Tietokantaraportointivälineen valintaopas

Transkriptio

1 Tietokantaraportointivälineen valintaopas Opas on suunnattu Sinulle joka olet aloittamassa tietokantaraportointiprojektia. Olet ehkä vaihtamassa toiminnanohjausjärjestelmää tai nykyinen varastojärjestelmäsi ei kerro kaikkea tarpeellista tai kaipaat nopeampaa analysointia yrityksesi taloudesta. Mitä on tietokantaraportointi Yrityksen järjestelmät kerryttävät automaattisesti tietoa erilaisista asioista, esim. talous-, tuotanto-, henkilöstö-, mittaus- ja asiakastietoja. Nämä tiedot tallentuvat tietokantaan, josta erilaisilla työkaluilla niitä voidaan tarkastella. Näistä tiedoista tehdään erilaisia yhteenvetoja, eli raportteja, esim. budjetti-, kuormitus-, sairaslomalista-, tehokkuus- ja tilauskantaraportteja. Väline Markkinoilla on monia kaikkiin näihin tarpeisiin soveltuvia ohjelmia ja me olemme valinneet tähän oppaaseen niistä kolme eri käyttöön olevaa sovellusta: Excel, Crystal Reports ja QlikView. Olemme valinneet nämä ohjelmat oppaaseen siksi, että Excel on kaikille tuttu ja joissain tapauksissa toimiva väline Crystal Reports on monipuolinen ja pitkän kehityskaaren ohjelma, jota mainostetaan kaikkein yleisimpänä raportointivälineenä QlikView edustaa uusinta kerrytetyn tiedon hyödyntämisen suuntausta, jossa pääpainona on nopea analysointi monesta eri näkökulmasta, helposti ja luontevasti Oppaassa on esittely kustakin ohjelmasta, vertailutaulukko ohjelmien väliltä ja muita tietokantaraportointivälineen valintaan liittyviä asioita. Jyväskylässä Joni Borgström Copyright 2009 Pengon 1

2 Excel Excel on kaikille jollain tasolla tuttu ohjelma ja helpoin väline lähteä toteuttamaan tietokantaraportointia. Excelillä pystytään tekemään laskentaa, graafeja, Pivot-taulukoita ja macroja. Tiedot voidaan syöttää käsin, tuoda leikepöydän kautta tai ottaa suoraan yhteys tietokantaan. Huonona puolena on että, kun tietoja lisätään, pitää kaikki muotoilut tehdä aina uudestaan. Mihin tilanteeseen sopii Vähän dataa Excel hallitsee pientä määrää dataa mainiosti ja tiedot voidaan hakea automaattisesti tietokannasta. Muotoilut joudutaan tekemään aina tietojen päivityksen jälkeen uudestaan. Data on yksinkertaista Excel ei osaa muokata tietoja haettaessa juurikaan, joten niiden pitää olla jo alun perin yksinkertaisessa muodossa. Paljon muokattavaa Excelillä tietoja on helppo muokata ja saada juuri sen hetken tarpeen mukaiseksi. Tässä kuitenkin voi tiedon oikeellisuus kärsiä, jos jokainen käyttäjä muokkaa tietoja haluamallaan tavalla. Tiedot haetaan tietokannasta vain harvoin Joka kerta kun tiedot haetaan tietokannasta uudestaan, joudutaan muotoilut tekemään uudestaan. Copyright 2009 Pengon 2

3 Ei tahdota uusia välineitä Excel löytyy jo lähes jokaisesta yrityksestä, jolloin uusia välineitä ei tarvitse opetella käyttämään. Käyttäjiä on vain yksi Samaa Excel-tiedostoa voi käyttää vain yksi henkilö kerrallaan. Graafit tahdotaan muokata aina uudestaan Excelissä on helppo luoda uusia graafeja sen hetkisen tarpeen mukaan. Tahdotaan tulostaa tiettyjä kohtia paperille Excelistä tietyn graafin tai taulukon osan tulostus on helppoa. Kuitenkin kokonaisen tiedoston tulostuksessa pitää huomioidan sivun sovitus ym. Ei tarvita automaattista ajastusta Excel tiedostoon tietojen hakeminen tietokannasta pitää tehdä aina manuaalisesti. Valmista raporttia muokkaa muutkin Excelissä on helppo muokata toisen aloittaamaa taulukkoa ja luoda siitä oma totuus. Tämä tietenkin saattaa olla ristiriidassa yhteisen totuuden kanssa. Käyttäjänoikeuksia ei valvota Excelissä ei ole toimintoja käyttäjien valvontaa varten. Päätelmä Excel soveltuu siis yhden käyttäjän työkaluksi, kun tietoa on vähän ja sitä pitää jatkuvasti muokata esim. esittämistä varten. Copyright 2009 Pengon 3

4 Crystal Reports Crystal Reports pystyy poimimaan tiedot mistä tahansa tietolähteestä, jos sitä ei ole tarkoituksellisesti estetty. Raportin rakenne tehdään Crystal Reports-ohjelmalla ja sen jälkeen itse raportti voidaan avata erillisellä ohjelmalla, selaimella raporttipalvelimelta tai monessa ohjelmassa on jo raportin avaamista varten tarvittavat toiminnot. Kun raportti avataan, voidaan sille antaa parametrejä ja näiden valintojen mukaan, hakee raportti tiedot tietokannasta. Näin raportit ovat aina samannäköisiä, vain tiedot vaihtuvat valintojen mukaan. Mihin tilanteeseen sopii Käytössä olevassa ohjelmistossa on jo Crystal Reports-raportteja Yleensä silloin ohjelmaan on jo avaukseen tarvittavat lisenssit olemassa. Dataa on paljon Crystal Reports pystyy käsittelemään suuria määriä dataa tehokkaasti. Käyttäjiä on paljon Report Server palvelin mahdollistaa useiden käyttäjien yhtä aikaisen raporttien ajon. Raportti halutaan ajastaa Report Server palvelin mahdollistaa raporttien ajastamisen. Esim. tietyillä parametreillä ajetaan raportti joka maanantai-aamu verkkotulostimelle ja tiettyihin sähköpostiosoitteisiin pdf-muodossa. Käyttäjien oikeuksia valvotaan Report Server palvelin mahdollistaa käyttäjäoikeuksien antamisen raporteille. Copyright 2009 Pengon 4

5 Tiedot tahdotaan aina samassa muodossa Crystal Reports-raporteissa on aika kiinteä ulkoasu kun se kerran on määritetty. Tiedoille voidaan antaa monia erilaisia parametrejä, joilla tiedot valitaan. Raportti tahdotaan tulostaa paperille Crystal Reports-raportit muotoillaan aina tulostettavaksi paperille, vaikka niitä tarkesteltaisiinkin vain näytöltä. Raportteja tahdotaan tarkastella selaimella Report Server palvelin mahdollistaa raporttein tarkastelun selaimella. Raportteja tahdotaan tarkastella mobiililaitteilla Report Server palvelin mahdollistaa raporttein tarkastelun mobiililaitteilla. Päätelmä Crystal Reports soveltuu siis yhden tai monen käyttäjän työkaluksi, kun tiedot pitää tarkastella aina samalla tavalla muotoiltuna tai tulostettuna. Käyttäjähallinta ja ajastustoiminnot hoituvat myös selaimella palvelimen avulla. Kokeile itse Linkkejä löytyy osoitteesta: Copyright 2009 Pengon 5

6 QlikView QlikView on tiedon analysointiin käytetty ohjelma, jonka avulla tietoja on helppo tarkastella useasta eri näkökulmasta. QlikView hakee tiedot tietokannasta ja tallentaa ne samaan tiedostoon. Sitten dokumentin rakenne tehdään valmiiksi ja uudet tiedot voidaan päivittää tietokannasta tarvittaessa. Koska tiedot on tallennettu samaan tiedostoon, on niiden käyttäminen hyvin nopeaa. Tekemällä uusia valintoja, saadaan täysin uusi näkökanta asiaan silmän räpäyksessä. Mihin tilanteeseen sopii Dataa on paljon QlikView hakee tiedot tietokannasta kerralla ja niiden hyödyntäminen on sen jälkeen hyvin nopeaa ja tehokasta. Porautumistoimintojen ansiosta, tiedot voidaan säilyttää tarkalla tasolla ja analysointi voidaan aloittaa yhteenvedon kautta. Visuaalisuus on tärkeää QlikView on hyvin visuaalinen ja sen käyttö on intuitiivista. Päätöksiä tehdään mittaristojen avulla Nopea, tehokas ja näyttävä vertailu tietojen välillä. Esimerkiksi vertailu tavoitellun ja toteutuneen myynnin välillä. Data on monimutkaista Kun QlikView hakee tiedot tietokannasta, niitä voidaan muokata sopivaan muotoon ja tämä muotoilu tapahtuu aina tietoja luettaessa uudestaan. Käyttäjiä on monta QlikView palvelin mahdollistaa saman sovelluksen käyttämisen monelle yhtä aikaa. Copyright 2009 Pengon 6

7 Samaa asiaa tahdotaan tarkastella monesta näkökulmasta Sovelluksessa määritetään mitä valintoja käyttäjä voi antaa ja valintoja voidaan tehdä monia. Näiden valintojen tekeminen on helppoa ja nopeaa. Käyttäjien oikeuksia valvotaan QlikView palvelin mahdollistaa käyttäjien oikeuksien valvonnan. Raportteja tahdotaan tarkastella selaimella QlikView palvelin mahdollistaa sovellusten käyttämisen selaimella. Raportteja tahdotaan tarkastella mobiililaitteilla QlikView palvelin mahdollistaa sovellusten käyttämisen mobiililaitteilla. Tuloksia halutaan saada nopeasti Hyvinkin laaja ja tarkka järjestelmä saadaan pystyyn yleensä jo alle viikossa. Raporteissa tahdotaan käyttää karttoja QlikView osa hyödyntää Googlen karttoja ja näyttää halutut kohteet kartalta. Päätelmä QlikView soveltuu siis yhden tai usean henkilön välineeksi, kun tietoja pitää analysoida nopeasti ja saada uusia näkökulmia asiaan. Kokeile itse Linkkejä löytyy osoitteesta: Copyright 2009 Pengon 7

8 Vertailutaulukko Taulukossa on vertailtu ominaisuuksia kunkin ohjelman kohdalta. Excel Crystal Reports QlikView Käyttäjien määrä 1 Rajaton (palvelin) Rajaton (palvelin) Rivien määrä Rajaton Rajaton Toteuttaminen Helppo Vaikea Vaikea Käyttö Helppo Helppo Helppo Ajastus Ei Palvelin Palvelin Tietojen päivitys tietokannasta Kyllä (muotoilut häviää) Kyllä Kyllä Tietojen rajaus Hankala Tiedot päivitettävä tietokannasta Helppo Tietojen muokkaus haettaessa Mobiilikäyttö (reaaliaikanen data) Loppukäyttäjän työmäärä raporttia ajaessa Ei Hieman Paljon Ei Kyllä Kyllä 20 min 2 h 2 min 10 min 2 min 10 min Raportin määritys 20 min 2 h 20 min 2 h 20 min 2 h Ylläpito/kk 0 min 2 h 0 min 2 h 0 min 2 h Lisenssi/henkilö Toteutus/raportti Muutoksen toteutus/raportti Käyttökoulutus/henkilö Tietokantaan tarvittavat muutokset Copyright 2009 Pengon 8

9 Valinnassa huomioitavia asioita Raportointipalvelin Raportteja voidaan avata käyttämällä jokaiselle käyttäjälle asennettavaa avaukseen tarkoitettua sovellusta. Jos käyttäjiä on paljon, tulee tästä kuluja mm. lisenssit, asennukset ja ylläpito. Crystal Reports ja QlikView tuotteissa on olemassa raporttipalvelimet, jotka tuovat monia hyötyjä raporttien voidaan tarkastelun selaimen avulla, joten käyttäjän koneelle ei tarvitse asentaa mitään käyttäjät voidaan vaatia kirjautumaan, jolloin oikeuksia voidaan hallita palvelin on tehokkaampi ja näin nopeampi kuin käyttäjän oma kone raportteja on helppo päivitää palvelimelle ja kaikilla on näin sama versio käytössä raportteja voidaan ajastaa valmiiksi, jolloin avaus on hyvin nopeaa Raportointikanta Monesti raportit tehdään suoraan tuotannossa olevasta tietokannasta jolloin tieto on aina viimeisimpien muutosten mukaista. Monesti raportointia varten tehdään oma raportointikanta, johon tiedot siirretään joka yö. Raportointikannasta saadaan monia hyötyjä: jos raportoinnin tarpeet ovat vaativia, ei tuotantokanta hidastua tietoja hakiessa laajan raportin ajaminen saattaa kestää pitkään, jolloin tietokannassa valmiiksi tehtävä laskenta vähentää odotusaikoja raportointikannassa voidaan säilyttää historiatietoja laajemmin mitä tuotantokannassa, esim. vanhoja tuotehintoja tietoja voidaan yhdistää monesta eri järjestelmästä samaan raportointikantaan tietoja voidaan lisätä tai muokata, esim. lisätä oman osastojaon Raporttien toteutus Raporttien toteutus kannattaa ulkoistaa jos tietokanta on monimutkainen raporttien laatu halutaan huippuunsa raporttien toteutuksella on kiire tarve on hetkittäistä omat henkilöresurssit ovat riittämättömät haetaan kustannustehokkuutta yrityksen ydinliiketoimintaan ei kuulu tietokantaraportointi Copyright 2009 Pengon 9

10 Pengon Oy Pengon Oy tuottaa asiakkailleen raportointipalveluita, joiden laadusta olemme ylpeitä. Tavoitteenamme on parantaa asiakasyritystemme kannattavuutta tehostamalla tärkeän tiedon saatavuutta. Palveluihimme kuuluu mm. budjetointi tarvekartoitus työkalujen vertailu tietojen oikeellisuuden tarkistus määritys toteutus ylläpito uudet tarpeet kehitys hallinnointi Käyttäjäkoulutus Lisätitetoa sivuiltamme Copyright 2009 Pengon 10