ELSA Eläkkeelle siirtyminen asiantuntijatyössä: kokemuksen ja osaamisen säilyttämisen käytännöt Tanja Kuronen-Mattila, Katri Korhonen, Eerikki Mäki, Eila Järvenpää Aalto-yliopisto, Tuotantotalouden laitos ELSA-puoliväliseminaarin raportti 13.1.2011
Esipuhe Suomen elinkeinoelämä ja yhteiskunnan menestyminen perustuvat pitkälti tietoon, osaamiseen ja asiantuntemukseen. Lähes puolet Suomen työvoimasta työskentelee asiantuntijaorganisaatioissa tietoja asiantuntijatehtävissä. Asiantuntijatieto ja osaaminen ovat erityisesti niin sanotuissa asiantuntijaorganisaatioissa tärkein voimavara, ja toiminnan sekä kilpailukyvyn perusta. Asiantuntijatyössä tieto ja osaaminen ovat usein keskeisesti sidoksissa henkilöön, asiantuntijaan. Lähitulevaisuudessa, suurten ikäluokkien eläköityessä, jää eläkkeelle myös suuri joukko asiantuntijoita. Heidän siirtyessään eläkkeelle organisaatio on vaarassa menettää tärkeää tietopääomaansa ja osaamistaan. Asiantuntijaorganisaatioiden keskeinen haaste on pitkän kokemuksen kautta muodostuneen hiljaisen tiedon säilyttäminen ja jakaminen henkilöstön vaihtuessa. Lähivuosien eläköitymisaallon vuoksi tämä haaste koskettaa erityisesti monia suomalaisia asiantuntijaorganisaatioita. Niiden on kyettävä tukemaan yhteisöllisiä tiedonluomisen ja -säilyttämisen prosesseja, jotka mahdollistavat organisatorisen asiantuntemuksen kumuloitumisen ja varmistamisen. Tiedon säilyttämiseksi ja osaamisen jakamiseksi organisaatioissa tarvitaan sekä ihmisten vuorovaikutukseen ja organisaation käytäntöihin että teknologiaan perustuvia ratkaisuja. ELSA-tutkimusprojektissa (ELSA Eläkkeelle siirtyminen asiantuntijatyössä: kokemuksen ja osaamisen säilyttämisen käytännöt) tutkitaan, miten asiantuntijaorganisaatiot säilyttävät eläkkeelle jäävien asiantuntijoiden tietoa ja osaamista. Tutkimuksessa selvitetään, millaiset käytännöt edistävät asiantuntijatiedon säilyttämistä organisaatiossa asiantuntijan jäädessä eläkkeelle. Tässä raportissa esitellään ensimmäisen 22 tutkitun tapauksen tuloksia sekä niistä tehtyjä päätelmiä siitä, kuinka tiedon jakamista ja säilyttämistä asiantuntijoiden siirtyessä eläkkeelle voitaisiin tukea ja kehittää. ELSA-tutkimusprojektin tutkijat kiittävät osallistuneita organisaatiota ja kaikkia haastateltuja työntekijöitä aktiivisuudesta ja antoisista keskusteluista. Suuri kiitos myös Työsuojelurahastolle tutkimuksen rahoittamisesta. Tutkimusryhmä toivoo, että tutkimuksen tulokset auttavat asiantuntijaorganisaatioita kehittämään ja ylläpitämään menetelmiä, joilla kriittistä asiantuntijatietoa voidaan tunnistaa ja säilyttää asiantuntijoiden siirtyessä eläkkeelle. Espoossa 12.1.2011 ELSA-tutkimustiimi: Eila Järvenpää, Katri Korhonen, Tanja Kuronen-Mattila, Eerikki Mäki
Sisällys 1 Johdanto... 1 1.1 Tiedon ja osaamisen jakaminen asiantuntijatyössä... 6 1.2 Tiedon ja osaamisen jakamisen menetelmiä... 7 1.3 Tiedon ja osaamisen jakamiseen vaikuttavat tekijät... 10 2 Tutkimusaineisto ja menetelmät... 13 2.1 Tutkimukseen osallistuneet organisaatiot... 13 2.2 Aineiston tuottaminen... 15 3 Tulokset... 19 3.1 Asiantuntijan keskeinen tieto ja osaaminen... 19 3.2 Keskeisen tiedon ja osaamisen tunnistaminen... 24 3.3 Tiedon ja osaamisen säilyttäminen... 27 3.4 Vastuu tiedon ja osaamisen säilyttämisessä... 32 3.5 Tiedon säilyttämistä estävät ja edistävät tekijät... 34 3.6 Tiedon ja osaamisen säilyttämisen epäonnistumisen mahdollisia seurauksia... 37 4 Kehitysehdotuksia... 39 4.1 Osaamisen säilyttämiseen vaikuttavia tekijöitä konteksti ja aika... 39 4.2 Käsityksen luominen olemassa olevista käytännöistä... 40 4.3 Osaamisen säilymisen huomioiminen muutostilanteissa... 41 4.4 Lähiesimiesten rooli ja kehityskeskustelut... 42 4.5 Senioriroolit... 43 5 Lopuksi... 45 Kirjallisuutta... 47 Liite 1... 49 Liite 2... 51
1 Johdanto Erilaiset yhteisöt ovat kaikkina aikoina pyrkineet siirtämään tietojaan ja osaamistaan seuraaville sukupolville. Yhteisöt ovat opettaneet seuraaville sukupolville metsästystaitojaan, tapojaan käyttää työvälineitä ja tietoja parantavista yrteistä tai vaarallisista kasveista. Tiedon ja osaamisen siirtäminen seuraaville sukupolville on välttämätöntä oppimisen ja osaamisen kumuloitumisen varmistamiseksi. Osaamisen kehittyminen ja kumuloituminen sukupolvelta toiselle onkin ollut keskeinen ihmiskunnan kehittymiseen vaikuttava tekijä. Sama pätee myös organisaatioihin: edellisen sukupolven opit auttavat selviytymään ja menestymään tulevaisuudessa. Tästä syystä organisaatioista lähtevien työntekijöiden osaamisen tulisi jollakin tavalla jäädä organisaation ja sen työntekijöiden käyttöön tai saataville. Suuret ikäluokat (pian II maailmansodan jälkeen syntyneet) saavuttavat laskentatavasta riippuen virallisen eläkeiän Suomessa noin vuosina 2008 2015. Suomen väestön ikärakenteesta johtuen työikäisten määrä vähenee keskimäärin 17 000 henkilöllä vuosittain vuosina 2010 2025 (Työministeriö 2007). Kaikkia poistuvia työpaikkoja ei siis pystytä täyttämään, jos ennustettu kehitys jatkuu. Käytännössä kaikkia tehtäviä ei siis enää tulevaisuudessa tehdä tai ne on tehtävä entistä tehokkaammin. Jotkin asiantuntijaorganisaatiot saattavat jopa kohdata pulan osaavista asiantuntijoista. Tutkimusten mukaan asiantuntijaksi kehittyminen kestää vuosia (Hakkarainen ym. 1999, Kuronen ym. 2007, Pahkin ym. 2009). Asiantuntijatyössä suuri osa tiedosta ja osaamisesta on niin sanottua hiljaista tietoa, joka on vaikeasti selitettävissä tai jaettavissa muille. Tällainen asiantuntijatieto tai osaaminen on syntynyt yleensä pitkän työhistorian seurauksena ja se on keskeisesti kytköksissä itse asiantuntijaan. Näin ollen sen säilyttäminen organisaatioissa on haastavaa. McQuade ym. (2007) löysivät tutkimuksessaan kolme keskeistä tiedon menettämisen vaaraa asiantuntijoiden jäädessä eläkkeelle: 1) tietoa organisaation tuotteista ja prosesseista katoaa, 2) luottamukselliset suhteet asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa saattavat kärsiä, 3) informaalit sosiaaliset verkostot katoavat tai muuttuvat. On siis perusteltua todeta, että hyvät 1
menetelmät organisatorisen asiantuntemuksen säilyttämiseksi sekä jakamiseksi ylläpitävät ja parantavat asiantuntijaorganisaatioiden toimintakykyä. Toisaalta asiantuntijoiden eläköityminen tarjoaa organisaatiolle myös mahdollisuuden uudistaa tieto- ja osaamispääomaansa. Uudet työntekijät voivat tuoda sellaista tietoa ja osaamista, jota edellisellä sukupolvella ei ollut. Organisaatiot pyrkivät ennakoimaan tulevaisuudessa tarvittavaa tietoa ja osaamista muun muassa strategiatyössään. Tätä samaa pohdintaa voidaan tehdä myös yksittäisten työntekijöiden tasolla esimerkiksi asiantuntijoiden jäädessä eläkkeelle: mitä tärkeää tai kriittistä osaamista on vaarassa kadota? Miten sitä voisi säilyttää? Mitä osaamista on tarpeen uudistaa? Organisaatioiden toimintaympäristöissä tapahtuu aina myös muutoksia. Nämä muutokset vaikuttavat siihen millainen osaaminen auttaa organisaatioita menestymään. On mahdollista, että aiemmin tarpeellinen osaaminen ei enää olekaan tulevaisuudessa hyödyllistä vaan tätä on tarpeen korvata muunlaisella osaamisella. On normaalia, että organisaatioiden työvoima vaihtuu ja muuttuu ajan kuluessa. Ihmiset vaihtavat työpaikkaa tai työtehtäviä ja uusia työntekijöitä rekrytoidaan. Eläköityminen on yksi tekijä muiden joukossa, joka aiheuttaa muutoksia organisaatioiden henkilöstörakenteeseen ja -määrään. Eläköitymisen johdosta tapahtuvat muutokset työvoimassa ovat kuitenkin kiinnostava tapaus siksi, että nämä muutokset ovat pääosin ennakoitavissa. Vanhuuseläkkeelle jäävät työntekijät ja heidän eläköitymisen ajankohta ovat työantajan tiedossa tai arvioitavissa. Kuinka pitkälle organisaatioissa sitten osataan tai voidaan arvioida tulevaisuuden osaamis- ja osaajatarpeita? Ehkä viime vuosisadan tunnetuin liikkeenjohdon tutkija ja konsultti Peter F. Drucker on sanonut, että tiedämme tulevaisuudesta ainoastaan sen, että se on erilainen [kuin nykypäivä]. 1 Voikin olla, että tulevaisuuden osaamistarpeita ei ole helppoa tai edes mahdollista arvioida kovin pitkällä aikavälillä. Henry ry:n (henkilöstöjohdon ja -ammattilaisten yhdistys) vuonna 2010 teettämän HR Barometrin ( http://www.henryorg.fi) mukaan osaamista ja uudistumista pidetään keskeisinä henkilöstötyön kehittämishaasteina lähivuosina. Tulosten perusteella osaamisen haasteet 1 The only thing we know about the future is that it will be different. 2
liittyivät osaamistarpeen tunnistamiseen sekä osaamisen säilyttämiseen, kehittämiseen ja johtamiseen. Osaamisen säilyttämisen haasteen rinnalle barometrissa nostettiin myös eläköityvien työntekijöiden hiljaisen tiedon säilyttäminen. Myös HR Barometrissa oli havaittu, että keskeisen osaamisen tunnistaminen asiantuntijatyössä on haastavaa. Tähän vaikuttaa muun muassa se, että organisaatioille tärkeä ja tarpeellinen osaaminen muuttuu jatkuvasti toimintaympäristön ja työtehtävien muuttuessa. Asiantuntijaorganisaatioiden yksi keskeinen tarve on tunnistaa säilyttämisen arvoinen tieto ja osaaminen asiantuntijan eläköityessä. Kaikkea eläkkeelle jäävän asiantuntijan tietoa ei luultavasti ole tarpeen säilyttää tai jakaa muille työntekijöille. Tällöin on keskeistä tunnistaa mitä on se asiantuntijatieto ja osaaminen, joka eläköitymisen johdosta on 1) vaarassa kadota ja 2) tarpeellista säilyttää. Asiantuntijatieto on usein niin sanottua hiljaista tietoa, joten ei ole helppo havaita tai tunnistaa mitä tietoa ja osaamista asiantuntijoilla on. Tällainen tieto ja osaaminen voi itse asiantuntijoillekin olla niin automatisoitunutta ja tiedostamatonta etteivät he pysty kuvaamaan sitä hyvin tai helposti. ELSA-tutkimusprojektissa tarkastellaan, kuinka organisaatiot säilyttävät ja jakavat kokemusperäistä osaamista asiantuntijoiden jäädessä eläkkeelle. Tutkimuksessa selvitetään, millaisia toimintamalleja ja käytäntöjä organisaatiot hyödyntävät säilyttääkseen sitä kokemukseen perustuvaa osaamista ja asiantuntijatietoa, joka on organisaation toiminnan kannalta keskeistä, mutta samalla vaikeasti korvattavissa tai hankittavissa. Tutkimus tuottaa uusia menetelmiä ja käytäntöjä, jotka tukevat kokemusperäisen osaamisen sekä asiantuntijatiedon tunnistamista, jakamista ja säilyttämistä asiantuntijaorganisaatioissa. 3
Kuva 1. ELSA-tutkimusprojektin vaiheet osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta. Ensimmäinen puoliväliseminaari järjestetään 13.1.2011 ja toinen syyskuussa 2011. ELSA-loppuseminaari järjestetään loppuvuonna 2011. Kuvassa 1 on esitetty tutkimusprojektin vaiheet osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta. Suunnittelupalaverissa on määritelty tutkimuksen tavoitteet osallistuvien organisaatioiden kanssa ja sovittu aineistonkeruusta. Aineistonkeruun ja analysoinnin jälkeen tutkimusryhmä on raportoinut havainnoistaan osallistuvan organisaation edustajille. Puoliväliseminaarissa ja loppuseminaarissa esitellään tutkimuksen tuloksia laajemmin. ELSA-tutkimusprojekti tiivistetysti: ELSA-tutkimusprojekti toteutetaan 1.3.2010 31.12.2011 ELSA-tutkimusprojektissa on työskennellyt kahden tutkijan lisäksi professori, projektipäällikkö ja tutkimusapulainen. Projektin aikana (2010-2011) tutkitaan yhteensä 60 eläköitymistapausta. ELSA-tutkimusprojektin puolivälissä on tutkittu ja analysoitu yhteensä 22 tapausta ja tehty yhteensä 78 haastattelua. ELSA-tutkimusprojektin puolivälissä osallistuvia organisaatiota on 9 kpl. 4
ELSA-tutkimusprojektin keskeisiä käsitteitä ovat (1) asiantuntijuus, (2) tieto ja osaaminen, sekä (3) menetelmät tai käytännöt, joita sovelletaan tiedon jakamiseen. Asiantuntijuuden määrittelyn liittyy kaksi tärkeää elementtiä. Asiantuntijuus on sekä tietyn alan eli asiantuntemusalueen syvällistä hallintaa että kyseiseen alaan liittyvää kokemusta. Lisäksi asiantuntijat ymmärtävät usein oman asiantuntemusalueensa merkityksen osana laajempaa kokonaisuutta ja osaavat toimia muiden asiantuntemusalueiden rajapinnoissa. Asiantuntijoiden katsotaan myös kykenevän analysoimaan, soveltamaan ja kehittämään osaamistaan. Asiantuntijoiden välinen yhteistyö ja tiedon vaihto ovat asiantuntijatyölle tyypillistä. Tieto ja osaaminen ovat tässä tutkimuksessa rinnakkaisia ja osittain myös päällekkäisiä käsitteitä. Tiedolla ja osaamisella viittaamme erityisesti asiantuntijoiden henkilökohtaiseen, kokemusperäiseen osaamiseen. Tieto voi myös pitää sisällään organisaatioissa tai niiden ulottuvilla olevan eksplisiittisen ja dokumentoidun tiedon. Tietoa käyttäessään asiantuntijat jalostavat tätä osaksi omaksi osaamisekseen ja samalla organisaation osaamiseksi. Menetelmillä ja käytännöillä viittaamme niihin toimintatapoihin tai välineisiin, joita käytetään tiedon välittämiseksi tai säilyttämiseksi organisaatiossa. Toimintatavat tai välineet voivat olla tarkoin määriteltyjä ja tavoitteellisia tai hyvin epävirallisia ja suunnittelemattomia. Ne voivat olla asiantuntijoiden väliseen vuorovaikutukseen perustuvia tai niissä voidaan hyödyntää tietoteknisiä sovelluksia. 5
1.1 Tiedon ja osaamisen jakaminen asiantuntijatyössä Asiantuntijatyö on tyypillistä tietototyötä, jossa tieto on usein sekä työskentelyn materiaalia että sen lopputulos. Työtehtävät edellyttävät erilaisten tietoprosessien hallintaa, kuten tiedon hakemista ja jalostamista edelleen. Hyvin kokeneilla asiantuntijoilla on usein metatietoa organisaation tiedosta eli he tietävät millaista tietoa organisaatiossa on ja mistä sen löytää. Sosiaaliset verkostot ja henkilökohtaiset kontaktit ovat usein luontaisia ja ensisijaisia tapoja tiedon hankkimisessa, vaikka organisaatioissa olisikin kehittyneitä tiedon dokumentointiin ja välittämiseen tarkoitettuja tietoteknisiä järjestelmiä (Cross ym. 2001). Nykyään lähes kaikki organisaatiot käyttävät monenlaisia tietoteknisiä työkaluja tietoprosessiensa hallinnassa. Tietotekniikkaa voi hyödyntää erityisesti tiedon tallentamisessa, tiedon jakamisessa sekä vuorovaikutuksen mahdollistamisessa. Kaikkea tietoa ja osaamista ei voi eikä edes kannata hallita tietotekniikan avulla. On kuitenkin kiinnostavaa pohtia, kuinka asiantuntijatietoa ja -osaamista voidaan siirtää tai jakaa tietotekniikan avulla. Jos tiedon käytettävyydestä tai sovellettavuudesta ei ole mahdollista keskustella kasvotusten, voi tiedon seuraavan käyttäjän olla vaikea hyödyntää sitä. Lisäksi asiantuntijatieto on usein luonteeltaan kokemusperäistä, hiljaista. Sitä ei ole helppoa tai aina edes mahdollista koodata ja tallentaa tietokantaan. Japanilaisen professori Nonakan ja hänen kollegojensa esittämä malli (Kuva 2) tiedon jakamisesta ja tiedon luomisesta organisaatioista on ehkä viime vuosikymmenien aikana julkaistuista tietojohtamisen malleista tunnetuin. Mallissa esitetään, että kokemusperäistä hiljaista tietoa voidaan jakaa ja säilyttää organisaatioissa kahdella tavalla. Hiljaista tietoa voidaan jakaa joko sosialisaation tai ulkoistamisen keinoin. Sosialisaatiossa asiantuntijatietoa jaetaan dialogin ja henkilökohtaisen vuorovaikutuksen avulla työntekijältä toiselle. Tällaisia menetelmiä ovat muun muassa oppipoikamenetelmä ja mentorointi. Tällöin tieto on edelleen luonteeltaan hiljaista ja henkilösidonnaista. Ulkoistamisessa asiantuntijatietoa kirjataan, dokumentoidaan ja liitetään erilaisiin työ- ja toimintaprosesseihin, jolloin asiantuntijatieto jää 6
organisaatioon organisatorisena osaamisena. Tällaisia menetelmiä ovat muun muassa osaamisen dokumentointi ja toimintaprosessien systematisointi. Kuvassa 2 kuvataan myös eksplisiittisen tiedon hallinnan ja jakamisen keinoja (yhdistäminen ja sisäistäminen), mutta niitä ei käytä tässä tarkemmin läpi. Kuva 2. Tiedon jakamisen ja luomisen tavat (Nonaka ja Takeuchi, 1995). Suuri osa asiantuntijoiden tiedosta ja osaamisesta on pitkien työurien myötä muodostuneeseen kokemukseen perustuvaa. Näin ollen myös kokemattomampien asiantuntijoiden osaamisen ja asiantuntemuksen kehittyminen vaatii työkokemusta ja työssä oppimista. Kokemuksen määrän ohella myös kokemuksen laatu on tärkeää asiantuntemuksen kehittymisen kannalta. Yksi tekijä työkokemuksen laadussa on mahdollisuus yhteistyöhön kokeneemman asiantuntijan kanssa ja tilaisuus oppia hänen kokemuksistaan. 1.2 Tiedon ja osaamisen jakamisen menetelmiä Kokeneemman ja kokemattomamman asiantuntijan välinen yhteistyö voidaan rakentaa monin tavoin. Organisaation toiminnan periaatteet ja arvot sekä toimintaympäristö määrittävät 7
pitkälti sitä, millaisin menetelmin tai mekanismein tätä yhteistyötä voidaan toteuttaa ja tukea. Aiemmissa tutkimuksissa on tunnistettu lukuisia hyviksi havaittuja menetelmiä. Niiden soveltamisessa tulee huomioida asiantuntijatyön konteksti sekä työtehtävien luonne. Kuvassa 3 on esitetty joitain tällaisia menetelmiä. Osa menetelmistä perustuu tiedon ulkoistamiseen, jolloin tietoa eksplikoidaan, ja osa menetelmistä perustuu sosialisaation, jolloin tieto säilyy jaettaessakin hiljaisena tietona. Menetelmät eroavat toisistaan myös sen suhteen, onko ne tarkoitettu hyödynnettäviksi kahdenvälisessä vuorovaikutuksessa esimerkiksi kokeneen ja kokemattoman työntekijän kesken vai perustuvatko ne ryhmässä tapahtuvaan vuorovaikutukseen ja tiedon jakamiseen. Kuva 3. Erilaisia tiedon jakamisen tapoja (perustuu Hovila & Okkonen (2006), Kuronen ym. (2007) ja Kuronen-Mattila (2010)). 8
Tiedon jakamisen menetelmiä voidaan luokitella ja arvioida myös sen perusteella, millaisiin tiedon jakamisen mekanismeihin ne perustuvat. Historiatiedon jakamisella tarkoitetaan sellaisten asiantuntijoiden (tai muiden työntekijöiden) tiedon ja osaamisen välittämistä edelleen, joilla on pitkä työkokemus kyseisestä organisaatiosta ja jotka näin ollen tuntevat hyvin organisaation toiminnan ja toiminnan kontekstin sekä näiden muutoksen vuosien kuluessa. Kyse ei siis ole vain merkityksettömien yksityiskohtien muistamisesta matkan varrelta, vaan oleellisten tapahtumien ja kokemusten kytkemisestä nykypäivän toimintaan. Menetelmät voivat olla tarkoin suunniteltuja ja systemaattisia tai arjen työtehtävien lomassa toteutettavia, epävirallisia käytäntöjä. Historiatietoa ja kokemusta voidaan jakaa muun muassa tarinoin, case-keskusteluin ja haastatteluin. Haastattelumenetelmää voidaan soveltaa esimerkiksi siten, että kokemattomampi asiantuntija haastattelee kokeneempaa hänen osaamiseensa ja työkokemukseensa liittyen. Myös mentoroinnissa voi olla kokemuksen jakamiseen liittyviä elementtejä erityisesti silloin, kun kyseessä on organisaation sisäinen mentorointijärjestelmä. Kokeneiden asiantuntijoiden osaamisen ja kokemuksen jakamisessa voidaan hyödyntää myös itse työtehtävää tai -prosessia ja siihen liittyvää vuorovaikutusta. Kokematon asiantuntija tarvitsee kokemusta osaamisensa kehittämiseksi. Tämän kokemuksen hyödyntämistä tukee mahdollisuus vuorovaikutukseen kokeneemman asiantuntijan kanssa. Vuorovaikutus voi, kuten edellä todettiin, olla epävirallista ja suunnittelematonta, mutta sitä voidaan tukea myös erilaisin rakentein ja menetelmin. Perinteinen oppipoikatoiminta tarjoaa tilaisuuden kokeneen ja kokemattoman asiantuntijan tiiviille yhteistyölle ja vuorovaikutukselle. Tehtäväkierto ja kohdevierailut laajentavat kuvaa oman yksikön tai jopa koko organisaation toiminnasta ja tavoitteista sekä siitä, miten oma työtehtävä liittyy suurempaan kokonaisuuteen. Työtehtävien havainnointi ja palautekeskustelut (after action review) tarjoavat tilaisuuden paneutua yksittäiseen työtehtävään analyyttisesti joko sitä tarkkailemalla tai itse tehtävää suorittamalla. Simulaatiopelit puolestaan tekevät näkyväksi kokonaisia työprosesseja ja mahdollistavat niiden arvioinnin yhteistyössä prosessiin osallistuvien henkilöiden kesken. 9
Työn organisoiminen tiimityöksi on jo itsessään hyvä menetelmä osaamisen jakamiseksi. Tiimin päivittäisessä yhteistyössä, ongelmanratkaisussa ja päätöksenteossa jaetaan parhaimmillaan runsaasti työtehtävän ja organisaation toiminnan kannalta oleellista tietoa. Tiimityöskentelyyn voidaan yhdistää muita jo mainittuja menetelmiä erityisesti historiatiedon jakamisen osalta. Lisäksi voidaan koota erityisiä tiimirakenteita, joiden tavoitteena on nimenomaan osaamisen ja kokemuksen jakaminen organisaatiossa. Näitä ovat muun muassa organisaatiorajat ylittävät asiantuntijaverkostot sekä niin sanotut best practice -tiimit, joiden tavoitteena on hyvien käytäntöjen kokoaminen, analysoiminen ja levittäminen organisaatiossa. Dokumentointi on hyvin usein osa normaaleja työtehtäviä ja organisaation rutiineja. Erilaisissa konteksteissa tai asiayhteyksissä sen merkitys voi tosin olla erilainen. Asiantuntijoiden tietoa dokumentoidaan muun muassa päätöksentekodokumentaation yhteydessä, projektimuistioihin sekä asiantuntijoiden henkilökohtaisiin muistiinpanoihin. Paitsi itse päätöksiä, voidaan dokumentoida myös päätöksenteon prosessia ja mahdollisia etenemisvaihtoehtoja (päätöspuut). Lisäksi koulutusmateriaaleihin ja erilaisiin organisaation toimintaa ohjaaviin ohjeistuksiin ja määräyksiin on dokumentoitu tietoa ja osaamista. 1.3 Tiedon ja osaamisen jakamiseen vaikuttavat tekijät Tiedon ja osaamisen jakamiseen organisaatioissa vaikuttavat monet tekijät. Esimerkiksi Ipen (2003) malli (Kuva 4) on hyvä lähtökohta pohdittaessa tekijöitä, jotka joko edistävät tai ehkäisevät tiedon jakamista organisaatioissa. Malli esittää, että tiedon jakamiseen vaikuttaa organisaation kulttuuri, mahdollisuudet jakaa tietoa, jaettavan tiedon luonne sekä motivaatio jakaa tietoa. Organisaation kulttuuri vaikuttaa organisaation toimintaan ja tiedon jakamiseen monella tavalla. Kulttuuri on kuitenkin varsin yleisluontoinen ja kaiken kattava käsite, joten sitä ei käsitellä tässä laajemmin. Seuraavassa tarkastellaan muita kolmea tekijää tarkemmin pohdittaessa tiedon jakamiseen liittyviä tekijöitä. 10
Kuva 4. Tiedon jakamiseen vaikuttavat tekijät (Ipe 2003). Mahdollisuudet jakaa tietoa pitää sisällään sekä organisaation viralliset vuorovaikutuskanavat (esimerkiksi kokouskäytännöt, työn organisointi tiimeittäin, koulutustilaisuudet) että epäviralliset tilaisuudet (kahvitilaisuudet, sosiaalisten verkostojen kautta tapahtuva vuorovaikutus). Monessa tutkimuksessa on osoitettu, että epäviralliset vuorovaikutuskanavat ja -tilaisuudet ovat tiedon jakamisen kannalta merkityksellisempiä kuin viralliset ja muodolliset vuorovaikutuskanavat. Varsinkin kokemusperäisen hiljaisen tiedon jakamisessa epäviralliset käytännöt ovat usein hyvin toimivia. Jaettavan tiedon luonne vaikuttaa siihen, kuinka hyvin tietoa voidaan jakaa ja vastaanottaa. Eksplisiittistä tietoa voidaan jakaa tehokkaasti, eli nopeasti ja laajalle joukolle, ja sitä voidaan myös varastoida myöhempää käyttöä varten. Hiljaisen tiedon jakaminen vaatii puolestaan sosiaalista vuorovaikutusta. Tiedon jakajan ja vastaanottajan on tällöin oltava yhtä aikaa läsnä tietoa jaettaessa. Kokenut työntekijä, kuten esimerkiksi eläkkeelle jäävä asiantuntija, osaa yleensä arvioida jaettavan tiedon arvon ja tarpeellisuuden. Hän voi jakaa sellaista tietoa, minkä kokee työn kannalta merkitykselliseksi. Kokemattomampi työntekijä ei välttämättä osaa arvioida jaetun tiedon tarpeellisuutta tai hyödyllisyyttä mikäli tiedon vastaanottamisella ei ole välittömiä hyötyjä. Kokemusperäistä hiljaista tietoa voi siis olla vaikea jakaa varastoon. 11
Tiedon haltijan pitää myös olla motivoitunut jakamaan tietoa. Eräs tiedon jakamista ehkäisevä tekijä on tietoon liittyvä arvostus: tieto on valtaa. Työntekijöitä arvostetaan sen mukaan, kuinka paljon he tietävät asioita. Tällöin saattaa olla rationaalista olla jakamatta tietoa. Eläkkeelle jäädessään työntekijä ei enää hyödy tällaisesta toiminnasta. Keskinäinen arvostus ja hyvät henkilösuhteet ovat tärkeitä tekijöitä erityisesti jaettaessa kokemusperäistä hiljaista tietoa. Kaikissa organisaatiossa on sekä eksplikoitua että hiljaista tietoa. Mikäli organisaation toiminta perustuu erityisesti hiljaisen tiedon käyttöön, on organisaation syytä ylläpitää toimintamalleja, joilla työntekijät voivat jakaa hiljaista tietoa toisilleen. Muuten organisaatio voi tulla liian riippuvaiseksi yksittäisten työntekijöiden kokemusperäisestä osaamisesta. 12
2 Tutkimusaineisto ja menetelmät 2.1 Tutkimukseen osallistuneet organisaatiot Tutkimusprojektiin valittiin mukaan asiantuntijaorganisaatioita, joissa asiantuntijatehtävien määrä suhteessa muihin tehtäviin on suuri, henkilöstön peruskoulutustaso on korkea ja työyhteisön riippuvuus asiantuntijasidonnaisesta osaamisesta on suurta. Tutkimuksessa oli vuoden 2010 aikana mukana yhdeksän organisaatiota, joista osassa tutkimus jatkuu edelleen. Organisaatiot ovat: Espoon kaupunki työllistää lähes 14 000 henkilöä. Espoon toimialat ovat sosiaalija terveystoimi, sivistystoimi, tekninen ja ympäristötoimi sekä keskushallinto. 2 Fortum Loviisan ydinvoimalaitos koostuu kahdesta laitosyksiköstä, jotka tuottavat noin kymmenen prosenttia Suomen sähköntuotannosta. Loviisan voimalaitoksella on hieman alle 500 työntekijää. 3 Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja, jonka palveluksessa on 39 000 työntekijää. Helsingin kaupungilla on lukuisia toimialueita. Näitä ovat mm. opetus, terveydenhoito, sosiaalipalvelut, kirjasto- ja kulttuuripalvelut sekä katujen ja puistojen kunnossapito. 4 Suomen Kuntaliitto on kaikkien maamme kuntien ja kaupunkien kaksikielinen asiantuntija- ja etujärjestö. Mukana toiminnassa ovat myös maakuntien liitot, sairaanhoitopiirit sekä koulutuksen ja muiden alojen kuntayhtymät. Kuntaliitossa ja sen tytäryhtiössä on henkilökuntaa n. 1300. 5 2 http://www.espoo.fi/default.asp?path=1 3 http://www.fortum.fi 4 http://www.hel.fi/hki/helsinki/fi/etusivu 5 http://www.kunnat.net/k_etusivu.asp?path=1 13
Sastamalan perusturvakuntayhtymä tuottaa perusterveydenhuollon, vanhustyön ja ympäristöterveydenhuollon palveluja Kiikoisten, Lavian, Punkalaitumen ja Sastamalan kunnille. Jäsenkuntien alueen väestöpohja on noin 32 000 ja kuntayhtymän henkilöstömäärä n. 650. 6 Valio Oy on Suomen johtava maidonjalostaja. Valio Oy:n liikevaihto vuonna 2009 oli 1,8 miljardia euroa, josta kolmannes muodostui viennistä. Valio Oy:llä on 19 tuotantolaitosta ja henkilökunnan määrä on 4300. 7 Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma on Suomen suurin työeläkeyhtiö ja sijoittaja. Yhtiö vastaa yli 850 000 henkilön työeläketurvasta. Varman henkilökunnan määrä on hieman runsas 600. 8 Wärtsilän Suomen yhtiö toimittaa tuotteita kaikentyyppisiin aluksiin ja offshore sovelluksiin ja tarjoaa voimalaitoksia hajautetun energiatuotannon markkinoille. Maailmanlaajuinen huoltoverkosto huoltaa ja kunnostaa sekä laivojen koneistoja että voimaloita näiden koko elinkaaren ajan. Suomessa työskentelee yli 3000 työntekijää Vaasassa, Turussa, Helsingissä ja Espoossa. 9 Yleisradio (Yle) on julkisen palvelun viestintäyhtiö. Yle tekee ohjelmia ja tuottaa palveluja suomeksi, ruotsiksi sekä muun muassa saameksi, romaniksi ja viittomakielellä. Työntekijöitä Yleisradiossa on runsas 3000. 10 6 http://www.saspe.fi/saspe/ 7 http://www.valio.fi/portal/page/portal/valio 8 https://www.varma.fi/fi/pages/etusivu.aspx 9 http://www.wartsila.com/fi,fi,home,,,,,,.htm 10 http://www.yle.fi/ 14
2.2 Aineiston tuottaminen 11 ELSA-tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Tapaus tarkoittaa tässä tutkimuksessa yhtä eläkkeelle siirtymisen prosessia, eläköitymisprosessia. Tutkimukseen valittiin tapauksia, joissa asiantuntija on jäämässä tai jo jäänyt eläkkeelle, ja joissa organisaatio on suunnitellusti pyrkinyt säilyttämään asiantuntijan kokemusperäistä osaamista organisaatiossa. Tutkimukseen osallistuneet organisaatiot valitsivat itse tutkitut eläköitymistapaukset. Tutkimukseen valittujen tapausten tuli täyttää toinen seuraavista kriteereistä: Tapaus, jossa asiantuntijan eläkkeelle siirtymisestä on ehtinyt kulua jo jonkin aikaa, jolloin tapausta tarkastellaan osittain retrospektiivisesti. Eläkkeelle siirtymisestä ei kuitenkaan ole kulunut yli kahta vuotta, jotta siirtymävaiheen voidaan olettaa olevan eri osapuolilla vielä tuoreessa muistissa. Tapaus, jossa asiantuntija jää eläkkeelle lähitulevaisuudessa, ja jossa systemaattisesti pyritään säilyttämään eläkkeelle jäävän asiantuntijan tietoa ja osaamista. Eläköitymistapauksia, joissa kokenut asiantuntija jättää organisaation ja siirtyy eläkkeelle, tarkasteltiin useasta eri näkökulmasta. Jokaiseen tutkittuun tapaukseen paneuduttiin haastattelemalla eläkkeelle jäävä asiantuntija, hänen seuraajansa (yksi tai useampia), esimies sekä organisaation tai yksikön HR:n (=Human resources, henkilöstöhallinto) edustaja tai edustajia. Joissakin tapauksissa haastateltiin myös kollega tai työyhteisön jäseniä. Lisäksi organisaation dokumentit, kuten henkilöstöstrategiat, toimintasuunnitelmat tai kuvaukset systemaattisista käytännöistä, kuten mentorointitoiminnasta, toimivat tärkeinä taustatiedon lähteinä tutkijoille organisaation toiminnan ja käytäntöjen ymmärtämiseksi. ELSA-projektin ensimmäisen vuoden aikana tutkittiin 26 tapausta. Haastatteluja tehtiin yhteensä 78, joista yksi haastattelu oli ryhmähaastattelu. Eläkkeelle siirtyviä asiantuntijoita haastateltiin 26, seuraajia 19, esimiehiä 21, HR:n edustajia 10 ja kollegoita 2. Tämän raportin 11 ELSA-tutkimusprojektin tutkijat käyttävät termiä aineiston tuottaminen perinteisemmän aineiston kerääminen sijaan. Tämä johtuu siitä, että aineisto on tuotettu dialogissa haastateltavien henkilöiden kanssa. Tutkija ei voi vain kerätä haastattelemansa henkilön tietoa, vaan haastattelija ja haastateltava tuottavat tutkimusaineistoa keskustelussaan. 15
aineistona käytettiin 22 tapausta, sillä aineistoa analysoitaessa viimeisistä toteutetuista haastatteluista ei ollut käytettävissä tekstimuotoisia litteraatioita. Tutkitut eläköitymistapaukset edustivat asiantuntijatehtäviä, joissa suuri osa tiedosta ja osaamisesta on niin sanottua hiljaista tietoa, joka on vaikeasti tunnistettavissa, eksplikoitavissa tai jaettavissa. Tällainen tieto on keskeisesti kytköksissä itse asiantuntijaan eli se on kokemusperäistä henkilösidonnaista tietoa. Tutkitut eläköitymistapaukset edustivat monenlaista asiantuntijuutta organisaatioiden eri tasoilta. Haastatellut asiantuntijat edustivat varsin monia asiantuntijatehtäviä. Joukossa oli muun muassa suunnittelijoita, yksikön tai tiimin vetäjiä, hoitoalan asiantuntijoita, kehityspäälliköitä, lakimies ja koulutuspäällikkö. Haastattelut olivat teemahaastatteluja. Tällä tarkoitetaan sitä, että tutkija ja haastateltava keskustelivat tutkimuksen aiheeseen ja tavoitteisiin liittyvistä teemoista. Tutkija esitti kysymyksiä, mutta haastateltavan vastaukset vaikuttivat kuitenkin merkittävästi keskustelun kulkuun ja sisältöön. Haastatteluteemat vaihtelivat hieman sen mukaan, mitä näkökulmaa haastateltava edusti. Eläkkeelle siirtyvän asiantuntijan, hänen seuraajansa sekä esimiesten haastatteluissa pääpaino oli asiantuntijan osaamisessa ja tiedossa sekä siinä, millaisin keinoin sitä pyrittiin tai on pyritty säilyttämään organisaatiossa. HR:n edustajien haastatteluilla puolestaan pyrittiin luomaan kokonaiskuva tutkimukseen osallistuvan organisaation yhteisistä käytännöistä tiedon ja osaamisen tunnistamisessa ja säilyttämisessä. Esimerkki esimiehille tarkoitetusta teemahaastattelurungosta on esitetty liitteessä 1. Suurin osa haastatteluista tehtiin haastateltavien työpaikoilla. Osa haastatteluista tehtiin Aaltoyliopiston tiloissa Otaniemessä. Yksittäiset haastattelut kestivät noin 1,5 tuntia. Kaikki haastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin tekstiksi. Haastatteluaineisto analysoitiin luokittelemalla haastattelujen sisältöjä tutkimuskysymysten ja tutkimuksen tavoitteiden kannalta olennaisiin kategorioihin. Kiinnostuksen kohteena olivat näin ollen erityisesti seuraavat teemat: olennainen ja säilyttämisen arvoinen tieto ja osaaminen tiedon ja osaamisen tunnistamisen käytännöt tiedon ja osaamisen säilyttämisen käytännöt 16
tiedon ja osaamisen jakamiseen tai säilyttämiseen vaikuttavat tekijät Tiedon ja osaamisen tunnistamisen ja säilyttämisen käytäntöjä tunnistettaessa arvioitiin, edustavatko ne koko organisaatiotason käytäntöjä vai ovatko ne pääasiassa yksittäisen tiimin tai yksikön tai jopa työparin välistä toimintaa. Lisäksi paneuduttiin siihen, keitä kyseisiin käytäntöihin osallistui ja millaisia vastuita heillä oli. Käytäntöjä luokiteltiin myös sen perusteella, kuinka systemaattisia, eli suunnitelmallisia ja tavoitteellisia, tunnistetut käytännöt olivat. Lisäksi aineistossa kiinnitettiin huomiota haastateltavien kuvauksiin tiedon ja osaamisen tunnistamisen sekä säilyttämisen käytäntöjen puuttumisesta. Tiedon ja osaamisen säilyttämiseen vaikuttavia tekijöitä luokiteltiin muun muassa sen mukaan estivätkö vai edistivätkö ne tiedon jakamista ja tiedon säilyttämiseen tähtäävää toimintaa. Aineistosta poimittiin myös toteutuneen tai mahdollisen tiedon säilyttämisen epäonnistumisen seurauksia sekä haastateltavien esiin nostamia kehittämisehdotuksia ja -ideoita. Aineiston analyysissä hyödynnettiin Atlas.ti-ohjelmistoa. Kuvassa 5 on esitetty näkymä ohjelmasta. Ohjelmaa hyödyntäen tekstimuotoiset haastattelut koodattiin eli merkitykselliset haastattelunosat merkittiin ja luokiteltiin tutkimusryhmän luomiin kategorioihin kuuluviksi. Aineiston koodaaminen ohjelmiston avulla mahdollisti tekstimassan käsittelyn systemaattisella tavalla eli esimerkiksi teemoittelun, vertailun ja erilaisten hakujen suorittamisen. 17