka mukaan ryhmien rajaus tehdään. Mallissa ei ole käytetty ryhmien lajittelua ollenkaan. Copyright 2009 Pengon 13

15 Kaavio (Chart) Raportille voidaan lisätä kaavio. Huomaa että jos aikaisemmassa vaiheessa ei valita ryhmittelyä ja summausta, ei tätä vaihetta tule ollenkaan. Raportille voidaan lisätä kaavio ohjatun toiminnon jälkeen ja silloin on käytettävissä suurempi valikoima erilaisia kaavioita ja niiden ominaisuuksia. Ensin valitaan kaavion tyyppiksi joko pylväskaavio (Bar Chart), viivakaavio (Line Chart) tai ympyräkaavio (Pie Chart). Sitten voidaan muuttaa kaavion otsikkoa. Seuraavaksi valitaan ryhmittely jonka vaihtumista seurataan. Viimeiseksi valitaan ryhmittelyn summaus. Mallissa on valittu pylväskaavio, otsikoksi on muutettu Viime vuoden tilaukset Maittain, ryhmittelyksi on valittu Maa ja summaukseksi Viime vuoden tilaukset. Mallissa ei muita ryhmittelyjä tai summauksia ollutkaan, joten vaihtoehtojakaan ei ole. Näillä valinnoilla jokaista maata kohden tulee oma pylväs ja viime vuoden tilausten summa määrää pylvään korkeuden. Copyright 2009 Pengon 14

16 Tietojen rajaus (Record Selection) Seuraavaksi voidaan rajata raportille tulostuvia tietoja. Ensin valitaan kenttä johon ehto kohdistetaan. Kenttä voi olla mikä tahansa kenttä, mukaan valituista tauluista ja sen ei tarvitse näkyä raportilla. Tämän jälkeen valitaan ehto. Valittavana on esim. on yhtä kuin (is equal to), on pienempi kuin (is less than) tai on isompi kuin (is greater than). Viimeisenä valitaan arvo. Mallissa on ehtona että Viime vuoden tilaukset on suurempi kuin Copyright 2009 Pengon 15

17 Ulkoasumalli (Template) Viimeisenä valittavaksi tulee ulkoasumalli. Crystal Reportsin mukana tulee valmiita ulkoasumalleja, mutta ulkoasumalli voidaan myös hakea mistä tahansa jo tehdystä raportista. Mallissa on valittuna ulkoasumalliksi Corporate (Blue). Copyright 2009 Pengon 16

18 Valmis raportti on tämän näköinen. Copyright 2009 Pengon 17

19 Blank Report Ohjattua toimintoa yksityiskohtaisemmin voi raportin luoda alusta asti itse. Aloitus Ohjatulla toiminnolla raportin luominen aloitetaan valitsemalla Aloitusikkunasta Blank Report tai File New Blank Report... Copyright 2009 Pengon 18

20 Tietolähde (Data) Samoin kuin ohjatussa toiminnossa, pitää ensimmäisenä valita tietolähde. Itse tietolähteen lisäys toimii samoin kuin ohjatussa toiminnossa. Koska mallitietokanta oli jo lisätty ohjatun toiminnon yhteydessä, löytyy se My Connectionskohdasta. Mallissa on lisätty Asiakas-taulu. Copyright 2009 Pengon 19

21 Kenttien lisäys (Field Explorer) Uusia kenttiä lisätään ruudun oikeassa laidassa olevan Field Explorerin avulla. Database Fields-kohta pitää sisällään kaikki raportille valitut taulut ja niiden kentät. Jo mukaan valitut kentät on merkitty listalla vihreällä symbolilla. Huomaa että kentät ovat oletuksena samassa järjestyksessä kuin tietokannassa, mutta ne saadaan myös aakkosjärjestykseen ohjelman asetuksista (File Options Database Sort fields alphabetically). Copyright 2009 Pengon 20

22 Kenttä raahataan hiirellä raportille haluttuun kohtaan. Yleensä yksittäiset kentät sijoitetaan Details-tasolle. Huomaa että oletuksena kentän nimi tulee sarakkeen otsikoksi sivun ylätunnisteeseen. Myös tämän saa pois päältä ohjelman asetuksista. Copyright 2009 Pengon 21

23 Ryhmittely Tiedot voidaan ryhmitellä valitsemalla Insert Group... Samassa ikkunassa voidaan vaihtaa ryhmän lajittelua. Vaihtoehdot ovat: 1. In ascending order - nouseva järjestys 2. In descending order - laskeva järjestys 3. In specified order - itse määritellyt ryhmät 4. In original order - alkuperäinen tietokannassa oleva järjestys Lajittelu voi myös perustua kaavaan, eli vaikka käyttäjän valitseman parametrin mukaan. Copyright 2009 Pengon 22

24 Options-välilehdellä voidaan ryhmän nimeksi vaihtaa joku muu kenttä kuin ryhmittelyssä käytetty kenttä (Customize Group Name Field). Ryhmän alkua voidaan siirtää seuraavalle sivulle jos ryhmä katkeaa sivun vaihdossa (Keep Group Together). Ryhmän jälkeen saadaan lisättyä pakotettu sivunvaihto (New Page After). Samassa voidaan määrittää montako ryhmää jää ensimmäiselle sivulle (Visible Groups). Ryhmän otsikot voidaan näyttä jokaisella sivulla, vaikka ryhmä jatkuu usealle sivulle (Repeat Group Header On Each Page). Jos ryhmittelyyn käytetään päivämäärä-kenttää, valitaan myös ryhmittelyn väli. Valittavana on mm. päivä (for each day), viikko (for each day) tai vuosi (for each year). Copyright 2009 Pengon 23

25 Itse määritellyt ryhmät Kun lajitteluksi valitaan In specified order - itse määritellyt ryhmät, voidaan valitun kentän arvoja ryhmitellä itse määriteltyihin ryhmiin. Samaan ikkunaan tulee uusi välilehti Specified Order. New-painikkeella lisätään uusi ryhmä. Ryhmälle annetaan nimi ja valitaan arvot jotka kuuluvat ryhmään. Mallissa on tehty ryhmä Etelä-Suomi ja valittu siihen kuuluvat kaupungit. Copyright 2009 Pengon 24

26 Ryhmittelyjä voi luoda useita. Samaan ikkunaan tulee ryhmien teon jälkeen Others-välilehti, jossa määritellään mitä tehdään tiedoille, joita ei ole lisätty mihinkään ryhmään. Tiedot voidaan jättää pois (Discard all others), lisätä samaan ryhmään (Put all others together, with name) tai tehdä jokaisesta arvosta oma ryhmä (Leave in ther own groups). Copyright 2009 Pengon 25

27 Lajittelu Ryhmien sisällä tiedot voidaan lajitella valitsemalla Report Record Sort Expert... Ryhmittelyn lajittelu tulee aina listaan ensimmäisenä ja sitä voi vaihtaa vain ryhmän asetuksista. Vasemmalta valitaan haluttu kenttä lajitteluksi ja sen jälkeen voidaan valita joko nouseva järjestys (Ascending) tai laskeva järjestys (Descending). Huomaa että lajitteluja voi olla useita. Esim. sukunimi ensin ja jos henkilöitä on samalla sukunimellä voidaan vielä etunimi lisätä lajitteluun. Copyright 2009 Pengon 26

28 Summaukset Raportille voidaan lisätä summauksia ryhmille tai koko raportille (Grand Total). Summaus lisätään valitsemalla Insert Summary. Huomaa että jos joku kenttä on valittuna, tulee se oletuksena summattavaksi kentäksi. Choose the field to summarize-kohtaan valitaan kenttä jota summataan. Calculate this summary-kohtaan valitaan mitä laskentaa summauksessa käytetään. Valittavana on mm. Sum summa Average keskiarvo Maximum - suurin arvo Minimun - pienin arvo Count - kaikkien arvojen kappalemäärä Distinct Count - eri arvojen kappalemäärä Huomaa että jos summattava kenttä on teksti-tietotyyppinen, ei käytettävissä ole kaikkia summaustyyppejä. Summary location-kohdassa valitaan mille ryhmittelylle summaus lisätään. Yhteissummaus voidaan lisätä myös raportin loppuun (Grand Total (Report Footer ). Add to all group levels-valinta lisää summauksen jokaiselle ryhmälle sekä raportin loppuun yhteisummauksen. Insert Group-valinnalla voidaan luoda tässäkin vaiheessa uusi ryhmä, johon summaus lisätään. Show as a percentage of-valinnalla saadaan summaus muutettua prosenttiosuudeksi yhteissummauksesta tai ylemmästä ryhmittelystä. Huomaa että jos tahdot nähdä sekä summauksen, että prosenttiosuuden, pitää lisätä molemmille oma summaus. Copyright 2009 Pengon 27

29 Mallissa kentäksi on valittu Asiakas.Viime vuoden tilaukset ja siitä laskennaksi summa. Tämä summaus tulee jokaselle maa-ryhmittelylle. Copyright 2009 Pengon 28

30 Kaaviot Kaavioilla saadaan näyttävyyttä ja selkeytystä raportin tietoihin. Kaavio lisätään valitsemalla Insert Chart. Huomaa että heti kaaviota lisättäessä, pitää päättää tuleeko kaavio koko raportille vai jollekin ryhmittelylle. Raportin voi lisätä vain Report Header- tai Footer-osioon tai jonkun ryhmän Group Header- tai Footer-osioon. Kaaviossa näkyy Design-puolella kolme vuotta mallitietoja, jotka vain auttavat hahmottamaan kaavion asettelua. Copyright 2009 Pengon 29

31 Preview-puolella näkyy varsinainen valmis kaavio. Kaaviota muokataan valitsemalla Format Chart Expert. Kaavio pitää olla valittuna, jotta toimintoon päästään. Type-välilehti Type-välilehdellä valitaan kaavion tyyppi (Choose your chart type). Tyyppejä on mm. Bar - pylväs Line - viiva Pie - ympyrä 3D Riser - kolmiulotteinen monitasoinen pylväs Oikella olevasta laatikosta voi valita eri tyyppien mukaan erilaisia malleja. Esim. pylväskaavion saa muutettua pinotuksi pylväskaavioksi (Stacked bar chart) tai prosentteina näkyväksi pinotuksi pylväskaavioksi (Percent bar chart). Osan tyypeistä voi myös kääntää vaakasuuntaan (Horizontal), oletuksena suunta on pysty (Vertical). Osassa on myös mahdollista valita syvyysvaikutelma kaavioon (Use depth effect). Copyright 2009 Pengon 30

32 Copyright 2009 Pengon 31

33 Data-välilehti Data-välilehdellä valitaan mitä tietoa kaaviossa näkyy. Jos raportilla on ryhmittely ja sille jokin summaus, tulee nämä arvot oletuksena valituksi. Copyright 2009 Pengon 32

34 Advanced Layout Lisää toimintoja saadaan kun valitaan Advanced Layout. Jotkut kaaviotyypit vaativat advanced layoutin käyttöä. On change of-kohtaan valitaan kenttä jonka mukaan kaavio ryhmittelee tiedot. Ryhmien järjestystä voidaan vaihtaa Order-painikkeella ja ryhmiä voidaan rajata TopN-painikkeen avulla. Kenttiä voi olla useita, riippuen kuitenkin kaaviotyypistä. Show values-kohtaan valitaan summatava tieto. Set Summary Operation-painikkeella voi vaihtaa summauksen laskentaa. Summaksia voi olla useita, riippuen kuitenkin kaaviotyypistä. Copyright 2009 Pengon 33

35 Axes-välilehti Show gridlines-kohdassa määritetään kaavion taustaviivoitus. Viivoitus määritetään erikseen ryhmittelyakselille (Group axis) ja tietoakselille (Data axis). Viivoitus voi olla pääarvojen (Major) kohdalla tai niiden puolivälissä (Minor). Yleensä pääarvoja on täydet sadat tai tuhannet, riippuen kaavion tietojen kokoluokasta. Data values-kohdassa määritetään kuinka iso alue tietoakselille tulee. Näin saadaan esimerkiksi tarkemmat erot näkyville jos skaalan alkua siirretään lähemmäs varsinaisia arvoja. Esim. jos arvot ovat 1020, 1050 ja 1090 voi oletusskaala olla Näin erot ovat tuskin nähtävillä ollenkaan. Jos muutetaan skaalaksi saadaan erot selvemmin esille. Number of divisions-kohdassa voidaan määrittää montako pääarvoa tietoakselille tulee näkyviin. Tämä vaikuttaa gridlines-kohdan data axis Major-kohdan määritykseen. Copyright 2009 Pengon 34

36 Options-välilehti Chart color-kohdassa voidaan valita onko kaavio värillinen vai mustavalkoinen. Data points-kohdassa määritetään näytetäänkö kaavion sisällä alueen nimi (Show label) tai arvo (Show value). Esim. pylväskaaviossa, pylvään päähän saadaan maan nimi ja pylvään korkeuden määrännyt arvo. Layout-kohdassa voidaan automaattinen asettelu ottaa pois päältä. Legend-kohdassa määritetään näytetäänkö selite ja sen sijainti (Placement). Customize settings-kohdassa olevat määritykset vaihtelevat kaaviotyypin mukaan. Esim. pylväskaaviolle voi määrittää pylvään paksuutta, viivakaaviolle voi vaihtaa merkkien kokoa ja muotoa. Copyright 2009 Pengon 35

37 Color Highlight-välilehti Kaavion alueita voi muotoilla ehdollisesti. Mallissa pylvään väriksi tulee Aqua, jos viime vuoden myynti on yli Copyright 2009 Pengon 36

38 Text-välilehti Otsikoille tulee automaattisesti tekstit, mutta ne voidaan myös muuttaa käsin poistamalla ensin Auto-Text-ruksi. Myös fonttia voi vaihtaa. Copyright 2009 Pengon 37

39 Poimintaehdot Raportille tulevia tietoja voidaan rajata lisäämällä poimintaehtoja. Poimintaehdot lisätään valitsemalla Report Select Expert Record. Huomaa että jos joku kenttä on valittuna, tulee se oletuksena poimintaehdon kentäksi. Ensimmäisenä valitaan kenttä johon ehto kohdistetaan. Sitten määritetään miten valittu kenttä halutaan rajata. Ehtoja on: Is any value - mikä tahansa arvo (ei rajausta) Is equal to - yhtä suuri arvo kuin Is not equal to - erisuuri kuin Is one of - arvojoukko Is not one of - arvojoukkoon kuulumaton Is less than - arvo pienempi kuin Is less than or equal to - arvo pienempi tai yhtä suuri kuin Is greater than - arvo suurempi kuin Is greater than or equal to - arvo suurempi tai yhtä suuri kuin Is between - arvo tietyltä väliltä Is not between - arvo ei tietyltä väliltä Copyright 2009 Pengon 38

40 Starts with - arvo alkaen Does not start with - arvo ei alkaen Like - arvo kuten Is not like - arvo ei kuten Is in the period - aika tai päiväys on annettavassa aikaikkunassa Is not in the period - aika tai päiväys ei ole aikaikkunassa Is True - Boolean-arvo on tosi Is False - Boolean-arvo on epätosi formula - arvo perustuu kaavaan Mallissa on lisätty ehdoksi että jokaisella asiakkaalla testataan onko sen viime vuoden myynti suurempi kuin Kaava voidaan myös kirjoittaa itse alla olevaan laatikkoon. Kun ehdot on hyväksytty, valitaan päivitetäänkö raportti halutuilla hakuehdoilla valitsemalla Refresh Data. Vastaavasti Use Saved Data käyttää jo haettuja tietoja. Copyright 2009 Pengon 39

41 Ulkoasumallit Raportin muotoilut voidaan hakea valmiista mallista. Malli otetaan käyttöön valitsemalla Report Template Expert Crystal Reportsin mukana tulee muutamia valmiita malleja. Omat mallit Omia malleja on myös helppo käyttää. 1. Mikä tahansa raportti voidaan etsiä Browse...-painikkeen avulla ja siitä otetaan muotoilut uudelle raportille. 2. Jos mallien oletuskansioon (\Program Files\Business Objects\Crystal Reports 12.0\Templates\en) kopioidaan raportti, tulee se suoraan valittavien mallien listaan. Copyright 2009 Pengon 40