SISÄLLYSLUETTELO 1 JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO... 2 2 ETUSIVU... 5 3 LENTOVARAUS... 6 3.1 HAKUSIVU... 6 3.2 HAKUTULOKSET... 9 3.3 HINNOITTELU SIVU... 10 3.4 OSTOEHDOT... 12 3.5 YHTEENVETO SIVU... 14 4 HOTELLIVARAUS... 15 4.1 HAKUSIVU... 15 4.2 HAKUTULOKSET... 16 5 AUTOVARAUS... 18 5.1 HAKUSIVU... 19 5.2 HAKUTULOKSET... 20 6 MATKAN VIIMEISTELY... 21 7 VARAUKSEN VAHVISTUS... 22 8 VARAUKSEN MUUTOS/PERUUTUS... 24 8.1 LENNON MUOKKAUSLOMAKE... 25 8.2 UUSI MATKASUUNNITELMA... 26 9 MATKANVARAAJAT... 27 9.1 MATKANVARAAJAN TYÖPÖYTÄ MATKUSTAJAN VALINTA... 27 9.2 MATKANVARAAJAN TYÖPÖYTÄ VARAUKSEN HAKU... 29 9.3 USEAN MATKUSTAJAN VARAUS (MULTIPAX)... 31 9.4 USEAN MATKUSTAJAN VARAUS HOTELLIN LISÄÄMINEN YHTEENVETOSIVULLA... 33 9.5 USEAN MATKUSTAJAN VARAUS - VAHVISTUS... 37 10 YHDYSVALTOJEN MATKAVARAUKSET... 38 11 LENTOJEN HINTASÄÄNTÖ SANASTOA... 39 8.11.2012
1 Järjestelmän käyttöönotto Kun järjestelmään kirjaudutaan järjestelmään Netgate-portaalin kautta aloitetaan käyttö päivittämällä ja hyväksymällä matkustajaprofiili. Jos taas kirjaudut Portrait-portaalin kautta voit siirtyä suoraan matkavaraukseen sivulle 5. HUOM!!! Profiilin sisällössä on yrityskohtaisia eroja. Nimi tulostuu lentolippuun etu- ja sukunimi kentistä, joten niiden tulee olla kirjoitettuina kuten passissa, mutta käyttäen englanninkielisiä aakkosia (A Z). Korvaa Å- ja Ä- A-kirjaimella, Ö-kirjain O-kirjaimella ja Ü-kirjain U- kirjaimella. Kaksiosaisissa etu- ja/tai sukunimissä ei saa olla väliviivoja. Valitse matkanvaraajasi -linkin alta voit antaa kollegallesi oikeuden tehdä varauksia puolestasi. Voit halutessasi lisätä yhteystietojasi niille varattuihin kenttiin. Tallenna matkapuhelimesi aina kansainvälisessä muodossa +358 ilman etunollaa ja välilyöntejä. Huom. jos lisäät useampia sähköposteja profiiliisi, järjestelmä lähettää kaikkiin osoitteisiin vahvistuksen kaikista tekemistäsi varauksista muutoksista ja peruutuksista. 8.11.2011 2
Passitietojasi järjestelmä käyttää automaattisesti ainoastaan USA:n matkustuksen yhteydessä. Huomio, että USA:n viranomaistietoihin käytetään aina automaattisesti passia numero 1 Maksu -välilehdelle voit halutessasi tallentaa luottokorttisi. Hotellivaraukset ja autonvuokraukset vaativat poikkeuksetta luottokorttitakauksen. Samoin jos haluat käyttää halpalentoyhtiöiden web-hintoja, ne on aina maksettava luottokortilla. Tallenna luottokorttisi numero aina ilman välilyöntejä. Turvallisuussyistä luottokorttisi koko numero ei näy järjestelmässä tallennuksen jälkeen. Ainoastaan neljä viimeistä numeroa näkyy, muutoin kortin numero on kryptattu. Tavalliset IATA-liput veloitetaan sopimuksen mukaan Kaleva Travelin ja yrityksesi välisen sopimuksen mukaan, samalla tavoin kuin virkailijamme kautta tehty varaus. Eurocard tallennetaan Master Card korttityyppinä. Toimitustapa välilehti on tyhjä, sillä kaikki lentoliput toimitetaan sähköpostiin e-lippuna 8.11.2011 3
Toivomukset -välilehdellä voit määritellä järjestelmälle haluamasi käyttökielen (suomi, ruotsi tai englanti). Huomaa kuitenkin, että esimerkiksi lentohintojen säännöt ja hotellitiedot esitetään vain englanninkielisinä. SAS:n Travel Plus Corporate varauksia voidaan myös tehdä järjestelmän kautta. Jos yrityksenne käytössä on kyseinen tuote, ota yhteys E-palvelukeskukseen ja varmista, että se on aktivoitu järjestelmäänne. Lentoyhtiöiden, Hotelliketjujen ja autovuokraamojen kanta-asiakaskortit kannattaa lisätä profiiliin, josta ne tallentuvat automaattisesti varauksille. Lisäksi voit esittää matkustusmukavuuttasi lisääviä toiveita aterioiden ja istumapaikkojen suhteen, mutta huomioithan, että kyseessä on toive. Lentoyhtiö pitää itsellään oikeuden muutoksiin. Jos profiilistasi puuttuu lentoihin liittyvät toiveet, siirtyvät ne varaukselle matkatoimistoon tallennetusta matkustajaprofiilista. Tehtyäsi profiiliisi haluamasi muutokset, tallenna se ja siirry Koti välilehteä klikkaamalla etusivulle. 8.11.2011 4
2 Etusivu Kun olet kirjautuneena järjestelmään matkustajana, olet oikeutettu tekemään varauksia ainoastaan itsellesi. Voit aloittaa matkavarauksen teon suoraan Haku -osiosta tai siirtyä varsinaiselle matkavarauskaavakkeelle painamalla Varaa-välilehteä. Tämä koskee myös matkanvaraajaoikeuksin kirjautuneita, jotka varaavat matkaa itselleen. 8.11.2011 5
3 Lentovaraus 3.1 Hakusivu Oletuksena on, että jokainen matkavaraus alkaa menopaluulennoilla, mutta voit tarvittaessa siirtyä myös suoraan hotelli tai autovaraukseen sekä varata yhdensuuntaisen tai useampia matkakohteita sisältävän lennon. Emme kuitenkaan suosittele Kiertomatkan laajaa käyttöä, sillä järjestelmän kyky hinnoitella monimutkaisia lentovarauksia on rajallinen. 8.11.2011 6
Täytä aluksi Mistä ja Mihin kentät. Kun alat kirjoittamaan lentokentän nimeä, saat ensimmäisen kolmen kirjaimen kirjoittamisen jälkeen alasvetovalikon, jossa on lista kohteista joiden kolme ensimmäistä kirjainta täsmäävät kirjoittamaasi. Kaupungin tai lentokentän nimen voi hakea myös suurennuslasi painikkeen alta. Kaupunkikoodin haussa kirjoita Hae -kenttään haluamasi kohteen nimi englanniksi. Valitse lisäksi Kaupungit - valinta, jolloin järjestelmä tarjoaa sinulle kaupunkikoodeja, jotka huomioivat kaikki kaupungissa olevat lentokentät. Näin saat kattavan tarjonnan lentoja ja hintoja kyseiseen kohteeseen. 8.11.2011 7
Valittuasi lähtö ja kohdepaikan voit lisätä haluamasi matkustuspäivät alasvetovalikoista tai kalenteripainikkeista. Haluamasi lähtöajat määrittelet tarvittaessa alasvetovalikoista. Vain suorat lennot -valinta näyttää ainoastaan suorat lennot paikkakuntien välillä. Tietyt lentoyhtiöt ja matkustusluokat on myös mahdollista määritellä Muita vaihtoehtoja -linkin alta. Aikaväli (tunteina) -alasvetovalikosta määrittelet kuinka paljon annat pelivaraa antamillesi kellonajoille. Esim. jos arvo on 4 h, järjestelmä hakee lentoja +/- 4 h sisällä määrittämästäsi kellonajasta. Määriteltyäsi haun voit hakea lentoja joko aikatauluun tai hintaan perustuen. Suosittelemme aikatauluhakua. Halutessasi varata yrityssopimushintaisia Blue1 tai SAS-lentoja, huomioi, että saadaksesi sopimushinnan tarjolle, matkustusluokaksi tulee valita Premium Economy (P). 8.11.2011 8
3.2 Hakutulokset Haun tulossivulla esitetään saatavilla olevat lennot määrittelemiesi aikaikkunan sisällä menoa ja paluuta varten. Järjestelmä ei ohjaa käyttämään samaa lentoyhtiötä mennen tullen, mutta se on suositeltavaa lentohinnan johdosta. Jos tässä vaiheessa huomaat, että määrittelemäsi päivämäärä tai kellonaika on virheellinen, voit korjata haun vasemmalla olevasta hakuikkunasta. Lennon numeroa klikkaamalla saat lisätietoja lennosta. Mahdollinen operoiva lentoyhtiö on kerrottu lennon numeron alla. Tarjontaan tulevat ainoastaan ne lennot joilla on tilaa. Valittuasi haluamasi lennot paina Jatka. 8.11.2011 9
3.3 Hinnoittelu sivu Lentojen valinnan jälkeen aukeaa Hinnoittelusivu. Mikäli valituille lennoille löytyy sekä menopaluu hintaa että yhdensuuntaisia hintoja, kaikki vaihtoehdot tulevat tarjolle. Huom. mikäli haluat varata Blue1 tai SASyrityssopimushintaa, valitse matkustusluokka Premium economy (P). Lentotiedon perässä olevat kirjaimella merkityt sarakkeet tarkoittavat matkustusluokkaa. Y= turisti P= premium economy C= business F= ensimmäinen luokka Matkustusluokkaa voi vaihtaa klikkaamalla halutun luokan. Järjestelmä laskee uuden hinnan varaukselle, kun klikkaat Laske hinnat -painiketta. Yrityssopimus- kertoo hinnan olevan ns. yrityssopimushinta. Julkaistu hinta on yleinen vapailla markkinoilla oleva lentohinta. Sopimushinta -merkinnällä varustettu hinta on Kaleva Travelin sopimushinta. Kaikki järjestelmän tarjoamat hinnat ovat ostettavissa. Vierittämällä oikealla olevaa vierityspalkkia alaspäin saadaan näkyville muut samaan aikaikkunaan osuvat hintavaihtoehdot eri lennoille. Tähän näkymään pääset suoraan jos käytät hintoihin perustuvaa hakua. Vaihtoehtoja saattaa olla jopa 250 kappaletta. 8.11.2011 10
Fare Analyzer -valikon avulla saat ne helposti haluamaasi järjestykseen. Alasvetovalikoiden alta löytyvät eri hakukriteerit: hinta, lentoyhtiö, koneenvaihtojen lukumäärä, kokonaismatkustusaika, tai eritelty matkustusaika menossa/paluussa. Näytä näiden lentojen asetukset - painikkeesta voit lukita kyseessä olevan lennon ja tarkastella erilaisia hintavaihtoehtoja, jotka sisältävät lukitsemasi lennon. Järjestelmän oletushintatarjonta on aina Standard-hinnat. Jos haluat tarkastella mahdollisia halpalentoyhtiöitä, klikkaa Internet haku laatikkoa. Jos niiden tarjonta osuu aikaikkunaasi, voit varata myös halpalentoyhtiöitä järjestelmän kautta. Nämä maksetaan aina luottokortilla, jonka tiedot sinun tulee antaa varausvaiheessa. 8.11.2011 11
3.4 Ostoehdot Lentohintaa määräävät säännöt löytyvät Ostoehdot -painikkeen alta. Ostoehto linkki on aktiivinen sen hinnan kohdalla joka on valittuna. Ostoehtonäytössä oletuksena avautuvat pienoissäännöt, joissa käydään läpi pääasiasiassa lennon muuteltavuutta ja peruutusoikeuksia. Pienoissäännöt avautuvat käyttökielen mukaisesti. Ne kertovat ranskalaisin viivoin edellä mainittuja asioita. Tarkempaa tietoa tarvitessasi klikkaa auki täydelliset hintasäännöt. 8.11.2011 12
Peruutus- ja muutosehdot sekä lisämaksut kertoo lentohinnan muuteltavuudesta ja takaisinmaksuoikeudesta. Muutos on yleensä tehtävä ennen alkuperäistä lentoa ja peruutus viimeistään päivää ennen lähtöpäivää. Huom. nimenmuutos ei ole koskaan sallittu. Käsitteitä: Reissue - lipunvaihto, aikataulu- ja reittimuutos mahdollinen. Yleensä lisämaksullinen. Varauksesta kirjoitetaan uusi lippu. Revalidation - aikataulumuutos, ainoastaan päivämäärä ja lennonnumero saavat muuttua Upgrade - lipun hinta korotetaan seuraavaan hintaluokkaan maksamalla erotus. Varauksesta kirjoitetaan uusi lippu Oston lisärajoitukset kertoo kuinka nopeasti varauksen jälkeen lippu on kirjoitettava. Tällöinhän varauksesta tulee sitova. Mikäli valitaan kaksi yhdensuuntaista lentohintaa, rajoittavampi lipunkirjoitussääntö pätee, ellei toisin ole ilmoitettu. Halpalentovaraus maksetaan suoraan luottokortilla ja varauksesta tulee sitova heti kun se on maksettu. Varauksen jälkeen mahdolliset muutokset ja/tai peruutukset on tehtävä suoraan lentoyhtiölle. Täydelliset hintasäännöt pysyvät englanninkielisinä, vaikka kieliasetusta muutettaisiinkin. Kun haluttu hinta on valittu, jatka Lisää matkavaraukseen painiketta painamalla. 8.11.2011 13
3.5 Yhteenveto sivu Lentovarauksen yhteenvetosivulla voit tarkistaa, aikataulu- ja hintavaihtoehdon. Paikka (paikat) painikkeen alta lisätä istumapaikan (ei aina mahdollista). Lentoyhtiö pitää itsellään oikeuden muutoksiin, joten valittu istumapaikka ei 100 % varmuudella toteudu. Joillain lentoyhtiöillä ennakkopaikanvaraus on lisämaksullinen. Lisää hotelli / Lisää auto painikkeilla pääset lisäämään varaukselle autoa tai hotellia. 8.11.2011 14
4 Hotellivaraus 4.1 Hakusivu Hotellihaussa järjestelmä olettaa, että hotellia haetaan siihen kohteeseen, jonne lennetään ja koko lentojen väliin jääväksi ajaksi. Kaikki kentät ovat muuteltavissa. Perushaun lisäksi voit valita osoitteeseen tai tiettyyn maamerkkiin perustuvan haun. Lisäksi voit hakea hotellitarjontaa yrityksesi business-locationin läheisyydestä, mikäli sellaisia on järjestelmään syötetty. Kaksi viimeksi mainittua hakua tosin toimivat vain tietyissä kohteissa. Lisäksi voit määritellä tietyn hotelliketjun, hotellin tai jonkin tietyn palvelun. Nämä lisähakukriteerit löytyvät Näytä haun lisäasetukset alta. 8.11.2011 15
4.2 Hakutulokset Hakutulokset sivulla esitetään kriteerejä vastaavia hotelleja joissa on tilaa valittuna ajankohtana. Sivun avautuminen kestää hieman kauemmin, koska järjestelmä lataa melkoisen määrän kuvia. Hinnat näet Katso hintatiedot linkistä. Edullisin hotelli on merkitty vihreällä. Hotellien sijainnin kartalla näet, kun vaihdat Karttanäkymään. 8.11.2011 16
4.3 Huonehinnat Katso hintatiedot linkin kautta pääset tarkastelemaan tarjolla olevia hinta- ja huonetyyppejä. Jos oikealla olevassa kentässä näkyvät sanat ennakkomaksu, deposit, prepay, nonref tai advance purchase, on tämä huone maksettava etukäteen mikä tarkoittaa välitöntä veloitusta takuuluottokortilta varauksen vahvistamisen yhteydessä. Peruutustapauksissa rahoja ei makseta takaisin. Tarkat peruutusehdot löytyvät Ehdot linkin alta. Valittuasi haluamasi hinta ja huonetyypin järjestelmä lisää hotellin varauksellesi ja palauttaa sinut varauksesi yhteenvetoon. 8.11.2011 17
5 Autovaraus Varaa auto klikkaamalla Lisää auto painiketta 8.11.2011 18
5.1 Hakusivu Autonvuokraushaku seuraa lentovarausta, sama kohde ja päivät, jotka ovat muuteltavissa. Lisää asetuksia linkin alta voit määritellä myös minkä tyyppistä autoa hän haluaa kulloinkin varata. Jos tarkempia määrityksiä ei tehdä, järjestelmä tarjoaa kaikki kohteessa tarjolla olevat autot. Linkin alta löytyy mahdollisuus pyytää lisäpalveluja. Huom. navigaattoria tai muita erikoisvarusteita ei voida vahvistaa E-Travelin kautta varattaessa. Suosittelemme valitsemaan erikoisvarusteista ainoastaan Sisäänrakennettu navigointijärjestelmä (NVS). 8.11.2011 19
5.2 Hakutulokset Hakutulos sivulla esitetään autotarjontamääritystesi mukaisesti. Tarjonnan saat haluamaasi järjestykseen klikkailemalla ylhäällä olevia kriteerejä. Auton tietoja klikkaamalla aukeaa lisätietoja vuokrattavasta autosta, useimmissa tapauksissa tyyppiesimerkki. Painamalla Lisää matkavaraukseen painiketta ja autovaraus liittyy lentoihin ja hotelliin. 8.11.2011 20
6 Matkan viimeistely Varaus on nyt valmis loppuun vietäväksi. Ennen kuin painat Viimeistele matka, muista hyväksyä varaamasi lentohinnan ja hotellivarauksen säännöt rastimalla laatikot varauksen alapuolella. 8.11.2011 21
7 Varauksen vahvistus Yhteenveto -sivulla varaus viimeistellään. Halutessasi voit antaa lisäinfoa/toiveen autovuokraamolle tai hotellille. Huomioithan, että tekstikentän pituus on rajoitettu. Tekstin tulee olla englanninkielinen, mikäli varaus on Suomen ulkopuolelle, sillä tieto menee sellaisenaan suoraan autovuokraamolle ja/tai hotellille. Vierasmatkustajan kohdalla täytetään matkustajan henkilötiedot, lisätään luottokortti jolla hotelli- ja autovaraus taataan ja valitaan sopiva laskutusosoite Vieraan Laskutus pudotusvalikosta. Työpuhelin -kenttään tulee lisätä vierasmatkustajan matkapuhelinnumero kansainvälisessä muodossa (+358501234567). Jos varaat itsellesi tai jollekulle yrityksesi vakiomatkustajista, kaikki nämä tiedot löytyvät profiileista. Kun varaus on näiltä osin viimeistelty, paina vahvista 8.11.2011 22
Varaus on vahvistettu eli valmis. Varausnumero löytyy keskimmäisestä sarakkeesta ylimmäisenä. Järjestelmä lähettää sinulle ja määrittelyjen mukaan matkustajallesi vahvistuksen sähköpostiisi. N. 5-10 minuutin kuluttua saat vielä toisen vahvistuksen Kaleva Travelista, jossa näkyy tarkka päivämäärä, jolloin lippu kirjoitetaan. Huom. Jälkimmäinen vahvistus muistuttaa erehdyttävästi e-lippua. Printteri -painikkeesta voit tulostaa itsellesi matkakuvauksen. Kirjekuori lähettää matkakuvauksen haluamaasi osoitteeseen. Kalenteripainikkeesta saat siirrettyä matkan kalenteriisi. (Kalenteritoiminto vaatii ohjelman latauksen työasemaasi, ohjelmien lataus Internetistä saattaa olla estetty yrityksessäsi.) Tämän jälkeen voit palata omaan profiiliisi klikkaamalla sivun yläreunan keltaisella raidalla olevaa Klikkaa tästä -linkkiä. 8.11.2011 23
8 Varauksen muutos/peruutus Lipunkirjoitukseen asti varaukset ovat muuteltavissa ja peruutettavissa kuluitta, kun teet sen e-travelin kautta. Varauksen muutos/peruutus aloitetaan aina Tarkistus listalta. Jos taas olet varannut matkaa jollekin toiselle, löydät tehdyt varaukset Varaaja välilehdeltä. Lisäohjeita varaajille löytyy täältä. Varauksen yhteenvetosivu avautuu ja jos lippua ei vielä ole kirjoitettu, on lentovarauksessa Muokkaa painike. Hotellin ja auton voi ainoastaan peruuttaa, muutokset eivät ole mahdollisia. 8.11.2011 24
8.1 Lennon muokkauslomake Voit muuttaa varauksesi lähtö- ja saapumispaikkaa, päivämäärää ja kellonaikaa sekä menon että paluun osalta. Tarvittaessa voit lisätä lentoja painamalla Lisää elementti. Järjestelmä tarjoaa vaihtoehtoja uusien, tekemiesi muutosten mukaisesti. Valitse haluamasi ja jatka eteenpäin. 8.11.2011 25
8.2 Uusi matkasuunnitelma Alkuperäinen varauksesi on edelleen voimassa (Edellinen matkasuunnitelma). Voit aina palata siihen, jos tekemäsi muutos esimerkiksi vaikutti lentohintaa korottavasti. Mikäli kuitenkin haluat tehdä muutoksen, valitse haluamasi hintatyyppi ja paina uuden matkaohjelman Lisää matkavaraukseen painiketta. Tämä valinta muuttaa alkuperäisen varauksesi. Tästä eteenpäin varauksen läpivienti noudattaa aiemmin läpikäytyä kaavaa. Huomaa kuitenkin, ettei järjestelmä automaattisesti muuta Auto ja hotellivarausta lentojen mukaisesti, vaan ne on muutettava erikseen - varattava uudelleen ja peruttava vanha. 8.11.2011 26
9 Matkanvaraajat 9.1 Matkanvaraajan työpöytä matkustajan valinta Matkanvaraajan työpöydällä (Varaaja-välilehti) matkustajalista on helposti varaajan ulottuvilla. Jos yrityksessä/yksikössä on alle 100 matkustajaa, heidät on listattu automaattisesti aakkosjärjestykseen. Listan ollessa pitkä, voit hakea matkustajan esimerkiksi sukunimen perusteella. Matkustaja valitaan varattavaksi klikkaamalla oikeassa reunassa olevaa vihreää plussaruutua. Varauksia voi tehdä jopa neljälle rekisteröidylle matkustajalle kerrallaan. Lisätietoa multipax-varauksista löydät täältä. Vierasmatkustaja voi olla yksi näistä neljästä, mutta useammille vierasmatkustajille varaukset täytyy tehdä yksi kerrallaan. Mikäli varaaja haluaa käydä päivittämässä matkustajan profiilia, tämä onnistuu klikkaamalla matkustajan nimeä. (HUOM. Tämä ei ole mahdollista, jos olette Portrait portaalikäyttäjiä). Alla olevat matkamallit on tallennettu aiemmin ja voidaan myös aktivoida varausta tehdessä. Tällöin matka seuraa jonkin entisen matkan aikataulua ja varaajan täytyy ainoastaan lisätä päivämäärät. Huom. Matkanvaraajan työpöytä on mahdollista määrittää varaajalle oletussivuksi, joka aukeaa aina ensimmäiseksi sisäänkirjauduttaessa. 8.11.2011 27
Järjestelmä tarkistaa profiilien statuksen ennen varauksen alkua ja huomauttaa, jos profiilista puuttuu jokin pakollinen kenttä, joka saattaisi estää varauksen läpimenon. Voit päivittää profiilia klikkamalla matkustajan nimeä. Paitsi Portrait portaalikäyttäjät, jotka päivittävät profiilin erillisessä ohjelmassa. 8.11.2011 28
9.2 Matkanvaraajan työpöytä varauksen haku Jo olemassa olevien aktiivisten tai menneiden varausten haku onnistuu matkanvaraajan työpöydän kalenterinäkymällä. HUOM. Näkymää on mahdollista rajata niin, että matkanvaraaja näkee ainoastaan itse tekemänsä varaukset tai kaikki järjestelmän kautta tehdyt varaukset. Kun hiiren osoittimen vie halutun varauksen päälle, aukeaa matkasta oheinen ikkuna, josta pääsee muokkamaan/perumaan liputtamattoman varauksen klikkaamalla Näytä-painiketta. Varauksia voi myös tarkastella perinteisellä listanäkymällä. Jos varauksia on paljon, voit hakea tiettyä varausta matkustajan nimellä. 8.11.2011 29
Jos matka on varattu useammalle hengelle kerrallaan, näyttää järjestelmä myös ne varauskoodit, joihin työn alla ollut varaus liittyy. Huom. Tietyn varauksen muutos ei automaattisesti muuta/peruuta muita samaan aikaan tehtyjä varauksia. 8.11.2011 30
9.3 Usean matkustajan varaus (multipax) Matkanvaraajan on mahdollista tehdä varaus yhdellä kertaa maksimissaan neljälle rekisteröidylle matkustajalle. (Huom. Varaukseen voi sisältyä vain yksi vieras) Valitse normaalisti mistä, mihin, päivämäärät ja kellonajat ja klikkaa joko Aikatauluhakua tai Hintahakua. Tämän jälkeen varaus etenee normaalisti. Keltaisella raidalla näkyy päämatkustaja. Jos vierasmatkustaja valitaan mukaan, systeemi nimeää vieraan aina päämatkustajaksi 8.11.2011 31
Hintanäytössä ja -vertailussa näkyy ainoastaan yhteishinta, ei hinta per matkustaja. Huomioithan, että hinta on kaikille sama eli järjestelmä hakee halvinta varausluokkaa, josta löytyy tarvittava määrä paikkoja. Matkustajakohtaisen hinnan näet Hintaerittelystä, joka aukeaa hintaa klikkaamalla. 8.11.2011 32
Yhteenvetosivulla järjestelmä esittää matkustajat yksitellen ja hinnat näkyvät matkustajakohtaisesti. 9.4 Usean matkustajan varaus hotellin lisääminen yhteenvetosivulla Lisää varaamasi hotellihuone haluamallesi matkustajalle. 8.11.2011 33
Varattuasi yhden hotellihuoneen, saat lisättyä seuraavan huoneen klikkaamalla Varaa toinen huone samasta hotellista painiketta. Sinun tulee valita huonetyyppi erikseen jokaisen huonevarauksen yhteydessä. Jatka-painkkeen jälkeen sinun tulee valita haluttu huonetyyppi/-hinta. Muista valita matkustaja (Aseta tämä varaus kohtaan Matkustaja 2). 8.11.2011 34
8.11.2011 35
Vahvistussivulla mahdolliset matkaan liittyvät hallinnolliset kentät täytetään matkustajakohtaisesti. 8.11.2011 36
9.5 Usean matkustajan varaus - vahvistus Järjestelmä jakaa varauksen kolmeksi erilliseksi varaukseksi. Joten niitä voi muutella ja peruutella ainoastaan matkustajakohtaisesti, kuten tähänkin asti. Vahvistukset tulevat matkustajakohtaisesti. 8.11.2011 37
10 Yhdysvaltojen matkavaraukset U.S. Department of Homeland Security:n (DHS) "Secure Flight" -turvallisuusohjelma laajeni 31.10.2009 koskemaan kaikkia USA:n sisäisiä ja kansainvälisiä lentoja. Aiemmin vaadittujen APIS ja ESTA-tietojen lisäksi USA:n viranomaisille on toimitettava viimeistään 72 h ennen lähtöä matkustajan nimi-koneellisesti luettavassa muodossa, syntymäaika- ja sukupuoli tiedot. Suosittelemme tallentamaan sukupuolen ja syntymäajan matkustajan e-travel profiilin henkilötiedot - välilehdelle. CWT Portal käyttäjillä nämä tiedot tulevat suoraan Portrait profiilista. Nimitieto koneluettavassa muodossa annetaan Yhteenveto sivulla. Nimielementin koneluettava muoto vaatii, ettei skandimerkkejä käytetä eli å -> ae, ä -> ae ja ö -> oe. 8.11.2011 38
11 Lentojen hintasääntö sanastoa PURCHASE CONDITIONS kertoo hintaa rasittavat säännöt. Lue niistä aina seuraavat kaksi otsikkoa (niiden sisältö): 1) PENALTIES AND SURCHARGES = muutokset ja takaisinmaksu Esimerkkejä: CHANGES/CANCELLATIONS muutokset/peruutukset CHANGES NOT PERMITTED varausta ei voi muuttaa NAME CHANGES NOT PERMITTED nimenmuutos ei ole sallittu UPGRADE TO HIGHER FARE korotus kalliimpaan hintatyyppiin on mahdollinen REFUND takaisin maksu (esim. 100 % tai 50 %) NO REFUND ei takaisinmaksua TICKET IS NON-REFUNDABLE peruutuksista ei takaisinmaksua CANCELLATIONS BEFORE DEPARTURE CHARGE 50 PERCENT peruutuskulu on 50 % 2) ADDITIONAL PURCHASE RESTRICTIONS kertoo lipunkirjoitukseen liittyvät rajoitukset Esimerkkejä: TICKETING MUST BE COMPLETED WITHIN 72 h AFTER RESERVATIONS ARE MADE - lipunkirjoitus kolmen vuorokauden kuluessa varauksesta (lippu tulee maksaa ja kirjoittaa 72 tunnin kuluessa varauksesta, kuitenkin ennen lähtöä). NOT APPLICABLE TO THIS FARE - ei rajoituksia (esim. SAS:n S-luokka eli economy flex). WHEN COMBINING ON A HALF ROUNDTRIP BASIS THE PENALTY RULES FOR EACH FARE COMPONENT APPLY. Paluumatkalle on voimassa eri sääntö kuin menomatkalle. MUUTA SANASTOA: REISSUE lipunvaihto, aikataulu- ja reittimuutos mahdollinen. Yleensä lisämaksullinen. REVALIDATION aikataulumuutos, ainoastaan päivämäärä tai lennonnumero saa muuttua, yleensä lisämaksuton UPGRADE lippu korotetaan normaalihintaiseksi maksamalla erotus. FARE BASIS hintatyyppi PUBLIC julkaistu lentohinta CORPORATE yrityksen oma tai Kaleva Travelin sopimushinta NEGOTIATED Kaleva Travelin sopimushinta WEBFARE nettihinta/halpalentoyhtiö BOOKING CLASS varausluokka (esim. C, Y, H jne.) AVAILABILITY saatavuus FLEX/UNRESTICTED joustava/rajoittamaton FIX/RESTRICTED rajoitettu ADVANCE PURCHASE ennakko-ostoaika STOPOVER pysähdys matkalla, jonka kesto on yli 24 tuntia MAX STAY maksimi perillä oloaika (esim. 12 kk) MIN STAY minimi perillä oloaika (esim. 3 vrk) 8.11.2011 39