1(5) FENG OFFICE -PROJEKTINHALLINTATYÖKALU Verkkoprojektissa tarkoituksenmukaisen projektinhallintatyökalun käyttö vähentää viestintään kuluvaa työaikaa merkittävästi, kun projektin osapuolilla on reaaliaikainen kuva kunkin osatehtävän tilasta sekä mahdollisesti sovituista muutoksista. Se helpottaa myös sähköpostiruuhkaa: järjestelmän ilmoitusviestit voi poistaa heti lukemisen jälkeen ja projektinhallintatyökalu pitää keskustelut dokumentoituna. Focus Flow käyttää Feng Office -projektinhallintatyökalua. Feng Office helpottaa projektinaikaista viestintää ja muutostenhallintaa kokoamalla työn osatehtävät sekä kuhunkin osatehtävään liittyvät keskustelut selkeiksi keskusteluketjuiksi. Feng Office myös nopeuttaa työtehtävien siirtoa tuotantoon, mikä säästää kustannuksia. Feng Office ei kokonaan korvaa muita viestintävälineitä projektin aikana, mutta helpottaa ja nopeuttaa erityisesti sivuston tekniseen toteutukseen liittyvien asioiden hoitamista. Sisällysluettelo 1. Toimintamalli... 2 1.1. Tilaajan (tai yhteistyökumppanin) rooli... 2 1.2. Työpyynnön käsittelymalli... 2 1.3. Tehtävien otsikointikäytäntö... 2 1.4. Yleisiä ohjeita... 2 2. Käyttöohjeet... 3 2.1. Ensimmäinen käyttökerta... 3 2.2. Työpyynnön lisääminen... 3 2.3. Kommentointi... 4 2.4. Muistiinpanot (notes) ja liitetiedostot... 5
2(5) 1. TOIMINTAMALLI 1.1. Tilaajan (tai yhteistyökumppanin) rooli Tilaajalle avataan pääsy järjestelmään, jossa hän voi luoda uusia työpyyntöjä 1 sekä vastata esitettyihin kysymyksiin 2. 1) Tilaajan havaitessa muutostarpeita hän luo työpyynnön => muutosten valmistuttua Tilaaja saa automaattisen kuittauksen asiasta. 2) Jonkin ominaisuuden halutusta toimintatavasta on epäselvyyttä => Tilaajalle esitetään kysymyksiä => käyty keskustelu tallentuu järjestelmään ja on saatavilla koska tahansa. 1.2. Työpyynnön käsittelymalli Tilaaja osoittaa työpyynnöt / tehtävät aina yhteyshenkilölleen, ei suoraan ohjelmoijille. Yhteyshenkilö tarkistaa ja priorisoi kaikki tehtävät ennen kuin ne siirretään työjonoon. Osa tehtävistä voidaan ratkaista jo tässä vaiheessa. Yhteyshenkilösi saa ilmoituksen uudesta työpyynnöstä automaattisesti ja tarkistaa sen mahdollisimman pian, yleensä 1 työpäivän kuluessa. Tehtävän luonteesta riippuen se joko siirretään työjonoon tai hoidetaan muuten. Tilaaja saa sähköpostiinsa automaattiset ilmoitukset antamiensa tehtävien etenemisestä ja niihin liittyvistä kommenteista tai kysymyksistä. Nämä ilmoitukset voi poistaa sähköpostista heti lukemisen jälkeen, koska kaikki tieto säilytetään Fengissä. Tilaaja vastaa mahdollisiin lisätietopyyntöihin Fengissä käyttämällä tehtäväkohtaista kommenttitoimintoa. Tehtävän valmistuttua se suljetaan ja tästä tulee automaattinen ilmoitusviesti Tilaajalle. Jos asiaan liittyen on jotakin epäselvää, Tilaaja voi pyytää tehtävän avaamista uudelleen. 1.3. Tehtävien otsikointikäytäntö Focus noudattaa tätä käytäntöä omassa viestinnässään, asiakkaiden ei ole välttämätöntä muistaa näitä. Huutomerkki! tehtävän otsikossa => Description-kentässä on lisätietoja tehtävästä. Kysymysmerkki? tehtävän otsikossa => Description-kentässä, otsikossa tai kommenteissa on kysymys. Tehtäviä ei oteta tuotantoon ennen kuin kysymysmerkki poistetaan. 1.4. Yleisiä ohjeita Varmista, että lisäät kysymyksen / työpyynnön oikeaan työtilaan (Workspace), eli että työtila on valittuna vasemmanpuoleisesta valikosta ennen kuin klikkaat Add Task. View all -kansioon eli juureen lisätyt tehtävät jäävät helposti huomaamatta. Varmista, että lisäämäsi kysymys / työpyyntö (Add New Task -toimintoa käytettäessä) on osoitettu (Assigned) jollekin. Muuten sitä ei huomata. Mikäli järjestelmässä esittämääsi kysymykseen ei tule vastausta n. yhden työpäivän kuluessa, lähetä sähköpostia tai soita yhteyshenkilöllesi ja varmista, että kysymys on tullut perille.
3(5) 2. KÄYTTÖOHJEET 2.1. Ensimmäinen käyttökerta 1) Kirjaudu sisään sähköpostitse saamiesi ohjeiden mukaan 2) Klikkaa Workspaces-valikossa View all -kansion kohdalla olevaa + -merkkiä ja valitse omaan projektiisi liittyvä työtila (et todennäköisesti näe muita työtiloja) 3) Navigoi näkymään Tasks, valitse Status: Pending sekä Group by: Milestone. Muut asetukset voivat olla oletusarvoissaan. 2.2. Työpyynnön lisääminen Varmista, että projektiisi liittyvä työtila (eikä esimerkiksi henkilökohtainen työtilasi tai työtilakansion juuri) on valittuna vasemman laidan Workspaces-paneelista. Klikkaa Add task -kuvaketta haluamasi etapin (Milestone) kohdalla. Täytä kenttä Title, valitse valikosta Assigned to yhteyshenkilösi nimi ja klikkaa Add task
4(5) 2.3. Kommentointi Avaa tehtävä joko sähköpostiisi tullutta ilmoituslinkkiä seuraamalla tai klikkaamalla sitä Fengissä Kirjoita kommentti sille varattuun tilaan ja klikkaa Post comment -nappulaa kommentin lisäämiseksi Kommentista lähtee automaattisesti sähköposti-ilmoitus kaikille tehtävän seuraajille (Subscribers). Sinä saat sähköposti-ilmoituksen, kun joku muu kommentoi tehtävää.
5(5) 2.4. Muistiinpanot (notes) ja liitetiedostot Kuvat, dokumentit ja muut liitetiedostot on suositeltavaa lähettää sähköpostitse. Mikäli lisäät järjestelmään muistiinpanon jota projektiin liittyen tulisi käsitellä, huomioi seuraavat asiat: Lisää kohde oikeaan työtilaan (workspace). Ennen kuin lisäät kohteen, varmista, että sinulla on valittuna oikea työtila vasemman reunan Workspaces-paneelista. Merkitse (subscribe) yhteyshenkilösi kohteeseen. Jos lisäät kohteen järjestelmään merkitsemättä siihen ketään, se jää todennäköisesti huomaamatta.