YKSA(2) (https://yksa.mikkeliamk.fi) Käyttäjän ohje
KÄSITTEET JA LYHENTEET Palveluntarjoaja YKSA AMS Mikkelin Ammattikorkeakoulu Arkistonpalvelun työnimi Arkistonmuodostussuunnitelma. Suunnitelma siitä kuinka organisaatio hallitsee asiakirja- aineistoaan. Luokitus perustuu usein organisaation tehtäviin, toimintoihin ja näissä syntyvien asiakirjojen tyyppeihin.
SISÄLLYSLUETTELO 1. Perustiedot...4 2. Peruskäyttäjän toiminnot...5 2.1 Aineiston haku ja selaus...5 2.2 Aineiston lisäys...11
1. Perustiedot YKSA- sovellus ja organisaatio- käyttötapausmalli on erilaisille organisaatiolle suunniteltu sovellus arkistoidun sähköisen aineiston hallintaan ja jakeluun. Aineistonhallinta perustuu aineiston luokitteluun. Ennen kuin asiakkaan aineistoja liitetään järjestelmään, on järjestelmään luotava hierarkkinen luokittelu. Tallennettava aineisto liitetään tähän luokitteluun ja aineisto on haettavissa ja selattavissa tämän luokittelun perusteella. Myös aineiston käyttöoikeuksien hallinta perustuu tähän luokitteluun. Asiakas määrittelee käyttöliittymän avulla käyttäjäroolit järjestelmään. Rooleihin liitetään tieto siitä mitä oikeuksia käyttäjillä on luokiteltuun aineistoon. Käyttäjien kirjautumistiedoista on käytävä ilmi rooli, johon käyttäjä järjestelmässä kuuluu. Jos käyttäjä ei kuulu mihinkään rooliin, ei järjestelmään tallennettu aineisto ole käytettävissä. Käyttöliittymän avulla voidaan siis hallita luokittelua, sekä käyttäjien rooleja ja tätä kautta oikeuksia arkistossa olevaan aineistoon. Lisäksi käyttöliittymän kautta voidaan lisätä aineistoa arkistoon, hakea ja selata aineistoa, muokata aineiston metatietoja sekä ladata aineistoa arkistosta. Vaikka liittymän kautta on mahdollista lisätä aineistoa arkistoon, on syytä ottaa huomioon asiakkaan verkkoyhteyksien laatu ja arkistoitavan aineiston koko. On suositeltavaa, että isot tiedostot (yli 100 Mt, riippuen yhteysnopeuksista) ja suuret ääni- ja video-tiedostot toimitetaan palveluntarjoajalle erinä erillisellä siirrettävällä medialla arkistoon siirtoa varten. Näistä isoista tiedostoista konvertoidaan tarvittaessa internet -käyttöä varten käyttökopiot. Alkuperäiset aineistot säilytetään LTO nauhoilla ja ovat tarvittaessa erikseen tilattavissa palveluntarjoajalta. Erien toimitus sovitaan erikseen asiakkaan kanssa.
2. Peruskäyttäjän toiminnot Peruskäyttäjällä tarkoitetaan käyttäjää, jolla ei ole oikeuksia luokituksen ja oikeuksien hallintaan järjestelmässä. Peruskäyttäjä voi roolilleen asetetuista oikeuksista riippuen hakea, ladata, lisätä ja muokata aineistoa arkistossa. 2.1 Aineiston haku ja selaus Aineiston haku tapahtuu hakulomakkeen tai selausliittymän kautta. Hyvin kuvailtu aineisto löytyy parhaiten hakulomakkeen (Kuva 1) kautta. Selausliittymä (Kuva 7) on tarkoitettu nimensä mukaisesti materiaalin luokituksen hahmottamiseen ja selaamiseen jos käyttäjä ei varsinaisesti tiedä mitä on etsimässä. Kuva 1. Hakulomake.
Vapaateksti kenttään annettuja hakusanoja haetaan dokumentin nimekkeestä, aiheesta ja vapaamuotoisesta kuvauksesta. Muihin kenttiin annettuja tietoja haetaan niiden nimen mukaisesta metatiedosta. Jokerihaku suoritetaan lisäämällä tähti (*) merkki hakusanan eteen ja/tai perään. Alasvetovalikoista voi haun kohdistaa johonkin tiettyyn aineistolajiin/-tyyppiin tai tietyn AMSluokan aineistoon. Hakutuloksesta pääsee dokumentin metatietoihin (Kuva 5) klikkaamalla sen otsikkoa. Hakutulos sivun oikeaan laitaan on sijoitettu toiminnot hakutuloksen jalostamista varten. Hakua voi rajata lisää aineistotyypin perusteella tai antamalla lisää hakuehtoja. Kuva 2. Hakutulos listauksena.
Valitsemalla hakulomakkeelta alasvetovalikosta lajin kuvat, saa haun kohdistettua vain tallennettuihin kuviin ja hakutuloksen näkyviin albumina. Kuvan nimeä/otsikkoa klikkaamalla pääsee tarkastelemaan dokumentin metatietoja (Kuva 5). Kuvakkeista kuvan alapuolella, dokumentin voi ladata tai tallentaa koriin. Kuva 3. Hakutulos, pikkukuvat.
Jos arkistoidusta videosta tai äänitteestä on olemassa esikatseluversio, voi kyseiselle dokumentille syöttää sisällysluetteloon aikaleimoja joiden avulla navigointi helpottuu. Äänitteen tai videon aikajanalla voi siirtyä eteen- ja taaksepäin myös sivulla olevan soittimen kontrollipalkista. Palkin saa näkyviin viemällä hiiren osoittimen soittimen päälle. Aikaleimoja sisältävän sisällysluettelon muoto: Aikaleima ympyröidään hakasulkeilla ja otsikko annetaan heti aikaleiman perään [hh:mm:ss] otsikko tai [mm:ss] otsikko Esim. kuvan 4 sisällysluettelo metatiedoissa. [00:00] Intro [00:14] Juonto [00:32] Juttu alkaa [00:58] Haastattelu 1 [01:35] Haastattelu 2 Kuva 4. Liittymä videoiden ja äänitteiden esikatseluun.
Hakutuloksista tai selauksen kautta pääsee tarkastelemaan dokumentille annettuja metatietoja. Metatiedot on jaettu näkymässä välilehdille metatiedon tyypin mukaan. Välilehteä saa vaihdettua lomakkeen yläreunasta välilehden nimeä klikkaamalla. Lomakkeen oikeassa yläreunassa olevista kuvakkeista pääsee halutessaan (jos oikeudet riittävät), muokkaamaan metatietoja (Kuva 10), lataamaan kyseisen dokumentin omalle koneelleen ja esikatselemaan/ -kuuntelemaan (kuva 4) dokumenttia jos kyseessä on dokumentti johon liittyy esikatseluversio. Kuva 5. Dokumentin metatiedot.
Kori toiminto helpottaa dokumenttien latausta arkistosta. Hakutuloksista dokumentteja voi kerätä koriin, joka tallennetaan selaimen istuntoon. Koriin kerätyt tiedostot voi ladata kerralla arkistosta ZIP pakettina. Punaisesta x merkistä tiedostot poistetaan korista. Toiminto ei poista tiedostoja arkistosta. Kuva 6. Ostoskori. Selaus toiminto helpottaa arkiston luokituksen hahmottamisessa ja heikosti kuvailtujen dokumenttien löytämisessä. Selausnäkymästä dokumentteja voi etsiä niiden luokituksen perusteella. Luokan (ryhmän) alla näkyy aina kaikki kyseiseen luokkaan kuuluvat dokumentit. Kansioita (luokkia) selataan klikkailemalla plus/miinus ikoneja. Dokumentin otsikkoa klikkaamalla saa näkyviin dokumentin metatiedot (Kuva 5). Kuva 7. Selausnäkymä.
2.2 Aineiston lisäys Lisäys toiminnolla lisätään uusia dokumentteja arkistoon. Käyttöliittymän kautta arkistoon vietävien dokumenttien yläraja on 500 Mt. Rajoitus on käytännön sanelema. Keskimääräisillä internetyhteyksillä yli 500 Mt:n siirtäminen kestää tunteja. Aineiston lisäys tapahtuu valitsemalla AMS:n mukainen luokka ja tiedostoriville lähetettävän tiedoston sijainti työasemalla. Kun tiedosto on lähetetty arkistoon, aukeaa uusi näkymä (Kuva 10), jossa dokumentti kuvaillaan metatiedoilla. Jos käyttäjän täytyy poistua työasemaltaan lähetyksen jälkeen ennen kuin hän ehtii suorittaa kuvailun loppuun, jää arkistoitu resurssi keskeneräiseksi arkistoon. Keskeneräistä resurssia ei löydy arkistosta normaalin haun kautta. Tällaiset keskeneräiset kuvailemattomat resurssit löytyvät Lisäys näkymän Hae Kuvailemattomat linkin kautta. Tätä toimintoa voi käyttää hyödyksi silloin jos dokumenttien lähettäminen arkistoon kestää kauan, eikä ole aikaa jäädä odottamaan siirron valmistumista. Kuva 10. Dokumentin lisäys.
Ennen kuin dokumentin voi tallentaa arkistoon, on se kuvailtava vähintään pakollisilla metatiedoilla (Kuvan 10 lomakkeella tähdellä merkityt kohdat). On hyvä kuitenkin muistaa, että dokumentin perusteellinen kuvailu palvelee säilytystä ja tekee dokumentista helpommin löydettävän. Huomioitavia asioita ovat Julkisuus, salassapitoaika ja säilytysaika. Jos dokumentti on määritelty salaiseksi, on sille annettava salassapitoaika. Jos dokumentti on pysyvästi säilytettävä, annetaan kenttään kirjaimet SP. Jos dokumentin haluaa määritellä pysyvästi salaiseksi, käytetään kirjainyhdistelmää PS. Salassapitoaika ja säilytysaika, pois lukien pysyvästi säilytettävät ja salaiset, on annettava kokonaisina vuosina (vain numeroita). Kuva 11. Metatietojen muokkaus/lisäys.