TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3707), JOLLA HAETAAN JATKOAVUSTUSTA KÄYNNISSÄ OLEVALLE PROJEKTIAVUSTUKSELLE (C)

Transkriptio

1 Ohje 1 (13) TÄYTTÖOHJE TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3707), JOLLA HAETAAN JATKOAVUSTUSTA KÄYNNISSÄ OLEVALLE PROJEKTIAVUSTUKSELLE (C) Yleistä Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Haettava avustus Projektin toteutusalue Projektin eteneminen Projektin tavoitteet, toteutus ja tulokset Projektin resurssit ja talous Talousarvio Yleiskulujen ositus Muu haettu avustus tai julkinen tuki Liitteet Yleistä Lomakkeella RAY3707 kuvataan jo käynnissä olevan projektin sisältö. 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Avustushakemus tulee jättää täydellisenä hakuajan puitteissa. Lisäaikaa voidaan myöntää vain poikkeustapauksissa, ja vain mikäli myöhästyminen johtuu hakijasta riippumattomista syistä. Jos hakemuksen kannalta olennaisia liitteitä toimitetaan myöhässä, tulee hakemuksessa mainita milloin ja mitä asiapapereita vielä toimitetaan ja miksi lisäaikaa tarvitaan. 1.1 Täytä järjestön nimi 1.2 Täytä RAY:n antama järjestönumero. Löydät järjestönumeron esimerkiksi saamastasi päätöskirjeestä tai voit tiedustella sitä avustusvalmistelijalta. 1.3 Täytä projektin kohdenumero (esim. C1). Kohdenumeron löydät esimerkiksi saamastasi päätöskirjeestä tai voit tiedustella sitä avustusvalmistelijalta. 1.4 Kirjoita tähän kohtaan projektille annettu käyttötarkoitusteksti, jonka voit tarkistaa päätöskirjeestä. Mikäli koet, että käyttötarkoitustekstiä tulisi

2 Ohje 2 (13) 2 Haettava avustus 3 Projektin toteutusalue 4 Projektin eteneminen 5 Projektin tavoitteet, toteutus ja tulokset tarkentaa tai muuttaa, kirjoita uusi ehdotuksesi tähän kenttään ja mainitse, että kyseessä on uusi käyttötarkoitusteksti. 1.5 Täytä projektin alkamis- ja päättymisajankohta muodossa kuukausi/vuosi (esim. 04/2010). 1.6 Täytä projektin sisällöstä vastaavan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Valitse yhteyshenkilöksi henkilö, joka osaa vastata projektin sisältöä koskeviin kysymyksiin. 1.7 Täytä projektin taloudesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot. Projektiavustusta haetaan vuosittain. Täytä haettava summa tuhansina euroina, esimerkiksi muodossa: 50. Varmista, että hakusumma täsmää talousarvion ja päälomakkeella ilmoitetun summan kanssa. 2.1 Ilmoita, kuinka paljon haet avustusta vuodelle Arvio myös mahdolliset seuraavien vuosien avustussummat. Onko projekti valtakunnallinen vai toimiiko se rajatulla alueella? Täytä tähän kunta/kunnat, joiden alueella projekti toimii. Voit tarkentaa vastaustasi myös asuinalueiden tms. nimillä. Tarvittaessa voit toimittaa listan alueista erillisenä liitteenä. 4.1 Valitse a, b tai c. Eteneekö projekti projektisuunnitelman ja talousarvion (ohjeellisen avustussuunnitelman mukaisen) mukaisesti vai vaatiiko jompikumpi tai molemmat korjausta. 4.2 Mikäli valitsit kohdan b tai c, kerro, kuinka projektisuunnitelmaa ja/tai talousarviota täytyy mielestäsi korjata. 5.1 Kerro projektin konkreettinen päätavoite. Kerro myös, jos tavoite on muuttunut alkuperäisestä. Hyvä tavoite on sellainen, että sen saavuttaminen on mahdollista määrätyn projektiajan puitteissa sekä suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Tavoite kuvaa tilaa tai muutosta, joka projektin avulla halutaan saavuttaa.

3 Ohje 3 (13) 5.2 Kuvaa projektin seuraavan vuoden keskeisimmät tavoitteet, mitä aiotte saavuttaa ensi vuonna? 5.3 Kerro projektin kohderyhmä(t) ja arvioi se osuus kohderyhmästä, joka projektilla aiotaan tavoittaa (esim. muistisairaita Pohjois-Karjalassa X henkilöä). Onko kohderyhmä tarkentunut projektin käynnistymisen jälkeen? Kuvaa myös kohderyhmän ikää ja sukupuolta. Varmista, että olet ottanut kohderyhmän erityistarpeet huomioon projektin suunnittelussa. Kohderyhmä on hyvä osallistaa myös projektin suunnitteluun. 5.4 Kuvaa tiiviisti ja kattavasti projektin käytännön toteutus. Kerro lomakkeella ytimekkäästi ne konkreettiset toimenpiteet ja keinot, joilla asetetut tavoitteet saavutetaan sekä mitä on tarkoitus toteuttaa ja kuinka paljon. Aikatauluta toiminnot. Jos kyseessä on monivuotinen projekti, keskity lomakkeella seuraavan vuoden toimintojen kirjaamiseen ja kuvaa koko projektin toteutus ja aikataulutus tarkennetussa projektisuunnitelmassa. Varmista, että projektin talousarvio vastaa suunniteltua toimintaa Kerro mitä tuloksia projektin avulla saavutetaan seuraavana vuonna. Varmista, että tulokset ovat linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa ja että niiden saavuttaminen on mahdollista suunniteltujen toimenpiteiden ja projektin aikataulun puitteissa. Voit kuvata lisäksi projektin tuotoksia. RAY:n rahoittamien projektien tuotoksia voivat olla erilaiset julkaisut, kurssit, koulutukset ja toimintamallit. Tuotoksia kannattaa miettiä suhteessa niihin käytettyihin resursseihin. Tuotoksia tarvitaan, jotta hankkeella saataisiin aikaiseksi konkreettisia tuloksia. Tuloksia syntyy tuotosten avulla. Tuloksia ovat esimerkiksi vertaistuesta saatu hyöty tai omaisten tietämyksen lisääntyminen muistisairaiden tukemisesta Kerro kuinka ja missä projektin tuloksia tullaan hyödyntämään projektin päättymisen jälkeen. Halutessasi voit kuvata projektin tulosten levittämiseen ja juurruttamiseen liittyviä toimia yksityiskohtaisemmin tarkennetussa projektisuunnitelmassa. Juurruttaminen on toimintaa, jossa hankkeen kehittämistuloksia pyritään liittämään osaksi jo olemassa olevia järjestö-, kunta- tai palvelurakenteita. Juurruttaminen kannattaa aloittaa heti projektin alussa. Kerro, aiotaanko tuloksia juurruttaa oman järjestönne käyttöön, kunnan palveluverkostoon vai kenties laajemmin? Kerro myös miten edistätte juurruttamista ja tulosten hyödyntämistä.

4 Ohje 4 (13) 6 Projektin resurssit ja talous Erittele seuraavissa kohdissa projektille suunniteltuja taloudellisia ja muita resursseja. Epäselvissä tapauksissa voit kysyä ohjeita RAY:ltä. 6.1 Täytä taulukkoon kyseisellä avustuksella palkatun henkilöstön tiedot nimikkeiden mukaan. Kuvaa lyhyesti henkilön toimenkuva ja euromääräinen bruttopalkka kuukaudessa. Kokoaikaisilla henkilöillä työaika prosentteina on 100 ja osa-aikaisilla osaaikaisuuden mukaisesti. Satunnaisten tuntityöntekijöiden tietoja ei tarvitse täyttää. Esimerkki: Helsingissä kotipaikkaansa pitävälle sosiaali- ja terveysalan järjestölle X on myönnetty RAY-avustus. Jokaisella RAY-avustuskohteen työntekijällä on tuntiperusteinen työajan seuranta Excel-lomakkeella. Järjestö X:n toiminnanjohtaja hyväksyy seurannan kuukausittain. järjestöpäällikkö tekee päätoimisesti töitä projektille suunnittelija tekee töitä projektille 25 % osuudella ja rinnakkaissäätiön tutkimushankkeelle 75 % osuudella sosiaalityöntekijä on osittaisella opintovapaalla suorittamassa jatko-opintoja ja tekee töitä projektille vain osa-aikaisesti (50 %) terveydenhuollon asiantuntija tekee projektille töitä 50 % osuudella ja 50 % osuudella järjestön omistamalle A Oy:lle Nimike ja tehtävä Työntekijälle maksettava bruttopalkka/kk, Työaika % (100 = kokoaikainen työntekijä) Järjestöpäällikkö, johtaa projektia Suunnittelija, vastaa toiminnan kehityksestä ja raportoinnista Sosiaalityöntekijä, vetää vertaistukea Terveydenhuollon asiantuntija, pitää luentoja vertaistukiryhmille Kerro henkilöstössä mahdollisesti tapahtuneet tai tapahtuvat muutokset verrattuna vuoteen Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi työntekijöiden vaihtuminen tai uudet palkatut/palkattavat henkilöt Työajanseuranta tulee olla käytössä kaikilla, joilla on jaettuja työsuhteita eli työntekijän palkkaa maksetaan esimerkiksi muilta RAY-hankkeilta, järjestön harjoittamasta palvelutoiminnasta tai muiden rahoittajien hankkeilta. Työajanseurannasta

5 Ohje 5 (13) tulee huolehtia, jotta RAY-hankkeille osoitetut oikeat palkkakustannukset pystytään varmentamaan myös jälkikäteen. Työajanseuranta voidaan toteuttaa eri tavoin, mutta sen tulee olla jatkuvaa ja tuntiperusteista. Esimiehen tukee hyväksyä työajanseurantatiedot, tallentaa ne luotettavasti ja pyydettäessä esittää RAY:lle. Avustuksen hakija voi suunnitella itse sille parhaiten toimivan raportointitavan ottaen huomioon esitetyt minimivaatimukset. Avustuksen hakijan tulee ottaa huomioon, että työaikalainsäädännössä määritelty yleinen viikkotyöajanseuranta ei ole riittävä seurantajärjestelmä. Aiemmassa esimerkissä mainitun suunnittelijan työajanseurannan voi toteuttaa esimerkiksi seuraavalla tavalla: Maanantai Tunnit Kustannuspaikka 8-9 tiimin viikkopalaveri ja toimistotöitä 1 Yhtiö A Oy 9-12 vastaanotto klinikalla 3 Yhtiö A Oy lounas ja projektin materiaalin kirjoitus 0,5 RAY-projekti projektin materiaalin kirjoitus 1 RAY-projekti projektipäällikön kanssa neuvottelu ja muistion kirjoitus 1 RAY-projekti vertaistukiryhmän koordinointi 1 RAY-projekti Yht. 7, Erittele avustuksella hankittavat palvelut ja hankinnat. Samalta toimittajalta ostettavia palveluita tai hankintoja voi harkinnan mukaan yhdistää, jos mahdollisia ostoja on runsaasti, esimerkiksi: koulutusorganisaatiolta B ostetut asiantuntijapalvelut, yhtiö A Oy Ab:ltä ostetut ICT-palvelut". Erittelyn tulee antaa oikea ja riittävä kuva projektin hankinta- ja palveluostoista. Listaa voi täydentää erillisellä liitteellä. Pienimmät ostot voidaan yhdistää esimerkiksi nimellä "muut hankinnat tai "muut palvelut". " Hankinnoissa tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista (348/2007, myöhemmin tässä tekstissä laista käytetään nimeä hankintalaki). Jos järjestönne on ko. hankintalain mukainen hankintayksikkö, tulee tehdyt hankinnat ja ostetut palvelut kilpailuttaa. Merkitse rastilla, onko projektissa lain kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Hankintalain noudattaminen on avustuksen saajan vastuulla Avustuksen hakijan tulee kuvata, miten kilpailutus hoidetaan ja eritellä käytettävä hankintamenettely. Jos avustuksen hakijan osalta hankintalain kynnysarvot eivät ylity, avustuksen hakijan tulee kuitenkin kilpailuttaa RAY:n vaatimuksesta kaikki rahalliselta arvoltaan vähäistä suuremmat palvelut ja hankinnat pyytämällä tarjouksia useammalta eri

6 Ohje 6 (13) 7 Talousarvio toimittajalta (min. kolme kpl), valita toimittaja asianmukaisin perustein ja dokumentoida edellä mainittu prosessi Ilmoita kuinka monta prosenttia haetun projektin rahoituksesta koostuu julkisesta rahoituksesta. Mikäli projektia toteutetaan täysin julkisella rahoituksella, merkitse kenttään 100 %. Julkista rahoitusta ovat muun muassa kuntien, kuntayhtymien, valtion, seurakuntien, liikelaitosten ja RAY:n avustukset. Asiasta on tarkempaa kuvausta kohdassa "toiminnan tuotot talousarviossa / muut julkiset avustukset". Avustuksen hakijan tulee epäselvissä tapauksissa tiedustella avustuksen myöntäjältä, onko sen myöntämä tuki julkista avustusta, jos tätä ei avustuspäätöksessä ole mainittu Erittele myös projektin muut resurssit, kuten toimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät ja mahdolliset kunnalta tai muulta taholta vastikkeetta käyttöön saadut tilat Arvioi projektin kilpailuvaikutukset. Tarjoavatko myös muut toimijat samaa tai vastaavaa toimintaa korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy tilanteessa, jossa esimerkiksi yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen Kuvaa rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko projektin toiminta lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä läheistä tai päällekkäistä työtä julkisen sektorin kanssa? Täytä hakemuksessa oleva talousarvio yksityiskohtaisesti. Talousarvio täytetään kuluvan vuoden (2014), hakuvuoden (2015) sekä mahdollisten suunnitelmavuosien osalta. Talousarviosta on käytävä ilmi projektista aiheutuvat tuotot ja kulut. Huomaa myös, että talousarvion kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia (laki raha-automaattiavustuksista 4 luvun 9-14 ). Avustukselle hyväksyttävistä kuluista löydät lisätietoja RAY:n Avustusten käyttö- ja raportointioppaasta (saatavilla osoitteessa Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä projektia. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi asiakas- tai osallistumismaksut sekä kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus. Alla on kuvattu, mitä kullakin talousarvion erällä tarkoitetaan. Tuotot RAY-avustus RAY-avustuksella tarkoitetaan haetun avustuksen määrää.

7 Ohje 7 (13) Arvio edelliseltä vuodelta siirtyvästä RAY-avustuksesta Ilmoita lomakkeella kuinka paljon projektilla on käyttämätöntä avustusta eli se avustuksen määrä, jota ei ole nostettu tai jolle ei ole kohdennettu kuluja. Muut julkiset avustukset Julkisella avustuksella tarkoitetaan lain raha-automaattiavustuksista (jäljempänä avustuslaki) 1 luvun 2 :n mukaan seuraavaa: "valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta; Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävällä tuella Euroopan yhteisöjen talousarvioista tai muista Euroopan unionin hallinnassa olevista varoista myönnettävää avustusta, lainaa ja muuta rahoitusta, takausta, maksuhelpotusta ja muita taloudellisia etuuksia; sekä julkisella tuella 2 kohdassa tarkoitettujen julkisten avustusten lisäksi valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnastettavaa taloudellista etua verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta." Muut avustukset Muilla avustuksilla tarkoitetaan muun muassa säätiöiltä ja yhdistyksiltä saatuja avustuksia. Asiakas- tai osallistumismaksut Asiakas- tai osallistumismaksuilla tarkoitetaan muun muassa asiakkailta perittyjä osallistumismaksuja (esim. kurssi-, koulutus- ja retkituotot) sekä kuntien maksamia maksusitoumusmaksuja. Muu tuottotili, mikä? Tässä voit nimetä muutamia muita tuottotilejä, mikäli ne kuvaavat toiminnan tuottoja paremmin kuin valmiiksi nimetyt tuottotilit. Tuottotilille tulee antaa siihen kirjattavia tuottoeriä parhaiten kuvaava nimi. Muut tuotot Muilla tuotoilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä tuottoja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin tuottoeriin. Kulut Palkat ja palkkiot Palkoilla ja palkkioilla tarkoitetaan avustuskohteella työskenteleville työntekijöille maksettavia palkkoja ja palkkioita sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat. Järjestöllä, jolla on useampi Ak- ja/tai C-avustus, mutta ei yleisavustusta, eikä muuta olennaista toimintaa, voidaan yleishallintoon kuuluvan työntekijän tietylle avustuskohteelle tehtävästä muusta kuin yleishallinnollisesta työstä palkkakulut tältä osin

8 Ohje 8 (13) katsoa avustuskohteen välittömiksi kuluiksi. Tällöin kuitenkin edellytetään, että avustuskohteelle tehty välitön työ voidaan osoittaa luotettavasti kohdekohtaisella työaikaraportoinnilla. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi toiminnanjohtajan palkkakulut siltä osin kuin tehty työ kohdistuu RAY:n rahoittamaan toimintaan. Eläkekulut Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, joka on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Lakisääteiset henkilösivukulut Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Toimintakulut Materiaaliostot Materiaaliostoilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja. Ulkopuoliset palvelut Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattua työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia, kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja tai ostettuja asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6.4. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutaman muun kulutilin, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Anna kulutilille siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Muut toimintakulut Muilla toimintakuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Muut kulut Vapaaehtoiset henkilösivukulut Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Jos vuokrakulu syntyy selkeästi

9 Ohje 9 (13) siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle esimerkiksi neliömäärien perusteella, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Yhtiövastikkeet toimitiloista Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Jos hoitovastike syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Mikäli hoitovastike sisältää esimerkiksi yhtiökokouksessa päätettyjä perusparannusmenoja, kuten rakenteellisia muutostöitä tai uusien laitteiden tai talotekniikan hankintaa, tulee ne mahdollisuuksien mukaan erottaa vastikkeesta, koska ne ovat investointiavustusluonteisia kuluja. Muut toimitilakulut Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Jos muut toimitilakulut syntyvät selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan ne kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Nämä kulut saattavat sisältyä jo toimitilojen vuokraan tai hoitovastikkeeseen, jolloin ne voidaan esittää osana edellä mainittuja kulueriä. Ohjelmistokulut Ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ohjelmistoja (esimerkiksi tietoturvaohjelmistot ja Office-ohjelmistot). Käytännössä nämä kulut ovat pääsääntöisesti ns. yleiskulua, ellei kyseessä ole toimija, jolla ei ole merkittävää muuta toimintaa kuin RAY-avusteista toimintaa tai mikäli ohjelmistoa ei ole hankittua juuri avustettavaa toimintaa varten. Kone- ja laitevuokrat / leasing-maksut Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Käytännössä nämä kulut ovat pääsääntöisesti ns. yleiskulua, ellei kyseessä ole toimija, jolla ei ole merkittävää muuta toimintaa kuin RAY-avusteista toimintaa tai mikäli ohjelmistoa ei ole hankittua juuri avustettavaa toimintaa varten. Puhelin- ja ICT-laitehankinnat Puhelin- ja ICT-laitehankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin- ja ICT-laitehankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6.4. Kalustohankinnat Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja, kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6.4.

10 Ohje 10 (13) Matkakulut Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa työntekijöiden majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä heille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Eteenpäin siirretyt avustukset Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan projektin avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista projektia toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n verkkosivuilta. Yhteistyöprojekteissa, joissa avustuksia siirretään toisille avustuskelpoisille toimijoille, tulee hakemuksen liitteenä toimittaa erillinen talousarvio eteenpäin siirrettävien avustusten osalta. RAY suosittelee, että rahaliikenne hoidetaan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Kun kyseessä on yhteistyö ei-avustuskelpoisen toimijan kanssa, voidaan avustusvaroja siirtää tällaiselle toimijalle ainoastaan hankintalain mukaisesti kilpailutettuun ostopalvelusopimukseen perustuen, silloin kun hankintalaki tulee sovellettavaksi. Puhelin- ja toimistokulut Puhelin- ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti-, kopiointija toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja. Yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut tulee kuitenkin esittää osana ositettuja yleiskuluja, ellei kyseessä ole avustuksen saaja, jolla on yksi Ak- tai C- avustus, ja jolla ei ole myöskään muuta olennaista toimintaa. Tällöin kaikki varsinaisen toiminnan kulut voidaan katsoa kohdistuvan suoraan RAY-avusteiselle kohteelle, eikä niitä tarvitse esittää osana ositettuja yleiskuluja. Kokous- ja neuvottelukulut Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa avustettavasta toiminnasta johtuvia kokoustarjoilukuluja. Järjestön hallituksen ja muiden toimielinten kokouskulut tulee esittää osana ositettuja yleiskuluja tai yleisavustuksen saajalla osana yleisavustusta. Markkinointi- ja ilmoituskulut Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Toimintakulut Toimintakuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja esim. tarjoilut retkillä tai muussa järjestetyssä toiminnassa sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja.

11 Ohje 11 (13) Muut kulut Muilla kuluilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä kuluja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin kulueriin. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutaman muun kulutilin, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Anna kulutilille siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Ositetut yleiskulut Yleisavustusta saavien järjestöjen tulee kattaa kaikki yleiskulunsa yleisavustuksella, eikä yleiskuluosituksia muille avustuskohteille hyväksytä. Muussa tapauksessa yleiskuluja voidaan kohdistaa eri toiminnoille siten kuin RAY:n laatima yleiskulujen soveltamisohje antaa siihen mahdollisuuden. Ositettuja yleiskuluja ei saa esittää muissa talousarvion kohdissa. Yleiskulujen soveltamisohjeen löydät RAY:n verkkosivujen aineistopankista. RAY on määritellyt yleiskuluiksi avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut eli sellaiset kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Ak- ja C-avustuksille kohdistettavia hyväksyttäviä yleiskuluja ovat esimerkiksi avustuksen saajan yleishallinnon henkilöstöön liittyvät kulut. Yleishallinnon henkilöstöä ovat esimerkiksi toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö tai toimistotyöntekijä. Hyväksyttäviä yleiskuluja ovat myös avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouksiin liittyvät kulut. Edelleen yleiskuluja ovat yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopioyms. toimistokulut sekä tilintarkastuslain mukaisen tilintarkastuksen kulut ja toiminnantarkastuksen kulut. Yleiskuluksi luokitellaan myös ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kulut siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan, kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen. Yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkulut ovat hyväksyttäviä yleiskuluja, ellei niitä kateta erillisellä investointiavustuksella. Hyväksyttävät yleiskulut voivat olla pääsääntöisesti korkeintaan 15 % Ak- tai C- avustuksen kokonaiskuluista. Syy edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtyvälle avustukselle On mahdollista, että projekti käynnistyy kesken vuoden eikä heti tammikuun alusta. Tästä johtuen projektiavustusta siirtyy usein edelliseltä vuodelta. Avustusta voi siirtyä myös muista syistä, esimerkiksi henkilöstövaihdosten, laskutuksen aikataulun tai muiden odottamattomien syiden vuoksi. Kuvaa tässä kentässä, miksi avustusta siirtyy.

12 Ohje 12 (13) 8. Yleiskulujen ositus Esitä yleiskulut hakemuksen talousarviossa niille varatulla rivillä ja erittele ne tarkemmin tässä kohdassa. Erittele jokaisen kululajin osalta avustukselle kohdistuva prosenttiosuus kyseisistä kuluista ja kyseisen kuluerän tilikauden euromääräinen summa. Kaikkien kohdistettujen yleiskulujen on oltava selkeästi ja perustellusti kohdennettuja, toiminnan tai hankkeen talousarvion mukaisia, erikseen dokumentoituja ja niiden on pysyttävä koko vuoden samanperusteisina, ellei poikkeukselle ole perusteltua syytä. Lisäksi niiden on perustuttava todellisiin kuluihin ja ne on esitettävä selkeästi eriteltyinä. Esimerkiksi Kuluerä Kulujen jakoperuste Haettavalle avustukselle kohdistuva osuus,% Asiantuntijan palkka Työskentely avustuskohteelle (työajan seuranta) Kirjanpidon kulut Tositteiden lukumäärä Palkkahallinnon kulut Henkilömäärän suhteessa Kiinteät IT-kulut Henkilömäärän suhteessa Haettavalle avustukselle kohdistuva osuus, 9. Muu haettu avustus tai julkinen tuki Erittele kyseiseen hankkeeseen haetut/haettavat avustukset, joita ei ole esitetty talousarvion tuotoissa. Tällaisista haetuista tai haettavista avustuksista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: organisaatio, josta avustusta on haettu tai haetaan, haettu tai haettava summa ja arvio avustushakemuksen hyväksymisestä. 10. Liitteet Projektiselosteen lisäksi toimita hakemuksen mukana muut pakolliset ja vapaaehtoiset liitteet, jotka selkeyttävät suunnitellun projektin sisältöä. Mikäli jokin liite sisältää tarkentavaa lisätietoa tiettyyn lomakkeen kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Hakiessasi avustusta käynnissä olevalle projektille (ns. ohjeellisessa suunnitelmassa olevat vuodet), liitä hakemukseen: - toimintaselostelomake (RAY3707) - päälomake (RAY3701) - järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702). - tarkennettu projektisuunnitelma - järjestön säännöt. Mikäli et ole aiemmin saman vuoden aikana toimittanut RAY:lle järjestön toimintakertomusta, tilinpäätöstä, tilintarkastuskertomusta muistioineen,

13 Ohje 13 (13) toimintasuunnitelmaa tai järjestön talousarviota tulevalle vuodelle, liitä myös ne hakemukseen. Voit lisäksi liittää hakemukseen muita tarpeelliseksi katsomiasi asiakirjoja, kuten viestintäsuunnitelman tai arviointisuunnitelman. Yhteistyö- ja/tai aiesopimukset sekä lausunnot toimitetaan hakemuksen liitteenä, mikäli mukaan on tullut uusia yhteistyökumppaneita. Olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa sopia yhteistyöstä kirjallisesti. Lisätietoja ja ohjeita Hilppa Tervonen Kristian Seemer valmistelupäällikkö valvontapäällikkö (09) (09)