KLUBISIHTEERIN koulutus Laihialla16.4.2011 Piirisihteeri Tapio Seppä-Lassila 1
KOULUTUKSEN TAVOITE: Tiedät tehtäväsi tärkeyden Tiedät siihen kuuluvan byrokratian Tiedät tärkeimmät ilmoitukset Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa 2
SIHTEERI klubin tärkein (virkailija) lion? Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun työsi jäljet näkyvät! 3
Sihteerin tehtävät Ennen kauden alkua Varmista että nykyinen sihteeri on päivittänyt tämän hetken jäsentiedot että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu jäsenrekisteriin että tulevan hallituksen tiedot on ilmoitettu yhdistysrekisteriin 4
suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin www.prh.fi tai Nimenkirjoittajien muutos yhdistysrekisteriin lomakkeella 3 kappaleena kuitti maksusta (10 ) mukaan tehdään kesäkuussa 5
Jäsen- ja virkailijailmoitukset jäsenrekisteriin http://www.lions.fi/rekisteri Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) Salasana on kv. jäsennumerosi Raportoi heti kokouksen jälkeen. 6
Sihteerin tehtävät Klubin sisäiset tehtävät Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Palaveri/keskustelu presidentin kanssa ennen kokouksia Pöytäkirjanpito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, merkkipäivien muistaminen Materiaalin jakaminen 7
Ulkoiset tehtävät Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin 8
Ennen kokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Laadi luettelo ilmoitusasioista 9
Ennen kokousta 2 Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaan jokaiseen hallituksen- /klubikokoukseen - Lions -vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt - Kauden toimikuntien kokoonpanot - ed. kokousten pöytäkirjat - piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet - muut kirjeet, jotka jaetaan toimikuntien puh.johtajille 10
Kokouksen aikana Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (kirjoita todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa kokouksesta Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta/kilpailua varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit, myynnit, kerätyt kilot yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan 11
Kokouksen jälkeen Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin Laadi kokouksen pöytäkirjat samana iltana tai seuraavana päivänä Tee jäsenrekisterimerkinnät heti, jos on muutoksia 12
Pöytäkirjan pito Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja. Esityslistan loppusosan kohdissa voi merkitä myös keskustelua, klubihenki siirtyy myös näin. 13
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elokuu Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on laittanut jäsenrekisterin, virkailijatiedot ja klubin sähköpostiosoitteet ajantasalle jos huomaat puutteita tai vanhoja tietoja, toimi heti että asia tulee kuntoon Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10. 14
Syyskuu Toimintasuunnitelmien teko Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen Tarkista PNAT-kokouksessa lohkon puheenjohtajalta, miten hän haluaa kerätä jäsenluvut. Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta. 15
Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut Vuosikokousvalmistelut 16
Marraskuu Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 30.11. mennessä 17
Joulu-tammikuu 15.1. mennessä seuraavat asiat: Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä 18
Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja 19
Maaliskuu Tarkasta nyt viimeistään Lions-liiton rekisterit Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille 20
Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen 21
Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin (presidentti tekee sihteeri varmistaa, että tulee tehtyä) Palkintojen anominen Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä 22
Kesäkuu Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty 23
Muut asiat Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (max. ½ vuotta) Keruu- arpajais- ym. lupien haku Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen 24
Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa 13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous 7. Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Vuosikirjasta lisää tietoa korvaamisesta 25
Toimintakertomus Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät - yms. 26
Toimintakertomus (jatkuu) Piiri- ja liitto: - osallistumiset kokouksiin - klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon - klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa - yms. Aktiviteettitoiminta: - toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit - aktiviteettien tulos - annetut avustukset 27
Jäsenmäärän oikeellisuus rekisterissä on tärkeä asia Suomen Lions-liiton jäsenrekisterin perusteella määräytyy jäsenmaksu / klubin jäsen Klubien edustusoikeus (äänioikeus) piirikokouksessa ja valtakunnallisessa vuosikokouksessa määräytyy jäsenmäärien mukaan 28
Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä www.lions.fi/rekisteri Klubin tietojen päivitys internetin kautta suoraan Suomen Lions-liiton jäsenrekisteriin. Rekisteristä tiedot menevät vuosikirjaan ja Leijona-lehden jakelua varten. Jäsentiedot menevät Suomen rekisteristä automaattisesti myös päämajan rekisteriin. Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) Salasana = kv. jäsennumerosi 29
Klubille tuleva sähköposti Liitto on perustanut jokaiselle klubille oman sähköpostiosoitteen (alias-sähköpostiosoite), joka on muotoa klubin.nimi@lions.fi Esim. lapua@lions.fi ahtari.ouluvesi@lions.fi Osoitteeseen liitetään klubilaisten todellinen sähköpostiosoite. Yleensä presidentin, sihteerin ja rahastonhoitajan osoitteet Kun klubille lähetetään postia, posti menee suoraan näiden virkailijoiden omiin postilaatikoihin. 30
Klubille tuleva sähköposti 2 Lions sähköpostit lähetetään pääsääntöisesti tähän klubin alias-osoitteeseen Tarkista Kotimaisesta jäsenrekisteristä oman klubisi aliassähköpostit tiedot oltava oikein, muuten tiedotteet eivät mene oikeille henkilöille. Ylläpidon ja muutokset hoitaa sihteeri jäsenrekisterissä. 31
Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kerran vuodessa tehtävät ilmoitukset - Jäsenluettelon tarkistus ja muutokset - Ilmoitus klubin virkailijoista Kun päivittää muutokset kauden aikana netissä, tiedot ovat automaattisesti kunnossa kauden päättyessä 32
Tärkeitä Klubin nimenkirjoittajien muutokset yhdistysrekisteriin Virkailijamuutokset lions-jäsenrekisteriin Jäsenmuutokset jäsenrekisteriin Sähköpostiosoitteet (presidentti, sihteeri ja rah.hoitaja) sekä klubin tietoihin että piirin webmasterille 33
Hyödyllisiä linkkejä Piirin verkkosivut: http://www.lions.fi/district107-f/district/index.html Aineistopankki: http://www.lions.fi/district107-f/district/2010-2011/aineistopankki/index.htm Suomen lions-liitto: http://www.lions.fi/ Klubille kotisivut päämajan valmiilla pohjilla: http://www.e-clubhouse.org/index.php?language=fi 34