CardExchange 8 Käyttöohje *Tämä ohje on tehty CardExchange versiolle 8. Vanhemmalle versiolle on ladattavissa oma ohjeensa. Suosittelemme ohjelman päivittämistä tuoreimpaan versioon. Päivityksestä lisätietoa osoitteesta: http://www.cardexchangesolutions.com
Sisällysluettelo 1. Asennus 1.1 Asennuksen kulku 1.2 Data- ja lisenssihakemiston määrittely 2. Aktivointi 2.1 Tiedostolla 2.2 Lisenssikoodilla 2.3 Lisenssin toimintaperiaate 2.4 Lisenssitiedoston varmuuskopiointi 2.5 Tietokoneen vaihtaminen 3. Ohjelman käyttöliittymän asetukset 3.1 Kielen vaihto 3.2 Käyttöliittymän ulkoasun vaihto 3.3 Pääikkunan kuvakkeet 4. Korttiformaatin luonti 4.1 Ohjatulla toiminnolla (User guided wizard) 4.2 Manuaalisesti 5. Korttiformaatin suunnitteluohjelma (CardExchange Designer) 5.1 Pääikkuna 5.2 Työkalurivit 6. Tietokantayhteydet 6.1 MS Excel 6.2 MS Access 6.3 SQL ja MySQL 7. Kenttien Ominaisuudet 7.1 Tekstikenttä 7.2 Laskuri 7.3 Kuvakenttä 8. Korttien tulostaminen 8.1 Tulostimen asetukset 8.2 Tulostaminen 8.3 Hakutulosten suodatus ja filtterit
1. Asennus 1.1 Asennuksen kulku Asennumedia toimitetaan tilauksen yhteydessä yleensä CD levyllä. Sen saa myös ladattua osoitteesta www.cardexchangesolutions.com Ladattu asennusmedia on DEMO versio, joka toimii määrätyn ajan kokeiluversiona ja voidaan haluttaessa aktivoida täysiveriseksi ohjelmistoksi ostetulla lisenssikoodilla. Lisessikoodin voi tilata osoitteesta myynti@idcontrol.fi CD-Levy käynnistyy automaattisesti ja avaa ikkunan, josta valitaan asennusohjelman kieli.
Tämän jälkeen valitaan haluttava toiminto. Asennukseen pääsee painamalla CardExchange.
Seuraavasta ikkunasta valitaan jälleen haluttu toiminto. Quick install avaa ohjelman valmistajan verkkosivuilta englaninkielisen asennusohjeen. Install CardExchange käynnistää asennuksen. Video tutorials vaihtoehdosta löytyy englanninkielisiä opastusvideoita ohjelman asennuksesta ja käytöstä. Tämän jälkeen ohjelma näyttää jälleen kielivalinnan, josta valitaan ohjelmassa käytettävä kieli.
Kielen valitsemisen jälkeen ohjelma opastaa itse asennuksessa. Painetaan seuraava. Asennuksen jatkuminen vaatii lisenssisopimuksen ehtojen hyväksymistä. Hyväksymisen jälkeen painetaan Seuraava.
Seuraavassa ikkunassa valitaan asennetaanko CardExchange vain asentavalle käyttäjälle, vai kaikille käyttäjille. Huom! CardExchange asentaa oletusarvoisesti ohjelmiston C:\Program Files\ExchangeIt hakemistoon. Vaikka ohjelma asennetaan kaikille käyttäjille, on hyvä varmistaa, että ohjelman asennushakemistoon on kaikilla ohjelmaa käyttävillä käyttäjillä riittävät oikeudet: Luku, kirjoitus ja muokkaus.
Asennusopastuksesta poiketen, seuraavassa ikkunassa ei valita tietokannan asennuhakemistoa, vaan ohjelman Data - hakemiston sijaintia. Oletusarvoisesti hakemisto asennetaan asentavan käyttäjän omiin tiedostoihin, joten mikäli ohjelma asennetaan käytettäväksi usealle käyttäjälle, tulee hakemisto määrittää asennettavaksi sijaintiin, johon voidaan tarvittaessa antaa kaikille käyttäjille luku, kirjoitus ja muokkausoikeudet. Data hakemistosta lisää tietoa kohdassa Data- ja Lisenssihakemiston määrittely. Valitaan asennustyypiksi täydellinen.
Varmistetaan, että asennusohjelmalle annetut parametrit ovat täytetty oikein, ja aloitetaan asennus painamalla Asenna. Asennusohjelma kertoo kun asennus on valmis.
Data- ja lisenssihakemiston määrittely Data hakemisto sisältää ohjelman sisällön säilymisen kannalta kaiken tarvittavan materiaalin. Tämä hakemisto kannattaa varmuuskopioida aika-ajoin tai sijoittaa nauhavarmennetulle verkkoasemalle. Lisenssihakemisto sisältää aktivoinnin jälkeen ohjelmalisenssin. Mikäli aktivoinnin jälkeen yhteys lisenssihakemistoon(verkkoasemaan) katkeaa tai käyttäjällä on hakemistoon riittämättömät oikeudet, ohjelma kysyy lisenssin aktivointia uudelleen ja uudelleen. Näihin hakemistoihin on oltava käyttäjällä kaikki oikeudet. Data- ja lisenssihakemistojen määrityksiä kysytään asennuksen aikana. Mikäli asennuksessa kyseinen kohta jää huomiotta, on kansiot mahdollista määrittää myös asennuksen jälkeen. Tämä onnistuu muokkaamalla CardExchange.ini tiedostoa asennuskansiossa. ks. kuva alla (.ini tiedoston oletussijainti: C:\Program Files\ExchangeIt\CardExchange\CardExchange.ini) Ini tiedostoa voi muokata esim. notepadilla (muistiolla) kuten kuvassa. 2. Aktivointi 2.1 Tiedostolla Ohjelman aktivointi lisenssitiedostolla on tarpeen niissä tapauksissa joissa asennettavassa koneessa ei ole nettiyhteyttä.
Lisenssitiedostoja on kahdenlaisia. Aut päätteinen tiedosto on aktivoimaton lisenssitiedosto, joka vaatii internet-yhteyden aktivoitavassa koneessa. Lic -päätteinen tiedosto on valmiiksi aktivoitu nimettyyn koneeseen. Mikäli asennettavassa koneessa ei ole internet yhteyttä ohjelmaa aktivoitaessa, voidaan aktivointi aloittaa normaalisti lisenssikoodilla tai tiedostolla. Ohjelman antaessa virheilmoituksen: mennään osoitteeseen http://www.cardexchangesolutions.com josta löytyy License Activation kohta. Avautuvalla sivulla täytetään lomakkeen vaatimat tiedot virheilmoituksesta poimituilla tiedoilla.
Tämän toiminnon jälkeen verkkosivut miettivät hetken ja antavat ladattavaksi.lic päätteisen lisenssitiedoston, jolla ohjelma aktivoituu. Lisenssitiedosto syötetään Advanced vaihtoehdon kautta. Edellä mainitut toimenpiteet voidaan käydä tekemässä millä tahansa koneella, jossa on nettiyhteys ja ohjelman antaman virheilmoituksen tietosisältö on saatavilla. Tämän jälkeen.lic tiedosto voidaan viedä aktivoitavaan koneeseen aktivointia varten. 2.2 Lisenssikoodilla Ohjelma aktivoidaan lisenssikoodilla tapauksissa, joissa ohjelma on toimitettu asiakkaalle CD-levyllä ja CD:n kannesta löytyy linsessinumerot. Mikäli lisenssikoodilla aktivoiminen ei onnistu esim. verkkoyhteyden puuttumisen vuoksi siirry kohtaan 2.1 2.3 Lisenssin toimintaperiaate Yksi myyty ohjelmalisenssi oikeuttaa yhden koneen aktivointiin. Ohjelmalisenssi muodostuu aktivoinnin jälkeen ini-tiedostossa osoitettuun lisenssikansioon (ks. 8.4) lservrc nimisenä tiedostona. Mikäli koneessa vaihtuu käyttäjä on lisenssitiedosto kopioitava kansioon jossa myös uudella käyttäjällä on kaikki oikeudet. Yhtä lisenssiä voi maksutta siirtää koneesta toiseen neljä(4) kertaa. Tämän jälkeen ohjelman valmistaja vaatii ohjelman siirtämisestä maksun, joka määräytyy kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaan.
2.4 Lisenssitiedoston varmuuskopiointi Lisenssin varmuuskopiona voidaan pitää saatua.lic- tai lservrc tiedostoa. Varmuuskopiolla saa kovalevyn tuhoutuessa tai muussa virhetilanteessa aktivoitua ohjelman samaan koneeseen uudelleenasennuksen jälkeen. 2.5 Tietokoneen vaihtaminen Kun ohjelma halutaan vaihtaa PC:stä toiseen, ohjelman asennus ja aktivointi suoritetaan normaalisti. Mikäli sama lisenssi on jo aktivoituna toiseen koneeseen, ohjelma kysyy halukkuuttasi aktivoida kyseinen lisenssin uudessa koneessa. Hyväksymisen yhteydessä ohjelma myös ilmoittaa jäljellä olevat ilmaiset asennuskerrat kyseiselle lisenssille. Samalla myös vanhan koneen aktivointi poistuu käytöstä. 3. Ohjelman käyttöliittymän asetukset 3.1 Kielen vaihto Kieliasetuksen saa muutettua asennuksen jälkeen.ini tiedostosta. EN=Englanti FI=Suomi
3.2 Käyttöliittymän ulkoasun vaihto Office 2007 ulkoasusta perinteiseen:
perinteisestä Office2007:aan. Avautuvasta valintaikkunasta valitaan haluttu ulkoasu:
3.3 Pääikkunan kuvakkeet Ohjelman pääikkuna on alla näkyvän kuvan kaltainen. Pääikkunassa tehtävät toimenpiteet on jaettu kategorioittain välilehdille. Valitun korttipohjan tekemiseen tarkoitetut työkalut näkyvät aina välilehdillä olevien painikkeiden alla. Valitun tietokannan tietueen tiedot näkyvät ohjelman alalaidassa. Ohjelmaan lisätyt korttipohjat Valittuun korttipohjaan liitetyn tietokannan tiedot. Kortin esikatselu Etu- ja taustapuoli Pikanäppäimet Tietueen muokkaamiseen tarkoitetut työkalut Valitun tietokannan tietueen tiedot
Tulosta välilehdeltä löytyy tulostamiseen liittyvät asetukset.: -Tulostimen asetukset Tulostimen asetukset näppäimen takaa löytyy Windowsiin asennetut tulostimet. Näppäimen takaa valitaan haluttu tulostin. -Tulosta kortti Tämä kuvake avaa tulostusvalinta ikkunan, jossa voidaan määritellä tulostettavien kopioiden määrä, sekä mahdollisen kortilla olevan juoksevan numeroinnin asetukset (Seuraava numero, korttien lukumäärä). -Tulostimen ominaisuudet Näppäin menee tulostimen ajuriin, jossa määritellään tulostimen asetukset (Värinauha, kaksipuoleinen tulostus, lisälaminointi tms) -Vie esikatselu(premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Tekee valitusta kortista esikatselukuvan, jonka voi tallentaa kiintolevylle haluttuun sijaintiin. -Tulosta raportti(premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Antaa raportin ohjelmasta tulostettujen korttien lukumäärästä. -Valitse tulostimet(premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Voit valita tulostimet joka löytyvät valinnan jälkeen tulosta näppäimen takaa pikavalinnoista. -Tulosta Toimii pikavalintaan määritettyjen tulostimien pikatulostuspainikkeena. -Automatisoitu tulostus Automatisoitu tulostus on tuotantokäyttöön tarkoitettu työkalu, joka lukee tietokantaa ja tulostaa kortin kun määritetty arvo muuttuu. Tominnosta lisätietoja IDcontrol Oy:stä.
Tiedot välilehdeltä löytyy tietokantaan liittyvät painikkeet: -Muokkaa asetuksia(premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Näppäimen takaa löytyy asetukset jotka määritetään tehtäväksi automaattisesti uuden tietueen lisäämisen jälkeen (esim. Tuo kuva hakemistosta, ota kuva, tulosta kortti). -Etsi nimi Avaa ikkunan, jossa voi määrittää tietokannasta haettavan merkkijonon. -Etsi seuraava Hakee seuraavan tietueen joka sisältää saman merkkijonon -Muuta lajittelujärjestystä (Premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Avaa ikkunan, jossa voi määrittää tietueiden lajittelujärjestyksen: -Päivitä tiedot Päivittää tietokantayhteyden ja tuo tietokantaan mahdollisesti käsin lisätyt nimet ohjelmaan. -Valitse kaikki Valitsee kaikki tietokannassa olevat tietueet. Valinnan jälkeen kaikki tietokannasta löytyvät kortit voidaan tulostaa kerralla. -Edit Database data Tuo näkyviin valitun tietueen tiedot pääikkunan alareunaan.
-Edit Manual data entries Tuo pääikkunan alareunaan mahdollisesti manuaalisesti määritettävät kentät -Suodattimet(Premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Suodattimien käyttö on käytynä läpi ohjeen luvussa 8.3 Hakutulosten suodattaminen- ja filtterit.
Kuvat välilehdeltä löytyy valokuvien käsittelyyn, ottamiseen ja tuomiseen liittyvät työkalut. Välilehti ei ole käytössä, mikäli kortille ei ole tehty valokuvalle kenttää. -Kuvan asetukset Sisältää asetukset kameralle. Asetukset tulostushetken toimenpiteille (esim. Kuvan rajaustyökalun avaus tulostettaessa tai tietueen tulostamatta jättäminen mikäli kuvaa ei löydy) -Käytä kuvatyökalut Kuva rajataan tulostettaessa/kortille tuotaessa. -Kysy vahvistus Kysyy vahvistuksen kuvan tallentamiselle. -Käytä FaceFind työkalua (Premium, Professional ja Ultimate versioissa.) FaceFind on kasvojen tunnistus joka rajaa automaattisesti kuvan kasvoihin. -Ota kuva Ottaa kuvan kuvan asetukset ikkunan asetusten määrittämästä lähteestä (Yhteensopivasta Canon kamerasta, Web kamerasta tai Skannerista). -Tuo kuva hakemistosta Voit valita kuvan koneeltasi haluamastasi sijainnista. -Muokkaa kuvaa Avaa rajaustyökalun, jolla voit rajata kuvasta vain kasvot. -Vie kuva Voit tallentaa kuvan haluamaasi sijaintiin. -Remove photo Voit poistaa tietueeseen liitetyn kuvatiedoston. -Kopioi kuva (Premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Kopioi kuvan ohjelmanleikepöydälle, josta sen voi myöhemmin liittää toiselle kortille -Liitä kuva (Premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Liittää ohjelman leikepöydällä olevan kuvan valitulle tietueelle. -Rajaa automaattisesti kasvoihin Rajaa kuvan automaattisesti kasvoihin käyttäen FaceFind työkalua vain 1 hetkellisesti. Kokoonpano välilehti sisältää korttipohjan muokkaamiseen tarvittavat työkalut.
-Lisäasetukset Valinta aukaisee lisäasetukset ikkunan, josta löytyy RFID korttien koodaamiseen, ja ohjelman pääikkunan näkymään liittyvät asetukset. -Näytä korttilistaus Näyttää ohjelmaan luodut korttipohjat listalla, joiden järjestystä voi halutessaan tätä kautta muuttaa. -Kortit Korttipohjan pikavalinta -Lisää uusi korttipohja Avaa uuden korttipohjan määritystyökalun -Muokkaa kortin ulkoasua Avaa valitun kortin suunnitteluikkunaan ulkoasun muokkaamista varten. -Muokkaa tietokannan asetuksia Avaa tietokannan asetukset uuteen ikkunaan, josta löytyy kaikki linkitetyn tietokannan asetukset. -Käyttäjätilien hallinta (Premium, Professional ja Ultimate versioissa.) Avaa ohjelman omien käyttäjätilien hallintapaneelin.
Service center välilehdeltä löytyy ohjeet, viimeisimmät uutiset ohjelman valmistajalta, sekä tiedot ohjelmasta. -Refresh Päivittää Service centerin uutisikkunan tietosisällön. -Ohjeet Avaa CardExchange ohjelman ohjeet nettiselaimeen. -Forum Ohjaa käyttäjän CardExchange ohjelman käyttäjäforumille, josta voi pyytää apua ohjelman käyttämiseen tai etsiä ratkaisua ongelmaan vanhoista viesteistä 24/7. -Video tutorials Avaa selainikkunaan listattuna ohjelman valmistajan tekemät video opasteet ohjelman useimmin käytetyistä ominaisuuksista. -Aktivointi-ikkuna Avaa aktivointi-ikkunan, josta ohjelman vai päivittää esim Entry:stä Premium versioon. Lisämoduulit aktivoidaan myös tämän ikkunan kautta. -Rekisteröi CardExchange Avaa CardExchange:n rekisteröinti ikkunan. -Compare editions Avaa verkkosivun, jossa voi vertailla CardExchange:n eri versioita ja niiden ominaisuuksia. -Tietoja CardExchange ohjelmasta Avaa ikkunan, josta näkee ohjelman version, sarjanumeron, asennetut lisäosat. -ExchagneIt Linkki valmistajan verkkosivuille.
4. Korttiformaatin luonti 4.1 Ohjatulla toiminnolla (User guided wizard) Kokoonpano välilehdeltä löytyy näppäin Lisää uusi korttipohja, joka avaa ohjatun toiminnon.
Avautuvassa ikkunassa annetaan kortille nimi ja painetaan Seuraava
Seuraavassa ikkunassa ohjatusta toiminnosta voi poistua edistyneemmän käyttäjän ikkunaan laittamalla täpän kohtaan Ohita ohjattu toiminto ja vie minut suoraan edistyneennän käyttäjän kortin määrittelyyn. Ohjattua toimintoa jatketaan painamalla seuraava.
Valitaan kortille yksi- tai kaksipuoleinen tulostus sekä pysty- tai vaakakortti ja painetaan seuraava.
Mikäli halutaan liittää kortti tietokantaan (suositus) valitaan vaihtoehto Kyllä, haluan muodostaa yhteyden tietokantaan ja painetaan Seuraava. Mikäli tietokantayhteyttä ei tarvita, valitaan kohta Tietokantayhteyttä ei tarvita ja painetaan Seuraava.
Valitaan tietokannan tyyppi. Ohjelmaversiosta riippuen tuettuja tietokantoja ovat: MS Excel CSV comma-separated files MS Access Paradox databases and MS SQL Server Oracle MySQL Server DB2 Uutta korttipohjaa luotaessa valitaan (Lisää uusi tietokanta ) Joka avaa seuraavan ikkunan:
Painetaan Lisää ja täydennetään avautuvat kentät:
-Tietokantalinkin nimi -Tietokannan tyyppi -Annetaan tietokannalle hakemistopolku. -Painetaan Seuraava.
Laitetaan täppä kohtaan Read data-items from this database tämän jälkeen annetaan ensimäiseen liukuvalikkoon tietokannan taulu josta tiedot haetaan. Määritetään tietokannan primääriavain(pakollinen uniikki numero jokaiselle tietueelle) ja painetaan Seuraava.
Seuraavassa ikkunassa kerrotaan ohjelmalle, mistä tietokannan kentistä löytyvät pyydetyt tiedot (huom. täytetään vain tietokannasta löytyvät kentät ja loppuihin jätetään Ei mitään ). Ne tiedot joiden oikealla puolella on täppä, näkyvät ohjelman pääikkunassa. Painetaan seuraava.
Salli tietueiden muokkaaminen vaihtoehto antaa ohjelman käyttäjälle oikeuden korjata mahdolliset kirjoitusvirheet tietokannassa jo olevista tietueista ilman tietokannan avaamista omassa ohjelmassaan. Tämä vaihtoehto mahdollistaa myös yksittäisten korttien lisäämisen ohjelman kautta. Mikäli käytät ohjelman Entry versiota, tietokantasi asetukset ovat valmiit ja voit painaa lopeta. Premium,Professional ja ultimate versioissa on vielä muutamia asetuksia seuraava näppäimen takana.
Seuraavassa ikkunassa(premium, Professional ja Ultimate) määritetään kenttien näkyvyys/muokattavuus tulostusnäkymässä. Oletuksena kaikki kentät näkyvät ja niitä voi myös muokata. Yksittäisestä kentästä voi tässä kohtaa tehdä liukuvalikon, jolloin valitaan Pudotusvalikosta kiinteitä arvoja. Liukuvalikon arvot listataan omille riveille seuraavaan tekstilaatikkoon.
Seuraavassa ikkunassa(premium, Professional ja Ultimate) määritellään tietokantaan kirjoittavat kentät. Tällä kentällä on mahdollista esim. kirjoittaa tietokantaan jokaiselle kortille tulostuspäivämäärä kortin tulostuksen yhteydessä automaattisesti. Tämä helpottaa tulostettujen korttien suodattamista pois hakutulosten joukosta (lisää kohdassa hakutulosten suodattaminen). Tietokantaan kirjoittava kenttä luodaan antamalla sille nimi, jonka jälkeen kerrotaan mihin tietokannan tauluun ja mihin kenttään sen tulee kirjoittaa.
Tietokantalinkin luomisen jälkeen Lopeta näppäin palauttaa ohjelman takaisin alla näkyvään ikkunaan, josta valitaan luotu tietokantalinkki ja painetaan Seuraava.
Valitaan kortille tulevat tekstimuuttujat. (Ei siis henkilön kuvaa)
Lisätään kortille kuva ja kerrotaan liukuvalikosta, mikä kenttä sisältää kuvan nimen.
Valitaan kortin taustaväri- tai kuva.
Lisätään kortille logo
Ja tarvittaessa viivakoodi
Lopuksi hyväksytään, että ohjelma luo alustavan sommitelman kortista annetuilla tiedoilla. Ohjelman muodostamaa korttia voi halutessaan muokata (ks. 5). CardExchange Designer ikkunaa suljettaessa ohjelma kysyy tallennetaanko muutokset tehtyyn korttipohjaan. Sulkemisen jälkeen kortti on tulostusvalmiina pääikkunassa.
4.2 Manuaalisesti Kokoonpano välilehdeltä löytyy näppäin Lisää uusi korttipohja, joka avaa ohjatun toiminnon.
Avautuvassa ikkunassa annetaan kortille nimi ja painetaan Seuraava
Seuraavassa ikkunassa ohjatusta toiminnosta voi poistua edistyneemmän käyttäjän ikkunaan laittamalla täpän kohtaan Ohita ohjattu toiminto ja vie minut suoraan edistyneennän käyttäjän kortin määrittelyyn. Ohjattua toimintoa jatketaan painamalla seuraava.
Tämän jälkeen ohjelma avaa CardExchange Designer ikkunan. Tässä ikkunassa linkitetään kortti ensiksi tietokantaan Data välilehdeltä painaen new näppäintä. New näppäimellä avautuu Data-määritelmän ohjattu toiminto, jossa annetaan tietokannan asetukset.
Painetaan Lisää ja täydennetään avautuvat kentät: -Tietokantalinkin nimi -Tietokannan tyyppi -Annetaan tietokannalle hakemistopolku. -Painetaan Seuraava. Käyttäjätunnus ja salasana ovat käytössä verkkopohjaisissa tietokantaratkaisuissa esim Mysql, db2, Oracle, SQL Server. (Premium, Professional ja Ultimate versioissa).
Laitetaan täppä kohtaan Read data-items from this database tämän jälkeen annetaan ensimäiseen liukuvalikkoon tietokannan taulu josta tiedot haetaan. Määritetään tietokannan primääriavain(pakollinen uniikki numero jokaiselle tietueelle) ja painetaan Seuraava.
Seuraavassa ikkunassa kerrotaan ohjelmalle, mistä tietokannan kentistä löytyvät pyydetyt tiedot (huom. täytetään vain tietokannasta löytyvät kentät ja loppuihin jätetään Ei mitään ). Ne tiedot joiden oikealla puolella on täppä, näkyvät ohjelman pääikkunassa. Painetaan seuraava.
Salli tietueiden muokkaaminen vaihtoehto antaa ohjelman käyttäjälle oikeuden korjata mahdolliset kirjoitusvirheet tietokannassa jo olevista tietueista ilman tietokannan avaamista omassa ohjelmassaan. Tämä vaihtoehto mahdollistaa myös yksittäisten korttien lisäämisen ohjelman kautta. Mikäli käytät ohjelman Entry versiota, tietokantasi asetukset ovat valmiit ja voit painaa lopeta. Premium,Professional ja ultimate versioissa on vielä muutamia asetuksia seuraava näppäimen takana.
Seuraavassa ikkunassa(premium, Professional ja Ultimate) määritetään kenttien näkyvyys/muokattavuus tulostusnäkymässä. Oletuksena kaikki kentät näkyvät ja niitä voi myös muokata. Yksittäisestä kentästä voi tässä kohtaa tehdä liukuvalikon, jolloin valitaan Pudotusvalikosta kiinteitä arvoja. Liukuvalikon arvot listataan omille riveille seuraavaan tekstilaatikkoon.
Seuraavassa ikkunassa(premium, Professional ja Ultimate) määritellään tietokantaan kirjoittavat kentät. Tällä kentällä on mahdollista esim. kirjoittaa tietokantaan jokaiselle kortille tulostuspäivämäärä kortin tulostuksen yhteydessä automaattisesti. Tämä helpottaa tulostettujen korttien suodattamista pois hakutulosten joukosta (lisää kohdassa hakutulosten suodattaminen). Tietokantaan kirjoittava kenttä luodaan antamalla sille nimi, jonka jälkeen kerrotaan mihin tietokannan tauluun ja mihin kenttään sen tulee kirjoittaa. Kun Tietokantalinkki on luotu, ohjelma palaa taas korttipohjan suunnitteluikkunaan.
Suunnitelmaan lisätään halutut tekstimuttujat ikkunan vasemmassa reunassa näkyvän Data välilehden kautta raahaamalla. Tekstit voi laittaa suoraan oikeille paikoilleen. Kuva lisätään kortille insert välilehden kautta. Valitaan image ja piirretään kuva kortille haluttuun paikkaan.
Ohjelma avaa kuvan asetukset ikkunan. Määritellään kuva henkilökuvaksi ensimmäisestä liukuvalikosta valitsemalla Photo. Seuraavasta liukuvalikosta valitaan tietokannan sarake joka osoittaa kuvan nimen. Image folder -kohdasta määritellään kansio, josta kuva haetaan. Mikäli tietokannan osoittama kuva löytyy jo hakemistosta, esikatselukuva ilmestyy ikkunan ylälaitaan.
Taustakuvan tai taustavärin saa kortille Page layout välilehdeltä kohdasta Background. Valitaan kuvaikoni ja sen takaa avautuvasta valikosta Select image ja haetaan taustakuva hakemistosta.
Logon saa lisättyä kortille insert välilehdeltä image työkalulla. Valitaan työkalu, piirretään logolle paikka kortilla, valitaan avautuvasta ikkunasta ensimmäiseen liukuvalikkoon fixed image vaihtoehto ja haetaan logo hakemistosta select image näppäimellä.
Kortille voi lisätä myös tietokannasta riippumatonta pysyvää tekstiä insert välilehdeltä löytyvällä text työkalulla. Valitaan text työkalu, piirretään kortille tekstikenttä haluttuun paikkaan, ja määritellään tekstikenttään kirjoitettavan tekstin fontti, koko, asettelu ja tekstisisältö.
Kun korttipohja on valmis, suljetaan kortin suunnitteluohjelma ja palataan ohjelman pääikkunaan, josta hoidetaan tulostus.
5. Korttiformaatin suunnitteluohjelma (CardExchange Designer) 5.1 Pääikkuna Pääikkuna näyttää aina kortin esikatselun lisäksi kortin sivut näytön vasemmassa reunassa pages -välilehdellä. Suunnitteluun tarvittavat toiminnot on lajiteltu välilehdille Home, Insert, Page layout, Data ja View Service center välilehti on ohjelmanvalmistajan mainoskanava, joka näkyy sekä suunnitteluikkunassa että ohjelman pääikkunassa.
5.2 Työkalurivit Home välilehdeltä löytyy kaikki tarvittava kortin piirtämiseen, kenttien ryhmittelyyn ja tasaamiseen: Insert välilehdeltä löytyy objektien lisäämistyökalut selkeämmin eriteltynä, kuin Home lehdellä: Page layout välilehdeltä löytyy sivun asetukset. Eli koko, margianaalit, sivun suunta ja taustan väri. View- välilehdeltä löytyvät asetukset suunnitteluohjelman esikatseluikkunaan liittyvät asetukset:
Data välilehti sisältää tietokannan linkittämiseen, linkin vaihtamiseen, muuttamiseen ja poistamiseen liittyvät näppäimet. Tämän lisäksi välilehdellä voi selata tietokannasta löytyviä tietueita First, Previous, Next ja Last näppäimellä.
6. Tietokantayhteydet 6.1 MS Excel Excel tietokannat ovat tuettuja kaikissa ohjelmaversioissa. Excel tietokannan rakenteessa ohjelman vaatimuksena on ainoastaan kenttä jossa on jokaiselle tietueelle numero. Tämä numero määritellään tietokantalinkkiä luotaessa tietokannan primääriavaimeksi ja ohjelma ei anna tätä avainta muokata tulostusikkunassa. Siksi avaimena ei suositella käytettäväksi kenttää joka halutaan tulostaa kortille (esim. henkilönumero). Juoksevalle numeroinnille siis kannattaa Excel tauluun tehdä oma sarakkeensa. Tietokannan rakenteesta malli alla: 6.2 MS Access Access tietokannat ovat tuettuja alkaen ohjelmaversiosta Premium. Acces tietokannat helpottavat tietueiden jatkokäsittelyä (esim. pakkauslistat yms.) Ohjelmassa ei ole raporttien tulostamiseen tarvittavaa työkalua, joten accesissa nämä toiminnallisuudet ovat mahdollisia. Tietokannan rakenteen periaatteet ovat samat kuin Excel taulukkoa käytettäessä. Ohjelma vaatii myös Access tietokannoissa tietueelle PrimaryKey:n, joka on siis uniikki avain jokaiselle tietueelle.
6.3 SQL ja MySQL Ohjelma tukee Premium versiosta lähtien myös verkkopohjaisia SQL ja MySql tietokantoja. Tietokannan rakennevaatimuksena PrimaryKey. Poikkeuksena paikallisiin tietokantoihin ohjelmaan syötetään tietokannan polun sijasta palvelimen sijainti, tietokannan nimi ja kirjautumistunnukset mikäli kanta on salasanalla suojattu. Muita tuettuja verkkopohjaisia tietokantoja ovat SQL Server, PostgreSQL, DB2, Oracle ja Paradox. Toimintaperiaate sama kuin SQL ja MySQL kannoissa, vaaditaan PrimaryKey.
7. Kenttien ominaisuudet 7.1 Tekstikenttä Kunkin kortin ulkoasulle piirretyn kentän ominaisuudet saa näkyviin tuplaklikkaamalla haluttua kenttää. Tekstikentällä on useita erilaisia ominaisuuksia jotka löytyvät tekstikentän ominaisuudet ikkunasta. Tässä esiteltynä niistä useimmin käytetyt: Muuttuvissa kentissä käytetään usein selitettä, joka kertoo mistä tiedosta on kysymys. esim Etunimi, Sukunimi, Henkilönumero, Voimassa, Veronumero tms. Etuliitteen tekstikentälle saa lisättyä kohdasta Prefix kuvan mukaisesti.
Toisinaan tietokannassa esiintyvät nimikentät Etunimi ja Sukunimi, nämä kentät halutaan usein saattaa kortilla kuitenkin peräkkäin samaan kenttään. Tämä onnistuu myös tekstikentän ominaisuudet ikkunasta: Valitaan esimerkiksi Etunimi kentän ominaisuudet tuplaklikkaamalla ko. kenttää. Määritellään tekstikentän etuliitteeksi Nimi: ja painetaan ikkunassa näkyvää Concatenate näppäintä. Tämä näppäin linkittää
etunimen perään toisen tekstikentän joka määritellään muuttujaksi liukuvalikosta Sukunimi kentälle annetaan myös etuliite, joka tässä tapauksessa on pelkkä välilyönti. Tämä välilyönti tulee tekstikentässä Etu- ja Sukunimen väliin.
Näin tekstikenttä muodostaa lausekkeen, joka tuottaa esimerkkikortilla tekstirivin Nimi: Maija Mallikortti Tätä voi soveltaa myös muissa kentissä joissa tekstejä halutaan hallitusti yhdistellä. 7.2 Laskuri Tekstikentän voi halutessaan muuttaa myös laskuriksi. Laskuri on täysin tietokannasta riippumaton laskuri joka juoksuttaa numeroita aina automaattisesti. Hallittu korttinumero kenttä on aina parempi tehdä tietokannan perusteella, mutta laskuri on monessa tapauksessa varsin käytännöllinen.
Laskuria luotaessa määritellään aina laskurista tulostettava ensimmäinen arvo ja arvoa kasvattava luku. Tulostusvaiheessa pääikkunan Tulosta välilehdeltä tulostettaessa, ohjelma antaa myös mahdollisuuden hallita kortilla olevaa yleislaskuria. 7.3 Kuvakenttä Kuvakentässä useimmin käytettyjä ominaisuuksia ovat Fixed image (pysyvä kuvakenttä, esim logolle) ja Photo (Henkilökuva). Premium, Professional ja Ultimate versioissa on mahdollisuus lisätä kortille useampi muuttuva kuva.
Useampaa muuttuvaa kuvaa käytetään monesti korteissa, joissa halutaan kertoa henkilön kielitaito lipuin. Henkilökuva määritellään aina Photo:ksi. Muuttuva kuva taas aina Variable Image:ksi. Mikäli kortille halutaan esim neljä lippua jotka kertovat henkilön kielitaidosta, tietokantaan täytyy luoda neljä saraketta joihin kirjoitetaan mitkä liput halutaan kortille tulostaa:
ja määritellään kortille neljä kuvakenttää joista jokainen määritellään Variable Image :ksi. Samoin jokainen neljästä lipulle tarkoitetusta kuvakentästä määritellään hakemaan oma kuvansa hakemistosta johon lippujen kuvat on tallennettu ja oman sarakkeen perusteella.
8. Korttien tulostaminen 8.1 Tulostimen asetukset Tulostimen valinta. File->Priter options Listassa näkyvät kaikki käyttöjärjestelmään asennetut tulostimet. Listasta valitaan korttitulostin, määritetään tarvittaessa koodausviiveet time delays välilehdeltä sekä magneettiraidan koodauksen aloitus ja lopetusmerkit Magnetic encoder settings välilehdeltä. Apply theese settings to all loaded cards valinnalla ohjelma lukitsee valitun printterin ja asetukset kaikille korttipohjille, jotka ohjelmaan on syötetty. Tämä vaihtoehto on tarpeellinen, jos koneeseen on kytketty vain yksi tulostin. Tulostimen ajuriin ja värinauhan asetuksiin pääsee valinnalla File->Printer Properties. Tämä valinta avaa tulostimen ajurin, josta määritellään tulostimessa käytettävän kortin koko sekä värinauhan asetukset. Tarvittaessa ajurissa määritellään myös magneettiraidan tyyppi(loco, Hico)
esim. Fargo HDP5000 8.2 Tulostaminen Mikäli edellinen kohta(tulostimen asetukset) on käyty läpi voidaan tulostaminen käynnistää ohjelman pikapainikkeilla jotka näkyvät pääikkunassa.
8.3 Hakutulosten suodatus Ohjelman pääikkunassa näkyy tietokannassa olevat nimet (vasen reuna). Ohjelma hakee siihen kaikki nimet ellei tietokantasuodattimia käytetä. Kun listassa näkyy kaikki nimet voi yksittäisiä nimiä hakea listan yläreunassa näkyvällä hakutoiminnolla. Muista tyhjentää hakukenttä aina haun jälkeen! Tietokantasuodattimien toiminta: Ohjelmassa on mahdollista suodattaa tietokannasta löytyviä nimiä suodattimien avulla. Suodattimen etu hakukenttään nähden on usean hakukriteerin yhtäaikainen käyttö. Esim. jos tietokannasta haetaan kortteja joiden TulostusPVM on tyhjä ja toimipaikka on helsinki ei tällainen haku hakukentässä ole mahdollinen. Ohjelmassa on kolmen tason suodattimia: 1. Ensimmäinen taso tarkoittaa että kyseiselle kortille tehdään vain yksi filtteri, jossa on useita kriteereitä. 2. Toisen tason filtteriin voidaan luoda useita erilaisia hakuja, ts. useita filttereitä. 3. Kolmannen tason filtteri on pikanäppäimellä(f5) käytettävä filtteri nopeaan hakemiseen.
Tietokantasuodattimen tekeminen: Ensimmäisen tason filtteri luodaan Tiedot välilehdeltä painamalla Muokkaa ensimmäisen tason suodatinta. Muokkaa -> Lisää ehtolause Database column kohtaan valitaan tietokannan kenttä jolle ehtolause luodaan.
Operaattori kohtaan valitaan ehtolauseen operaattori. Tämän jälkeen lisätään muut ehtolauseet. Esim. alla oleva filtteri suodattaa kortit joiden TulostusPVM on 26-11-2010 ja ID suurempi kuin 2. Kortit joissa tulostuspäivä on tyhjä saadaan suodatettua muuttamalla TulostusPVM -kohtaan NULL tai EMPTY riippuen tietokannan kentän muodosta/rakenteesta (pvm.klo tai teksti).
Toisen tason filtterit luodaan myös Tiedot välilehdeltä painamalla muokkaa toisen tason suodatinta. Avautuvasta ikkunasta painetaan Lisää Tämän jälkeen avautuu samanlainen ikkuna kuin tason yksi filtterissä. Lisätään ehtolauseet ja painetaan OK. Ohjelma kysyy filtterin nimeä. Kirjoitetaan nimi ja painetaan OK.
Filtteri ilmestyy toisen tason filttereiden listaan. Näitä filttereitä voi tehdä useita, näin ei tarvitse muokata jokaista ehtolausetta aina erikseen, riittää kun vaihtaa filtteriä.
Kolmannen tason filtterin saa luotua välilehdeltä tiedot -> Ota kolmannen tason suodatin käyttöön. Ohjelma antaa tietoa kolmannen tason filtterin käyttäytymisestä. Painetaan OK Kun kolmannen tason suodatin on otettu käyttöön, sen saa muokattavaksi menemälä tiedot -välilehdelle ja painamalla päivitä tiedot (Pikanäppäin F5). Hakuikkunassa voi hakea suoraan valitun tietokannan sarakkeen perusteella, tai käyttämällä suodatusta Kehittynyt suodatus. Näppäimestä avautuu vastaavanlainen ikkuna kuin tason 1 ja tason 2 suodattimissa. Lisätään ehtolauseet ja haetaan jatkossa ehtolauseen vastaamat tietueet pikanäppäimellä.