SIHTEERIT

Transkriptio

1 SIHTEERIT

2 Koulutuksen tavoite Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi Kokemusten ja ajatuksien vaihto Verkostoituminen Ideariihi

3 Sihteeri Klubin tärkein virkailija?? Olet presidentin oikea käsi Klubi on tukenasi Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin Toimintasi näkyy!

4 Sihteerin tehtävät sisäiset Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta Läsnäolon seuranta Jäsenluettelo Arkistointi Muistamiset Klubitarvikkeiden tilaus

5 Sihteerin tehtävät ulkoiset Jäsenrekisterin päivitykset Kuukauden jäsenilmoitus Mylsiin JOKA KUUKAUSI Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin Koulutuksiin osallistuminen Kirjeenvaihto

6 Kokousten valmistelu Läsnäololista Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa Järjestä tulleet asiakirjat asialistan mukaisesti Tee luettelo ilmoitusasioista Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin Lions vuosikirja Klubin säännöt Toimintakauden pöytäkirjat Piirikuvernöörin tiedotteet

7 Kokouksen aikana Läsnäolijat Pöytäkirjan pitäminen Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa Kirjaa tiedot aktiviteeteista Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms Lisää Mylsin aktiviteetti-osioon

8 Kokouksen jälkeen Laadi pöytäkirja viivyttelemättä Läsnäolotilastot ajan tasalle Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä

9 Pöytäkirjan pitäminen Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed. MUISTA! Klubin pöytäkirja on myös klubin Historiikki

10 Vuosikokous Lähetä kokouskutsu ajoissa Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä Muut valmistelut (pj yms)

11 Muuta muistettavaa 1 Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin / 31.5 mennessä Tammikuun 15. mennessä Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoitus

12 Muuta muistettavaa 2 Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa

13 Kauden lopussa Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan.)

14 Yhdistysrekisteri MUUTOSILMOITUS PATENTTI- JA REKISTERIHALLITUKSEN YHDISTYSREKISTERIIN Yhdistyksemme nimi rekisterissä: Lions Club Pori/Keskustaajama ry Rekisterinumero: Osoite on Perustietojen hakeminen Hakuehdoissa ei hyväksytä / merkkiä, rekisterinumerolla tai Lions Club Pori löytyy. Muutosilmoitus: vu=muutosilm

15 MUISTA Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen sääntöjen mukaan (yleensä 14 vrk ennen kokousta) Muut vuosikokousvalmistelut Tammikuu Tammikuun 15 päivään mennessä! Lions-liittoon: Liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle (mukaan -klubin kannatustodistus ja ehdokkaan allekirjoittama suostumus) Mahdollisesti hakemus piirin vuosikokouksen järjestämisestä Klubin aloitteet piirikokoukselle Helmikuu Klubivirkailijoiden valinta (ehdollepanotoimikunta) Seuraavan kauden toimintasuunnitelma ja talousarvio Kutsun ja asialistan lähettäminen klubin vaalikokoukseen sääntöjen mukaan (yleensä 14 vrk ennen kokousta)

16 MUISTA (jatkuu) Maaliskuu Tarkasta että olet päivittänyt tiedot Lions-liiton jäsenrekisteriin ja Mylsiin Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut ja asialista sääntöjen mukaan Valtakirjat piirikokoukseen ja liiton vuosikokoukseen Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille Seuraavan kauden virkailijoiden tiedot Liiton jäsenrekisteriin heti kun valinnat on tehty Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen Palkintojen anominen ja tilaaminen Toukokuu Hallituksen ja allekirjoittajien muutostiedot yhdistysrekisteriin Kesäkuu Arkistoinnin viimeistely (esim. varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu) Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle

17 KIITOS! Palautetta Kysymyksiä Ehdotuksia

18 JÄSENREKISTERI MyLCI

19 MyLCI Rekisteriin kirjautuminen Tai ja sivun yläreunasta MyLCI linkki d

20 KIRJAUTUMINEN Anna käyttäjätunnus ja salasana Paina

21 UUSI KÄYTTÄJÄ 1 Valitse kohta Täytä tiedot avautuvaan sivuun Tähän anna kansainvälinen jäsennumerosi (saat sen klubin sihteeriltä) Anna kuvassa näkyvät merkit kohtaan kirjoita teksti Paina

22 UUSI KÄYTTÄJÄ 2 Täytä kaikki kohdat huolellisesti sen jälkeen paina

23 UUSI KÄYTTÄJÄ 3 Tunnus on valmis

24 SALASANA TAI KÄYTTÄJÄTUNNUS UNOHTUNUT Jos salasana tai käyttäjätunnus on unohtunut valitse kohta Anna kansainvälinen salasanasi ja kuvassa näkyvät merkit k kohtaan ja toimi ohjeiden mukaan!

25 PÄÄVALIKKO Kirjautumisen jälkeen avautuu Kotisivu Kotisivulta näkyy perustiedot klubista ja siniseltä alueelta yläreunassa olevasta valikoista pääsee klubin, piirin ja moninkertaispiirin tietoihin (valikot kts. seuraava sivu)

26 PÄÄVALIKKO Kotisivu Yläreunan VALIKOT joista siirrytään sivuston eri alueisiin

27 OMA LIONSKLUBI Oma Lionsklubi kohdasta jäsenet kohta josta löytyvät jäsenten tiedot. Jäsenosion kautta : Tehdään ilmoitus kuukausittain jos jäsentiedoissa ei ole muutoksia Muokataan jäsen tietoja Lisätään uusi jäsen Luodaan perheyksikkö Lisätään siirtojäsen Erotetaan jäsen

28 OMA LIONSKLUBI Ei muutoksia jäsentiedoissa ilmoitus on tehtävä kuukausittain jos kuukauden aikana jäsentiedoissa ei ole muutettu mitään, Ei ole lisätty uusia jäseniä, luotu perheyksikköä, lisätty siirtojäsentä tai erotettu jäsentä. Painetaan Valitaan aukeavasta valikosta oikea kuukausi ja sitten avautuu ikkuna josta valitaan ja ilmoitus on tehty. Lopuksi avautuu vielä vahvistusikkuna jossa näkyvät kaikki kauden ilmoitukset

29 OMA LIONSKLUBI Jäsentietojen päivittäminen Valitaan ja avautuvassa ikkunassa muutetaan tiedot oikeiksi. Jos muutetaan jäsenen nimitietoja valitaan Ja tehdään muutokset avautuvaan ikkunaan (ks. seuraava sivu) Jos muutetaan kummin tietoja painetaan avautuu ikkuna johon muutos tehdään (huomioi alla oleva tieto). Kun kaikki tiedot muutettu painetaan

30 OMA LIONSKLUBI Nimitiedot muutetaan oikeiksi ja on annettava myös syy miksi tietoja muutetaan. Lopuksi painetaan

31 OMA LIONSKLUBI Erota jäsen Valitaan jäsenet osiossa erotettavan jäsenen kohdalta Avautuvaan ikkunaan täytetään: Eroamisen syy (valikosta oikea syy) Eroamispäivä Lopuksi painetaan Avautuu vahvistusikkuna

32 OMA LIONSKLUBI Perheyksikkö: Valitaan jäsenet osiossa perheyksikön pääjäsenen kohdalta Avautuvassa ikkunassa valitaan perheyksikön jäsen(et). Kun jäsen on valittu avautuu ikkuna jossa suhde varmistetaan. Valitse oikeat tiedot: Suhde Suhteen varmistaminen Osoitteen varmistaminen Lopuksi painetaan

33 OMA LIONSKLUBI Lisää jäsen: Valitse kohta Valitse avautuvasta valikosta kohta UUSI JÄSEN jolloin avautuu sivu johon tiedot lisätään (ks. seuraava sivu)

34 OMA LIONSKLUBI Lisää jäsen 2 : Lisätään mahdollisemman paljon tietoa uudesta jäsenestä. Etunimi Toinen nimi Sukunimi Sukupuoli Syntymävuosi Liittymispäivä Jäsenluokka (valikosta) Sponsori =kummi (aukeaa uusi ikkuna) Kutsumanimi Ammatti (valikosta) Puoliso/kumppani Maa ((valitaan valikosta jolloin aukeaa uusia kenttiä johon osoitetiedot (osoite, postinumero ja kaupunki) lisätään)) Yhteystiedot matkapuhelin, sähköposti (lisäksi tarvittaessa, työpuhelin, kotipuhelin, faksi) Lopuksi painetaan ja tulee vahvistus 34

35 OMA LIONSKLUBI Ota erotettu jäsen uudestaan jäseneksi: Haetaan jäsen joko palaava jäsen tai erotetut jäsenet valikosta kohta valikosta kohdasta Kun jäsen on löydetty painetaan Annetaan voimassaolopäivä ja jäsenluokka (valikosta) sitten painetaan tulee vahvistus

36 OMA LIONSKLUBI Siirtojäsen: Valitaan lisää jäsen valikosta kohta. Avautuvasta valikosta valitaan kohta. Avautuvaan ikkunaan mahdollisimman paljon tietoa, että varmistetaan oikea henkilö. Lopuksi painetaan. Avautuu ikkuna jossa siirrettävän jäsenen tiedot. Painetaan Avautuu ikkuna johon lisätään siirtymispäivä ja painetaan Avautuu ikkuna, jossa tulee vahvistus

37 OMA LIONSKLUBI Raportit valikko: Valitaan raportti vasemmasta laatikosta

38 OMA LIONSKLUBI Raportit: Klubin osallistujalista Klubin kuukauden raportointi historia - Yksityiskohtainen

39 OMA LIONSKLUBI Raportit: Kuukauden jäsenraportti Annetaan haluttu kuukausi ja vuosi Kuukauden jäsenraportti

40 OMA LIONSKLUBI Raportit: Klubin jäsenluettelo Klubin jäsenlistan jäsentiedot

41 OMA LIONSKLUBI Raportit: Perheyksikön raportti Lionsklubin virkailijailmoitus tälle kaudelle

42 OMA LIONSKLUBI Raportit: Lionsklubin virkailijailmoitus ensi kaudelle Lionsklubin yhteystietolista

43 OMA LIONSKLUBI Oma Klubi Klubin tiedot Tässä osiossa tietoja klubista: Nimi Klubin kv.-numero Perustamispäivämäärä Klubin piiri ja piirin kv-numero Muutettavia tietoja klubista Kokouspaikka Maa Kokouspaikan osoite, postinumero ja kaupunki Kokousviikko (annetaan monesko kk/ viikko) Kokouksen päivä (minä viikonpäivänä kokous on) Aika Sekä samat tiedot uudestaan 2 kokouspaikka kohtiin tarvittaessa. Lopuksi paina

44 OMA LIONSKLUBI Virkailijat: Virkailijat osiossa kauden virkailijoiden tiedot, virkailijan kauden päättäminen ja virkailijan lisääminen (ks. seuraava sivu). Kauden vaihtuessa valitaan ja lisätään tulevan kauden virkailijat. Edelliset vuodet kohdasta pääsee tarkastelemaan klubin aikaisempien kausien virkailijoita

45 OMA LIONSKLUBI Virkailijan lisääminen: Valitaan oikea kausi ja painetaan avoimen virkailijan kohdalta. Avautuvassa Ikkunassa paina. Avautuu ikkuna josta jäsenen kohtaa napauttamalla virkailija valitaan. Jatkuu seuraavalla sivulla

46 OMA LIONSKLUBI Virkailijan lisääminen: Jatkuu edelliseltä sivulta Tarkastetaan avautuneesta ikkunasta, että on valittu oikea jäsen. Vahvistetaan valinta painamalla Lopuksi avautuu vahvistusikkuna

47 OMA LIONSKLUBI Virkailijan kauden päättäminen: Valitaan virkailijan kohdalta. Avautuvassa Ikkunassa tarkasta tiedot ja paina painiketta. Avautuu vahvistusikkuna

48 OMA LIONSKLUBI Lisää seuraavan kauden virkailijat: Seuraavan kauden virkailijoiden lisäämisessa valitaan Virkailijat lisätään kuten edellä

49 OMA LIONSKLUBI Tiliotteet: Yläreunassa näkyy nykytilanne Tiliotteelta voi katsoa maksutiedot. Valitaan kuukausi ja painetaan Avautuu tiliote

50 OMA LIONSKLUBI Aktiviteetti tavoitteet 1: Aktiviteettitavoite lisätään painamalla kohtaa. Täytetään tiedot avautuvaan ikkunaan Ohjelma-alue Aktiviteetin tyyppi Edistymisen mittarit vaihtelevat aktiviteetin mukaan. Niitä ovat esim. lion-tuntien määrä, hankitut varat, lahjoitetut varat, palveltujen määrä yms. Lopuksi paina Aukeaa vahvistusikkuna

51 OMA LIONSKLUBI Aktiviteetti tavoitteet 2: Aktiviteettitavoite voidaan poistaa, tai sille voi luoda välitavoitteen välitavoitetta voi muokata välitavoiteen voi poistaa Lopuksí tulee vahvistus

52 OMA LIONSKLUBI Ladattavat tiedot: Tämä tuottaa csvtiedoston valintojen mukaan

53 OMA LIONSKLUBI Jäsenkortit: Valittujen jäsenien jäsenkortit voi tulostaa. Jäsenkortilla voi osoittaa olevansa hyvässä asemassa oleva jäsen (esim. siirtojäseneksi toiseen klubiin)

54 AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN Valitse kohdasta: Omat palveluaktiviteettini Lisää Palveluaktiviteetteja

55 AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 2 Palveluaktiviteetit sivu Aloitusnäkymässä näet Viimeksi lisätyn aktiviteetin Aktiviteettien katselu Valitse Avautuu raportti (kts. alla) Aktiviteettien lisääminen Valitse

56 AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 3 Täytetään kohdat Nimi Kuvaus Valitaan oikea vaihtoehto Kuukausi Minkälainen aktiviteetti? Jaetaanko tarina?? Aktiviteetin tyyppi valitaan valintaikkunasta paina Ks. Seuraava sivu vaihtoehdot! Kun kaikki kohdat valmiina: Paina

57 AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 4 Valitse tyyppi Valitaan vaihtoehdoista aktiviteetin oikea tyyppi!

58 AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 5 Talletuksen tulee vahvistusnäkymä ja aktiviteetti on lisätty

59 ERITYISAKTIVITEETIN LISÄÄMINEN

60 ERITYISAKTIVITEETIN LISÄÄMINEN

61 MINUN PIIRINI Minun piirini - Piirin klubit: Täältä löytyy piirin klubien yhteystiedot

62 MINUN PIIRINI Minun piirini - Piirin virkailijat: Täältä löytyy piirin virkailijoiden yhteystiedot

63 MINUN PIIRINI Minun piirini - Piirin alueet ja lohkot: Täältä löytyy alueiden ja lohkojen tiedot

64 MINUN MONINKERTAISPIIRINI Minun moninkertaispiirini Moninkertaispiirin virkailijat: Täältä löytyy moninkertaispiirin virkailijoiden yhteystiedot

65 KIITOS! Palautetta Kysymyksiä Ehdotuksia