Kongressin vinkit Tapahtumanjärjestäjille

Samankaltaiset tiedostot
NÄYTTEILLEASETTAJAOPAS

apollo ajanvaraus- ja asiakashallintajärjestelmä GOLD M A R K E T

Tervetuloa Pakilan seurakunnan rippikouluun! Kuka voi tulla rippikouluun?

Perhe On Paras -liikuntakurssien palveluprosessi

Mikä on facebook? Rekisteröityminen

PARTIOON LIITTYMINEN. Partiohaku

Irman käyttöohje Tunturisuunnistajille

Matkailutoimialan aamu Design Hill, Halikko Riikka Niemelä

Useasti Kysyttyä ja Vastattua

Kaikki säästöt saavutettu? Valmistaudu toisinajattelemaan yrityksesi ratkaisut. Taru Keronen, Area.fi

OVATKO LIIDIT KIVEN ALLA?

Agenda. Jari Juslén

Hevospalveluiden tuotteistaminen ja asiakaslähtöinen markkinointi Susanna Lahnamäki

3. Ryhdy kirjoittamaan ja anna kaiken tulla paperille. Vääriä vastauksia ei ole.

RakentajaNuuskija. Tuotekuvaus. Aikaisin tapa tunnistaa omakotirakentajat.

Helppo, Tuottoisa, Turvallinen

LIPPUKUNNAN TIETOJEN PÄIVITTÄMINEN

NTG Kuvapankissa yhdistyvät kuvagallerian ja verkkokaupan toiminnot. NTG Kuvapankki soveltuu samanaikaisesti sekä kuluttaja- että tukkukauppaan.

Vakuuta vastapuoli Vinkkejä oman työn esittelemiseen ja markkinointiin

Facebook koulutus. Kalle Rapi Etelä-Karjalan kylät ry

Elinvoimaa metsistä -seminaari

Tervetuloa rippikouluun!

Pelaajan ja kilpailun järjestäjän ohjekirja

Pikaopas kotisivujen tekoon

Hotellinx Suite vastaanoton kurssi

MTK:n esitteet ja materiaalit verkkokaupassa

Nimeni on. Tänään on (pvm). Kellonaika. Haastateltavana on. Haastattelu tapahtuu VSSHP:n lasten ja nuorten oikeuspsykiatrian tutkimusyksikössä.

Kaupat WW.SIGNALPARTNERS.FI

Copyright

Octo käyttöohje 1. Sisältö

Webforum. Version 14.4 uudet ominaisuudet. Viimeisin päivitys:

HUOLTAJAN OHJE TIETOJEN PÄIVITTÄMINEN HUOLTAJAKSI ILMOITTAUTUMINEN REKISTERÖITYMINEN

Mikäli salasana unohtuu, voit tilata sen myöhemmin sähköpostiosoitteeseen, jonka rekisteröit ilmoittajan osoitteeksi.

FiSMA intranet käyttöohjeet, versio Mika Johansson

Ohjeet psykoterapeuteille

PERUSTA VERKKOKAUPPA

verkkolasku.fi

Sähköinen ilmoittautuminen Salibandyliiton tapahtumaan

Näin tilaat tuotteita Kuulotarvikkeen verkkokaupasta

Kiipulan ammattiopisto. Liiketalous ja tietojenkäsittely. Erja Saarinen

Send-It ilmoittautumisjärjestelmä (judotapahtumat Suomessa)

Aito HSO ry. Hyvä sijoitus osaamiseen

Koulussamme opetetaan näppäilytaitoa seuraavan oppiaineen yhteydessä:

REALTIME CUSTOMER INSIGHT Wellnator Oy

Oppijan polku - kohti eoppijaa. Mika Tammilehto

Yksilötilaajan ohje. TIEKE

Aivovammaliitto ry Sosiaalinen media Pia Warvas ja Asta Hietanen Lokakuu 2015

Jotta voit käyttää Facebookia täytyy sinun ensiksi luoda sinne käyttäjätili. Käyttäjätilin luominen onnistuu noudattamalla seuraavia ohjeita.

- käyttäjätunnus on lisenssinumerosi. - valitse aktiiviseksi rooliksesi suunnistaja. - vaihda salasanasi ( muista tallentaa uusi salasana)

Opas tulostamisen kustannuksien vähentämiseen

Kolikon tie Koululaistehtävät

OPAS TUTORTUNTIEN PITÄMISEEN

myclub-pikaohje jojoille

RakentajaSuora. Tuotekuvaus. kohderyhmänä omakotirakentajat.

Sosiaalisen median ohjeistus järjestäjille. Facebook, Twitter & Instagram

Miksi oppijoiden osallistamista Aikuisoppijan viikon toteuttamisessa tarvitaan? MALLI: OPPIJOIDEN OSALLISTAMINEN AIKUISOPPIJAN VIIKON TOTEUTTAMISESSA

Mobiili kanta-asiakaskortin yhteisöllisyys yhdistettynä maksamisen helppouteen. Case: JYP Juniorit Yhteisökortti. Mobile intelligence

SUOKI TOIMINTA PASSI

Videotuotantojen kilpailutuksen käsikirja. MASSIVE Helsinki / TrueStory

Opas kurssin järjestämiseksi yhdessä KSL-opintokeskuksen kanssa

Omien tietojen päivittäminen, käytettävyyskalenteri ja keikkakalenteri

1 (5) VUOKRALISENSSIN KÄYTTÖÖNOTTO JA PILVIPISTEET AUTODESK ACCOUNTISSA. Milloin vuokra-aika alkaa?

Ilmoittautujan näkymä ryhmäilmoittautumisessa ennen varsinaista ilmoittautumissivua

-miksi lause 'ensimmäisenä aloittaneet tienaavat kaiken rahan' ei pidä paikkaansa?

Vastuuhenkilön ohje. TIEKE

OTTIISIMOVES TAMPERE TAMMERFORS TANSSIN RIEMUA DANS GLÄDJE

Pipfrog AS Tilausten hallinta

Mikä ihmeen e-lasku? E-laskutietoa yritysten käyttöön

OMA ASIOINTI HENKILÖASIAKKAALLE Ilmoittautuminen työnhakijaksi

PENNO Selvitä rahatilanteesi

MYCHALLENGE Työkalu tavoitteidesi saavuttamiseen Scandinavian Challengessa

Agenda. Sähköpostimarkkinoinnin ongelmat Sähköpostimarkkinoinnin mahdollisuudet Automaattinen sähköpostimarkkinointi. Jari Juslén

BRANDS. Vahvista BRÄNDIÄ

OSA 1: PAKETOI OSAAMISESI KURSSIIN, JOKA MYY

Näin teet oman tilin!

Lyhyt opas Sopimusasiakkaan palveluun

Lifeplus. Global Training System. Aloittaminen. Nimi: PIN-koodi: Sponsori: Ylempi Diamond-jäsen:

Sosiaalisen median mahdollisuudet & hyödyt

TYÖKALUJA & VINKKEJÄ YHDISTYSTEN VIESTINTÄÄN Eija Eloranta

Kennelliiton Omakoira-jäsenpalvelu Ohje jäsenille, pikaperehdytys kasvattajalle

Mukaan.fi on oma verkkopalvelu juuri sinulle, joka olet kiinnostunut erityistä tukea käyttävien lasten, nuorten ja aikuisten elämästä.

Näkymä kun olet kirjautuneena ajanvarausjärjestelmään ja sen ajanvarausnäkymässä

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Yhteiskunta-, yritys- ja työelämätiedon paketti laajennetulle työssäoppijoille

EKS myclub pikaohje Jojoille

Just duunit. Kevät 2015

Kirjanpitotoimisto Mattilan tarjoaa sähköiset palvelut Helppoa, tehokasta ja ajantasaista. Missä tahansa ja milloin tahansa

Ohjeita peda.net palvelun Luo uusi osioon

PENNO Selvitä rahatilanteesi

Tehden Liikunta -ohjelmiston käyttöönotto

Ohjeet e kirjan ostajalle

veta Nuori ja suojatut henkilötiedot

Palvelukuvaus 1.0 Monipuoliset maksutavat verkkokauppaan Joustavat tilitykset ja raportointi

Tapahtumajärjestämisen ABC. ISYY:n järjestökoulutus Joensuussa 6.2. ja Kuopiossa

Xerdacom Calendar 3.0. KatrinaXML-moottori. Opas seurakuntien Katrinakäyttäjille. Suomi EI VALMIS JULKAISTAVAKSI!

Visma Liikkuvan työn ratkaisut: Työnohjaus. Moderni työkalu työn hallintaan

Tapahtumahallinta. TaikaTapahtumat -käyttöohje

DIIGO TIEDONHALLINNASSA

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

MAA- JA KOTITALOUSNAISET Juuret maalla

Transkriptio:

Kongressin vinkit Tapahtumanjärjestäjille Kongressi

Sisällys Vinkki 1: Kohdennettu markkinointi oikeille asiakkaille...3 Vinkki 2: Yksilöllinen lähestymistapa asiakkaille ja miten tutustut asiakkaisiisi paremmin...4 Vinkki 3: Tehokkaammin sähköisesti...5 Vinkki 4: Ristiinmyynti...6 Vinkki 5: Ota kaikki irti raporteista...7 Vinkki 6: Sähköiset kutsut tapahtuman markkinoinnissa...8 Vinkki 7: Kolminkertaista omat voimasi tapahtuman järjestämisessä...9 Vinkki 8: Ryhmäilmoittautuminen, hallittu haaste?...10 Vinkki 9: Tapahtumakalenteri...11 Vinkki 10: Töissä ja lomalla vai töissä lomalla...12 Kongressi-ohjelmisto: Luo tapahtuma vartissa...13

Vinkki 1: Kohdennettu markkinointi oikeille asiakkaille Kun järjestämme yksityiset juhlat, kutsumme sukulaisia ja tuttuja, jotka tunnemme hyvin ennestään. Mutta järjestäessämme julkista tapahtumaa vieraat päättävät itse, onko tapahtuma osallistumisen arvoinen. Mieltymyksiä on monenlaisia, samoin kiinnostuksen kohteita. Jokaisella tapahtumalla on oma yleisönsä. Kun tiedämme ihmisten mielenkiinnon kohteet, harrastukset ja muut heille tärkeät asiat, voimme ennustaa, millaisista tapahtumista he ovat kiinnostuneita. Oikean yleisön löytäminen vaatii valmistautumista: kerää tietoa potentiaalisista vierailijoista, luo kohderyhmiä ja lähetä hyvin suunnitellut kutsut hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Mitä enemmän räätälöityjä tapahtumakutsuja lähetät, sen paremmat ovat tulokset. Kohdennettu markkinointi Kongressiohjelmassa Ohjelmamme tarjoamat helppokäyttöiset työkalut mahdollistavat kohdennetun markkinoinnin järjestämillesi tapahmille ja koulutuksille. Tärkein työkalusi markkinoinnissa on Postitoimisto, jossa säilytetään kaikki tieto vierailijoista. Postitoimisto toimii kuten asiakasrekisteri, ja se tarjoaa monia hyötyjä: Luo postituslistoja (esimerkiksi VIP-vieraat) - lähetä yksilöllinen kutsu - tai kerro alennuksesta jos rekisteröityy ennen tiettyä päivää - katso kuka rekisteröityy ensimmäisenä. Hae erilaisia henkilöitä tietokannasta, ja näet mitä yhteistä vierailijoilla on ja kuinka paljon vieraiden määrä vaihtelee eri tapahtumissa. Käytä tietokantaa uusiin ideoihisi, voit esimerkiksi selvittää, montako aikaisempaa vierailijaa asuu samalla alueella, ja voit ehkä järjestää heille oman paikallisen tapahtuman. 3

Vinkki 2: Yksilöllinen lähestymistapa asiakkaille ja miten tutustut asiakkaisiisi paremmin Tunnemmeko me oikeasti asiakkaamme? Mistä he pitävät? Mitä palveluita he käyttävät? Mikä muuttuu, jos käymme kauppaa tuttujen asiakkaiden kanssa? Kaikki nämä kysymykset saavat minut ajattelemaan, mitä eroavaisuuksia on lähestyttäessä asiakasta yleisellä ja henkilökohtaisella tasolla. Lentoyhtiöt antavat minun valita istuimen ja ruoan; laktoositon, kasvisruoka, yms. Muotilaukkujen myyjä antaa minun tilata itse suunnittelemani laukun kotisivuiltaan... Huomaan uusia kehityssuuntauksia joka päivä. Miten tämä vaikuttaa omaan työhöni? Minäkin haluan tuntea asiakkaani ja tarjota heille yksilöllisiä palveluita. Mitkä ovat vaihtoehdot tapahtuman järjestäjälle: Haluatko tietää, millaisesta ruoasta vieraasi pitävät, tulevatko he yksin vai avecin kanssa? Valmistaudu ottamaan vieraasi vastaan yksilöinä. Miten tarjoat yksilöllisiä palveluita Kongressin avulla Tiedämme, miten tärkeää on saada etukäteen selville yksityiskohtaista tietoa tapahtumamme osallistujista. Se auttaa tapahtuman suunnittelussa ja säästää aikaasi valmisteluissa ennen tapahtuman alkua. Tämän takia olemme luoneet Ilmoittautumislomakkeen. Kun osallistujat rekisteröityvät, mahdollistuu tiedon siirtyminen kahteen suuntaan: - Esittele palveluitasi, tarjoa esimerkiksi erikoishintaisia paketteja ja mahdollista kurssimaksu etukäteen Internetissä - Kerää tietoa asiakkaidesi toiveista: kysy ruokamieltymyksistä ja erityisruokavalioista, majoituksesta ja tapahtuman ohjelmasta Ilmoittautumislomake on joustava työkalu, joka auttaa tapahtuman järjestäjää olemaan lähempänä asiakasta. 4

Vinkki 3: Tehokkaammin sähköisesti Nykyään palveluntarjoajat haluavat antaa kuluttajille yhä enemmän vapauksia. Asiakkailla on vapaus valita ja vapaus tehdä monia asioita itse. Tästä on jo olemassa monia esimerkkejä: verkkokaupat, verkkopankit, lippujen varaus sähköisesti, sähköinen lähtöselvitys... Myynnistä ja ostamisesta tulee koko ajan enemmän automatisoitua ja omatoimista. Enää ei ole sulkemisaikoja eikä poissaolevia tai kiireisiä ihmisiä. Kuluttajalla on Internet ja mahdollisuus tehdä ostoksia mihin aikaan vain. Miten tapahtumanjärjestäjät voivat hyötyä tästä trendistä? Helposti. Toteuta onlinerekisteröinti tapahtumillesi, lähetä kutsuja asiakkaillesi ja mahdollista maksaminen verkossa. Todella helppoa ja lisäksi mahdollista Kongressissa. Enemmän kuin rekisteröinti Ilmoittautumislomakkeella osallistujat voivat valita maksutavan: verkkopankissa tai laskun postilla. Tiedot rekisteröityneistä asiakkaista sekä rekisteröintimaksuista siirretään suoraan Kongressiin. Näin saat 24/7 toimivan automaattisen ilmoittautumis- ja reskontrajärjestelmän. Lisäksi ilmoittautumislomaketta käytetään majoituksen varaamiseen. Voit luoda paketteja, joihin kuuluu osallistumismaksu ja majoitus, tai lisätä vapaaehtoisen majoitusvaihtoehdon erikseen. 5

Vinkki 4: Ristiinmyynti Suunnittele uusia tapahtumia nykyisille asiakkaille Kun suunnittelet uutta tapahtumaa asiakkaillesi, kannattaa miettiä, voisiko se olla jatkoa edelliselle tapahtumalle tai liittyä edellisen tapahtuman kiinnostavimpiin osa-alueisiin. Esimerkki: järjestä tapahtuma, joka keskittyy syvällisemmin johonkin edellisen tapahtuman aiheeseen, tai järjestä tapahtuma, joka tuo uutta tietoa aiemmin keskustellusta asiasta. Hyödynnä asiakastietoja tapahtuman markkinoinnissa Tapahtumanjärjestäjänä sinulle kertyy arvokasta tietoa osallistujista. Tämän tiedon hyödyntäminen voi helpottaa tulevien tapahtumien suunnittelua ja markkinointia. Valitessasi esimerkiksi henkilöt, jotka pitivät aiemmista tapahtumistasi ja kutsuessasi heidät uudestaan, alat samalla rakentaa luotettavaa asiakkuussuhdetta heihin. On siis erittäin tärkeää tietää, mistä asiakkaasi ovat kiinnostuneita, vain silloin osaat tarjota heille oikeanlaisia tapahtumia. Ristiinmyynti toimii tehokkaasti tyytyväisten asiakkaiden kanssa. Heistä voi jopa tulla sinulle hyvä referenssi ja he voivat suositella tapahtumiasi muille. Kongressi auttaa ristiinmyynnissä Kongressin Postitoimistosta löydät nopeasti oikean kohderyhmän. Siellä käytössäsi on tiedot kaikista aiemmista tapahtumistasi osallistujineen. Valitset vain haluamasi kriteerit ja saat heti valmiin postituslistan, jota voit käyttää kutsuessasi henkilöitä uuteen tapahtumaasi. Kongressin ilmoittautumislomake mahdollistaa osallistujatietojen monipuolisen keräämisen ja tämän tiedon hyödyntämisen niin, että jo tapahtuman markkinointi voidaan kohdistaa oikeille ihmisille. 6

Vinkki 5: Ota kaikki irti raporteista Tapahtumaa ennen, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen kertyy arvokasta tietoa, joka kannattaa analysoida. Mistä tietää, mitä kannattaa raportoida ja milloin? Esittelemme muutaman hyvän esimerkin tapahtuman raporteista ennen, aikana, ja jälkeen tapahtuman: Ennen tapahtumaa kannattaa selvittää, montako osallistujaa on tulossa ja miten rekisteröityminen etenee. Jos tarjoat aikainen lintu -alennuksia, voit arvioida kuinka nopeasti ihmiset reagoivat. Ruokailu kuuluu yleensä jokaiseen tapahtumaan, voit hyödyntää automaattisia raportteja tilatessasi tarjoiltavat ruoat, unohtamatta erityisruokavalioita. Tapahtuman aikana tarvitset ohjelman aikataulun, jonka voit myöskin tehdä kätevästi raportointityökalun avulla. Messujen järjestäjä tarvitsee listan näytteilleasettajista standeineen, ja jos osallistujille on luvattu kyyti paikalle, pitäisi silloin olla saatavilla listat tilatuista matkoista. Tapahtuman jälkeen täytyy tarkistaa rahavirta; ovatko kaikki maksaneet ja tarvitseeko lähettää muistutuksia. Talousraportit näyttävät, mikä tapahtuman lopputulos on, ja toimivat hyvänä pohjana tuloksen tarkastelulle. Erilaiset raportit ovat tärkeitä - voit tarvita niitä yllättävissä tilanteissa. Automatisoimalla säästät aikaa ja raportit pysyvät reaaliaikaisina. Raportointi Kongressilla Raportit ovat keskeinen työkalu, kun halutaan saada nopeasti selville tapahtuman tilanne. On olemassa useita erityyppisiä raportteja, kuten toiminto- ja talousraportit. Kongressi tarjoaa molempia. Saat reaaliaikaista tietoa osallistujista, luennoitsijoista ja näytteilleasettajista, sekä palkkioista, laskutuksesta ja reskontrasta. 7

Vinkki 6: Sähköiset kutsut tapahtuman markkinoinnissa Tapahtuman järjestämiseen kuuluu tärkeänä osana markkinointi, joka pitäisi suunnitella hyvissä ajoin. Osa markkinointia voivat olla sähköiset kutsut, jotka ovat kustannustehokkaita ja säästävät aikaa. Monet hyödyntävätkin sähköisiä kutsuja, joita on helppo lähetellä nopealla aikataululla. Tällöin tulee muistaa kaksi tärkeää asiaa: kohderyhmä ja viesti. Joskus kutsu voi mennä väärälle kohderyhmälle, jos ei esimerkiksi tiedetä, mistä tapahtuman potentiaaliset osallistujat löytyvät. Yksi hyvä paikka etsiä sopivia osallistujia on edellisten tapahtumien asiakasrekisteri. Nykyään yhä useammalla tapahtumanjärjestäjällä on käytössään ohjelmisto, joka siirtää jo ilmoittautumiset suoraan asiakastietojärjestelmään. Näistä tiedoista löytyy henkilöitä, jotka ovat jo valmiiksi kiinnostuneita tapahtumistasi, ja joille voit lähettää uusia sähköisiä kutsuja. Toinen tärkeä asia kutsuja lähetettäessä on viesti. Osallistujaa ei niinkään kiinnosta, miten loistavaan ja hienoon tapahtumaan hänet kutsut, vaan mitä hän itse hyötyy. Kerro siis kutsussasi, mitä uutta osallistuja oppii tai saako hän joitakin erityistaitoja. Jos tapahtuman järjestämisessä käytetään työkalua, voidaan tällöin tehdä kutsulle pohjaviesti. Pohjan rakennetta ja ulkoasua voidaan hyödyntää myöhemmin vaikkapa lähetettäessä etukäteistunnelmia tapahtumasta tai linkkejä uusiin päivityksiin tapahtuman sivuilla. Hyviä tuloksia voidaan odottaa, kun tapahtuman kohderyhmä ja kutsun sisältö on tarkkaan mietitty. Näihin liittyvät suunnittelu- ja valmistelutyöt auttavat sinua pääsemään tavoitteisiisi. Sähköiset kutsut Kongressissa Kongressilla lähetät sähköisiä kutsuja, joissa voit käyttää esimerkiksi taulukoita tehokeinoina tai kuvia luomaan visuaalista ilmettä. Ajan säästämiseksi voit tallentaa tekemäsi kutsut pohjiksi tuleville tapahtumille. Kongressissa itsessään on myös asiakastietojärjestelmä, jonne vuosien varrella tallentuneet asiakastiedot ovatkin tärkein osa ohjelmistoa. Kongressin avulla voit myös jakaa asiakkaita postitusryhmiin; näin voit lähettää kohdistettuja kutsuja juuri oikeille henkilöille. 8

Vinkki 7: Kolminkertaista omat voimasi tapahtuman järjestämisessä Kun järjestetään suuria kansainvälisiä tapahtumia, niihin odotetaan paljon osallistujia. Yksi hyvä keino herättää potentiaalisten osallistujien kiinnostus on lähettää heille alennuskoodi, jolla saa alennuksen vaikkapa osallistumismaksusta. Toinen vaihtoehto on asettaa early bird -hinnat, jotka ovat voimassa ennen tiettyä päivämäärää. Hyvän markkinointikampanjan jälkeen kansainväliseen tapahtumaan voi tulla osallistujia eri maista ja eri aikavyöhykkeiltä. Tällöin on hyvä käyttää automaattista ilmoittautumislomaketta, joka mahdollistaa rekisteröitymisen mihin aikaan tahansa. Osalla voi olla aikaa ilmoittautua vasta työpäivän jälkeen illalla, joten heille online-ilmoittautumislomake on myös hyvä vaihtoehto. Seminaarit sisältävät tavallisesti useita luentoja ja tapahtumanjärjestäjälle on tärkeää tietää etukäteen ketkä ilmoittautuivat mihinkin. On myös kiinnostavaa seurata, kuka on suosituin luennoitsija, ja osallistujamäärän mukaan voidaan varata oikean kokoiset tilat. Ilmoittautumisen yhteydessä on myös mahdollista kysyä muita tärkeitä tietoja, joiden avulla voidaan tehdä tapahtumista niiden osallistujille hienoja elämyksiä. Ilmoittautumisen päättymisen jälkeen on kätevää tulosta raportit, joista tapahtumanjärjestäjä voi tarkistaa vielä tapahtuman tilanteen ja suunnitella viime hetken valmistelut. Suuret ja pienet tapahtumat vaativat aina paljon aikaa ja energiaa. Siksi olemme kehittäneet Kongressi-ohjelmiston, työkalun, jonka avulla voit kolminkertaistaa omat voimasi. Miten se toteutuu Kongressissa Kongressi-ohjelmistolla voit luoda alennuskoodille prosentuaalisen alennuksen tai asettaa tietyn euromäärän. Voit myös syöttää Kongressiin varaamasi majoitukset, jolloin myös ne näkyvät ilmoittautumislomakkeella. Tämän jälkeen ohjelma hoitaa kiintiöiden varaamisen puolestasi aina kun osallistuja ottaa majoituksen. Tapahtuman osallistujalistat ja muut raportit tulostuvat kätevästi suoraan Kongressista. Tapahtuman jälkeen on tärkeää tarkistaa talousraportit, joita Kongressista löytyykin monipuolisesti. Osallistujat voidaan lisätä omaan postitusluokkaansa ja lopuksi heille voidaan lähettää kiitosviesti Kongressin uuden sähköpostitoiminnon kautta. 9

Vinkki 8: Ryhmäilmoittautuminen, hallittu haaste? Oletko koskaan törmännyt tilanteeseen, jossa olet ottanut ilmoittautumisia vastaan puhelimen tai sähköpostin kautta? Jälkeenpäin olet ehkä huomannut, että osa ilmoittautuneiden tiedoista puuttuvat. Entä löytyykö kaikille ilmoittautuneille tilaa vai tulikohan luvattua liikoja? Tiedot yksiin kansiin Paras tapa käsitellä ilmoittautumisia on koota ne yhteen järjestelmään, ja vielä niin, että osallistujat ilmoittautuvat itse suoraan netin kautta. Näin säästetään kallista työaikaa, kun aikaa vievä puhelin- ja sähköpostiliikenne jää vähemmälle. Samalla varmistetaan, että kaikki tarpeellinen tieto on annettu eikä puuttuvia tietoja tarvitse metsästää osallistujilta jälkeenpäin. Sähköinen ilmoittautuminen takaa tiedon laadun Laadukkaasta tiedosta hyötyvät sekä tapahtuman järjestäjät että osallistujat. Järjestäjät varmistavat ruokarajoitteet ja muut tapahtuman onnistumisen kannalta tärkeät asiat ilmoittautumislomakkeen avulla. Tiedot eivät unohdu muistilapulle, vaan tallentuvat suoraan järjestelmään, josta ne saadaan raporteiksi. Kasvissyöjäkään ei joudu tyytymään pihviannokseen, kun tieto rajoitteesta kulkee keittiöön saakka. Kiintiöiden avulla varmistetaan, ettei harmillisia ylibuukkauksia tapahdu. Näin ilmoittautujakin saa heti varmennetun tiedon majoitusvarauksista ja osallistumisista. Ryhmät Kongressin ilmoittautumislomakkeella Kongressin ilmoittautumislomakkeen kautta ilmoittautuvat niin ryhmät kuin yksittäisetkin henkilöt. Ryhmien ilmoittautuminen eroaa yhden henkilön ilmoittautumisesta vain niin, että tietoa syötetään enemmän. Jokaisesta ryhmän jäsenestä kysytään tarvittavat perustiedot. Perustietona voidaan kysyä myös ruokarajoitteita. Kullekin ryhmän jäsenelle on myös mahdollista valita omat tilaus- ja osallistumistiedot. Tilauksille voi asettaa minimi- ja maksimimäärät. Näiden avulla voidaan esimerkiksi varmistaa, että jokaiselle osallistujalle lisätään osallistumismaksu. Majoitustiedot löytyvät ilmoittautumislomakkeen kautta. Lomake etsii vapaat majoitusvaihtoehdot annettujen tietojen perusteella. Listalta valitaan halutut kohteet ja valmiilta osallistujalistalta kohteisiin majoittuvat henkilöt. Ryhmän henkilöt voivat siis majoittua eri kohteisiinkin, jos yhdestä paikasta ei löydy tilaa koko ryhmälle. 10

Vinkki 9: Tapahtumakalenteri Paljon tapahtumia, etkä tiedä kuinka kertoisit niistä tehokkaasti Järjestätkö jatkuvasti tapahtumia tai koulutuksia? Onko tavoitteenasi kertoa tapahtumista helposti ja selkeästi yhdessä paikassa? Työkalusta, joka nopeuttaisi tapahtumien myyntiä ja ottaisi samalla vastaan myös ilmoittautumisia, olisi kenties hyötyä yrityksellesi. Koko tapahtumatarjonta yhdellä silmäyksellä Osallistujan kannalta on loistavaa, jos koko koulutus- tai tapahtumatarjonnan voi nähdä samasta paikasta. Hakutoiminnon avulla osallistuja löytää juuri itseä kiinnostavat tapahtumat. Lisäksi hän voi osallistua jopa useampaan tapahtumaan kuin oli suunnitellut. Helppoa, vai mitä? Yksi kätevä tapa esittää tapahtuman tiedot keskitetysti yhdessä paikassa on tapahtumakalenteri. Mahdollisuus näyttää yhteistyökumppaneiden tapahtumia samassa kalenterissa auttaa osallistujaa löytämään etsimänsä tapahtumat helposti. Tapahtumia markkinoidaan yhdessä paikassa, mistä on hyötyä sekä järjestäjille että osallistujille. Ei enää vanhentunutta tietoa aikatauluista, joita ei ole muistettu päivittää tapahtuman nettisivuille. Kuulostaako liian helpolta ollakseen totta? Kongressin tapahtumakalenteri Tapahtumakalenteri on uusi portaali jatkuvasti tapahtumia tai koulutuksia järjestäville organisaatioille. Internetissä oleva kalenteri tarjoaa monipuoliset hakuominaisuudet, tapahtumien ja kurssien kuvaukset sekä ilmoittautumistiedot. Uusien tapahtumien lisääminen voidaan sallia myös yhteistyökumppaneille. Tapahtumia voivat lisätä oman organisaation lisäksi ne tahot, joille annetaan siihen oikeus. Tapahtumakalenteri on integroitu Kongressin kanssa ja sen tapahtumat ilmestyvät ilmoittautumislinkkeineen automaattisesti kalenteriin. 11

Vinkki 10: Töissä ja lomalla vai töissä lomalla Kesä on tapahtumien ja lomien aikaa. Kuinka yhdistää tapahtuman järjestäminen ja leppoisa loman vietto? Tavoiteltavaa on, ettei lomalla tarvitse murehtia työasioita. Töiden tulisi hoitua niin, että niihin on mukava palata. Monesti syksyn tapahtumat voivat painaa päälle jo kesällä. Kuinka edistää tapahtuman järjestämistä myös loman aikana? Tiedonkulku on avainasemassa silloin, kun ihmiset vuorottelevat lomien ja töiden välillä. Sähköpostit eivät aina tavoita kaikkia asianosaisia ja hukkuvat helposti postilaatikkoon. Informaatiota tulee myös puhelimitse ja henkilökohtaisten tapaamisten yhteydessä. Tällöin on tärkeää, että kaikki tieto on jokaisen saatavilla helposti. Osan toiminnoista voi kenties automatisoida, jolloin rutiinityöt hoituvat itsestään. Onneksi joku on jo miettinyt näitä asioita puolestasi. Kongressi auttaa Kongressin sähköinen ilmoittautumislomake tekee työtä, vaikka muut olisivat lomalla. Se ottaa vastaan ilmoittautumisia ja muistaa kiittää jokaista. Lomake ymmärtää milloin se saa olla käytettävissä ja mitkä hinnat ovat kulloinkin voimassa. Luennoitsijat voivat myös lähettää luentolyhennelmiä ja esitelmiä Kongressiin sähköisesti. Prosesseja automatisoimalla ei kesätyöntekijänkään tarvitse muistaa ihan kaikkea. Kun tilausvahvistuksen lähettämisestä ja laskun tulostamisesta jää merkki järjestelmään, ei lomalta palaavan tarvitse epäröidä, ketä on laskutettu ja ketä ei. Lisäksi käyttäjä voi tallentaa muistiin kaikki yhteydenotot osallistujakohtaisesti osallistujakortin memoihin. Tällöin erityistoiveet ja muut sovitut asiat löytyvät paikasta, joka on helposti kaikkien saatavilla. Lomalta palaavan on helppo tarttua työhön, kun tiedot ovat ajan tasalla - oli tapahtuman vaihe mikä tahansa. 12

Kongressi-ohjelmisto: Luo tapahtuma vartissa Järjestätkö koulutuksia, messuja, näyttelyitä, tapahtumia? Tapahtumanhallinta sujuu helposti suunnittelusta loppuraportteihin saakka. Kongressi-ohjelmistolla teet sähköiset kutsut, otat vastaan ilmoittautumiset ja lähetät markkinointiviestejä. Tapahtumasi osallistujat, luennoitsijat, näytteilleasettajat ja majoitusvaraukset pysyvät järjestyksessä. Postitukset, laskutukset, maksut ja niiden valvonta ovat ohjelmistossa yksissä kansissa. Tapahtumanhallinnan vaiheet Kongressissa Suunnittelu Markkinointi Ilmoittautuminen ja maksut Hallinta Seuranta Tapahtuman suunnittelu (aihe, päivämäärät, paikka, ohjelma) Luennot, aikataulu ja puhujat Aterioiden ja majoituksen suunnittelu Sosiaalinen markkinointi Sähköpostikutsut Massamedia Online-rekisteröityminen 24/7 myyntikanava (online-maksut tai lasku) Tilausvahvistus sekä rekisteröitymisten seuranta Nimikylttien ja aikataulun tulostus Ruokailujen ja majoitusten hallinta Laskut, muistutukset, palkat Talous- ja osallistujaraportit Kiitosviestit Tilaa ilmainen esittely ja tarvekartoitus Puhelimitse 0207 649 440 Sähköpostilla kongressi@dataprisma.fi Internetissä www.dataprisma.fi Data Prisma Oy Kuopio ja Helsinki Suomi 13

Lue lisää Kongressi-ohjelmistosta: www.dataprisma.fi Lue uusi vinkki kerran kuukaudessa täältä: www.dataprisma.fi/fin/ kongressi_vinkit.html Kongressi