KASVUA KANSAINVÄLISISTÄ OSAAJISTA HANKEPÄIVÄ MAKSATUSHAKEMUKSEN LAATIMINEN

Transkriptio

1 KASVUA KANSAINVÄLISISTÄ OSAAJISTA HANKEPÄIVÄ MAKSATUSHAKEMUKSEN LAATIMINEN Rakennerahastotiimi Nina Räihälä ja Riitta Güner 1

2 SISÄLTÖ: Kirjanpito, maksatuksen laadinta Liitteet, salassa pidettävät henkilötiedot Henkilöstökustannukset: tukikelpoisuus, työaika, kirjaaminen Euraan ja liitteet Flat Rate hankkeiden tukikelpoisuus ja maksatus Ostopalvelut: tukikelpoisuus, kirjaaminen Euraan ja liitteet Rahoitus, tulot ja sen kirjaaminen Huom! Ohjeet koskevat vain Uudenmaan liiton rahoittamia 6aika ja EAKR-hankkeita. Ota huomioon, että muilla rahoittajilla on omat ohjeet, joita tulee noudattaa. 2

3 3 Ohjeet ja lomakkeet maksatushakemuksen laadintaan

4 4

5 Muista päivittää hankkeesi yhteyshenkilöt EURA2014- järjestelmässä! Hakijan perustiedot Yhteystietojen ylläpito HUOM! Kaikki maksatukseen ja hankkeeseen sekä muuhun tiedottamiseen liittyvä viesti välittyy vain Eurassa nimetyille henkilöille. 5

6 KIRJANPITO 6

7 Hankkeen kirjanpito ja maksatus Kirjanpitolain (1336/2017) mukainen kirjanpito Hankkeella oma kustannuspaikka tai oma tili Maksatuskauden kirjanpidon tulee sisältää kaikki maksatuskauden kustannukset, hankkeelle tulleen rahoituksen ja tulot tositekohtaisesti Maksatushakemuksessa esitetyt kustannukset = kirjanpidon kustannukset, jos eroa on, selvitetään erotus (esim. pääkirjaan) Flat rate kustannuksia ei kirjata hankkeen kirjanpitoon mikäli sisältyvät kirjanpitoon, esim. automaattivienteinä/- kirjauksina merkitkää selvästi pois esim. yliviivaamalla 7

8 Hankkeen kirjanpito ja maksatus Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteeksi: Kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä hankkeen tulojen ja välittömien menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka) Kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus) Selvitys arvonlisäveron kirjaamismenettelystä, mikäli ALV jää hankkeessa toteuttajan lopulliseksi kustannukseksi 8

9 Flat rate EAKR -hankkeissa, kaksi vaihtoehtoa: Flat rate 24 % hankkeen hyväksyttävistä hankehenkilöstön palkkakustannuksista kattaa 1) Hankkeen matkakustannukset 2) Toimistokustannukset 3) Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin 4) Hankehenkilöstön työterveyskustannukset 5) Hankehenkilöstön toimitilat, koneet ja laitteet 6) Ohjausryhmän kustannukset Flat rate 15 % hankkeen hyväksyttävistä hankehenkilöstön palkkakustannuksista kattaa kohdat 2 6 eli muut välilliset kustannukset mutta EI matkakustannuksia, jotka ilmoitetaan hankkeen välittöminä kustannuksia. EAKR:n välittömät kustannukset, jotka muodostavat flat raten laskentapohjan: Palkkakustannukset, jotka ovat syntyneet hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja perustuvat lakiin tai virka- tai työehtosopimuksiin EAKR:n välittömät kustannukset, joiden perusteella ei lasketa flat rate -kustannuksia. Haetaan maksuun todellisen toteuman mukaisesti. hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut mukaan lukien palvelusta aiheutuvat matkakustannukset hankkeen tiedotuksesta ja markkinoinnista aiheutuvat kustannukset hankkeen tilintarkastuskustannukset hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvien koneiden ja laitteiden hankinta-, leasing-, poisto- ja vuokrakustannukset, hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät aineelliset ja aineettomat hankinnat hankkeen matkakustannukset (Mikäli valittuna 15 % flat rate) EAKR:n välilliset kustannukset, jotka korvataan flat ratella, esim. Hankehenkilöstön: matkakustannukset (mikäli valittuna 24 % flat rate) toimistokustannukset hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin hankehenkilöstön työterveyskustannukset hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset, ohjausryhmän kustannukset 9 Henri Hallanoro

10 MAKSATUSHAKEMUKSEN LAATIMINEN 10

11 Maksatushakemuksen laatiminen/eura2014 Maksatuskaudet ja maksatushakemuksen toimitusaika määritelty rahoituspäätöksessä 2-3 kertaa vuodessa Toimitus pääsääntöisesti 2-3 kk maksatusjakson päättymisen jälkeen Viimeinen maksatushakemus 4 kk hankkeen päättymisestä Maksatuskohtaiset muutokset mahdollisia, mutta sovittava etukäteen maksatustarkastajan (tai rahoittajan) kanssa Huom! Muutospäätös tietyissä tilanteissa katkaisee maksatuskauden nollamaksatus tarvittaessa kysy ohjeita maksajilta 11

12 Maksatushakemuksen laatiminen/eura2014 Päätoteuttaja laatii hakemuksen myös osatoteuttajien osalta (kerää tarvittavat tiedot ja liitteet, toimii yhteyshenkilönä) Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumma maksetaan päätoteuttajalle Päätoteuttaja maksaa osatoteuttajille sopimuksen mukaan 12 Vinkki: Hyödynnä taustalomaketta tietojen keräämisessä. Taustalomaketta ei tallenneta Euran liitteisiin.

13 Pää- ja osatoteuttajien keskinäiset käytännöt on sovittu yhteishankkeen sopimuksissa (hakemuksen liitteenä) Hallinnoijan vastuut ja velvollisuudet: yhteishankkeen koordinointi ja ohjaaminen; projektin kokonaisseuranta yhteystaho rahoittajaan päin (tietojen kokoaminen ja toimittaminen rahoittajalle yhteishankkeesta) tiedonkulun varmistaminen toteuttajien välillä noudattaa hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja laatii mahdolliset muutoshakemukset Eura järjestelmässä laatii tarvittaessa oikaisuvaatimuksen Osatoteuttajien vastuut ja velvollisuudet: noudattaa hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja toimittaa maksatushakemusta ja seurantatietoja (indikaattoritiedot) varten tiedot hallinnoijalle de minimis seuranta oman osahankkeen osalta vastuu oman osahankkeen asiakirjojen säilytyksestä 13

14 Maksatushakemuksen saa Eurassa täyttää vain sellainen henkilö, jolla on henkilökohtaiset verohallinnon KATSO tunnukset Tunnuksia ei saa jakaa muille! 14

15 YLEISTÄ LIITTEISTÄ 15

16 1. Maksatushakemuksen liitteet Maksatushakemukseen liitetään vain pieni osa hankkeen tuottamasta dokumentoinnista muu aineisto säilytetään hankemapissa Euran toimivuuden kannalta erityisen tärkeää: Liitä vain rahoituspäätökseen kirjatut ja rahoittajan edellyttämät liitteet Muita liitteitä voidaan pyytää pistokoemaisesti nähtäväksi (lisätietopyyntö) Liitteet pdf- tai excel- muodossa Liitteet tulee muuttaa ohjelmallisesti pdf-muotoon skannauksen sijaan (skannattu asiakirja vie enemmän tilaa) Liitteiden koko rajattu (10 Mb). Pienempikin resoluutio liitettävissä dokumenteissa riittää! 16

17 2. Maksatushakemuksen liitteet Toimenkuva-, palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeita, hankintaselvityslomakkeita tai kirjanpitoajoja ei tarvitse allekirjoittaa Ainoat allekirjoitettavat dokumentit ovat: Työajanseurantalomakkeet Ohjausryhmän pöytäkirjat ALV selvitys Vinkki: Nouda päivitetyt lomakkeet materiaalipankista 17

18 Liitteiden lisääminen Euraan/päähakemus Muut liitteet: Osatoteuttajien kirjanpito, ALV selvitykset, kuvaus kirjanpidosta, allekirjoitetut Ohry pöytäkirjat, yms. yleiset liitteet Päätoteuttajan kirjanpito 18

19 Liitteiden lisääminen Euraan/taustalomakkeet Palkkoihin, ostopalveluihin, matkoihin ja muihin kustannuksiin kuuluvat liitteet liitetään maksatushakemuksen taustalomakkeille sen kustannuslajin yhteyteen, jota liite koskee 19

20 20 SALASSAPIDETTÄVÄT LIITTEET JA HENKILÖTIEDOT

21 EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR EU:n tietosuoja-asetus tulee voimaan Asetuksen voimaantulo tuo mahdollisesti muutoksia myös Euraan liitettävien dokumenttien osalta Esim. osallistujalistat, palkkaselvityslomakkeet, hankintasopimukset, salassapitomerkinnät Odotamme hallintoviranomaisen ohjetta asiasta Hanketoimijoille tiedotetaan mahdollisista muutoksista Siihen asti toimitaan nykyisillä ohjeilla 21

22 Maksatuksen salassa pidettävät liitteet (nykyinen ohjeistus) Jotta Eurasta ei muodostuisi henkilörekisteriä, tietyt henkilötietoja sisältävät liitteet tulee merkitä salaisiksi Pelkästään dokumentissa näkyvä nimi ei ole salassa pidon peruste esim. työajanseuranta, jossa näkyy nimi ja tehdyt työtunnit Jos nimeen yhdistyy henkilön palkkatietoja tai henkilötietoja dokumentti on salassa pidettävä 22

23 Maksatuksen salassa pidettävät liitteet/henkilötiedot Merkitse salaiseksi: Palkka- ja lomapalkka selvityslomakkeet - aina Pääkirja, jos siellä selkeästi yhdistyy henkilön nimi ja palkkatieto Työajanseurannat, jos niissä yhdistyy myös palkkatieto ja/tai sotu Vinkki: turhat salassapitomerkinnät hidastavat maksatuksen käsittelyä harkitse mitä merkitset salassa pidettäväksi 23

24 Henkilötiedot Eura2014 järjestelmässä 1. Palkkakustannukset Kirjauspv Kirjanpidon tili Tositenro Kustannus Selite Osa-/koko-aikainen palkat Pekka Päällikkö kokoaikainen 5432, palkat Arja Assistentti osa-aikainen 1234, palkat Juhani Asiantuntija osa-aikainen 1234, palkat Projektipäällikkö kokoaikainen 5432, palkat Assistentti A.A osa-aikainen 1234,5 Asiantuntija J.A osa-aikainen 1234,5 Yhteensä 15802,2 Maksatushakemuksen taustalomakkeiden tietokentissä, kustannusrivin nimessä tai selitteessä ei saa käyttää henkilöiden nimiä Käytettävä jotain muuta tunnistetta, esim. tehtävänimikettä Nimiä sisältävät hakemukset palautetaan hakijalle täydennettäväksi/korjattavaksi 24

25 Henkilötiedot Eura2014 järjestelmässä Vältä nimien käyttämistä myös liitteiden nimeämisessä 25

26 26 HENKILÖSTÖKUSTANNUKSET

27 Hankkeen henkilöstö Vain päätöksessä nimetyille henkilöille voidaan maksaa hankkeelta palkkaa Mikäli tarve muuttaa henkilöstömäärää, tehtävänimikkeitä tai suunniteltua työaikaa, ota yhteys rahoittajaan mahdollinen muutoshakemus Henkilöstöllä oltava kirjalliset tehtävänkuvat = toimenkuvaluettelo Toimitetaan ensimmäisen maksatuksen liitteenä ja muutostilanteissa kumulatiivisesti päivitettynä Työsopimuksia tai palkkanauhoja ei toimiteta maksatuksen liitteenä 27

28 Tukikelpoiset henkilöstökustannukset Hanketoiminnasta aiheutuvia ja hankesuunnitelman mukaisia sisällölliseen toteutukseen liittyviä palkkakuluja Hankkeen toteutusaikana ansaitut kohtuulliset palkat, lomaajan palkat, lomarahat, lomakorvaus, sairausajan palkka sekä lakisääteiset sivukulut: sosiaaliturva-, työttömyys-, ryhmähenki- ja tapaturmavakuutusmaksu eläkevakuutusmaksut (ml. varhaiseläkemaksut) Uudenmaan liitto hyväksyy sellaiset hankkeelle kuuluvat lomapalkkakustannukset, jotka on maksettu ennen viimeisen maksatuksen jättöpäivää (4 kk hankkeen päättymisestä) 28

29 Tukikelvottomat henkilöstökustannukset: Flat ratella korvataan: Tulospalkkiot, bonukset, luontoisedut (mm. lounassetelit, puhelinetu), stipendit tai apurahat Lomapalkkavaraukset Tukityöllistettyjen kaikki palkkakustannukset Vapaaehtoiset työnantajan ottamat vakuutukset Ylityökorvaukset - huom! eri asia kuin liukuva työaika Yleinen henkilöstökoulutus, kehitys- ja virkistyspäivät Hankkeelle vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset, kuten organisaation johdon hankehallinnointi ja erilaiset tukipalvelut (talous- ja palkkahallinto, ict) Työterveysmaksut 29

30 Työajanseuranta Hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa Työajanseurantoihin päiväysmerkintä sekä työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset, myös sähköinen allekirjoitus käy Toimitetaan maksatuksen liitteenä niiltä kuukausilta kun hankkeelle on kohdennettu palkkoja Työajanseurannan tuntien, palkkaselvityslomakkeen ja kirjanpidon tulee täsmätä Osa-aikaisten työtunnit ja palkat eritellään erillisellä liitteellä, joka toimitetaan maksatuksen liitteenä Työajanseurannasta on saatava käsitys tehdyn työn sisällöstä ja miten se liittyy hankkeeseen 30

31 Esimerkkejä työajanseurannan työnkuvien sisällöstä Työntekijän nimi Pekka Päällikkö Kuukausi Elokuu 2016 Nimike Projektipäällikkö Pvm Projektille tehty työ, työnkuvaus Projektin tunnit Muut työtunnit Yhteensä Riittävä kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 Projektin kustannusten laskeminen muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 5,00 2,00 7,00 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 4,50 7,50 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 3,75 7,75 Riittämätön kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. 2 Palaveri 6,00 2,00 8,00 3 Taloushallinto 1,00 7,00 8,00 4 Projektityö 5,00 2,00 7,00 5 Sekalaiset työt 8,00 0,00 8,00 6 Kuukausi yhteensä 39,00 30,25 69,25 Vinkki: kirjaa työn sisältö niin tarkasti, että ulkopuolinen lukija varmistuu siitä, että tehty työ kuuluu hankkeelle/on aiheutunut hankkeen toimenpiteistä 31 56,32 43,68 = 100 %

32 Tehollinen- vai kokonaistyöaika? Kaksi tapaa kirjata työtunnit valitse niistä toinen (Uudenmaanliitto suosittelee käyttämään kokonaistyöaikamallia) Olennaisin ero koskee lomapäivätuntien kirjaamista työajanseurantaan Tehollinen malli: lomapäivät merkitään 0-tunteina Kokonaistyöaikamalli: lomapäivät merkitään 0-tunteina, mutta lisätään kokonaistunteihin Arkipyhä- ja sairaslomatunnit merkitään 0-tuntina 32

33 Tehollinen- vai kokonaistyöaika? Tehollinen malli Todelliset työssäolopäivien tunnit (ei lomapäivien osuutta) Työajanseuranta: lomat merkitään nolliksi (ei hankkeen työaikaan eikä kokonaisyöaikaan) Palkkaselvityslomake: kokonaispalkka ei sisällä lomapäivien osuutta Lomapalkat eritellään lomapalkkaselvityslomakkeella Kokonaistyöaikamalli Kokonaistunteihin sisältyvät kaikki tunnit (myös lomapäivien tunnit) Työajanseuranta: lomat merkitään muihin tunteihin (ei hankkeen työaikaan) ja lasketaan mukaan kokonaistyöaikaan Palkkaselvityslomake: kokonaispalkka sisältää lomapäivien palkat Lomapalkat eritellään lomapalkkaselvityslomakkeella 33

34 Tehollinen vai kokonaistyöaika näin merkitset tunnit: Pvm Muu kuin hankkeell e tehty Yhteens työ ä Poissaolopäivä Hankkeelle tehty työ Selite/kuvaus tehdystä hanke työstä Tuntia Tuntia Tuntia esim. loma 2 xxxx 7,00 0,00 7,00 3 xxxx 0,00 7,35 7,35 4 xxxx 6,00 2,00 8,00 5 0,00 6 0,00 7 Tehollinen työaika -malli 0,00 0,00 0,00Vuosiloma 8 0,00 0,00 0,00Sairasloma 9 0,00 0,00 0,00Palkaton 10 4,50 3,00 7, ,00 2,00 8,00 JNE Tunnit yhteensä: 54,00 36,00 90,00 100,00 Prosenttia 60,00 % 40,00 % % Huom! Sairasloma- ja arkipyhätunteja ei huomioida palkan kohdennuksessa eli ei lasketa hanketunteihin eikä kokonaistunteihin. Palkka jakautuu siten hankkeelle tehdyn työajan suhteessa Kokonaistyöaika -malli 0,00 7,50 7,50Vuosiloma 8 0,00 0,00 0,00Sairasloma 9 0,00 0,00 0,00Palkaton 10 4,50 3,00 7, ,00 2,00 8,00 JNE Tunnit yhteensä: 54,00 96,00 150,00 100,00 Prosenttia 36,00 % 64,00 % %

35 Yleisin ongelma työaikojen kirjaamisessa on, että molempia tapoja käytetään samanaikaisesti tai näiden lisäksi itse jyvitetään esim. loma- tai sairaslomatunteja eri hankkeille suunnitellun työajan suhteessa Hankkeelle kohdennettava %-osuus ja palkkakustannus vääristyy tarkistaminen aikaa vievää mahdollisesti palkkakustannuksia joudutaan hylkäämään Esimerkki virheellisesti kirjatuista/jyvitetyistä palkkakustannuksista Pv m Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 1,25VSL 1,25VSL 4,00VSL 1,50 8,00 2 Sairaana 1,25Sairaana 1,25Sairaana 4,00Sairaana 1,50 8,00 3 Palkaton 0,00Palkaton 0,00Palkaton 0,00Palkaton 0,00 0,00 4 xxx 1,00 xxxx 3,50 xx 0,00 xx 3,00 7,50 5 xx 4,00 xxx 2,50 xx 2,00 xx 0,00 8,50 Tunnit yhteensä 7,50 8,50 10,00 6,00 32,00 Prosenttia: 23,44 26,56 31,25 18,75 100,00 35

36 Esimerkki, miten eri kirjaustavat vaikuttavat hankkeelle kohdennettavaan %-osuuteen VIRHEELLISESTI KIRJATUT TYÖTUNNIT Pvm Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 1,25 VSL 1,25 VSL 4,00 VSL 1,50 8,00 2 Sairaana 1,25 Sairaana 1,25 Sairaana 4,00 Sairaana 1,50 8,00 3 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 0,00 4 xxx 1,00 xxxx 3,50 xx 0,00 xx 3,00 7,50 5 xx 4,00 xxx 2,50 xx 2,00 xx 0,00 8,50 Tunnit yhteensä 7,50 8,50 10,00 6,00 32,00 Prosenttia: 23,44 26,56 31,25 18,75 100,00 OIKEIN KIRJATTU KOKONAISTYÖAIKAMALLI Pvm Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 0,00 VSL 0,00 VSL 0,00 VSL 8,00 8,00 2 Sairaana 0,00 Sairaana 0,00 Sairaana 0,00 Sairaana 0,00 0,00 3 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 Palkaton 0,00 0,00 4 xxx 1,00 xxxx 3,50 xx 0,00 xx 3,00 7,50 5 xx 4,00 xxx 2,50 xx 2,00 xx 0,00 8,50 36 Tunnit yhteensä 5,00 6,00 2,00 11,00 24,00 Prosenttia: 20,83 25,00 8,33 45,83 100,00

37 Tehollisen- ja kokonaistyöajan kirjaaminen palkkaja lomapalkka selvityslomakkeeseen Oikein täytetty työajanseuranta johtaa oikein kohdentuvaan palkkaan Kirjaustapa, jossa palkkakustannukset siirretään automaattisesti hankkeille tietyn %-osuuden mukaan ei ole oikea Palkkakustannukset tulee kohdentaa hankkeelle todellisen toteuman mukaan (jälkikäteen) ei suunnitellun/arvioidun työajan suhteessa Seuraavissa esimerkeissä on hyödynnetty Hämeen ELY keskuksen laatimia laskentamalleja (ESR hankkeille). Esimerkit ovat erityisen yksityiskohtaisia hyödynnä niitä täyttömallit 37

38 Tehollinen työaika- kirjaaminen palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeeseen Esim. 12 työpäivää, 8 lomapäivää, kk-palkka 4000 Työssäolopäivien palkka 2400 (=12pv/20 pv x 4000 ) Hankkeelle kohdennetaan 1440 (= 54h/90 h x 2400 ) Palkkaselvityslomakkeeseen Lomapäivien palkka 1600 (=8pv/20 pv x 4000 ) Hankkeelle kohdennetaan lomanansainta-ajan (04/16-3/2017) työtuntien suhteessa 320 (360 h/1800h x 1600 ) Lomapalkkaselvityslomakkeeseen 38 Lähde: Hämeen ELY-keskus, Maksatus-ja tarkastusyksikkö

39 Kokonaistyöaika- kirjaaminen palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeeseen Esim. 12 työpäivää, 8 lomapäivää, kk-palkka 4000 Hankkeelle kohdistetaan kokonaispalkasta hankkeelle tehtyjen ja kokonaistuntien suhteessa 1440 (= 54h/150 h x 4000 ) Palkkaselvityslomakkeeseen Lomapäivien osuus kokonaispalkasta 1600 (=8 x 7,5h/150h) x4000 ) Hankkeelle kohdennetaan lomanansainta-ajan (04/16-3/2017) työtuntien suhteessa 320 (360 h/1800h x 1600 ) Lomapalkkaselvityslomakkeeseen 39 Lähde: Hämeen ELY-keskus, Maksatus-ja tarkastusyksikkö

40 40

41 41

42 Ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstön palkat Esimerkki palkan kohdennuksesta hankkeelle: Opetusvelvollisuus tuntia Kuukausipalkka, brutto 3500 Vuosiansio (kk-palkka x12) Tuntiansio 42000/ sivukulut Esim. hankkeelle tehty 30 h x 26,25 e = 787,5 e + sivukulut Vapaajakson osuus tuntipalkassa on tukikelpoinen kustannus Palkkaselvityksessä joko nimen jälkeen tai Lisätietoja-kohtaan maininta, kun on käytetty em. laskutapaa ja opetusvelvollisuuden tuntimäärää 42

43 Palkkakustannusten raportointi 5A1 Palkkakustannukset Hankesuunnitelman mukaiset hanketyöntekijät 5A2 Ostopalvelut Vierailevien asiantuntijoiden ja luennoitsijoiden palkkiot haetaan maksuun hankesuunnitelman mukaisesti. Ostopalveluja koskevat normaalit hankintamenettelyt. 5A5 Muut kustannukset Tuensaajan omat lyhytkestoista työtä hankkeelle tekevät asiantuntijat Palkkakustannuksiin ei voi sisällyttää lyhyitä ostopalvelun luonteisia korvauksia Edellytyksenä on päiväkohtainen työaikakirjanpito ja ne ilmoitetaan palkkaselvityslomakkeessa 43

44 Palkkakustannusten kirjaaminen maksatushakemukseen Eurassa kohdassa 5A1 palkkakustannuksia voi niputtaa, jokaista vientiä ei tarvitse kirjata omalle rivilleen Esim: Tärkeää on, että kirjataan myös tiliöintitietoja (kirjauspv, tosite, tili) aukoton jäljitysketju Henkilöiden nimitietoja ei saa näkyä! 44

45 45 Esimerkkejä hyvästä ja riittävistä kirjaustavasta

46 46 Esimerkki riittämättömästä kirjaustavasta

47 Palkkakustannusten liitteeksi palkkaselvityslomake. PALKKASELVITYSLOMAKE Selvitys maksatuskaudella toteutuneista henkilöstökuluista Pää/osatoteuttaja Maksatuskausi Hankkeen nimi Hankekoodi Laatija Henkilön nimi Tehtävä hankkeessa KK-palkka tukikelpoine n peruspalkka Hankkeelle tehty työ (tunnit) Kokonaistyöaika (tunnit) Hankkeeseen käytetty työaika/kok.ty öaika (%) Hankkeelle kohdennettu kok. palkka sivukuluineen Maksettu kokonaispalkk a sivukuluineen (100%) Hankkeesta maksettu palkka/kok.pal kka (%) Maksettu ajalta NN projektipäällikkö ,00 900,00 60, , ,0 60,0 1-6/17 (normaali #JAKO/0! #JAKO/0! kk-palkka #JAKO/0! #JAKO/0! ilman #JAKO/0! #JAKO/0! sivukuluja) #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! Maksatuskaudella hankkeesta maksetut palkat ,00 Maksatuskaudella hankkeesta maksetut lomapalkat,-rahat,-korvaukse (siirto liite A) 802,36 Maksatuskaudella maksetut palkat yhteensä ,36 Sosiaaliturvamaksu % Lisätietoja: Eläkevakuutus % Työttömyysvakuutus % Tapaturmavakuutus % Ryhmähenkivakuutus % Palkkaselvityslomakkeen tiedot perustuvat hankkeen kirjanpitoon toteuttajaorganisaation Yhteensä % kirjanpidossa. Henkilöiden palkkaukseen ei ole saatu muuta julkista tukea. 47

48 ..lomapalkkaselvityslomake ja.. LOMAPALKKASELVITYS lomapalkoista ja lomarahoista Maksatuskaudella maksetut lomapalkat ja -rahat Soluissa ohjeita LIITE A Maksatuskausi Hankkeen nimi Organisaatio Hankekoodi Laatija Henkilön nimi Lomaoikeus Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Maksatus- Kokonais Hankkeelle Hankkeelle päivät jaksolta jaksolta ajalta kaudella loma-ajan ansio kohdennettu kohdennettu ko. jaksolta kokonais hankkeen hankkeen pidetyt maksatuskaudelta loma-ajan ansio loma-ajan ansio työaika työaika %-osuus lomapäivät sivukuluineen sivukuluineen %-osuus VILLE , ,55 150,00 9,64 % ,00 192,80 9,64 % #JAKO/0! #JAKO/0! LIISA ,5 450,00 150,00 33,33 % 7, ,00 366,63 33,33 % #JAKO/0! #JAKO/0! Lomaraha omalle riville #JAKO/0! #JAKO/0! VILLE ,55 150,00 9,64 % ,00 242,93 9,64 % #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! Maksatuskaudella hankkeesta maksetut lomapalkat, -rahat ja -korvaukset sivukuluineen yhteensä 802,36 siirto palkkaselvityslomakkeelle 48

49 .. osa-aikaisen henkilöstön palkkaselvityslomake Selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista LIITE B Hankkeen nimi Hankekoodi Maksatuskausi Laatija Henkilön nimi: Maksettu ajalta (kk/vvvv) Tuntikirjanpidon mukaan Hankkeelle Kokonais- Hankkeelle Maksettu tehty työ työaika tehty kok.palkka (tunnit) (tunnit) työaika/kok. + sivukulut työaika % (100 %) Kirjanpidon mukaan Hankkeelle kohdennettu Palkka Sivukulut Yhteensä Hankkeest a maksettu palkka/ kok.palkka % % -erot (+ / - ) Osa-aikaisista työntekijöistä täytettävä lomakkeessa tiedot ilmoitetaan yksityiskohtaisesti Täytetään kuukausitasolla #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! Yhteensä 0,00 0,00 #JAKO/0! 0,00 0,00 0,00 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! 49

50 OSTOPALVELUT Riitta Güner 50

51 Hankkeen hankintoja ohjaavat: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Sovelletaan vähintään kansallisen kynnysarvon (60.000, alv 0 %) suuruisiin tavara- ja palveluhankintoihin. Rakennerahastohankkeita koskevat säädökset Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ensisijaiset määrittäjät ovat edelleen Rahoitusasetus (357/2014) ja Tukikelpoisuusasetus (358/2014). Työ- ja elinkeinoministeriön ja Uudenmaan liiton ohjeistukset hankintamenettelyistä. Mm. hyväksytyn hankepäätöksen kohta Julkiset hankinnat ja kevään 2017 Hankintaklinikan aineisto Organisaation omia hankintaohjeita voidaan soveltaa, mikäli ne eivät ole ristiriidassa rahoittajan ohjeiden kanssa. 51 Pääsääntö: Kaikki hankinnat on kilpailutettava. Periaatteena avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys

52 Tukikelpoiset ostopalvelut Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvia, hankintasuunnitelman mukaisia hankintoja palvelujen ostot, kone- ja laitehankinnat sekä muut kustannukset -kustannuslajeissa Ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot ja heidän matkansa. Markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset Selvitykset, tutkimukset, ulkoiset arvioinnit Kohderyhmän koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat järjestelyt (sis. kohtuulliset tarjoilukulut) 52

53 Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet Alle 2000 Hankintahinnan oltava kohtuullinen todennettavissa vaivatta vertailemalla yleistä hintatasoa, ei tarvetta dokumentoida hankintaperusteita Maksatushakemukseen riittää selitekenttään tarkka kuvaus hankinnan sisällöstä. Ei tositteita Hankinnasta riippuen riittää esimerkiksi sähköpostilla tai puhelimitse pyydetyt tarjoukset 3-5 kpl tai jossain tapauksissa hintojen vertailu internetissä Vastaukset dokumentoidaan ja niiden pohjalta tehdään hintavertailumuistio, josta selviää perusteet hankinnalle. Suorahankinnasta kirjallinen ja perusteltu päätös Maksatushakemukseen riittää selitekenttään tarkka kuvaus hankinnan sisällöstä. Ei tositteita. 53 Huom! Dokumentointia tarkastetaan pistokokein lisätietopyynnön kautta ja varmennuskäynneillä

54 Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet Yli alle Kirjallisesti tai sähköpostilla vähintään 3-5 dokumentoitavaa tarjousta, joissa tulee olla kaikki hankinnan kannalta merkitykselliset tiedot Tarjouksista tehdään selvä vertailu ja valinta tehdään aina kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella Tehdään valintapäätös ja päätös lähetetään tiedoksi kirjalliseen tarjouskilpailuun osallistuneille Maksatushakemuksen liitteeksi: Selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (esim. vertailumuistio/hankintapäätös) Hankintasopimus/tilaus/tilausvahvistus Tositekopiot maksatuskautta koskevista hankintaan liittyvistä menoista Hankintaselvityslomake kumulatiivisesti täydennettynä 54

55 Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on (alv 0%) Hankintalain (1397/2016) mukainen menettely Hankintailmoitus: Maksatushakemuksen liitteeksi: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous Hankintaselvityslomake- kumulatiivisesti päivitettynä 55

56 Hankintojen kilpailutus ja maksatuksen liitteet EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on e (Valtion keskushallintoviranomaisilla e) Hankinnoista ilmoitettava EU:n laajuisesti (ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälkiilmoitus). Maksatushakemuksen liitteeksi: HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous Hankintaselvityslomake kumulatiivisesti päivitettynä 56

57 Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Maksatushakemuslomakkeella kysytään, onko toteuttajan/osatoteuttajan maksatushakemuksella kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja Mikäli maksatuskaudella on ollut kynnysarvot ylittäviä hankintoja (vastaus kyllä ), niin maksatushakemuksen taustalomakkeelle tulee näkyviin lisäkysymyksiä koskien hankintaa 57

58 Kynnysarvot ylittävien hankintojen ilmoittaminen Eurassa xx.xxx xx.xxx xx.xxx xx.xxx 58

59 Maksatushakemuksen liitteet/hankintaselvityslomake 59

60 Maksatushakemuksen liitteet Eurassa/ostopalvelut Vain yli tositteet Hankintaselvityslomake yli hankinnoista Yli hankinnoista hankinta-asiakirjat erillisen ohjeen mukaan Selittäkää taustalomakkeella kustannus tarkasti: Mitä? Kuka? Miksi? Huom! Ei osallistujalistoja tai henkilötietoja sisältäviä liitteitä 60

61 Maksatushakemuksen liitteet/ostopalvelut Seminaarikustannukset Kohderyhmälle järjestettävistä tilaisuuksista, seminaareista, koulutuksista yms. liitteeksi tilaisuutta koskeva ohjelma/kutsu Tosite vain yli kustannuksista Kuvaa tilaisuuden luonne ja osallistujamäärät tarkasti selitekentässä Osallistujalistoihin pyydetään toistaiseksi allekirjoitukset kuten ennenkin Osallistujalistat säilytetään hanketoteuttajan hankemapissa, ei liitetä Euraan 61 EU:n tietosuoja-asetus voi tähän tuoda jatkossa muutoksia, asiasta tiedotetaan erikseen

62 Maksatushakemuksen liitteet/ostopalvelut Markkinointi- ja tiedotuskustannukset Näytteet materiaaleista pyydetään nähtäväksi aina, koska halutaan varmistua kustannuksiin liittyvistä tiedotustunnusten käytöstä (lehtiilmoitus, hanke-esite, roll-up, t-paidat, kynät) Euran kapasiteetin vuoksi älä liitä isoja tiedostoja esim. lehtiartikkeleita, valokuvia hankkeen tapahtumista tai hankkeessa tuotettuja selvityksiä ja raportteja Mieti muita tapoja miten tunnusten käytön voi todentaa, esim. linkki raportin sähköiseen versioon/nettisivuille vain osa dokumentista resoluution pienentäminen 62

63 Maksatushakemuksen liitteet/matkakustannukset Koskee vain Flat rate 15 % hankkeita Matkaraportti Vain yli tositteet Kuvaa matkan tarkoitus, ajankohta ja reitti tarkasti taustalomakkeella Kuka, Mitä, Missä, Milloin Pääperiaate: Kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla 63

64 Matkakustannukset, Tukikelpoisuusasetus 18 Huom! Hankkeen asianmukaisen toteuttamisen kannalta tarpeellisista ulkomaanmatkoista aiheutuvat kustannukset ovat tukikelpoisia, jos tuen myöntämä viranomainen on hyväksynyt matkasuunnitelman ja matkaan liittyvät kustannukset sekä perustelun matkan tarpeellisuudesta etukäteen, jollei viranomainen tukipäätöksessä katso etukäteishyväksyntää hankkeen luonteen vuoksi tarpeettomaksi. Tukikelpoisia kustannuksia ovat virka- ja työehtosopimuksen ja organisaatiossa noudatettavan matkustussäännön mukaiset kustannukset, jotka liittyvät hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen 64

65 Millainen on oikeaoppinen selite Euran kustannusrivillä? Hyvästä selitteestä lukija ymmärtää helposti kustannuksen sisällön ja sen liittymisen hankkeeseen tuntematta sen tarkemmin hankkeen sisältöä ja toimenpiteitä Kuvaa toimenpiteitä niin kuin kuvaisit niitä täysin ulkopuoliselle henkilölle Selitteen merkitys korostuu kun tositteita ei enää laajasti tarkasteta Kuka, mitä, milloin, miksi? Tarkka selite nopeuttaa maksatuksen käsittelyä ei tarvetta lisäselvityspyynnölle Huomioi: Maksatustarkastaja on antamasi kirjallisen informaation ja hankesuunnitelman varassa 65

66 Esimerkkejä riittävästä/hyvästä selitteestä: Ravintola Skinnarila: Kahvitus Etelä-Karjalan terveys- ja hyvinvointiyrittäjien verkostoitumistapahtumassa , 35 osallistujaa Henkilö Xx.xxx luennoitsijapalkkio "Palveluohjaus linkki yksityisen ja julkisen palvelun välillä"-koulutus Viisaat Vempaimet -näyttelyn Ikkunoiden ja ovien tiivistysklinikka , asiantuntijapalkkio klinikan pitäjälle (xx.oy) Henkilö Xx.xxx. yöpyminen Frankfurtissa lentokenttähotellissa 204,50, varausmaksu 30,88,Voucherlisä 8,56, palvelumaksu 4,84. Lennot HKI-Fra 460,37, Fra-PRG 476,04, palvelumaksu 2x 12,20, ulkomaan lentovarauksenmuutos 9.90 Henkilö Xx.xxx. junan sarjalippu Hampuri-Hannover , Hannoverin messut Öljyntorjuntasimulaattori, hankinta-asiakirjat liitteenä 66

67 Esimerkkejä riittämättömästä selitteestä: Tarjoilut, tarvikkeet Kokous Esitteen painatus Työmateriaalit Matkakulut Markkinointiaineisto Tutkimus Huomioi: Kustannus- tai selitekentässä tulee näkyä myös ostopalvelun toimittajan nimi pelkkä selite ei riitä 67

68 68 Rahoitus maksatushakemuksessa ja maksettava EAKR-tuki

69 Hankkeen tulot Ei pidä sotkea hankkeen rahoitukseen Mikä tahansa palvelun suorittaminen maksua vastaan Esim. yrityksen maksuosuudet de minimis -tukitoimenpiteessä tai hankkeessa tehdyn tuotteen tai palvelun myynnistä saadut tulot Toteutuneet tulot raportoidaan maksatushakemuksessa vähennetään hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista Usein arvioitu jo hankesuunnitelmassa Maksatuksessa raportoitava myös hankesuunnitelmaan sisältymättömät tulot Tulo kirjataan sen hakijan taustalomakkeelle, joka kirjanpitoon se kirjautuu 69

70 70 Tulojen kirjaaminen Euraan

71 Hankkeen rahoituserät Tuensaajaorganisaation ulkopuolelta hankkeelle maksetut rahoitusosuudet Määritelty projektipäätöksessä rahoitussitoumukset Myös suunnittelematon rahoitus on ilmoitettava Hankesuunnitelman mukaisia eriä: 1. Kuntien rahoitus 2.2 Kuntien rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 3. Muu julkinen rahoitus 3.2 Muu julkinen rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 4 Yksityinen rahoitus 4.2 Yksityinen rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 71

72 Rahoituksen kirjaaminen maksatushakemukseen Omarahoitusosuus: Eura laskee automaattisesti. Sitä ei voi Euraan kirjata ja sitä ei tarvitse kirjanpidossa todentaa Ulkoiset rahoituserät: Ilmoitetaan siinä maksatuksessa, jonka aikana ne ovat kirjanpitoon kirjautuneet Ilmoitetaan koko kirjautunut summa. Ei jyvitetä esim. hankepäätöksen mukaisilla %-osuuksilla Ilmoitetaan sen toteuttajan taustalomakkeella, jonka kirjanpitoon se on toteutunut Hankeaikana Eura tasaa rahoituseriä Alitoteutunut ulkoinen rahoitus korvataan omarahoitusosuudella Ylitoteutunut ulkoinen rahoitus vähennetään EAKR-tuesta vasta viimeisellä maksatuspäätöksellä 72

73 Rahoituksen kirjaaminen Euraan Liitteeksi esim. tosite tai sopimus rahoituksesta 73

74 Rahoitus/viimeinen maksatus Hankkeen viimeisessä maksatuksessa: Ylitoteutunut ulkopuolinen rahoitus vähentää maksettavan tuen määrää Alitoteutunut ulkopuolinen rahoitus jää tuensaajan omarahoitukseksi Toteutumista tarkastellaan %-osuuksilla, ei euromäärillä Yhteishankkeiden viimeisessä maksatuksessa: Osatoteuttajille kertynyt ylimääräinen ulkopuolinen rahoitus korvaa toisilta osatoteuttajilta puuttuvaa ulkopuolista rahoitusta Vain jos hankkeessa kokonaisuudessaan puuttuu ulkopuolista rahoitusta, se jää lopullisesti tuensaajien omarahoitukseksi Yhteishankkeessa: Ulkopuolista rahoitusosuutta kerättäessä on huomioitava koko yhteishankkeen budjettitoteutuma. 74

75 Maksatuspäätös ja muutoksenhaku Maksatuspäätöksellä maksetaan aina rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista, (katso rahoituspäätöksen kohta 3: Hankkeen hyväksytty kustannusarvio- ja suunnitelma) Sähköinen maksatuspäätös tehdään 90pv sisällä Perustellaan hylätyt kustannukset Liitteenä: Muutoksenhakuosoitus Oikaisuvaatimus EURA järjestelmän kautta Maksatuspäätöksen muutospäätös Valitusosoitus muutospäätöksen liitteenä Valitus, käsittely hallinto-oikeudessa 75

76 Muuta huomioitavaa Maksatuspäätöksellä maksetaan rahoituspäätöksen mukainen tuki, mikäli suunnitelmanmukainen tulos on saavutettu Tuensaajan on säilytettävä kaikki hankkeeseen liittyvä kirjanpito- ja muu aineisto siten, että tuen käytön valvonta on mahdollista. Hankkeen sisällöllistä toteutusta todentava aineisto tulee säilyttää vähintään 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä. 76

77 Vinkkejä maksatushakemuksen laadintaan 77

78 Yleisimmät maksatushakemuksen käsittelyä hidastavat tekijät Riittämätön selite kustannuksesta taustalomakkeella Taustalomakkeella henkilöiden nimiä Työajanseurantojen työnkuvaukset liian yleisellä tasolla Työajanseurantojen päiväys ja allekirjoitusmerkinnät puuttuvat Palkka- /lomapalkkakustannukset kohdennettu virheellisesti Hankintoihin liittyvät puutteet suorahankinnat Liitteet: unohtuneet liitteet ylimääräiset liitteet henkilötietoja sisältävät liitteet - tarpeettomasti salassa pidettäväksi merkityt liitteet Flat rate kustannusten sisältyminen hakemukseen 78

79 Taustalomakkeen selitteet 2. Ostopalvelut Kirjauspv Kirjanpid on tili Tositenro Kustannus Selite Painotalo Oy Ab. Esitteen painatus 1360, kpl esitteitä hankkeen Painotalo Oy Ab. markkinointiin seudulla. Projektin Tarjouspyynnöt markkinointiesitteen sähköpostilla kolmelle. painatuskustannukset Esite liitteenä. 1360, Leenan Leipä Oy Tarjoilukulut 620, pidetyn seminaarin "vipuvoimaa EU:lta" Leenan Leipä Oy. kokoustarjoilukustannus. 28 Tarjoilukulut osallistujaa. Esite liitteenä. 620, Yhteensä 3960,00 79 Selitteen merkitys korostuu, kun tositteita ei automaattisesti tarkasteta

80 80 Hankinnat-suorahankinnat

81 81 Liitteet

82 Muistilista maksatukseen liitettävistä dokumenteista Kirjanpitoajot Palkka-ja lomapalkkaselvityslomakkeet Selvitys osa-aikaisen henkilöstön palkoista Työajanseurannat Toimenkuvaluettelo Näytteet markkinointi- ja tiedotusmateriaaleista Seminaarien ja koulutustilaisuuksien kutsu/ohjelma Yli tositteet Hankintaselvityslomake Ohry pöytäkirjat Matkaraportit 82

83 Lisätietoa, neuvoja ja ohjeita Uudenmaanliiton maksatustarkastajilta: Dromberg Leena, Güner Riitta, Hallanoro Henri, Räihälä Nina, Kiitos!