Neuvot taloushallinnon ulkoistamiseen keskisuurille yrityksille

Transkriptio

1 Neuvot taloushallinnon ulkoistamiseen keskisuurille yrityksille Harkitsetko taloushallinnon osa- alueiden tai kokonaisten prosessien ulkoistamista? Tässä oppaassa tarjoamme käyttöösi vinkkejä päätöksenteon helpottamiseksi.

2 Miksi ulkoistaa? Keskisuuret yritykset harkitsevat usein ulkoistamista siinä vaiheessa, kun aiemmissa toimintatavoissa tulee eteen haasteita tai tehostamistarpeita. Miksi kannattaisikaan tehdä muutoksia, jos taloushallinto rullaa tutuilla toimintatavoilla kuten pitääkin, eli vaivattomasti ja liiketoimintaa tukien? Näin ei kuitenkaan aina ole, vaan syystä tai toisesta yrityksen johto joutuu käyttämään liikaa aikaa esimerkiksi kirjanpitoon ja taloushallinnon ongelmien ratkomiseen. Näissä tilanteissa taloushallinnon ulkoistaminen on varsin varteenotettava ratkaisu. Ulkoistamista harkitessa on syytä ottaa huomioon mihin kaikkeen päätös omassa yhtiössä vaikuttaa ja mistä taloushallinnon haasteet ovat alkujaan peräisin. Yrityksen johdon on hyvä varautua siihen, että taloushallinnon haasteiden taklaaminen vaatii aikaa, analysointia ja vaihtoehtoisten skenaarioiden arviointia. Esimerkiksi kirjanpitoa voidaan tehostaa myös kouluttamalla omaa henkilöstöä tai hankkimalla uusia järjestelmiä. Ulkoistamisenkin voi tehdä joko kerta rysäyksellä tai osa-alueittain askel kerrallaan. Tässä oppaassa: Tehokkaampaa taloushallintoa - konkreettiset hyödyt s. 2 6 tärkeää kysymystä taloushallinnon ulkoistamista harkitessa s. 3 Missä tilanteessa taloushallinto kannattaa ulkoistaa? s. 4 Kun päätös ulkoistuksesta on tehty, muistakaa nämä asiat s. 5 Vinkit yhteistyön alkumetreille ulkoistuskumppanin kanssa s. 6

3 Tehokkaampaa taloushallintoa - konkreettiset hyödyt Strateginen neuvonantaja Saatte yrityksellenne neuvonantajan, joka tukee tehokasta talouden seurantaa ja liiketoiminnan strategista kehittämistä. Nykyaikaisen ulkoistuskumppanin kanssa sisäinen laskenta ja johdon raportointi pysyvät läheisessä yhteydessä ulkoiseen laskentaan. Virtaviivaiset rutiinit Voitte luottaa siihen, että taloushallinnon rutiinit, kuten palkkahallinto, kirjanpito sekä osto- ja myyntilaskut hoidetaan jatkuvasti ajallaan ja ammattimaisesti. Parempaa riskien hallintaa Laatua raportointiin ja laskentaan Laskennan ja raportoinnin laatu paranee, kun ne toteutetaan alan parhaiden käytäntöjen mukaisesti ja kuitenkin kunkin yrityksen tarpeisiin räätälöiden. Kustannussäästöjä Kustannussäästöjä syntyy, kun päällekkäisistä tehtävistä päästään eroon ja rutiiniprosessit toteutetaan tehokkaammin. Tehokkaat työkalut Palveluntarjoaja voi auttaa sopivien ja nykyaikaisten ohjelmistojen valinnassa, ja mutkattomassa käyttöönottossa. Taloushallintoon liittyvät riskit on helpompi hallita kokeneen kumppanin neuvojen tukemana. Ulkoistaessa mm. taloushallinnon henkilöstöresurssien saatavuuden varmistaminen siirtyy palveluntarjoajan vastuulle. Näin saat täydet hyödyt irti ulkoistamisesta: Identifioi haasteet, joihin haet ratkaisua Analysoi vaihtoehtoja ja määritä 2-3 ratkaisuvaihtoehtoa Määritä tavoitteet ja KPI mittarit, joiden perusteella voit seurata ulkoistamiskumppanin menestystä Luottamus potentiaaliseen ulkoistuskumppaniin on avainasemassa ilman luottamusta ei voi syntyä hedelmällistä yhteistyötä Valitse ammattimainen ulkoistuskumppani - mieluiten sellainen, jolla on kokemusta toimialaltanne tai samanlaisista prosesseista Keskisuurten yritysten taloushallinnon päättäjät kamppailevat usein mm. seuraavien kysymysten parissa: Miten automatisoida ja tehostaa taloushallintoa? Miten varmistua, että viranomaisvelvoitteet on hoidettu oikein? Mistä löytää osaamista ja resursseja hoitamaan kansainvälistyvän organisaation taloushallinnon asioita? Kysymyksiin saat helpoiten vastaukset, kun käännyt rohkeasti taloushallinnon ulkoistamiseen erikoistuneen palveluntarjoajan puoleen.

4 6 tärkeää kysymystä taloushallinnon ulkoistamista harkitessa 1. Miten hallitsette henkilöstöriskit? Vastaako yrityksenne koko taloushallinnosta vain yksi tai muutama henkilö? Miten olette varautuneet talous- osaston lomatuurauksiin, sairauspoissaoloihin ja henkilöstövaihdoksiin? Ulkoistettu taloushallinto on vähemmän haavoittuvainen erityistilanteille, sillä taloushallinnon asiantuntijayrityksissä yksittäisten asiantuntijoiden tukena on tiimi, joka tuntee liiketoimintanne ja reagoi nopeasti tilanteen niin vaatiessa. 2. Miten takaatte talousosastonne ammatillisen pätevyyden? Mikäli taloushallintonne hoidetaan omin voimin, oletteko huolehtineet siitä, että henkilöstöllä on mahdollisuus kouluttautua ja pitää osaamistasonsa ajan tasalla? Liiketoimintaympäristö muuttuu jatkuvasti ja pystyäkseen vastaamaan nykypäivän ja tulevaisuuden haasteisiin, on kirjanpitäjän pystyttävä näkemään rutiinien yli ja olemaan valmis ottamaan käyttöön uusia työskentelymalleja ja työkaluja. 3. Kuinka joustavan talousosaston tarvitsette? Tarvitseeko yrityksenne täysipäiväsesti talousosastoa? Riittäisikö, jos esim. myynti- ja ostolaskujen käsittely sekä palkanlaskenta hoidettaisiin tehokkaasti kerran viikossa? Kenties tarvitsettekin kirjanpitäjän lisäksi toisinaan myös laajempaa talousjohtamista kuten controller- tai advisory-tason palveluita. Talousosastoa ei välttämättä tarvita yrityksenne tiloihin, jos valitsette ulkoistaessa kumppanin, joka tarjoaa järjestelmät pilvipalveluna. Tällöin taloustiedot ovat jatkuvasti käytettävissänne ja pystytte seuraamaan liike-toimintaanne reaaliajassa paikasta riippumatta. Joustavan ulkoistuskumppanin kanssa palvelu skaalautuu liiketoiminnan tarpeiden mukaan sujuvasti. 4. Tarvitsetteko toisinaan neuvonantajaa? Talousosaston tehtävänä on toimia lukujen tulkkina ja huolehtia, että yritysjohdon taloutta koskevat päätökset perustuvat oikeaan tietoon yrityksen kulloisestakin tilanteesta. Talousjohtamiseen erikoistunut ulkoistamiskumppani voi toimia neuvonantajananne ja tarjota laajempaa näkemystä alan parhaista käytännöistä. 5. Ovatko prosessinne tehottomia? Pystyisittekö optimoimaan prosessejanne tai käyttämään järjestelmiänne tehokkaammin? Kun prosessit ja rutiinitehtävät sekä niiden laadun varmistaminen ovat palveluntuottajan vastuulla, voitte itse keskittyä strategisempien asioiden kuten budjettien ja rullaavien ennusteiden analysointiin sekä itse liiketoimintanne kehittämiseen. 6. Haluaisitteko säästää taloushallinnon kustannuksissa? Kuinka paljon omat taloushallinnon resurssinne kustantavat ja pystyttäisiinkö niiden käyttöä tehostamaan? Ulkoistettu kumppani pystyy useasti tarjoamaan kustannustehokkuutta oikeanlaisen resursoinnin, toimintojen rakenneuudistuksen ja uusimpien järjestelmien käytön optimoinnin kautta. Taloushallinnon ulkoistamista harkitessa on tärkeää ottaa huomioon mihin kaikkiin liiketoiminta-alueisiin päätöksellä on vaikutusta. Ulkoistuksella voi esimerkiksi olla vaikutuksia organisaation muihinkin yksiköihin, organisaatiokulttuuriin ja johtamisviestintään. Älä riskeeraa potentiaalisia hyötyjä tekemällä ulkoistamispäätöstä kiireellä ja huolimattomasti. Ulkoistamispäätöstä ei koskaan kannata tehdä hätiköiden, tai esimerkiksi pelkän hintatiedon varassa. Ulkoistamisen suurimmat hyödyt löytyvät useimmiten muualta kuin pelkältä palveluveloitukselta. Muutosprojektille onkin aina asetettava selkeät tavoitteet, joiden pohjalta onnistumista voidaan mitata.

5 Missä tilanteessa taloushallinto kannattaa ulkoistaa? Milloin ulkoistaminen on eduksi? Parhaat tulokset syntyvät silloin, kun roolit, vastuut ja työnkulku jaetaan selkeästi asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä sekä tavoitteet asetetaan ja kirjataan yhdessä. Tällaisessa tilanteessa ulkoistuskumppanin on helppoa ottaa ohjat ja keskittyä pikimmiten tehostamismahdollisuuksiin. Tällöin ulkoistavalla yrityksellä on oltava selkeä näkemys optimaalisesta tilanteesta ja kokonaisuus mietittynä. Etenkin alkuvaiheessa ulkoistajalta vaaditaan vahvaa sitoutumista prosessiin. Olemassa olevat haasteet on ensin identifioitava, jotta niitä pystytään lähteä ratkomaan yhdessä. Ulkoistamisen aloittaminen ei vaadi, että yrityksen talousprosessit ovat valmiiksi 100% kontrollissa. Hyvin toimiva ratkaisu voi olla yksittäisten prosessien ulkoistaminen, joka helpottaa hallinnollista taakkaa askel kerrallaan. Mikäli uudistamishankkeeseen ryhdytään, on yrityksen suositeltavaa tehdä prosesseilleen suursiivous ja tässä tilanteessa tulevan ulkoistuskumppanin on hyödyllistä olla mukana heti alusta pitäen. Milloin kannattaa harkita muita vaihtoehtoja? Kokonaisvaltainen ulkoistaminen voi olla riskialtis päätös, jos yrityksen taloushallinto on tiiviisti integroitu muihin yhtiön osiin. Taloushallinnon rooli on pitkälti kunkin yrityksen tarpeista kiinni, ja jos se on lähellä ydinliiketoimintaa, on sisäisesti hoidettu kirjanpito monissa tapauksissa oikea ratkaisu. Yksittäisten kirjanpitoprosessien ulkoistaminen saattaa näissäkin tilanteissa olla kuitenkin hyödyllistä. Hoidetaanko teillä taloushallinnon prosessit hyvällä totutulla rutiinilla, mutta manuaalisesti ja siten aikaa vievästi? Haluatteko nopeuttaa toimintaa ja ottaa käyttöönne nykyaikaiset työkalut ja samalla virtaviivaistaa työnkulkua? Ulkoistettu kumppani voi monessa tapauksessa luoda lisäarvoa uudelleenorganisoimalla prosesseja alan parhaiden käytäntöjen mukaan. Uusien järjestelmienkin käyttöönotto on usein helpompaa kokeneiden asiantuntijoiden kanssa.

6 Kun päätös ulkoistuksesta on tehty, muistakaa nämä asiat: Sitouta yrityksen johto ja avainhenkilöt prosessiin ja punnitkaa kaikki hyvät sekä huonot puolet nykyisissä toimintatavoissa. Valitkaa työntekijä tai työntekijät, jotka ovat vastuussa projektista ja edustavat yhtiönne näkemyksiä. Määrittäkää yhteistyölle selkeät tavoitteet ja mittarit. Se on tärkeää, jotta yhteistyön menestystä pystytään arvioimaan realistisesti. Valitkaa auktorisoitu ulkoistuskumppani, johon luotatte. Yhteistyö on sujuvinta silloin, kun voitte avoimesti keskustella kumppanin kanssa yrityksenne haasteista, vahvuuksista, strategiasta ja kulttuurista. Varmistaakaa, että ulkoistuskumppani on ammattitaitoinen ja tuntee toimialanne sekä välittää aidosti yrityksenne menestyksestä. Tietojen käsittely pyytäkää ulkoistuskumppania selvittämään kuinka yrityksenne tiedot pysyvät turvattuina ja miten ne palautetaan teille, jos yhteistyönne loppuu. Määrittäkää yhteistyön tärkeimmät osa-alueet. Mitkä ovat kriittisimmät asiat onnistumisen kannalta? Päättäkää aikatauluista, välitavoitteista ja vastuualueista. Varmistakaa, että sopimus sisältää yhteisesti sovitut palvelut (Service Level Agreement), joissa määritetään yksityiskohtaisesti operatiiviset tehtävät, toteutuksen aikataulut ja vastuuhenkilöt. Miettikää valmiiksi kuinka prosessiin liittyvä viestintä hoidetaan. Mitä, milloin ja keille kaikille asioista informoidaan, kun ulkoistamiseen on päädytty.

7 Vinkit yhteistyön alkumetreille Yhteistyön lähettiläät Yhteistyöstä on tärkeää jakaa tietoa koko organisaatiolle tehokkaalla ja toimivalla tavalla. Johdon tulee olla näkyvässä lähettilään roolissa ja seistä ulkoistamispäätöksen takana. On oleellista tiedottaa henkilöstölle minkälaisia muutoksia on tiedossa ja syyt niiden takana. Ohjausryhmän perustaminen Yhteistyön alkaessa saattaa olla järkevää perustaa ohjausryhmä, joka koostuu molempien yhtiöiden avainhenkilöistä. Tämä sen takia, että molemmin puolin pystytään seuraamaan palvelun käyttöönoton etenemistä ja sovituissa aikatauluissa pysymistä. Luonnollisesti ohjausryhmä on tarpeen ainoastaan isoimmissa ulkoistusprosesseissa. Yksittäisten talouspro- sessien ulkoistaminen pystytään useimmiten tekemään pelkästään SLA-sopimusta seuraten. Yhteisillä pelisäännöillä yhteisiin tavoitteisiin! Kun tavoitteet ja pelisäännöt on asetettu ja käyttöönotto saadaan rullaamaan käyntiin, on aika alkaa nauttia yhteistyön hedelmistä. Jättäessänne tylsät rutiinitehtävät palveluntarjoajan harteille, voitte itse keskittyä liiketoimintanne arvon kasvattamiseen. Tutustu palveluihimme paremmin osoitteessa azets.fi/taloushallinto Parempaa kontrollia ja asiantuntijan näkemystä yrityksesi taloushallintoon. Taloushallinto on Azetsin ydinosaamista. Saat meiltä kaikki taloushallinnon osa-alueet sekä uusimman ohjelmat. Riskien hallinta paranee ja aikaa säästyy, kun virtaviivaistamme kanssanne rutiinit kuten kirjanpidon, laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn ja palkanlaskennan. Asiantuntijamme koostavat taloutesi tiedot varmistaen, että lakisääteiset velvollisuudet hoituvat ilman yllätyksiä ja analysoivat yrityksesi reaaliaikaista taloustietoa raporteiksi, näkemyksiksi ja johdon työkaluksi.

8 Tutustu meihin osoitteessa azets.fi Keskustelemme mielellämme taloushallintosi tehostamisesta ota yhteyttä. Azets-myynti: