Johdatus ohjelmistoon Versio 4.4 Sivu 1/31
- SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä...3 2 Yleistä ohjelmasta...3 2.1 Rakenne...3 2.2 Mitä alkuun pääsemiseksi tarvitaan?...3 3 Näin löydät ohjelmaan...4 3.1 Näin kirjaudut sisään...4 3.2 Sisäänkirjautumisen jälkeen...4 4 Kyselyn määritteleminen...5 4.1 Näin luot uuden kyselyn...6 5 Yleistä tietoa kyselyn määrittelemisestä...7 5.1 Kyselyn sivut...7 5.2 Kysymykset...7 5.2.1 Näin luot uuden kysymyksen...7 5.2.2 Yleisimmät muuttujatyypit (kysymystyypit)...8 5.3 Tällaisena vastaaja näkee kyselyn...9 6 Näin vastaaja avaa kyselysi... 10 6.1 Yleistä... 10 6.2 Avoin Internet-kysely, johon kuka tahansa voi vastata... 11 6.3 Henkilökohtaiset kyselyt (vastaajat tunnistettavissa)... 12 6.3.1 Yleistä... 12 6.3.2 Näin liimaat sähköpostiosoitteita... 12 6.3.3 Vastaajien liittäminen Excelistä (Windows Explorer)... 13 6.3.4 Näin lähetät kutsun vastaajille... 14 6.3.5 Miten löydät henkilön vastaajalistasta?... 18 6.3.6 Mistä tiedät, onko henkilö vastannut?... 18 7 Raportit... 19 7.1 Yleistä... 19 7.2 Raportit... 21 7.2.1 Näin löydät tietyn asiakassegmentin tulokset - Yhteenvetoraportti... 21 7.2.2 Näin tallennat raportin Microsoft Wordiin tai Exceliin... 22 7.2.3 Rapporttisivu Excelillä, grafiikalla ja PowerPointilla... 23 7.2.4 Näin teet vertailun (ristiintaulukointi)... 25 7.2.5 Trendi (aikavertailu)... 26 7.2.6 Suodata tulokset poiminnoilla... 27 7.2.7 Vie data Exceliin... 30 Sivu 2/31
1 YLEISTÄ Tämä dokumentti kuvaa Internet-pohjaisen ratkaisumme päätoimintoja, joilla käsitellään kyselyitä ja muuta tiedonkeruuta sekä analysoidaan dataa. Palvelua voidaan käyttää esimerkiksi mitattaessa asiakkaiden mielipiteitä eri prosesseista, osaamiskartoituksiin, ilmoittautumislomakkeisiin ja muihin lomakemuotoisen tiedonkeruusen ja kerätyn datan analysointiin. Palvelua kutsutaan myös ohjelmaksi tässä ohjeessa. 2 YLEISTÄ OHJELMASTA 2.1 Rakenne Ohjelmistoa voidaan jakaa seuraaviin pääosiin: Kyselynmäärittely Tässä osassa määritellään kaikki kysymykset ja taustamuuttujat. Vastaajalistat Asiakkaat, joiden tulee vastata kyselyyn, voivat saada sähköpostilla kutsun vastaamaan. Jos vastaajalistoja ei määritellä, asiakas vastaa joko paperikyselyyn, haastetteluun tai Internetissä kaikille avoimeen kyselyyn. Analysointi Analysointi muodostuu Yhteenvedosta, Ryhmä- ja kysymysraporteista, Ristitaulukoinnista, GAP-analyysista, Trendianalyysistä, Poiminnoista, Grafiikasta, Wordista, Excelistä ja PowerPointista, ja se voidaan tehdä esimääritellyillä raporteilla ja järjestelmän omilla raporteilla. Etukäteen määritellyt raportit ovat frekvenssitaulukoita ja GAP-analyysejä. Ohjelma sallii hyvin monipuolisen analysoinnin: jokaiseen vastaukseen voi porautua. Datankäsittelymoduuli Tämä moduuli tekee mahdolliseksi mm. tuonnin ja viennin Excel-muodossa. 2.2 Mitä alkuun pääsemiseksi tarvitaan? Aluksi tarvitaan tilin käyttöoikeus Analysticalta. Tähän tiliin sisältyy, että voitte käyttää kaikkia tässä mainittuja toimintoja. Lähetämme teille asiakasnumeronne ja salasananne (=tilitietonne), joilla pääsette järjestelmään. Tiliin sisältyy joitakin valmiita kyselymalleja, joita voit käyttää apuna määritellessäsi omia kyselyitäsi. Yksinkertainen ja kätevä tapa päästä alkuun on, että me määrittelemme ensimmäisen kyselynne. Jos haluat lisää tietoa ohjelman käytöstä, voit aina olla yhteydessä meihin käyttämällä valikkovalintaa Palaute tai lähettämällä meille viestin osoitteeseen tuki@analystica.fi. Sivu 3/31
3 NÄIN LÖYDÄT OHJELMAAN 3.1 Näin kirjaudut sisään Avaa Analystican kotisivut http://www.analystica.fi (englanninkielinen versio http://www.analystica.com, ruotsinkielinen http://www.analystica.se) ja klikkaa ruudun oikeassa reunassa Kirjaudu palveluumme. Kirjoita tilinumerosi ja salasanasi näihin kenttiin ja klikkaa Sisään. Niiden, jotka vastaavat kyselyyn, ei tarvitse kirjautua järjestelmään, sillä Internet-kyselyissä sisäänkirjautuminen tapahtuu automaattisesti klikkaamalla sähköpostissa olevaa linkkiä. Paperikyselyiden vastaukset voi tallentaa järjestelmään tähän tarkoitetulla linkillä. 3.2 Sisäänkirjautumisen jälkeen Nyt olet kirjautunut sisään ja pääset sivulle, jossa voit valita kyselyn tai luoda uuden kyselyn. Täältä löydät kyselyn määrittelyn. Täältä löydät vastaajalistat sähköpostin lähettämiseen. Täältä löydät käyttäjämäärittelysi. Käsikirjat Ota yhteyttä ja seuraa, miten olemme vastanneet. Täältä löydät kyselyn raportit. Täältä valitset kyselyn. Valittuasi kyselyn saat siitä hieman yleistä tietoa. Sivu 4/31
4 KYSELYN MÄÄRITTELEMINEN Kun olet valinnut kyselyn ja klikannut Määrittely, avautuu ikkuna, jossa voit muuttaa seuraavia määrityksiä: - Kyselyn yleiset tiedot - Sivut - Kysymysryhmät - Kysymykset Kyselynmäärittelyikkuna on jaettu kahteen osaan: vasemmalla puolella näet kyselyn yhteenvetona (huomaa, että tämä ei ole se lista, jonka vastaaja näkee) ja oikealla puolella voit muokata valittuja tietoja. Klikkaa tästä tarkastaaksesi, miltä kysely näyttää sille, joka vastaa siihen Internetin kautta. Kyselyn yhteenvedon näet tässä. Täällä muokkaat määrityksiä. Sivu 5/31
4.1 Näin luot uuden kyselyn 1. Valitse olemassaoleva kysely uuden kyselysi pohjaksi. 2. Kirjoita uuden kyselyn nimi. Nimen täytyy olla ainutkertainen. 3. Klikkaa kohtaa Luo uusi kysely niin ohjelma tekee kopion kyselystäsi ja avaa sen määrittelyikkunaan. Ohjelma siirtyy suoraan kyselyn määrittelyyn heti kun olet luonut uuden kyselyn. Sivu 6/31
5 YLEISTÄ TIETOA KYSELYN MÄÄRITTELEMISESTÄ 5.1 Kyselyn sivut Kyselyn sivuja käytetään kyselyn jakamiseksi pienempiin osiin. Voit vapaasti määritellä sivujen lukumäärän, ja sivu voi sisältää kuinka monta kysymystä tahansa. Seuraaviin yksityiskohtiin sinun tulee kiinnittää huomiota: - Jokaisella sivulla tulee olla numero, joka määrää järjestyksen kyselyssä. Voit vapaasti valita, mitä sivunumeroita käytät. - Kun teet uuden sivun, siihen luodaan automaattisesti yksi kysymys, koska ei voi olla sivua ilman kysymyksiä. Aloita muokkaamalla tätä kysymystä. Kysymykset näet tässä. - Voit yhdistä sivuja siirtämällä ryhmiä ja kysymyksia sivulta toiselle. Molemmilla on sivumäärittely, jonka voit muuttaa. - Voit siirtää sivun sivunumeroa vaihtamalla. 5.2 Kysymykset Näet yhteenvedossa sivut sinisinä palkkeina. Näillä painikkeilla pääset muokkaamaan kysymyksiä. 5.2.1 Näin luot uuden kysymyksen Kysymys luodaan klikkaamalla Uusi kysymys -painiketta sen kysymyksen kohdalla, jonka jälkeen haluat uuden kysymyksen. Olemassaolevaa olevaa kysymystä pääset muokkaamaan painamalla kysymyksen nuolta. Uusi kysymys vaatii aina kysymystekstin, kysymystyypin (eli mitä asteikkoa haluat käyttää = mikä arvo tai teksti tallennetaan tietokantaan). Joudut ehkä lisäksi määrittelemään, mitä eri arvot määrittelyasteikossa tarkoittavat (tyypillistä mielipidekysymyksille). Kun olet muuttanut kysymystä, paina Tallenna-painiketta. Sivu 7/31
5.2.2 Yleisimmät muuttujatyypit (kysymystyypit) Seuraavia kysymystyyppejä on saatavilla: Lista vaihtoehtoja Tyypillistä käyttöä on taustatiedon kysyminen vastaajilta. Esim. ikä, sukupuoli, osasto jne. Tämä muuttujatyyppi sallii vastaajille ainoastaan yhden vaihtoehdon valitsemisen. Mielipide Valinnainen asteikko arvosta toiseen esim. 1-5. Käytetään usein mielipiteen mittaamiseen. Tätä muuttujatyyppiä voidaan käyttää jopa kolmena rinnakkaisena sarakkeena kuvailemaan esim. mielipidettä, tärkeyttä, tavoitetta. Kommentit Käytetään, kun haluat antaa vastaajille mahdollisuuden kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä. Näiden lisäksi on lukuisia muita muuttujia, mutta selviät pitkälle jo edellä mainituilla. Lisää kyselyn määrittelemisestä löydät teknisestä käyttöoppaasta >>>. Sivu 8/31
5.3 Tällaisena vastaaja näkee kyselyn Voit järjestelmävastaavana missä tahansa vaiheessa esitarkastaa kyselysi määrittelyruudulla (katso edeltävä kohta) painamalla Esikatselu-painiketta. Kyselyn logon määrittelet kyselymäärittelyn Ulkonäkövälilehdellä. Pakollisen kysymyksen määrittelet kysymyksen Logiikka-välilehdellä. Tämä on esimerkki siitä, miltä kysely voi näyttää, kun Analystican automaattisesti tekemää perusulkonäköä on muutettu. Jos kirjoitat kommentin kysymyksen Yleistä-välilehdellä, se näkyy tässä. On eri tapoja näyttää vaihtoehdot. Tämän määrittelet kysymyksen Ulkonäkö-välilehdellä. Jos kysymystyyppi on kommentti, mielipide tai lista vaihtoehtoja, määrittelet sen kysymyksen Yleistä-välilehdellä. Kun kyseessä on mielipidekysymys, sinun tulee määritellä vaihtoehtojen selitykset Yleistä-välilehdellä. Klikkaa tästä, jos haluat mennä takaisin määrittelyyn. Sivu 9/31
6 NÄIN VASTAAJA AVAA KYSELYSI 6.1 Yleistä Vastaukset voidaan kerätä eri tavoin. Keskitymme tässä ainoastaan Internet-kyselyihin. Internetkyselyt voidaan avata seuraavilla tavoilla: 1. Avoin Internet-kysely, johon kaikki voivat vastata Tässä tapauksessa ei tehdä vastaajalistaa sähköpostiosoitteista, vaan kaikki vastaajat saavat linkin esimerkiksi yleisen sähköpostiviestin tai kotisivun kautta. Tässä tapauksessa et voi tietää, kuka on vastannut, ja näin ollen et myöskään voi lähettää muistutuksia pelkästään niille, jotka eivät ole vastanneet. 2. Yksilöity kysely sähköpostikutsun avulla Tässä tapauksessa sinulla täytyy olla vastaajalista ja sinun tulee lähettää henkilökohtainen sähköpostikutsu kohderyhmän jäsenille. Tähän ohjelmassa on valmiita toimintoja. 3. Vastaajat voivat avata erityisen kirjautumissivun Tässä tapauksessa kaikille vastaajille jaetaan henkilökohtainen salasana ja ohjelma avataan erityisellä linkillä. ohjelma luo salasanan automaattisesti, mutta sinun täytyy huolehtia salasanan jakelusta. 4. Paperikyselyt Katso yleisistä määrittelyistä Info-välilehdeltä osoite Alapuolella neuvomme, kuinka edellä mainitut kohdat 1 ja 2 tehdään. Käsitelläksesi erityyppisiä kyselyitä sinun tulee olla tietoinen tietyistä asetuksista kyselyn määrittelyssä (perusteellisempia kuvauksia seuraa myöhemmin): Klikkaa Logiikka-välilehteä saadaksesi esiin määrittelyt siitä, millaisen kyselyn haluat. Avaa kyselyn yleiset määrittelyt tällä nuolella Info-välilehdestä näet millä linkeillä vastaaja voi avata kyselynsä, mikäli kyseessä on avoin kysely Sivu 10/31
6.2 Avoin Internet-kysely, johon kuka tahansa voi vastata Seuraa näitä työvaiheita kun luot yleisen kyselyn, johon kuka tahansa voi vastata: 2. Klikkaa Logiikkavälilehteä. 1. Avaa kyselyn yleiset määrittelyt. 4. Klikkaa Tallennapainiketta. 3. Rastita Kuka tahansa voi vastata. Kun olet tallentanut muutokset, löydät linkin kyselyyn Info-välilehdeltä. HUOMAA! Mikään ei estä vastaajaa avaamasta kyselyä useita kertoja. Yleensä vastaajat eivät tee niin, mutta riski on olemassa. Sivu 11/31
6.3 Henkilökohtaiset kyselyt (vastaajat tunnistettavissa) 6.3.1 Yleistä Nämä kyselyt ovat tehokkaita, koska voit lähettää henkilökohtaisen linkin sisältävän viestin vastaajaryhmän jäsenille. Ohjelma tunnistaa, ketkä ovat vastanneet ja ketkä eivät, ja voi siksi lähettää myös muistutuksia. Lisää vastaajalistoista löydät teknisestä käyttöohjeesta >>>. 2. Klikkaa Logiikkavälilehteä. 1. Avaa kyselyn yleiset määrittelyt. 3. Ota pois rasti kohdasta Kuka tahansa voi vastata. Tämän jälkeen sinun on luotava vastaajalista. Tätä vaihetta kuvataan seuraavaksi. 6.3.2 Näin liimaat sähköpostiosoitteita Ohjelmassa sähköpostiosoitteita voi liimata joko tekstinä tai Excel-välilehdellä. Avaa ensin Vastaajat päävalikossa ja klikkaa sen jälkeen painiketta Liimaa nimiä. Tämän jälkeen sinun tulee valita tapa, jolla haluat liimata nimet. Klikkaa tästä jotta saat vastaajalistan esiin. 4. Klikkaa Tallennapainiketta. Vastaajalistahakuehdot Päivitä lista. Vastaajalista Sivu 12/31
Oletamme nyt, että sinulla on Excel-taulukko, josta haluat liimata sähköpostiosoitteita. 6.3.3 Vastaajien liittäminen MS Excelistä (Internet Explorer) Avaa Excel-taulukkosi siellä, missä vastaajasi ovat. Ne vastaajat, jotka on tarkoitus liimata, näyttävät tällaiselta Microsoft Excel 2007 versiossa: Huomaa, että on monia eri tapoja liittää vastaajalista. Olemme päättäneet ottaa mukaan vain vastaajien sähköpostiosoitteet. Voit ottaa mukaan nimen ja yrityksen nimen, jos haluat helpottaa vastaajien etsimistä. Pala ohjelmaan. Seuraava vaihe on avata vastaajienliimaamisikkuna ja valita Excel vastaajien liittämisen tavaksi. 1. Klikkaa Liimaa nimilista. 2. Valitse Excel muodoksi. 5. Klikkaa tätä Liimaa-painiketta vastaajien sähköpostiosoitteiden päivittämiseksi ohjelmaan. 3. Klikkaa tätä solua 4. Paina tätä liitä painiketta saadaksesi lista ruudulle Tämän jälkeen saat raportin, kuinka liimaaminen onnistui. Seuraava vaihe on kutsun lähettäminen vastaajaryhmälle. Sivu 13/31
6.3.4 Vastaajien liittäminen MS Excelistä (Firefox ja muut) Näiden selaimien ero Internet Exploreriin on, että sinun on ensin tallennettava Excel tiedosto omalle koneellesi. Tämän jälkeen avaat tallennetun Excelin palvelussamme. Excelin muoto on oltava sama ja vastaajalistan on oltava Excel tiedoston ensimmäisessä välilehdessä. 2. Valitse Excel muodoksi. 1. Klikkaa Liimaa nimilista. 6. Klikkaa tätä Liimaa-painiketta vastaajien sähköpostiosoitteiden päivittämiseksi ohjelmaan. 4. Hyväksy tiedosto 3. Hae omalta koneeltasi Excel tiedosto Browse painikkeella 5. Odota kunnes lista tule näkyviin Sivu 14/31
6.3.5 Näin lähetät kutsun vastaajille Ennen kuin voit lähettää kutsun, sinun tulee määritellä kutsun teksti: Klikkaa tätä painiketta valitaksesi ikkunan, jossa määrittelet viestin sisällön. 1. Avaa Alku-välilehti 2. Määrittele, millä kielellä viesti on ja keneltä se on. 3. Avaa Kutsu-välilehti. 4. Kiinnitä erityistä huomiota otsikkoon, sillä se voi ratkaista, vastaako henkilö. 5. Kirjoita selkeä ja lyhyt viesti. Ohjelma korvaa %URL%- tekstin linkillä, josta vastaaja voi klikata itsensä kyselyyn. 4. Tallenna, kun olet valmis. Huomaa, että kaikki kielet täytyy määritellä, ennen kuin voit lähettää kutsun vastaajillesi. Sivu 15/31
Kun kutsutekstit ja vastaajalista on määritelty, voit lähettää kutsun vastaajillesi. Testaa panemalla oma nimesi vastaaja-listaan (merkitse itsesi myös testivastaajaksi ) ja lähettämällä kutsu itsellesi. Yläpuolella oleva määrittely voisi näyttää tältä vastaajan sähköpostissa: Kuten näet, ohjelma on korvannut %URL%- tekstin linkillä, jota vastaaja voi klikata avatakseen kyselyn. Tämä linkki sisältää kaiken, mitä vastaaja tarvitsee kyselyyn vastaamiseksi. Sivu 16/31
Lähettääksesi kyselyn sinun täytyy toimia seuraavasti: 1. Avaa vastaajalista 2. Listaa kaikki ne vastaajat, joille haluat lähettää kutsun 3. Klikkaa painiketta Lähetä kutsu ja hyväksy lähettäminen Kaikki vastaajat, joille kutsu on lähetetty, merkitään sillä päivämäärällä, jona viesti on lähetetty. Päiväys näkyy kutsu-sarakkeessa. Ruudulla yläosassa harmaalla alueella on eri vaihtoehtoja, joista voit valita suodattaaksesi vastaajalistaa. Voit esimerkiksi etsiä vastaajaa kirjoittamalla osan nimestä sähköposti- tai puhelinkenttään. Tällä tavalla voit hyvin täsmällisesti valita, keille vastaajista lähetät kutsun. 1. Avaa vastaajalista tästä. 2. Valitse ne vastaajat, jotka haluat mukaan listaan, asetuksilla, jotka näet harmaalla alueella. 3. Päivitä vastaajalista tästä. 4. Tässä näet viestin ja muut tiedot lähetyksestä. 6. Lähetä viestit painamalla OK. 5. Ruksaa pois vastaajat joille et mahdollisesti halua lähettää kutsut. Muistutukset lähetetään samalla tavalla kuin kutsut. Kutsujen ja muistutusten lisäksi voit lähettää myös markkinointiviestin ennen kyselyn avaamista ja kiitosviestin, kun kysely on suljettu. Sivu 17/31
6.3.6 Miten löydät henkilön vastaajalistasta? Voit etsiä yhtä tai useampaa henkilöä seuraavalla tavalla: Kirjoita nimi tai nimen osa sekä päivämäärä milloin ko. vastaaja on lisätty näihin kenttiin Valitse tästä onko vastaaja jo vastannut Napsauta Päivitä saadaksesi uuden listan Millainen viesti on jo lähtenyt? Mitä kieltä vastaajalle on määritelty? 6.3.7 Mistä tiedät, onko henkilö vastannut? Vastaajalistassa näet Vastaus-sarakkeen. Siinä näkyy luku, jos henkilö on vastannut. Huomaa seuraavat seikat koskien lukua: Lomake saa numeron heti kun se on avattu. Kysely voi olla osaksi vastattu (katso aputekstiä kohdassa 1 yläpuolella olevassa kuvassa). Ohjelma luo lomakenumeron eikä sitä voi muuttaa. Suurin lomakenumero ei välttämättä ole sama kuin vastattujen lomakkeiden määrä. Sivu 18/31
7 RAPORTIT 7.1 Yleistä Voit koska tahansa ajaa raportteja, myös silloin, kun kysely on auki. Saatavilla on erilaisia raportteja (riippuu jonkin verran käyttämästäsi versiosta). Lisää raporteista löydät teknisestä käyttöoppaasta. Raporttivaihtoehdot näkyvät, kun avaat Analyysi-ruudun: Raportointi koostuu pääosin seuraavista: Yhteenvetoraportti (Drill-Down - porautumisominaisuus) Tämä raportti voidaan tehdä yksittäisistä kysymyksistä tai koko kyselystä. Raportti sisältää linkkejä, joita voit klikata seuraavissa tarkoituksissa: o luodaksesi uuden raportin niistä vastauksista, jotka vastaavat sitä frekvenssiä, jota klikkasit o avataksesi raporttisivun, jossa on Excel-taulukko, grafiikkaa tai PowerPoint-tiedosto o ajaaksesi GAP-raportin esim. sillä asiakassegmentillä, johon olet porautunut Raporttisivu Voit avata raporttisivun (yksittäinen kysymys tai kysymysryhmä) suoraan valitsemalla kysymyksen ja sen jälkeen avata raporttisivun, johon on liitetty Excel, grafiikkaa tai PowerPoint, joita voit muuttaa. Tästä avaat yhteenvetoraportin. Avaa esim. GAP-tai trendi-analyysi täällä. Valitse tästä, mitkä kysymykset haluat mukaan yhteenvetoraporttiin, minkä ryhmän haluat raporttisivulle tai minkä kysymyksen haluat raporttisivulle. Valitse populaatio tästä. Sivu 19/31
Näiden lisäksi sinulla on seuraavat vaihtoehdot: Ristiintaulukointi Tällä toiminnolla voit verrata eri muuttujien tuloksia. Trendi Tällä toiminnolla voit verrata eri ajankohtien muuttujien tuloksia. Poiminnot Tällä voit esimerkiksi valita tietyn yksikön ja tehdä edellämainittuja raportteja ainoastaan siitä. Voit periaatteessa yhdistellä poiminnoissa mitä kriteereitä haluat ja sillä tavalla ottaa ohjelmasta esiin mitä tahansa haluaamaasi tietoa. Data Excel-muodossa Tätä toimintoa käytetään, kun haluat kaiken tiedon taulukkomuodossa ja haluat jatkaa omilla Excel-analyyseilläsi. Ennen tulostesi anylysointia sinun tulee asettaa raportointiparametrit seuraavan mukaan (joudut tekemään tämän vain kerran: Tallenna muutokset. Piilota asetukset. Avaa tässä raporttien asetukset ja aloita ruksaamalla ne asetukset, jotka haluat ruudulle. Huomaa, että ohjelmassa voi asettaa miten eri raporteissa näkyvät prosentit lasketaan tässä Näillä asetuksilla määrittelet haluatko kommentit mukaan yhteenvetoraporttiin Sivu 20/31
7.2 Raportit 7.2.1 Näin löydät tietyn asiakassegmentin tulokset - Yhteenvetoraportti Nopein tapa saada yleisiä tuloksia on ajaa yhteenvetoraportti ja sen jälkeen porautua tuloksiin sille tasolle minkä haluat. Alla olemme ajaneet raportin hotellikyselystä: Tallenna raportti Worddokumenttina tästä. Tässä ylhäällä on yleistä tietoa siitä, miten raportti on ajettu, eli tietoa populaatiosta tai porautumisesta. Klikkaa frekvenssiä saadaksesi uuden yhteenvetoraportin, jossa on ainoastaan ne vastaukset, joita frekvenssi edustaa. Kysymysteksti on linkki raporttisivulle. Klikkaa tätä siirtyäksesi sivuun kysymyksen tarkempien vastausten kanssa ja saadaksesi graafin. Yhteenvetoraportin sisältöä voi muuttaa analyysin asetuksia muokkaamalla. Huomaa, että kommentteja voi olla paljon ja ne voivat olla pitkiä, mikä tietysti johtaa pitkiin raportteihin, jos valitset kaikkien kysymysten ottamisen mukaan. Sivu 21/31
Kuinka aloitat yhteenvetoraportin alusta? Klikkaa Tyhjennä ylhäällä yhteenvetoraportissa tai mene analyysin alkuruudulle ja aloita siitä. Voit analyysin alkuruudulta valita, mitä kysymyksiä haluat mukaan yhteenvetoraporttiin. HUOMAA! Jos klikkaat selaimen takaisin -painiketta, saat edeltävän raportin, mutta tämä ei muuta niitä kriteereitä, jotka olet valinnut porautumiseen. 7.2.2 Näin tallennat raportin Microsoft Wordiin tai Exceliin Monissa ohjelman raporttisivuista on Word - ja/tai Excel -painike. Klikkaamalla näitä tallennat raporttisi jommassakummassa muodossa. Huomaa, etteivät painikkeet aina ole saatavilla (riippuu siitä mitä raporttia olet ajamassa). Klikkaamalla näitä saat lisäkysymyksen: Avaa suoraan Wordissa. Tallenna Worddokumentti omalle koneellesi. Sivu 22/31
7.2.3 Rapporttisivu Excelillä, grafiikalla ja PowerPointilla Voit ottaa raporttisivun esiin suoraan analyysin alkuruudulla tai klikkaamalla tekstiä yhteenvetoraportissasi. Kun ajat raportin ohjelman alkuruudulla, valitset aluksi kysymyksen ja klikkaat sen jälkeen joko Kysymysraporttia tai Ryhmäraporttia: 2. Klikkaa Ryhmäraporttia tai Kysymysraporttia. 1. Valitse yksi kysymys. Sivu 23/31
Tämän jälkeen saat raporttisivun, joka näyttää suunnilleen tällaiselta (riippuu siitä, mille muuttujatyypille ajat raportin): Klikkaa Tallenna PPT-graafi avataksesi Microsoft PowerPointsivun, jossa on graafi. Ryhmäraportti muodostuu Exceltaulukosta, jossa on frekvenssejä ja keskiarvoja. Klikkaa sitä välilehteä, minkä luvuista haluat graafin. Eri graafi-tyyppejä. Eri asetuksia graafeille (Paina Päivitä-painiketta päivittäksesi graafin.) Näitä tekstejä voit asentaa Tekstin maks ja R.vaihto, jotka näet graafin vasemmalla puolella. Graafi luodaan Exceltaulukosta ja päivittyy automaattisesti kun napsautat toista välilehteä. Päivitä graafi. Sivu 24/31
7.2.4 Näin teet vertailun (ristiintaulukointi) Ristiintaulukoinnilla voit verrata yhden tai useamman kysymyksen tuloksia esimerkiksi tietyn kysymyksen kaikkiin vaihtoehtoihin. Voit myös liittää yhteensä-sarakkeen ja laskea keskiarvon, jos analysoit mielipidekysymyksiä. Ristiintaulukoinnissa voit valita, minkä tyyppisen analyysin haluat tehdä. Ohjelma olettaa, että haluat nähdä keskiarvon. Tee ristiintaulukointi seuraavasti 2. Paina tätä painiketta avataksesi ristiintaulukoinnin näytön. 1. Ruksaa ne kysymykset, jotka haluat analysoida. 5. Paina tätä painiketta, joka tarkoittaa, täytä ristiintaulukointi asetuksillani ja analysoi tulokset. 7. Paina tätä painiketta saadaksesi raporttisivun, jossa on graafi. 3. Valitse se muuttuja, johon haluat verrata. 4. Ruksaa, että haluat mukaan yhteensäsarakkeen. 6. Saat vastaukset tässä Excel-taulukossa. Sivu 25/31
7.2.5 Trendi (aikavertailu) Trendi-raportilla voit vertailla eri ajanjaksojen tuloksia. Ohjelma tallentaa automaattisesti oikean päivämäärän kun joku vastaa kyselyysi. Myös aika tallentuu, joten voit tarvittaessa myös vertailla esim. eri tuntien tuloksia keskenään. Valitse ensin kysymykset joita haluat analysoida samalla tavalla kuin ristiintaulukoinnissa. Valitse tämän jälkeen Erikoisraporteista Trendi analysointi. Tämän jälken sinulle aukeaa uusi ruutu, jossa voit valita millaisen trendinalysoinnin sin haluat: 4. Avaa graafi 1. Määrittele haluamasi aikaväli tähän. 2. Valitse millä aikaväleillä vertailu tehdään 3. Analysoi tulokset Sivu 26/31
7.2.6 Suodata tulokset poiminnoilla Toinen vaihtoehto on tehdä poiminnoiksi kutsumiamme valintoja. Näitä voit tehdä millä kriteereillä haluat, kuten hoitokoti, ryhmä, kaikki englantia osaavat jne. Voit myös yhdistää eri kriteereitä, esim. Kaikki jotka osaavat englantia ja ovat arvostaneet kykynsä korkeimmalle kysymyksessä osaan antaa insuliinia. Periaatteessa kaikki raportit voidaan ajaa poiminnoilla. Tarkkoja ohjeita siitä, miten luot ja ylläpidät poimintoja, löydät ohjelman teknisestä käsikirjasta täältä. Alla lyhyt kuvaus siitä, miten luot ja käytät poimintoja. Täällä otat poimintosi käyttöön määrittelyn jälkeen. Tässä avaat ikkunan, jossa poiminnon voi määritellä. Vaihtoehtoisesti tulet samaan ikkunaan muista ohjelman osista painamalla - painiketta. Tämän jälkeen poiminnon määrittelyruutu avautuu. Sivu 27/31
Poiminnolla on aina nimi. Kun määrittelet nimeä, käytä niin kuvaavaa nimeä kuin mahdollista, koska muutkin käyttäjät voivat käyttää sinun poimintojasi. Poimintoihin sisältyy aina rivejä, joista jokainen kuvaa suodatinta. Sinä luot rivit ja poiminnossasi voi periaatteessa olla kuinka monta riviä tahansa. Suodatin koostuu aina kolmesta päätekijästä: 1. Minkä kysymyksen mukaan haluat suodattaa 2. Millä kriteereillä (ts. logiikalla) kysymys suodatetaan 3. Minkä arvon mukaan kysymys suodatetaan Esimerkki voisi olla: Poiminnon nimeksi määrittelemme Paikkakunta tuntematon. 1. Vastaanottohenkilöstö tietää paikkakunnan 2. Logiikka on < (pienempi kuin) 3. Arvo on 3 2. Tallenna uusi poiminto. 1. Kirjoita poiminnolle nimi. 3. Avaa poiminnon määrittelyt Valittuasi uuden poiminnon saat seuraavan näytön: 4. Poiminnolla on tyhjä rivi, jota muokkaat tästä tutulla nuolipainikkeella. Sivu 28/31
Seuraava vaihe on muuttaa poiminnon tyhjä rivi: 5. Valitse se kysymys, jota haluat käyttää suodattimena. 6. Valitse kriteeri (tässä tapauksessa eim kriteeriä syötetä, koska kyseessä on päivämääräväli). 8. Tallenna määrittelysi. 7. Valitse tai kirjoita arvo, jota haluat käyttää (tässä tapauksessa päivämääräväli, huomaa muotoilu kuten aputekstissä kentän alapuolella). Kun olet määritellyt poimintosi, voit tarkistaa, kuinka monta vastausta poiminto tulee sisältämään: 9. Klikkaa tästä tarkistaaksesi poimintosi. Tässä näet tuloksen. Sivu 29/31
7.2.7 Vie data Exceliin Tulokset halutaan monesti käsitellä Microsoft Excelissä. Ohjelmassa on kätevä toiminto, jolla voi viedä kaikki tulokset tai osan niistä Excel-taulukkoon: 1. Klikkaa Data. 2. Klikkaa Excel-painiketta. Ensin saat kuittauksen siitä, millaisen Excelin olet luomassa: Paina Ok, jonka jälkeen saat kysymyksen, haluatko avata Excel-taulukon vai tallentaa tiedoston koneellesi: 3. Valitse, haluatko avata vai tallentaa Excel-taulukon. Kun olet avannut taulukon Excel 2007 -sovelluksessa, se näyttää suunnilleen tältä: 4. Analystican data Excelissä Sivu 30/31
Huomaa, että Excel-taulukon ensimmäinen sarake sisältää dataa, jonka Ohjelma täydentää automaattisesti, kun joku vastaa. Ensimmäinen sarake on lomakenumero, ja K-sarake sisältää vastauspäivämäärän. Sinun kyselysi kysymykset alkavat M-sarakkeesta. Huomaa myös, että on olemassa välilehdet Info ja Selityksiä. Info-välilehti sisältää päivämäärän, jolloin data on ajettu Excel-taulukkoon ja tietoa poiminnostasi (jos sellainen on käytössä). Selitykset-välilehti sisältää selite-tekstit kaikkiin vastausvaihtoehtoihin, jotka olet määritellyt. Sivu 31/31