MAKSATUSHAKEMUKSEN ja SEURANTARAPORTIN LAATIMINEN Uudenmaan liiton rahoittamat hankkeet 6-aika ja EAKR 17.1.2018 Rakennerahastotiimi/Leena Dromberg ja Anu Heinonen 1
SISÄLTÖ: Flat Rate hankkeiden tukikelpoisuus ja maksatus Kirjanpito, maksatuksen laadinta Liitteet, salassa pidettävät henkilötiedot Henkilöstökustannukset: tukikelpoisuus, työaika, kirjaaminen Euraan ja liitteet Ostopalvelut: tukikelpoisuus, kirjaaminen Euraan ja liitteet Rahoitus, tulot ja sen kirjaaminen Lump Sum hankkeiden maksatus Seurantaraportin täyttäminen Huom! Ohjeet koskevat vain Uudenmaan liiton rahoittamia 6-Aika ja EAKR hankkeita. Ota huomioon, että muilla rahoittajilla on omat ohjeet, joita tulee noudattaa. 2
3 Ohjeet ja lomakkeet maksatushakemuksen laadintaan
4
Muista päivittää hankkeesi yhteyshenkilöt EURA2014- järjestelmässä! Hakijan perustiedot Yhteystietojen ylläpito HUOM! Kaikki maksatukseen ja hankkeeseen sekä muuhun tiedottamiseen liittyvä viesti välittyy vain Eurassa nimetyille henkilöille. 5
KIRJANPITO 6
Hankkeen kirjanpito ja maksatus Kirjanpitolain (1336/2017) mukainen kirjanpito Hankkeella oma kustannuspaikka tai oma tili Maksatuskauden kirjanpidon tulee sisältää kaikki maksatuskauden kustannukset, hankkeelle tulleen rahoituksen ja tulot tositekohtaisesti Maksatushakemuksessa esitetyt kustannukset = kirjanpidon kustannukset, jos eroa on, selvitetään erotus (esim. pääkirjaan) Flat rate kustannuksia ei kirjata hankkeen kirjanpitoon mikäli sisältyvät kirjanpitoon, esim. automaattivienteinä/- kirjauksina merkitkää selvästi pois esim. yliviivaamalla 7
Hankkeen kirjanpito ja maksatus Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteeksi: Kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä hankkeen tulojen ja välittömien menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka) Kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus) Selvitys arvonlisäveron kirjaamismenettelystä, mikäli ALV jää hankkeessa toteuttajan lopulliseksi kustannukseksi 8
MAKSATUSHAKEMUKSEN LAATIMINEN 9
Maksatushakemuksen laatiminen/eura2014 Päätoteuttaja laatii hakemuksen myös osatoteuttajien osalta (kerää tarvittavat tiedot ja liitteet, toimii yhteyshenkilönä) Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumma maksetaan päätoteuttajalle Päätoteuttaja maksaa osatoteuttajille sopimuksen mukaan 11 Vinkki: Hyödynnä taustalomaketta tietojen keräämisessä. Taustalomaketta ei tallenneta Euran liitteisiin.
Ennakkokysymys: Osatoteuttajan rooli vs. päätoteuttajan rooli maksatushakemuksen täyttämisessä, mitä osatoteuttajalta odotetaan Pää- ja osatoteuttajien keskinäiset käytännöt on sovittu yhteishankkeen sopimuksissa (hakemuksen liitteenä) Hallinnoijan vastuut ja velvollisuudet: yhteishankkeen koordinointi ja ohjaaminen; projektin kokonaisseuranta yhteystaho rahoittajaan päin (tietojen kokoaminen ja toimittaminen rahoittajalle yhteishankkeesta) tiedonkulun varmistaminen toteuttajien välillä noudattaa hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja laatii mahdolliset muutoshakemukset Eura 2014 -järjestelmässä laatii tarvittaessa oikaisuvaatimuksen Osatoteuttajien vastuut ja velvollisuudet: noudattaa hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja toimittaa maksatushakemusta ja seurantatietoja (indikaattoritiedot) varten tiedot hallinnoijalle de minimis seuranta oman osahankkeen osalta vastuu oman osahankkeen asiakirjojen säilytyksestä 12
Ennakkokysymys: Kysymys yliopistoissa tehtäviä hankkeita koskien: Onko maksatushakemuksen täyttäminen tutkijoiden tai professorin tehtävä vai hoituisivatko nämä byrokratiaan liittyvät asiat helpommin yliopiston hallinnon kautta? Maksatushakemuksen laadinnan tavat päättää organisaatio itse Joissain organisaatioissa maksatuksen laatii hallintohenkilöstö, joissain hankkeen projektipäällikkö parhaaseen tulokseen yleensä päästään kun hallinto ja substanssiosaaja laativat hakemuksen yhdessä (hallinto ei välttämättä ole perillä hankkeen sisällöstä tai sille kuuluvista kustannuksista) asiaa on hyvä resursoida jo hankehakemusvaiheessa Maksatushakemuksen saa Eurassa täyttää vain sellainen henkilö, jolla on henkilökohtaiset verohallinnon KATSO tunnukset Tunnuksia ei saa jakaa muille! 13
YLEISTÄ LIITTEISTÄ 14
Maksatushakemuksen liitteet Maksatushakemukseen liitetään vain pieni osa hankkeen tuottamasta dokumentoinnista muu aineisto säilytetään hankemapissa Euran toimivuuden kannalta erityisen tärkeää: Liitä vain rahoituspäätökseen kirjatut ja rahoittajan edellyttämät liitteet Muita liitteitä voidaan pyytää pistokoemaisesti nähtäväksi (lisätietopyyntö) Liitteet pdf- tai excel- muodossa Liitteet tulee muuttaa ohjelmallisesti pdf-muotoon skannauksen sijaan (skannattu asiakirja vie enemmän tilaa) Liitteiden koko rajattu (10 Mb). Pienempikin resoluutio liitettävissä dokumenteissa riittää! 15
Ennakkokysymys: Tarvitseeko esim. toimenkuvalomakkeille enää allekirjoitusta? Toimenkuva-, palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeita, hankintaselvityslomakkeita tai kirjanpitoajoja ei tarvitse enää allekirjoittaa Ainoat allekirjoitettavat dokumentit ovat: Työajanseurantalomakkeet Ohjausryhmän pöytäkirjat ALV selvitys Vinkki: Nouda päivitetyt lomakkeet materiaalipankista 16
Liitteiden lisääminen Euraan/päähakemus Muut liitteet: Osatoteuttajien kirjanpito, ALV selvitykset, kuvaus kirjanpidosta, allekirjoitetut Ohry pöytäkirjat, yms. yleiset liitteet Päätoteuttajan kirjanpito 17
Liitteiden lisääminen Euraan/taustalomakkeet Palkkoihin, ostopalveluihin, matkoihin ja muihin kustannuksiin kuuluvat liitteet liitetään maksatushakemuksen taustalomakkeille sen kustannuslajin yhteyteen, jota liite koskee 18
19 SALASSAPIDETTÄVÄT LIITTEET JA HENKILÖTIEDOT
EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR EU:n tietosuoja-asetus tulee voimaan 25.5.2018 Asetuksen voimaantulo tuo mahdollisesti muutoksia myös Euraan liitettävien dokumenttien osalta Esim. osallistujalistat, palkkaselvityslomakkeet, hankintasopimukset, salassapitomerkinnät Odotamme hallintoviranomaisen ohjetta asiasta Hanketoimijoille tiedotetaan mahdollisista muutoksista Siihen asti toimitaan nykyisillä ohjeilla 20
Maksatuksen salassa pidettävät liitteet (nykyinen ohjeistus) Jotta Eurasta ei muodostuisi henkilörekisteriä, tietyt henkilötietoja sisältävät liitteet tulee merkitä salaisiksi Pelkästään dokumentissa näkyvä nimi ei ole salassa pidon peruste esim. työajanseuranta, jossa näkyy nimi ja tehdyt työtunnit Jos nimeen yhdistyy henkilön palkkatietoja tai henkilötietoja dokumentti on salassa pidettävä 21
Maksatuksen salassa pidettävät liitteet/henkilötiedot Merkitse salaiseksi: Palkka- ja lomapalkka selvityslomakkeet - aina Pääkirja, jos siellä selkeästi yhdistyy henkilön nimi ja palkkatieto Työajanseurannat, jos niissä yhdistyy myös palkkatieto ja/tai sotu Vinkki: turhat salassapitomerkinnät hidastavat maksatuksen käsittelyä harkitse mitä merkitset salassa pidettäväksi 22
Henkilötiedot Eura2014 järjestelmässä 1. Palkkakustannukset Kirjauspv Kirjanpidon tili Tositenro Kustannus Selite Osa-/koko-aikainen 31.8.2016 12345 01-23435 palkat Pekka Päällikkö kokoaikainen 5432,1 31.8.2016 12345 01-23435 palkat Arja Assistentti osa-aikainen 1234,5 31.8.2016 12345 01-23435 palkat Juhani Asiantuntija osa-aikainen 1234,5 31.8.2016 12345 01-23435 palkat Projektipäällikkö kokoaikainen 5432,1 31.8.2016 12345 01-23435 palkat Assistentti A.A osa-aikainen 1234,5 Asiantuntija J.A osa-aikainen 1234,5 Yhteensä 15802,2 Maksatushakemuksen taustalomakkeiden tietokentissä, kustannusrivin nimessä tai selitteessä ei saa käyttää henkilöiden nimiä Käytettävä jotain muuta tunnistetta, esim. tehtävänimikettä Nimiä sisältävät hakemukset palautetaan hakijalle täydennettäväksi/korjattavaksi 23
Henkilötiedot Eura2014 järjestelmässä Vältä nimien käyttämistä myös liitteiden nimeämisessä 24
25 HENKILÖSTÖKUSTANNUKSET
Ennakkokysymyksiä: Mitä eroa on tehollisen työajan mallilla ja toisella mallilla kun täytetään työajanseurantaa ja kohdistetaan osaaikaisten palkkamenoja projektille? Vuosilomien ja sairaslomien jyvitys hankkeelle? Palkkojen raportointi, ylitöiden raportointi, palkallisten poissaolojen raportointi ja tarvittavat liitteet Lomapalkkojen- ja rahojen tilitysasiat Tuntikirjausraportit ja niiden sisältö 26
Hankkeen henkilöstö Vain päätöksessä nimetyille henkilöille voidaan maksaa hankkeelta palkkaa Mikäli tarve muuttaa henkilöstömäärää, tehtävänimikkeitä tai suunniteltua työaikaa, ota yhteys rahoittajaan mahdollinen muutoshakemus Henkilöstöllä oltava kirjalliset tehtävänkuvat = toimenkuvaluettelo Toimitetaan ensimmäisen maksatuksen liitteenä ja muutostilanteissa kumulatiivisesti päivitettynä Työsopimuksia tai palkkanauhoja ei toimiteta maksatuksen liitteenä 27
Tukikelpoiset henkilöstökustannukset Hanketoiminnasta aiheutuvia ja hankesuunnitelman mukaisia sisällölliseen toteutukseen liittyviä palkkakuluja Hankkeen toteutusaikana ansaitut kohtuulliset palkat, loma-ajan palkat, lomarahat, lomakorvaus, sairausajan palkka sekä lakisääteiset sivukulut: sosiaaliturva-, työttömyys-, ryhmähenki- ja tapaturmavakuutusmaksu eläkevakuutusmaksut (ml. varhaiseläkemaksut) 28
Tukikelvottomat henkilöstökustannukset: Flat ratella korvataan: Tulospalkkiot, bonukset, luontoisedut (mm. lounassetelit, puhelinetu), stipendit tai apurahat Lomapalkkavaraukset Tukityöllistettyjen kaikki palkkakustannukset Vapaaehtoiset työnantajan ottamat vakuutukset Ylityökorvaukset - huom! eri asia kuin liukuva työaika Yleinen henkilöstökoulutus, kehitys- ja virkistyspäivät Hankkeelle vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset, kuten organisaation johdon hankehallinnointi ja erilaiset tukipalvelut (talous- ja palkkahallinto, ict) Työterveysmaksut 29
Ennakkokysymys : Lomapalkkavaraukset - onko uutta tietoa EU:sta? ei uutta tietoa, joka vaikuttaisi nykyiseen käytäntöön todennäköisesti ohjelmakausi mennään loppuun nykyisillä käytännöillä Uudenmaan liitto hyväksyy sellaiset hankkeelle kuuluvat lomapalkkakustannukset, jotka on maksettu ennen viimeisen maksatuksen jättöpäivää (4 kk hankkeen päättymisestä) 30
Työajanseuranta Hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa Työajanseurantoihin päiväysmerkintä sekä työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset, myös sähköinen allekirjoitus käy Toimitetaan maksatuksen liitteenä niiltä kuukausilta kun hankkeelle on kohdennettu palkkoja Työajanseurannan tuntien, palkkaselvityslomakkeen ja kirjanpidon tulee täsmätä Osa-aikaisten työtunnit ja palkat eritellään erillisellä liitteellä, joka toimitetaan maksatuksen liitteenä Työajanseurannasta on saatava käsitys tehdyn työn sisällöstä ja miten se liittyy hankkeeseen 31
Esimerkkejä työajanseurannan työnkuvien sisällöstä Työntekijän nimi Pekka Päällikkö Kuukausi Elokuu 2016 Nimike Projektipäällikkö Pvm 2 3 4 5 6 Projektille tehty työ, työnkuvaus Projektin tunnit Muut työtunnit Yhteensä Riittävä kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 Projektin kustannusten laskeminen muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 5,00 2,00 7,00 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 4,50 7,50 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 3,75 7,75 Riittämätön kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. 2 Palaveri 6,00 2,00 8,00 3 Taloushallinto 1,00 7,00 8,00 4 Projektityö 5,00 2,00 7,00 5 Sekalaiset työt 8,00 0,00 8,00 6 Kuukausi yhteensä 39,00 30,25 69,25 Vinkki: kirjaa työn sisältö niin tarkasti, että ulkopuolinen lukija varmistuu siitä, että tehty työ kuuluu hankkeelle/on aiheutunut hankkeen toimenpiteistä 32 56,32 43,68 = 100 %
Tehollinen- vai kokonaistyöaika? Kaksi tapaa kirjata työtunnit valitse niistä toinen (Uudenmaanliitto suosittelee käyttämään kokonaistyöaikamallia) Olennaisin ero koskee lomapäivätuntien kirjaamista työajanseurantaan Tehollinen malli: lomapäivät merkitään 0-tunteina Kokonaistyöaikamalli: lomapäivät merkitään 0-tunteina, mutta lisätään kokonaistunteihin Arkipyhä- ja sairaslomatunnit merkitään 0-tuntina 33
Tehollinen- vai kokonaistyöaika? Tehollinen malli Todelliset työssäolopäivien tunnit (ei lomapäivien osuutta) Työajanseuranta: lomat merkitään nolliksi (ei hankkeen työaikaan eikä kokonaisyöaikaan) Palkkaselvityslomake: kokonaispalkka ei sisällä lomapäivien osuutta Lomapalkat eritellään lomapalkkaselvityslomakkeella Kokonaistyöaikamalli Kokonaistunteihin sisältyvät kaikki tunnit (myös lomapäivien tunnit) Työajanseuranta: lomat merkitään muihin tunteihin (ei hankkeen työaikaan) ja lasketaan mukaan kokonaistyöaikaan Palkkaselvityslomake: kokonaispalkka sisältää lomapäivien palkat Lomapalkat eritellään lomapalkkaselvityslomakkeella 34
Tehollinen vai kokonaistyöaika näin merkitset tunnit: Pvm Muu kuin hankkeell e tehty Yhteens työ ä Poissaolopäivä Hankkeelle tehty työ Selite/kuvaus tehdystä hanke työstä Tuntia Tuntia Tuntia esim. loma 2 xxxx 7,00 0,00 7,00 3 xxxx 0,00 7,35 7,35 4 xxxx 6,00 2,00 8,00 5 0,00 6 0,00 7 Tehollinen työaika -malli 0,00 0,00 0,00Vuosiloma 8 0,00 0,00 0,00Sairasloma 9 0,00 0,00 0,00Palkaton 10 4,50 3,00 7,50 11 6,00 2,00 8,00 JNE Tunnit yhteensä: 54,00 36,00 90,00 100,00 Prosenttia 60,00 % 40,00 % % Huom! Sairasloma- ja arkipyhätunteja ei huomioida palkan kohdennuksessa eli ei lasketa hanketunteihin eikä kokonaistunteihin. Palkka jakautuu siten hankkeelle tehdyn työajan suhteessa. 35 7 Kokonaistyöaika -malli 0,00 7,50 7,50Vuosiloma 8 0,00 0,00 0,00Sairasloma 9 0,00 0,00 0,00Palkaton 10 4,50 3,00 7,50 11 6,00 2,00 8,00 JNE Tunnit yhteensä: 54,00 96,00 150,00 100,00 Prosenttia 36,00 % 64,00 % %
Yleisin ongelma työaikojen kirjaamisessa on, että molempia tapoja käytetään samanaikaisesti tai näiden lisäksi itse jyvitetään esim. loma- tai sairaslomatunteja eri hankkeille suunnitellun työajan suhteessa Hankkeelle kohdennettava %-osuus ja palkkakustannus vääristyy tarkistaminen aikaa vievää mahdollisesti palkkakustannuksia joudutaan hylkäämään Esimerkki virheellisesti kirjatuista/jyvitetyistä palkkakustannuksista Pv m Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 1,25VSL 1,25VSL 4,00VSL 1,50 8,00 2 Sairaana 1,25Sairaana 1,25Sairaana 4,00Sairaana 1,50 8,00 3 Palkaton 0,00Palkaton 0,00Palkaton 0,00Palkaton 0,00 0,00 4 xxx 1,00 xxxx 3,50 xx 0,00 xx 3,00 7,50 5 xx 4,00 xxx 2,50 xx 2,00 xx 0,00 8,50 Tunnit yhteensä 7,50 8,50 10,00 6,00 32,00 Prosenttia: 23,44 26,56 31,25 18,75 100,00 36
Esimerkki, miten eri kirjaustavat vaikuttavat hankkeelle kohdennettavaan %-osuuteen VIRHEELLISESTI KIRJATUT TYÖTUNNIT Pvm Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 1,25 VSL 1,25 VSL 4,00 VSL 1,50 8,00 2 Sairaana 1,25 Sairaana 1,25 Sairaana 4,00 Sairaana 1,50 8,00 3 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 0,00 4 xxx 1,00 xxxx 3,50 xx 0,00 xx 3,00 7,50 5 xx 4,00 xxx 2,50 xx 2,00 xx 0,00 8,50 Tunnit yhteensä 7,50 8,50 10,00 6,00 32,00 Prosenttia: 23,44 26,56 31,25 18,75 100,00 OIKEIN KIRJATTU KOKONAISTYÖAIKAMALLI Pvm Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 0,00 VSL 0,00 VSL 0,00 VSL 8,00 8,00 2 Sairaana 0,00 Sairaana 0,00 Sairaana 0,00 Sairaana 0,00 0,00 3 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 0,00 4 xxx 1,00 xxxx 3,50 xx 0,00 xx 3,00 7,50 5 xx 4,00 xxx 2,50 xx 2,00 xx 0,00 8,50 37 Tunnit yhteensä 5,00 6,00 2,00 11,00 24,00 Prosenttia: 20,83 25,00 8,33 45,83 100,00
Tehollisen- ja kokonaistyöajan kirjaaminen palkkaja lomapalkka selvityslomakkeeseen Oikein täytetty työajanseuranta johtaa oikein kohdentuvaan palkkaan Kirjaustapa, jossa palkkakustannukset siirretään automaattisesti hankkeille tietyn %-osuuden mukaan ei ole oikea Palkkakustannukset tulee kohdentaa hankkeelle todellisen toteuman mukaan (jälkikäteen) ei suunnitellun/arvioidun työajan suhteessa Seuraavissa esimerkeissä olen hyödyntänyt Hämeen ELY keskuksen laatimia laskentamalleja (ESR hankkeille). Esimerkit ovat erityisen yksityiskohtaisia hyödynnä niitä http://www.rakennerahastot.fi/palkkalomakkeiden täyttömallit 38
Tehollinen työaika- kirjaaminen palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeeseen Esim. 12 työpäivää, 8 lomapäivää, kk-palkka 4000 Työssäolopäivien palkka 2400 (=12pv/20 pv x 4000 ) Hankkeelle kohdennetaan 1440 (= 54h/90 h x 2400 ) Palkkaselvityslomakkeeseen Lomapäivien palkka 1600 (=8pv/20 pv x 4000 ) Hankkeelle kohdennetaan lomanansainta-ajan (04/16-3/2017) työtuntien suhteessa 320 (360 h/1800h x 1600 ) Lomapalkkaselvityslomakkeeseen 39 Lähde: Hämeen ELY-keskus, Maksatus-ja tarkastusyksikkö
Kokonaistyöaika- kirjaaminen palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeeseen Esim. 12 työpäivää, 8 lomapäivää, kk-palkka 4000 Hankkeelle kohdistetaan kokonaispalkasta hankkeelle tehtyjen ja kokonaistuntien suhteessa 1440 (= 54h/150 h x 4000 ) Palkkaselvityslomakkeeseen Lomapäivien osuus kokonaispalkasta 1600 (=8 x 7,5h/150h) x4000 ) Hankkeelle kohdennetaan lomanansainta-ajan (04/16-3/2017) työtuntien suhteessa 320 (360 h/1800h x 1600 ) Lomapalkkaselvityslomakkeeseen 40 Lähde: Hämeen ELY-keskus, Maksatus-ja tarkastusyksikkö
41
42
Ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstön 1600- palkat Esimerkki palkan kohdennuksesta hankkeelle: Opetusvelvollisuus 1 600 tuntia Kuukausipalkka, brutto 3500 Vuosiansio (kk-palkka x12) 42 000 Tuntiansio 42000/1600 + sivukulut Esim. hankkeelle tehty 30 h x 26,25 e = 787,5 e + sivukulut Vapaajakson osuus tuntipalkassa on tukikelpoinen kustannus Palkkaselvityksessä joko nimen jälkeen tai Lisätietoja-kohtaan maininta, kun on käytetty em. laskutapaa ja opetusvelvollisuuden tuntimäärää 43
Palkkakustannusten raportointi 5A1 Palkkakustannukset Hankesuunnitelman mukaiset hanketyöntekijät 5A2 Ostopalvelut Vierailevien asiantuntijoiden ja luennoitsijoiden palkkiot haetaan maksuun hankesuunnitelman mukaisesti. Ostopalveluja koskevat normaalit hankintamenettelyt. 5A5 Muut kustannukset Tuensaajan omat lyhytkestoista työtä hankkeelle tekevät asiantuntijat Palkkakustannuksiin ei voi sisällyttää lyhyitä ostopalvelun luonteisia korvauksia Edellytyksenä on päiväkohtainen työaikakirjanpito ja ne ilmoitetaan palkkaselvityslomakkeessa 44
Palkkakustannusten kirjaaminen maksatushakemukseen Eurassa kohdassa 5A1 palkkakustannuksia voi niputtaa, jokaista vientiä ei tarvitse kirjata omalle rivilleen Esim: Tärkeää on, että kirjataan myös tiliöintitietoja (kirjauspv, tosite, tili) aukoton jäljitysketju Henkilöiden nimitietoja ei saa näkyä! 45
46 Esimerkkejä hyvästä ja riittävistä kirjaustavasta
47 Esimerkki riittämättömästä kirjaustavasta
Palkkakustannusten liitteeksi palkkaselvityslomake. PALKKASELVITYSLOMAKE Selvitys maksatuskaudella toteutuneista henkilöstökuluista Pää/osatoteuttaja Maksatuskausi Hankkeen nimi Hankekoodi Laatija 1.1.-30.6.2017 Henkilön nimi Tehtävä hankkeessa KK-palkka tukikelpoine n peruspalkka Hankkeelle tehty työ (tunnit) Kokonaistyöaika (tunnit) Hankkeeseen käytetty työaika/kok.ty öaika (%) Hankkeelle kohdennettu kok. palkka sivukuluineen Maksettu kokonaispalkk a sivukuluineen (100%) Hankkeesta maksettu palkka/kok.pal kka (%) Maksettu ajalta NN projektipäällikkö 3500 540,00 900,00 60,0 15 120,00 25 200,0 60,0 1-6/17 (normaali #JAKO/0! #JAKO/0! kk-palkka #JAKO/0! #JAKO/0! ilman #JAKO/0! #JAKO/0! sivukuluja) #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! Maksatuskaudella hankkeesta maksetut palkat 15 120,00 Maksatuskaudella hankkeesta maksetut lomapalkat,-rahat,-korvaukse (siirto liite A) 802,36 Maksatuskaudella maksetut palkat yhteensä 15 922,36 Sosiaaliturvamaksu % Lisätietoja: Eläkevakuutus % Työttömyysvakuutus % Tapaturmavakuutus % Ryhmähenkivakuutus % Palkkaselvityslomakkeen tiedot perustuvat hankkeen kirjanpitoon toteuttajaorganisaation Yhteensä % kirjanpidossa. Henkilöiden palkkaukseen ei ole saatu muuta julkista tukea. 48
..lomapalkkaselvityslomake ja.. LOMAPALKKASELVITYS lomapalkoista ja lomarahoista Maksatuskaudella maksetut lomapalkat ja -rahat Soluissa ohjeita LIITE A Maksatuskausi Hankkeen nimi Organisaatio Hankekoodi Laatija 1.1.-30.6.2015 Henkilön nimi Lomaoikeus Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Maksatus- Kokonais Hankkeelle Hankkeelle päivät jaksolta jaksolta ajalta kaudella loma-ajan ansio kohdennettu kohdennettu ko. jaksolta kokonais hankkeen hankkeen pidetyt maksatuskaudelta loma-ajan ansio loma-ajan ansio työaika työaika %-osuus lomapäivät sivukuluineen sivukuluineen %-osuus VILLE 1.4.2014-31.3.2015 30,0 1 555,55 150,00 9,64 % 10 2 000,00 192,80 9,64 % #JAKO/0! #JAKO/0! LIISA 1.1.2015-31.3.2015 7,5 450,00 150,00 33,33 % 7,5 1 100,00 366,63 33,33 % #JAKO/0! #JAKO/0! Lomaraha omalle riville #JAKO/0! #JAKO/0! VILLE 1.4.2014-31.3.2015 1 555,55 150,00 9,64 % 10 2 520,00 242,93 9,64 % #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! Maksatuskaudella hankkeesta maksetut lomapalkat, -rahat ja -korvaukset sivukuluineen yhteensä 802,36 siirto palkkaselvityslomakkeelle 49
.. osa-aikaisen henkilöstön palkkaselvityslomake Selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista LIITE B Hankkeen nimi Hankekoodi Maksatuskausi Laatija Henkilön nimi: Maksettu ajalta (kk/vvvv) Tuntikirjanpidon mukaan Hankkeelle Kokonais- Hankkeelle Maksettu tehty työ työaika tehty kok.palkka (tunnit) (tunnit) työaika/kok. + sivukulut työaika % (100 %) Kirjanpidon mukaan Hankkeelle kohdennettu Palkka Sivukulut Yhteensä Hankkeest a maksettu palkka/ kok.palkka % % -erot (+ / - ) Osa-aikaisista työntekijöistä täytettävä lomakkeessa tiedot ilmoitetaan yksityiskohtaisesti Täytetään kuukausitasolla #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! Yhteensä 0,00 0,00 #JAKO/0! 0,00 0,00 0,00 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! 50
51 OSTOPALVELUT
Hankkeen hankintoja ohjaavat: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Sovelletaan vähintään kansallisen kynnysarvon (60.000, alv 0 %) suuruisiin tavara- ja palveluhankintoihin. Rakennerahastohankkeita koskevat säädökset Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ensisijaiset määrittäjät ovat edelleen Rahoitusasetus (357/2014) ja Tukikelpoisuusasetus (358/2014). Työ- ja elinkeinoministeriön ja Uudenmaan liiton ohjeistukset hankintamenettelyistä. Mm. hyväksytyn hankepäätöksen kohta Julkiset hankinnat ja kevään 2017 Hankintaklinikan aineisto Organisaation omia hankintaohjeita voidaan soveltaa, mikäli ne eivät ole ristiriidassa rahoittajan ohjeiden kanssa. 52 Pääsääntö: Kaikki hankinnat on kilpailutettava. Periaatteena avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys
Tukikelpoiset ostopalvelut Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvia, hankintasuunnitelman mukaisia hankintoja palvelujen ostot, kone- ja laitehankinnat sekä muut kustannukset -kustannuslajeissa Ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot ja heidän matkansa. Markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset Selvitykset, tutkimukset, ulkoiset arvioinnit Kohderyhmän koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat järjestelyt (sis. kohtuulliset tarjoilukulut) 53
Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet Alle 2000 Hankintahinnan oltava kohtuullinen todennettavissa vaivatta vertailemalla yleistä hintatasoa, ei tarvetta dokumentoida hankintaperusteita Maksatushakemukseen riittää selitekenttään tarkka kuvaus hankinnan sisällöstä. Ei tositteita. 2000-10 000 Hankinnasta riippuen riittää esimerkiksi sähköpostilla tai puhelimitse pyydetyt tarjoukset 3-5 kpl tai jossain tapauksissa hintojen vertailu internetissä Vastaukset dokumentoidaan ja niiden pohjalta tehdään hintavertailumuistio, josta selviää perusteet hankinnalle. Suorahankinnasta kirjallinen ja perusteltu päätös Maksatushakemukseen riittää selitekenttään tarkka kuvaus hankinnan sisällöstä. Ei tositteita. 54 Huom! Dokumentointia tarkastetaan pistokokein lisätietopyynnön kautta ja varmennuskäynneillä
Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet Yli 10 000 - alle 60 000 Kirjallisesti tai sähköpostilla vähintään 3-5 dokumentoitavaa tarjousta, joissa tulee olla kaikki hankinnan kannalta merkitykselliset tiedot Tarjouksista tehdään selvä vertailu ja valinta tehdään aina kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella Tehdään valintapäätös ja päätös lähetetään tiedoksi kirjalliseen tarjouskilpailuun osallistuneille Maksatushakemuksen liitteeksi: Selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (esim. vertailumuistio/hankintapäätös) Hankintasopimus/tilaus/tilausvahvistus Tositekopiot maksatuskautta koskevista hankintaan liittyvistä menoista Hankintaselvityslomake kumulatiivisesti täydennettynä 55
Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 60 000 (alv 0%) Hankintalain (1397/2016) mukainen menettely Hankintailmoitus: www.hankintailmoitukset.fi. Maksatushakemuksen liitteeksi: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous Hankintaselvityslomake- kumulatiivisesti päivitettynä 56
Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 209 000e (Valtion keskushallintoviranomaisilla 134 000e) Hankinnoista ilmoitettava EU:n laajuisesti (ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälkiilmoitus). Maksatushakemuksen liitteeksi: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous Hankintaselvityslomake kumulatiivisesti päivitettynä 57
Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Maksatushakemuslomakkeella kysytään, onko toteuttajan/osatoteuttajan maksatushakemuksella kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja Mikäli maksatuskaudella on ollut kynnysarvot ylittäviä hankintoja (vastaus kyllä ), niin maksatushakemuksen taustalomakkeelle tulee näkyviin lisäkysymyksiä koskien hankintaa 58
Kynnysarvot ylittävien hankintojen ilmoittaminen Eurassa xx.xxx xx.xxx xx.xxx xx.xxx 59
Maksatushakemuksen liitteet/hankintaselvityslomake 60
Ennakkokysymys: Onko hankintamuistio enää tarpeellinen liite, jos yli 10 000 :n hankinnasta toimitetaan päätös, sopimus ja tositeet ja hankinta on hankintaselvityslomakkeella? Mikäli hankintapäätöksestä käy ilmi tarjousten vertailu ja miten/minkälaisella vertailulla valittuun toimittajaan on päädytty, niin ei tarvita erikseen hankintamuistiota. Organisaatioilla on jossain määrin erilaisia määritelmiä hankintaasiakirjoille. Jollekin hankintamuistio voi olla käytännössä sama kuin hankintapäätös ja ei ole edes hankintapäätös nimistä asiakirjaa. Jos hankintapäätöksestä käyvät ilmi tarvittavat/vastaavat tiedot, niin hankintamuistiota ei tarvita. 61
Maksatushakemuksen liitteet Eurassa/ostopalvelut Vain yli 10 000 tositteet Hankintaselvityslomake yli 10 000 hankinnoista Yli 10 000 hankinnoista hankinta-asiakirjat erillisen ohjeen mukaan Selittäkää taustalomakkeella kustannus tarkasti: Mitä? Kuka? Miksi? Huom! Ei osallistujalistoja tai henkilötietoja sisältäviä liitteitä 62
Maksatushakemuksen liitteet/ostopalvelut Seminaarikustannukset Kohderyhmälle järjestettävistä tilaisuuksista, seminaareista, koulutuksista yms. liitteeksi tilaisuutta koskeva ohjelma/kutsu Tosite vain yli 10 000 kustannuksista Kuvaa tilaisuuden luonne ja osallistujamäärät tarkasti selitekentässä Osallistujalistat säilytetään hanketoteuttajalla, ei liitetä Euraan 63
Ennakkokysymys: Onko osallistujalistoja enää tarpeen allekirjoittaa kun niitä ei maksatukseen liitetä? Osallistujalistoihin pyydetään toistaiseksi allekirjoitukset kuten ennenkin Osallistujalistat säilytetään hankekansiossa EU:n tietosuoja-asetus voi tähän tuoda jatkossa muutoksia, asiasta tiedotetaan erikseen 64
Maksatushakemuksen liitteet/ostopalvelut Markkinointi- ja tiedotuskustannukset Jäljennökset materiaaleista pyydetään nähtäväksi aina, koska halutaan varmistua kustannuksiin liittyvistä tiedotustunnusten käytöstä (lehtiilmoitus, hanke-esite, roll-up, t-paidat, kynät) Euran kapasiteetin vuoksi älä liitä isoja tiedostoja esim. lehtiartikkeleita, valokuvia hankkeen tapahtumista tai hankkeessa tuotettuja selvityksiä ja raportteja Mieti muita tapoja miten tunnusten käytön voi todentaa, esim. linkki raportin sähköiseen versioon/nettisivuille vain osa dokumentista resoluution pienentäminen 65
Maksatushakemuksen liitteet/matkakustannukset Koskee vain Flat rate 15 % hankkeita Matkaraportti Vain yli 10 000 tositteet Kuvaa matkan tarkoitus, ajankohta ja reitti tarkasti taustalomakkeella Kuka, Mitä, Missä, Milloin Pääperiaate: Kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla 66
Ennakkokysymys: Millainen on oikeaoppinen selite Euran kustannusrivillä? Hyvästä selitteestä lukija ymmärtää helposti kustannuksen sisällön ja sen liittymisen hankkeeseen tuntematta sen tarkemmin hankkeen sisältöä ja toimenpiteitä Kuvaa toimenpiteitä niin kuin kuvaisit niitä täysin ulkopuoliselle henkilölle Selitteen merkitys korostuu kun tositteita ei enää laajasti tarkasteta Kuka, mitä, milloin, miksi? Tarkka selite nopeuttaa maksatuksen käsittelyä ei tarvetta lisäselvityspyynnölle Huomioi: Maksatustarkastaja on antamasi kirjallisen informaation ja hankesuunnitelman varassa 67
Esimerkkejä riittävästä/hyvästä selitteestä: Ravintola Skinnarila: Kahvitus Etelä-Karjalan terveys- ja hyvinvointiyrittäjien verkostoitumistapahtumassa 16.3.2017, 35 osallistujaa Henkilö Xx.xxx luennoitsijapalkkio 12.4.2017 "Palveluohjaus linkki yksityisen ja julkisen palvelun välillä"-koulutus 20 kpl teepaitoja ja painatus, 10 Days 100 Challenges-tapahtuma 5.6.2017. Viisaat Vempaimet -näyttelyn Ikkunoiden ja ovien tiivistysklinikka 13.1.2017, asiantuntijapalkkio klinikan pitäjälle (xx.oy) 68
Esimerkkejä riittävästä/hyvästä selitteestä: Henkilö Xx.xxx. yöpyminen Frankfurtissa lentokenttähotellissa 204,50, varausmaksu 30,88,Voucherlisä 8,56, palvelumaksu 4,84. Lennot HKI-Fra 460,37, Fra-PRG 476,04, palvelumaksu 2x 12,20, ulkomaan lentovarauksenmuutos 9.90 Henkilö Xx.xxx. junan sarjalippu Hampuri-Hannover 24.4.207, Hannoverin messut 23.-27.4.2017 Öljyntorjuntasimulaattori, hankinta-asiakirjat liitteenä 69
Esimerkkejä riittämättömästä selitteestä: Tarjoilut, tarvikkeet Kokous 24.1. Esitteen painatus Työmateriaalit Matkakulut Markkinointiaineisto Tutkimus Huomioi: Kustannus- tai selitekentässä tulee näkyä myös ostopalvelun toimittajan nimi pelkkä selite ei riitä 70
71 Hankkeen tulot ja rahoitus Maksettava EAKR tuki
Hankkeen tulot Ei pidä sotkea hankkeen rahoitukseen Mikä tahansa palvelun suorittaminen maksua vastaan Esim. yrityksen maksuosuudet de minimis -tukitoimenpiteessä tai hankkeessa tehdyn tuotteen tai palvelun myynnistä saadut tulot Toteutuneet tulot raportoidaan maksatushakemuksessa vähennetään hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista Usein arvioitu jo hankesuunnitelmassa Maksatuksessa raportoitava myös hankesuunnitelmaan sisältymättömät tulot Tulo kirjataan sen hakijan taustalomakkeelle, joka kirjanpitoon se kirjautuu 72
73 Tulojen kirjaaminen Euraan
Hankkeen rahoituserät Tuensaajaorganisaation ulkopuolelta hankkeelle maksetut rahoitusosuudet Määritelty projektipäätöksessä rahoitussitoumukset Myös suunnittelematon rahoitus on ilmoitettava Hankesuunnitelman mukaisia eriä: 1. Kuntien rahoitus 2.2 Kuntien rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 3. Muu julkinen rahoitus 3.2 Muu julkinen rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 4 Yksityinen rahoitus 4.2 Yksityinen rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 74
Rahoituksen kirjaaminen maksatushakemukseen Omarahoitusosuus: Eura laskee automaattisesti. Sitä ei voi Euraan kirjata ja sitä ei tarvitse kirjanpidossa todentaa Ulkoiset rahoituserät: Ilmoitetaan siinä maksatuksessa, jonka aikana ne ovat kirjanpitoon kirjautuneet Ilmoitetaan koko kirjautunut summa. Ei jyvitetä esim. hankepäätöksen mukaisilla %-osuuksilla Ilmoitetaan sen toteuttajan taustalomakkeella, jonka kirjanpitoon se on toteutunut Hankeaikana Eura tasaa rahoituseriä maksatuskausittain Ylitoteutunut ulkoinen rahoitus pienentää omarahoitusosuutta Alitoteutunut korvataan omarahoitusosuudella 75
Rahoituksen kirjaaminen Euraan Liitteeksi esim. tosite tai sopimus rahoituksesta 76
Rahoitus/viimeinen maksatus Hankkeen viimeisessä maksatuksessa: Ylitoteutunut ulkopuolinen rahoitus vähentää maksettavan tuen määrää Alitoteutunut ulkopuolinen rahoitus jää tuensaajan omarahoitukseksi Toteutumista tarkastellaan %-osuuksilla, ei euromäärillä Yhteishankkeiden viimeisessä maksatuksessa: Osatoteuttajille kertynyt ylimääräinen ulkopuolinen rahoitus korvaa toisilta osatoteuttajilta puuttuvaa ulkopuolista rahoitusta Vain jos hankkeessa kokonaisuudessaan puuttuu ulkopuolista rahoitusta, se jää lopullisesti tuensaajien omarahoitukseksi 77
Maksatuspäätös ja muutoksenhaku Maksatuspäätöksellä maksetaan aina rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista Sähköinen maksatuspäätös tehdään 90pv sisällä Perustellaan hylätyt kustannukset Liitteenä: Muutoksenhakuosoitus Oikaisupyyntö EURA 2014 -järjestelmän kautta Maksatuspäätöksen muutospäätös Valitusosoitus muutospäätöksen liitteenä Valitus, käsittely hallinto-oikeudessa 78
79 Maksatus LUMP SUM hankkeissa
Maksatushakemuksen laatiminen Aikataulu on määritelty rahoituspäätöksessä Lisäaikaa voi hakea maksatustarkastajalta Hanketta voi muuttaa vain hankkeen toteutusajan osalta Maksatuksen kyllä/ei -periaate: Suunniteltu toiminta/tulos toteutuu tuki maksetaan Suunniteltu toiminta/tulos ei toteudu ei makseta Keskeistä on suunnitellun toiminnan/tuotoksen saavuttaminen ja todentaminen täsmälleen hankesuunnitelman mukaisesti 80
Esimerkkejä Esimerkki 1: tavoitteet jäävät saavuttamatta Päätöksessä on määritelty, että kertakorvaus maksetaan, jos tapahtuma järjestetään ja osallistujia on vähintään 50. Tapahtumaan osallistuu vain 49 henkilöä, joten tukea ei makseta lainkaan Esimerkki 2: Kahteen osaan jaettu hanke Päätöksessä hanke ja sen kustannukset on jaettu kahteen osaan: seminaarin järjestäminen ja siihen perustuvan julkaisun tuottaminen. Hankkeen päättyessä seminaari on järjestetty, mutta julkaisu on tekemättä. 1) Seminaarin järjestäminen toteutunut maksetaan 2) Julkaisun tuottaminen ei toteutunut tukea ei makseta 81
Maksatushakemuksen laatiminen EURA -2014 järjestelmässä maksatushakemuksessa on näkyvissä vain yksi rivi Kertakorvaus (lump sum) Maksuun haetaan aina päätöksessä hyväksytty kustannusarvion mukainen summa, vaikka hankkeen todellinen kustannustoteuma olisi erilainen 82
Maksatushakemuksen liitteet Maksatuksen liitteenä toimitetaan vain: Aineisto/ dokumentit joilla toimenpiteet todennetaan (esim. seminaarin ohjelma, osallistujalistat, selvitys, raportti tms.) määritelty hankepäätöksessä Maksutosite ulkoiseen rahoituksen maksusta Muita tositteita tai kirjanpidon otteita ei toimiteta eikä niitä tarkasteta! 83
Muuta huomioitavaa Maksatuspäätöksellä maksetaan rahoituspäätöksen mukainen tuki, mikäli suunnitelmanmukainen tulos on saavutettu Vaikka syntyneitä kustannuksia ei kirjanpidosta tai tositteista tarkasteta, hankkeessa on kuitenkin noudatettava lakia ja asetuksia kuten muissakin rahoitusmalleissa (hankinnat, julkisuus, tiedottaminen jne.) Hankkeen sisällöllistä toteutusta todentava aineisto tulee säilyttää vähintään 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä. Hankekirjanpitoa ei tarvitse säilyttää 84
Kiitos osallistumisesta! Lisätietoa, neuvoja ja ohjeita Uudenmaanliiton maksatustarkastajilta: etunimi.sukunimi@uudenmaanliitto.fi Dromberg Leena, +358 40 620 5573 Güner Riitta, +358 40 162 7311 Hallanoro Henri, +358 40 637 6087 Räihälä Nina, +358 40 662 4918 Vastaattehan myös tämän webinaarin palautekyselyyn, jonka linkki toimitetaan teille lähipäivinä! 85
86 Seurantaraportti Anu Heinonen
Ennakkoon esitettyjä toiveita ja kysymyksiä: Seurantaraportin käsittely lyhyesti: millä tarkkuustasolla tulisi kuvata projektin maksatuskauden aikana tapahtunutta edistystä? Indikaattoritiedot: Miten organisaatiot tulee olla kontaktoitu/sitoutettu tekemiseen, jotta ne hyväksytään indikaattoreiksi? Yrityskumppaneiden tietojen syöttäminen? Miten mahdolliset start-upit, joilla ei ole vielä y-tunnusta? 87
Seurantaraportin avaaminen Mallihanke Seurantatiedot syötetään EURA2014-järjestelmässä maksatushakemuksen yhteydessä 88
Seurantaraportti Koostuu kahdesta osasta: 1. Kuvaus hankkeen toiminnasta maksatuskauden aikana (suunnitelma vs. toteutuma) hankkeen toiminta ja saavutetut tulokset verrataan tuloksia asetettuihin tavoitteisiin ja analysoidaan niiden toteutumista. Vinkki: Pidä hankesuunnitelma esillä, kun kirjoitat seurantaraporttia 2. Indikaattoritiedot lukumääräinen tieto hankkeen edistymisestä Materiaalipankista löytyy ohjeistus kuinka indikaattoriluvut täytetään järjestelmässä 89
Kuvaus hankkeen toiminnasta seurantakaudella Seurantaraportilla vastataan neljään hankkeen toteutusta ja tuloksia koskevaan kysymykseen: 90
Seurantaraportti EURA2014-järjestelmässä A70000 Mallihanke Katso?-merkin takaa avautuvasta ohjeikkunasta, mitä tietoa kerrotaan eri kohtiin 91 HUOM! Tekstikentissä on 10 000 merkin rajoitus. Laajemmat raportit seurantaraportin liitteeksi
Esimerkki hyvä ja huono kuvaus toimenpiteistä Toimenpiteiden kuvaus esitetty hyvin: Toimenpiteiden kuvaus liian suppea: 92 Hankkeessa kartoitettiin metsä- ja kaivannaisteollisuuden alihankintaketjun yritysten nykytilannetta työhyvinvoinnin ja työntuottavuuden osalta menossa olevien rakennemuutosten aikana. Hankkeessa lisäksi haastateltiin keskeiset työmarkkinajärjestöt ja niiden kokemukset työhyvinvoinnin ja työntuottavuuden hoidossa Pk- yrityksissä. --- Pilot-yrityksissä keskityttiin johdon ja omistajien valmennukseen, missä heille luotiin valmiudet toteuttaa uusia menetelmiä omissa organisaatioissaan. Pilot-kokeilun tulokset olivat erittäin rohkaisevia ja merkittäviä tuloksia saavutettiin sekä työhyvinvoinnissa, että työntuottavuudessa. Pilot-yritysten mukaan tulokset vaikuttivat suoraan myös heidän taloudellisen tilanteen parantumiseen. Hankkeessa luotiin myös omat internet sivut... Hankkeen tulokset ja vastaanotto yritysten parissa oli yllättävän positiiviset. Yritykset ja etujärjestöt olivat kiinnostuneita ja lupautuivat ottamaan hankkeen toimintamalleja käyttöönsä. Erityisen hyviä tuloksia saavutettiin Pilot yrityksissä, joita työkalupakin kautta pääsevät myös muut yritykset tulevaisuudessa hyödyntämään. Epäonnistumisena voidaan pitää heikohkoa medianäkyvyyttä ja artikkeleiden julkisuutta. Huomioi riittävä informaatio toimenpiteistä kaikissa raportoinneissa Kuvaa hankkeen tavoitteet, jotta toteutuksen vaikutuksia ja vaikuttavuutta voi arvioida raportin perusteella. kuvaa, onko tekstissä tiivistettynä kaikki hankesuunnitelman mukaiset kehittämiskohteet ja kohderyhmät.
Tuotosindikaattorit Raportoidaan osana seurantaraporttia Tuotosindikaattorien tavoitteiden saavuttaminen kertoo hankkeen onnistumisesta. Indikaattorit kertovat numeerisesti hankkeen tavoitteista ja toteutumasta Mikäli hankkeen tuotokset eivät ole toteutumassa riittävällä tavalla, rahoittaja ja tuensaaja yhteistyössä pohtivat tarvittavia toimenpiteitä. 93 Vinkki: Mieti, mitä indikaattorit konkreettisesti tarkoittavat hankkeessasi. Huom! Tulostavoitteen konkreettinen kuvaaminen on tuenhakijan oma tehtävä. Tarvittaessa neuvottelu rahoittajan kanssa siitä, täyttyykö indikaattorin määrite.
Indikaattorien syöttö EURA2014-järjestelmään (Vinkki: Tulosta käyttöösi seurantatietojen täyttämisen pikaohje) Hanketoteuttajien omassa organisaatiossa syntyneet indikaattorit kirjataan kunkin toteuttajan omalle taustalomakkeelle Seurantatietojen syöttö aloitetaan lisäämällä hankkeen toimintaan osallistuneet yritykset 94 Hankkeen raportoitavat indikaattorit riippuvat valitusta toimintalinjasta ja erityistavoitteesta
Seurantatietojen syöttäminen hankkeeseen osallistuneet organisaatiot Yritys Oy 123456-0 Toimenpide A Arvo x Arvo x Tähän selitekenttään tarkentava teksti toteutetusta toimenpiteestä Vastaa yritystä koskeviin indikaattorikysymyksiin - Kyllä / ei tai - Lukuarvolla ja selitetekstillä (Huom! Laitettava joku lukuarvo, vähintään 0) HUOM! Ei henkilöiden nimiä Euran tietokenttiin Selitteen tulee sisältää riittävät tiedot tiiviisti esitettynä ko. indikaattorin sisällöstä. Selite toimii samalla osana jäljitysketjua. 95
Milloin kirjaan organisaation perustiedot ja milloin tuotoksen? 1. Jos hankkeeseen osallistuminen on luonteeltaan sellaista, että yritys voi saavuttaa yhdessä tai useammassa indikaattorissa asetetun tavoitteen (pitkäjänteinen, konkreettinen kehittämispanos) täytä seurannan taustalomake yrityksen/organisaation perustietojen osalta = raportoi organisaatio osallistuneeksi 2. Kun indikaattorituotos, kuten sovellus, demonstraatio tai työpaikka syntyy, kirjaa se ko. yrityksen kohdalle hankkeen edetessä tai päättyessä 96
Indikaattoritietojen kerääminen 1. Tiedot kerätään kumulatiivisesti Hankkeeseen mukaan tuleva organisaatio (Y-tunnus) kirjataan seurantatietoihin vain kerran hankkeen aikana Samaan organisaatioon (Y-tunnukseen) kohdentuvia toimenpiteitä kuitenkin voidaan lisätä seuraavilla raportointikerroilla 2. EURA-järjestelmä kerää tietoja myös automaattisesti taustalomakkeiden perustiedoista tai yhdistää muissa osioissa annetuista tiedoista. (indikaattorit CO01, CO02, CO27,11, 15) HUOM! Järjestelmä estää syöttämästä indikaattoritietoja sellaisten organisaatioiden osalta, jotka eivät ole indikaattorien määritelmien mukaisia. 97
Yhteenveto seurantatiedoista Taustalomakkeille syötetyt tiedot summautuvat ja näkyvät kohdassa 6 98
Loppuraportti Loppuraportti toimitetaan ennen viimeistä maksatushakemusta Viimeistä maksatushakemusta ei voi jättää viranomaiskäsittelyyn ennen loppuraporttia. Yhteishankkeen loppuraportin laadinnassa on kiinnitettävä huomiota siihen, että se kattaa kaikkien osahankkeiden toimet ja tulokset. Täyttöohje: Rakennerahastot.fi sivuston materiaalipankista ( vihreät sivut ) Tutustu myös EURA2014 järjestelmän hakijan ohjeeseen 99
Loppuraportti yhteishankkeessa Yhteishankkeessa loppuraportti koostetaan yhteishankkeen näkökulmasta Analysointi on tehtävä osahankkeittain suhteessa hankesuunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin. Niin ikään poikkeamat projektisuunnitelmasta on perusteltava. Loppuraportin laadinnassa on kiinnitettävä huomiota siihen, että se kattaa kaikkien osahankkeiden toimet ja tulokset. 100
101 KIITOS!