Tiedotetta tekemään Tarja Chydenius Anna Perttilä Tiedotetta tekemään 1 Tavoite 2 Kohderyhmä 3 Uutiskriteerejä 4 Sisältö 4.1 Asia 4.2 Sisällönrakenne 4.3 Otsikko 4.4 Sisällön kieli 7 Tiedotteen muoto 7 Jakelu 7 Lisää tietoa tiedotteen tekoon 3.1 Kirjoja 3.2 Linkkejä
1 Tavoite Tiedotteen pääviestin oltava linjassa yhteisön mission ja strategian kanssa. Perusviestin on oltava informatiivinen, jäsennelty ja eritelty. Mieti tarkkaan, mitä tavoittelet tiedotteella: mediajulkisuutta? tietyn kohderyhmän informoimista? lisätä yhteisön tunnettuutta? yrityksen maineen parantamista? Onko tiedote paras keino saavuttaa asetettu tavoite? Tiedote ei ole markkinoinnin väline! Kohderyhmä(t) Tiedotteella oltava vähintään yksi selkeä kohderyhmä. Asian tulee olla uutisoinnin arvoinen juuri tälle vastaanottajalle. Tiedote vastaa nopeasti lukijan kysymykseen: Mikä tässä kiinnostaa minua? Esimerkkejä kohderyhmistä Sisäinen tiedote: koko yhteisön henkilöstö /tietty osasto / tietty työntekijäryhmä (esim. myyntihenkilöstö) Ulkoinen tiedote: media (valitut julkaisut tai tietty toimittaja) / asiakkaat / osakkaat / sijoittajat / rahoittajat / yhteistyökumppanit / toimiala / kilpailijat / oppilaitokset / lähiyhteisö & naapurit / viranomaiset
Sisältö, muoto ja kieli valitaan kohderyhmän tarpeiden mukaan voidaan tehdä useita eri tiedoteversiota eri kohderyhmille oltava uutisoinnin arvoinen juuri valitulle kohderyhmälle Uutiskriteerejä Tiedotteessa on aina oltava uutinen. Uutinen määräytyy kohderyhmän tiedontarpeen mukaan. Uutiskynnyksen kriteerejä ovat esimerkiksi ajankohtaisuus suuruus, laajuus tärkeys, laajasti koskettava kiinnostavuus (osa arkipäivää / epätavallinen) läheisyys (paikka/organisaatio/ tunnettu ihminen) erilaisuus, uutuus dramaattisuus, ristiriitaisuus inhimillisyys, human interest Sisältö/Asia Hyvä tiedote on lyhyt ja nopealukuinen. Lyhyet virkkeet ja kappaleet. Piste paras välimerkki. Max. yksi A4
informatiivinen. Vastaa kysymyksiin: Mitä, missä, milloin, kuka, miten ja miksi? Informatiivisuus määritetään kohderyhmän tiedon tarpeen perusteella On totta. Kertoo myös kielteiset uutiset. Ei sisällä mitään turhaa tai keinotekoisia korulauseita Ei ole mainonnallinen: vältä me-muotoa, superlatiiveja ja puffausta selkeä. Yksiselitteinen Hyvin jäsennelty. Asiakokonaisuudet selkeästi omissa kappaleissaan. Nopeasti silmältävä: osuva otsikointi, riittävästi väliotsikoita. Sisällönrakenne Asiat kerrotaan tärkeysjärjestyksessä Yksi tiedote kertoo yhdestä asiasta Otsikko on tärkein elementti Otsikko & tärkein informaatio Perustelut & yksityiskohdat Taustatieto & lisätiedototsikko
Otsikko Otsikko on tiedotteen tärkein elementti Informatiivinen & kertova Kokonainen tieto. Otsikon lukemalla ymmärtää tiedotteen pääsisällön. Dynaaminen: otsikossa on verbi tai sen substantiivissa ainakin suunnan sijapääte Helppolukuinen Ytimekäs Ei välimerkkejä 1 rivi (pitkiin otsikoihin apurivi) Pienaakkosin Sisällön kieli Tiedotteen kieli on virheetöntä ja huoliteltua. helppolukuista ja konkreettista. Vältä abstrakteja käsitteitä, vierasperäisiä sanoja ja ammattislangia. Avaa lyhenteet. neutraalia yleiskieltä. Vältä liian kuvailevia, tunnepitoisia tai superlatiivisia adjetiiveja sekä mainoskieltä sujuvaa. Mene suoraan asiaan.
Tiedotteen muoto Tiedote on myös ulkoasultaan selkeä ja nopeasti silmäiltävä. Asettelussa voidaan noudattaa vakioasemointia tai yhteisön omaa asettelua. Vakio-osat Asiakirjan nimi (Tiedote / Sisäinen tiedote) Päivämäärä Lähettäjäyhteisön nimi tai logo Muut rakennusosat Otsikko Sisältö Alkukappale eli ingressi (Eritysesti pidemmissä tiedotteissa, toistaa ja avaa tarkemmin otsikossa kerrotun) Väliotsikot (Kuvat + kuvateksti) Lainaukset Tärkeän henkilön lainaus. Nimet lihavoidaan. Lainaukset erotetaan selkeästi lainausmerkein tai sitaattiviivoin. Lähettäjäyhteisön lyhyt esittely (usein vakiomuotoinen) Lisätietojen antajan yhteystiedot Yhteisön osoitetiedot (usein valmiina painetuissa lomakepohjissa)
Jakelu Tiedote täyttää tavoitteensa vasta kun se on saavuttanut kohderyhmänsä. Mieti siksi tehokas jakelu. Huomioi myös tarvittavat versiot sähköistä jukaisua ja perinteistä julkaisua varten. Jakeluvaihtoehtoja: postitus perinteisesti kohderyhmälle sähköpostin liitteenä kohderyhmälle välitys median kautta (edellyttää kyseisen median uutiskriteerien täyttymistä.) julkaisu internetissä tai intranetissä. Lisää tietoa tiedotteen tekoon Kirjoja Kortetjärvi-Nurmi, S., Kuronen, M-L. & Ollikainen, M. 2003. Yrityksen viestintä. Helsinki: Edita Prima Oy. Siukosaari, A. 2002. Yhteisöviestinnän opas. Helsinki: Tietosanoma Oy. Uimonen, T. 2003. Taitoa tekijälle, tehoa teksteihin. Helsinki: Inforviestintä Oy. Linkkejä www.tiedottaja.fi http://www.tiedottaja.fi/pdf/tiedottajanabc.pdf Virtuaali-amk: www.amk.fi Vaatii sisäänkirjautumisen. Ilmainen.