Automaatio XXI 2015 seminaariesitelmän kirjoitusohjeet Hanna Hautala Suomen Automaation Tuki Oy, Asemapäällikönkatu 12 B, 00520 Helsinki Puh.0201 9812 20, telefax 0201 9812 27, office@atu.fi, http://www.automaatioseura.fi Peter Ylén Teknillinen korkeakoulu, Systeemitekniikka, PL 5500, 02015 TKK Puh. (09) 451 5201, telefax (09) 451 5208, peter.ylen@hut.fi, http://www.control.hut.fi Liisa Kalakoski Metso Mill Service Automation Oy, PL 55, 27501 Kauttua Puh.(02) 8393 2553, telefax (02) 8653 194, liisa.kalakoski@jujothermal.com Matti Vilkko Tampereen teknillinen yliopisto, Systeemitekniikan laitos, PL 692, 33101 Tampere Puh 040 833 2830, matti.vilkko@tut.fi, http://www.tut.fi/ase AVAINSANAT käsikirjoitus, muotoilu, julkaisuoikeudet TIIVISTELMÄ Automaatio XXI -seminaarissa esitetään monta laadukasta esitelmää, jotka perustuvat esittäjiensä tekemään ja kirjallisesti dokumentoituun tutkimus- tai kehitystyöhön. Kirjalliset esitykset jaetaan seminaariin osallistujille ja arkistoidaan tuleville sukupolville. Kirjallisessa esityksessä noudatetaan tiedemaailmassa hyväksi havaittua dokumentin rakennetta. Tässä dokumentissa kuvataan tämän rakenteen osat, niiden rooli ja merkitys ja annetaan ohjeita, joiden avulla kokemattomampikin kirjoittaja pystyy helposti laatimaan artikkelin tai raportin. 1 JOHDANTO Tiedemaailmassa on totuttu julkaisemaan uutuuksia kansainväliselle lukijakunnalle. Julkaisemisen perimmäinen tarkoitus on saattaa tulokset julkisesti saataville. Kun tieto on saatavilla, sen oikeellisuuden arvioiminen ja hyödyntäminen muissa tutkimuksissa on mahdollista. Tieteellisen julkaisemisen lisäksi tietoa jaetaan myös patenttijärjestelmän kautta. Patentti on keksijän ja yhteiskunnan välinen sopimus siitä, että keksijä saa yksinoikeuden keksintönsä hyödyntämiseen jos keksijä ei pidä keksintöään salassa vaan julkaisee sen. Kolmas merkittävä tiedon jakotapa on tietokirjat. Niiden kirjoittajien ja julkaisijoiden pyrkimyksenä on ollut luoda jostain tutkimuksen tai muun alan tiedosta merkittävä yhtenäinen kokonaisuus. Sekä tieteellisessä että patentteihin liittyvässä julkaisemisessa ja tiedekirjoissa noudatetaan vakiintuneita kirjoittamisen muotoja. Perimmäisenä syynä uuden tiedon vakiomuotoisessa julkaisemisessa on helpottaa tiedon leviämistä tiedon etsijöiden ja lukijoiden käyttöön. Tässä artikkelissa käsitellään kappaleessa 2 artikkelin rakenteen osia, joita ovat tiivistelmä, johdanto, menetelmien ja tulosten kuvaus, ja johtopäätösten teko. Kappaleessa 3 tuodaan esille tyypillisiä artikkelin muotoiluun liittyviä seikkoja. Niidenkin tarkoituksena on lisätä artikkeleiden selkeyttä ja luotettavuutta. Tässä artikkelissa kuvatut ohjeet on tarkoitettu noudatettavaksi Automaatio XXI -seminaarin artikkeleissa. 2 ARTIKKELIN OSAT 2.1 Esityksen otsikko Otsikko on ensimmäinen houkutin potentiaaliselle artikkelin lukijalle. Todennäköisesti potentiaalinen lukija on aktiivisesti etsimässä jotain tiettyä tietoa oman osaamisensa kehittämiseksi. Tee otsikosta riittävän täsmällinen, jotta se kuvaa artikkelin sisällön, mutta ei kuitenkaan niin tekninen, että vain asiantuntuja voi ymmärtää sen. Yleensä otsikko kuvaa artikkelin aihepiirin (esim. Graafisen käyttöliittymän vaikutus valvomotyöskentelyyn) ja
joskus saattaa olla tehokasta lyhyesti kuvata tehdyn tutkimuksen tulosta (esim. Graafinen käyttöliittymä parantaa prosessiohjaajien motivaatiota). 2.2 Kirjoittajat Henkilöt, jotka ovat tehneet artikkelissa kuvatun työn ja ne, jotka ovat kirjoittaneet artikkelin, listataan yleensä artikkelin tekijöiksi. Myös muut henkilöt, jotka ovat osallistuneet merkittävästi artikkelin syntyyn, listataan kirjoittajiksi. Kysy kaikilta henkilöiltä lupa ennen kuin lisäät heidän nimensä artikkeliin. Kirjoittajien nimien ja yhteystietojen jälkeen, ennen tiivistelmää listataan enintään viisi avainsanaa. 2.3 Tiivistelmä Automaatio XXI -seminaarin esitelmät julkaistaan muistitikulla. Koska tiivistelmä julkaistaan myös Internetissä, kirjoitetaan se myös erillisenä tiedostona, jossa on näkyvissä esitelmän otsikko ja kirjoittajat kuten varsinaisessa esitelmätekstissäkin. Tiivistelmä antaa kokonaiskuvan lukijalle esitelmän sisällöstä. Tiivistelmän pituus saa olla korkeintaan 250 300 sanaa. Tiivistelmässä ei saa olla kuvia, kaavioita, lyhenteitä, viitteitä eikä taulukoita. Tiivistelmän avulla lukijat voivat arvioida kannattaako heidän ryhtyä lukemaan koko artikkelia. Tiivistelmän tulisi olla myös hieman vähemmän tekninen kuin varsinaisen artikkelin, jotta se ei karkota potentiaalisia lukijoita. Ei ole helppoa tiivistää kaikkea informaatiota muutamaan lyhyeen virkkeeseen. Kannattaa aloittaa kirjoittamalla yhteenveto, jossa on kaikki se, minkä koet tarpeelliseksi. Tämän jälkeen vähitellen poistamalla tarpeettomia sanoja on mahdollista tiivistää. 2.4 Johdanto Artikkelin ensimmäinen varsinainen kappale on johdanto. Siinä kerrotaan, mikä on tutkimus- tai kehitystyön ala. Tärkein johdannossa kerrottava asia on tutkimuskysymys. Johdannossa myös kerrotaan miksi kysymys ja siihen vastauksen saaminen on tärkeää ja kiinnostavaa. Monissa tapauksissa johdannossa pystytään kertomaan myös kuinka muut ovat etsineet ratkaisua kysymykseen (ja ovat epäonnistuneet ratkaisussaan toivottomasti). Joskus johdannossa voidaan myös kuvata joitain muita tutkimuskysymyksiä, jotka ovat lähes samankaltaisia kuin artikkelissa esitetty ja kuinka näiden kysymysten vastauksia etsittäessä on keksitty nerokkaita ratkaisutapoja, joita artikkelissa voidaan soveltaa. Muutama kappale riittää johdannoksi. Johdanto on myös se kappale, jossa esiintyy paljon viittauksia lähdeviitteisiin. Esiteltäessä kysymyksen tärkeyttä ja muiden ratkaisu ehdotuksia tulee viitata aina niihin lähteisiin (kirjoihin tai toisiin artikkeleihin), joissa ratkaisuyritykset esitellään. 2.5 Metodit ja materiaalit Metodi-kappaleessa kuvataan keinot, joilla tutkimuskysymykseen on saatu vastaus. Informaatiota tulisi olla niin paljon, että ammattitaitoinen henkilö sen pohjalta voi toistaa kokeen ja pystyy halutessaan vakuuttumaan tulosten oikeellisuudesta. Katsomalla toisten tekemiä tieteellisiä artikkeleita saa hyvän kuvan siitä, kuinka tämä luku kannattaa kirjoittaa. Tässä kappaleessa kannattaa käyttää matematiikkaa, kaavioita, taulukoita, diagrammeja ja muita keinoja menetelmien havainnollistamiseen. Tähän kappaleeseen ei tule laittaa omia tuloksia. Niitä varten on oma lukunsa. Kuitenkin, jos menetelmän luomiseksi tai virittämiseksi on tarvinnut tehdä joitain alustavia kokeita, niiden tulokset voidaan esittää, mutta kannattaa mainita, että ne ovat alustavia kokeita ja niiden tarkoitus on ollut menetelmän toiminnan kehittäminen. 2.6 Tulokset Tulokset-kappaleessa esitetään työssä saavutetut tulokset. Ne kannattaa kuvata käyrillä ja taulukoilla, mutta lisäksi päätulokset täytyy kuvata myös varsinaisessa tekstissä. Tärkeää on helpottaa lukijaa ja kertoa hänelle, mitä on havaittu. Lukija ei välttämättä huomaa sitä pelkistä kuvaajista tai taulukoista.
Tässä kappaleessa ei kuitenkaan saa keskustella tulosten merkityksestä tai spekuloida syistä, jotka tulokseen ovat vaikuttaneet. Niitä varten on oma kappale: Yhteenveto. Tulokset-kappaleeseen ei ole välttämätöntä luetella kaikkia kokeissa tuotettua tietoa. Kappale ei ole mikään päiväkirja. Ks. Myös kappale 3, Artikkelin ulkoasu, jossa annetaan vinkkejä, kuinka taulukot ja kuvaajat tulee esittää. 2.7 Yhteenveto Yhteenvedossa korostetaan kaikkein tärkeintä tulosta, mutta tekstissä ei toisteta sanasta sanaan mitä tulokset kappaleessa kerrottiin. Tulosta kannattaa rinnastaa alkuperäiseen tutkimuskysymykseen. Lisäksi kannattaa pohtia, ovatko tulokset samankaltaisia kuin johdannossa esitetyissä muiden tutkijoiden tekemissä tutkimuksissa. Jos erot ovat merkittäviä, kannattaa yrittää löytää järkevä selitys eroille. Selityksiä voi olla useitakin. Lisäksi yhteenvedossa kanttaa ehdottaa, mitä muita tutkimuksia kannattaa tehdä, jotta syyt eroihin tai joku muu herännyt kysymys saa vastauksen. Saavutettuja tuloksia kannattaa koettaa myös liittää osaksi suurempaa tutkimusalaa koskevaa kysymyksenasettelua. Yhteenveto kannattaa lopettaa yhteen virkkeeseen, joka jää lukija mieleen ja joka on yhteenveto koko yhteenvedosta. 2.8 Kiitokset Tämä kappale on valinnainen. Voit kiittää henkilöitä jotka vaikuttivat työn onnistumiseen (toistivat kokeita, kyseenalaistivat menetelmiä, keittivät kahvia, ) 2.9 Kirjallisuusluettelo Kirjallisuusluettelo laaditaan oheisen mallin mukaisesti. Viitteessä on oltava julkaisija (sukunimi, etunimi) julkaisun nimi, painopaikka, vuosiluku, painos ja viitattavat sivut ). Mikäli kirjallisuutta on paljon, se on syytä järjestää tekijän mukaan aakkoselliseen järjestykseen. Luettelon julkaisut numeroidaan. Tekstissä julkaisuihin viitataan vinoviivojen sisään sijoitetulla numerolla; esimerkiksi /1/. Julkaisun tyypistä riippuen se esitetään eri muodoissa. Joitakin esimerkkejä seuraavassa: Monografia tai kirja: Leiviskä K.: Process Control. Papermaking Science and Technology, Book 14, Fapet Oy, Jyväskylä, Finland, 1999, 297 p. Kongressijulkaisu: Juuso E. K., Balsa P., Valenzuela L.: Multilevel Linguistic Equation Controller Applied to a 1 MW Solar Power Plant, Proceedings of the 1998 American Control Conference ACC'98, Philadelphia, Pennsylvania, June 24 26, 1998, Volume 6, ACC, 1998, pp. 3891 3895. Lehtijulkaisu; huomaa, että lopun numerosarjassa on vuosikerta(vuosiluku)numero, sivut: Lampela K., Kuusisto L., Leiviskä K.: D100-stage bleaching control with fuzzy logic. Tappi Journal, 79(1996)4, 93 97. Raporttisarjat, esimerkiksi näihin: Jaako J.: Yksinkertaisia prosessimalleja (Simple Process Models). Oulun yliopisto, Säätötekniikan laboratorio, Raportti B No 11, Syyskuu 1999. 73 s. ISBN 951-42-5353-1. (in Finnish) 3 ARTIKKELIN ULKOASU Yhtä tärkeitä kuin artikkelin looginen rakenne artikkelin luettavuudelle on artikkelin ulkoasu. Sekava ulkoasu, huomion moneen kohtaan samanaikaisesti kiinnittävät värit, fontit ja fonttikoot häiritsevät lukijaa. Ulkoasun täytyy olla sellainen, että se antaa lukijan huomion keskittyä täysin sisältöön. Vaikutuskeinoja ovat selkeät
otsikot, tutut tavat käyttää kuvatekstejä ja taulukoiden nimiä ja tietysti selkeät, loogiset ja yksikäsitteiset virkkeet. 3.1 Sivukoko Sivukoko noudattaa asetusta, jossa marginaalit ovat vasen 3 cm, oikea 2 cm, ylä 3 cm ja ala 2 cm. 3.2 Otsikointi Otsikoinnin tulee olla tämän ohjeen mukainen. Tähän ohjeeseen on määritelty kolme numeroitua otsikkotasoa. Määrittelyt ovat suoraan tyyliohjeissa. Huomaa, että otsikoiden eteen ja jälkeen jäävä tyhjä tila on määritelty jo otsikon tyyliohjeessa. Älä siis lisää ylimääräisiä välilyöntejä ennen tai jälkeen otsikoita. 3.3 Normaaliteksti Teksti kirjoitetaan Times New Roman fontilla 10 ja oikean reunan tasauksella. Teksti laaditaan yksipalstaisena käyttäen yhtä riviväliä. Kappaleet erotetaan kahdella rivivälillä. Käytä tämän ohjeen tyylimäärittelyä Normal. Tekstin voi laatia joko suomen- tai englanninkielisenä. Esitelmätekstin maksimipituus kuvineen, kaavioineen ja taulukkoineen on kuusi (6) sivua näitä kirjoitusohjeita noudattaen. Sivuja ei numeroida. 3.4 Tavutus Tavuta aina tekstinkäsittelyjärjestelmän tavutusohjelmalla. Wordissä se löytyy valikosta Tools/Language/Hyphenation. Älä kuitenkaan käytä automaattitavutusta. Älä koskaan käytä kovaa tavutusta, ts. lisää tavuviivoja tekstiin siihen paikkaan, mihin ne näyttävät sopivan. Ongelmia tulee silloin, kun lisäät tekstiä tai muutat sivukokoa. Tavuviivoja on sitten milloin missäkin päin riviä. Käytä tavuviivaa, älä ajatusviivaa. Esimerkiksi pinta-ala ei pinta ala. Ajatusviivaa voit käyttää paitsi ajatusviivana tekstin joukossa niin myös kahden lukuarvon välissä kolmen pisteen asemasta; esimerkiksi 10 100 C. 3.5 Luettelot Luetteloita voit kirjoittaa ainakin kolmella tavalla: - ranskalaisella viivalla, jollakin erikoistunnisteella tai 1. numeroituina. Oleellista on, että luetteloiden ulkoasu on systemaattinen koko raportissa. Mikäli luettelo sisältää täysiä lauseita, aloita lause isolla kirjaimella ja päätä pisteeseen. Tosin silloin kyllä kannattaa miettiä, onko kysymys luettelosta! 3.6 Wordin tyyleistä Wordissä pystytään määrittelemään erilaisia tyylejä sangen vaivattomasti. Usein ongelmana näyttää olevan tyylien periytyminen. Kun kopioit materiaalia toisesta tiedostosta, tyylit seuraavat mukana ja saattavat sotkea käyttämäsi tyylit. Samalla tyyliluettelo kasvaa ja oikeaa tyyliä saattaa olla vaikea löytää. Yksi tapa välttyä tältä on käyttää tavallisen Paste-komennon asemasta Paste Special-komentoa ja valita tekstimuodoksi Unformatted text. Yleensä se onnistuu. 3.7 Taulukot ja kuvat Taulukot ja kuvat näyttävät aiheuttavan monille kirjoittajille vaikeuksia ja päänvaivaa sijoittelusta aina käytettäviin tekstikokoihin asti. Seuraavassa on joitakin ohjeita.
3.7.1 Taulukot Sijoita taulukot aina sivun vasempaan reunaan. Kirjoita taulukon otsikko ennen taulukkoa. Kirjoita taulukon otsikko Normal-tyylillä. Normal-tyyliä käyttäessäsi jätä kahden rivivälin verran tyhjää sekä ennen taulukkoa että sen jälkeen. Table title-tyyli jättää automaattisesti tyhjää ennen taulukkoa. Vahvenna sana Taulukko ja taulukon numero; tämä ei tapahdu automaattisesti. Numeroi taulukot juoksevasti. Viitatessasi taulukkoon tekstissä käytä isoa alkukirjainta (Taulukko 1). Taulukko 1 Koesuunnitelmaan sisältyvät muuttujat. Kirjoita taulukkoteksti mielellään Normal-tyylillä. 3.7.2 Kuvien sijoittelu Sijoita myös kuvat aina sivun vasempaan reunaan. Jos raportissa on paljon pieniä kuvia, voit sijoittaa ne myös keskitetysti, mutta keskitä silloin myös kuvateksti. Käytä Microsoft Wordin omaa piirtotyökalua erittäin harkitusti. Piirrä ainakin monimutkaisemmat kuvat ja kuvat, joita aiot myöhemmin käyttää, jollakin varsinaisella piirtotyökalulla. Silloin sinulla on monipuolisemmat mahdollisuudet muutella kuvakokoa, yms. myöhemmin. Kun siirrät kuvia muista tiedostoista tai kuvapankeista, hae optimaalinen siirtotapa ja kuvaformaatti. Wordin Paste Special-toiminnolla voit vaikuttaa siihen, missä muodossa kuva siirtyy, miltä se näyttää ja paljonko se vie tilaa. Eri formaateissa olevia kuvia voit siirtää Insert Picture-toiminnolla. Sijoita kuvat mieluimmin sivun ylä- tai alalaitaan. Jos sijoitat kuvia tekstin keskelle, jätä kaksi riviväliä tyhjää ennen kuvaa. Klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä kuva-aluetta saat Edit Picture-valikon, josta voi määritellä kuvan asemoinnin ja koon millimetrin tarkkuudella. Kokemus on osoittanut, että asemointi kannattaa tehdä kiinteästi. Kuva ei saa jäädä kellumaan tekstin joukkoon, koska silloin voit löytää sen melkein mistä paikasta tekstiä tahansa. Muista, että esitelmä julkaistaan mustavalkoisena. Älä koskaan käytä värillisiä kuvia ja huolehdi siitä, että värikoodit korvataan jollakin muulla. Esimerkiksi Excelin kuvat ja taulukot kannattaa jo alun perin tehdä mustavalkoisina. 3.7.3 Kuvien otsikointi Kirjoita kuvan otsikko Normal-tyylillä tai käytä valmiina olevaa tyyliä Figure title. Kirjoita otsikko kuvan jälkeen. Normal-tyyliä käyttäessäsi jätä kahden rivivälin verran tyhjää kuvatekstin jälkeen. Figure title-tyyli jättää automaattisesti tyhjää kuvatekstin jälkeen. Vahvenna sana Kuva ja kuvan numero; tämä ei tapahdu automaattisesti. Numeroi kuvat juoksevasti. Viitatessasi kuvaan tekstissä käytä isoa alkukirjainta (Kuva 1). Kuva 1 Paineen ja lämpötilan vaikutus prosessin saantoon. 4 ESITELMÄN PALAUTUS Julkaisuvalmis artikkeli palautetaan sähköpostin liitetiedostona PDF-muodossa 24.12.2015 mennessä SAS:n toimistolle osoitteeseen automaatioxxi@automaatioseura.fi. Tiedostossa saa olla enintään kuusi sivua sisältäen kuvat ja kaaviot. Teollisuuden artikkelit voivat olla pituudeltaan kaksi sivua. Suomen Automaatioseura ry pidättää itselleen esitelmien julkaisuoikeudet. Sopimus julkaisuoikeuksista palautetaan 24.12.2015 mennessä sähköpostitse tai faxitse 09 146 1650 tai osoitteeseen Suomen Automaatioseura ry, Asemapäällikönkatu 12 B, 00520 Helsinki. Julkaisuvalmis esitelmän tiivistelmä palautetaan 24.12.2015 mennessä sähköisesti erillisenä dokumenttina PDFmuodossa automaatioxxi@automaatioseura.fi Internetissä julkaisemista varten.