Kuntastrategia ja strategiatyöskentely kunnassa Markus Pauni Erityisasiantuntija Suomen Kuntaliitto, Kuntakehitys ja tutkimus puh +358 50 43 95 612 markus.pauni@kuntaliitto.fi
Johdanto 1 (2) Valtuutetut ovat kuntansa tulevaisuuden tekijöitä. Heidän tulisi ymmärtää kokonaisuuksia ja oivaltaa muutosten mahdollisuuksia ja uhkia. Tulevaisuutta tekevät valtuutetut ovat arkipäivän asiantuntijoita, ihmisiä, jotka osaavat ajatella uudella tavalla. Heidän työlleen on tunnusomaista kaukonäköisyys ja tulevaisuuteen tähyäminen. Ennakointi, uudistumiskyky ja yhteistyötaidot saavat entistä keskeisemmän sijan koko kunnan johtamisessa. Tulevaisuuden ennakointi ei tarkoita sitä, että valtuutettu voisi sulkea silmänsä tämän päivän tilanteelta kunnassa. Parhaimmillaan niin valtuutettu kuin koko valtuusto on sekä kuntayhteisön tulkki että strateginen suunnannäyttäjä, jonka päätösten avulla kunta varautuu toimintaympäristön muutoksiin. 2
Johdanto 2 (2) Tulevaisuussuuntautunut valtuusto tai valtuutettu ei vain reagoi syliinsä kaatuviin ongelmiin vaan ennakoi työssään tilanteita ja asioita. Valtuutetut eivät kuitenkaan voi suunnistaa eteenpäin, jos he eivät tiedä, missä tilassa kunta on juuri nyt. Heikkoja signaaleja tulkitsemalla muutoksiin voidaan varautua ja tehdä harkittuja ja perusteltuja päätöksiä hyvissä ajoin. Haasteellista valtuuston pitkän tähtäyksen strategisessa johtamisessa on se, että strategisten linjausten ja uusien avausten vaikutukset näkyvät usein vasta tulevilla valtuustokausilla, jolloin nykyinen valtuusto ei välttämättä pääse nauttimaan niiden hedelmistä. Kunnan strategisessa johtamisessa pitäisi tästä huolimatta pystyä näkemään valtuustokautta pidemmälle, sillä monet kehityskulut ottavat aikaa. 3
Mikä on kuntastrategia? 1 (2) Strategialla tarkoitetaan päätöksiä ja toimintaa ohjaavaa johdonmukaista mallia, suunnitelmaa ja tietoisesti päätettyä toiminnan suuntaa, jonka avulla pyritään ennakoimaan tulevaisuutta ja lisäämään kunnan mahdollisuuksia selviytyä entistä enemmän epävarmuuksia sisältävässä toimintaympäristössä. Yksinkertaisimmillaan kuntastrategia ymmärretään kunnan toiminnan punaiseksi langaksi tai tieksi kohti haluttua tulevaisuutta. Parhaimmillaan kuntastrategia on sisäistetty erityiseksi tavaksi ajatella, joka heijastuu kunnan päätöksentekotilanteisiin ja arkitoimintaan. Kunnat toimivat jatkuvan ja yhä kiihtyvän muutoksen keskellä. Muutoksiin on pystyttävä johdonmukaisesti varautumaan - strateginen johtaminen on muutosjohtamisen selkänoja. 4
Mikä on kuntastrategia? 2 (2) Kunta voi myös ennalta suunnitelluilla viisailla ratkaisuilla ja valinnoilla ohjata tulevaisuuden kehitystä. Kyse on toimintaympäristön uhkiin varautumisesta ja mahdollisuuksiin tarttumisesta, omien heikkouksien tunnistamisesta ja vahvuuksien kehittämisestä. Mikäli kunnan strateginen johtaminen ei toimi, se päätyy ajautumaan toteutuvassa muutoksessa ainoastaan sopeuttaen toimintaansa suhteessa muutokseen. Kunnat, kuten muutkin organisaatiot, voidaan jakaa karkeasti neljään luokkaan strategisen otteensa mukaisesti: vetureihin, matkustajiin, junasta myöhästyneisiin sekä niihin, jotka eivät lähteneet matkaan ollenkaan. 5
Ajautujat, sopeutujat ja tulevaisuuden tekijät Aktiivinen Ennakoidaan tulevaa muutosta uudistamalla rakenteita ja toimintatapoja vastaamaan menestysmahdollisuuksia tulevaisuudessa. Tulevaisuuden tekeminen Suuri Suhtautuminen tulevaisuuteen Tulevaisuuteen sopeutuminen Strateginen liikkumavara Passiivinen Tulevaisuuteen ajautuminen Hyödynnetään tapahtuvassa muutoksessa muutoksen mahdollisuuksia organisaation toiminnassa Tehdään jo toteutuneessa muutoksessa välttämättömät toimenpiteet organisaation säilymisen turvaamiseksi Vähäinen Reaktiivinen Aktiivinen Ennakoiva Toimintatapa Soveltaen: Määttä & Ojala 2000 6 6
Miksi kuntastrategiatyö on tärkeää? Kunnat toimivat yhä nopeammin muuttuvassa toimintaympäristössä. Siksi strateginen johtaminen on noussut entistä tärkeämpään rooliin kuntien ulkoisiin ja sisäisiin muutoksiin varautuessa. Kuntastrategian avulla olisi löydettävä yhteinen juoni toisistaan eroavien intressien ristipaineessa. Kuntastrategiassa olisi koottava pitkän tähtäyksen kunnan tulevaisuuden tavoitteet yhteen. Kuntastrategian tulisi olla sellainen, johon tuleva päätöksenteko ja vuosibudjetit voidaan perustaa ja josta kunnan strategiset ohjelmat ja hankkeet voidaan johtaa. Hyvä strategia tulee osaksi kunnan arkityötä ja antaa kestävän pohjan kunnassa tehtäville päätöksille. 7
Yleistä strategiatyöskentelystä Strategiatyö on usein melko monivaiheinen prosessi, joka nostaa esiin hyvin erilaisia tunteita. Vaarana on, että nykyhetken ja lähitulevaisuuden asiat vievät liiaksi huomion pidemmän aikavälin mahdollisuuksilta. Strategiatyössä tulisikin nostaa katse horisonttiin nykytilaa kauemmas: hyvin onnistunut strategiatyö herättää ajattelemaan asioita laajasti ja pitkällä aikavälillä. Hyvä strategia on johdonmukaisesti jäsennetty ja mahdollisimman helposti sisäistettävissä (luottamushenkilöt, viranhaltijat, kuntalaiset, sidosryhmät). 8
Toimintaympäristöanalyysi lähtökohta onnistuneelle strategiatyölle 1 (2) Toimintaympäristöanalyysi on lähtökohta onnistuneelle strategiatyölle kunnassa. Toimintaympäristöllä tarkoitetaan kunnan ulkoista toimintaympäristöä, johon kunta ei voi juuri vaikuttaa ja toimintaympäristön analysoinnilla sen kehittymisen tarkastelua tulevaisuudessa. On hyvä kysyä uudelleen ja uudelleen, mitä toimintaympäristön muutokset merkitsevät meidän kunnallemme, mitä ne merkitsevät tavoitteitamme linjaavalle strategiallemme. 9
Toimintaympäristöanalyysi lähtökohta onnistuneelle strategiatyölle 2 (2) Kunnan strategiaa linjattaessa on tärkeää tietää kunnan tilanne tässä ja nyt. Tällöin erilaiset analyysit esimerkiksi kunnan taloudesta ja sen kehityksestä luovat perustaa sen arvioinnille, millaisia muutoksia tarvitaan kunta- ja palvelurakenteisiin, palvelun tuotantotapoihin ja palveluverkkoon, jotta talouden tasapaino voidaan turvata myös tulevina vuosina. Kuntalaisille tehdyt palvelutyytyväisyyskyselyt kuuluvat myös vaikuttavan ja vastuullisen valtuutetun strategiatyön työkalupakkiin. Onnistuneen strategian perusedellytys on, että se perustuu faktoihin ja tosiasioihin eikä omiin uskomuksiin. Toinen perusedellytys on se, että nämä faktat otetaan todesta eikä niitä selitetä pois epämieluisina asioina. 10
Strategiaprosessin organisointi Strategian päivitys on hyvä käynnistää yhteisellä valtuustoseminaarilla, jossa toimintaympäristöanalyysin pohjalta voidaan arvioida, mikä strategiassa on edelleen pitävää ja mitä pitää muuttaa. Strategian tarkistaminen etenee usein prosessina, jossa strategian linjaukset ja sisällöt jalostuvat eri tahojen foorumeiden, kokousten ja työpajojen pohdintojen kautta. Usein valtuustolla, kunnanhallituksella, kunnan johtoryhmällä ja henkilöstöllä on kuillakin omia työstö- ja käsittelytilaisuuksia. Strategian sisältöjen viestikapula puolestaan siirtyy niiden välillä, ja vaihe vaiheelta strategiset linjaukset kirkastuvat. Kuntalaisten, henkilöstön ja sidosryhmien kuulemiseen ja ideointiin kannattaa myös panostaa esimerkiksi kyselyiden avulla tai järjestämällä vuorovaikutteisia tilaisuuksia ja foorumeita. Teknologia mahdollistaa nykyisin myös useita tehokkaita tapoja osallistaa suuriakin joukkoja strategisten linjausten tarkasteluun ja analysointiin. 11
Yleinen esimerkki strategian määrittelyn vaiheista ja strategiaprosessista 6. Strategian toteuttaminen ohjelmin, toteutumisen arviointi ja seuranta 5. Strategian käsittely ja hyväksyminen valtuustossa 4. Strategian viimeistely ja toteuttamisen organisointi 3. Strategisten päämäärien ja tavoitteiden sekä toteutumisen mittareiden määrittäminen 2. Kunnan perustehtävän kirkastaminen ja tulevaisuuden vision määrittäminen 1. Toimintaympäristön muutosvoimien analyysi Vuorovaikutteiden työskentely: Seminaarit ja työkokoukset Kyselyt ja analyysit Osalliset: valtuusto, hallitus, johtoryhmä, esimiehet, henkilöstö, kuntalaiset, sidosryhmät. 12
Kuntastrategiassa huomioitavia yleisiä näkökulmia Keskeistä on, että kuntastrategia huomioisi kunnan A. Yhteisönä: kunnan rooli kuntalaisten hyvinvoinnin ja osallisuuden edistäjänä B. Elinympäristön kehittäjänä ja paikallisen elinvoiman vahvistajana: mm. yhdyskuntarakenteen ja elinkeinojen kehittäminen C. Toimijaverkoston osana: nykymaailmassa kunta voi toimia yhä harvemmassa asiassa omaehtoisesti ja vain omalla myötävaikutuksellaan D. Organisaationa ja monitoimialaisena konsernina: palvelujen järjestämistehtävien ja rajallisten resurssien kohdentaminen, organisointi ja johtaminen, organisaatiomuodot ja rakenteet sekä osaaminen, henkilöstö ja työyhteisöt. 13
Kunnan strateginen johtamisjärjestelmä Kunnalla on hyvä olla vain yksi varsinainen strategia - valtuuston hyväksymä kuntastrategia - josta kaikki sen keskeisin päätöksenteko, suunnittelu ja kehittäminen voidaan johtaa. Lisäksi kunta tarvitsee usein poikkihallinnollisia strategian toteuttamisohjelmia, jotka laaditaan linjassa kuntastrategian kanssa ja sen tavoitteita tukemaan ja toteuttamaan. Kuntastrategialla ja sen toteuttamisohjelmilla ohjataan kunnan ja sen konserniyhteisöjen palvelutoiminnan järjestämistä ja rahoitusta sekä resurssien jakamista. 14
Esimerkki kunnan strategisesta johtamisjärjestelmästä Globaalitalous Aluerakenne Toimintaympäristön muutosvoimien analyysi Ikärakenne Kuntalaisten palvelutarpeet Sidosryhmien odotukset EU:n ja valtion normitus Teknologia Kuntatalous Kuntastrategia visio strategiset päämäärät ja tavoitteet mittarit Strategian toteuttamisohjelmat poikkihallinnollisissa teemoissa, kuten: palvelujen järjestäminen, kuntalaisten hyvinvointi, omistajapolitiikka, talouden tasapainottaminen ja tuottavuus, henkilöstön kehittäminen, elinkeinojen kehittäminen, maapolitiikka ja elinympäristön kehittäminen Kuntakonserin talousarviotavoitteet Toimiala- ja yksikkökohtaiset kehitysohjelmat ja käyttösuunnitelmat Yhtiöiden, liikelaitosten ja kuntayhtymien kehitysohjelmat ja toimintasuunnitelmat
Kuntaliittokonsernilta tukea ja työkaluja kuntien strategiatyöhön Kuntaliiton asiantuntijatieto ja palvelut: www.kunnat.net FCG:n strategiakonsultointi http://www.fcg.fi/koulutus_ja_konsultointi/konsultointi/strategiakonsultointi/ FCG:n ART-ennakointimalli http://www.fcg.fi/koulutus_ja_konsultointi/tutkimukset/art-ennakointimalli/ FCG:n tilastoanalyysit ja vertailujärjestelmät http://www.fcg.fi/koulutus_ja_konsultointi/tutkimukset/tilastoanalyysit_ja_vertailujarjes telmat/ Audiator-yhtiöiden strategiakonsultointi http://www.audiator.fi/fi/strategiat_ja_johtaminen/ Audiator-yhtiöiden talousanalyysit ja ennustelaskelmat http://www.audiator.fi/fi/talousanalyysit_ja_ennustelaskelmat/ Audiator-yhtiöiden tasapainottamisselvitykset http://www.audiator.fi/fi/tasapainottamisselvitykset/ 16