Metropolia Ammattikorkeakoulun maksullisen koulutuksen hallinnointi ja julkaisujärjestelmä projekti. Projektisuunnitelma päivitetty

Transkriptio

1 Metropolia Ammattikorkeakoulun maksullisen koulutuksen hallinnointi ja julkaisujärjestelmä projekti Projektisuunnitelma päivitetty

2 PROJEKTIN TAUSTA JA TAVOITTEET Projektin tausta Avoin ammattikorkeakoulu on mukana OKM:n uudessa rahoitusmallissa, minkä myötä avoimen tarjonta on lisääntynyt huomattavasti vuoden 2014 aikana ja tulee yhä lisääntymään tulevina vuosina. Hallinnollista työtä on mahdotonta hoitaa nykyisillä järjestelmillä, työkaluilla ja resursseilla volyymien kasvaessa. Myös avoimen ammattikorkeakoulun tuloksellisuuden seuraamiseen tarvittava statistiikka on puutteellista. Ennen kaikkea, avoin ammattikorkeakoulu ei pysty tällä hetkellä tarjoamaan opiskelijoille asiakasystävällisiä palveluita. Kaikkia edellä mainittuja prosesseja voidaan parantaa ja tehostaa sähköistämällä palveluita. Vastaavalla tavalla OKM:n rahoitusmallin muuttuminen, omistajakuntien rahoituksen väheneminen sekä uusien kampuksien rakentaminen lisäävät paineita maksullisen palvelutoiminnan kasvattamiseen. Täydennys ja yrityskohtaisten koulutusten määrä on MCreOn syntymisen jälkeen lisääntynyt merkittävästi, ja ne tulevat entisestään kasvamaan MCreO yksikön tunnettuuden lisääntymisen myötä. Nykytilanne vie sekä avoimessa ammattikorkeakoulussa että täydennyskoulutuksessa runsaasti henkilöresursseja, koska moni työvaihe sisältää huomattavasti manuaalista työtä, mikä koostuu mm. tarjonta, ilmoittautumis ja laskutustiedon muokkaamisesta ja siirtämisestä paikasta toiseen. Tietoja kerätään hakuina taustajärjestelmistä, E Lomake tietojärjestelmän kyselylomakkeilla ja Microsoft Excel taulukoilla, siirretään tutkinto ohjelmien ja avoimen ammattikorkeakoulun kesken sähköpostitse, muokataan sisäiseen käyttöön ja julkaisukelpoiseksi sekä siirretään manuaalisesti nettisivuille ja muihin julkaisuihin asiakkaalle. Tästä huolimatta, kaikkia asiakkaan tarvitsemia tietoja ei saada nykyjärjestelmillä yhteen paikkaan vaan asiakas joudutaan ohjaamaan etsimään tietoja eri lähteistä. Maksaminen tapahtuu jälkikäteen laskuttamalla, mikä edellyttää niin ikään sisäistä tiedonsiirto työtä. Niin ikään täydennys ja yrityskohtaisten koulutusten tuloksellisuuden seuraamiseen tarvittava statistiikka on puutteellista. Avoimen ammattikorkeakoulun ja täydennyskoulutuksen opiskelijoiden tiedot on siirrettävä manuaalisesti nykyiseen opiskelijarekisteriin (Winha), joskaan tästä työstä ei päästä eroon ennen käynnissä olevassa Perusrekisteri projektissa luotavaa uutta opiskelijatietojärjestelmää. Edellä kuvatuista ongelmista johtuen avoimen ammattikorkeakoulun sekä täydennyskoulutuksen prosessien uudistaminen ja sähköistäminen on välttämätöntä. Projektin tavoitteet Projektin päätavoitteena on hankkia avoimen ammattikorkeakoulun ja täydennyskoulutuksen tarpeisiin toiminnallisuuksia, jotka toimivat Peppi ekosysteemin liitännäisenä. Uusien toiminnallisuuksien avulla hoidetaan avoimen ammattikorkeakoulun ja täydennyskoulutuksen tarjonnan kokoaminen, avoimen kiintiöiden ylläpito, tarjonnan julkaisu, ilmoittautuminen ja sähköinen maksaminen. 2

3 Tietojärjestelmän kokonaisvaltainen tavoite on tehostaa ja helpottaa sisäistä työtä, tuottaa puuttuvaa statistiikkaa, tuottaa asiakasystävällisempiä palveluita sekä mahdollistaa maksullisen koulutuksen tarjonnan ja kysynnän kasvu. Sisäisiä tavoitteita: Avoimeen ja täydennyskoulutukseen liittyvien prosessien kehittäminen Metropolia tasolla mahdollisimman yhtenäisiksi, tehokkaiksi, yksinkertaisiksi ja järjestelmän kannalta toimiviksi. Helpottaa tarjonnan merkitsemistä ja kokoamista Pepissä, mm. avoimen kiintiöiden merkitseminen ja opintokokonaisuuksien luominen sekä täydennyskoulutuksessa opettajaresurssien ja tilavarauksien merkitseminen. Automatisoida avoimen ammattikorkeakoulun ja täydennyskoulutuksen (ei yrityskohtaiset koulutukset) tarjontatiedon siirtyminen suoraan julkaisuun ilman manuaalista työtä, esim. tiedonsiirto tutkinnolta avoimen vastuuhenkilölle ja siitä nettisivuille muokattuna. Tuottaa tarjontatiedosta sähköiseen ilmoittautumiseen soveltuvat ilmoittautumiskohteet ilmoittautumisjärjestelmään. Estää asiakkaan ilmoittautuminen tietyn päivämäärän jälkeen (lukuun ottamatta non stop virtuaaliopintoja joiden ilmoittautuminen jatkuva ympäri vuoden); yksittäisillä opintojaksoilla ensimmäiseen lähipäivään sidottu automaatio, muilla opintomuodoilla erikseen nimetty Mahdollistaa rajaaminen opintopolkujen/opintomoduulien osalta asiakkaan ilmoittautuminen yhdellä istunnolla vain yhteen opintopolkuun/opintomoduuliin. Tarkoituksena on estää tilanne, jossa sama henkilö vie esim. kaikkien sote alan opintopolkujen paikat maksimoidakseen mahdollisuutensa päästä edes yhteen. Halutaan tällä ominaisuudella pakottaa asiakas priorisoimaan ensisijainen valinta. Estää haluttaessa saman henkilön ilmoittautuminen useaan kertaan samaan opintopolkuun/opintomoduuliin. Tarkoituksena on estää tilanne, jossa sama henkilö ilmoittautuu samaan polkuun/moduulin siltä varalta ettei ilmoittautuminen olisi onnistunut. Automatisoida opiskeluoikeuden alkaminen ja päättäminen vaatimusmäärittelyssä tarkentuvalla tavalla Poistaa ilmoittautumisten manuaalinen kuittaaminen asiakkaalle tuottamalla ko. tieto asiakkaalle automaattisesti ilmoittautumisen yhteydessä. Päästä pääosin eroon manuaalisesta laskutuksesta siirtämällä maksaminen ilmoittautumisen yhteyteen. Ilmoittautumisten peruutusten käsittely tietojärjestelmästä siltä osin kuin se on mahdollista automatisoida. Peruutuksiin liittyvän taloushallinnon maksujen palautusprosessin tukitoimintojen kehittäminen. Tuottaa vastuuhenkilöille työn hallinnointiin tarvittava tieto tarjonnasta ja ilmoittautuneista. Tarvittaessa tiedot tulee olla siirrettävissä ulkoisiin järjestelmiin (esim. Microsoft Excel) selkeässä muodossa. Avoin Suunniteltu tarjonta koulutusaloittain, tutkinnoittain ja koulutusohjelmittain kiintiöineen sisältäen paketit ja niiden sisältämät yksittäiset toteutukset. Ilmoittautuneiden tiedot niin, että ilmoittautuneen opinnot on liitettävissä tutkintoon, johon ne kuuluvat. 3

4 Täydennyskoulutus Suunniteltu tarjonta mahdollisine kiintiöineen Ilmoittautuneiden tiedot Laskutustiedot (myös kustannuspaikoittain/projektinumeroittain) Ilmoittautuneiden tietojen automaattinen siirto opiskelijarekisteriin sekä opiskelijan vienti/hyväksyntä toteutuksille, joihin hän on mahtunut. Opiskelijan läsnäolon automaattinen hallinta opiskelijarekisterissä. Työn hallinnan kannalta tarvittavat automaattihälytykset, esim. milloin kukin opintojakso alkaa. Tuottaa automaattisesti tarvittava statistiikka ja mahdollisesti siirtää statistiikka Metropolian tietovarastoon käytettäväksi koosteisessa raportoinnissa: Avoin tarjolle annettujen opintopisteiden määrä (= toteutuksen op x avoimen kiintiö) ilmoittautuneiden määrät opintopistekohtaisesti (= toteutuksen op x toteutukselle ilmoittautuneiden määrä) tuottaa tiedon houkuttelevuudesta kun verrataan tarjolle annettuihin opintopisteisiin aloittaneiden (toteutukselle vietyjen) määrät opintopistekohtaisesti (= toteutuksen op x toteutukselle vietyjen määrä) tuottaa tiedon suoritusprosentista kun verrataan suoritettuihin opintopisteisiin suoritettujen opintopisteiden määrä (= toteutuksen op x toteutuksen hyväksytysti suorittaneiden määrä) Täydennyskoulutus koulutusten lukumäärä (toteutuneet/ei toteutuneet; yritysmuotoinen koulutus: sopimus hyväksytty/hylätty) eroteltuna alle 6h/yli 6 h osallistujien lkm; naisten ja miesten lkm opettajien lähiopetuksen tuntimäärä Tietojärjestelmässä tulee olla tarvittavat integraatiot eri tietojärjestelmiin avoimen ammattikorkeakoulun ja täydennyskoulutuksen prosessin tukemiseksi. Ulkoisia tavoitteita = Asiakasystävälliset palvelut: Tuottaa kaikki tarjontaan liittyvä tarpeellinen tieto (= tarjontalistaus, opintojen tarkemmat kuvaukset ja esitietovaatimukset, lukkarit, opetuksen tilatiedot, yhteyshenkilöt) asiakkaalle yhteen paikkaan riittävän selkeässä muodossa. Tavoitteen saavuttamiseksi hyödynnetään Peppi ekosysteemissä jo tällä hetkellä tai kehitteillä olevia palveluita. Tuottaa automaattisesti tieto mahdollisista esitietovaatimuksista (ts. edeltävät opintojaksot) niin, ettei asiakas joudu erikseen sitä etsimään. Mahdollistaa ja automatisoida hakeutumisen ja opiskelun kannalta tarpeettoman (ja harhaanjohtavan) tiedon poissulkemista sekä niin ikään tarpeellisen tiedon lisäämistä tarjontatietoihin. Tarjottava tarjonnasta erilaisia suodatuksia, ainakin alan, tutkinnon ja koulutusohjelmien mukaan. Tehdä ilmoittautumisesta asiakasystävällistä. Tuottaa asiakkaalle reaaliaikainen tieto opintojen vapaista kiintiöpaikoista ilmoittautumisen yhteydessä. Tuottaa asiakkaalle ilmoittautumisen jälkeen automaattisesti viesti siitä mihin opintoihin hänet on hyväksytty ja mihin hän on jäänyt varasijalle. Mahdollistaa/edellyttää opintojen maksaminen ilmoittautumisen yhteydessä. 4

5 Maksamisessa tulee olla mahdollisuus maksaa opinnot useammassa erässä. Niin ikään yrityslaskutus jälkikäteen laskulla tulee mahdollistaa. Tuottaa ja toimittaa asiakkaalle automaattisesti Metropolian tunnukset kirjautumisohjeineen hyväksytyn ilmoittautumisen yhteydessä. Mahdollistaa automaattinen peruutusilmoitus opiskelijalle, mikäli koulutus joudutaan perumaan. Mitä jää järjestelmän ulkopuolelle? Järjestelmästä ei tulla rakentamaan rajapintoja tai tiedonsiirtoja Winhaan, koska Winha on poistuva tietojärjestelmä. Liittymät rakennetaan Perusrekisteriin. Järjestelmään ei tulla rakentamaan täysin automaattisia maksujen palautusmenetelmiä. Projektissa ei hyödynnetä kaikkia tutkinto opiskelijoiden ehops palveluita. Opiskelijoilla on kuitenkin käytössään vaatimusmäärittelyssä täsmentyvin osin ehops näkymä opintojen edistymisen ja ilmoittautumisten seurantaan. Automatisoinnin ulkopuolelle jää yhä mm. seuraavaa manuaalista työtä: Ilmoittautumisen automaattihyväksymisen jälkeinen informaatio sähköpostilla siltä osin kuin informaatio vaatii räätälöintiä tai kaikkea informaatiota ei ole tarkoituksenmukaista sisällyttää hyväksymisviestiin, mm. polku/moduuliopiskelijat. Maksujen palautuksiin liittyvä työ siltä osin kuin prosessia ei ole mahdollista automatisoida Projektisuunnitelmaa voidaan täydentää projektin aikana tavoitteiden osalta. Yksityiskohtaiset ja lopulliset tavoitteet sekä rajaukset on kirjattu projektin vaatimusmäärittelyyn. Avoimen ja täydennyskoulutuksen ilmoittautumisprosessin vaatimukset voivat aiheuttaa muutostarpeita perusrekisterin ilmoittautumispalveluun sekä opinto opas ja opinto /koulutushakujärjestelmiin. Projektiryhmä Projektiryhmän kokoonpano: PROJEKTIORGANISAATIO JA VASTUUT Lauri Stigell, projektipäällikkö Tero Hakkarainen Päivi Tenhunen Marttala Marjaana Hanki Tiina Niskanen Maarit Vallinkoski Anna Leukumaavaara Virve Prami Päivi Inkilä Projektipäällikkö toimii projektiryhmän koollekutsujana/puheenjohtajana ja vastaa kokousten 5

6 asialistoista. Sihteerin tehtävä on kiertävä. Sihteeri kirjaa kokousten päätösesitykset ja päätökset. Projektiryhmän tehtävät: projektisuunnitelman laatiminen ja ylläpito vaatimusmäärittelyn laatiminen ja ylläpito kilpailutuksen valmistelu ja kilpailutuksen järjestäminen toimittajan valinta järjestelmän testaaminen hyväksymistestauksen suunnittelu ja organisointi järjestelmän käyttöönoton valmistelu ja toteutus projektista tiedottaminen henkilökunnalle Kaikilta projektiryhmän jäseniltä edellytetään sitoutumista projektiryhmän työskentelyn kaikkiin eri vaiheisiin ja tehtäviin sekä läsnäoloa kokouksissa. Käytännön työtä tullaan jakamaan kaikille ryhmän jäsenille. Projektiryhmän jäsenten erityisvastuut eri roolien mukaan Projektipäällikkö: projektin johtaminen ja siihen liittyvät vastuut; projektin tulokset, eteneminen ja aikataulussa pysyminen, muutosten hallinta kokousten koollekutsuminen ja asialistat projektin tuotosten esittely ja hyväksyttäminen ohjausryhmälle projektitiedottaminen Avoimen vastuuhenkilöt: avoimen hallinnollisten prosessien asiantuntijuus vastuu avoimen hallinnolliseen työhön liittyvien prosessien huomioimisessa koskien järjestelmän vaatimuksia vastuu oman alan erityispiirteiden ja ongelmien huomioimisessa koskien järjestelmän vaatimuksia avoimen prosessien kehittäminen ja yhtenäistäminen järjestelmän kannalta toimiviksi hyväksymistestauksen organisointi (sis. tiedotus ja tuki tutkinnoille) oman avoimen vastuualueen osalta järjestelmän käyttöönoton valmistelu ja toteutus oman avoimen vastuualueen osalta Täydennyskoulutuksen vastuuhenkilöt: täydennyskoulutuksen prosessien asiantuntijuus vastuu täydennyskoulutuksen hallinnolliseen työhön liittyvien prosessien huomioimisessa koskien järjestelmän vaatimuksia vastuu oman alan erityispiirteiden ja ongelmien huomioimisessa koskien järjestelmän vaatimuksia täydennyskoulutuksen prosessien kehittäminen ja yhtenäistäminen järjestelmän kannalta toimiviksi Tietohallinto ja koulutuksen kehittämispalvelut: tietohallinnon/oppimistoiminnan prosessien ja järjestelmien asiantuntijuus (mm. 6

7 Peppi, Pakki, Winha/Perusrekisteri) vastuu näiden prosessien/järjestelmien huomioimisessa koskien avoimen järjestelmän vaatimuksia projektiryhmän työskentelyyn tarvittavien teknisten alustojen luominen ja ylläpito Ohjausryhmä Ohjausryhmän kokoonpano: Taru Ruotsalainen, kehityspäällikkö/mcreo:n ja liiketoiminnan erityisvastuun edustaja Jaakko Rannila, tietohallinnon edustaja Heikki Valmu, tutkintopäällikkö Markus Utrio, tutkintopäällikkö Lauri Stigell, projektipäällikkö Projektipäällikkö toimii ohjausryhmän koollekutsujana ja sihteerinä sekä projektiryhmän tuotosten esittelijänä. Taru Ruotsalainen toimii ohjausryhmän puheenjohtajana. Ohjausryhmän tehtävät: projektisuunnitelman hyväksyminen vaatimusmäärittelyn hyväksyminen kilpailutusta varten etenemisen seuranta projektin päättäminen Ohjausryhmän jäsenten tehtävä on myös tahoillaan edistää projektia ja toimia sen puolesta puhujina henkilökunnan suuntaan. Kaikilta ohjausryhmän jäseniltä edellytetään sitoutumista ohjausryhmän työskentelyyn ja läsnäoloa kokouksissa. Aikataulu PROJEKTIN AIKATAULU LIITE 2.1 Ohjausryhmä tarkentaa projektin aikataulua työn edistyessä. Kokouskäytännöt TYÖSKENTELY JA VIESTINTÄ Projektiryhmä kokoontuu fyysisesti n. 1 krt/kk projektin aikana. Tämän lisäksi ryhmä pitää Lync kokouksia tarpeen mukaan. Ohjausryhmä kokoontuu toimintansa aikana n. 4 kertaa hyväksymään projektin eri vaiheet. Kaikista kokouksista laaditaan muistiot, mikäli kokouksissa tehdään projektiin liittyviä 7

8 päätöksiä tai päätösesityksiä. Muistioihin kirjataan vain ko. tapahtumat. Projektin määrittelyistä käytävät keskustelut kirjataan määrittelydokumentteihin. Dokumenttien hallinta Projektidokumentit laaditaan käyttämällä ensisijaisesti Metropolian wiki alustaa. Projektin yleiset dokumentit ovat avoimesti luettavissa Metropolian henkilökunnalle sen jälkeen, kun projektin ohjausryhmä on hyväksynyt projektisuunnitelman. Dokumenttien muokkaus ja ylläpitovastuu on projektiryhmällä. Kilpailutukseen liittyvät dokumentit ovat kilpailutuksen valmistelun aikana vain projektin projekti ja ohjausryhmän sekä Metropolian kilpailutuksista vastaavan henkilökunnan käytössä. Viestintäsuunnitelma Projektia varten on perustettu Wiki alusta johon kootaan kaikki projektitiedotus ja projektiin liittyvät dokumentit nähtäville. McCreon Tuubi sivuille viedään linkki projektin wiki sivuista. Projektin etenemisestä tiedotetaan lisäksi Tuubi tiedotteilla henkilökuntaa. RISKIENHALLINTASUUNNITELMA Projektin alussa tunnistetut riskit ja niiden hallinta LIITE 2.2 Projektin wikissä ylläpidetään projektin riskiluetteloa, jota projektipäällikkö ja projektiryhmä seuraavat aktiivisesti, ja tekevät tarvittaessa vastatoimenpiteet, jotteivat riskit realisoidu. 8