OHJE 1 (5) PROJEKTIAVUSTUKSEN (C) TOIMINTASELOSTELOMAKKEEN RAY3707 TÄYTTÖOHJE Yleistä... 1 1 Projektin perustiedot... 1 2 Projektin toteutus ja eteneminen... 2 3 Projektin seuranta ja arviointi... 3 4 Projektin vaihetavoitteiden saavuttaminen... 3 5 Projektin seuraavan vuoden keskeisimmät tavoitteet... 4 6 Projektin tulosten ja vaikutusten varmistaminen... 4 7 Resurssimuutokset... 4 8 Projektin kulujen ja rahoituksen erittely... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 9 Laskelma aiemmin myönnetystä avustuksesta... 4 10 Selvitys talousarvion ja rahoituslaskelman muutoksista... 5 11 Hakemuksen liitteet... 5 Yleistä Lomakkeella RAY3707 selvitetään käynnissä olevan projektin (C) etenemistä. Jatkorahoituslomake keskittyy tietoihin, jotka kuvaavat projektin etenemistä hankesuunnitelmassa ilmoitettuun suuntaan. Mikäli projekti etenee RAY:lle esitetyn suunnitelman ja talousarvion mukaisesti, kuvaa lomakkeella lyhyesti, miten projektia on kuluvan vuoden aikana (edellisen hakemusvaiheen jälkeen) viety eteenpäin. Jos hankkeen toteutuksessa on poikettu suunnitellusta, selvitä ja perustele muutokset yksityiskohtaisesti. Mikäli jokin liite sisältää tarkentavaa lisätietoa tiettyyn lomakkeen kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Täytä projektin jatkorahoitusta hakiessasi toimintaselostelomakkeen (RAY3707) lisäksi RAY:n päälomake (RAY3701) sekä järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702). 1 Projektin perustiedot Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero, projektin nimi sekä RAY:n antama kohdenumero. Anna myös projektin toteuttamisesta sekä taloudesta vastaavien yhteyshenkilöiden tiedot.
OHJE 2 (5) 2 Projektin toteutus ja eteneminen Määrittele projektin toteutuspaikkakunta tai -alue sekä alkamis- ja päättymisajankohta. Alkamis- ja päättymisajankohdat on tarkoituksenmukaista ilmoittaa muodossa kuukausi/vuosi (esim. 04/2010). Valitse ruksaamalla Eteneekö hanke alkuperäisen hankesuunnitelman ja talousarvion mukaisesti? Onko hankkeen toteutukseen tehty muutoksia, mutta ne eivät vaikuta hankesuunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin tai talousarvioon? Onko hankkeen toteutukseen tehty muutoksia, mitkä vaikuttavat talousarvioon ja edelleen RAY:n ohjeelliseen avustussuunnitelmaan? Jos valitsit vaihtoehdoista viimeisen, perustele lomakkeella mikä on muuttunut, miksi, mitä vaikutuksia sillä on varojen käyttösuunnitelmaan ja/tai rahoituksen tarpeeseen ym. Tavoitteet Kerro projektin alkuperäiset tavoitteet. Tavoitteisiin tehdyt muutokset Kuvaa mahdolliset päätavoitteeseen tai osa- ja vaihetavoitteisiin tehdyt muutokset. Kerro myös mistä syystä muutokset ovat tapahtuneet tai miksi muutoksia aiotaan seuraavana vuonna tehdä. Toteutuksessa tapahtuneet muutokset Yhteistyö Mikäli toteutuksessa on tapahtunut muutoksia alkuperäiseen toteutussuunnitelmaan verrattuna, kerro jo toteutetut tai aikeissa olevat muutokset ja niiden syyt tässä kohdassa. Selvitä lyhyesti miten projektin toteuttamisen ja onnistumisen kannalta olennainen yhteistyö on kuluvan vuoden aikana toteutunut verrattuna suunniteltuun. Toimiva yhteistyö ja toimivat verkostot ovat usein liitoksissa projektin onnistumiseen ja tulosten juurtumiseen. Viestintä Kuvaa lyhyesti ne toimenpiteet, joita on tehty projektin ulkoisessa viestinnässä. Ulkoinen viestintä on keskeistä projektin tulosten hyödyntämisen ja juurruttamisen näkökulmasta.
OHJE 3 (5) Riskienhallinta Kuvaa lyhyesti toimenpiteet, joita kuluvan vuoden aikana on tehty projektin riskien hallitsemiseksi. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat pääse estämään projektin etenemistä kohti tavoitteita. Riskienhallinnan keskeisiä toimenpiteitä ovat projektin kannalta merkityksellisten riskien arviointi sekä varautuminen toimenpiteisiin ja korjausliikkeisiin. Riskien arviointia kannattaa tehdä käynnistysvaiheen lisäksi projektin etenemisen eri vaiheissa. 3 Projektin seuranta ja arviointi 4 Projektin vaihetavoitteiden saavuttaminen Esitä tiivis kuvaus vuoden aikana toteutetuista seurannan ja arvioinnin toimenpiteistä. Prosessiarviointi on kehittämisen tuki ja työkalu. Se voi kohdistua esimerkiksi projektin kokonaisuuteen tai sen johonkin osaan tai vaiheeseen, projektin prosessien tai etenemisstrategioiden arviointiin, tuloksellisuuteen, laatuun tai tehokkuuteen. Seurannalla hankittavaa tietoa voidaan hyödyntää monin tavoin: projektin ohjaamisessa kohti tavoitetta, projektin prosessien kehittämisessä, projektija emo-organisaation oppimisessa tai raportoinnissa ulkopuolisille tahoille kuten rahoittajille. Seuranta ja arviointi voidaan organisoida ja toteuttaa monin tavoin, esimerkiksi itsearviointina (projektin omana työnä), projektin emoorganisaation asiantuntijoiden sisäisenä arviointina, ulkopuoliselta asiantuntijataholta tilattuna ulkoisena arviointina tai oman ja ulkopuolisen osaamisen erilaisina yhdistelminä. Kuvaa tässä kohden, miten projekti on edennyt suhteessa hankesuunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin. Projektityötä voidaan tehostaa vaiheistamalla tavoitteet ja jakamalla ne eri vuosille tai muutoin sopiville aikajaksoille. Mikäli tavoitteiden vaiheistusta ei ole tehty, vaiheistus kannattaa toteuttaa kun asetetaan seuraavan vuoden tavoitteita. Vaihetavoitteita asetettaessa kannattaa määrittää myös seurantaindikaattorit, jotka kertovat eteneekö projekti kohti asetettuja tavoitteita vai ei.
OHJE 4 (5) 5 Projektin seuraavan vuoden keskeisimmät tavoitteet Kuvaa seuraavan projektivuoden välitavoitteet, jotka vievät projektia haluttuun suuntaan. Tavoitteille kannattaa määrittää myös seurantaindikaattorit, joilla voidaan osoittaa ovatko välitavoitteet saavutettu. 6 Projektin tulosten ja vaikutusten varmistaminen 7 Resurssimuutokset 8 Laskelma aiemmin myönnetystä avustuksesta Kirjaa tiivistetysti keskeisimmät toimenpiteet, joilla tulosten juurruttamiseen on kuluvan vuoden aikana valmistauduttu. Projektien rahoituksessa yhä suurempi huomio kohdistuu siihen, miten kehittämistyön tulokset saadaan hyötykäyttöön ja juurrutettua toiminnaksi. Tämä edellyttää useimmiten pitkäjänteistä ja suunnitelmallista työtä jo projektin alkuvaiheista lähtien. Projektin edetessä on hyvä täsmentää ja tarkentaa käsitystä siitä mitä ovat ne vaikutukset, joita projektilla tavoitellaan. Minkä pitäisi muuttua, missä muutokset näkyvät, miten vaikutukset voitaisiin saada näkyviin tai mitä ovat ne toimintakäytännöt, joiden muuttamiseen tai parantamiseen projektilla tähdätään? Kuvaa projektin henkilöstössä tai muissa resursseissa tapahtuneet muutokset suhteessa RAY:lle esitettyyn projektisuunnitelmaan. Muutokset voivat olla kuluvan vuoden aikana jo tapahtuneita tai sellaisia, jotka toteutuvat tai on toteutettava sen vuoden aikana, jolle avustusta haetaan. Erityisesti muutokset, joilla on vaikutusta projektin talousarvioon, on tarpeen eritellä ja perustella tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Ilmoita rivillä RAY:ltä haettava avustus se avustussumma, jota tulevalle vuodelle haetaan. Tässä kohdassa lasketaan arvio siirtymässä olevasta avustussummasta seuraavalle vuodelle. 1. Merkitse ensimmäiselle riville se avustus, joka projektiin on kuluvalle vuodelle myönnetty. 2. Merkitse toiselle riville se avustuksen määrä, joka edellisvuoden avustuksesta mahdollisesti on siirtynyt käytettäväksi kuluvana vuonna (avustusten käyttöaika on kaksi vuotta).
OHJE 5 (5) 3. Edellisten lukujen summa muodostaa rivillä kolme avustusmäärän, joka on käytettävissä kuluvana vuonna. 4. Kirjaa kuluvan vuoden avustusmäärästä elokuun loppuun mennessä käytetty avustus. 5. Kirjaa tämän jälkeen arvio projektin kuluista ajanjaksolla 1.9. 31.12. 6. Vähennä kuluvana vuonna käytettävissä olevasta avustusmäärästä (rivin 3 summa) elokuun loppuun mennessä käytetty avustus (rivi 4) sekä arvio kuluista jaksolla 1.9. 31.12 (rivi 5). Tuloksena tulee arvio siirtyvästä avustuksesta tulevalle vuodelle. Siirtyvä avustus huomioidaan, kun seuraavan vuoden avustusta mitoitetaan. 9 Selvitys talousarvion ja rahoituslaskelman muutoksista 10 Hakemuksen liitteet Kirjaa täsmennykset, lisäkommentit tai perustelut talousarvion ja rahoituslaskelman lukuihin, jos luvut ovat muuttuneet. Muutoksia voivat olla esimerkiksi tiedot uusista rahoituslähteistä tai muiden rahoittajien päätöksistä. Kirjaa lopuksi, mitä liitteitä hakemuksen kuuluu.