Käynnissä olevan projektiavustuksen hakemiseen tarkoitetun toimintaselostelomakkeen (RAY3707) täyttöohje. Sisällys

Transkriptio

1 Ohje 1 (10) Käynnissä olevan projektiavustuksen hakemiseen tarkoitetun toimintaselostelomakkeen (RAY3707) täyttöohje Sisällys Yleistä Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Haettava avustus Toiminnan toteutuspaikkakunta/kunnat Projektin eteneminen Projektin tavoitteet, toteutus ja tulokset Projektin resurssit ja talous Talousarvioerittely Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustetulle projektille Liitteet... 9 Yleistä Lomakkeella RAY3707 selvitetään käynnissä olevan projektin (C) etenemistä. Täytä käynnissä olevan projektin rahoitusta hakiessasi toimintaselostelomakkeen (RAY3707) lisäksi RAY:n päälomake (RAY3701) sekä järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702). Avustushakemus tulee jättää täydellisenä hakuajan puitteissa. Täydentämiselle voidaan myöntää lisäaikaa vain poikkeustapauksissa, mikäli viivästyminen johtuu hakijasta riippumattomista syistä. Jos toimitat hakemuksen kannalta olennaisia liitteitä myöhemmin, mainitse hakemuksessa, milloin ja mitä asiapapereita aiot vielä toimittaa ja miksi tarvitset lisäaikaa. 1. Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero sekä kohdenumero. Kerro lyhyesti, mihin projektiin rahoitusta haetaan eli projektin käyttötarkoitusteksti, jonka löydät mm. RAY:n avustuspäätöskirjeestä. Ilmoita myös toiminnan sisällöstä ja taloudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot sekä toiminnan alkamis- ja päättymisajankohta.

2 Ohje 2 (10) Projektihakemuksesta vastaavaksi kannattaa laittaa henkilö, joka osaa vastata mahdollisiin lisäkysymyksiin. Ilmoita projektin alkamis- ja päättymisajankohta muodossa kuukausi/vuosi (esim. 04/2010). 2. Haettava avustus Projektiavustusta tulee hakea vuosittain. Ilmoita, kuinka paljon haet avustusta seuraavalle vuodelle. Ilmoita haettava summa tuhansina euroina, esimerkiksi ilmoitetaan 50. Ilmoita myös mahdollisten seuraavien vuosien hakusummat (1.-3. suunnitelmavuosi). Huomioi, että hakusumma täsmää talousarvion kanssa. 3. Toiminnan toteutuspaikkakunta/kunnat Ilmoita projektin toteutusalue. Onko kyseessä valtakunnallinen projekti vai kohdistuuko projektin toiminta rajattuun alueeseen? Jos projektitoiminta kohdistuu rajattuun alueeseen, luettele toteutuspaikkakunta/-kunnat. Voit tarvittaessa jatkaa luetteloa erillisellä liitteellä, jos toteutusalueena on useita kuntia. 4. Projektin eteneminen Valitse rastittamalla onko projekti edennyt: a) Projektisuunnitelman ja talousarvion mukaisesti b) Projektin toteutussuunnitelmaa on korjattu, mutta muutos ei vaikuta talousarvioon c) Projektin toteuttaminen edellyttää muutosta myös rahoituslaskelmaan ja talousarvioon Jos valitsit vaihtoehdon b tai c, perustele yksityiskohtaisesti mikä on muuttunut, miksi, ja mitä vaikutuksia sillä on muun muassa toteutussuunnitelmaan tai rahoituslaskelmaan. Tähän kohtaan tulee avata myös mahdolliset muutokset esimerkiksi yhteistyön toteuttamisessa. 5. Projektin tavoitteet, toteutus ja tulokset

3 Ohje 3 (10) Kuvaa projektin konkreettinen päätavoite. Tavoite voi olla myös muuttunut projektin alkuperäisestä tavoitteesta. Kerro lisäksi projektin seuraavan vuoden keskeisimmät osa- ja vaihetavoitteet sekä tavoiteltavat tulokset. Varmista, että tulokset ovat linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa, ja että tulokset on mahdollista saavuttaa suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Kerro, mikä on projektin kohderyhmä. Varmista, että olet ottanut kohderyhmän erityistarpeet huomioon toiminnan suunnittelussa. Kerro lomakkeella ytimekkäästi ne konkreettiset toimenpiteet ja keinot, joilla aiot saavuttaa asettamasi tavoitteet. Mikäli kyseessä on useampivuotinen projekti, voit lomakkeella keskittyä seuraavan vuoden toimintoihin ja viitata tarkennettuun projektisuunnitelmaan, jossa kuvaat projektin toteutuksen ja aikataulutuksen koko projektin ajalta. Varmista myös, että projektin talousarvio vastaa suunniteltua toimintaa. Kerro myös, kuinka ja missä projektin tuloksia tullaan hyödyntämään projektin päättymisen jälkeen. 6. Projektin resurssit ja talous Kerro projektiisi palkattavasta henkilöstöstä. Älä kerro palkattavien henkilöiden nimiä, vaan heidän nimikkeensä, tehtävänsä projektissa sekä työaikansa henkilötyövuosina (esimerkiksi ohjaaja, ryhmätapaamisten suunnittelu ja vetäminen sekä yhteydenpito vertaistukihenkilöihin, 1 htv.) Erittele myös toiminnan muut resurssit, kuten toimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät ja mahdolliset esimerkiksi kunnalta tai muulta taholta vastikkeetta käyttöön saadut tilat. Kuvaa ja perustele myös mahdolliset henkilöstössä tapahtuneet muutokset. Erittele projektiavustuksella tehtävät hankinnat sekä niiden hinnat tai hintaarviot. Ilmoita myös tavaran- tai palveluntoimittaja, mikäli se on tiedossa. Kaikki hankinnat tulee perustella hakemuksessa sanallisesti. Hankinnalla tarkoitetaan muuan muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista. Hankinnoissa tulee huomioida RAY:n ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. RAY edellyttää, että kaikki vähänkin suuremmat hankinnat kilpailutetaan, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Tämä voidaan tehdä pyytämällä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palvelun toimittajalta. Lisäksi RAY-avustuksilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). Laissa säädetään niistä menettelytavoista ja toimintavelvoitteista, joita lain soveltamisalaan

4 Ohje 4 (10) kuuluvien hankintayksiköiden tulee hankinnoissaan noudattaa. Hankinta määritellään laissa varsin laajasti. Sillä tarkoitetaan muun muassa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista ja siihen rinnastettavaa toimintaa ja urakalla teettämistä. Lisätietoja hankintojen kilpailuttamisesta ja hankintalainsäädännön soveltamisesta saa julkisten hankintojen neuvontayksiköstä, joka on työ- ja elinkeinoministeriön sekä Kuntaliiton hankintaosaamiseen keskittyvä neuvontayksikkö ( Tyypillisiä ulkoa ostettavia palveluja ovat vuokrattu työvoima, viestintätoimistoilta ostettavat palvelut ja asiantuntijapalvelut. Tyypillisiä tavaraostoja ovat tietokoneet, kännykät, kopiokoneet sekä pienimuotoiset toimistokalusteet kuten työpöydät ja -tuolit. Tähän ei eritellä leasing-vuokrattuja laitteita, sillä ne tulee esittää talousarvion muut kulut -ryhmän kohdassa Kone- ja laitevuokrat / leasingmaksut. Myös leasing-tyyppisiä sopimuksia tehdessä tulee huomioida laki julkisista hankinnoista (348/2007) sekä RAY:n muu ohjeistus hankintojen kilpailuttamisesta. Arvioi toiminnan kilpailuvaikutukset ja rajapinta julkisen sektorin tehtäviin. Toiminta vaikuttaa kilpailuun, jos samaa tai vastaavaa toimintaa tarjoavat myös muut toimijat korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy esimerkiksi tilanteessa, jossa yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen. Kuvaile myös rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko toiminta esimerkiksi lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä yhteistyötä julkisen sektorin kanssa? 7. Talousarvioerittely Avustuksen hakijan tulee täyttää hakemuksessa oleva talousarvioerittely mahdollisimman yksityiskohtaisesti hakuvuoden sekä projektin keston ajalta myös suunnitelmavuosien osalta. Talousarviosta on käytävä ilmi hankkeesta aiheutuvat tuotot ja kulut. Erittele tuottoja ja kuluja riittävästi, jotta avustuksen käyttötarkoitus voidaan todentaa helposti talousarviosta. Huomaa että talousarvioon sisällytettävien kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia (vrt. avustuslain 9-14 ). Hyväksyttäviä ovat vain todelliset kulut: sellaiset, jotka tullaan rahalla maksamaan tai joiden maksamiseen on syntynyt velvoite ja jonka määrä pystytään luotettavasti osoittamaan. Esimerkiksi poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot eivätkä sellaiset varaukset tai sellaiset

5 Ohje 5 (10) laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin, eivät ole hyväksyttäviä kuluja. Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi osallistumismaksut, asiakasmaksut ja kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat avustuspäätöksessä kohdennettu samaan hankkeeseen kuin RAY-avustus. Alla on kuvattu mitä kullakin talousarvion erällä tarkoitetaan. Toiminnan tuotot talousarviossa RAY-avustus RAY-avustuksella tarkoitetaan haettua avustuksen määrä. Arvio edelliseltä vuodelta siirtyvästä RAY-avustuksesta Avustuksen hakuvaiheessa järjestön tulee arvioida, tuleeko avustuksen hakuvuodelta jäämään käyttämätöntä avustusta, joka siirtyy seuraavalle vuodelle käytettäväksi. Mikäli järjestö arvio avustusta siirtyvän seuraavalle vuodelle, tulee se esittää tässä kohdassa. Lisäksi syy siirtyvälle avustukselle tulee perustella. Perustelua varten on oma kohta talousarvion lopussa. Muut julkiset avustukset Julkisella avustuksella tarkoitetaan valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Julkisella tuella tarkoitetaan edellä mainittujen lisäksi kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnastettavaa taloudellista etua lukuun ottamatta verojärjestelmän kautta annettavaa tukea. Muut avustukset Muilla avustuksilla tarkoitetaan muun muassa säätiöiltä, yhdistyksiltä ja seurakunnilta saatuja avustuksia. Asiakas- ja osallistumismaksut Asiakas- ja osallistumismaksuilla tarkoitetaan muun muassa asiakkailta perittyjä osallistumismaksuja. Muu tuottotili, mikä? Avustuksen hakijalla on mahdollisuus nimetä muutama muuta tuottotiliä, mikäli ne kuvaavat hankkeen tuottoja paremmin kuin valmiiksi nimetyt

6 Ohje 6 (10) tuottotilit. Tuottotilille tulee antaa nimi, mikä kuvaa parhaiten kyseistä tuottoa. Muut tuotot Muilla tuotoilla tarkoitetaan sellaisia pieniä tuottoja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin tuottoeriin. Toiminnan kulut talousarviossa Palkat ja palkkiot Palkoilla ja palkkioilla tarkoitetaan työntekijöille (vakituiset, määräaikaiset osa-aikaiset sekä tuntityöntekijät) maksettavia palkkoja ja palkkioita sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat. Eläkekulut Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, mikä on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Lakisääteiset henkilösivukulut Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Materiaaliostot Materiaaliostoilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja. Asiakaskulut Asiakaskuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja esim. tarjoilut retkillä tai muussa järjestetyssä toiminnassa sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Ulkopuoliset palvelut Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattu työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia, kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita tai työkorvauksia, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja, ostettuja asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6.

7 Ohje 7 (10) Vapaaehtoiset henkilösivukulut Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Jos vuokrakulu syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa hanketta toteutetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle hankkeelle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Yhtiövastikkeet toimitiloista Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Huom! Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Jos hoitovastike syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa hanketta toteutetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle hankkeelle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Muut toimitilakulut Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Jos muut toimitilakulut syntyvät selkeästi siitä tilasta, jossa hanketta toteutetaan, voidaan ne kohdentaa kyseiselle hankkeelle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. ATK-ohjelmistokulut ATK-ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ATK-ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ATK-ohjelmistoja (esimerkiksi virustorjuntaohjelmistot ja Office-ohjelmistot). Kone- ja laitevuokrat / Leasing-maksut Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Puhelin ja ATK-laitehankinnat Puhelin ja ATK-laitehankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin ja ATKlaitehankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6. Huom! Kolme vuotta kestävien projektien osalta vähäisiä hankintoja voi tehdä vain projektin käynnistysvuonna eikä enää projektin kahtena viimeisenä vuotena. Yli kolme vuotta kestävien projektien osalta hankintoja voidaan ajoittaa myöhemmille vuosille harkinnan mukaan, mutta hankintoja ei kuitenkaan voi tehdä enää projektin kahtena viimeisenä vuotena.

8 Ohje 8 (10) Kalusto yms. hankinnat Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6. Huom! Kolme vuotta kestävien projektien osalta vähäisiä hankintoja voi tehdä vain projektin käynnistysvuonna eikä enää projektin kahtena viimeisenä vuotena. Yli kolme vuotta kestävien projektien osalta hankintoja voidaan ajoittaa myöhemmille vuosille harkinnan mukaan, mutta hankintoja ei kuitenkaan voi tehdä enää projektin kahtena viimeisenä vuotena. Matkakulut Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä työntekijöille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Taloushallintopalvelut Taloushallintopalveluilla tarkoitetaan ulkopuolelta ostetun kirjanpidon ja palkanlaskennan kuluja sekä maksettuja tilintarkastuspalkkioita. Eteenpäin siirretyt avustukset Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Avustuslain 4.3 :n mukaan Avustus voidaan myöntää saajalle sen omaan toimintaan tai hankkeeseen taikka käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n internet -sivuilta aineistopankista. Yhteistyöhankkeissa, joissa avustuksia siirretään toisille avustuskelpoisille toimijoille, tulee hakemuksen liitteenä toimittaa erillinen talousarvio eteenpäin siirrettävien avustusten osalta. RAY suosittelee, että rahaliikenne yhteistyöhankkeissa hoidetaan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Puhelin ja toimistokulut Puhelin ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti- ja kopiointi- ja toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja.

9 Ohje 9 (10) Kokous- ja neuvottelukulut Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa kokoustarjoilukuluja. Markkinointi- ja ilmoituskulut Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Muut kulut Muilla kuluilla tarkoitetaan sellaisia pieniä kuluja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin kulueriin. Muu kulutili, mikä? Avustuksen hakijalla on mahdollisuus nimetä muutama muuta kulutiliä, mikäli ne kuvaavat hankkeen kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Kulutilille tulee antaa nimi, mikä kuvaa parhaiten kyseistä kulua. Ositetut yleiskulut Yleisavustusta saavien järjestöjen tulee kattaa kaikki yleiskulunsa yleisavustuksella, eikä yleiskuluosituksia kohteille hyväksytä. Muussa tapauksessa yleiskuluja voidaan kohdistaa eri toiminnoille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Yleiskulu on sellainen kulu, joka kohdistuu useaan eri toimintoon. Yleiskuluilla tarkoitetaan muun muassa toiminnanjohtajan, kirjanpitäjän ja yms. palkkakuluja sekä usean eri toiminnon käytössä olevan kopiokoneen vuokrakuluja. 8. Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustetulle projektille 9. Liitteet Erittele kyseiseen hankkeeseen haetut/haettavat avustukset, joita ei ole esitetty talousarvion tuotoissa. Tällaisista haetuista/haettavista avustuksista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: organisaatio, josta haettu/haetaan avustusta, haettu /haettava summa ja arvio avustushakemuksen hyväksymisestä. Tarkista, että hakemuksessasi on kaikki pakolliset liitteet. Jos suunnitelmassa on tapahtunut muutoksia alkuperäiseen projektisuunnitelmaan nähden, kannattaa toimittaa myös päivitetty projektisuunnitelma.

10 Ohje 10 (10) Listaa projektiselostelomakkeeseen myös ne liitteet, jotka eivät ole pakollisia, mutta jotka haluat toimittaa projektisuunnitelman tarkentajina. Toimita avustushakemus täydellisenä hakuajan puitteissa. Mikäli jokin liite ei ehdi mukaan hakijasta riippumattomista syistä hakuajan puitteissa, kuvaa projektiselostelomakkeella, mitä liitteitä on tulossa ja mihin päivämäärään mennessä. Mikäli et ole aiemmin saman vuoden aikana toimittanut RAY:lle järjestön toimintakertomusta, tilinpäätöstä, tilintarkastuskertomusta muistioineen tai toimintasuunnitelmaa, liitä myös ne hakemukseen. Olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa sopia yhteistyöstä kirjallisesti. Huomioithan myös, että lausunnot sekä yhteistyö- /aiesopimukset ovat tärkeä osa hakemuskäsittelyä. Lisätietoja ja ohjeita: Hilppa Tervonen Kristian Seemer Valmistelupäällikkö Valvontapäällikkö (09) (09)