1 KYLÄTOIMIJAN TIEDOTUSNIKSIT Terhi Välisalo / Hyvä kylä -hanke Suupohjan Kehittämisyhdistys ry 28.2.2008 Tässä lyhyessä opuksessa esitellään suupohjalaisten kylätoimijoiden käytettävissä olevia viestintäkanavia, ja ohjataan jo käytettävien viestintätapojen käytössä. Taka-ajatuksena on kylätoiminnan tehostaminen ja uuden kylätoimijaväen innostaminen mukaan toimintaan. TIEDOTTAJAN VAI EI-KENENKÄÄN-ERITYISEN HOMMAA? Harvoissa kyläyhdistyksissä on nimettynä erityistä viestintävastaavaa. Joku hoitaa nettisivuja, se sun tämä hoitaa lehti-ilmoittelua ja puskaradio toimii jos toimii. Varsinkin toiminnan ollessa laajaa olisi hyvä nimetä joku hyvät viestijätaidot omaava ihminen tiedotusvastaavaksi. Tässä on myös tapa saada uusia nuoria ihmisiä mukaan, sillä he ovat yleensä kykeneviä erilaisten medioiden hallintaan ja hyvään suomenkieleen. SUOMEA? Viestien välittäjänä on useimmiten kirjoitettu tai puhuttu kieli. Sen on oltava hyvää ja kieliopiltaan vähintään siedettävää. Hyväkin asia saattaa jäädä huomaamatta huonon suomenkielen takia. Paras tapa kertoa asiasta on sanoa se suoraan mahdollisimman vähin sanoin. Kyläyhdistyksestä kannattaa seuloa se ihminen joko viestijäksi tai ainakin kielipoliisiksi, joka asian parhaiten taitaa. Joskus viestin vastaanottaja ei osaa suomea. Mieti, miten ei-suomenkielinen voisi vastaanottaa viestisi. Voisiko kirjallisen ilmaisun lisäksi käyttää enemmän kuvia? JÄRJESTELY Viestin voi järjestää niin, että pääasia tulee ensin ja sivuvivahteet sitten. Toinen tapa järjestää viestiä on asetella se kauniisti paperille tai ruudulle jotain selkeää logiikkaa käyttäen. Hyvä tapa on jakaa paperit ja julisteet kolmeen yhtä suureen osaan ja asettaa jakolinjoille pääasiat. PÄÄASIA Vaikka kieli ja sanomat olisivat hyviä, on niitä hankala ymmärtää, jos ne on tungettu liian pieneen tilaan tai korostettu monin eri värein, korostuksin ja välimerkein. Looginen ja väljä asettelu auttavat yllättävän paljon viestin perille menossa. Asettelussa hyvä maku on usein hyvin yksinkertaistettua.
2 PAPERIMATERIAALIT Jo aikojen alusta lähtien on lappuja ilmoitustauluille. Lisäksi kirjeitä lähetellään edelleen paljon tietoa välittämään. Nykyisin on helppo hukkua lippulappujen tulvaan, ja siksi kannatta keskittyä viestin erottautumiseen. kaikkien kyläläisten perinteinen KIRSIKKAILTA Ulkonäkö Mitä erikoisemman mallinen ja värinen muihin ympäröiviin viesteihin verrattuna ilmoituksesi on, sen helpommin sanoma tulee bongattua. Mitä enemmän uskaltaa käyttää tyhjää tilaa viestissään, sen paremmin ne vähät sanat jäävät mieleen. Kuva Kuva + teksti kertovat paljon enemmän kuin pelkkä teksti. Valitse kuva maulla äläkä liimaa niitä yksi toisensa viereen silloin niistä lähtee tehoa pois. Kuvia saa netistä ilmaiseksi, kuten sivulla näkyvä voikukkakuva. Muuten niitä ei saa käyttää ilman sen oikeudet omistavan lupaa. Tekstikikat Viestiä voi korostaa lihavoimalla, kursivoimalla tai alleviivaamalla. Vain yhtä keinoa kannattaa käyttää yhdessä tekstissä. Muutoin tekstin lukeminen vaikeutuu. Nykyisen alleviivaus liitetään lähinnä nettilinkkeihin, joten sitä kannattaa käyttää harkiten muissa yhteyksissä. Ison otsikon näkee Kirjasinkoon pitää olla julisteessa tai kyltissä suuri, noin kaksi kertaa suurempi kuin luulet. Tee testi, ja yritä lukea seinälle ripustamaasi tavallista kirjettä vauhdista. Ei tule mitään! Ja mitä suurempi vauhti, sen suuremmat ja yksinkertaisemmat kirjaimet ja kuvat pitää olla. Lyhyen ison otsikon ehtii lukea vauhdistakin. Yleensä riittää, että otsikko saa ihmisen pysähtymään ja lukemaan lopunkin viestin. Aika: 29.2.2030 kello 25.00 Paikka: Seuraintalo (Kylänraitti 1) Marja Makoisan ohjaama näytelmä Poimijan painajainen kirsikkabuffetti kirsikankiven sylkykisa lastenkaitsentaa Kaikki makusuut, tervetuloa! Järjestää Peräkylän Ponnistus Lisätietoja Matti Mallimies 040-123 4567 Paikka Missä ihmiset pysähtyvät luonnostaan? Missä ihmisillä on aikaa lukea viestejä? Missä viesti www.100apes.net yllättää myönteisesti? Julisteet ja varsinkin värijulisteet ovat kalliita, joten tee muutama hyvä ja levitä ne kohderyhmälle luontaisiin paikkoihin. Julisteisiin, joissa ei muuten ole vanhenemispäivää, kannattaa merkitä ajankohta, jolloin se saadaan poistaa taululta.
3 SÄHKÖPOSTI JA -LISTAT Sähköpostittelua käytetään usein silloinkin, kun jokin muu viestinnän tapa olisi parempi. Sähköpostilistat ovat kuitenkin helppoja, nopeita ja halpoja tapoja viestittää kylätoimijoiden keskuudessa. Sähköpostilistoja voi kukin luoda omaan sähköpostiosoitteeseensa. Yksi näppärä tapa käyttää listoja on http://lista.suupohja.fi palvelu, jossa voi luoda erilaisia postituslistoja ilmaiseksi. Yhden listan taakse voi laittaa tietyn ryhmän jäsenet, eikä kenenkään enää tarvitse rakennella erikseen omaan postiin omia sähköpostilistoja. - Halpa. - Nopea. - Voi jakaa helposti tekstiä, kuvia, ääntä, videota ja muuta dataa. Huonoa - Kaikki eivät vielä käytä usein pitää tuplaviestittää osalle toisella tavalla. - Ryhmäviestittely ei ole henkilökohtaista. - Viesti voi kadota tiedotusmassaan. - Viestin lukuhetkeä ei tiedetä. - Ei sovellu asioihin, joihin pitäisi reagoida nopeasti. - Väline ei ole hyvä keskusteluihin. - Perimmäisillä kylillä yhteydet voivat olla vielä todella huonot. TIEDOTUSVÄLINEET Kyläyhdistyksen budjetteihin nähden lehti-ilmoitukset ovat yleensä kalliita. Lehtiin voi yrittää kirjoittaa juttuja tai lähettää lehdistötiedotteita. Lisäksi monissa paikallislehdissä on yhdistystoimintaa- ja tapahtumat palstoja, joihin tietoja saa ilmaiseksi. Lehdistötiedote ja -tilaisuus Muutama nyrkkisääntö on hyvä muistaa lehdistötiedotetta tehdessä. Ensimmäiseksi pitää kertoa yhdinsanoma. Kiireinen toimittaja ei ehdi välttämättä lukea koko paperia ennen kuin päättää, onko asia tarpeeksi mielenkiintoinen uutisoitavaksi. Lehdistötiedote on aina alle yhden sivun pituinen. Lopuksi tarjotaan lisätietomahdollisuus antamalla jonkun asianosaisen nimi ja yhteystiedot. Tiedotteen voi jakaa myös vasta lehdistötilaisuudessa, joka kutsutaan koolle erillisellä kutsulla. Tilaisuutta kannattaa pitää vain median kannalta isoista asioista, ja aikana, jolloin lehtien valmistaminen ei ole kuumimmillaan. Lehdistö pitää myös kahvista ja varsinkin ruoasta.
4 PUHELU Monet ovat unohtaneet uusien teknisten viestintävälineiden taakse vanhan kunnon puhelimen. Moni asia hoituu puhelimella paremmin kuin tekstaten tai sähköpostitellen. - Erittäin henkilökohtaista. - Syntyy keskustelua ja asia rullaa nopeasti eteenpäin. - Väline on useimmilla aina taskussa. Huono - Joskus pelkkä ääni ei riitä kertomaan laajaa tai visuaalista asiaa. - Välineen käyttö rajoittuu sosiaalisesti hyväksyttäviin aikoihin. - Isolle porukalle viestiessä se on melko hidasta. TEKSTIVIESTIT Tekstiviestilistat ovat näppäriä, kun on tarve viestittää pienelle ja samana pysyvälle porukalle, eikä tarvitse huolehtia siitä, että tieto olisi aivan kaikkien saatavilla. Jos mieltyy tekstiviestitiedottamiseen, kannattaa laskea onko viestien yksittäishinta vai pakettihinta edullisempi. Oma puhelin Aina voi laittaa tekstarin usealle sormet ruvella kännykkää naputtaen, mutta on olemassa helpompiakin keinoja tekstata usealle samalla kertaa. Omaan puhelimeen voi perustaa tekstiviestien jakelulistoja jo olemassa olevista tallennetuista yhteystiedoista. Tutki siis puhelintasi. Nettipalvelut Toinen tapa on joidenkin kännykkäoperaattorien tarjoama puhelinliittymän oheispalvelu, jossa tekstiviestejä voi lähettää netin kautta omasta liittymästä. Vastaanottaja ei näe onko viesti lähetetty netistä vai suoraan puhelimesta. Jos puhelinliittymää hankkii sen nettitekstareiden perusteella, kannattaa kysyä, saako nettipalveluun tallennettua numeroita ja voiko niistä muodostaa ryhmiä. Se ei välttämättä ole kaikilla operaattoreilla mahdollista. On olemassa myös puhelinliittymiin kytkeytymättömiä tekstiviestinlähetyspalveluja. - Nopea. - Henkilökohtainen (jos muistaa kirjoittaa ryhmäviestinkin sinä -muodossa). - Melko halpa. - Ei tule kirjoiteltua turhia. Huonoa - Puhelimen tekstiviestien jakelulistan käyttämisestä viulut maksaa yleensä toimija, ei esimerkiksi kyläyhdistys.
5 ESIMERKKI PERÄKYLÄSTÄ Kyläyhdistys nimeää itselleen tiedottajan. Hänen tehtävinään on viestiä seuran sisäisesti, toisille alueen seuroille ja toimijoille, sekä kunnalle ja isolle yleisölle. Hän voi tehdä seuraavanlaisen suunnitelman käyttämistään tiedottamisen välineistä. Tapahtumien tullessa lähelle, hän laatii aikataulutetun suunnitelman ja noudattaa sitä. Näin tärkeitä viestintäasioita ei unohdu. - Johtokunnan asiat o puhelut puheenjohtajalta tehtävän antamiseksi o tekstiviestilistalla kokousajankohdat ja -paikat o esityslistat ja pöytäkirjat sähköpostilla, parille paperisina postilaatikkoihin - Pitää yhteyttä muiden kylän yhdistysten avaintoimijoiden kanssa o puhelut o sähköpostilista - Hoitaa tiedotus jäsenille o sähköpostilista o ilmoitustaulu - Hoitaa yleinen imagonkohotus o paikallislehtien jutut o näkyminen tapahtumakalentereissa - Hoitaa yhdistyksen tapahtumamarkkinointi o tapahtumakalenterit o lehti-ilmoitukset