KEMPELEEN KUNTA MUISTIO 11/2014 RESURSSIVALIOKUNTA Aika 29.9.2014 klo 14.00 18.43 Paikka Valtuustosali, Kunnantalo, Asemantie 1 Kutsutut Antti Ollikainen, pj, poistui klo 17.35 Sirkku Kangas, vpj Kristiina Hänninen vj Sari Janatuinen Kimmo Kylmäluoma Teuvo Räihä Päivi Tarakkamäki, saapui klo 16.00 Ahti Tahkola, khall pj, poistui klo 16.40 Poissa Muut kutsutut Jussi Mäkäräinen Pekka Kälkäjä Jarmo Haapaniemi, kvalt pj Arja Ontero, (Tehy) Sirpa Törmikoski, (Super) Stina Mattila, talousjohtaja Sirpa Arola, sihteeri Minna Vinkki, henkilöstöpäällikkö Hannu Roikola, tj Kempeleen Vesihuolto Oy, paikalla klo 15.45 16.40 Pentti Rautakoski, haisteluryhmän jäsen, poistui klo 15.00 Pirta Körkkö, haisteluryhmän jäsen, poistui klo 15.00 Pekka Syrjäpalo, haisteluryhmän jäsen, poistui klo 15.00 Tapio Siniaalto, (Juko), paikalla klo 15.00 15.45 Helena Lehtosaari, (Jyty), paikalla klo 15.00 15.45 Resurssivaliokunnan käsitellyt asiat: 1. Muistion tarkastajan valitseminen Muistion tarkastaa puheenjohtajan lisäksi Teuvo Räihä. 2. Henkilöstön edustajien tapaaminen Henkilöstön edustat ja esimiehet toivat terveiset jäsenistöstään / henkilökunnastaan esille nousseita asioita sekä esittävät nostoja vuoden 2015 talousarvion henkilöstösuunnitelmaan. Henkilöstön edustajiin ja esimiehiin kuuluvat haisteluryhmä sekä ammattijärjestöjen pääluottamusmiehet. Resurssivaliokunta merkitsee saamansa terveiset henkilöstöltä tiedoksi. henkilöstöpäällikkö Minna Vinkki kerää toimenpidesuunnitelmaan esille tulleet asiat ja asian käsittelyä jatketaan seuraavassa henkilöstöasioita käsittelevässä resurssivaliokunnan kokouksessa.
3. Kempeleen Vesihuolto Oy esittelee toimintaansa. Kempeleen kunta omistaa 86,22 % Kempeleen vesihuollon osakekannasta. Toimintaa esitteli toimitusjohtaja Hannu Roikola. Resurssivaliokunta merkitsee saamansa esittelyn Kempeleen Vesihuolto Oy:n tilanteesta tiedoksi. Resurssivaliokunta ohjaa, että konserniohje tulee päivittää. 4. Puheenjohtajan ajankohtaiset asiat 5. Vastuuhenkilön ajankohtaiset asiat 6. Osavuosikatsaus 08/2014 Vuoden 2014 talousarvioprosessin aikana on valtuusto hyväksynyt, että tilikauden toinen osavuosikatsaus laaditaan elokuun lopun tilanteen perusteella. Kokouksessa käsiteltiin katsauksen sisältöä ja Kempeleen kunnan talouslukuja elokuun 2014 osalta. Toimintatuotot ovat toteutuneet 62,3 %, toimintakulut 66,2 % ja toimintakate 66,6 % talousarviosta. Maanmyyntivoitot tulevat jäämään tilinpäätösennusteen mukaan 400 000 alle talousarvion. Palkoissa ylitystä on mm. vakinaisten, määräaikaisten ja tuntipalkkaisten palkoissa ja näiden erien kustannuskehityksen seurantaa tulee edelleen jatkaa. Investointimenot tulevat tilinpäätösennusteen mukaan jäämään alle talousarvion. Resurssivaltiokunta on edelleen huolissaan peruspalveluprosessin toimintakatteen ylityksestä sekä ympäristöpalveluiden maanmyyntitulojen ennusteesta. Uhkaaviin talousarvioylityksiin sekä käyttötalous että investointikohteiden osalta tulisi puuttua välittömästi sekä välittömästi toteuttaa korjaavia toimenpiteitä. 7. Tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2013 Valtuusto on käsitellyt tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen kokouksessaan 26.5.2014 / 28. Valtuusto päätti seuraavaa Tarkastuslautakunta suoritti arviointikertomuksen lopullisen läpikäynnin ja allekirjoitti sen. Tarkastuslautakunta jättää laatimansa arviointikertomuksen valtuuston käsiteltäväksi ja edelleen kunnanhallitukselle toimenpiteitä varten. Tarkastuslautakunta velvoittaa kunnanhallituksen antamaan valiokuntien ohjauksen jälkeen selvityksen toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai on ryhdyttävä tarkastuslautakunnan esille nostamien havaintojen ja kehittämissuositusten vuoksi ennen vuoden 2015 talousarvion käsittelyä. Resurssivaliokunta kävi läpi arviointikertomuksen ja antoi ohjaukset omaan tehtäväalueeseen liittyviin asioihin seuraavasti:
Tarkastuslautakunta toteaa että Yhteistyö kehittämishankkeissa kolmannen sektorin välillä eivät ole toteutuneet Tarkastuslautakunta on erittäin huolestunut Peruspalveluprosessin toimintakatteen ylityksestä Valtiokunta on edelleen huolissaan peruspalveluprosessin toimintakatteen ylityksestä. Uhkaaviin talousarvioylityksiin tulisi puuttua välittömästi sekä välittömästi toteuttaa korjaavia toimenpiteitä. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota ettei opetusryhmien koko suurene, koska uhkana on tällöin valtionosuuden menettäminen koulujen kuljetuskustannukset olivat arvioitua suuremmat, koska koulujen työjärjestyksiä ei ole peilattu kuljetussuunnitelmaan leirikoulukustannusten toteuttamistapaan varhaiskasvatuksen ja opetuksen henkilöstömitoituksen optimaalisuudesta ei ole toteutumaa kertomuksessa Leirikoulujen rahankeruun on ohjeistettu. Jokaiselle leirikouluryhmälle avataan taseeseen oma tili. Opetusryhmien kokoa tulisi tarkastella kokonaisuutena, myös ns. lähikouluperiaate ja erityisopetus, tukiopetus ja koulunkäyntiohjaajat Tarkastuslautakunta toteaa että kotisairaalatoiminnan aloittaminen tukee laitoshoidon vähentämistä ja on inhimillisempää perheneuvolatoiminnan käynnistämisellä voidaan lisätä ennaltaehkäisevää perhetyötä Tarkastuslautakunta näkee haasteena valtakunnallisen SOTE-uudistuksen toteuttamisen vaikutukset kunnan palvelutuotantoon Omaa toimintaa tulee jatkossakin kehittää hyvien kokemusten pohjalta tarpeen mukaan.
Tarkastuslautakunta on erittäin huolestunut: alle 25- vuotiaiden toimeentulotukihakijoiden suuresta määrästä, tavoite on ylittynyt huomattavasti pitkäaikaistyöttömien määrän erittäin kovasta kasvusta Tarkastuslautakunta toteaa että: kuntouttavan työtoiminnan ohjaajan palkkaaminen toivottavasti korjaan tilannetta oman tuotannon kilpailukyvystä ei ole kertomuksessa toteutumaa Lakimuutos tulee lisäämään merkittävästi kunnan kustannuksia. Yhteistyö kolmannen sektorin kanssa on tärkeää Tarkastuslautakunta on raportissaan painottanut prosessikuvausten tärkeyttä. Prosessikuvaukset ovat erittäin hyvä väline toteuttaa ns. hallittua muutosta. Kuvauksia voidaan hyödyntää jatkossa myös erilaisissa muutostilanteissa. Tarkastuslautakunta edellyttää, että talouden tasapainottamista ja tiukkaa taloudenhoitoa jatketaan, vaikka vuoden 2013 tulos olikin positiivinen kertaluontoisista eristä johtuen. Peruspalveluprosessin toimintakatteen ylitys on huolestuttava. Tarkltk esittää, että peruspalveluprosessissa etenkin palveluiden ostoja ja henkilöstömitoitusta on tarkasteltava talouden tasapainottamiseksi. Tiukkaa taloudenseurantaa tulee jatkaa ja kehittää. Talouden seuranta edellyttää välitöntä reagointia muutostilanteisiin. Kunnassa on tehty paljon hyviä projekteja esimerkiksi Terveempi Pohjois-Suomi hanke. Miten eri projekteja seurataan ja kenen vastuulla on tulosten hyödyntäminen? Mitä konkreettista on saatu aikaan? Tavoitteena on projektien kriittinen tarkastelu, joka ei kaikilta osin toteudu. Hankkeiden konkretia on erittäin vaikea todeta, yleensä hanke päättyy pelkkään loppuraporttiin. Uusiin projekteihin tulee suhtautua kriittisesti. Valiokunta suosittelee, että toimintasääntöön laaditaan projektiohjeet.
Tarkastuslautakunta esittää Pirilän alueen kehittämistä hyvinvointipuistoksi, joka palvelee sekä ikäihmisten että lasten tarpeita. Pirilän alueen kehittäminen hyvinvointipuistoksi on hyvä asia. Alueen suunnittelussa tulee kuitenkin huomioida kiinteistöjen sisäilmalaatu ja samalla taata henkilöstölle ja asiakkaille turvalliset työympäristöt. Toimintaa kehitetään yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Kustannustehokkuudesta tulee kantaa huolta. Tarkastuslautakunta on arviointityötä tehdessään havainnut, ettei toimintakertomuksessa aina käy ilmi valtuuston nähden asetetun sitovan tavoitetilan toteuma, tai annettu toteuma ei vastaa asetettua tavoitetilaa. Tätä tarkastusltk pitää merkittävänä puutteena, johon on jatkossa kiinnitettäv ä erityistä huomiota. Lisäksi tarkastuslautakunta huomauttaa, ettei palveluprosessin sisällä voin olla sellaisia tavoitteita, jotka kuuluvat toiseen palveluprosessiin; tästä esimerkkinä kriteeri: koulutuksen ulkopuolelle jääneet 17-24 vuotiaat jotka on toimintakertomuksessa kriteerinä sosiaalinen turvallisuus-prosessin toteutumassa. Kuuluisiko tämän kriteerin olla lasten ja nuorten yhteisöllinen kasvun prosessissa? Valiokunta on linjannut sitovuustasot edellisessä kokouksessa. Tarkastuslautakunta esittää, että toimintakertomus uudistettaisiin selkeämpään ja luettavampaan muotoon. Vuoden 2014 alusta on otettu käyttöön uudet talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät. Lisäksi on kehitetty kuukausiraportointia, osavuosikatsausta ja suunnitteilla on myös selkeyttää tilinpäätösasiakirjaa esim. siten, että henkilöstöraportti eriytetään varsinaisesta tilinpäätösasiakirjasta. Tarkastuslautakunta edellyttää sisäisen valvonnan ohjeiden pikaista uusimista ja riskienhallinta suunnitelman laatimista. Sisäisen valvonnan ohje on päivitettävä vuoden 2014 aikana.
8. Rekrytointiprosessi Henkilöstöpäällikkö Minna Vinkki on yhdessä Santamäen koulun rehtori Pentti Rautakosken kanssa kuvannut rekrytointiprosessin. Prosessin käsittelyn jälkeen on tavoitteena laatia esimiehille tarkempi ohjeistus rekrytointiprosessista kokonaisuutena. Henkilöstöpäällikkö Minna Vinkki esitteli prosessikuvauksen. Resurssivaliokunta ohjaa tarkentamaan rekrytointiprosessikuvaukseen, että soveltuvuusarviota tulee käyttää vähintään johto- ja esimiestason rekrytointeihin. Soveltuvuusarvioon kutsutaan 2-3 haastateltavaa. 9. Muut mahdolliset asiat Seuraava kokous 16.10.2014 klo 16.00 Merk. ANTTI OLLIKAINEN puheenjohtaja SIRPA AROLA sihteeri