(opiskelijan nimi ja opiskelijanumero!) Liisa-Maija Sainio Antero Tervonen

Kauppatieteellinen tiedekunta AA10A0000 Johdatus kauppatieteiden opiskeluun (kurssin vastuuopettajan nimi tähän!) HARJOITUSTYÖOHJE Ulkoasu ja lähdeviittaustekniikka 25.8.2009 (opiskelijan nimi ja opiskelijanumero!) Liisa-Maija Sainio Antero Tervonen

SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO... 1 2. LÄHDEVIITTEET... 1 2.1. Käytön tarkoitus... 1 2.2. Lähdeviitteiden teko käytännössä... 2 2.3. Lähdeluettelon tekeminen... 3 2.4. Sähköiset dokumentit tekstissä ja lähdeluettelossa... 5 3. HARJOITUSTYÖN ULKOASU... 7 3.1. Harjoitustyön rakenne... 8 3.2. Kaaviot ja taulukot... 9 4. JOHTOPÄÄTÖKSET... 9 LÄHDELUETTELO... 10 LIITTEET Liite 1. Word-pikaohje

1 1. JOHDANTO Tämän harjoitustyöohjeen tarkoitus on opastaa yliopisto-opintoja aloittelevaa opiskelijaa akateemisen kirjoittamisen alkuun. Yliopisto-opintoihin sisältyy suuri määrä ryhmätöitä ja erilaisia raportteja, joten kirjoittamisen tyyliin ja ulkoasuun kannattaa paneutua heti opiskelun alussa. Tämä ohjeistus on kirjoitettu ulkoasultaan sellaiseen muotoon, mihin toivotaan että LUT:ssa tehdyt harjoitustyöt kirjoitetaan, ellei yksittäisen kurssin opettaja ole erikseen antanut täydentäviä tai toisenlaisia ohjeita, jotka tällöin pätevät kyseisellä kurssilla. Kandidaatintutkielmiin ja pro gradu -tutkielmiin annetaan myöskin tarkemmat ohjeet kirjoittamisen ja ulkoasun suhteen seminaareissa. 2. LÄHDEVIITTEET Lähdeviittaustekniikan omaksuminen on tärkeä osa akateemista kirjoittamista. Se on myös keskeinen osa minkä tahansa raportin arviointia. Arvostelussa kiinnitetään huomiota siihen, kuinka monipuolisesti lähteitä on etsitty, sekä miten lähteitä on käytetty sekä sisällön että huolellisen viittaustekniikan osalta. Lisäksi tarkastaja arvioi käytettyjen lähteiden laatua (ns. lähdekritiikki). Lähdeviittaustekniikoita on useampia; tässä ohjeessa esitetään tarkemmin ns. Harvardin menetelmä lähteiden merkitsemiseksi tekstiin ja lähdeluettelon tekemiseksi. Tämän käyttöä suositellaan, ellei yksittäisen kurssin opettaja anna erillisiä ohjeita. 2.1. Käytön tarkoitus Lähdeviitteiden merkitsemisessä on kysymys siitä, että annetaan kunnia asian ensimmäiselle esittäjälle ja noudatetaan tekijänoikeuslakia. Lähtökohtaisesti aina kun tarvitset kirjoittaessasi tekstiä jotakin lähdemateriaalia tekstin tuottamiseksi, tulee tämä lähde mainita sekä tekstissä että lähdeluettelossa. Viittaamisessa on siis kysymys siitä, että lukija erottaa, mikä on kirjoittajan omaa tekstiä, ja mitkä ajatukset hän on lainannut muilta. Jos toisen tekijän ideoita, tutkimustuloksia tai sanamuotoja

2 esitetään omana, on kyseessä plagiointi (Hirsjärvi, Remes & Sajavaara 2009, 122). Jos harjoitustyöstä löytyy pienikin määrä plagiointia, voidaan työ hylätä ja käynnistää yliopiston kurinpitomenettely. Toisaalta lukijalta voidaan edellyttää oman tieteenalan tuntemusta, joten yleisesti tiedossa olevia peruskäsitteitä, kuten markkinointi, liikevaihto ja katetuotto, ei tarvitse esittää viittauksin. Terveen järjen käyttö on sallittua ja suotavaa, kun mietitään mikä on erityistietoa ja siten viittausta vaativaa, ja mikä yleistietoa tieteenalalla. Lähdeviittausta tehdessä tulisi löytää käsiinsä alkuperäinen lähde, jossa asia on ensimmäisen kerran mainittu, eikä viitata toiseen lähteeseen, missä on viitattu alkuperäiseen (ns. läpilainaus). 2.2. Lähdeviitteiden teko käytännössä Tekstissä olevan lähdeviittausmerkinnän pitää antaa lähteestä niin tarkat tiedot, että kyseinen teos voidaan löytää ja alkuperäinen tieto paikantaa (Hirsjärvi et al. 2009, 349). Lähteestä otettava tieto kirjoitetaan omin sanoin uusiksi, mutta lähdemerkintä laitetaan siltikin paikalleen lauseen tai kappaleen loppuun. Jos lainataan alkuperäisteosta sanasta sanaan, on ehdottomasti käytettävä lainausmerkkejä ; muuten kyseessä on plagiointi. Mikäli viitemerkintä koskee vain viitettä edeltävää lausetta, tulee se lauseen loppuun ennen pistettä. Jos taas koko kappale perustuu samaan lähteeseen, tulee lähdemerkintä kappaleen loppuun pisteen jälkeen. Jos samassa yhteydessä viitataan useampaan eri lähteeseen, merkinnät on erotettava toisistaan puolipisteellä tai pilkulla sulkujen sisällä. Aloitteleva kirjoittaja kirjoittaa tyypillisesti yhden kappaleen yhteen lähteeseen perustuen. Jos sellaisia kappaleita on useampi peräkkäin, teksti tuntuu ns. yksilähteiseltä, mitä pitäisi välttää. Tavoitteena lähteiden käytössä on pyrkiä syntetisoivaan kirjoitusotteeseen. Tämä tarkoittaa, että käytetään useampia lähteitä, joista pyritään antamaan lukijalle jonkinlainen kokonaiskuva. Oleellista on kuitenkin, että kirjoittajan oma ajatus näkyy tekstissä selkeästi: kirjoittajalla on langat käsissään, työn tavoitteet selvillä ja teksti kulkee tavoitteen kannalta oikeaan suuntaan. Tekstiviittaukset voi esittää kahdella tavalla. Ensinnäkin tekstin sisällä voidaan kirjoittaa sulkeisiin sukunimi/-nimet, vuosiluku, sivu(t). Jos tekijöitä on enintään kaksi, molempien nimet mainitaan ja-sanalla tai &-merkillä erotettuna (jälkimmäinen vain

3 suluissa olevassa viitteessä). Jos tekijöitä on useampia kuin kaksi, niin ensimmäisen kerran viitatessa mainitaan kaikkien sukunimet, mutta seuraavissa viittauksissa ensimmäisen nimen perään tulee vain et al. (tai ym.). Myös sähköisiin lähteisiin viittaukset tehdään tekstissä samassa muodossa, eikä käytetä kotisivun wwwosoitetta tekstin yhteydessä. Toiseksi, jos halutaan korostaa kirjoittajaa, voidaan hänen nimensä mainita tekstissä. Esimerkkeinä: Williamsson et al. (1995, 23-25) toteavat dynaamiset kyvykkyydet nousevat keskeiseen rooliin (Teece 1986b, 6). Leppiniemi et al. (2001, 44) mainitsevat käsiteanalyyttinen tutkimusote. (Neilimo & Näsi 1980, 19-22, 24) Jos haluat perehtyä lisää viittausten tekoon ja tekstin muotoiluun, suosittelemme Hirsjärvi, Remes & Sajavaaran (2009) teoksen (tiedot lähdeluettelossa) kappaletta Viittauskäytänteet (349-366). 2.3. Lähdeluettelon tekeminen Lähdeluetteloon on ehdottomasti merkittävä jokainen teos, teksti, haastattelu tai saatu tieto, johon tekstissä viitataan. Toisaalta lähdeluettelossa ei saa olla sellaisia lähteitä, mihin ei viitata. Lähdeluettelon järjestämiseen on useitakin vaihtoehtoja. Peruskäytäntö on tehdä yksi lähdeluettelo. Poikkeuksena voidaan mainita esim. haastatteluaineisto tai joku muu erikoisempi materiaali, jonka voi yksilöidä erilliseen listaan. Käytettäessä ns. Harvardin järjestelmää lähdeluettelo järjestetään aakkosjärjestykseen ensimmäisen kirjoittajan sukunimen mukaan. Mikäli käytössä on useampia lähteitä samalta tekijältä, esitetään vanhimmat lähteet ensin. Jos samalta tekijältä on useampia julkaisuja samalta vuodelta, järjestetään lähteet otsikon mukaiseen aakkosjärjestykseen sekä lisätään vuosiluvun perään pieniä kirjaimia a:sta alkaen. (esim. Sandström 2009a, Sandström 2009b) Lähdeluettelossa esitettävät asiat vaihtelevat lähdetyypeittäin. Kirjoista esitetään seuraavat tiedot järjestyksessä: tekijä(t)/toimittaja(t), julkaisuvuosi, otsikko, painos

4 (jos useita), kustantajan kotipaikka ja kustantaja/julkaisija. On lisäksi huomattava, että viitteessä käytetään nimenomaan kustantajaa tai julkaisijaa, eikä pelkästään kirjan painamisen hoitanutta tahoa. Esimerkiksi: Patton, M. Q. (1990) Qualitative evaluation and research methods. 2. p. London, Sage. Leino, A. & Leino, J. (1988) Kasvatustieteen perusteet. Jyväskylä, Gummerus. Viitattaessa kirjamuotoisten kokoomateosten osiin kirjoitetaan isäntäjulkaisun nimen eteen "In: tai "Teoksessa:, esimerkiksi: Rajala. T. (2000) Henkilöstö kunnan voimavarana. In: Hoikka, P. (toim.) Kunnat 2000-luvun kynnyksellä. 2. uud. p. Tampere, Tampereen yliopisto. Lehtiartikkeleihin viitattaessa luetellaan: tekijä(t), julkaisuvuosi, artikkelin nimi, lehden nimi (voidaan haluttaessa kursivoida), volyymi (vuosikerta), numero ja sivunumerot. Esimerkiksi: Porter, L. W., Steers, R. M., Mowday, R. T. & Boulian, P. V. (1974) Organizational commitment, job satisfaction, and turnover among psychiatric technicians. Journal of Applied Psychology 59, 4, 603-609. Erilaisista sarjajulkaisuista mainitaan: tekijä(t), julkaisuvuosi, julkaisun nimi, vastuuyhteisö, kustannuspaikka, kustantaja sekä sarjan nimi ja numero. Esimerkiksi: Laiho, L. (toim.) (1984) Arctic technology research projects in Finland. Valtion teknillinen tutkimuskeskus (VTT). Espoo, VTT. Tiedotteita 331. Opinnäytetöistä esitetään: tekijä, kirjoituksen päiväysvuosi, otsikko, opinnäytteen tyyppi (diplomityö, pro gradu jne.), oppilaitos (nimi julkaisuhetkellä) ja osasto sekä mahdollinen sarja. Tilli, S. (2002) Kirjanpidon luotettavuus. Pro gradu -tutkielma. Lappeenranta, Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu, kauppatieteiden osasto. Tervonen, A. (2001) Laadun kehittäminen suomalaisissa yrityksissä. Väitöskirja. Lappeenranta, Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu, tuotantotalouden osasto. Acta Universitatis Lappeenrantaensis 113.

5 Konferenssiesitelmistä ja vastaavista luetellaan soveltaen seuraavat tiedot: tekijä; julkaisuvuosi; esitelmän nimi; konferenssin nimi, paikka ja aika; julkaisupaikka, julkaisijan tai konferenssin järjestäjä; sivut. Esimerkkejä: Alhola, K. (2004) Tuote- ja asiakaskohtainen kannattavuus. Tili- ja veropäivät, Helsinki 19.-20.1.2004, Kirjanpitotoimistojen liitto, 43-104. Sandström, J. (2001) How to reduce the complexity when formulating cost information for design engineers? 16th International Conference on Production Research (ICPR), July 23 - August 3, Prague, Czech. Standardeista esitetään Harvardin järjestelmässä: standardin tunnus ja numero, julkaisuvuosi, standardin nimi ja julkaisija. Esimerkiksi: SFS-EN ISO 9001 (2001) Laadunhallintajärjestelmät. Vaatimukset. Suomen Standardoimisliitto. Viitattaessa IFRS-standardeja sisältävään suomenkieliseen teokseen merkitään lähdeluetteloon seuraavat tiedot: KHT-Media (2003) IFRS-standardit 2003. Helsinki, KHT-Media. Muita yleisesti kauppatieteellisen tiedekunnan harjoitustöissä käytettäviä lähteitä ovat yritysten vuosikertomukset, missä on huomioita, että julkaisuvuosi on yleensä otsikossa mainittua vuotta seuraava. Esimerkkejä: Nokia. (2009) Nokia vuonna 2008. Espoo, Nokia Oyj. Elcoteq. (2009) Vuosikertomus 2008. Espoo, Elcoteq Oyj. Lakeihin ja asetuksiin viittaamisessa kannattaa kysyä ohjeita pääainekohtaisesti. 2.4. Sähköiset dokumentit tekstissä ja lähdeluettelossa Viime vuosina yleistyneisiin sähköisiin julkaisuihin viitataan SFS 5831 -standardin mukaisesti. Lisätietoja ja esimerkkejä löytyy LUT:n kirjaston kotisivuilta (suora linkki tässä:http://www.lut.fi/fi/library/instructions/citing/sivut/default.aspx). Sen esimerkkejä hyödyntäessä on kuitenkin huomattava, että ne on laadittu kaikkien LUT:n

6 tieteenalojen avuksi. Jos muoto esimerkiksi vuosiluvun paikan osalta poikkeaa työssä käytettävästä Harvardin järjestelmästä, tulee sähköiset lähteet muotoilla vastaamaan työssä käytettävää käytäntöä. Sähköisiin dokumentteihin viittaamista suositellaan vain silloin, jos muuta alkuperäislähdettä ei ole. On lisäksi huomattava, että viitattaessa esimerkiksi saman yrityksen useisiin eri kotisivuihin, tulee niistä jokaisesta laatia erillinen lähdeviite, missä kussakin on ko. sivun tarkka internetosoite. Ellei kotisivun ajankohdasta ole muuta tietoa, voidaan ne kirjata lukemishetken vuoden perusteella. Oleellista sähköisiin dokumentteihin viittaamisessa on, että pitkiä www-osoitteita ei koskaan käytetä viitemerkinnässä tekstin seassa. Yksinkertaistettuna voi sähköisiin dokumentteihin viittaamisessa edetä seuraavasti: 1. Löytyykö dokumentille kirjoittajaa? Jos löytyy, viitataan tekstissä nimeen. Esim. (Lehtonen, 2002) 2. Löytyykö dokumentille selkeä nimi? Jos löytyy, tätä voi käyttää lähdemerkinnässä, esim. (Storaenso Press Release Oct. 20, 2004). Koska kaikissa internet-lähteissä ei ole selvää tekijää, voi tekstiin tulevassa viitteessä tekijän nimen paikalla käyttää esimerkiksi julkaisuorganisaation virallista lyhennettä (SFS, KTM jne.) ja kirjoittaa lähdeluetteloon julkaisijan kohdalle nimen pidemmässä muodossa. Jos tekijä on tuntematon, voidaan sen paikalle merkitä myös Anon.. 3. Jos viittaa esim. yrityksen kotisivuilta löytyvään tietoon eikä dokumentille ole käyttökelpoista otsikkoa, niin tekstiviitteeseen voi laittaa yrityksen nimen ja vuosiluvun, esim. (Stora Enso 2009). Jos viitataan eri osioihin samalla sivustolla, kannattaa viitteet eritellä toisistaan aakkosilla, esim. (Stora Enso 2009a). Laita kunkin osion tarkka www-osoite lähdeluetteloon! Kaikissa näissä tapauksissa lähdeluetteloon merkitään sitten tarkat tiedot sähköisestä lähteestä, sisältäen tarkan www-osoitteen sekä päivämäärän, jolloin tieto on otettu. Esimerkki Internet-lähteestä: Denning, P. (1996) Business Designs of the New University [verkkodokumentti]. [Viitattu 5.6.1997]. Saatavilla http://ene.grnu.edu/pjd/education.html

7 Esimerkki sähköpostilähteestä: Bergman, S. (2009) The Iceland Teacher Training School in the field of biology, science education and development work in environmental education [sähköpostiviesti]. stefanb@khi.is 28.6.2009. Englanninkielisissä lähteissä otsikoiden kirjoitusasu vaihtelee siten, että usein sanat prepositioita ja artikkeleita lukuun ottamatta kirjoitetaan isoilla kirjaimilla. Kun kootaan omaa lähdeluetteloa, on syytä pyrkiä yhdenmukaiseen esitystapaan. Suositeltavaa on yhtenäisyyden vuoksi muuttaa isot kirjaimet pieniksi otsikon ensimmäistä sanaa ja erisnimiä lukuun ottamatta. Edellä esitetystä poiketen aikakauslehtien nimet viitteessä esitetään alkuperäisessä muodossaan. 3. HARJOITUSTYÖN ULKOASU Miksi muotoseikoilla on väliä harjoitustyössä? Työsi lukijalla, olipa hän sitten tutkijakoulutettava tai professori, on tyypillisesti iso pino harjoitustöitä luettavana. Kun muotoseikat ovat kunnossa, lukijan on helppo ottaa työ haltuun rakenteen osalta, ja keskittyä sisällön arviointiin. Huoliteltu kieliasu on myös tärkeä osa muotoilua, ja luo osaltaan mielikuvaa analyyttisesta ja osaavasta tai hutiloiden töitä tekevästä opiskelijasta. Yhdyssanasäännöt, pilkutus ja lauserakenteiden tarkistaminen ovat asioita, joita ei enää tiedekunnassa opeteta. Sen sijaan niiden osaaminen on työkalu, joka erottaa jyvät akanoista. Hyvän harjoitustyön kieliasuun pätee pro gradu - tutkielman kielestä annettu ohje: Tutkielman kielen tulee olla virheetöntä, ilmaisun selkeää, täsmällistä ja tiivistä. Sen on välitettävä asia lukijalle yksiselitteisesti ja ymmärrettävästi, ja asioiden on edettävä johdonmukaisesti ja eheästi. (LUT 2009, 141) Seuraavassa osiossa esitellään lyhyesti harjoitustyön muotoiluun vaikuttavia tekijöitä. Jos Wordin tai vastaavan tekstinkäsittelyohjelman käyttö ei ole vielä hallussa, suositellaan käytäväksi kurssia CS30A0100 Johdatus tietotekniikkaan ja toimisto-ohjelmiin. Perehdy tarvittaessa myös tämän dokumentin liitteeseen, jossa annetaan vinkkejä Wordin käyttöön harjoitustyön muotoilussa (Liite I). Harjoitustyön kirjasin eli fontti on tyypillisesti Times New Roman tai Arial, ja rivivälimäärityksenä on 1,5. (Format - Paragraph - Line spacing 1,5) Vältä

8 eksoottisempien fonttien käyttöä tekstissä. Jokainen uusi kappale alkaa vasemmasta reunasta, ja kappaleiden väliin jätetään tyhjä rivi. Teksti tasataan sekä vasempaan että oikeaan reunaan (Wordin pikakuvake justify ) kuten tässäkin ohjeessa on tehty. Muotoilujen täytyy olla yhtenäiset läpi työn. Harjoitustyön marginaaleiksi suositellaan 2,5 cm leveyttä joka reunaan. Tämä sama ohje pätee myös kandidaatintutkielmissa. 3.1. Harjoitustyön rakenne Harjoitustyöllä on oltava selkeä ja mietitty rakenne alusta loppuun saakka. Harjoitustyön ensimmäinen sivu on AINA kansilehti, johon voi ottaa mallia tämän ohjeen kansilehdestä. Kannesta pitää käydä ilmi yliopiston nimen ja kauppatieteellisen tiedekunnan lisäksi kurssin nimi, kurssin vastuuopettajan nimi, harjoitustyön nimi, palautuspäivämäärä sekä tekijöiden nimet ja opiskelijanumerot. Kansilehteä seuraavalla sivulla on sisällysluettelon paikka. Jos sisällysluettelon teko tuntuu Wordissa hankalalta, katso Word-pikaohjetta, joka on tämän harjoitustyöohjeen liitteenä. Tämän harjoitustyöohjeen sisällysluettelo toimii yleisenä mallina sisällysluetteloiden ulkoasulle. Työn sivunumerointi alkaa ensimmäiseltä tekstisivulta ja jatkuu lähdeluettelon viimeiselle sivulle asti. Huomaathan, että lähdeluettelon sivunumero mainitaan lähdeluettelossa, mutta liitteitä ei, vaan ne luetellaan nimeltä lähdeluettelon alla. Harjoitustyön juokseva sivunumerointi loppuu siis lähdeluettelon viimeiselle sivulle. Jokainen hyvä harjoitustyö alkaa johdannolla, ja päättyy johtopäätöksiin. Johdantoluvussa kuvataan lyhyesti, miksi työ on tehty ja mikä on sen keskeinen sisältö. Laajemmissa harjoitustöissä ja tutkielmissa johdantoluvussa myös perustellaan, miksi työ on tärkeä ja ajankohtainen; ts. työ myydään yleisölleen ja perustellaan, miksi se kannattaisi lukea. Johtopäätöksissä taas kerrataan lyhyesti työn keskeinen sisältö tai tulokset, ja laajemmissa töissä/tutkielmissa kuvataan mahdollisesti työn rajoitteita tai siitä kumpuavia uusia tutkimusaiheita. Itse tekstikappaleiden rakenne kannattaa miettiä ja jäsennellä tarkkaan. Suositus on, että alaotsikoinnissa vältetään enempää kuin kolmea otsikkotasoa (Esimerkki: 1.3.4

9 alakappale on vielä hyväksyttävissä, mutta 2.5.5.6 alakappale on jo liian monipolvinen). Jos työssä on selkeä kirjallisuuteen perustuva osa ja ns. empiirinen osa (jossa käsitellään yrityshaastatteluja tai muita havaintoaineistoja), nämä on hyvä jakaa omiksi pääluvuikseen. Tekstissä olisi syytä välttää otsikoita, joiden alla ei ole tekstiä. Lyhyt johdatus kunkin pääluvun alussa kyseisen kappaleen sisältöön johdattaa lukijan hyvin aiheeseen. Päälukujen määrä riippuu aiheesta ja työn laajuudesta, mutta hyvät työt erottuvat huonommista myös loogisen rakenteen ja hyvän otsikoinnin ansiosta. Vältä kahden rivin tekstikappaleita ja luettelomaista raportointia (pitkiä listoja ranskalaisia viivoja). Älä myöskään sorru monisanaisuuteen ja mammuttimaisen pitkiin kappaleisiin! 3.2. Kaaviot ja taulukot Harjoitustyössä on hyvä käyttää kuvioita, kaavioita tai taulukoita tekstin seassa havainnollistamassa tekstin sisältöä. Näiden tulee liittyä keskeisesti aiheeseen ja tuoda lisäarvoa. Pelkkä harjoitustyön pituuden lisääminen kuvien avulla ei siis ole hyvä ajatus. Kuviot tai kaaviot otsikoidaan ja numeroidaan juoksevasti. Taulukon nimi tulee taulukon yläpuolelle, kun taas kuvion nimi sen alapuolelle. Taulukon tai kuvion keskeinen sisältö ja ajatus tulee myös kuvata tekstissä. Jos kuvio on otettu jostain lähteestä, pitää siihen myös viitata asianmukaisesti. Jos harjoitustyöhön sisältyy laajoja kaavioita, taulukoita tai muuta vastaavaa, joiden ei välttämättä tarvitse olla tekstin yhteydessä, voi ne laittaa työn liitteeksi, ja viitata niihin sitten tekstissä asianmukaisesti, esim. (Liite I). Pääsääntöisesti harjoitustöissä ei tarvitse tehdä erillistä kuvio- tai kaavioluetteloa, mutta kandidaatin- ja pro gradu -tutkielmissa tämäkin pitää jo osata. 4. JOHTOPÄÄTÖKSET Tämän ohjeen tavoitteena on antaa lukijalle eväät harjoitustöiden kirjoittamiseen ulkoasun ja viittaustekniikan osalta. Harjoitustyön sisältö ja sen laatu riippuu kirjoittajasta itsestään, mutta kun viittaustekniikka ja ulkoasu ovat kuosissa, lukee arvostelijakin työtäsi asiasisältöön keskittyen!

10 LÄHDELUETTELO Hirsjärvi, S., Remes, P. & Sajavaara, P. (2009) Tutki ja kirjoita. 15.p. Helsinki, Tammi. LUT (2009a) Opinto-opas 2009-2010, Kauppatieteiden kandidaatin ja maisterin tutkinnot. Lappeenranta, Lappeenrannan teknillinen yliopisto. LUT (2009b) Viittaaminen sähköiseen dokumenttiin. Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjasto. [verkkodokumentti]. [Viitattu 19.08.2009]. Saatavilla http://www.lut.fi/fi/library/instructions/citing/sivut/default.aspx.

Liite 1. Word-pikaohje Antero Tervonen Seuraavat ohjeet perustuvat versioon Word 2003. Muiden versioiden käyttäjien täytyy soveltaa ohjeita. Tässä Word-ohjelman käskyt ja näppäimet ovat seuraavassa alleviivattuja. Ne on esitetty niin englannin- kuin suomenkielisen version mukaisesti. Tässä ohjeessa on erilaisten asioiden esittämistä varten muodostettu ja muotoiltu tyylejä (styles) (mm. otsikoihin 1, listoihin 2, sisällysluetteloon ja alaviitteisiin). Tyylejä käyttämällä saadaan aikaiseksi mm. otsikoiden automaattinen numerointi. Näin valitettavan usein toistuva otsikoiden välistä puuttuvat numerot tai kaksi samalla numerolla numeroitua otsikkoa saadaan vältettyä. Tyylejä kannattaa hyödyntää työn yhtenäisyyden vuoksi. Käytetyt tyylit selviävät kulloisenkin rivin / kohdan osalta esimerkiksi tässä kohdassa olevan Normal-tyylin esittävästä pudotusvalikosta sivun ylälaidassa. Jokainen pääluku alkaa sivun yläreunasta. Pakotetun sivun aloituksen saa aikaiseksi näppäinyhdistelmällä <Ctrl> + <Enter>. Tällöin ei tarvitse tyhjien rivien avulla säädellä pääluvun aloituspaikkaa, vaan se alkaa aina sivun yläreunasta. Myös alaluvun otsikko pitäisi siirtää seuraavan sivun alkuun, jos sen alapuolelle jää enintään 2 tekstiriviä. Tässä raportissa on myös alun perin pyritty siihen, mutta jos tulostuksessasi ei näin ole käynyt, johtuu muutos erilaisista kirjoitinmäärittelyistä. Tutkimusraportin Header- (Ylätunniste) ja Footer- (Alatunniste) kenttiin (sivun ylä- ja alaosaan) ei tule muuta kuin sivunumero. Ei siis esimerkiksi mitään kaikilla sivuilla toistuvia tekijän tai raporttiotsikon tietoja. Ne eivät kuulu tieteelliseen raporttiin. Sivunumerointi aloitetaan ensimmäiseltä tekstisivulta. Käytännössä dokumentti kannattaa jakaa Wordin avulla useampaan sectioniin (osaan), jolloin osan sivuista saa pois numeroinnin piiristä ja joiden muutkin määrittelyt voivat poiketa toisistaan. Käytännössä kansilehti kannattaa erottaa omakseen, sitten sisällysluettelo ym. mahdolliset sivut ennen teksti omakseen. Kolmannen osan muodostaa teksti 1 2 1 Heading 1; 1.1 Heading 2; 1.1.1 Heading 3 Lista, bullet (ranskalaisia viivoja varten) ja Lista-num-1,5cm (numeroituja listoja varten)

lähdeluetteloineen ja viimeiseen osaan tulevat liitteet. Section-katko saadaan aikaan seuraavalla valinnalla: Insert (Lisää) - Break (Vaihto) - Section break types (Osanvaihdot) -kohtaan Next page (Seuraava sivu) ja <OK>. Tällöin uusi osio alkaa sivun ylälaidasta. Seuraavaksi kannattaa ottaa sisällysluettelo- ja tekstiosuuden välinen kytkentä pois toiminnasta: Valitse ensin esitysmuodoksi View (Näytä) - Print Layout (Esikatselu). Aktivoi tämän jälkeen ylätunniste View (Näytä) - Header and footer (Ylä- ja alatunniste). Kytke pois päältä kolmanneksi oikean puoleinen painike: Same as Previous (Sama kuin edellinen). Tämä katkaisee ylätunnistemäärittelyt ko. ja edellisen osion väliltä. Määrittele näiden toimenpiteiden jälkeen sivunumerointi sivun yläreunaan oikealle (Insert (Lisää) - Page numbers (Sivunumerot): Position: Top of the page (Header) (Sijainti: Sivun yläreuna) ja Alignment: Right (Tasaus: Oikea)). Sähköiseen muotoon kuvioita (Figure) voi tuottaa usealla eri tavalla. Lähdekirjallisuudesta voi skannata kuvion tai sen voi piirtää uudelleen esim. Powerpointin avulla, kuten myös itse kehitetyt kuviot. Yleisesti omien ajatusten pukeminen itse kehitetyiksi kuvioiksi luetaan ansioksi. Eri lähteistä lainatuista kuvioista on aina syytä mainita viitetiedot kuvio-otsikon lopuksi suluissa. Mikäli tekijä jalostaa tai yksinkertaistaa lähteessä esitettyä kuviota, on tästä mainittava kuviootsikon lähdeviittauksen yhteydessä esimerkiksi ilmaisuilla mukaillen. Kuvioiden tuomisessa muista tiedostoista on joskus Wordissä sellaisia ongelmia, että kuvio saattaa lähteä vaeltelemaan pitkin tekstiä. Tämä ongelma ratkeaa yleensä tuotaessa kuvio Wordiin seuraavin valinnoin: Insert (Lisää) - Object (Objekti) - Create from File (Luo tiedostosta) - Browse (Selaa) (hae haluamasi tiedosto; ei rukseja Link to File (Linkitä tiedostoon) tai Display as icon (Näytä kuvakkeena) -kohtiin) - <OK>. Kuvion tyyliksi kannattaa valita listalta kuvio. Kuvioiden ja taulukoiden otsikoiden numeroinnissa kannattaa hyödyntää Wordin automaattista numerointia. Tämä tapahtuu valitsemalla Insert (Lisää) - Reference () - Caption (Otsikko) Mikäli Options (Asetukset) Label (Otsikko) -listalta ei löydy valmiiksi Kuvio ja Taulukko voi ne luoda New Label (Uusi otsikkolaji) -toiminnolla. Kun esimerkiksi Kuvio on valittu listalta, tulee Caption-kohtaan näkyviin Kuvio A,

missä A on kuvion automaattinen järjestysnumero ko. tekstikohdassa. Kuvioiden numeroinnissa on suositeltava käyttää alusta asti juoksevaa numeroa, eikä liittää luvun numeroa kuvion numeroon. Hyväksy valinta lopulta painamalla <OK>. Kun kuvioon sitten viitataan tekstin yhteydessä, ei tuota automaattista otsikkonumerointi voi hyödyntää. Käytännön neuvona on se, että kaikki kuvioiden tekstiviittaukset kannattaa kirjoitusvaiheessa numeroida XX :ksi ja kun raportti on muuten ihan valmis, niin käydä kohdat läpi Edit (Muokkaa) - Find (Etsi) -toimintoa hyväksikäyttäen ja muutetaan numerot lopullisiksi. Tässä ohjeessa on kuvio-otsikko esitetty siten, että kuvio ja numero ovat lihavoiduilla ja kuvion nimi lihavoimattomana tapuloituna seuraavaan tabulaattorin kohtaan. Kuvio-otsikossa numeron perään laitetaan piste, mutta tekstiviittauksessa kuvioon piste jätetään pois. Perusperiaate otsikoinnissa on se, että kuvion otsikko tulee kuvion alapuolelle ja taulukon otsikko taulukon yläpuolelle. Taulukko pitää pyrkiä saamaan sopimaan samalle sivulle. Jos tämä ei onnistu, niin kannattaa harkita taulukon siirtämistä liitteeksi. Tekstiltään poikittaiset taulukot on hyvä siirtää liitteeksi. Kuviot ja taulukot pitää saada mahtumaan normaaleihin marginaaleihin sivusuunnassa. Kuviot ja taulukot pitäisi esittää pystysuunnassa. Kuviot ja taulukot kannattaa keskittää marginaaleihin sivusuunnassa, mutta otsikot alkavat aina vasemmasta marginaalista. Kuvioiden koon muuttelussa voi käyttää kahdenlaisia työkaluja. Ensiksikin, kuviota näpäyttämällä se aktivoituu sekä sen reunoille ja nurkkiin tulee pienet laatikot, joista hiiren kanssa vetämällä voi kuvaa suurentaa tai pienentää. Tämä kannattaa tehdä nimenomaan nurkkien laatikoiden avulla, jolloin muutos on samansuuruinen pysty- ja vaakasuunnassa. Eli kuvion elementtien suhteet säilyvät hyvinä. Kuvio 1. Crop (Rajaa) -symboli.

Toinen käyttökelpoinen muuntotyökalu on Crop, joka löytyy hieman hankalasti etsimällä. Esimerkiksi seuraavasti: View (Näytä) - Toolbars (Työkalurivit) - Drawing (Piirto), jolloin näkyviin tulee uusi rivistö painonappeja (toolbar; työkalupalkki). Mikäli kuviossa 7 esitetyn symbolin mukaista nappulaa ei ole valmiiksi Drawingtyökalupalkilla, joudutaan se hakemaan. Tämä tapahtuu avaamalla viimeisen nappulan jälkeisen pienen alaspäin osoittavan kolmion kohdalta hiiren vasemmalla näppäimellä ikkuna Add or remove buttons (Lisää tai poista painikkeita). Sen perässä olevasta kolmiosta saa esiin valinnan, mistä valitaan Customize (Mukauta) - Commands (Komennot; välilehti). Vasemmanpuolisesta Categories (Luokat) -listasta valitaan Drawing (Piirto), minkä jälkeen oikeanpuolisesta Commands (Komennot) - listalta etsitään Crop (Rajaa). Seuraavaksi vedetään tuo Crop hiiren vasen näppäin alhaalla pitäen Drawing-työkalupalkkiin. Tätä työkalua käytetään siten, että kuvio aktivoidaan hiirellä, minkä jälkeen painetaan Crop-näppäintä. Tällöin hiiren nuoleen tulee mukaan ko. symboli. Viemällä ko. nuoli kuvan reunan mustan laatikon päälle ja painamalla hiiren vasenta näppäintä voidaan kuvion alaa suurentaa tai pienentää ilman että kuvion koko muuttuu. Tällä työkalulla voi rajata kuviosta pois esimerkiksi turhia valkoisia alueita tai sitten lisätä kuvioon reunoille tyhjää valkoista. Kuviot voi näin halutessa reunustaa viivalla. Jos tämän esitystavan valitsee, on sitä syytä noudattaa kaikissa kuvioissa. Reunaviivat aikaan saadaan seuraavasti: Format (Muotoile) - Borders and Shading (Reunat ja sävytys) - Borders (Reunat) -välilehti. Viivan leveydeksi kannattaa muuttaa Width (Leveys) -kohdasta esim. 1 pt ja valita Settings (Asetus) -kohdasta Box (Kehys) sekä <OK>. Ideaalitilanteessa kuvio esitetään samalla sivulla heti siihen tapahtuvan tekstiviittauksen jälkeen. Koska kuvioiden paikka elää kirjoituksen aikana, kannattaa lopullinen kuvioiden tarkka sijoittaminen katso läpi muun tekstin viimeistelyn jälkeen. Viimeistään lopullinen, tulostettava versio olisi hyvä oikolukea. Wordin oikoluku kelpaa pohjaksi, mutta ei haittaisi työn luetuttaminen jollain muullakin. Mikäli mahdollista, niin tiedosto kannattaisi tavuttaa automaattisesti. Tavutus kannattaa kytkeä toimintaan jo kirjoituksen alussa. Se tapahtuu kohdasta: Tools (Työkalut) -

Language (Kieli) - Hyphenation (Tavutus) lisäämällä ruksi kohtaan Automatically hyphenate document (Tavuta asiakirja automaattisesti). Poista ruksi kohdasta Hyphenate word in CAPS (Tavuta ISOLLA kirjoitetut sanat), jolloin ohjelma ei tavuta otsikoita automaattisesti. Kielivalinta tapahtuu kohdasta Tools (Työkalut) - Language (Kieli) - Set language (Määritä kieli). Mikäli esim. suomenkieltä ei ole asennettu erillisestä kielipaketista, pitää tämä tehdä tai tavutus ei onnistu. Ellei automaattinen tavutus onnistu, on syytä käyttää ehdollista tavutusta ainakin suurimpien sanojen välisten rakojen pienentämiseksi. Tämä ohje on alun perin tavutettu suomenkielisen lisäpaketin avulla, mutta jos se puuttuu koneestasi, niin tavutuskaan ei näy. Wordin käyttöä haittaavat joskus automaattiset toiminnot. Mm. tavuviivan muuttuminen tarpeettomissa kohdissa ajatusviivaksi on häiritsevää. Tavuviiva käytetään mm. yhdyssanojen välissä. Tässä pitäisi pyrkiä yhtenäiseen esitysasuun. Automaattisia toimintoja voi muuttaa kohdasta: Format (Muotoile) - AutoFormat (Automaattinen muotoilu) - Options (Asetukset). Ehdollisen tavutuksen saa aikaan näppäinyhdistelmällä <Ctrl> + <->. Eli word tavuttaa sanan, jos se on tavutusvyöhykkeellä oikeassa reunassa, mutta jättää tavuviivan piiloon jos sana siirtyy keskemmällä riviä. Oikean reunan tasaus ei ole pakollinen, mutta useimmiten sitä käytetään. Siihen kannattaa yleensä siirtyä vasta viimeistelyvaiheessa. Työn sisällysluettelon luonnissa voi käyttää automaattista toimintoa, kunhan tekstissä olevissa otsikoissa on käyttänyt otsikkotyylejä. Toiminto on: Insert (Lisää) - Reference (Hakemisto ja luettelot) - välilehti Table of Contents (Sisällysluettelo) + <OK>. Viereiseltä välilehdeltä voi tarvittaessa muodostaa automaattisia kuvio- ja taulukkoluetteloita. Työtä on syytä silmäillä läpi tulostuksen jälkeen, koska tekstinkäsittelyohjelmat aiheuttavat joskus yllätyksiä. Tulostus voi poiketa näytöllä näkyneestä versiosta. Wordin sivutus muuttuu esimerkiksi valitun kirjoittimen mukaan. Eli omallakin koneella sivutus ym. toimivat kirjoittamisen aikana oletuskirjoittimen mukaisesti, mutta jos lopullinen tulostus tapahtuu esimerkiksi verkkokirjoittimella, saattavat

sivutukseen yms. vaikuttavat asetukset muuttua. Siten raportti kannattaa aina esikatsella viimeisen tulostinmäärittelyn jälkeen juuri ennen tulostusta.