Kuinka perustan ruokapiirin? Kaytannon ohjeita ja vinkkeja toimintaan
KUSTANTAJA: Pro Ruokapiirit ry Pro Matringar rf PAINO: Horizon-Partners Oy 2
Sisällys Esipuhe 4 Ruokapiirit Suomessa toiminnan luonne ja liittymisen motiivit 5 Miten ruokapiiri perustetaan? 5 Työnjako ohjausryhmän sisällä ja talkoohengen merkitys 6 Juridiset seikat 7 Hygienia ja kylmäketjun merkitys 8 Miten tuottajia löydetään? 9 Tilausten teko 9 Miten jakelu organisoidaan? 10 Miten raha-asiat hoidetaan? 11 Markkinointiviestintä jäsenille eri vaiheissa 12 Tietotekniikka apuna eli ITC:n ihmeet 12 Ruokapiirin vaikutus lähiympäristöönsä ja yhteistyö muiden toimijoiden kanssa. 13 Hallittu kasvu ja kohti isompaa ruokapiiriä 14 Olette osa isompaa kokonaisuutta 15 3
Esipuhe Tämä opas on tarkoitettu sinulle joka haluaisit tilata ruokaa suoraan tuottajilta ja arvelet että lähipiirissäsi tai ympäristössäsi on muitakin joita se kiinnostaisi. Ruokapiirejä on Suomessa käsityksemme mukaan reilusti yli sata ja toivomme että juuri sinun ruokapiirisi on kohta siinä joukossa mukana. Olemme keränneet tähän oppaaseen käytännön ohjeita toiminnan eri vaiheisiin ja kerromme myös esimerkkien kautta miten erilaiset ruokapiirit ovat järjestäytyneet. Ihan kahta keskenään identtistä ruokapiiriä ei ole joten soveltakaa rohkeasti ja muistakaa että innostunut onnistuu! Oppaan on painattanut Pro Ruokapiirit ry Pro Matringar rf joka on perustettu 2014 ruokapiirien kattojärjestöksi tarjoamaan neuvonta- ja koulutuspalveluita ja edistämään ruokapiiritoimintaa Suomessa. Suoramyynnin ja ruokakulttuurin edistäminen on mukava harrastus joten jos kiinnostuit niin liity ihmeessä jäseneksi! Mottomme kuuluu: Vaihtoehdosta valtavirtaan! Tätä opasta ja myöhemmin syksyllä 2015 ilmestyvää laajempaa painosta ovat olleet kirjoittamassa Pro Ruokapiirit ry:n pyynnöstä allekirjoittaneen lisäksi seuraavat henkilöt: Lea Alanko, Rami Ertimo, Galina Kallio, Pasi Mäenpää ja Pauline Ranta mistä heille suuri kiitos. He kaikki ottavat mielellään palautetta ja ideoita vastaan ja ovat kiitollisia mikäli oikaiset oppaasta mahdollisesti löytyvän asiavirheen. Yhteystietomme löydät oppaan takakannesta. Oppaan painatus ei olisi ollut mahdollista ilman Maa- ja metsätalousministeriön taloudellista tukea mistä olemme kiitollisia. Asiahan on yhteinen: motiiveja ruokapiiriin liittymiselle on monia mutta kaikkia yhdistää tuottajan työpanoksen arvostus ja kiinnostus niihin olosuhteisiin missä ruoka tuotetaan. Tervetuloa mukaan toimintaamme ja antoisia lukuhetkiä oppaan parissa! Helsingissä 17. elokuuta 2015 Jaana Korppi Pro Ruokapiirit ry:n puheenjohtaja 4
Ruokapiirit Suomessa toiminnan luonne ja liittymisen motiivit Ruokapiirit ovat jäseniensä ja paikkakuntiensa näköisiä kotitalouksien muodostamia ryhmiä, jotka hankkivat lähi- ja luomuruokaa suoraan viljelijöiltä ja erinäisiltä ruuan tuottajilta sekä muista ruuan alkulähteistä. Vaikka ruokapiirit mielletään usein yhtenä lähiruuan jakelukanavana, ovat ruokapiirit todellisuudessa paljon rikkaampi ilmiö. Ruokapiireissä yhdistyvät yhteisöllisyys, reilu kaupankäynti, ja mahdollisuus vaikuttaa omaan ruokahuoltoon. Ensimmäiset ruokapiirit voidaan jäljittää 80-luvulle, jolloin ruokapiiritoiminta kytkeytyi osaksi laajempaa osuuskunta-aatetta. Kasvava tietoisuus kestävästä kehityksestä ja tarve saada lähellä tuotettua luomuruokaa olivat vahvasti ensimmäisten ruokapiirien perustamisen taustalla. 2000-luvulla levinnyt lähiruoka-ilmiö lisäsi kiinnostusta ruokapiireihin. Ruokapiiri-termi vakiintui käyttöön 2000-luvun puolivälissä. Tämän vuosikymmenen loppupuolella alkoi myös ruokapiiritoiminta laajentua ja useimmat myös nykypäivänä toimivat ruokapiirit on perustettu 2010-luvun taitteen jälkeen. Nykypäivänä ruokapiirit ovat hyvin monenkirjavia: koot vaihtelevat kymmenen kotitalouden juurespiiristä satojen kotitalouksien osuuskuntiin, jolloin myös toimintatavat ja kulttuurit saattavat vaihdella melko lailla. Myös taustalla vallitsevat ruokapiiritoimintaan osallistumisen tai ruokapiirin perustamisen motiivit voivat olla erilaisia. Toisille on tärkeintä edistää luomutuotantoa, toiset haluavat ensisijaisesti tukea paikallisia pientiloja, jotkut vastustavat keskittynyttä päivittäistavarakauppaa ja jotkut ydinvoimaa tukevia keskusliikkeitä. Nämä eivät tosin suinkaan ole toisensa poissulkevia, vaan monet reilun ja kestävän ruuan tuotannon ja jakelun ideologiat yhdistyvät ruokapiiritoiminnassa. Puhtaan ja vastuullisesti tuotetun ruuan kysyntä kasvaa, yhteisöllisyys ja naapurustotoiminta nostavat päätään, ja erilaiset ruokatrendit mukaan lukien raaka-ainelähtöisen ruuan valmistaminen lisäävät ennestään tarvetta ruokapiiritoiminnalle. Miten ruokapiiri perustetaan? On ymmärrettävää että moni ruokapiiri toimii nimenomaan kaupungeissa ja taajamissa missä saadaan tiiviiltä alueelta paljon kiinnostuneita mukaan ja näin muodostettua ostovoimaa. Toisaalta maaseudulla on ehkä helpompi lähestyä naapureita sekä löytää toimittajia kun oman maakunnan tuotteet ovat tulleet jo tutummiksi. Joka tapauksessa on lähdettävä liikkeelle siitä että kartoitetaan löytyykö muita samanmielisiä toimintaa organisoimaan. Sosiaalinen media on tässä korvaamaton (selvitä esim. oman alueesi Facebook -ryhmiä, erityisesti kierrätykseen ja asukastoimintaan liittyvät ovat hyviä kanavia päästä alkuun) mutta älä väheksy perinteistä laputustakaan alueesi keskeisille paikoille, se saattaa jopa tavoittaa lapsiperheitä sähköisiä viestimiä paremmin. Maaseudulla paikallislehden menovinkkipalsta ja miksei paikallisradionkin vinkitys saattaa tulla kyseeseen. Olennaista on kertoa miksi kutsut väen koolle ja missä ja milloin on tarkoitus tavata. Erilaiset lähiöiden ja kaupunginosien asukastalot soveltuvat hyvin samoin kuin erilaisten julkisyhteisöjen ja järjestöjen tilat. Varaa kuitenkin sellainen tila mihin voi tulla pienten lasten kanssa niin helpotat monen arkea. Huomioi myös että väkimäärä voi yllättää positiivisesti. 5
Rakenna ohjelma napakaksi siten että varaat mukaan jotain oheismateriaalia (vaikkapa tätä opasta tai jotain ruokapiiritoiminnasta kertovaa nettiartikkelia) ja kenties pyydät lyhyen alustuksen jo toiminnassa olevan ruokapiirin jäseneltä. Kokeneemmalta on yleisön helpompi kysellä ja esimerkin voima on aina kannustava. Useimmiten kysyttyjä asioita ovat: Onko ruoka tätä kautta ostettuna halvempaa?, Miten ostokset maksetaan?, Kuinka tuottajat valitaan ja kuinka usein jakelu olisi?, Mitä liittyminen maksaa? ja Mihin sitoudun jos liityn eli onko pakko ostaa joka kerta/ onko minimitilauksia/ pitääkö tulla joka kerta talkoisiin? Näitä asioita käsittelemme myöhemmin tässä oppaassa. Suosittelemme myös jos tahtoa löytyy ja kun kerran innostunut väki on valmiiksi koolla niin voisitte jatkaa suoraan perustavalla kokouksella (tästä hyvä mainita kokouskutsussa). Ruokapiirin ei tarvitse olla yhdistys tai vaikkapa osuuskunta joten voitte hyvin järjestäytyä ensin vapaamuotoisesti ja kehittää sitten orgaanisesti toimintaa virallisempaan suuntaan mikäli siihen koetaan tarvetta. Yhteisistä säännöistä on silti sovittava (kysy malleja parilta ruokapiiriltä), ohjausryhmän jäsenet valittava ja mietittävä työnjakoa esim. sitä kelle annetaan ruokapiirin tilinkäyttöoikeudet. Muista myös kerätä osallistujien yhteystiedot (puhelin ja sähköposti yleensä riittävät tässä vaiheessa) jotta voit tiedottaa heille jatkosta. Perustavan kokouksen jälkeen ohjausryhmän eli sen tiimin joka pääosin junailee käytännön järjestelyt jakeluiden välillä on syytä kokoontua. Tärkeintä on saada avatuksi ruokapiirille oma tili jotta tuottajille voidaan maksaa, sitten on ratkaistava miten jäsenrekisteriä pidetään yllä, miten tilaukset hoidetaan ja miten tositteet arkistoidaan. Ja tietysti mietittävä jakelukäytännöt (esim. soveltuva tila) ja löydettävä tuottajat joilta tilata. Näistä lisää myöhemmin mutta todettakoon että vaikka teoriassa pientä ruokapiiriä voisi pyörittää ruutuvihon ja puhelimen varassa niin kyllä ruokapiirien laajempi perustaminen tuli mahdolliseksi vasta viime vuosikymmenellä kun miltei kaikilla on sähköpostiosoite, säännöllinen pääsy internettiin ja verkkopankkitunnukset. Ja miltei kaikilla on jo tuntumaa jostain verkkokaupan muodosta joka ruokapiirikin omalla tavallaan on. Ja vielä lopuksi: Ei ole olemassa mitään sääntöä siitä minkä kokoinen on elinvoimainen ruokapiiri. Jos tilaukset ovat säännöllisiä ja jäsenet sitoutuneita niin vaikkapa pienen taloyhtiön porukka voi hyvin muodostaa virkeän ruokapiirin. Keskikokoisissa ruokapiireissä (50-120 taloutta) käy usein niin että jokainen talous ei tilaa viikoittain/kuukausittain tai muutamat taloudet tilaavat vain erikoistuotteita kuten vaikkapa marjoja tai poroa jos niitä valikoimissa on. Joten vaihteluvälit keskiostoksissa ja tilausten tiheydessä ovat isoja. Tämä on hyvä huomioida toimittajia valitessa. 6 Työnjako ohjausryhmän sisällä ja talkoohengen merkitys Aiemmin on jo moneen kertaan todettu että yksin ei kannata ruokapiiriä pyörittää vaan koittaa muodostaa aktiiveista sopiva tiimi jotta juoksevat asiat hoituvat ilman kohtuutonta rasitusta kellekään. Koska usein osan tilauksista, noudoista ja jakeluun liittyvistä järjestelyistä joutuu tekemään ns. virka-aikaan on hyvä miettiä toimintamalleja. Paljon auttaa jos aktiiviporukassa olisi mukana myös sellaisia jotka elämäntilanne sallii joustavuutta (esim. väljillä liukumilla töitä tekevät, vuorotyössä käyvät, yrittäjät, free lancerit, opiskelijat, työttömät, eläkeläiset, vanhempainvapaalla tai vuorotteluvapaalla olevat). Ei ole hullumpi idea pari kertaa vuodessa kartoittaa ketkä jäsenistä voisivat hoitaa jonkun päiväajan yksittäisen keikan jos oma aikataulu sallii.
Tässä oppaassa käytetään termiä ohjausryhmä koska termi hallitus viittaa enemmän yhdistysmuotoon. Ihanteellista olisi jos operatiivisesta toiminnasta olisi huolehtimassa 3-8 henkilöä. Yksi tarmokas henkilö saa kyllä ruokapiirin pystyyn mutta pitkäjänteinen toiminta edellyttää jatkuvuutta mikä tulee vain useamman aktiivin avulla. Toimenkuvat menevät usein iloisesti ristiin ja se tekee kuka parhaiten ehtii mutta työnjako kahdeksalle henkilölle voisi mennä esim. seuraavasti: l ruokapiirin vetäjä (yhteistyö toisten ruokapiirien kanssa, uusien tuottajien etsintä) l jäsensihteeri (viestintä ja uusien jäsenien opastus, osa arkistointivastuusta) l 2-3 hlöä jakeluvastaaviksi (jakeluiden organisointi vuorovetona) l 2 rahastonhoitajaa (vuorottelevat esim. kuukausi kerrallaan, maksavat laskut, tarkistavat että kaikki ovat ostoksensa maksaneet ja arkistoivat tositteet) l viestintä/ some-vastaava (aika moni ruokapiiri viestii monissa eri kanavissa ja usein ruokapiirin vetäjä hyötyy siitä että hänellä olisi työpari) Yksi ruokapiiritoiminnan sisäänkirjoitetuista piirteistä on yhteisöllisyys. Jos riittävän moni näkee hieman vaivaa, saadaan kohtuullisin ponnistuksin hoidettua piirille oman näköinen ruokahuoltokanava. Alkuinnostuksessa tehtäviä on yleensä helppo jakaa. Kun tavoitteena on pitkäikäinen ruokapiiri, työmäärän jakamiseksi luodaan yhteiset pelisäännöt alusta alkaen, jotta piirin toiminta ei ole muutamasta aktiivisesta jäsenestä kiinni. Kun jäsenyyteen sisällytetään talkoovelvoite, jokainen ruokapiiriin liittyvä tulee ajatelleeksi, mitä piirin olemassaolo edellyttää. Toiminta mitoitetaan jäsenmäärän mukaan niin, ettei kenellekään koidu ylettömästi työtä. Talkootehtäviin on helpompi tarttua, kun ne on selkeästi määritelty. Joustoa talkootoimintaan saa sillä, että velvoitteen voi kuitata myös sopivaksi katsotulla rahasummalla. Säännöllinen osallistuminen tehtävään tahi toiseen tutustuttaa jäseniä toisiinsa ja luo kaivattua yhteisöllisyyttä. On myös tärkeää huomioida ruokapiirin virstanpylväitä ja muistaa niin ohjausryhmää kuin talkoolaisiakin. Ahkerinkin talkoolainen leipääntyy ilman kiitosta ja jäsenistö ei ehkä tutustu toisiinsa jos omien ostosten nouto tehdään pikaisesti. Yhteisöllisyyttä kannattaa ruokkia ja ryhmädynamiikkaan kiinnittää huomiota. Ohjausryhmä voi vaikka sopia että kierretään kimppakyydillä muutama lähialueen tuottaja ja sitten mennään omakustanteisesti syömään. Tai pidetään nyyttärit jonkun luona ja samalla ideoidaan toimintaa. Koko jäsenistölle voi vaikka keittää glögit joulun alla tai rakentaa vaikkapa sadonkorjuu- ja kekriperinnettä. Juridiset seikat Perustavassa kokouksessa on hyvä todeta ääneen että koska ruokapiiri toimii vain jakelijana eikä ota katetta tuottajan ja loppuasiakkaan välissä (Poikkeus isot ruokapiirit jotka usein osuuskuntamuotoisia ja joilla on oman varasto- ja jakelutilan lisäksi mahdollisesti palkattua henkilökuntaa.) niin ruokapiirin ei tarvitse tehdä veroilmoitusta. Ruokapiiri ei kevyimmässä muodossaan ole arvonlisävelvollinen ja jokainen loppuasiakas siis maksaa ostoksensa alveineen. Kuluttajalainsäädäntö sekä tuotevastuuta ja tuoteturvallisuutta koskeva lainsäädäntö sovelletaan reklamaatiotilanteissa tuottajan ja loppuasiakkaan välille vaikka toki ruokapiirin vastuuhenkilöt hoitavat keskitetysti palautteen tuottajalle mikäli aihetta on. 7
Mikäli jakelussa käytettävän tilan käytöstä tmv. tehdään suullinen tai kirjallinen sopimus niin se sitoo juridisessa mielessä sen sopineita/ allekirjoittaneita henkilöitä. Tämä siis jälleen tapauksessa että ruokapiiri ei muodosta julkisyhteisöä. Yhdistyslainsäädäntö koskee vain yhdistyksiä mutta joitain sen käytäntöjä voi mallintaa vapaamuotoisessakin toiminnassa, esim. vuosikokous missä käydään läpi muutamia tunnuslukuja ja keskustellaan nykyisistä ja uusista tuoteryhmistä. Osuuskuntia luonnollisesti säätelee osuustoimintalaki. Kun ruokapiiri perustaa oman tilin ja sovitaan käyttöoikeuksista on hyvä huomata että tiliä käyttävät henkilöt ovat tilistä henkilökohtaisesti vastuussa. Yhdistysmuotoisessa toiminnassa vastuu ulottuu myös hallitukseen ja jopa tietyissä tapauksissa toiminnantarkastajaan. Vapaamuotoisen ruokapiirin ei tarvitse tehdä kaksinkertaista kirjanpitoa, toimintakertomusta ja tilinpäätöstä mutta on silti tärkeää että tilit tarkistetaan pedantisti kuukausittain ja tärkeät dokumentit sekä reskontran tositteet säästetään (yleensä ruokapiirin vetäjän, mahdollisen sihteerin ja rahastonhoitajan toimesta). 8 Hygienia ja kylmäketjun merkitys Ruokapiirin vetäjien/vastuuhenkilöiden kannattaa kirjoittaa talkoolaisille ohjeistus tuotteiden vastaanottamiseen ja jakamiseen, joissa tulee esille tarpeelliset tiedot hygieniasta ja kylmäketjun säilyttämisestä. Eikä ole hullumpi ajatus sekään että muutama vastuuhenkilö suorittaisi hygieniapassin. Elintarvikelainsäädäntö säätelee eniten suoraan tilalta tapahtuvaa myyntiä. Ruokapiiritoimintaan sillä ei juuri ole vaikutusta. Joka tapauksessa tuottajat usein itsekin varmistavat että ruokapiirin puitteet ja toimintamallit ovat heidän tuotteidensa osalta kunnossa. Useimmat ruokapiirit eivät käsittele tuotteita muuten kuin punnitsemalla ja pussittamalla. Yksityiseen kotikäyttöön verrattavissa suljetuissa tilaisuuksissa ei sovelleta elintarvikelainsäädäntöä. (Evira hygieniayksikkö 2010, hakupäivä 3.4.2011.). Helposti pilaantuville tuotteille tulee järjestää asianmukaiset kylmäsäilytystilat ja huolehtia siitä, että kylmäketju ei katkea. Mahdollisen reklamaatiotarpeen sattuessa on hyödyllistä, että ruokapiirillä on reklamaatioille selkeät ohjeet, joissa määritellään esimerkiksi, että reklamaatio on tehtävä 24h:n kuluessa tilauksen noudosta, kehen tulee olla yhteydessä jne. Ruokapiiritoiminnassa elintarvikkeiden käsittely, myynti tai muu luovutus on tilapäistä. Tilapäiseksi elintarvikkeiden myynniksi katsotaan enintään kaksi vuorokautta kestävää ja harvemmin kuin 30 päivän välein samassa paikassa tapahtuvaa myyntiä tai muuta luovutusta. Tilapäinen elintarvikkeiden myynti ei edellytä elintarvikehuoneiston hyväksyntää, jolloin ilmoittaminen toiminnasta kunnan valvontaviranomaiselle riittää. (Evira hygieniayksikkö 2010, hakupäivä 3.4.2011.) Myymälätoimintaa tai tarjoilua harjoittavan ruokapiirin tulee tehdä elintarvikehuoneistoilmoitus oman kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle 4 viikkoa ennen toiminnan aloittamista. Ilmoituksesta käy ilmi yrityksen toiminta ja toiminnan laajuus. Lomaketta kannattaa kysyä paikalliselta elintarvikevalvontaviranomaiselta tai etsiä kunnan nettisivuilta.
Miten tuottajia löydetään? Kun suunnittelet uutta ruokapiiriä, ensimmäiseksi on edessä sopivien tuottajien etsiminen. Missään ei ole valmiina luetteloa paikkakuntasi tuottajista, jotka ovat valmiita toimittamaan ruokapiirille. l l l l l Aluksi ruokapiirin on hyvä miettiä oma tuotestrategia eli millaisia tuotteita halutaan hankkia, mitkä seikat ovat ruokapiiriläisille tärkeitä. Tuotevalikoiman pitää olla riittävän laaja, jotta toiminta saadaan jatkumaan. Ostetaanko luomua/tavanomaisesti tuotettua, paikallista/kotimaista/ulkomaista? Mitkä tuoteryhmät ovat välttämättömiä toiminnan alkaessa? Ensimmäiseksi kannattaa haastatella paikkakunnalla tai lähikunnissa jo toiminnassa olevia ruokapiirejä heidän toimittajansa voivat mielellään laajentaa toimitusaluettaan, jos tuotteita on riittävästi. Toimittajaehdokkaita voi löytyä myös alueen viljelijäyhdistyksiltä ja maaseutukeskuksista. Tuotevalikoimaan voi löytyä lisää täydennystä aitojamakuja.fi-sivustolta, jossa on luettelo paikallisista elintarvikeyrityksistä. Myös kauempaa voi tilata postitse hyviä, säilyviä tuotteita. Esimerkiksi Sysmän Luomu, Masajo Oy. Postin kanssa voi sopia ruokapiirin vastaanottoon sopivasta toimitusajasta. Eri tuottajien kanssa kannattaa pyrkiä siihen, että toimitukset on kaikki samana päivänä, jotta niiden jakelu ostajille hoituu samalla kerralla. l Jos tuottajilla on mahdollisuus keskenään sopia yhteisistä toimituksista, toiminta on ekologisempaa ja tuottajilta säästyy aikaa. Ruokapiiri sopii kunkin tuottajan kanssa myös maksuajasta. Selvitä myös pakkauskoot ja kilotai litrahinnat arvonlisäveroineen.useimmilla tuottajilla on joku minimitilaus kuljetuksille ja joillain saattaa olla erillisiä toimitusmaksuja (Esim. jos kylmärekka liikkuu Suomen halki tuoden poroa). Laskutuslisiä ei juuri ole tai ne ovat hyvin pieniä. Tilausten teko Kun ruokapiirin tilaajien määrä ylittää 10 talouden, alkaa tilausten käsittely sähköpostilla tai yhteiskäyttöisillä taulukoillakin (esim. Googlen Drive) olla työlästä ja tarvitaan helpompaa ja varmempaa tilausjärjestelmää. l Toimittajalla voi olla oma tilausjärjestelmä. Jos toimittajia on useampia, eri tilausjärjestelmiin tilauksen teko alkaa olla ostajan kannalta hankalaa. l Joillakin ruokapiireillä on omia tilausjärjestelmiä. Siellä työ painottuu ruokapiirin hoitajalle. l Löytyy myös lähiruokaan erikoistuneita verkkokauppoja jotka kehittävät järjestelmiään myös ruokapiirien tarpeisiin. l www.ruokapiiri.fi sivustolla toimii tilausjärjestelmä, joka on valtakunnallinen ja jossa järjestelmän työt jakaantuvat kaikille osapuolille (tuottaja, ruokapiirin hoitaja, ostaja). Tässä ostajalla on yksi tuoteluettelo, jossa on kaikkien ruokapiirin toimittajien tuotteet tilattavissa. 9
Alkuun kannattaa tosiaan varata aikaa suunnitteluun, tiedusteluihin ja yhteydenottoihin. Pettymyksiäkin tulee joku hyväksi havaittu toimittaja on saattanut sitoutua myymään koko satonsa jo muille ruokapiireille tai satokausi on ollut sellainen että siitä riittää tavanomaista pienemmälle ostajakunnalle. Mutta ei hätää MTK:n jäsenistölleen tekemän kyselyn mukaan entistä useampi tuottaja on kiinnostunut suoramyynnistä joten varmasti soveltuvia toimittajia ajan kanssa löytyy. Ja kaikkia tuotteitahan ei tilata joka kuukausi. Esim. hunajaa tai kuivattuja yrttejä voidaan tilata kahdesti tai neljästi vuodessa mutta vaikkapa juureksia joka kuukausi. 10 Miten jakelu organisoidaan? Aloita maltilla. Kuukausittainen jakelu arki-iltana sopii useimmille. Lisäksi voi olla erillisjakeluita erikseen ilmoitetulla aikataululla esim. lammasta pääsiäisen alla tai vaikkapa sieniä syksyllä. Jossain vaiheessa toiminta voi saada sellaiset mittasuhteet että siirrytte viikoittaiseen jakeluun mutta silloin tulee usein myös painetta omaan tilaan. Jos ohjausryhmä tekee pientä hyvää salassa eli valmistelee asioita taustalla niin jäsenistöä värvätään kukin vuorollaan jakelutalkoisiin. Aika hyvä on sellainen käytäntö että aiemmissa jakeluissa on esillä parin seuraavan jakelun työvuorolistat joista voi sitten varata omansa jos ei hetkeen ole ollut. Joka tapauksessa jakeluvastaavien kannattaa alusta saakka pitää jonkinlaista tukkimiehen kirjanpitoa siitä keitä talkoissa on ollut. Näin voi kysellä niiltä joita ei vielä ole talkoissa näkynyt. Jotkut ruokapiirit määrittävät säännöissään tai pöytäkirjoissaan mikä on minimituntimäärä talkootyötä/ toimintavuosi. Yleensä yhdessä touhuaminen on niin mukavaa että sitä tulee mielellään uudestaankin. Huomatkaa että talkootyötä on muutakin kuin jakeluillassa päivystystä. Joskus tuotteet noudetaan suoraan tuottajalta (tai Matkahuollosta/Postista/R-kioskilta) tai joku toimittaa jakelutilaan kylmälaukkuja ja paristoja tai vaikkapa noutaa tilan avaimen lainaan. Kaikille siis riittää omaan aikatauluun ja jaksamiseen soveltuvaa puuhaa. Toimittajien kanssa on sovittu jakeluaikatauluista (jotka ani harvoin pitävät minuutilleen vaikka ajoreitti olisi kuinka vakioitu) ja kuormaa ollaan luonnollisesti vastassa. Joskus tilaa hallinnoivan tahon kanssa on mahdollista sopia yhteistyöstä jolloin he avaavat väliaikaisen varaston oven ja toimittaja tai hänen kuskinsa siirtää tavaran sinne. Useimmat kierrättävät kuljetuksissa käytetyt laatikot ja lavat joten on mietittävä miten kuski saa edellisen jakelun tavarat mukaan. Kylmää vaativille tuotteille sovitaan tietysti jakeluaika siten että ne ovat ruokapiirin kylmälaukuissa mahdollisimman lyhyen ajan. Useimmat lihatoimittajat tuovat itse tuotteensa suoraan jakeluiltaan juurikin tuon kylmäketjun tarkkuuden takia. Talkooväki saapuu hyvissä ajoin ennen jakelun alkua keräämään tuotteet kullekin jäsenelle valmiiksi. Suosittelemme tätä tapaa verrattuna siihen että kukin keräisi ostoksensa itse eri laatikoista. Virhemarginaali pienenee huomattavasti Toki jos ruokapiirisi on pieni niin sekin saattaa toimia. Tarvitaan siis tarkat tiedot kuka on tilannut mitä ja paljollako. Näitä tietoja sitten tarvittaessa verrataan toimittajan lähetyslistoihin (joskus jotain tuotetta ei ole saatavissa tai on erikseen sovittu korvaavasta tuotteesta). Riippuen tuottajavalinnoista voi olla punnittavia/ pakattavia tuotteita joita varten ruokapiiri on investoinut omaan vaakaan, kertakäyttöhanskoihin ja pakkaustavaraan. Nämä pitää huomioida kun lasketaan paljonko jakeluiltaan tarvitaan talkoolaisia.
Kun on valmista niin muut jäsenet tulevat noutamaan ostoksensa ja tarkistavat tietysti että saavat mitä ovat tilanneet. Samalla on mahdollisuus kysyä mikäli omassa laskussa on jotain epäselvää. Jakelun lähestyessä loppuaan (yleensä 1-1½ h riittää) on hyvä soittaa hakemattomien ostosten tilaajille ja varmistaa ettei epähuomiossa ole aikataulu unohtunut. Yksi pelisääntö mistä on hyvä sopia aluksi on päättää mitä tehdään jos ostoksia jää noutamatta. Usein tehdään niin että jos henkilöä ei tavoiteta niin ostokset myydään muille. Tai jos tavoitetaan eikä tavara ole pilaantuvaa niin sovitaan voiko joku ottaa ostokset väliaikaisesti kotiinsa. Rahastonhoitajaa varten tehdään muistiinpanot siitä mitä kuormasta jäi puuttumaan ja ketkä siis jäivät ilman jotain tuotetta, kuka ei mahdollisesti hakenut ostoksiaan ja ketkä ostivat hänen tuotteensa. Samoin on hyvä kirjata mikäli on jotain reklamoitavaa itse tuotteiden laadusta ja välittää tieto niille jotka ovat ao. toimittajan kanssa yhteydessä. Jälkitöihin kuuluu tilan siistiminen, kierrätettävän pakkaustavaran välivarastointi jne. ja usein tilan avaimen palautus seuraavana päivänä. Ja tietysti kiitosviesti talkoolaisille. Miten raha-asiat hoidetaan? Kaikilla ruokapiireillä (lukuun ottamatta REKO-rengasta jonka toimintamallin esittelemme laajemmin oppaamme seuraavassa painoksessa) on liittymismaksu jolla katetaan pankkikulut ja pienet hankinnat. Se toimii myös puskurina jos joku jättäisi ostoksensa maksamatta (näin käy todella harvoin, toki muistuttamaan joutuu mutta kyse on useimmiten vain unohduksesta) tai jos kaikki eivät vielä ole ehtineet maksaa kun toimittajan laskun eräpäivä koittaa. Tyypillinen liittymismaksu on 15-20 luokkaa. Jollain ruokapiireillä on lisäksi vuosimaksu mutta silloin heillä on usein kiinteitä kuluja esim. tiloista. Lisäksi jossain verkkokaupoissa tai tilausjärjestelmissä on tilauksen summaan liittyviä kuluja (joko tilaajalle tai tuottajalle). Rahastonhoitaja kerää kaikki jakelussa tulleet lähetelistat ja laskut ja vertaa niitä keskenään. Jos kaikki täsmäsi ja mitään ei puuttunut niin laskut hoidetaan eräpäivään mennessä kuntoon. Jos jotain tuotetta ei saatu niin joko pyydetään hyvityslasku tarvittaessa tai sovitaan että vähennetään laskun loppusummasta ko. erä. Entä miten ruokapiirin jäsen maksaa ostoksensa? Tapoja on monia joista käteiskassa jakeluillassa on monestakin syystä huonoin vaihtoehto. Jos ehdottomasti halutaan maksu paikan päällä kannattaa laskea kannattaisiko investoida mikroyrityksille suunnattuun maksupäätteeseen esim. izettle. Jotkut ruokapiirit perivät maksun ruokapiirin tilille ennen jakelua ja hyvittävät sitten seuraavalla kerralla mikäli jotain tuotetta ei tullut. Joskus antavat laskun kouraan jakelussa ja pyytävät maksamaan heti kotiin mentyä, kuitenkin viimeistään 5-7 pv sisään. Rahastohoitaja luonnollisesti tarkistaa tilit ja muistuttelee mikäli joku ei epähuomiossa ole vielä maksanut. Maksamisesta kannattaa laatia jäsenille hyvät ohjeet esim. pyytää heitä mainitsemaan viestikentässä kenen toimittajan laskuja maksavat tai mikäli jokin muu kuin jäsen maksaa ostokset sillä kertaa. Uusien jäsenien kanssa on käytännöt hyvä kerrata jakeluillan yhteydessä. 11
Markkinointiviestintä jäsenille eri vaiheissa Ruokapiirin perustamisvaiheessa on tärkeää tavoittaa iso joukko lähialueella asuvia ihmisiä. Tiedotuskanava kannattaa valita sen mukaan, missä ihmiset viettävät aikaansa. Jos alueella asuu paljon lapsiperheitä ja/tai eläkeläisiä, voi sähköisten kanavien lisäksi olla hyödyllistä laittaa paperinen ilmoitus esimerkiksi leikkipuistojen, palvelutalojen, työväenopiston, kirjaston ja terveyskeskuksen ilmoitustauluille. Ruokapiiri tarvitsee toiminnalleen oman sähköpostin, jota kannattaa tarkistaa säännöllisesti. Monilla ruokapiireillä on oma ryhmä sosiaalisessa mediassa, esimerkiksi Facebookissa ja mahdollisesti omat verkkosivut. Sähköpostitse ja Facebookissa on kätevää tiedottaa tilauksista, tuottajista ja talkooavun tarpeesta. Ruokapiirin toiminnan vakiintuessa saattaa olla tarpeen järjestää säännöllisiä tapaamisia, joissa käydään läpi talkoita, tuottajia ja heidän tuotteitaan. Jotkut ruokapiirit järjestävät lisäksi tuottajavierailuja, jolloin jäsenet pääsevät tutustumaan tilaamansa ruoan alkuperään tuottajien kertomana. Tietotekniikka apuna eli ITC:n ihmeet Jäsenhankinta: Ruokapiirin jäsenten hankintaan löytyy monenlaisia vaihtoehtoja. Verkkopalvelut, kuten lähialueen Facebookissa toimivat ryhmät, tarjoavat hyvän ja ilmaisen tavan mainostaa ruokapiirin toimintaa. Ruokapiirin toiminnasta voi myös pitää blogia, joka toimii myös hyvänä jäsenhankinta- ja markkinointikanavana sekä toki vähemmän kriittisten asioiden tiedotuskanavana. Jos ruokapiiriläisistä löytyy blogin pitoon intoa, niin ilmaisia alustoja tähän löytyy lukuisia (esim. Wordpress tai Blogger.com). Usein kysyntää on, ja enemminkin kyse on siitä että löytyy se aktiivi tai aktiiveja, jotka saavat piirin pystyyn. Jäsenmäärät jäävät usein sen verran pieniksi, että jäsenrekisteriksi riittää hyvin esimerkiksi yksinkertainen Google-drivepohjainen järjestelmä. Tiedotus: Ruokapiirin tiedotus voidaan hoitaa yksinkertaisimmillaan pelkästään sähköpostin välityksellä. Ilmaisen sähköpostiosoitteen saa useammastakin paikasta, ja esimerkiksi Googlen Gmail soveltuu tällaiseen hyvin. Yleistä tiedotusta voidaan hoitaa myös ruokapiirille tehtävillä nettisivuilla tai blogilla. Enemmän vuorovaikutteiseen tiedotukseen kuten tilauksen tekoon tai hakuun liittyvissä asioissa ruokapiirille tehdyt Facebook-sivut tai WhatsApp-ryhmä toimivat usein sähköpostia paremmin. Ongelmana saattaa kuitenkin olla, että nämä kanavat eivät käy kaikille jäsenille. Dokumentointi: Lähes poikkeuksetta Google Drive tarjoaa kaiken tarpeellisen mitä dokumentointia varten tarvitaan. Tästä palvelusta löytyy sekä taulukkolaskentaan että muuhun dokumentaation tallennukseen liittyvät palvelut. Lisäksi esimerkiksi jäsenhakemus voidaan helposti toteuttaa järjestelmän päälle. Summa summarum: kustannus on kaikki kaikessa, koska piirit ovat usein pieniä ja eivät kovin järjestäytyneitä, joten rahaa tietojärjestelmien käyttöön ei ole käytettävissä. Käytettävien järjestelmien pitää siis olla todella edullisia käyttää eli käytännössä täysin maksuttomia. 12
Ruokapiirin vaikutus lähiympäristöönsä ja yhteistyö muiden toimijoiden kanssa. Ruokapiiritoiminta voi parhaimmillaan olla yhteisöllistä ja naapureita yhdistävää toimintaa. Riippumatta paikkakunnan koosta, on ruokapiirin talkoissa ja muussa toiminnassa mahdollista tavata hengenheimolaisia ja myös monen eri syyn vuoksi ruokapiirissä mukana olevia ihmisiä. Ruokapiiritoiminnan ei tarvitse olla pelkästään samanhenkisten ihmisten ryhmä, vaan myös ventovieraiden kohtaamispaikka. Ruokapiirin yhteisöllisyydestä voi parhaimmillaan kummuta monenlaista toimintaa, kuten tapahtumia ja erilaisia teemailtoja. Osuuskuntamuotoinen toiminta voi myös tarjota osa-aikatyötä ja käytännön yrittäjyyskokemusta jäsenilleen. Ajan myötä ruokapiirin toimintamallista ja yhteisöllisyydestä kasvaa erityinen ja omanlaisensa kulttuuri. Ruokapiiritoiminta luo monta verkostoitumismahdollisuutta sekä jäsenten että pientuottajien ja lähialueen yrityksien ja kuluttajien välille. Ruokapiiri voi tiedustella lähellä toimivilta tuottajilta ja yrityksiltä, haluaisivatko ne tarjota tuotteitaan ruokapiirille ja ottaa ne valikoimiinsa. Kimppatilauksiin on usein mahdollista saada alennuksia ja ilmainen toimitus. Ruokapiiri voi myös omalla toiminnallaan olla paikallistalouden elvyttäjä ja uudenlainen tiedonvälittäjä. Esimerkiksi Helsingin Laajasalossa toimii lähipalveluihin erikoistunut osuuskunta, joka ruokapiiritoiminnan lisäksi järjestää säännöllisiä aamupuurokokoontumisia lähialueen toimijoille ja yrityksille, tarkoituksena lisätä verkostoitumismahdollisuuksia ja yhteistoimintaa. Ruokapiirin tuottajat valikoituvat usein sijainnin ja tuotteiden luomustatuksen- ja/tai laadun perusteella. Mikäli samalla alueella toimii useampi ruokapiiri, kannattaa tilauksia ja toimituksia yhdistellä. Oma Facebook- tai vastaava ryhmä helpottaa toimitusten koordinointia. Vastaavasti tuottajat voivat halutessaan tehdä yhteistyötä ja yhdistellä toimituksia lähialueen ruokapiireille. Ruokapiiritoiminta tutustuttaa jäsenet ruokaan, sen alkuperään ja taustoihin. Toiminnan tueksi kannattaa liittyä Pro ruokapiirit ry:n jäseneksi, jonka kautta on mahdollista verkostoitua muiden ruokapiirien ja tuottajien kanssa valtakunnallisella tasolla. Monia ruoka-alan toimijoita kiinnostaa ruokapiiritoiminta ja sen myötä syntyvä uudenlainen ruokakulttuuri, uudenlaiset ruoan jakelukanavat ja yhteisöllinen toiminta ruoan parissa. 13
Hallittu kasvu ja kohti isompaa ruokapiiriä Koska tekstissä on lähinnä käsitelty pienen tai keskisuuren ruokapiirin toimintaa haluamme kolmen esimerkin kautta valottaa millaisia eri muotoja toiminta kasvaessaan saattaa saada. Inspiroidu näistä ja kehitä teille oma soveltuva malli! l Hajautetun jakelun malli Elävä Maa ry:n luomupiiriin kuuluu keskuspiiri ja kymmenkunta etäpiiriä pääkaupunkiseudulla. Yhdistyksellä on Kalliossa toimipiste, jossa tuotteet otetaan vastaan ja jaetaan keskuspiiriläisille suoraan sekä jakeluautolla etäpiirien jakopisteisiin. Jäsenet tekevät toimipisteellä kahden tunnin talkootyön neljä kertaa vuodessa. l Oman pellon toimintamalli Osuuskunta tarjoaa läheisen organisoituneen suhteen viljelijän ja kuluttajan välille. Suomessa toimii parisenkymmentä yhteisviljelymallia toteuttavaa CSA-osuuskuntaa (Community supported agriculture), joissa kantavana ajatuksena on viljelijän ja kuluttajan suora kumppanuus. CSA-osuuskunnissa kumppanit jakavat toisaalta riskin sadon onnistumisesta ja toisaalta vapauden valita viljeltävät lajikkeet ja viljelytavat. Osakkaat maksavat osuutensa sadosta keväällä. Sadon valmistuessa kesän ja syksyn mittaan osuudet jaetaan yleensä viikoittain joko suoraan viljelypaikalla tai ennalta sovituissa noutopisteissä. Tarjolla on silloin lähellä tuotettuja, sesonginmukaisia tuoretuotteita. Kun CSA-tiloilla viljellään monipuolisesti eri kasveja ja lajikkeita, yksittäiset epäonnistuneet kokeilut eivät tyhjennä viikoittaista satokassia. Yleensä osuuskunnan jäsenyyteen sisältyy talkoovelvoite. Talkootyö helpottaa viljelijän työtaakkaa ja tarjoaa usein muuten alkutuotannosta etäällä oleville osakkaille mahdollisuuden työntää kätensä multaan. Koska osuuskunta vastaa sato-osuuksien myynnistä ja markkinoinnista, viljelijä voi keskittyä omaan leipätyöhönsä. Viljelijä-osuuskunta-parien lisäksi on myös viljelijäverkostoja, joiden pelloilta ja puutarhoista viikottaiset sato-osuudet kerätään. Ei ole syytä väheksyä talkoiden merkitystä yhteisölle, joka osuuskunnan ympärille muodostuu. Varsinaisiin peltotöihin osallistuminen on CSA-osuuskunnissa kuitenkin vain yksi yhteistoiminnan muoto. Talkoovoimin hoidetaan jakelua ja tiedotusta, ja osuuskuntalaiset osallistuvat suunnitteluun, jakavat reseptejä ja järjestävät vaikkapa sadonkorjuujuhlia. CSA-osuuskuntien jäsenillä on todella mahdollisuus tietää mistä ja miten heidän ruokansa tulee ja tuotetaan. Lisätietoja, Facebook (http://www.facebook.com/groups/suomenkumppanuusmaataloudet/) l Osuuuskuntamuotoisen ison ruokapiirin toimintamalli Suomessa on muutama osuuskuntamuotoinen ruokapiiri, joilla saattaa olla myös muuta toimintaa, kuten oma kauppapuoti. Kun yhdistyksenä tai järjestäytymättömänä ryhmänä toimiva ruokapiiri haluaa aloittaa tuotteiden myynnin tai ruokapiirin liikevaihto on suurta, tulee ajankohtaiseksi yritysmuodon valitseminen. Osuuskunnalla on pitkälti samat oikeudet ja velvollisuudet kuin osakeyhtiömuotoisella yrityksellä, mutta useimmat ruokapiiritoimintaa harjoittavat osuuskunnat toimivat voittoa tavoittelemattoman, yhteiskunnallisen yrityksen tavoin. Perustamisvaiheessa osuuskunnalle laaditaan säännöt, joissa määritellään toiminnan 14
raamit. Osuuskunnan hallituksen tulee tutustua osuuskuntalakiin ja tiedostaa toiminnasta syntyvä vastuut ja velvoitteet. Kun osuuskuntaa perustamassa on yli seitsemän henkilöä, eivät he lain mukaan ole yrittäjiä. Ruokapiiritoimintaa harjoittava osuuskunta voi olla ruokapiirin jäsenten tai tuottajien ja kuluttajien yhteinen osuuskunta, joka tuo paikallisen ruoan kuluttajan ulottuville ilman välikäsiä. Osuuskunnat ostavat usein myös tuotteita jäsenilleen luomuhedelmien- ja vihannesten sekä kuivatuotteiden maahantuojilta ja tukkuliikkeiltä. Osuuskunnan hallintoon ja mahdollisesti muihinkin töihin saatetaan tarvita palkattua työvoimaa. Useimmat osuuskuntamuotoiset ruokapiirit toimivat ainakin suurimmaksi osaksi talkootyövoimin. Osuuskunta voi toimia tulorahoitteisesti, jolloin esimerkiksi tuotteisiin lisätään kate yhdessä sovitun prosentin mukaan. Myyntikatteilla maksetaan toiminnasta syntyvät palkka- ja muut kulut. Yrityksenä osuuskunta voi ostaa tuotteita tukkuhintaan, jolloin tuotteiden loppuhinta voi silti pysyä kohtuullisena ja jopa kauppojen hintoja alhaisempana. Monet lähiruoan tuottajat myyvät tuotteita kuitenkin samaan hintaan eri ostajille yritysmuodosta huolimatta. Olette osa isompaa kokonaisuutta Ruokapiirit edistävät valtion lähiruokaohjelman 2013 tavoitteita. Piireissä kuluttajat järjestyvät riittävän suuriksi yksiköiksi, jolloin suoramyynti on taloudellisesti, ekologisesti ja sosiaalisesti kestävää. Ruokapiirit tukevat luonnonmukaista ruoantuotantotapaa ja vähentävät ruokahävikkiä, koska ruokaa tilataan tarpeeseen, ei varastoon. Lisäksi ruokapiirit tarjoavat kuluttajille helpon tavan omaksua uusia ekologisia, terveellisiä tai muuten kiinnostavia ja itselle sopivia ruokavalioita ja jakaa tämä kokemus muiden kanssa. Tällä on myönteisiä vaikutuksia kansalaisten yleiseen hyvinvointiin ja sitä kautta koko yhteiskuntaan. Ruokapiiritoiminta lisää kaupan kilpailua, edistää reilua kauppaa ja pienyritystoimintaa sekä luo tuottajan ja kuluttajan sekä maaseudun ja kaupunkien välistä kumppanuutta. Täydentävänä ruoan jakelumuotona ruokapiirit parantavat kaupunkien resilienssiä eli kykyä reagoida äkillisiin muutoksiin. Ruokapiirit edustavat arjen aktivismia, jossa kansalaiset pääsevät itse vaikuttamaan ruokahuoltoonsa. Ruokapiirit ovat osa jakamistalouden, kaupunkiaktivismin ja verkkokaupan aaltoa, joka muuttaa maailmaa. Ruokapiiritoiminnalla on mahdollisuus kehittyä yhteiskunnallisesti ja taloudellisesti merkittäväksi instituutioksi, joka täydentää ja uudistaa ruokahuoltoa. 15
Tästä oppaasta löydät neuvoja ja vinkkejä siitä kuinka perustat ruokapiirin ja kuinka siihen liittyvät käytännön asiat hoidetaan. Mukana on paljon kokemuksen tuomaa tietoa omaa toimintaasi helpottamaan. Tuottajien ja kuluttajien kiinnostus suoramyyntiin kasvaa ja ruokakulttuurin edistäminen on mitä mielenkiintoisin harrastus! Ja samalla perheesi syö tuoretta ja maukasta ruokaa jonka alkuperän tiedätte. Syksyn 2015 aikana otamme esitteestä laajemman painoksen joten varmista että saat omasi seuraamalla Pro Ruokapiirit ry:n nettisivuja http://proruokapiirit.fi -sitä kautta voit myös liittyä jäseneksi tai ottaa meihin muuten yhteyttä. Tämä aineisto on tuotettu maa- ja metsätalousministeriön tuella. 16