Team Finland Future Watch

Team Finland Future Watch Liite 3: Käyttötapaukset 11/25/2014

2 Prosessiin liittyvät käyttötapaukset kuvattiin tarpeiden tunnistamisesta tiedon jakeluun ja än asti Prosessin vaihe Tavoite (Miksi?) Tavoitteena on tunnistaa loppuasiakkaiden tulevaisuuden tietotarpeet sekä kerää palautetta aikaisempien lopputuotteiden laadusta ja tarpeellisuudesta (2/3 teemoista) Tavoitteena on saada kattava kuva tulevaisuuden toimintaympäristöstä geografioittain (1/3 teemoista) 2.a Tarpeiden koostaminen ja arviointi 2.b Tavoitteena on tunnistaa ja koostaa kerättyä tietoa ja valita kandidaatit eteenpäin vietäville teemoille Tavoitteena on asettaa Future Watch palvelun teemat niin, että ne vastaavat loppuasiakastarpeisiin ja toimintaympäristöltä tunnistettuihin signaaleihin Tiedon jakelu ja Hankinta 2.a Tarpeiden koostaminen ja arviointi Tiedon Tavoitteena on rikastaa tieto ja tehdä siitä merkitsevää loppuasiakkaille yhdessä loppuasiakkaiden kanssa Tavoitteena on viestiä rikastettu tieto sekä raa'at signaalit laajemmalle joukolle eri kanavien kautta 2.b Hankinta Tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa Future Watch palveluun liittyvät hankinnat sekä hallita tietolähteet ja toimittajat Tavoitteena on johtaa prosessia ja verkostoa, tehdä Future Watch toimintaan liittyvät päätökset, asettaa tavoitteet, allokoida resurssit ja varmistaa laatua Ei kuvattu näihin liittyviä käyttötapauksia

3 1.a Jatkuvassa tarpeiden tunnistamisessa on tavoitteena havaita loppuasiakkaiden tietotarpeita ja kerätä palautetta Jatkuva tarpeiden Tietoa tulee säännöllisesti useaa kautta. Sitä kerätään yhteen ja arvioidaan yhdessä. Esimerkkejä: Avoimet / jatkuvat kyselyt ja kampanjat; tätä käytetään myös palautteen keräämiseen verkossa (ei asiakaspalautetta). Liiketoimintamahdollisuuksien jatkuva kerääminen (Finpro/Market Watch) Kaikki Future Watch henkilöt, loppuasiakkaat, pk-yritykset, etujärjestöt, ohjelmalliset toimijat, moderaattori Loppuasiakkaiden näkemykset Analyysi loppuasiakkaiden tarpeista ja palautteesta Matti seuraa markkinaa ja huomaa liiketoimintamahdollisuuden. Hän tutkii asiaa tarkemmin ja huomaa, että aiheeseen liittyy paljon keskustelua ja että siitä on tunnistettuja signaaleja jo muitakin. Matti tekee aiheesta noston ja pyytää muilta kommentteja.

4 1.a Kertaluontoisessa tarpeiden tunnistamisessa havaitaan loppuasiakkaiden tietotarpeita ja kerätään palautetta Kertaluonteinen / määräajoin toistuva tarpeiden Fokusoitu tarpeiden kartoitus esim. osana kampanjaa / ohjelmaa ja palautteen kerääminen (ei tarkoita asiakaspalautetta) Tulevaisuudessa systemaattinen prosessi, jossa aktivointia ja työalustatyöskentelyä. Esim. Käydään järjestöjen tilaisuuksissa puhumassa ja esittelemässä aihetta, seurataan signaaleja ja koostetaan trendeiksi, ennakointifoorumit kerran vuodessa, missä kerätään tarveimpulsseja (kansallinen ennakointi). Kampanjassa / ohjelmassa mukana olevat Future Watch henkilöt, vastuuhenkilö määritetään tapauskohtaisesti, moderaattori Loppuasiakkaiden näkemykset Analyysi loppuasiakkaiden tarpeista ja palautteesta Matti aloittaa terveysteknologiaan liittyvän kampanjan ja toimii sen moderaattorina. Hän kutsuu kampanjaan joukon osallistujia (tai se on avoin) ja pyytää heiltä tietoja ja signaaleita. Matti ryhmittelee niitä (tai alusta tekee sen automaattisesti) ja tekee niistä nostoja työalustalle. Hän pyytää muilta kommentteja.

5 Jatkuvassa toimintaympäristön seurannassa kerätään kuvaa tulevaisuuden toimintaympäristöistä Jatkuva toimintaympäristön Toimintaympäristöä seurataan aktiivisesti valittujen geografisten alueiden osalta (verkko, tapaamiset, Team Finland verkoston tuottamat materiaalit). Kv-verkoston edustaja tai UM:n edustaja kohdemaassa voivat syöttää vapaamuotoisen tiedon (havainto, uutinen, raportti) ja luokitella sen teemoihin/kategorioihin (Team Finlandin määrittämät). Vastuuhenkilö (Team Finland, Future Watch) seuraa syötettyjä tietoja ja ylläpitää signaaleja (esim. yhdistää, poistaa). Sisäinen tai ulkoinen taho (pk-yritys) voi lukea uusimmat otsikot kaikista tai valikoiduista teemoista/kategorioista. Näkyvillä on myös signaaliin liittyvät muut mahdollisesti kiinnostavat lähteet. Signaaleille voi antaa tähtiä/tykkäyksiä tms. ja eniten näitä keränneet siirtyvät harkittavaksi. Nämä priorisoidut signaalit korostuvat ja nousevat esille visuaalisesti luokitteluun perustuen (aika, sijainti ym.) Moderaattori voi tehdä nostoja, julkaista uutisia ja kirjoittaa blogitekstejä. Signaaliin liittyvät toimenpiteet (tapahtuma/toimenpiteet) tuodaan signaalin kautta saataville Team Finland verkosto, maakohtainen vastaava, moderaattori Tietoa toimintaympäristöstä Raakadata ja ymmärrys tulevaisuuden toimintaympäristöstä Liisa kv-verkostosta Kiinassa on havainnut aamun lehdestä ilmanlaatuun liittyviä artikkeleita, jotka vahvistavat näkemystä alalle tarvittavista ratkaisuista. Liisa kirjoittaa aiheesta lyhyen koosteen (signaalin) ja lähettää sen kohdennetusti muutamalle asiantuntijalle ja pyytää kommentteja. Signaali on avoin kommenteille myös järjestelmässä. Muutama pk-yritys antaa tähtiä signaalille ja kommentoi sitä.

6 Kertaluonteisessa toimintaympäristön seurannassa kerätään kuvaa tulevaisuuden toimintaympäristöistä Kertaluonteinen / määräajoin toistuva toimintaympäristön tiedon kerääminen Toimintaympäristöä seurataan tarkemmin valituilla teemoilla tai geografioilla. Tietoja syötetään tietyillä ennalta sovituilla sykleillä (Tekesin kv-verkoston ihmiset). Henkilö voi korostaa syöttämäänsä signaalia, jotta sen merkitys korostuu suhteessa muihin. Asiantuntijat määrittävät painopisteet kiinnitettyihin teemoihin liittyen. Pidetään teemoihin liittyviä asiakastyöpajoja (esim. Suomen kontekstissa asiaa kannattaa edistää). Team Finland verkosto, vastuuhenkilö määritetään tapauskohtaisesti, moderaattori. Maissa, joissa ei ole edustusta vastuu/toimija ei ole selkeä. Tärkeää on asiantuntijuuden tasapainottaminen (oikeat tahot sidottu mukaan työhön). Tietoa toimintaympäristöstä Raakadata ja ymmärrys tulevaisuuden toimintaympäristöstä Liisa toteuttaa vuosittain kolme Future Watch sessiota Kiinassa. Paikalle tulee laaja edustus eri tahoilta ja jokainen tuo 2-3 omaa signaalia tilaisuuteen. Lisäksi käydään läpi muutamia edelleen ajankohtaisia aikaisemmin tunnistettuja signaaleita IT alustalta saadun koosteen avulla. Tilaisuudessa signaaleita arvioidaan ja priorisoidaan yhdessä. Lopuksi valitaan keskeisimmät jotka kirjataan IT-alustalle. Suomessa signaaleita arvioidaan myös ja valitaan 2-4 teemaa joista tehdään syventävä selvitys.

7 2.a Tarpeiden koostamisessa ja arvioinnissa tunnistetaan ja koostetaan kerättyä tietoa Tarpeiden koostaminen ja arviointi Tarpeiden ja tiedon arviointi ja koostaminen teemakandidaateiksi äänestystä varten. Tarpeet luokitellaan ja arvioidaan yhdessä (Market Watch, Future Watch, Kansallinen ennakointi) ja tunnistetaan tarvitsijajoukko, jotka eivät välttämättä edes tiedä tarpeestaan. Teemaehdotuksia arvotetaan ja käydään keskustelua yritysten kanssa ehdotusten valikoimiseksi. Team Finland verkosto, substanssiasiantuntijat, osallistetaan muita laajasti (Yritykset, kauppakamarit, yhdistykset, toimialajärjestöt, startup-toimijat, yliopistot ja koulut, elinkeinoyhtiöt jne.) Tarpeet Teemaehdotukset Teemu ja Mira luokittelevat alustalla olevia tarpeita. He pyytävät kommentteja ulkoisilta tahoilta, jotka käyvät myös arvioimassa teemaehdotuksia. Teemu ja Mira valitsevat arviointien perusteella joukon teemoja varsinaista a varten.

8 2.b Samassa tilassa tapahtuvassa teemojen valinnassa asetetaan tarpeita vastaavat teemat vahvistaminen, Fyysisesti samassa tilassa tapahtuva äänestys teemoista Työpajan, kokouksen tai tapahtuman osallistujat äänestävät teemoista ollessaan fyysisesti samassa tilassa, äänestystä tukee IT-ratkaisu. Ennen työpajaa pidetään vielä sense-making sessiot esityksen koostamiseksi. Työpajassa näistä äänestetään. Lopuksi johtoryhmälle viedään lyhyt lista teemoista Valitut teemat tiedotetaan ja syötetään tiedoksi toimintaympäristön an. valinnan yhteydessä voidaan tehdä hankintoja. Workshopin/kokouksen/tapahtuman osallistujat (tasapainotettu asiantuntijaryhmä ja substanssiasiantuntijat), fasilitaattori, Future Watch henkilöt Hiljainen tieto, ostotiedot, havainnot, ymmärrys kentästä Asetetut teemat Sirpa fasilitoi työpajaa ja pyytää osallistujia äänestämään teemoista. Osallistujat äänestävät sähköisesti ja tulokset saadaan heti kaikkien nähtäville. Tämän jälkeen tuloksista keskustellaan.

9 2.b Verkossa tapahtuvassa teemojen valinnassa asetetaan tarpeita vastaavat teemat Verkossa tapahtuva äänestys teemoista Vaiheessa 1 tunnistettuun tietoon perustuen Future Watch verkoston systemaattinen näkemysten kerääminen. Avoin äänestys teemakandidaattien pitkästä ja lyhyestä listasta. Voidaan tehdä ennen tai jälkeen työpajoja. Voidaan toteuttaa sense-makingin aikana tukemaan itse työpajaa. ( kohdennettu verkkoäänestys ) Future Watch henkilöt, moderaattori Teema-esitys Asetetut teemat Tomi järjestää verkossa tapahtuvan äänestyksen teemoista. Hän valitsee kohteet äänestystä varten ja käynnistää äänestyksen. Hän kertoo äänestyksestä sopivilla foorumeilla. Äänestysajan päättymisen jälkeen hän sulkee äänestyksen ja viestii tulokset.

10 Tiedon rikastamisessa työpajassa tiedosta tehdään merkitsevää loppuasiakkaille työpajassa Workshop, jossa jalostetaan tunnistettu tieto yhdessä loppuasiakkaiden kanssa. Yritysten ja muiden oikeiden tahojen kutsuminen työpajoihin ja tilaisuuksiin on tärkeää. Projektipäälliköt ylläpitävät kalenteria tapahtumista ja viestivät näistä sidosryhmille. Työpajat voivat hyödyntää alustaa ja esim. webcasteja. Etukäteisvalmistelussa hyödynnetään alustaa ja sen koontinäkymiä. Yhteenveto voidaan tehdä reaaliaikaisesti alustalle työpajan aikana. Osallistujat voivat hyödyntää alustaa keskustelussa. Fasilitaattori koostaa työpajan tulokset ja julkaisee ne osallistujille / verkostoon alustan avulla. Käyttäjät voivat kommentoida Workshopiin kutsutut Future Watch henkilöt ja loppuasiakkaat, vastuuhenkilö määritetään tapauskohtaisesti. Yritykset, ELY-keskukset, verkostot, fasilitaattori Future Watch henkilöiden ja loppuasiakkaiden näkemykset workshopissa käsiteltävästä tiedosta / asetetusta teemasta Yhteenvedot workshopeista, väliversiot julkaisuista Loppuraportti Risto on kutsunut koolle työpajan. Hän hyödyntää alustalla olevaa tietoa. Työpajassa osallistujat hyödyntävät suoraan sähköistä työalustaa tulosten dokumentoimiseen. Osallistujat työstävät tietoa ryhmissä ja tarkastelevat keskustelun tueksi myös alustalla käytyä keskustelua aiheesta. Risto koostaa työpajan tulokset ja julkaisee ne verkostolle. Risto moderoi verkkokeskustelua työpajan tuotosten tiimoilta. Hän lähettää muistutuksen aiheen asiantuntijalle Pekalle käydä lukemassa tuotos läpi. Työpajan jälkeen keskustelua voidaan vielä jatkaa verkkoalustalla.

11 Tiedon rikastamisessa verkossa tiedosta tehdään merkitsevää loppuasiakkaille verkossa voi tapahtua kokonaan verkossa tai verkkokeskustelu voi toimia sähköisenä etkona ja jatkona työpajalle. Keskustelut järjestetään kohdennetuista aiheista. Ei jatkuvaluontoista. Fasilitaattori kutsuu mukaan oikeat tahot käymään keskustelua. Fasilitaattori moderoi verkkokeskustelua ja aktivoi osallistujia käyttämään eri osallistumiskanavia. Osallistujat voivat käyttää sosiaalisen median ratkaisuja keskustelussa (esim. China Day tweetit). Projektipäälliköt ylläpitävät kalenteria tapahtumista ja viestivät näistä sidosryhmille. Future Watch henkilöt, loppuasiakkaat, ulkoiset ja sisäiset käyttäjät, moderaattori (määritettävä) Future Watch henkilöiden ja loppuasiakkaiden näkemykset käsiteltävästä tiedosta / asetetusta teemasta Yhteenvedot verkkokeskusteluista (esimerkiksi työpajaa tai loppuraporttia varten) Loppuraportti Risto moderoi verkkokeskustelua jonkin aiheen tiimoilta. Hän kannusta keskusteluun ja pyytää osallistujia äänestämään, pyytää palautetta ja arvioita asiantuntijoilta ja järjestää virtuaalityöpajoja tiedon rikastamiseksi.

12 Yksittäisessä tiedon jakelussa ja viestinnässä rikastettu tieto viestitään laajalle joukolle eri kanavissa Teemakohtaisten / hankekohtaisten julkaisujen viimeistely (sis. jatkojalostus eri esitysmuotoihin), Tiedon rikastamisen sessioiden ja online-keskustelujen tuloksena tuotettujen digitaalisten julkaisujen loppuasiakkaille. Tehdään myös visuaalisia julkaisuja. Viestitään sosiaalisessa mediassa linkki tiedon varsinaiseen säilytyspaikkaan. Jakelukanavat teemakohtaisia Future Watch toimijat, vastuuhenkilö määritetään tapauskohtaisesti (teema- tai hankekohtaisesti). Mukaan myös järjestöt ja yritykset jakamaan tietoa sosiaalisessa mediassa Loppuraportti, valittu kohderyhmä, valittu jaettavan tiedon muoto, valitut jakelukanavat, valittu ajankohta (suhteessa muihin mahdollisiin julkaisuihin) Leila julkaisee visuaalisen julkaisun sähköisellä alustalla. Hän asettaa julkaisulle sopivat tägit ja tekee siitä noston sopiviin paikkoihin ja viestii aiheesta sosiaalisessa mediassa sekä pyytää muita jakamaan linkkiä julkaisuun.

13 Jatkuvassa tiedon jakelussa ja viestinnässä rikastettu tieto viestitään laajalle joukolle eri kanavissa Jatkuva (Future Watch / Team Finland brändin rakentaminen) Future Watchin jatkuva (Sosiaalinen media, uutiskirje, Team Finland ja Team Finland toimijoiden internet-sivut) Tehdään myös visuaalisia julkaisuja Viestitään sosiaalisessa mediassa linkki tiedon varsinaiseen säilytyspaikkaan. Kehitetään mediasuhteita ja herätetään median huomio Future Watch toimijat. Mukaan myös järjestöt ja yritykset jakamaan tietoa sosiaalisessa mediassa. Kansanedustajat ja poliittiset vaikuttajat voivat jakaa tietoa omia kanaviaan pitkin. Ymmärrys loppuasiakkaista, tunnistetut jakelukanavat Leila kertoo säännöllisesti sosiaalisessa mediassa uusimmista julkaisuista ja keskusteluista ja linkittää kohteeseen. Hän lähettää muille viranomaisille tiedon kun asia on heitä koskeva, jotta he voivat myös linkittää omista kanavistaan ko. kohteeseen.