Laurean Peppikäyttöönottoprojektin. Tuuli Rinne/Projektipäällikkö

Transkriptio

1 Laurean Peppikäyttöönottoprojektin kokemuksia Tuuli Rinne/Projektipäällikkö

2 Sisältö Peppi-järjestelmän käyttöönottoprojektin aikajana Nykyiset järjestelmät vrs. uudet järjestelmät Peppi-järjestelmäkokonaisuus kerralla käyttöön Syyt käyttöönoton siirtymiseen 08/2017 => 03/2018 Integraatiot Resursointi Käyttöönottoprojektin läpivienti Datamigraatiot Loppukäyttäjien tuki ja koulutukset Siirtyminen tuotantokäyttöön Pepin käyttöönoton vaikutukset työnkuviin Käyttöönoton haasteet Lessons learnt

3 Peppi käyttöönottoprojektin aikajana Laurea liittyy Peppi-konsortioon Perustetaan Peppitestiympäristö ja ensimmäinen datamigraatio SoleOPS:sta Käynnistetään suunnitteluprojekti ja perustetaan Peppiohjausryhmä Käynnistetään Peppikäyttöönottoprojekti (Käyttöönottotavoite 08/2017) 02/2014 Kesä/ / /2015

4 Peppi käyttöönottoprojektin aikajana Peppi-järjestelmän käyttöönottotavoite => 03/2017 käyttöönottotavoite siirretään, uusi tavoite: 03/2018 Peppi-järjestelmän uusi käyttöönottotavoite & todellinen käyttöönotto 08/ /2018 (To ) Peppi koulutuksia 10/ /2018 Peppi työpajoja, webinaareja, tukiskypejä 03-11/2018

5 Nykyiset järjestelmät vrs. uudet järjestelmät Tilanne 01/2015

6 Nykyiset järjestelmät vrs. uudet järjestelmät PEPPI Winha Opiskelijarekisteri, suoritusrekisteri Opettajan palvelut Wiiwi (arviointi) Opiskelijan palvelut Wille (lukuvuosiilmoittautuminen) Sole Opettajan palvelut, toteutussuunnittelu OPS, opetustarjonta Opintojaksopalaute TAS Opettajatutorin palvelut, opintojen edistymisen seuranta Opiskelijan palvelut, HOPS, opintoihin ilmoittautuminen Asio Tilavaraus Lukujärjestyssuunnittelu Tentti- Ilmo - uusinta- ja korotustentit Tentti-Ilmo poistuu käytöstä jälkeen. Väliaikainen ratkaisu tulee käyttöön keväälle. Selvitetään siirrytäänkö syksyllä hoitamaan uusinnat Pepin kautta.

7 Nykyiset järjestelmät vrs. uudet järjestelmät Laureassa korvattiin seuraavat järjestelmät SoleOPS opetussuunnitelmat, toteutussuunnitelmat, HOPS:t Winha opiskelijarekisteri, arviointi ASIO tilavaraukset, lukujärjestyssuunnittelu Tentti-Ilmo uusinta- ja korotustentit Peppi-järjestelmäkokonaisuudella Opettajan työpöytä Suunnittelijan työpöytä Korkeakoulupalveluiden työpöytä Pääkäyttäjän työpöytä Opiskelijan työpöytä Opinto-Opas liitännäinen Toteutushaku (Koulutushaku) liitännäinen Lukkarikone liitännäinen Lisäksi rakennettiin väliaikainen ratkaisu uusinta- ja korotustentteihin (e-lomakepohjainen)

8 Peppi-järjestelmäkokonaisuus kerralla käyttöön Laureassa päädyttiin 03/2015 ottamaan koko järjestelmäkokonaisuus kerralla käyttöön (tavoite 08/2017), koska Emme halua rakentaa väliaikaisia rajapintoja Pepin ja Winhan välille Emme halua huonontaa opiskelijan palveluita ottamalla ensin käyttöön vain pepin suunnitteluosion (tällöin luopuisimme nykyisesti opiskelijan HOPS:sta) Haluamme uudistua ja parantaa erityisesti opiskelijan palveluita, mihin juuri Pepin kehitys keskittyy, mutta meillä ei ole kiirettä sännätä Pepin käyttöönottoon koska meillä on edelleen toimivat järjestelmät käytössä. Perusrekisteri ja Pakki-palvelut ovat vielä kehityksen alla. Tuotantokäyttötavoite TAMK:lla ja Metropolialla vuoden 2016 loppu. Varaamme käyttöönottovalmisteluille kunnolla aikaa, koska haluamme tehdä mahdollisimman suunnitellusti näin ison järjestelmän käyttöönoton. Haluamme myös nähdä kokemuksia muiden korkeakoulujen Pepin käyttöönotosta. Peppi kokonaisuutena tulee varmasti vielä paljon kehittymään ennen meidän käyttöönottoa. Tulemme itse osallistumaan aktiivisesti Pepin kehittämiseen Peppi konsortion työryhmien kautta. Koko kokonaisuuden käyttöönottotavoite on siis 08/2017 (jolloin järjestelmien käyttökatko voidaan tehdä kesällä).

9 Syyt käyttöönoton siirtymiseen 08/2017 => 03/2018 1) Eduix:lla ei ole riittävästi henkilöresursseja kaikkiin käynnissä oleviin kehitys- ja käyttöönottoprojekteihin Vuoden 2016 aikana olemme kärsineet toimittajan resursointiongelmista 7kk ajan. Kaikki bufferi mitä käyttöönottoaikataulussa on varattu viivästymisiä ja odottamattomia tehtäviä varten on nyt käytetty. On siis selvää, että kaikkea suunniteltua emme todennäköisesti tule saamaan valmiiksi elokuun 2017 käyttöönottoon mennessä. Toimittajan resursointiongelmat johtuivat vuonna 2016 pääosin perusrekisterin ja pakin ohjelmistokehityksestä ja näiden palvelujen ensimmäisestä tuotantokäyttöönotosta TAMK:ssa ja Metropoliassa.

10 Syyt käyttöönoton siirtymiseen 08/2017 => 03/2018 2) Markkinaoikeuden välipäätöksen takia emme voi solmia tällä hetkellä käyttötuki- ja ylläpitosopimusta Syksyllä 2016 Visma InCommunity Oy teki valituksen markkinaoikeuteen Laurean Peppi-konsortioon liittymisestä ja Peppi-järjestelmän hankkimisesta sekä Peppi-käyttöönotosta. Tammikuussa 2017 markkinaoikeus teki välipäätöksen, joka kielsi Laureaa väliaikaisesti olemaan ryhtymättä lisähankintoihin tai tekemästä lisäsopimuksia Peppi-järjestelmän osalta. Kielto oli voimassa, kunnes markkinaoikeus on ratkaissut asian.

11 Syyt käyttöönoton siirtymiseen 08/2017 => 03/2018 3) Järjestelmä puutteellinen Laurean tarpeisiin nähden Tuki toteutuksen osille on puutteellinen Uusinta- ja korotustenttitoiminnallisuus puuttuu

12 Syyt käyttöönoton siirtymiseen 08/2017 => 03/2018 Ohjausryhmä päätti 03/2018, että käyttöönotto siirretään elokuun 2018 sijaan maaliskuulle 2018 koska Keväällä opettajat pääsisivät heti tekemään mm. syksyn toteutussuunnitelmia peppiin ja peppi-koulutukset olisivat vielä tuoreessa muistissa. Lukuvuoden aloitus on muutenkin stressaava ajankohta opettajille, joten uuden järjestelmän käyttöönotto vielä kaiken muun uuden päälle ei olisi toivottavaa. Myös opiskelijakunnan edustaja kannatti maaliskuuta, jolloin opiskelijat pääsivät heti suunnittelemaan uusia lukujärjestyksiä sekä hoitamaan kesäopintojen että syksyn toteutuksille ilmoittautumiset uuden järjestelmän kautta.

13 Integraatiot Käyttäjähallinta <-> Peppi Optima <-> Peppi Tilavaraukset info-tv:lle <-Peppi Opiskeluoikeuden palautushakemus/jatkoaikahakemus <-Peppi Oili -> Peppi Virta <- Peppi Kesken: SoleMove <-> Peppi (rajapintatyö aloitettu käyttöönoton jälkeen) Ennen Peppiä tiedonsiirrot pitkälti siirtotiedostoihin pohjautuvaa, tiedonsiirto kestää usein 1-2 vrk lähdejärjestelmästä kohdejärjestelmään. Peppi-käyttöönoton jälkeen tiedonsiirrot pitkälti reaaliaikaista (rest-rajapinnat).

14 Resursointi - käyttöönottoprojekti Peppi-projektitiimi

15 Resursointi - käyttöönottoprojekti Muita Peppi-käyttöönoton valmisteluun osallistuneita

16 Resursointi - käyttöönottoprojekti Toimittajat Teimme vastuumatriisin Laurean, Eduix:n ja Otaverkon/Nebulan kesken, jossa listattu peppi-projektiin kuuluvat tehtävät ja mikä on kenenkin vastuulla.

17 Käyttöönottoprojektin läpivienti (tilanne 09/2017)

18 Käyttöönottoprojektin läpivienti 1.Peppi-projektitiimin sprinttisuunnittelut n. 3 vk välein 2.Peppi-projektitiimin kesken weekly scrum:t (vaihtelevan epäsäännöllisesti) 3.Toimittajien (Eduix, Otaverkko/Nebula) kanssa viikkopalaverit 4.Prosessipalaverit n. kerran kuussa (mitä nykyisissä käytänteissä pitää muuttaa Pepin tullessa käyttöön) 5.Laurean sisäiset ohjausryhmäpalaveri n. joka toinen kuukausi 6.Konsortion kuukausipalaverit (sisällöllinen ja tekninen)

19 Datamigraatiot

20 Loppukäyttäjien tuki ja koulutukset Ennen koulutuksia: Syksy 2015 opetussuunnitelma- lukuvuosi-, toteutus- ja lukujärjestyssuunnittelun eri vaiheiden läpikäynti kunkin osa-alueen asiantuntijoiden kanssa (mukana Peppi-asiantuntija Metropoliasta) Peppi ja Pakki-pilottitestausta opiskelijoiden toimesta 2016 (Peppi), 2017 (Pakki), 2018 (Pakki) Koulutusmateriaalien (ohjedokumentit) luominen Työpajat Peppi-agenttien kanssa Kenraaliharjoitukset kustakin koulutusosiosta

21 Loppukäyttäjien tuki ja koulutukset Koulutukset: 10/ /2018 Kutakin koulutustilaisuutta vetivät kaksi peppi-projektitiimiin kuuluvaa henkilöä, koulutuksia järjestettiin kaikilla 6 kampuksella Koulutuksien kohderyhmät: Opettajat, opettajatuutorit, Kehittämispäälliköt, Opintopäälliköt, Opiskelijatuutorit, Opintosihteerit, Hakutoimisto, Johtajat, Taloushallinto, HR, Korkeakouluisännät ja -emännät, Yleisinfot koko henkilöstölle, Laureamko Opiskelijatuutorit vastasivat ensisijaisesti ensimmäisen vuoden opiskelijoiden koulutuksista, jatkavien opiskelijoiden tukena toimivat ohjeet ja tukipisteet

22 Loppukäyttäjien tuki ja koulutukset

23 Loppukäyttäjien tuki ja koulutukset Käyttöönoton jälkeen 03-06/2018: Peppi-tukipisteitä kampuksilla henkilöstölle ja opiskelijoille Tukiskypejä (Yleinen tukitilaisuus kysy mitä haluat peppiin liittyen) Työpajoja kampuksilla tule työpajaan mieltä askarruttavien kysymyksien kanssa Webinaari: Peppi-Optima rajapinta, Henkilöstön tilavaraukset Käyttöönoton jälkeen 08-11/2018: Työpajoja kampuksilla Tukiskypejä

24 Loppukäyttäjien tuki ja koulutukset

25 Siirtyminen tuotantokäyttöön To SoleOPS lukutilaan 23.2., ASIOssa esto tilavarauksille jälkeiselle ajalle, Winha lukutilaan 2.3. Viimeiset datamigraatiot piti aloittaa ma 6.3. (perusrekisterin datamigraatiolla). Migraation tekijä kuitenkin sairastui, joten varamiehien voimin Eduix aloitti perusrekisterin datamigraation valmistelut. To 9.3. migraation tekijä palasi töihin ja aloitti omalta osaltaan migraation valmistelut. Tilavarauksien datamigraatio sujui ilman isompia ongelmia

26 Siirtyminen tuotantokäyttöön To Opetussuunnitelmien ja toteutuksien datamigraatiossa tehtiin uusintamigraatio liittyen 1) puuttuviin toteutuksen osiin, 2) puuttuviin opettajaliitoksiin toteutuksilla, 3) opintokokonaisuuksiksi merkittyjä projektiopintoja oli viety opintoina ei opintokokonaisuuksina sekä 4) puuttuvia täydentävän osaamisen opetussuunnitelmia vietiin täydennysajona Puutteet toteutuksen osien viennissä aiheuttivat loppumetreillä jännityksen voimmeko siirtyä pepin tuotantokäyttöön suunnitellusti torstaina 22.3.

27 Tuotantokäyttö alkaa To Pakkiin kirjautumisessa oli haasteita ensimmäisenä päivänä. Johtui siitä, että suurten käyttäjämäärien kirjautuessa kirjautuminen ohjautui toiselle proxylle, jolta puuttuikin pakin certifikaatti ja silloin opiskelija ei päässyt kirjautumaan pakkiin. Myös liitännäisten osalta puuttui certifikaatit toiselta proxy:ltä. Tupla-opiskeluoikeuksilla olevilla opiskelijoilla oli ensimmäisen viikon aikana kirjautumisongelmia (Laureassa opiskelijalla on kullakin opiskeluoikeudella yksilöllinen käyttäjätunnus) Käyttäjähallinta-Peppi rajapinta vaati vielä käyttöönoton jälkeen muokkausta (liittyen uusien opiskelijoiden tuontiin, käyttäjätunnuksien disablointiin, jne).

28 Tuotantokäyttö alkaa To Virta-tiedonsiirto saatiin toimintaa n. 2 viikon kuluttua käyttöönotosta. Ensimmäinen viikko käyttöönoton jälkeen meni datan täydennysajoissa ja niihin liittyvien puutteiden selvityksessä. Tämän jälkeen meni hetki että saatiin aktivoitua yhteydet virta-palvelimelle ja saatiin tiedoston sisältö sellaiseen muotoon, että virta-palvelimen validointi huoli tiedoston. Kesäopinnoille ilmoittautuminen alkoi Pakissa 5.4. (ei isoja ongelmia), syksyn opinnoille ilmoittautuminen alkoi 14.5.

29 Tuotantokäyttö alkaa To Kaiken kaikkiaan palaute käyttöönoton onnistumisesta on ollut hyvin positiivista. Ei mitään isoja käyttöönottoa estäviä ongelmia. Ympäristö on kestänyt hyvin suuret käyttäjämäärät. Opettajat ovat päässeet tekemään toteutussuunnitelmia ja antamaan arviointeja Kehittämispäälliköt ovat tehneet vuosisuunnittelua ja työaikasuunnitelmia Koulutussuunnittelijat ovat tehneet lukujärjestyssuunnittelua Opiskelijat ovat ilmoittautuneet opinnoille, tehneet lukujärjestyssuunnittelua ja tutustuneet HOPS:iin Uusien opiskelijoiden tuonti ja toisaalta valmistuttaminen on toiminnassa Koko henkilöstö on tehnyt tilavarauksia

30 Pepin käyttöönoton vaikutukset työnkuviin Laureassa on jo ennen Peppiä opettajat ja opettajien esimiehet käyttäneet laajasti tietojärjestelmiä Meillä Laureassa työnkuviin liittyvä muutos on kaikkineen eri rooleilla ollut kohtuullisen pieni Peppi-käyttötukea antavilla opintosihteereillä työnkuvaan on tullut uusia tehtäviä, kuten service deskin tiketteihin vastaaminen ja perinteinen ohjaus ja opastus järjestelmään on lisääntynyt

31 Yhteenveto - käyttöönottoprojektin haasteet Käyttöönottoa viivästyttivät Markkinaoikeuden valitukset Eduix:n resursointihaasteet (perusrekisteri/pakki projektien ohjelmistokehityksen kesto, useat yhtäaikaiset käyttöönotot) Peppi -ohjelmiston keskeneräisyys Laurean tarpeisiin Perusrekisterin datamigraatioiden laatu

32 Käyttöönoton lessons learnt 3 vuoden käyttöönottoprojekti mahdollisti laadukkaan käyttöönottoprojektin tehtävien suunnittelun, perehtymisen peppijärjestelmään, pepin testaamisen, integraatioiden rakentamisen ja loppukäyttäjien kouluttamisen Ketterä käyttöönottotehtävien suunnittelu ja seuranta, jatkuva riskienhallinta Datamigraatioiden laatu olisi pitänyt saada paremmaksi, mutta tätä ongelmaa käytiin useampaan otteeseen läpi Eduix:n kanssa. Laatu parani vasta kun oli pakko tehdä kunnon migraatio kenraalidatamigraatio ja lopullinen datamigraatio

33 Muita kysymyksiä?