SPORTTIREKISTERIOHJE JUDOLIITON SEURAKÄYTTÄJILLE Päivitetty 20.1.2014 1.KIRJAUTUMINEN a) Kirjoita selaimen osoiteriville https://rekisteri.sportti.fi/sso/ tai kirjaudu Judoliiton kotisivuilla www.judoliitto.fi olevasta linkistä b) Anna ylläpitäjältä saamasi käyttäjätunnus ja salasana c) Klikkaa Kirjaudu-painiketta d) Mikäli kuulut useampaan käyttäjäryhmään, eteen avautuu näkymä, josta pääset valitsemaan, minkä ryhmän oikeuksilla haluat kirjautua sisään. Klikkaa Kirjaudupainiketta kyseisen roolin kohdalta. Ensimmäisellä kerralla kirjautuessasi vaihda salasana sivun oikeassa yläreunassa olevan linkin kautta. 2.HENKILÖTIETOJEN HALLINNOINTI 2.1.Yleistä Ohjelmisto avautuu JÄSENTIEDOT -välilehteen (valintanappi vasemmassa yläkulmassa) aakkosissa ensimmäisen henkilön tietoihin. Henkilötiedot jakautuvat Perustiedot-, Yhteystiedot-, Organisaatiot-, Jäsenyydet,- Tehtävät- ja Lisätiedot -välilehdille. Jäsentietoja hallinnoidaan Lisää-, Muokkaa- ja Poista -painikkeilla, jotka löytyvät kunkin välilehden oikeasta yläreunasta. Uuden jäsenen tietojen lisääminen aloitetaan aina klikkaamalla Lisää-painiketta henkilötietojen Perustiedot-välilehdellä. Lisää-painike lisää siis ainoastaan uuden henkilön järjestelmään. Muilla välilehdillä uuden tiedon syöttö suoritetaan klikkaamalla Muokkaa-painiketta. Muokkausnäkymään päästään aina Muokkaa-painiketta painamalla. Tietojen täyttämisen jälkeen tiedot tallentuvat Tallenna-painiketta. Lomakkeen kentät voi tyhjentää Palautapainikkeesta. Muokkaus-tilassa Palauta-painike ei tyhjennä aiemmin tallennettuja tietoja. Muokkaustilasta päästään tietoja tallentamatta pois klikkaamalla ohjelmiston back-painiketta.
2 2.2. Perustiedot välilehti Perustiedot-välilehdelle tallennetaan henkilöä koskevat perustiedot. HENKILÖN ETSIMINEN: a) Klikkaa Jäsentiedot -välilehteä (vasemmalla) b) Kirjoita henkilön sukunimi tai Sportti-ID ruudun oikeassa reunassa olevaan Pikahaku kenttään. Jos et ole varma nimestä, kirjoita esim. Vir*, niin saat esiin kaikki Vir -alkuiset sukunimet c) Klikkaa esiin tulevasta listasta haluamasi henkilön nimeä, jolloin henkilön perustiedot avautuvat. Jos henkilöitä on vain yksi, avautuu sivu henkilön Perustiedot välilehdelle. d) Voit muokata henkilön tietoja painamalla Muokkaa -painiketta HENKILÖN LISÄÄMINEN: a) Paina Lisää painiketta Perustiedot -välilehdellä b) Täytä henkilön tiedot avautuvalle Lisää henkilö -näkymään c) Paina Tallenna Lisätty henkilö liittyy automaattisesti seuraorganisaatioon, mutta jäsenyys on aina lisättävä erikseen!
3 2.3.Yhteystiedot -välilehti Yhteystiedot-välilehdelle voidaan henkilöstä tallentaa erityyppisiä yhteystietoja. Yhteystietoja voi olla useita ja ne lajitellaan sen mukaan, onko kyseessä huoltajan yhteystieto, työn vai kodin yhteystieto. Perustietoihin lisätyt puhelinnumerot ja e-mail -osoitteet siirtyvät automaattisesti Yhteystiedot-välilehdelle. YHTEYSTIETOJEN LISÄÄMINEN: a) Etsi tai lisää henkilö kuten edellä on ohjeistettu b) Klikkaa Yhteystiedot -välilehden Muokkaa-painiketta. c) Valitse yhteystiedon tyyppi pudotusvalikosta ja anna tyypin mukainen varsinainen yhteystieto, esim. matkapuhelinnumero Yhteystieto-kenttään. Mikäli merkitset yhteystiedon ensisijaiseksi, päivittää järjestelmä automaattisesti yhteystiedon henkilön Perustiedot-välilehdelle vastaavaan yhteystietokenttään. d) Klikkaa Tallenna-painiketta. Postin osoitepäivitys päivittää osoitetiedot, mikäli henkilön hetu on kirjattu rekisteriin. Lisätystä yhteystiedosta syntyy uusi rivi välilehdelle. Olemassa olevia yhteystietoja voidaan muokata klikkaamalla halutun yhteystietorivin kohdalta Muokkaa-painiketta tai poistaa tieto Poistapainikkeesta. Järjestelmä suorittaa varmistuskyselyn ennen poiston suorittamista. 2.4.Organisaatiot välilehti Organisaatiot välilehdellä on luettelo organisaatioista, joihin henkilö on liitetty. Klikkaamalla listassa olevaa organisaation nimeä, avautuu perustiedot kyseisestä organisaatiosta. Seurakäyttäjä voi muokata oman organisaationsa tietoja. Takaisin henkilön perustietoihin pääsee painamalla back painiketta.
4 2.5.Jäsenyydet välilehti Henkilön jäsenyyttä seuraorganisaatiossa hallinnoidaan Jäsenyydet välilehdellä. HENKILÖN SEURAN JÄSENYYS: a) Etsi henkilö kuten aiemmin on ohjeistettu b) Klikkaa Jäsenyydet -välilehteä, jolloin avautuu lista organisaatioista, joissa henkilöllä on tai on ollut jäsenyys c) Rasti kohdassa Aktiivinen tarkoittaa, että jäsenyys on voimassa d) Listassa näkyy myös jäsenyyden alku- ja loppupäivämäärä, mikäli ne on kirjattu Painamalla rivin vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasi kuvaketta pääset tarkastelemaan henkilön jäsenyyteen liittyviä tietoja tarkemmin. Korttipäivä tarkoittaa päivää, jolloin henkilö on ollut Judo Free Card jäsenkorttiajossa. Vakuutus astuu voimaan kello 24.00 sinä päivänä, kun henkilölle on lisätty jäsenyys rekisteriin. Aktiivinen, Korttipäivä, Kausi ja Lisäysaika ruudut eivät ole muokattavissa. Jäseninfo kohtaan voi lisätä henkilön jäsenyyteen liittyviä tietoja seuran omiin tarkoituksiin, esim.harjoitusryhmän.
5 HENKILÖN JÄSENYYDEN LISÄÄMINEN: a) Etsi henkilö, kuten aikaisemmin on ohjeistettu b) Valitse henkilön tietojen oikeasta yläreunasta Jäsenyydet välilehti c) Paina Muokkaa painiketta oikeassa ylänurkassa (rivillä Lisää, Muokkaa ja Poista painikkeet) ->muodostaa uuden jäsenyysrivin d) Valitse alasvetovalikosta jäsenlaji. Seura voi itse päättää, mitä jäsenlajeja käyttää lukuunottamatta PR lehti jäsenlajia e) Jäsenyyden alkamispäivä kirjautuu automaattisesti. f) Jätä jäsenyyden päättymis(loppu)päivä avoimeksi tai kirjaa Suomen Judoliiton jäsenmaksukauden (1.9.20xx 31.8.20xx) viimeinen päivä. Jos et halua henkilölle lehteä, ota rasti ruudusta Lehti pois. g) Paina Tallenna Huom! Mikäli henkilön jäsenyys on passiivinen ja se halutaan aktiiviseksi, tulee silloin tehdä uusi jäsenyysrivi! SEURAN JÄSENYYDEN PÄÄTTÄMINEN: Jäsenyyden päättäminen on mahdollista seuraavan kerran 1.9.-30.9.2014! a) Etsi henkilö, kuten aikaisemmin on ohjeistettu b) Valitse henkilön tietojen oikeasta yläreunasta Jäsenyydet välilehti c) Paina kyseisen aktiivisen jäsentiedon perässä olevaa Muokkaa painiketta d) Lisää jäsenyyden päättymis(loppu)päivä = kauden viimeinen päivä 31.8.20xx e) Paina tallenna
6 2.6.Tehtävät välilehti Sporttirekisterinhoitajat lisäävät ja päivittävät Sporttirekisteriin seuraavat tehtävät: rahastonhoitaja (tärkeä päivitettävä tieto jäsenmaksulaskutuksia varten!) judoseuran tai yleisseuran judojaoksen puheenjohtaja (tärkeä!) judoseuran tai yleisseuran judojaoksen varapuheenjohtaja sihteeri passisihteeri koulutusvastaava nuorisovastaava valmennusvastaava seuran päätoiminen tai palkattu työntekijä jne TEHTÄVÄN LISÄÄMINEN LUOTTAMUSHENKILÖLLE: 1) Etsi henkilö sukunimen tai Sportti ID:n avulla Pikahaun kautta tai lisää henkilö, mikäli hän ei vielä ole rekisterissä (jäsenyyttä ei tarvitse laittaa) 2) Valitse "Tehtävät"-välilehti 3) Paina "Muokkaa" nappia 4) Valitse vetovalikosta tehtävä, lisää alkupäivämäärä ja tallenna. Kun tehtävän haltija jatkossa vaihtuu, muista lisätä tehtävästä luopuneelle kyseiseen tehtävään päättymispäivä. 5) Samalla henkilöllä voi olla vaikka kaikki em. tehtävät, jos mielestänne tiedotus sujuu sitä kautta parhaiten. Huomaathan tarkistaa, että henkilöllä on myös toimiva, ensisijaiseksi merkitty sähköpostiosoite rekisterissä. TEHTÄVÄN POISTAMINEN: 1) Etsi henkilö sukunimen tai Sportti ID:n avulla Pikahaun kautta 2) Mene henkilön "Tehtävät"-välilehdelle 3) Paina kyseisen tehtävän perässä olevaa "Muokkaa" nappia 4) Lisää päättymis(loppu)päivä ja tallenna. Kun tehtävän haltija vaihtuu, muista lisätä tehtävästä luopuneelle tehtävän päättymispäivä.
7 2.7.Lisätiedot välilehti Lisätiedot välilehdellä on jäsenten suoritetut judon vyöarvot ja koulutukset sekä saavutetut ansiomerkit. Vyöarvoja ylläpitää seurojen passisihteerin tai seurakäyttäjän käyttöoikeudet saanut henkilö (tästä on oma erillinen ohje). Koulutukset ja ansiomerkit päivitetään Judoliiton toimistolla. 3.MUUTA HUOMIOITAVAA KAUDEN VAIHTUESSA/AIKANA Huolehdi siis siitä, että 1.10.2014 seuran rekisterissä on voimassa jäsenyys ainoastaan sellaisilla henkilöillä, jotka ovat hoitaneet velvoitteensa seuraa kohtaan. Päätä päättyneet jäsenyydet 30.9.2014 mennessä. Lisää uudet jäsenyydet sitä mukaan kun seura saa jäsenmaksu suoritukset. Kauden aikana voi tapahtua henkilöjäsenten seuravaihtoja. Ne tulee tehdä käyttämällä Judoliiton seuransiirtolomaketta. Vanha ja uusi seura hyväksyvät allekirjoituksellaan seuranvaihdon ja toimittavat lomakkeen Judoliittoon. Seuraa vaihtava jäsen maksaa kauden aikana vain kerran jäsenmaksun ja se laskutetaan siltä seuralta, jonka jäsen henkilö on kauden alussa (tai laskutuksen hetkellä). Uutta seuraa ei laskuteta jäsenestä, joka on jo kertaalleen maksanut jäsenmaksun, eikä vanhaa seuraa hyvitetä seuraa vaihtaneesta jäsenestä. Judoliitto tekee jäsenyyden siirron Sporttirekisterissä (uuden seuran ei siis tule muodostaa uutta jäsenyyttä). Seuran äänimäärä vuosikokouksessa: Äänimäärien perusteena käytetään Liiton yhteiseen jäsenrekisteriin rekisteröityjen henkilöjäsenten lukumäärää edellisen vuoden viimeisenä päivänä. SYYSKUUSSA TÄRKEÄÄ: Päätä jäsenyys 30.9. mennessä niiltä henkilöiltä, jotka eivät ole hoitaneet vielä seuraa kohtaan velvoitteitaan (esim. seuran harjoitus-, jäsen tms. maksut). Mikäli syyskuun aikana on harjoituksissa tai matkalla harjoituksiin tapahtunut tapaturma, varmista erityisesti, että ko. henkilön jäsenyys on voimassa! Lisää uudet jäsenet rekisteriin sitä mukaan, kun jäsenet ovat hoitaneet ko. velvoitteet seuraa kohtaan.
8 Jäsenlaji PR-LEHTI PR lehti jäsenyys voidaan lisätä esimerkiksi seuran tukijoille tms. tahoille, joille halutaan seuran puolesta lähettää maksuton lehti. PR lehden saajille ei mene Judo Free Cardia, eikä PR lehden saajalle kuulu muita jäsenetuja. PR lehden saajista Judoliitto ei laskuta jäsenmaksuosuutta seuralta. PR lehtiä seura voi kirjata jäsenmääränsä perusteella seuraavasti: Seuralla jäseniä Sporttirekisterissä Suurin sallittu maksuttomien PR-lehti -jäsenyyksien määrä 1-49 jäsentä Sporttirekisterissä 3 PR kappaletta 50-99 jäsentä Sporttirekisterissä 5 PR kappaletta 100-149 jäsentä Sporttirekisterissä 7 PR kappaletta 150-199 jäsentä Sporttirekisterissä 9 PR kappaletta 200 tai enemmän jäseniä Sporttirekisterissä 11 PR kappaletta Jäsenmaksulaskutukset Lokakuun jäsenmaksulaskutuksessa Judoliitto laskuttaa jäsenmaksua seuralta jäsenmaksukaudella 1.9.2013-31.8.2014 alle 7 -vuotiaista 40 euroa ja yli 7 -vuotiaista 63 euroa per sporttirekisteriin rekisteröity jäsen. Vuoden vaihteessa laskututetaan 1.10. jälkeen Sporttirekisteriin lisätyt jäsenet. Loppukauden jäsenmaksupäivämäärät ovat todennäköisimmin toukokuun ja syyskuun alku. Jäsenedut Jäsenedut astuvat voimaan pääsääntöisesti silloin, kun henkilö lisätään rekisteriin. Jäsenvakuutus astuu voimaan seuraavasti: 30.9.2013 mennessä lisättyjen jäsenten jäsenvakuutus on voimassa 1.9.2013 lähtien takautuvasti. 1.10.2013 ja sen jälkeen lisättyjen henkilöiden vakuutus astuu voimaan kello 24.00 sinä päivänä, kun henkilön jäsenyys on lisätty rekisteriin. Lisäysaika kirjautuu rekisteriin automaattisesti, eikä sitä voi muuttaa. Vakuutus on voimassa 31.8.2014 asti riippumatta siitä, milloin henkilö on lisätty rekisteriin. Judo Free Card -jäsenkorttiajoja tehdään lokakuusta lähtien viikon kahden välein jäsenmaksukauden loppua kohden harventuen. Ensimmäinen ajo tehdään lokakuussa 2013, jolloin kortti lähetetään kaikille niille, joilla on jäsenyys voimassa 1.10.2013. 4.ORGANISAATIOTIETOJEN HALLINNOINTI Organisaatioita hallinnoidaan Organisaatiot -välilehdellä. Pääset siirtymään henkilötiedoista organisaatiotietoihin klikkaamalla sivun oikeassa yläreunassa olevaa Organisaatiot-välilehteä. Organisaatiotietoja hallinnoidaan jäsentietojen tapaan Lisää-, Muokkaa- ja Poista-painikkeilla, jotka löytyvät kunkin välilehden oikeasta yläreunasta.
9 Muokkausnäkymään päästään aina Muokkaa-painiketta painamalla. Tietojen täyttämisen jälkeen tiedot tallentuvat Tallenna-painiketta tai näppäimistön Enter-näppäintä painamalla. Lomakkeen kentät voi tyhjentää Palauta-painikkeesta. Muokkaus-tilassa Palauta-painike ei tyhjennä aiemmin tallennettuja tietoja. Muokkaustilasta päästään tietoja tallentamatta pois klikkaamalla ohjelmiston back-painiketta. Perustiedot-välilehdelle tallennetaan organisaatiota koskevat tiedot. Ensisijainen puhelin, matkapuhelin ja e-mail ovat automaattisia kenttiä, joihin järjestelmä päivittää ensisijaisiksi merkityt yhteystiedot Yhteystiedot-välilehdeltä. Yhteystiedot-välilehdelle uusi yhteystieto lisätään kuten henkilöpuolellakin. SEURAN/JUDOJAOKSEN VIRALLINEN YHTEYSHENKILÖ LISÄTÄÄN REKISTERIIN SEURAAVASTI: 1) Valitse "Organisaatiot" -välilehti, jolloin siirryt Alueen sivulle 2) Sivun alareunassa on oman seurasi nimi, klikkaamalla nimeä pääset oman seurasi tietoihin 3) Paina "Muokkaa" 4) Lisää vetovalikosta seurasi yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön osoite ym. tiedot päivitetään tarvittaessa henkilön perustiedot ja yhteystiedot -välilehdille. 5) Mikäli seuralla on toimisto, voit lisätä perustietosivulle toimiston osoitteen 6) Jos seuran toimistolla on puhelinnumero, erillinen sähköpostiosoite ja www.sivut, voit lisätä ne organisaation "Yhteystiedot" -välilehdelle
10 5.RAPORTIT RAPORTIT -osiossa on mahdollisuus tarkastella raportteja riippuen käyttäjän tarpeista. Ideana on, että käyttäjän tarvitsee osata mahdollisimman vähän monimutkaisia koodeja tai SQL-kieltä - raporttien luonti tapahtuu helpon käyttöliittymän avulla. Valmiiksi tallennettuun raporttiin tallentuvat vain raportin kriteerit, ei henkilöitä. Tällöin raportti on aina ajan tasalla, vaikka uusikin jäsenen täyttäisi kriteerit. Judoliiton seurakäyttäjille on tehty valmis Exel-raportti seuran voimassa olevista jäsenyyksistä valikkoon Valmiit. Lisäksi RAPORTIT-osiossa voi tehdä mm. osoitetarra- tai sähköpostiraportin itse valitsemillaan tiedoilla.jatkossa myös lisätiedoista ja tehtävistä saa raportit. Judoliitto voi tehdä tarpeen mukaan lisää valmiita raportteja. Lisäraporttitoiveista voi olla yhteydessä Judoliiton toimistoon. RAPORTTI SEURAN VOIMASSA OLEVISTA JÄSENYYKSISTÄ EXEL-TAULUKKONA a) Klikkaa RAPORTIT osion näppäintä b) Sivulla on näkyvissä Haku_VoimassaolevatJäsenet - raportti c) Paina Käytä raporttia nappia rivin oikealla puolella d) Valitse kohdasta Toiminto joko HTML-, CSV,- Exel,- Sähköposti- tai Tarratuloste raportti e) Paina Käytä näppäintä f) Valitse tulostuvat kentät seuraavasti; Rastita Oletuskentät -osasta haluamasi tiedot (Sportti ID, etunimi ja sukunimi) Rastita Perustiedot-osasta ne kentät, jotka haluat näkyviin Voit valita Yhteystiedot osasta esim. jäsenen (esim. huoltajan yhteystieto, jos nitä on merkitty tai voit valita ensisijaisen yhteystiedon raporttiin) g) Valitse halutessasi raporttiin jäsentiedot (esim. jäsenlaji, alkupäivä ja loppupäivä) h) Mikäli raportti on sellainen, jota tulet käyttämään jatkossakin, voit antaa sille nimen. Tällöin raportti löyty jatkossa RAPORTIT-osiosta valikosta Valmiit i) Paina Jatka SÄHKÖPOSTIN LÄHETYS SPORTTIREKISTERIN KAUTTA: j) Raportti aukeaa valitsemassasi muodossa. SÄHKÖPOSTIN LÄHETÄMINEN SPORTTIREKISTERIN KAUTTA: a) Tee sähköpostiraportti kuten edellä on ohjeistettu b) Anna viestin aihe ja kirjoita viesti c) Rastita kohta Ensisijainen e-mail d) Paina Lähetä-painiketta Sähkpostin lähettämisestä Sporttirekisterinkautta on oma erillinen ohje.
11 TEHTÄVÄRAPORTTI: 1) Valitse "Raportit" välilehdeltä vetovalikosta Normaali ja paina oikealla olevaa "Lisää uusi" nappia 2) Paina Tehtävät valikosta Hae valinnat näppäintä -> Klikkaa SUOMEN JUDOLIITTO tekstiä, joka ilmestyy ruutuun, jolloin saat listan tehtävistä Tehtävänimike -ruutuun 3) Valitse "Tehtävät"-valikosta tehtävä (esim. seuran rahastonhoitaja) "mustaamalla" kyseinen tehtävä ja painamalla "Lisää valinta". Lisää samalla tavalla kaikki haluamasi tehtävät raporttiin. 4) Paina oikealla ylhäällä olevaa nappia "Hae valituilla" 5) Anna Raportille nimi, paina "Jatka" 6) Valitse vetovalikosta Exel (tai jos koneellasi ei ole Exeliä, HTML) ja paina "Käytä" 7) Rastita kohdat Sportti ID, etu- ja sukunimi 8) Rastita "Tehtävät" -listasta kohdat TEHTÄVÄNIMIKE JA AKTIIVINEN! Mikäli et rastita kohtaa Aktiivinen, ei lista ole luotettava! Mikäli haluat tarkistaa listasta, mihin asti ko. tehtävä on voimassa, voit Tehtävät -listasta valita myös alku- ja loppupäivän. Tällöin alku- ja loppupäivä näkyy, mikäli sellaiset on merkitty tehtävää lisätessä. 9) Voit nimetä raportin (jolloin se näkyy jatkossa Raporttien Valmiit-valikossa) ja paina "Jatka" 10) Saat raportin, jossa on henkilöt tehtävittäin. Jos henkilöllä on useampi tehtävä, hän tulostuu useampaan kertaan. MUUT RAPORTIT: Voit muokata tarpeen mukaan itsellesi erilaisia raportteja ja tarvitaessa tallentaa ne tulevaa muokata tarpeen mukaan itsellesi erilaisia raportteja ja tarvitaessa tallentaa ne tulevaa käytöä varten. LISÄTIETOJA: Suomen Judoliitto ry/toimistosihteeri, p. 09 3481 2316, e-mail: toimisto@judoliitto.fi