Kansiomaksaminen Voit maksaa Business Onlinessa kahdella tavalla: perinteisesti tai kansiomaksaminen avulla. On suositeltavaa, että käytät pääsääntöisesti vain jompaa kumpaa tapaa, jotta maksuja ei jää käsittelemättä. Tässä ohjeessa kerrotaan, miten laskuja maksetaan kansioita käyttäen ja kansiomaksamisen luokitteluominaisuutta hyödyntäen. Kansiomaksamisesta on apua esim. kun yrityksessäsi on paljon erityyppisiä maksuja tai maksujen käsittelijöitä ja hyväksyjiä on useita. Kansiomaksaminen pitää valita aina erikseen uuden maksun tietoja syötet täessä. Kansiomaksamisessa on tärkeää huomioida, että maksut siir tyvät pankille käsiteltäviksi vasta kahden toimenpiteen toteu duttua: maksut on hyväksytty ja kansio(t), joissa ne sijaitsevat ovat suljettuja. Ohjeen rakenne noudattaa uuden maksun tekemistä kansioon vaihe vaiheelta. 1. Uuden maksun ja kansion tekeminen...2 2. Maksun tietojen tarkistaminen...3 3. Maksun hyväksyminen ja kansion sulkeminen...4 4. Kaksi yhdessä hyväksyminen toinen hyväksyjä maksulle...5 Danske Bank Oyj Rekisteröity kotipaikka ja osoite Helsinki, Hiililaiturinkuja 2, 00075 DANSKE BANK. Y-tunnus 1730744-7
1. UUDEN MAKSUN JA KANSION TEKEMINEN Valitse vasemmasta valikosta Maksut, tilit ja lainat > Maksut > Uusi maksu tai Pikalinkeistä Uusi maksu. Kun tulet Uusi maksu Tilisiirto -lomakkeelle, laita valintamerkki sivun yläreunaan Haluan käyttää kansiomaksamista. Tällöin lomakkeen yläosaan muodostuu kansio, jolle tarjotaan automaattisesti numerosarjaa, jossa on päivämäärä, asiointiroolitunnus ja päiväkohtainen juokseva numero. Kansion nimi voi olla esim. 01042008-273436-2. 2
Jos haluat antaa kansiolle kuvaavamman nimen, napsauta Uusi kansio -painiketta, ja anna kansiolle haluamasi nimi, esim. oma nimesi tai maksut Ruotsiin. Uusi kansio -painikketta klikkaamalla voit myös tehdä maksuista luottamuksellisia tai koontiveloitettavia. Luottamuksellisia maksuja ovat esimerkiksi palkat ja eläkkeet. Tällaisten maksujen käsitteleminen vaatii erillisen käyttöoikeuden. ja ainoastaan nämä käyttöoikeuden haltijat näkevät luottamuksellisen kansion sisällön. Kansiota ei voi tehdä luottamukselliseksi enää kansion sulkemisen jälkeen. Koontiveloitus tarkoittaa, että useita maksuja, esimerkiksi kaikki palkat, veloitetaan tililtä yhteissummana sen sijaan, että ne näytettäisiin erillisinä tiliveloituksina. - Koontiveloitusta ei voi tehdä lähteville ulkomaanmaksuille ja ulkomaiselle sekille, vaan ne veloitetaan aina erillisinä tapahtumina. - Koontiveloitus edellyttää yleensä samaa 1. maksutyyppiä 2. veloitustiliä 3. eräpäivää. - Kun haluat käyttää koontiveloitusta, laita valintamerkki kohtaan Koontiveloitettavaksi: Koontiveloitusta ei voi valita enää kansion sulkemisen jälkeen. Saajan lyhytnimi Kun maksat usein maksuja samalla saajalle, saajan tiedot kannattaa tallentaa saajaluetteloon. Saajan tiedot tulevat maksulomakkeelle syöttämällä saajan lyhytnimi ja napsauttamalla Hae saaja -painiketta. Maksutyypit Tilisiirto tarkoittaa tavallista kotimaista maksua. Palkkasiirto maksetaan saajalle eräpäivänä kaikkiin pankkeihin vain kun 1. siirto on tehty edellisenä pankkipäivänä klo 18.30 mennessä ja 2. siirto tehdään useammalle kuin yhdelle saajalle sekä 3. kansio, johon palkat syötetään on valittu koontiveloitettavaksi 3
Lähtevä ulkomaanmaksu on ulkomaiselle tilille menevä suoritus. Ulkomaista sekkiä kannattaa käyttää vain, jos maksettava summa on pieni eikä saajan pankki yhteys tietoja ei ole tiedossa, tai jos maksun mukana on lähetettävä liite. Sekki lähetetään joko suoraan saajalle tai sekin tilaajalle posti tettavaksi edelleen saajalle. Siirto ulkomaiselta tililtä on mahdollinen, jos yritys on sopinut Global Transfer (MT101) -palvelun käytöstä. Yritys voi antaa ulkomaisessa pankissa olevaa tiliään koskevia maksutoimeksiantoja Danske Bankin kautta. Maksutoimeksiannot voivat olla paikallisia maksuja tai varojen kotiutuksia Danske Bankissa olevalle tilille. Huom. Uusi maksu -lomakkeen kentät ja sivun oikean yläkulman kysymysmerkistä avautuvat ohjeet muuttuvat valitun maksutyypin mukaan. Lisää saajaluetteloon Kun maksat usein maksuja samalle saajalle, saajan tiedot kannattaa tallentaa saajaluetteloon. Laita valintamerkki Uusi maksu -lomakkeen Lisää saajaluetteloon -kohtaan ja täytä saajan nimi ja kopioi se myös Saajan lyhytnimi -kenttään. Lyhyt nimi on pakollinen ja se voi olla enintään 20 merkkiä pitkä. Lyhytnimeä käytetään ainoastaan saajan tietojen hakemiseen maksulomakkeelle. Vinkki! Verottajan saajatietoja tallennettaessa Saajan lyhtynimi -kenttään kannattaa kirjoittaa verotyyppi, esim. ennakkovero tai ALV. Saajaluettelossa voit poistaa saajatietoja napsauttamalla rivin alussa olevaa Toimintovalikon nuolta ja valitse Poista saaja. 4
Maksutietojen syöttäminen ja maksun tallentaminen myöhempää käsittelyä varten Kirjoita Lisätieto maksajan tiliotteelle -kenttään saajan nimi, jotta näet saajan nimen Maksuluettelon Viesti maksajalle -kentässä. Jos et hakenut saajatietoja saajaluettelosta, täytä Saajan tili ja muut tarvittavat tiedot. Jos syötät useita maksuja peräkkäin, tarkista, että sivun alalaidan valintamerkki on kohdassa Tallenna ja tee uusi maksu. Viimeistä maksua syöttäessäsi ota valintamerkki pois ja napsauta Jatkapainiketta. vain yhden maksun, poista valintamerkki kohdasta Tallenna ja tee uusi maksu, ja napsauta Jatka-painiketta. Syötettyjä maksuja ei veloiteta tililtä ennen kuin maksut on hyväksytty ja kansio suljettu. Tämän voit tehdä Kansioluettelossa, johon pääset käte västi alareunan Pikalinkit-valikosta. 5
2. MAKSUN TIETOJEN TARKISTAMINEN Ennen maksujen hyväksymistä tarkista maksujen lukumäärä ja summa Kansioluettelossa. Kansioluettelossa näet tänään käsittelemäsi kansiot. Aiemmin tekemäsi kansiot löydät syöttämällä tai valitsemalla kalenterista haluamasi aikavälin. Tarkistussumma-sarakkeessa näkyy kansion maksujen kokonaissumma (sisältää myös poistetut maksut). Maksut kpl -sarakkeessa näkyy maksujen luku määrä. Hylätty-sarakkeessa näkyy virheellisten maksujen lukumäärä. Pääset katselemaan kansiossa olevia maksuja napsauttamalla rivin alussa olevaa Toimintovalikon nuolta ja valitsemalla avautuvasta valikosta Näytä maksut. 3. MAKSUN HYVÄKSYMINEN JA KANSION SULKEMINEN Voit syöttää uusia maksuja avoinna oleviin kansioihin. Kun suljet kansion, et voi enää syöttää uusia maksuja kyseiseen kansioon. Sen sijaan voit muuttaa hyväksyttyjä eräpäiväisiä maksuja ja kaikkia hyväksymättömiä maksuja. Kun maksut on hyväksytty ja kansio suljettu, maksut ovat valmiita veloitettavaksi tililtä eräpäivänä. Voit hyväksyä maksut ja sulkea kansion Uusi maksu -sivun alareunassa olevalla valinnalla Hyväksy maksut ja sulje kansio. Vaihtoehtoisesti voit tehdä tämän myöhemmin Kansioluettelossa, jonne pääset kätevästi Pikalinkit-valikosta. Maksun käsittelyvaihtoehdot Tallenna ja tee uusi maksu Valitse tämä vaihtoehto, kun syötät useita maksuja. Maksut tallentuvat samaan kansioon. Maksut eivät ole valmiita veloitettavaksi tililtä ennen kuin ne on hyväksytty ja kansio suljettu. Voit tehdä tämän joko Uusi maksu -sivulla viimeistä maksua syöttäessäsi valitsemalla Hyväksy maksut ja sulje kansio, tai myöhemmin Kansioluettelossa. 6
Kun syötät viimeistä maksua tai syötät ainoastaan yhden maksun, poista sivun alalaidasta valinta kohdasta Tallenna ja tee uusi maksu, ja valitse tilalle jokin seuraavista: Hyväksy maksu ja sulje kansio myöhemmin Valitse tämä vaihtoehto, jos hyväksyt yhden maksun, mutta jätät kansion avoimeksi, jotta sinä tai joku muu Business Online käyttäjä voi yrityksessänne syöttää lisää maksuja myöhemmin samaan kansioon. Hyväksy maksu salasanallasi. Maksu ei ole valmis veloitettavaksi tililtä ennen kuin käyt Kansioluettelossa sulkemassa kansion. Sulje kansio ja hyväksy maksut myöhemmin Käytä tätä valintaa, kun olet syöttänyt kaikki haluamasi maksut, mutta maksut hyväksytään vasta myöhemmin. Kun suljet kansion, et voi enää syöttää lisää maksuja samaan kansioon. Maksuja ei veloiteta tililtä, ennen kuin maksut on hyväksytty. Voit käydä hyväksymässä maksut salasanallasi joko Maksuluettelossa tai Kansioluettelossa. Hyväksy maksut ja sulje kansio Valitse tämä vaihtoehto, kun - maksat vain yhden maksun - maksat useita maksuja, ja olet syöttämässä viimeistä maksua. Hyväksy maksut salasanallasi, jolloin maksut ovat valmiita veloitettavaksi tililtä eräpäivänä. 7
Hyväksyminen Maksuluettelossa Maksuluettelossa näkyy oletuksena maksut aikaväliltä Tänään + 7 kalenteripäivää. Voit valita jonkin muun aikavälin Valitse eräpäivä -valikosta, tai vaihtoehtoisesti syöttää tai valita kalenterista haluamasi aikavälin. Huom. Jos olet syöttänyt maksuja pitkälle tulevaisuuteen, valitse riittävän pitkä aikaväli, jotta kaikki hyväksymistä odottavat maksusi tulevat luetteloon. Jos haluat hyväksyä tietyssä kansiossa olevia maksuja, valitse haluamasi kansio Valitse kansio -alasvetovalikosta. Kun hyväksyt vain yhden maksun, napsauta rivin alussa olevaa Toimintovalikon nuolta, ja valitse avautuvasta valikosta Hyväksy maksu. Jos hyväksyt useita maksuja, laita valintamerkit maksujen kohdalle ja napsauta Hyväksy maksut -painiketta. Huom. maksuja ei veloiteta tililtä, jos kansiota ei ole suljettu. Pääset sulkemaan kansion Kansioluettelossa, jonne pääset kätevästi Pikalinkeistä. 8
E-laskut, suoraveloitukset ja toistuvat maksut Saapuneet e-laskut ja maksusopimukseen perustuvat maksut kuten suoraveloitukset ja toistuvat maksut ovat Business Onlinen Maksuluettelossa ilman kansioita ja ne käsitellään aina erillisinä maksuina. Näiden maksujen veloittaminen tililtä ei edellytä kansion sulkemista. Huom. Saapuneet e-laskut tulee kuitenkin käydä hyväksymässä Maksuluettelossa, jotta ne voidaan veloittaa tililtä eräpäivänä. Suoraveloitukset ja toistuvat maksut eivät vaadi erillistä hyväksyntää. Hyväksyminen Kansioluettelossa Avaa Kansioluettelon rivin alussa oleva Toimintovalikko napsauttamalla nuolta ja valitse avautuvasta valikosta Hyväksy kaikki maksut ja sulje kansio. Hyväksy maksut salasanallasi. Kun maksut on hyväksytty ja kansio suljettu, maksut ovat valmiita veloitettavaksi tililtä eräpäivänä. Huom. Kun maksuilla on kaksi hyväksyjää, maksut eivät veloitu tililtä eräpäivänä jos toinen hyväksyminen puuttuu. 4. KAKSI YHDESSÄ MAKSAMINEN TOINEN HYVÄKSYJÄ MAKSULLE Mikäli maksuille tarvitaan kaksi hyväksyjää, myös toisen hyväksyjän tulee kirjautua Business Onlineen ja hyväksyä maksut, jotta ne voidaan veloittaa tililtä eräpäivänä. Business Onlinen etusivulla Odottaa lopullista käsittelyä -inforuudusta näet avointen kansioiden ja hyväksymättömien maksujen määrän. Näitä linkkejä napsauttamalla pääset suoraan käsittelemään maksujasi. Napsauta rivin alussa olevaa Toimintivalikon nuolta ja valitse Hyväksy kaikki maksut ja sulje kansio, tai jos kansio on jo suljettu, valitse Hyväksy kaikki maksut. Hyväksy maksut salasanallasi. Kun maksut on hyväksytty ja kansio suljettu, maksut ovat valmiita veloitettavaksi tililtä eräpäivänä. 9