Tuomo Törmälehto & Aki Taskila TOIMINNANHALLINTAJÄRJESTELMÄ ISO-9001:2000 laatustandardin pohjalta Opinnäytetyö KESKI-POHJANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU Tuotantotalouden koulutusohjelma Ylivieskan yksikkö Toukokuu 2008
TIIVISTELMÄ OPINNÄYTETYÖSTÄ Yksikkö Ylivieskan yksikkö Aika 23.5.2008 Koulutusohjelma Tuotantotalouden koulutusohjelma Työn nimi Toiminnanhallintajärjestelmän kehittäminen Työn ohjaaja Tapio Malinen Työelämäohjaaja Heikki Törmälehto Tekijä/tekijät Tuomo Törmälehto Aki Taskila Sivumäärä 44+18 Tämä opinnäytetyö tehtiin Tehorakentajat Törmälehto Oy:lle. Työssä tehtiin yritykselle toiminnanhallintajärjestelmän sisältö ISO 9001:2000 laatustandardin pohjalta sekä käyttöliittymäehdotus. Työn pohjalta tehdään kesän 2008 aikana webpohjainen toiminnanhallintajärjestelmä Tehorakentajat Törmälehto Oy:lle. Työ koostuu seuraavista vaiheista: nykytilankartoitus, rakennusalan yleiset käytännöt ja sisällön tuottaminen. Nykytilankartoitus tehtiin haastattelemalla yrityksen toimihenkilöitä, käyttäen apuna kahta siihen tarkoitettua lomaketta. Sisältö tuotettiin standardin pohjalta valitsemalla tärkeimmät asiakohdat, jotka sopivat yrityksen luonteeseen. Työn tuloksena saatiin aikaan toiminnanhallintajärjestelmän sisältö ja ohjeet sen toimintaperiaatteesta. Työ kokonaisuudessaan on hyvä läpivalaisu ISO 9001:2000 standardin vaatimuksiin rakennusalan yrityksessä. Työ toimii myös informaatiopakettina yrityksen työntekijöille ja tämän pohjalta on tulevaisuudessa tarkoitus hankkia yritykselle sertifikaatti ISO 9001:2000 laatustandardista. Asiasanat Toiminnanhallintajärjestelmä, laadunhallintajärjestelmä, laatu, laatukäsikirja,
ABSTRACT CENTRAL OSTROBOTHNIA UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Date 23.5.2008 Author Tuomo Törmälehto Aki Taskila Degree programme Industrial management Name of thesis Making of Enterprice resources planning system Instructor Tapio Malinen Pages 44+18 Supervisor Heikki Törmälehto This thesis was made for Tehorakentajat Törmälehto Co. This work consisted of making a ERP-system based on ISO 9001:2000 quality standard and making an net based interface for it. Based on this thesis an web based ERP-system will be made for Tehorakentajat Törmälehto Co, during summer 2008. This work consists of the following phases: current situation plotting, common practices in building industry and providing content. Current situation plotting was made by interviewing company s office workers, with the help of questionare forms. Content was produced based on standard, by choosing most important sections, which fitted company s needs. Result of the work was an ERP-system with content and instructions on it s main principles. This thesis gives a good idea of ISO 9001:2000 standard s requirements on building industry companies. Thesis also works as an information packet for the company workers. Based on this thesis the company is going to get a certificate for ISO 9001:2000 quality standard. Key words ERP-system, quality control system, quality, quality work book.
SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO...1 2 NYKYTILAN ARVIOINTI...3 2.1 Yritys...3 2.2 Ohjeet, tallenteet...3 2.3 Johtaminen...4 2.4 Resurssit...5 2.5 Prosessit...6 2.6 Mittaaminen, analysointi, parantaminen...8 3 RAKENNUSALAN YLEISET KÄYTÄNNÖT...10 3.1 Rakentamisen työmaavalvonta...10 3.2 Maankäyttö- ja rakennuslain asettamat erityiset vaatimukset työmaavalvonnalle...11 3.3 Rakennusvalvontaviranomaisen suorittamat valvontatoimenpiteet...12 4 TOIMINNANHALLINTAJÄRJESTELMÄN SISÄLTÖ...14 4.1 Johdon vastuu...14 4.1.1 Kilpailukyvystä huolehtiminen...15 4.1.2 Tavoitteiden asettaminen ja seuranta...15 4.1.3 Ihmisten ymmärtäminen, tiedottaminen ja viestittäminen....16 4.1.4 Laadunhallintajärjestelmän hallinta...16 4.1.5 Johdon katselmuksen suunnittelu...17 4.1.6 Toimenpiteet...17 4.2 Resurssienhallinta...18 4.2.1 Standardin vaatimukset...18 4.2.1 Toimenpiteet...18 4.3 Prosessien toteuttaminen...19 4.3.1 Ostotoiminta...20 4.3.2 Seuranta- ja mittauslaitteiden ohjaus...21 4.3.3 Toimenpiteet...21 4.4 Mittaaminen, analysointi ja parantaminen...23 4.4.1 Mittaaminen ja analysointi...23 4.4.2 Jatkuva parantaminen...24 4.4.3 Toimenpiteet...26 5 WEB POHJAINEN TOIMINNANHALLINTAJÄRJESTELMÄ...28 6 TYÖN ARVIOINTI JA POHDINTA...41 LÄHTEET...43 LIITTEET
1 1 JOHDANTO Opinnäytetyön aiheena on kehittää Tehorakentajat Törmälehto Oy:lle toiminnanhallintajärjestelmä, joka kattaa suurelta osin SFS-EN ISO 9001:2000 standardin vaatimukset. Valitsimme tämän aiheen, koska Tehorakentajat Törmälehto Oy:llä ilmeni tarvetta tällaiselle järjestelmälle. Nykypäivänä yritykset kilpailevat monilla eri asioilla, joista yksi tärkeimmistä on laatu. Asiakkaat ovat hyvin vaativia ja asiakastapahtuma täytyy hoitaa parhaalla mahdollisella tavalla. Asiakkaille ei riitä, että tuote on edullinen, vaan sen täytyy olla sekä edullinen että laadukas. Tähän vaatimukseen on helpompaa vastata, jos yrityksen toimintaa ohjaa ISO 9001 laatustandardin mukainen toiminnanhallintajärjestelmä. Tulevaisuudessa toiminnanhallintajärjestelmän merkitys kasvaa ja sen seurauksena voi saavuttaa kilpailuetua muihin toimijoihin nähden. Tällainen järjestelmä voi tulevaisuudessa olla edellytys sille, että yritys voi toimia pääurakoitsijana tietyissä projekteissa. Toiminnanhallintajärjestelmä jonka rakennamme, tulee olemaan web-pohjainen tietokanta, jonka avulla yrityksen on helppo hallita toimintaansa ja sen tulee palvella yrityksen johtotason henkilöstöä ajasta ja paikasta riippumatta. Tätä helpottaa se, että toiminnanhallintajärjestelmä rakennetaan web-pohjaiseksi yrityksen kotisivujen yhteyteen. Lähtökohtana on, että yrityksen toiminta on laadullisesti ja taloudellisesti hyvää. Mukaan tuodaan myös jatkuvan parantamisen elementtejä, joilla varmistetaan yrityksen jatkuva kehitys laadussa, kustannustehokkuudessa ja markkinoilla. Opinnäytetyö lähti liikkeelle nykytilan kartoituksesta. Tämän kartoituksen pohjalta aloimme työstää sisältöä toiminnanhallintajärjestelmään. Päätimme tehdä opinnäytetyön rakenteesta ns. toiminnallisen, koska se palvelee paremmin lukijaa. Toiminnallisessa työssä teoria ja käytäntö käyvät vuoropuhelua keskenään, eivätkä ne ole perinteiseen tapaan irrallisia kokonaisuuksia. Yrityksellä ei ollut käytössä minkäänlaista järjestelmää, jolla hallitaan yrityksen toimintaa. Tästä johtuen opinnäytetyössä lähdettiin siitä liikkeelle, että rakennetaan järjestelmä, joka mahdollisimman hyvin palvelee yrityksen toimintaa, ja samalla kattaa tärkeimmän vaatimukset ISO 9001:2000 standardista. Työn tarkoituksen on
2 myös avartaa yrityksen johtohenkilöitä ymmärtämään laadun merkitys toiminnassaan. Tehorakentajat Törmälehto Oy:llä onkin tarkoitus myöhemmässä vaiheessa ottaa tämän opinnäytetyön pohjalta käyttöön sertifioitu ISO 9001:2000 laadunhallintajärjestelmä. Tämä työ on toteutettu parityönä, koska työhön haluttiin mukaan yrityksen toiminnassa mukana oleva henkilö, sekä ulkopuolinen henkilö, jotta työssä tulisi mahdollisimman laaja-alaisesti käsiteltyä eri aihepiirejä. Työnjaossa pyrittiin huomioimaan tekijöiden kokemusperäinen tieto, sillä tavalla, että yrityksessä toiminut henkilö Tuomo Törmälehto pureutuisi käytännön parannusehdotuksiin työprosessissa. Aki Taskila puolestaan työskenteli sellaisten aihepiirien parissa, joka ei ole niin riippuvainen toimialan luonteesta. Työnjako toteutettiin seuraavasti: Tuomo Törmälehto vastaa prosessien toteuttaminen, mittaus, analysointi ja parantaminen aihealueista. Aki Taskila vastaa johdon vastuu ja resurssienhallinta aihealueista. Yhdessä toteutetaan johdanto, yleiset käytännöt, toiminnanhallintajärjestelmä, haastattelut ja lomakkeet.
3 2 NYKYTILAN ARVIOINTI Nykytilan arviointiin käytimme kahta erilaista arviointilomaketta, jotka löytyvät liitteestä 1 ja 2. Lomakkeiden avulla oli helppo kartoittaa yrityksen nykytila liittyen ISO 9001 vaatimuksiin, koska lomakkeet oli laadittu kyseisen standardin pohjalta. Käytännössä arviointi toteutettiin haastattelemalla yrityksen toimihenkilöitä. Tapaamiset yrityksessä sovittiin etukäteen, ettei niistä aiheutuisi harmia yritykselle. Haastatteluiden pohjana meillä toimi liitteestä 1 löytyvä lomake. Liitteessä 2 olevaa lomaketta käytettiin yhteenvetona nykytilan arvioinnista. Nykytilan arviointi hyväksytettiin toimitusjohtajalla. Tällä varmistettiin, että nykytilan arviointi on todenmukainen. 2.1 Yritys Tehorakentajat Törmälehto Oy on Pohjois-Pohjanmaalla toimiva keskisuuri rakennusliike. Toimialaan kuuluu uudisrakentaminen, saneeraus, maa- ja vesirakentaminen sekä kunnallisteknilliset työt. Yhtiö on perustettu vuonna 1993 ja omistussuhteiltaan se on perheyritys. Yhtiön palveluksessa on noin 30 henkilöä. Toiminta keskittyy pääsääntöisesti Oulun Eteläisen alueelle. 2.2 Ohjeet, tallenteet Yrityksellä on käytössä ainoastaan työmaakohtaiset laatu-, turvallisuus-, ja kosteudenhallintasuunnitelmat. Näiden suunnitelmien jakelu kohdistuu rakennuttajan edustajalle ja lisäksi ne ovat yleisesti nähtävissä tulosteina työmaalla. Yrityksellä ei ole varsinaista yleistä toimintakäsikirjaa. Yrityksen dokumentointi on projektikohtaista ja jokaisella projektilla on oma projektikansio, joka sisältää seuraavat sopimukset: urakkasopimukset, piirustukset (rakennuslupakuvat, arkkitehtikuvat, rakennekuvat, ja ristikkokuvat), laskentaluettelo, tarjouspyynnöt, tarjoukset, rakennuksen huoltokirja, työmaasuunnitelma, turvallisuussuunnitelma, laatusuunnitelma, kosteudenhallintasuunnitelma, työmaakokouksien pöytäkirjat, työmaapäiväkirja ja työselostukset (rakennustyöselostus, sähkötyöselostus, LVI työselostus). Projektikansio on löydettävissä yrityksen toimistolta.
4 2.3 Johtaminen Yrityksen toimitusjohtajalla on erittäin pitkä käytännönkokemus rakennusalalta. Asiakaskontaktit hän saa etupäässä puhelimella tai sähköpostin välityksellä. Yrityksessä pyritään huomiomaan jokainen asiakas tasavertaisesti. Lähtökohtana on, että luvatut asiat hoidetaan mahdollisuuksien sallimissa puitteissa pyrkien siihen, että asiakas on tyytyväinen. Yritys toimii pääurakoitsijana, jonka vuoksi yrityksen toimintaympäristö on verkostoitunut alihankkijoiden ympärille. Pääurakoitsija on tilaajan sopimuskumppani, joka on sitoutunut urakoimaan sopimuksenmukaisen työn. Pääurakoitsija on suhteessa rakennuttajaan vastuussa paitsi omasta, myös käyttämiensä aliurakoitsijoiden töistä. Pääurakoitsijalle kuuluu työmaan johto ja vastuu turvallisuudesta. Tällaisessa ympäristössä toimiminen korostaa hyvien alihankkijasuhteiden merkitystä, koska projektin läpivieminen onnistuneesti riippuu siitä miten kokonaisuus toimii. Yksikin huono alihankkija voi aiheuttaa suuria vahinkoja projektille ja sitä kautta asiakkaalle. Kuitenkin asiakkaan silmissä pääurakoitsija on yksin vastuussa projektin onnistumisesta. Yritys joutuu tulevaisuudessa vastaamaan työvoimapulan ja yhä kovenevan kilpailun tuomiin haasteisiin. Etenkin rakennusmestareiden ja insinöörien vaikea saatavuus markkinoilla on erittäin huolestuttavaa. Yritys ei ole varsinaisesti määritellyt visiota tai strategisia päämääriä. Omat toimintaajatukset ja toimintaperiaatteet ovat muovautuneet yrittäjälle 30 toimintavuotensa aikana. Yrittäjä ja vastuuhenkilöt ovat jatkuvassa yhteydenpidossa ja sitä kautta yrittäjän näkemykset ja motiivit tulevat selviksi alemmille toimihenkilöille ja työntekijöille. Toiminnan laajetessa tilanne voi olla kuitenkin toinen. Johtoportaalle palaute laatupolitiikasta tulee asiakkaalta, joko reklamaationa huonosti tehdystä työstä tai henkilökohtaisena palautteena hyvin hoidetusta työstä. Talonrakennusalalla reklamaatiot liittyvät usein talojen takuuajan vuosiremonttien yhteyteen. Prosessin toimivuus käytännön toteutuksessa on hoidettu silloin hyvin, kun kohde valmistuu suunnitelluilla resursseilla, määräaikaan mennessä ja ilman reklamaatioita. Jokainen yritykseen tullut reklamaatio hoidetaan ja vastuut selvitetään. Sisäinen viestintä tapahtuu puhelimilla, sähköpostilla ja työmaakokouksissa kasvotusten. Työmaan vastuuhenkilön pitäisi olla selvillä hänen projektiin liittyvistä muutoksista tai
5 huomioitavista asioista. Projektin vastuuhenkilö tiedottaa näistä asioista työntekijöille työn edetessä. Suurimmat ongelmat liittyvät ehkä siihen, että töitä ei tehdä kiinteässä toimintaympäristössä, vaan projektit ovat maantieteellisesti hajallaan. Tämä aiheuttaa yritykselle haasteita saada suhteellisen reaaliaikaista informaatiota projekteista ja niihin liittyvistä huomioitavista asioista. Tämä on aiheuttanut esimerkiksi seuraavanlaisia ongelmia: tarpeettomia työnkatkoksia, työsuoritukseen liittyvän materiaalin puuttuminen kokonaan tai osittain, työkalun tai koneen puuttumisia, on hankittu liikaa tavaraa työn suorittamiseen ja liikkunut virheellistä tietoa työmaan valmiusasteesta. Johdonkatselmus käsittää projektiin liittyvät säännölliset työmaakokoukset. Niissä seurataan sitä, miten yrityksen toimintapolitiikka ja siitä johdetut tavoitteet ovat toteutuneet. Työmaakokouksista laaditaan aina kokouspöytäkirja, joka arkistoidaan. Työmaakokouksissa ovat läsnä: työmaan vastaavamestari ja työpäällikkö, aliurakoitsijoiden johtajat, rakennuttajan edustajat, sähkö- ja lvi-suunnittelijat, rakennesuunnittelija, työmaan valvoja ja projektin pääarkkitehti. Työmaakokoukseen valmistautuminen tapahtuu siten, että jokainen työmaalla toimiva urakoitsija laatii töihinsä liittyvän työmaatilanteen ja kirjaa ylös niihin liittyvät käsiteltävät asiat, jos niitä on. Työmaakokouksen pöytäkirja noudattaa yleistä kokouspöytäkirjamallia. Siitä käy ilmi muun muassa seuraavat asiat: läsnäolijat, seuraavan kokouksen ajankohta, työmaan tilanne ja päätetyt työmaahan liittyvät muutokset ja lisätyöt. Yleisesti työmaakokouksella varmistetaan, että projekti viedään läpi suunnitellulla tavalla. 2.4 Resurssit Henkilöresurssit suunnitellaan jokaiseen toteutettavaan projektiin erikseen. Jokaiselle projektille laaditaan työmaakohtainen laatusuunnitelma, jossa käsitellään resursseihin liittyvät vastuut. Käytännössä tämä tarkoittaa, että nimetään henkilöt ja kirjataan heidän vastuu alueet ylös. Yrityksessä työntekijöitä nimetään tehtäviin heidän koulutuksen ja työkokemuksen perusteella. Työntekijät koulutetaan tarpeen mukaan huolehtimalla siitä, että työntekijä soveltuu kyseessä olevaan työhön, esim. tulityöhön täytyy olla voimassa oleva tulityökortti. Työntekijöiden määrä on sen verran pieni, että yrityksellä ei ole erityistä koulutusrekisteriä.
6 Laatusuunnitelman lisäksi yrityksen johto suunnittelee etukäteen jokaiselle projektille työturvallisuussuunnitelman ja kosteudenhallintasuunnitelman. Niiden avulla pyritään luomaan turvallinen työympäristö työntekijöille. Viimekädessä vastuu työturvallisuudesta kuuluu työmaan vetäjälle. Hänen täytyy huolehtia siitä, että turvallisuus asiat ovat kunnossa ja valvoa, että tehtyjä suunnitelmia noudatetaan. Koneet ja laitteet sekä tilojen siisteys pyritään pitämään kunnossa työntekijöiden toimesta ohjeistamalla heitä toimimaan sillä tavalla. Isommille koneille tehdään määräaikaishuollot. Laserit ja muut tarkkuutta vaativat koneet kalibroidaan satunnaisesti. Tietoja ei ole kirjattu ylös isojen koneiden huoltokirjoja lukuun ottamatta. 2.5 Prosessit Yrityksen toimialaan kuuluu uudisrakentaminen, saneeraus, maa- ja vesirakentaminen sekä kunnallisteknilliset työt. Yleensä rakennusprojekti lähtee liikkeelle arkkitehtitoimiston ja rakennesuunnittelijan tekemistä suunnitelmista ja piirustuksista. Yleensä kohteet ovat sellaisia, että rakennuttaja kilpailuttaa rakennusprojektistaan erikseen rakennusurakan, sähköurakan, putkiurakan ja ilmastoinnin. Tehorakentajat on keskittynyt rakennusurakointiin pääurakoitsijana. Rakennusprojekti voidaan jakaa Tehorakentajat Törmälehto Oy:n osalta neljään pääprosessiin jotka ovat: ennakkolaskenta, sopimusten allekirjoittaminen, rakennusurakan toteuttaminen ja rakennuksen luovutus rakennuttajalle. Ennakkolaskenta toteutetaan rakennuttajan laatimista arkkitehti- ja rakennesuunnitelmista. Ensimmäisessä vaiheessa urakanlaskija perehtyy mahdollisimman hyvin projektiin liittyviin asiakirjoihin. Tämän jälkeen luodaan tietokoneelle projekti, johon liitetään kaikki mahdolliset kuvat ja selosteet projektista. Laskenta lähtee liikkeelle lähettämällä tarjouspyynnöt alihankkijoille mm. seuraavista suorituksista: kalusteista, varusteista, maalauksesta, laatoituksesta/matoituksesta, ikkunoista, ovista, ristikoista, muurauksista, vesikatteesta, paalutuksista ja metallirakenteista. Nämä laskentakyselyt ovat esimerkkejä ja ne muuttuvat projektin mukaan. Ensisijaisesti käytetään tunnettuja ja hyväksi havaittuja alihankkijoita, mutta koskaan ei luoteta yhteen jätettyyn hintaan, vaan se kilpailutetaan muillakin. Tämän jälkeen kohde mitoitetaan ja massoitetaan eli otetaan erilleen kaikki työvaiheet. Työvaiheissa hinnoitellaan erikseen materiaali ja työkustannus. Lopuksi
7 laskentaan liitetään parhaaksi katsottujen alihankkijoiden tarjoukset ja lisätään mahdolliset yleiskulut ja määritetään kate. Tämän jälkeen projektilla on hintalappu, jolla tavoitellaan projektia rakennuttajalta. Jos yrityksen antama urakkatarjous hyväksytään, ja yleensä vaikuttavin tekijä tähän on halvin tarjous, niin seuraavaksi on vuorossa urakkasopimuksen allekirjoittamistilaisuus. Siinä määrätään projektille vastaavamestari ja kyseisen henkilön tiedot lähetetään kyseessä olevan kaupungin rakennusvalvontaan. Kokouksen yhteydessä annetaan rakennuttajalle maksuerätaulukko hyväksytettäväksi, josta ilmenee rakennusprojektin aikainen maksuliikenne, pääurakoitsijan ja rakennuttajan välillä. Lisäksi aloituskokouksessa laaditaan yhteystietolista, josta ilmenee kaikkien projektiin vaikuttavien henkilöiden yhteystiedot (nimi ja yritys jossa hän palvelee, puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Kokouksessa päätetään myös tuleva kokouskäytäntö, ajankohdat jne. Urakan toteutus lähtee siitä, kun laaditaan projektia koskevat laatu-, kosteudenhallinta- ja työturvallisuussuunnitelmat sekä työmaasuunnitelma. Laatusuunnitelma sisältää seuraavat asiat: kohde ja sen laatutavoitteet, projektin organisaation, laadunohjauksen, työmaakatselmukset, työmaan kokouskäytännön, laatusuunnitelman ylläpidon ja sen jakelun. Lisäksi siihen liitetään työmaan yhdyshenkilöt, vastuutaulukko ja laadunvarmistustaulukko. Työturvallisuussuunnitelma sisältää työvaiheet ja asiat, jotka ovat työturvallisuuden kannalta keskeisiä, sekä vastuuhenkilö joka opastaa näissä asioissa. Lisäksi siinä on mainittu tilanne, jossa tätä opastusta tarvitaan esim. uuden työntekijän saapuessa töihin. Kosteudenhallintasuunnitelma pitää sisällään seuraavat asiat: kosteusriskien kartoituksen, rakenteiden kuivumisaika-arvot, päällystämisen, olosuhdehallinnan ja kosteusmittaussuunnitelman. Nämä suunnitelmat tuodaan julki toisessa työmaakokouksessa ja annetaan hyväksyttäväksi rakennuttajalle. Työmaasuunnitelma on käytännössä tehty asemakaavaan, johon on piirretty työmaalla kulkevat turva-aitaukset, merkitty suojeltavat puut ja piirretty työmaaparakkien paikat. Kun kaikki viralliset asiakirjat, työmaan aikaiset vakuudet ja vakuutukset ovat kunnossa, niin varsinaiset työt voidaan aloittaa. Työt pyritään viemään läpi edellä mainittujen suunnitelmien mukaan ja niin, että rakennuksesta tulee asiakasvaateiden mukainen ja virheetön kokonaisuus.
8 Työmaan edistymistä seurataan työmaapäiväkirjan avulla. Työmaapäiväkirjaan merkitään päivittäin työmaata koskevat tiedot ja tapahtumat. Työmaapäiväkirjan pitoa koskevat säännökset menevät seuraavasti: 1. Ellei toisin sovita, työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava, että työmaalla pidetään työmaapäiväkirjaa johon päivittäin merkitään työtä koskevat tiedot ja tapahtumat. 2. Päiväkirjaan on pyydettäessä merkittävä tilaajan, viranomaisen ja kenen tahansa työmaan urakoitsija, asiantuntijan tai tavarantoimittajana esittämä työmaata koskeva huomautus. 3. Työmaapäiväkirjan pitäjän on kuittauksella tai muulla tavalla osoitettava, että jollekin muulle osapuolelle päiväkirjassa osoitettu huomautus on saatettu tämän tiedoksi. 4. Työmaapäiväkirja on esitettävä työmaan valvojalle, joka kuittauksella osoittaa saaneensa sen tiedoksi. 5. Mikäli asiasta erikseen sovitaan, myös muut sopijapuolet ovat velvollisia pitämään työmaapäiväkirjaa. (Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998, 75.) Luovutusvaihe on käytännössä kaksiosainen. Ensimmäisessä vaiheessa asetutaan tavallaan rakennuttajan asemaan ja luovutetaan rakennus itselle. Tässä yhteydessä siitä tehdään mahdollinen virhe- tai puuteluettelo, joka käydään läpi itselle luovutus prosessin jälkeen. Tämän jälkeen rakennus on valmis luovutettavaksi rakennuttajalle, joka toistaa samat vaiheet kuin itselle luovutettaessa. Luovutuksen jälkeen rakennuttaja ottaa rakennuksen käyttöön ja tämän jälkeen rakennuttajalle jää vielä 2 % urakkasummasta takuuajan vakuudeksi, jolla varmistetaan mahdolliset takuuajan korjaukset. Takuuajan vakuus on voimassa kaksi vuotta, ja rakennuksen takuu on voimassa 10 vuotta. 2.6 Mittaaminen, analysointi, parantaminen Yrityksessä ei käytetä erityisiä prosessi-, asiakastyytyväisyys- tai palautemittareita, vaan näiden asioiden arviointi tapahtuu kokemusperäisen tiedon kautta ja tunne pohjalta. Yksi
9 tärkeimmistä tavoitteista liittyen opinnäytetyöhön on saada aikaan yritykselle toimivat mittarit ja analysointi menetelmät näihin asioihin. Laadunseurannassa yritys käyttää työmaakohtaista laatusuunnitelmaa sekä kosteuden hallintasuunnitelmaa. Näissä suunnitelmissa on sanottu ne toimenpiteet joilla varmistetaan kohteen asianmukainen laatu. Nämä laadunvarmistus toimenpiteet on määritetty RT- korteissa. Kun poikkeavia tilanteita sattuu, niin asia korjataan saman tien, eikä sitä sen kummemmin dokumentoida tai analysoida.
10 3 RAKENNUSALAN YLEISET KÄYTÄNNÖT Suomessa rakentaminen on hyvin tarkasti valvottua ja ohjattua liiketoimintaa. Ohjeet siitä, miten työmaata valvotaan ja ohjataan, löytyy Suomen rakentamismääräys kokoelmasta A1. Rakennusvalvonnan tehtävänä on yleisen edun osalta valvoa, että rakennustyö toteutetaan hyväksytyn luvan mukaisesti, ja että toteutettava rakennus täyttää voimassaolevat rakentamista koskevat määräykset ja ohjeet. Rakennusvalvontaviranomaisen suorittama valvonta kohdistuu tiettyihin rakentamisen vaiheisiin, eikä sillä voi korvata varsinaista vastaavan työnjohtajan ja tarvittaessa rakennustyön valvojan suorittamaa työmaavalvontaa. Asiantuntevan työmaavalvonnan järjestämisestä vastaa rakennushankkeeseen ryhtyvä. Hyvän suunnittelun ja asiantuntevan työmaavalvonnan avulla rakennushankkeeseen ryhtyvä varmistaa hankkeen oikean teknisen toteutuksen ja laadullisten tavoitteiden täyttymisen. 3.1 Rakentamisen työmaavalvonta Rakennustyön toteuttamiseksi tulee rakennushankkeeseen ryhtyvän huolehtia hankkeen toteuttamiseksi tarvittavien vastuuhenkilöiden valinnasta ja hyväksyttämisestä rakennusvalvontaviranomaisella. Tarvittavat vastuuhenkilöt on määritelty rakennuslupapäätöksessä. Vastaava työnjohtaja Tehtävänä on valvoa, että rakentaminen tapahtuu rakennusluvan, laadittujen erityissuunnitelmien, rakentamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti, ja että tarpeelliset tarkastukset työmaalla suoritetaan. (MRL 122, MRA 70 ) Kiinteistöjen vesi- ja viemärilaitteiden asennuksesta vastaava työnjohtaja Tehtävänä on valvoa, että rakennuksen vesi- ja viemärilaitteet asennetaan suunnitelmien, annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti, ja että tarpeelliset tarkastukset työmaalla suoritetaan. (MRL 123, MRA 71 ) Ilmanvaihtolaitteiden asennuksesta vastaava työnjohtaja Tehtävänä on valvoa, että rakennuksen ilmanvaihtolaitteet asennetaan laadittujen suun-
11 nitelmien sekä annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti, ja että tarpeelliset tarkastukset suoritetaan. (MRL 123, MRA 71 ) Erityisalan vastaava työnjohtaja Rakennustyössä, vastaavan työnjohtajan lisäksi, voi olla erityistä ammattitaitoa vaativasta osakokonaisuudesta vastaava työnjohtaja, joka vastaa kyseisen työsuorituksen toteutuksesta. Näissä tapauksissa tulee työmaalla olla lisäksi kokonaisuudesta vastuullinen vastaava työnjohtaja. (MRL 123, MRA 71 ) Rakennustyön valvoja Rakennushankkeeseen ryhtyvä voi halutessaan valita työmaalleen valvojan. Valvojan tehtävänä on toimia työmaalla rakennuttajan edustajana ja valvoa rakennustyön toteutusta myös laadullisten tavoitteiden osalta. Valvoja voi olla myös erityissuunnitelmien toteutuksen valvojana. Erityisen tarpeellinen valvoja on, jos hanke toteutetaan urakkamuotoisena ja kohteen vastaava työnjohtaja on urakoitsijan palveluksessa. (MRL 123, MRA 71 ) Internet-sivu: (Lappeenrannan kaupunki 2005.) Sähköinen säädöskokoelma: ( Kirsi Martinkauppi 2006.) 3.2 Maankäyttö- ja rakennuslain asettamat erityiset vaatimukset työmaavalvonnalle Pääsuunnittelija Kohteessa on nimetty pääsuunnittelija, joka vastaa suunnitelmien yhteensovittamisesta. (MRL 120, MRA 48 ) Aloituskokous Rakennushankkeeseen ryhtyvän velvollisuutena on ennen rakennustyön aloitusta kutsua koolle erityinen aloituskokous. Kokoukseen osallistuu vähintään rakennushankkeeseen ryhtyvä, pääsuunnittelija, kohteen vastaava työnjohtaja, sekä rakentamisen viranomaisvalvontaa suorittavat henkilöt. Aloituskokouksessa käydään läpi kohteen suunnittelijat, toteutusorganisaatio, käytettävä laadunvarmistusmenettely ja rakennusluvan ehdot. (MRL 121, MRA 74 )
12 Tarkastusasiakirja Aloituskokouksessa sovitulla tavalla työmaalla pidetään erityistä tarkastusasiakirjaa, johon vastuuhenkilö merkitsee tekemänsä tarkastukset, joilla varmistetaan kohteen olennaisten teknisten vaatimusten täyttyminen. Tarkastusasiakirjan yhteenveto arkistoidaan kohteen lopputarkastuspöytäkirjan liitteenä. Tarkastusasiakirjan laadinnan vastuuhenkilönä on kohteen vastaava työnjohtaja.(työmaapäiväkirja) (MRL 150, MRA 77 ) Käyttö- ja huolto-ohje Rakennustyön aikana aloituskokouksessa määritelty vastuuhenkilö kokoaa kohdetta koskevan käyttö- ja huolto-ohjeen. Ohje sisältää mm. kohteen suunnitelmat, materiaalitiedot, kone- ja laitetiedot, sekä huoltotoimenpiteet ja niiden suoritusajat. Edellä mainitut toimenpiteet tehdään pääsääntöisesti kohteissa, jotka rakennetaan asumista tai työntekoa varten. Tarvittavat toimenpiteet on määritelty rakennuslupaehdoissa. (MRA 66 ) Internet-sivu: (Lappeenrannan kaupunki 2005.) Sähköinen säädöskokoelma: ( Kirsi Martinkauppi 2006.) 3.3 Rakennusvalvontaviranomaisen suorittamat valvontatoimenpiteet Tavoitteena on ensisijaisesti valvoa, että rakentamisen eri osapuolet täyttävät valvontavelvollisuutensa. Tämän lisäksi rakennusvalvontaviranomaisen tarkastukset, kohteesta riippuen, kohdistuvat pääsääntöisesti seuraaviin rakentamisen vaiheisiin(mrl 150, MRA 76 ) Rakennuksen sijainnin merkintä ja sijaintikatselmus: Rakennuspaikan merkitsemistä ja perustusten valmistumisen jälkeen suoritettavaa sijaintikatselmusta tulee pyytää kaupungin kiinteistö- ja mittausosastolta. (MRL 150, MRA 76 ) Pohjakatselmus: Kun rakennuksen pohjamaan laatu on todettavissa ja pohjarakennesuunnittelija tai vähäisemmissä kohteissa rakennesuunnittelija on selvittänyt perustamistavan. Tässä vaiheessa viimeistään tulee varmistaa, että rakennuksen korkeusasema on oikea. (MRL 150, MRA 76 )
13 Rakennekatselmus: Kun rakennuksen kantava runko on valmiina ja todettavissa suunnitelmien mukaiseksi. (MRL 150, MRA 76 ) Hormikatselmus: Kun savuhormit ovat valmiina ja tarvittavat eristykset tehty. (MRL 150, MRA 76 ) Ilmanvaihtolaitteiden tarkastus: Kun ilmanvaihtohormit on asennettu ja suunnitelmien mukaiset paloeristykset tehty ja hormeihin tulevat luukut ja muut varusteet asennettu. (MRL 150, MRA 76 ) Vesi- ja viemärilaitteet, jätevesien käsittely, kaukolämpö, sähkö, väestönsuoja, yms.: Tarkastukset näiltä osin suorittavat asianomaiset laitokset ja viranomaiset. (MRL 150, MRA 76 ) Loppukatselmus tai osittainen loppukatselmus: Ennen kuin rakennus otetaan kokonaan tai osittain käyttöön. Huomattavaa on, että osoitteen muutosta rakennukseen ei saa tehdä ennen kuin rakennus tai sen osa on hyväksytty käyttöön. Edellä mainittuja tarkastuksia voidaan tarvittaessa suorittaa osittain. (MRL 150, MRA 76 ) Tarvittavat erityissuunnitelmat ja suoritettavat tarkastukset on määritetty rakennuslupaehdoissa. Rakennusvalvontaviranomainen voi tarvittaessa suorittaa työmaalla muitakin tarkastuksia ja vaatia tarvittaessa muitakin erityissuunnitelmia ja selvityksiä. (MRL 150, MRA 76 ) Internet-sivu: (Lappeenrannan kaupunki 2005.) Sähköinen säädöskokoelma: ( Kirsi Martinkauppi 2006.)
14 4 TOIMINNANHALLINTAJÄRJESTELMÄN SISÄLTÖ Tämä osio on rakennettu sillä tavalla, että teoria ja käytäntö käyvät vuoropuhelua keskenään. Ensin on kerrottu teoriaa kyseisestä aihepiiristä esim. johdonvastuu, ja tämän jälkeen on pohdittu sitä kuinka kyseinen asia olisi järkevintä hoitaa Tehorakentajat Törmälehto Oy:ssä. Näin ollen lukija pystyy vaivattomimmin seuraamaan työn kulkua. 4.1 Johdon vastuu Johdon vastuualueisiin kuuluu kilpailukyvystä huolehtiminen, tavoitteiden asettaminen ja seuranta, ihmisten ymmärtäminen, tiedottaminen ja viestiminen sekä laadunhallintajärjestelmän hallinta. Tehorakentajat Törmälehto Oy:n organisaation rakenne näkyy kuviosta 1. KUVIO 1. Tehorakentajat Törmälehto Oy:n organisaatiokaavio
15 4.1.1 Kilpailukyvystä huolehtiminen Organisaation kilpailukyvyn osoittimena voidaan pitää tuotteiden ja palveluiden kysyntää, markkinaosuutta ja maksettua hintaa. Kilpailukyky on siis seuraus oikeista johtopäätöksistä, ammattitaidosta ja toimintavoista. Kilpailukyvyn haasteeseen on vastattava jatkuvasti ja siihen vaikuttavat monet tekijät, joita on johdettava. Muutamia kilpailukykyiselle toiminnalle ominaisia piirteitä ovat: 1. Johto osallistuu kehitystyöhön ja on mukana henkilökohtaisesti luomassa ja ideoimassa. Johto on kehityksen veturina eikä vaununa jota laatu- tai kehityspäällikkö vetää. Johto näkyy myös henkilöstön keskuudessa. 2. Henkilöstö on sitoutunutta ja osallistuu mielellään kehitystyöhön. 3. Parantaminen ja kehittäminen ovat pysyviä tavoitteita. Toimintaa ja tavoitteita seurataan tarkasti ja toiminnan ja tavoitteiden päämäärät ovat koko henkilöstön tiedossa. 4. Henkilöstön kehittämissuunnitelmat kattavat koulutuksen, henkilöstön hyvin voinnin, tyytyväisyyden ja motivoinnin. 5. Prosessiajattelulla on virtaviivaistettu ja yksinkertaistettu toimintaa. 6. On olemassa tasapainoiset arviointityökalut sisäiseen arviointiin, itsearviointiin, toimittaja-arviointiin, prosessienarviointiin ja riskienarviointiin. (Moisio & Ritola 2005, 37 38.) 4.1.2 Tavoitteiden asettaminen ja seuranta Johdon tehtävänä on selvittää itselleen ja selkeästi viestiä muille organisaation tärkein tehtävä. Laatupolitiikassa johdon täytyy ilmaista suhtautumisensa laatuun ja ottaa asiaan kantaa tuotteen, tuotannon, henkilöstön liiketoiminnan kannalta. Laatupolitiikan tulee sopia yhteen yrityksen muiden linjausten kanssa (toiminta-ajatus) ja siinä tulee antaa lupaus vaatimusten täyttämisestä ja jatkuvasta parantamisesta. Jatkuva parantaminen on yksi tärkeimmistä ISO 9001:2000 standardin sisältämistä asioista. Jatkuvaan parantamiseen kuuluu laatupolitiikka, tavoitteiden asettaminen, laadun suunnittelu, mittaaminen ja tulosten analysointi.
16 Jotta tavoitteiden asettaminen ja seuranta onnistuvat yrityksellä täytyy olla prosessikuvaus. Prosessikuvauksessa ilmeneviä asioita voivat olla: 1. Prosessin vaiheet joista käyvät ilmi kytkentä vuosisuunnitteluun ja osallistujat. 2. Lähtötiedot, jotta suunnittelu alkaisi varmalta pohjalta. Miten toimintaympäristö on muuttunut? Millaisia tutkimuksia ja analyyseja tarvitsemme päätöksen teon pohjaksi? Kuka kerää? Mitä tietoja tarvitsemme asiakkaista, markkinoista, tuotteista ja kyvykkyyksistä? 3. Tulos tiedot, johon kuuluvat päivitetty visio ja strategiset tavoitteet. Täytyy miettiä resursseihin liittyen osaamisalueet, teknologiat, yhteistyötahot ja kumppanuudet sekä muutostarpeet organisaatiorakenteeseen, johtamiseen ja prosesseihin. 4. Strategian aikomukset tiedostetaan ja toteutetaan käytännössä. 5. Toteutuksen seuranta tapahtuu johdon kesken.(moisio & Ritola 2005, 38 41.) 4.1.3 Ihmisten ymmärtäminen, tiedottaminen ja viestittäminen. Kun määritellään organisaation rakennetta ja työn sisältöä ihmiselle, tulee jättää sopivasti vapautta päättää omista tehtävistään. Mitä enemmän ihmiset tietävät, sitä paremmin he ymmärtävät kokonaisuuden, markkinatilanteen, toimitusvarmuuden ja kustannustehokkuuden merkityksen ja mitä enemmän ihmiset ymmärtävät sitä enemmän ne välittävät. Sekä yrityksen ja yksilön kannalta on eduksi, että jokainen pääsee käyttämään kykyjään täysillä, saa vastuuta ja kehittyy vastaamaan uusiin haasteisiin. (Moisio & Ritola 2005, 42.) 4.1.4 Laadunhallintajärjestelmän hallinta Laadunjärjestelmän hallinta edellyttää seuraavia asioita: Vastuut ja valtuudet tulee määrittää selkeästi. Sisäinen tiedonkulku täytyy toimia. o Varmistetaan, että henkilöstö eri toiminnoissa ja organisaatiotasoilla saa ajan tasalla olevaa tietoa. Esim. säännöllisesti pidettävät palaverit Asiakirjojen valvontaa varten tulee laatia dokumentoitu menettelytapa/ohjeet. o Miten asiakirjat tarkistetaan ja hyväksytään ennen käyttöön ottoa? Johdon katselmus täytyy olla hyvin suunniteltu. (Moisio & Ritola 2005, 43 46.)