Tik-76.612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 3 Projektisuunnitelma
Luentokartta Projektin elinkaaren vaiheet Aika Ti 12.3. To 14.3. Ti 19.3. To 21.3. Ti 26.3. To 4.4 Ti 9.4. To 11.4. Ti 16.4. To 18.4. Ti 23.4. Luentoaihe Kurssin aloitus Projektin synty Projektisuunnitelma Projektin käynnistäminen Työmäärien arviointi Projektin ohjaus Projektihallinnan työkalut Projektien erilaisuudet Laadunohjaus Ohjelmistoliiketoiminta Projektin päättäminen synty suunnittelu käynnistys ohjaus päätös operointi 2
Projektisuunnitelma -osuuden tavoite Projektisuunnitelmaosassa kerrotaan projektisuunnitelman sisällöstä, sen merkityksestä työn ohjaajana sekä projektin laajuuden hallinnassa. Lisäksi kuvataan projektin elinkaaren päävaiheet sekä keskitytään organisaation muodostamiseen, henkilöstön motivointiin sekä tavoitteiden asettamisen tekniikoihin. Määritelty aloituspiste Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Tuki ja / tai linja-organisaatio Projekti synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla ohjaus 3
Harjoitustyön aikataulu Ti 12.3. Kurssin aloitus Harjoitustyön läpikäynti To 14.3. Ti 19.3. To 21.3. Ti 26.3. Projektin synty Projektisuunnitelma Projketin käynnistäminen Työmäärien arviointi Ryhmien muodostuminen Etappi I Projektisuunnitelman esiversio projektin tavoitteet projektin mittarit projektin elinkaari projektin organisointi osallistujien henkilökohtaiset tavoitteet kommunikointisuunnitelma projektin hallintamekanismit olettamukset To 4.4 Projektin ohjaus Etappi II Projektisuunnitelman asiakasversio Ti 9.4. Projektihallinan työkalut To 11.4. Projektien erilaisuudet Etappi III - Edistymisraportti Ti 16.4. Laadunohjaus To 18.4. Ohjelmistoliiketoiminta Etappi IV Edistymisraportti Ti 23.4. Projektin päättääminen 4
Sisällysluettelo Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 5
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 6
Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin toteuttamisen kannalta oleelliset rakenteet, toimintatavat ja tehtävät. Projektisuunnitelma rakentuu esimerkiksi seuraavista osista: Projektin esittely; tausta ja suhde muihin projekteihin Projektin sisältö; tavoitteet, laajuus, tehtävät, lopputuotteet, työmääräarviot, lähestymistavat, aikataulut ja budjetit Projektin rakenne; organisaatio, henkilöt, roolit, tiimit, yhteistyön muodot, budjettijakauma, liittymäkohdat muihin järjestelmiin tai projekteihin Projektin hallintamekanismit; raportointi, palaverit, mittarit ja projektin seurantavälineet, hyväksymismenettelyt Projektin riskien kartoitus Olettamukset, joihin projektin suunnittelu perustuu 7
Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Esimerkki projektisuunnitelman rakenteesta: 1 Projektin kuvaus 1.1 Kohde 1.2 Tarkoitus ja tausta 2 Tavoitteet ja toteutusperiaatteet 2.1 Tavoitteet 2.2 Toteutusperiaatteet 2.3 Rajaukset 3 Tulokset 4 Panokset 4.1 Resurssit 4.2 Budjetti 5 Ympäristö 5.1 Toimintaympäristö 5.3 Tekninen ympäristö 5.4 Menetelmäympäristö 6 Organisaatio 6.1 Organisaatiorakenne 6.2 Vastuut 6.3 Johtoryhmä 6.4 Projektipäällikkö 6.5 Projektiryhmä 6.6 <Muut ryhmät> 7 Ohjaus 7.1 Kokoukset 7.2 Raportointi 7.3 Tulosten hyväksyminen 7.5 Hankintojen hallinta 7.6 Muutosten hallinta 7.7 Riskien hallinta 8 Toimintasuunnitelma 8.1 Projektin rakenne 8.2 Aikataulu 8.3 Työsuunnitelma 8.3.1 <Työpaketin 1 tunnus ja nimi> 9 Laadunvarmistus 9.1 Laatutavoitteet 9.2 Laadunohjausmenettelyt 10 Turvallisuus 11 Tiedottaminen 11.1 Projektin sisäinen tiedottaminen 11.2 Projektin ulkoinen tiedottaminen 12 Projektia koskevat asiakirjat 13 Termit ja lyhenteet 8
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 9
Tavoitteet Projektisuunnitelman tavoitteena on toimia loogisena jatkona Business Caselle ja sopimukselle. Projektisuunnitelma tehdään ennen projektin käynnistämistä ja siihen kootaan edeltävissä vaiheissa tuotettu tieto. Projektisuunnitelma tarkentaa jo Business Casessa esitettyjä tietoja suunnitellusta investoinnista Projektisuunnitelma sitoo yhteen projektin perustekijät vastaten mm. seuraaviin kysymyksiin: Mikä on projektin tarkoitus ja mihin se liittyy? Mitä projektissa aiotaan tehdä, miten ja milloin? Kuka projektin tekee? Miten projektia hallitaan? Mitkä ovat projektiin liittyvät riskit? Minkä olettamusten varassa projektia suunnitellaan?
Tavoitteet Journey Management Program Management Project Management Objectives: Gain commitment to achieve goals Direct resources and manage risks Manage capacity for change Aligns Context, content and course of action Business Results & Value Leads Complexity, Integration and releases To Deliver Business Capability Manages Scope, quality, effort, risk and timeline Deliverables Accenture: Business Integration Methodology 11
Tavoitteet Projektimanagerin tehtäväkenttä kysely (mihin projektimanageri käyttää aikansa?): Aikataulun valvonta ja toimenpiteet, 85% Resurssien hallinta, 83% Kommunikointi, 80% Sitouttaminen, 74% Rajapyykkien suunnittelu ja asettaminen, 70% Muutosten hallinta, 60% Projektisuunnitelman hallinta, 57% Johdon tuen varmistaminen, 45% Konfliktien hallinta, 42% Alihankkijoiden hallinta, 38% Tehtäväkenttäkysely on esitetty kirjassa: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 8
Tavoitteet Projektin hallintamalli Ohjaus Projektin asettaminen Projektin suunnittelu Projektin valvonta Projektin päättäminen Projektin valinta Projektin ositus ja vaiheistus Edistymisen seuranta ja ennusteet Tuloksen hyväksyntä Tavoiteasettelu Tehtävien ja työmäärien arviointi Raportointi ja päätöksenteko Projektin organisointi Aika- ja resurssisuunnittelu Muutosten hallinta Kustannussuunnittelu Laadun varmistaminen Riskien arviointi Sopimusten hallinta 13
Tavoitteet Projektin tavoitteena on menestyksekäs läpivienti. Projektin onnistumista voidaan tarkastella monesta näkökulmasta. Menestyksekkään ohjelmistoprojektin piirteitä ovat esimerkiksi LAAJUUS TULOS LAATU aikataulun pitäminen budjetin/työmäärien pitäminen järjestelmä toimii odotetusti järjestelmä on helppo ylläpitää selkeät ja kommunikoidut tavoitteet jotka on saavutettu RAHA AIKA 0% projekti on siinä mukana olleiden yksilöiden näkökulmasta mielekäs Failed Failed 31% 31% TOP 5 REASONS FOR FAILURE Lack of user input Incomplete requirements and specifications Technological incompetence Changing requirements and specifications Lack of executive support Delivered Late 53% Success 16% A study by the Standish Group International consisting of 8,000 software development programs/projects at 365 companies TOP 5 REASONS FOR SUCCESS User involvement Realistic expectations Clear statement of requirements Proper planning and estimating Executive management support 100%
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 15
Projektin elinkaari Projektin elinkaari muodostuu sarjasta tehtäviä, jotka ovat jokaiselle ohjelmistoprojektille tyypillisiä. Elinkaari on kuitenkin aina projektikohtainen ja vaihtelee toteutustavan ja käytettävien tekniikoiden mukaan. Esim. räätälöidyn ja pakettitoteutuksen elinkaari on erilainen, koska suunnittelun ja ohjelmoinnin määrä vaihtelee. Samoin toteutuksen lähestymistavasta riippuen voi olla mahdollista että vaiheet eivät ole selkeästi peräkkäisiä vaan esimerkiksi osin iteroivia. Projektisuunnitelmaa laadittaessa kuitenkin ymmärrettävä miten projekti etenee. Requirements analysis Vaatimusten kartoitus, käyttäjien toiveiden dokumentointi, toiminnallisuus Specification Design Yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä järjestelmä tulee tekemään Järjestelmän suunnittelu Coding Järjestelmän rakentaminen Verification & validation Testaus Tyypillinen projektin elinkaari: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 4 Implementation / installation Maintenance & support Käyttöönotto Järjestelmän ylläpito 16
Projektin elinkaari Jos tarkastellaan koko tapahtumaketjua projektin valmistelusta sen loppuun, voidaan elinkaari hahmottaa seuraavalla tavalla: Synty Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto Projektin päättäminen Strateginen tarve, kehitysidea, prosessiuudistus Projektin arviointi; balanced scorecard, taloudellinen näkökulma, riskien arviointi Projektin suunnittelu: tavoitteet, laajuus, resurssit, aikataulut, budjetit Kehitykseen liittyvä suunnittelu Ohjelmointi Testaus Tiedon konvertointi Ohjeistus, käyttäjäproseduurit Koulutus Muutoshallinta Tiedotus Mittareiden analysointi Projektin loppuraportti Palkitseminen Ylläpitoon siirtyminen 17
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 18
Projektin osapuolet Projektin osapuolina tarkoitetaan tässä projektin toteuttamiseen liittyvää organisaatiota. Projektin sidosryhmät on laajempi käsite, jolla tarkoitetaan ulkoisia viiteryhmiä, jotka liittyvät projektin toteutukseen. Steering group Project manager raportointivastuu QA Design team leader Implementation team leader Designer Designer Technical and functional support Implementation team member Implementation team member Implementation team member Project team roles Project manager Design and implementation team leaders Team members (desinger, implmentation team member, testing team member...)
Projektin osapuolet Vaihekohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit ohjelmistoprojektin eri vaiheissa A Project Mgr. Management and leadership visionaire B Stage planning and implementation - subprojects - mgmt and leadership Design Implementation Testing Roll-out C D Work Cells lead by process owners Individuals with work ownership and personal profile P1 P2 P3 P4 P5 P1-P5=Processes to be implemented Esimerkki johtamisen tasoista ja organisoinnista. Esimerkkiorganisaatiotasot ja niiden mukaiset roolit löytyvät useista ohjelmistoprojekteista. 20
Projektin organisointimallit Toimintokohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit. Osaprojektit. Budjetti/aikatauluvastuu PROGRAMME MANAGEMENT/PROGRAM OFFICE - Project management - Quality management - Cost /Schedule - Business case management performance control - Resource management - Status reporting - Change control - Risk management INFRASTRUCTURE - Development Environment - Functional Architect - Technical Architect - Development Environment - Functional Architect - Technical Architect - Data Architect - Database Administration - Standards and Procedures - Data Architect - Database Administration - Standards and Procedures APPLICATION Project organisation User design verification Project team training Business object class design System test and roll-out planning Construction and unit testing System test execution Technical and application architecture design, construction and testing System roll-out CHANGE MANAGEMENT Training: Training: - Training material creation - User procedure creation - Training material creation - User procedure creation - Leadership training - Change agent training - Leadership training - Change agent training Human Human resource - Usability and assurance resource - Usability and assurance - Management commitment - Job desc.ription - Management commitment - Job desc.ription - Communication - Measurement model - Communication - Measurement model 21
Projektin organisointimallit Prosessiorganisaatio. Tässä mallissa toteutettavat liiketoimintaprosessit ymmärretään kokonaisuuksina siten, että toteutuksessa ei puhuta vain järjestelmän toteuttamisesta vaan myös kaikista muista tarvittavista osista, kuten manuaaliset prosessin osat, prosessiin liittyvä koulutus, manuaalit, käyttäjäproseduurit, prosessin mittarit jne. Tiimit toimivat itsenäisesti, mutta siirtyvät kunkin vaiheen vetäjän alaisuuteen elinkaaren mukaisesti. Budjetti/aikatauluvastuu Projektimanageri johtaa,visioi ja varmistaa menestystekijöiden olemassaolon. Projektin hallinta Osavaiheen vetäjät suunnittelevat ja toteuttavat vaiheen. Suunnittelu Rakennus Testaus Käyttöönotto Prosessinomistajat varmistavat prosessin toimivuuden ja sisällön. Toteutettavat liiketoimintaprosessit Tiimit toteuttavat suunnitelmat tiimin vetäjän johdolla. Prosessi Raportti Testaus Online Host Rollout Yksilöt toimivat tiimeissä rooliensa ja henkilökohtaisten tavoitteidensa ohjaamina. 22
Projektin organisointimallit Prosessin toteuttaminen kokonaisuutena. Matriisiorganisaation edut laadun omistaminen vaiheesta toiseen on tiimien vastuulla. Tiimit Prosessitiimi Raporttitiimi Online-tiimi Projektin vaiheet Suunnittelu Rakennus Testaus Käyttöönotto Ylläpito Kirjanpitoprosessi Järjestelmäkehitys Käyttäjäkoulutus Helpit ja manuaalit Raportointi Budjetti- ja aikatauluvastuu Host-tiimi Liittymät Mittarit Help Desk Laatuvastuu ja omistajuus Automaattinen prosessin osa Manuaalinen prosessin osa 23
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 24
Teoriaa Projektinhallintaan liittyvää teoriaa miten suunnittelet projektin ohjauksen? Teoria X Keskivertoihmisellä on synnynnäinen inho työtä kohtaan Sen takia heitä täytyy pakottaa, määrätä ja kontrolloida Ihmiset pyrkivät pakenemaan vastuuta Teoria Y Työ on yhtä luonnollista kuin lepo ja leikki Pakottaminen ja kontrollointi eivät ole ainoita keinoja tehokkuuden saavuttamiseksi Sitoutumiseen vaikuttaa palkinto, joka liittyy tehtävän suorittamiseen Keskivertoihminen voi oppia kantamaan ja haluamaan lisää vastuuta Monella ihmisellä on hyvä mielikuvitus ja luovuutta 25
Projektitiimien muodostaminen Projektitiimit ja niiden tehtävät kuvataan projektisuunnitelmassa. Projektitiimien muodostaminen on projektipäällikön tärkeä tehtävä, jossa pyritään löytämään paras mahdollinen miehitys tehtävän suorittamista varten. Tiimien rakenteeseen ja miehitykseen liittyviä kysymyksiä ovat mm.: Mikä on kunkin tiimin jäsenen motivaatio? Mikä on henkilöiden osaamisprofiili ja urakehityshistoria/tausta? Haluaako henkilö kantaa vastuuta? Mikä on kunkin henkilön sopivuus juuri suunniteltuun tiimiin? Mitkä ovat ne tekijät ja ominaisuudet, jotka tekevät ko. tiimistä hyvän? Miten arvioit tiimin jäsenten tulevan toimeen keskenään? Parhaassa tilanteessa jokaisen tiimin jokainen jäsen haluaa tehdä sitä työtä, mikä hänelle on projektissa suunniteltu jokainen voittaa. 26
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 27
Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset Henkilökohtaiset tavoitteet on johdettava projektille asetetuista odotuksista, koska tämä on ainut tapa varmistaa, että projektin jokaisen henkilön toiminta tukee yhteistä tavoitetta projektin onnistumista. Projektin odotukset määrää yleensä projektin ohjausryhmä. Ohjausryhmän odotukset projektille voivat muodostua seuraavista osatekijöistä: Työprosessin ja lopputuotteiden onnistuminen Projektin lopputulos ja sen tuoma lisäarvo Lopputuotteen tuki liiketoiminnalle ja sen tulokselle Odotukset voidaan jakaa kahteen eri ulottuvuuteen: Ratkaisuun liittyvät tekijät sekä tapaan liittyvät tekijät (miten ratkaisu saavutetaan). Tarkastelemalla molempia ulottuvuuksia saadaan parempi kuva kaikista odotuksista. 28
Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset Esimerkkinä henkilökohtaisten tavoitteiden luomisesta on oheinen malli, jota käytetään aluksi ohjausryhmän odotusten dokumentoinnissa. Tavoitteena on viedä ohjausryhmän odotukset jokaisen tiimin ja yksilön henkilökohtaisiin tavoitteisiin siten, että kaikki toiminta projektissa tähtää ohjausryhmän odotusten täyttämiseen. Määritä Määritä ja ja dokumentoi dokumentoi ohjausryhmän ohjausryhmän odotukset odotukset Määritä Määritä odotukset odotukset ja ja tavoitteet tavoitteet eri eri tiimeille tiimeille Määritä Määritä odotukset odotukset ja ja tavoitteet tavoitteet yksilöille yksilöille Pidä Pidä odotus/ odotus/ tavoite tavoite keskustelut keskustelut Tue yksiloitä, Tue yksiloitä, varmista varmista menestys menestys Pidä seurantakeskustelut Pidä seurantakeskustelut Jatkuva Jatkuva urakehityssuunnittelu urakehityssuunnittelu Accenture ExPECT malli = Expectation, Planning, Execution, Checking and Tailoring 29
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 30
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - asettaminen Tavoitteiden asettaminen tehdään organisaatiossa ylhäältä alaspäin. Siinä jokainen esimiesasemassa oleva henkilö asettaa tavoitteet alaisilleen. Menestyksen luominen perustuu selkeään kommunikointiin. Projekti XXX toteuttamisprojekti Henkilö Pia Norrila Vastuualue Vaiheesta vastaava projektipäällikkö Esimies/Ohjaaja Nora Vähävirta Päivämäärä 03.01.2002 Tarkistuspäivämäärä 30.3.2002 (välitarkistus), 30.6. Global Assessment Tool 31
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - ohjausryhmä Tavoitteiden asettaminen aloitetaan dokumentoimalla ohjausryhmän asettamat hankkeen tavoitteet ja päämäärät. Nämä tavoitteet konkretisoidaan projektikohtaisesti tarkemmilla odotuksilla, jotka priorisoidaan (ks. seuraava sivu). Ohjausryhmä tulee muodostaa siten, että tärkeimmät sidosryhmät ovat edustettuina. HANKKEEN YLEISET TAVOITTEET JA PÄÄMÄÄRÄT: Parantaa yrityksen XX alueen liiketoiminnan kannattavuutta sekä kilpailukykyä: 1. Luomalla tehokkaammat ja laadukkaammat liiketoimintaprosessit 2. Parantamalla asiakaspalvelua laadukkaalla, visuaalisesti kehittyneellä sovellusratkaisulla ja käyttäjäympäristöllä, sekä korkealaatuisella käyttäjätuella 3. Parantamalla johdon informaation saamista 4. Lyhentämällä uusien tuotteiden ja niihin liittyvien toimintojen toteutusaikaa 32
Odotus Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - odotukset Paino Järjestelmän ja prosessien toimintavarmuus ja liiketoiminnan häiriötön jatkuvuus 5 Toiminnallisesti edistyksellinen, käyttäjäystävällinen ja tehokkaasti prosessia tukeva ratkaisu Rakentamiskustannuksiltaan edullinen järjestelmäarkkitehtuuria hyödyntävä ratkaisu, johon ei toteuteta yhtään pakollista enempää muiden järjestelmien kanssa päällekkäisiä toimintoja Aikataulun pitävyys (mutta ei lopputuloksen laadun ja toiminnallisuuden kustannuksella) 5 5 5 Hyvä tiimihenki ja työskentelyilmapiiri projektissa 4 Muutoksen hallinta ja business casen toteutuminen 4 Ulkopuolisten resurssien liiketoiminnallinen osaaminen 3 Ratkaisujen sopivuus tekniseen arkkitehtuurin 3 33
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - tiimit Projektille annetuista odotuksista johdetaan tavoitteet jokaiselle tiimille erikseen - tässä esimerkissä testaustiimille. 1. Vaiheen testauksen toteuttaminen suunnitelman mukaisesti. Kaikkien testattavien osa-alueiden (liiketoiminta, liittymät) kattavan testauksen toteuttaminen siten, että tehdyt aikataulu- ja budjettitavoitteet saavutetaan. 2. Testauksen laatu. Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden vastaavien lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen. 3. Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen työskentelyilmapiiri ja tehokas yhteistyö. Tavoitteena on varmistaa kaikkien sidosryhmien tietoisuus, hyväksyntä ja tuki tehdyille ratkaisuille koko projektin elinkaaren ajan. 34
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 4. Projektin kannustava ilmapiiri ja henkilöiden korkea motivaatio. 5. Avoimuus. Tavoitteena on ennen kaikkea varmistaa, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä. Jokaisen velvollisuus on osallistua ja kertoa omat ajatuksensa, huolensa ja mielipiteensä tehtävästä työstä ja kaikesta joka siihen liittyy lähimmälle esimiehelle tai yhteisissä tilaisuuksissa. Kannustava ilmapiiri syntyy avoimuudesta, vastuuntunnosta ja rohkeudesta. Projektissa noudatetaan avointa kommunikaatiota kaikilla tasoilla. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tietoa jaetaan aktiivisesti ja sitä odotetaan kaikilta projektiin osallistuvilta. Kaikki projektiin osallistuvat tukevat omalla panoksellaan yhteistä päämäärää menestystä. Erityisesti projektin johdon on työskenneltävä jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen. 6. Jatkuva kehittyminen innovaatio. Menestys syntyy toiminnan jatkuvasta kehittämisestä. Jokaisen velvollisuutena on pyrkiä kehittämään omaa ja projektin toimintaa. Keskusteluun osallistuminen pitää perustua kehittämiskohteen tunnistamiseen, parannuksen vaikutuksen analysointiin ja ehdotuksen tekemiseen. 35
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet tiimin jäsenet Tiimille asetetut tavoitteet puretaan jokaiselle tiimin jäsenelle henkilökohtaisiksi tavoitteiksi ensin tiimin vetäjälle, sitten tiimin vetäjän toimesta hänen suorille alaisilleen jne. Henkilökohtaiset tavoitteet koostuvat edelleen samoista osista kuin tiimin tavoitteet. 1. Vaiheen testauksen toteuttaminen aikataulussa ja budjetissa. Kaikkien testattavien osa-alueiden kattavan testauksen toteuttaminen siten, että: Tavoite 1: budjetin käytön tavoite on suunnitellun testauksen kontingenssin (10%) mukainen alitus. Tavoite 2: aikataulun osalta tavoitteena on valmistua kokonaisuudessaan testaussuunnitelman mukaisesti, mahdollisuuksien mukaan 2 viikkoa aikaisemmin kuin on suunniteltu. Tavoite 3: aikataulun hallintaan on kiinnitettävä erityistä huomioita. Aikarajat täytyy ennakoita ja huomioida suunnitelmissa ja ehdotettavissa toimenpiteissä. Tavoitteena on, että yhtään yllätystä ei synny, vaan mahdolliset myöhästymiset kyetään kertomaan etukäteen projektimanagerien kokouksissa. 36
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 2. Testauksen laatu. Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen. Tavoite 1: laatustandardien mukainen dokumentointi ja projektin läpivienti. Tavoite 2: ei merkittäviä huomautuksia laadunvarmistuksessa. Tavoite 3: testauksen laatu todetaan käyttäjien tekemässä Business Capability Testissä erinomaiseksi. Tavoite 4: järjestelmän käytettävyys, vasteajat ja luotettavuus tuotannossa on erinomainen. Sama todetaan tuotantoonoton jälkeisen ylläpidon hallittavuutena. 37
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 3. Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen yhteistyö. Tavoite 1: kaikki henkilöt ja sidosryhmät tietävät koko ajan mitä tapahtuu, kommunikointi osapuolille tehdään hyvissä ajoin etukäteen. Tavoite 2: jokaiselle liittymälle tehdään hyväksytty testaussuunnitelma ja aikataulu jo suunnitteluvaiheessa. Tavoite 3: tavoitteena on saavuttaa kiistaton epäformaali ja formaali hyväksyntä testauksen kaikille lopputuotteille. Formaalia hyväksyntää varten tehdään sitä tukeva dokumentaatio ja proseduuri. 4. Projektissa työskentevien motivaation varmistaminen. Tavoite 1: varmista jatkuvasti, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä. Tavoite 2: kuuntele alaisiasi ja heidän viestejään. Tunne kaikki alaisesi henkilökohtaisesti. Tavoite 3: kerro havaintosi johtotyöryhmälle ja osallistu aktiivisesti motivaation kehittämiseen projektissa. Tavoite 4: henkilökohtaiset tavoitteet on dokumentoitava ja keskusteltava tiimin jäsenten kanssa määräpäivään mennessä. 38
Case: Henkilökohtaiset tavoitteet 5. Avoimuus. Tavoite 1: dokumentoi ja jaa kaikki tieto. Kukaan ei saa olla korvaamaton jakamattoman tiedon ansiosta. Tavoite 2: työskentele jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen. Tavoite 3: tee itsesi tunnetuksi alaistesi keskuudessa. Pane itsesi likoon! 6. Jatkuva kehittyminen. Tavoite 1: tunnista kehityskohteita, innovoi ja esitä analyysi ehdotuksista perusteluineen. Tavoite 2: kannusta ja ohjaa alaisiasi jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Lyhyen tähtäimen tärkeät asiat: 1) Nopea prosessityöryhmien työn käynnistäminen ja koko projektitiimin saaminen työskentelemään yhteisen tavoitteen hyväksi 2) Tue kaikkia johtotyöryhmän nuorempia jäseniä toiminnan käynnistämisessä 3) Ole edelleen aktiivinen, ehdota toimenpiteitä ja parannuksia 4) Jatka ilmapiirin kohottamista ja menestyksen perustan luomista 39
Projektisuunnitelma Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet Projektin elinkaari Projektin osapuolet ja organisointimallit Projektitiimien muodostaminen Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet Kommunikaatiosuunnitelma 40
Kommunikaatiosuunnitelma Kommunikaatio muodostaa suuren osan projektipäällikön työstä. Se on myös yksittäisistä tehtävistä tärkeimpiä, koska sen avulla projekti sekä toimii suunnitelman mukaisesti (sisäisesti) että liittyy ympäristöönsä. Kommunikaation epäonnistumisella voidaan vaarantaa hyvänkin hankkeen tulevaisuus. Kommunikaation vaatimus syntyy esim. seuraavista syistä: Projektin tilaaja haluaa tietää projektista Projektin sidosryhmät haluavat tietää projektista Monitoimittajaprojektien koordinointi Liittymäjärjestelmien työn koordinointi Projektissa toimiva henkilöstö haluaa tietää missä mennään ja mitä on tulossa Avoin kommunikaatio johtamiskulttuurin osana 41
Kommunikaatiosuunnitelma Projektin johto voi kommunikoinnin avulla: Vahvistaa projektin vision ja tavoitteiden ymmärtämistä Tukea projektin hyväksyntää ja omistajuutta tilaajaorganisaation piirissä johdon ja henkilöstön Parantaa moraalia erityisesti liittyen projektissa tapahtuviin muutoksiin luomalla yhteistyön ilmapiiri avoimella kommunikaatiolla Varmistaa informaation oikeellisuus ja oikea-aikaisuus koskien projektiin liittyvää tiedottamista Hyötyjen saavuttamiseksi kommunikaatiosuunnitelman pitää: Sisältää selkeä tavoitemäärittely Tunnistaa eri ryhmät ja analysoida niiden tarpeet Määrittää lähetettävät sanomat Arvioida ja määrittää tehokkain kanava kullekin viestille ja yleisölle Arvioida kustannukset ja hyödyt liittyen viesteihin ja kommunikaatioon 42
Projektisuunnitelma osuus kertaus Opiskelijalla tulisi olla hyvä kuva siitä mitä projektisuunnitelma sisältää - rakenne mitä projektin perustamiseen liittyy erityisesti henkilöstö Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Tuki ja / tai linja-organisaatio Projekti synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla ohjaus 43