Helsingin yliopisto Flamma Tutkijan työpöytä Konsepti 20.12.2013
Tämä konsepti kuvaa Flamman tutkijan sähköisenä työpöytänä Konsepti on muodostettu osallistavissa työpajoissa marras- ja joulukuussa 2013 tarkoituksena, että esitetty konsepti on pääpiirteissään mahdollista toteuttaa vuoden 2014 aikana. 2
Tutkijan sähköinen työpöytä tukee tutkijoita eri tavoin työuran ja tutkimushankkeiden eri vaiheissa tarjoten ajantasaista tietoa, opastusta ja sähköisiä palveluita. 3
Konseptityön lähtökohtana on ollut Tutkimushankkeen elinkaari hankkeessa luotu roolipohjainen malli erilaisista tutkijoista ja käyttäjätarpeista. 4
Konseptin ydin on sisällön ja käyttöliittymän profilointi ja personointi henkilökohtaisella tasolla, jolloin sähköinen työpöytä muuttuu tutkijan uran ja tarpeiden mukaaan. 5
Huom. Tässä dokumentissa esitettävät visualisoinnit ovat konseptikuvia, eivät toteutettavia käyttöliittymäsuunnitelmia. 6
Flamma - Tutkijan sähköinen työpöytä Tietovarastosta kohti palvelevaa intranetiä Ajantasainen tutkimus- ja opetustyön asioita eri järjestelmistä kokoava ja muokattavia sisältömoduuleja sisältävä henkilökohtainen työpöytä. Navigaatiosta pääsy laajaan tutkimus- ja opetushenkilökunnalle kohdistettuun palvelu- ja sisältötarjontaan, josta voi poimia tarvitsemansa omalle työpöydälle. 7
Tutkijan työpöydän moduulit 8
1. Tiedotteet ja Tapahtumat Sisältää yleisiä tiedotteita ja tapahtumia feedeinä (tiedotevirta): 1. Tiedotteet 2. Tapahtumat Sisällöt on automaattisesti kohdistettu tutkimus- ja opetushenkilöstölle Tutkija voi itse valita täsmälliset sisältölähteen: Tiedekunta Laitos Erillislaitos Oletusarvoisena esivalintana ovat ne tiedekunnat ja laitokset joihin tutkija organisaatiossa kuuluu (minun yksiköt) Tutkija voi avata tiedotteen / tapahtuman luettavaksi, jakaa sisältöä ja siirtää tapahtuman Flammasta omaan kalenteriin Yliopistouutiset tarjotaan samanlaisina käyttäjän profiilista riippumatta Samaan käyttöliittymään on mahdollista tuoda myös pikaviestejä mikäli tiedotteita pyritään luokittelemaan tulevaisuudessa 9
Tutkija voi valita itselleen sopivat uutiset, tiedotteet ja tapahtumat tutkimus- ja opetushenkilökunnalle kohdistetuista sisältöfeedeistä (Kuten Flammassa nyt, mutta myös tapahtumille ja uutisille, ja rooli automaattisesti). Tutkija voi avata uutisen, tiedotteen tai tapahtuman, ja siirtää tiedon omaan kalenteriin tai jakaa sen. 10
Sisältövirtojen muokkaaminen tapahtuu valitsemalla sisältölähteitä yksiköittäin. 11
2. Muistutukset Sisältää kootusti käyttäjää henkilökohtaisesti koskevat muistutukset (alerts) eri järjestelmistä ja tiedotuskanavista (laitos/tiedekunta/hallinto), poislukien yksittäisiä tutkimushankkeita tai opetustehtäviä koskevat muistutukset jotka esitetään erikseen, sekä kootusti aikataulut ja muistutukset tutkimusrahoitukseen liittyen kaikista eri rahoituslähteistä Esimerkiksi: Tutkimustulosten raportointi, Laskun hyväksyminen, Hallinnolliset tehtävät, Rahoitushaun avautuminen / päättyminen rahoituslähteittäin Käyttäjä voi valita itselleen tarkoituksenmukaiset rahoituslähteet joita haluaa seurata Mikäli mahdollista rahoituslähteet on jäsennetty tutkimusalan mukaan jolloin voi helposti valita kaikki tutkimusalan rahoituslähteet Muistutukset luokitellaan ja esitetään asteittain: Tulossa oleva (ennakkotiedote) / Nyt käynnissä (muistutus) / Kiireellinen (hälytys) Käyttäjä voi siirtää muistutuksen Flammasta omaan kalenteriin Käyttäjä voi jakaa muistutuksen toiselle henkilölle Flammassa ja/tai sähköpostilla/tekstiviestillä Käyttäjä voi valita haluaako muistutukset myös sähköpostiin ja/tai tekstiviesteinä 12
Tutkija valitsee rahoituslähteet joista haluaa tutkimusrahoituksen aikataulutietoja ja muistutuksia (samaan tapaan kuin tiedotteiden ja tapahtumien sisältölähteiden valinta). Tutkija saa henkilökohtaisia muistutuksia kootusti eri järjestelmistä ja tiedotuskanavista. Muistutukset on luokiteltu kiireellisyyden mukaan ja niistä on linkki tarvittavaan järjestelmään asian hoitamiseksi. 13
3. Omat tutkimushankkeet ja opetus Moduulit sisältävät yhteenvedon (portfolio) kaikista käynnissä olevista tutkimushankkeista joissa ko. käyttäjä on vastuullisena / osallisena sekä kaikista suunnitelluista opetustehtävistä ja kursseista. Tarkoituksena on, että Flamma tarjoaa helposti tarkistettavan yhteenvedon jonka avulla näkee oman kokonaistilanteen sekä saa selkeästi tiedon siitä milloin ja miksi tulee mennä tekemään toimenpiteitä tietojärjestelmiin kutakin hanketta / tehtävää koskien Mikäli tietojärjestelmiin tulee mennä tarjoaa Flamma kohdistetun linkin kuhunkin järjestelmään hanke- / tehtäväkohtaisesti Seuraavilla sivuilla esitetään tarkemmin moduulien sisältö 14
Oma tutkimus Näyttää kaikki käynnissä olevat tutkimushankkeet, joissa ko. käyttäjä on osallisena tai vastuullisena Jokaisesta tutkimushankkeesta esitetään perustiedot sekä mahdollisin osin hankkeen talous- ja henkilöstötiedot sekä niihin liittyvät tarvittavat toimenpiteet (muistutukset): Hankkeen nimi ja/tai vastuullinen tutkija Hankkeen rahoittaja (rahoituslähde) Hankkeen alku- ja loppuajankohta Hankkeen WBS-koodit, niiltä osin kuin ko. käyttäjä voi niihin kohdistaa kuluja Henkilön nimi ja yhteystiedot joka antaa hankkeeseen liittyen neuvontaa ja lisätietoja talousasioissa Henkilön nimi ja yhteystiedot joka antaa hankkeeseen liittyen neuvontaa ja lisätietoja henkilöstöasioissa Mikäli mahdollista, hankkeelle myönnetty kokonaisbudjetti Mikäli mahdollista, kullekin esitettävälle hankkeen WBS-koodille allokoidun budjetin nykytilanne (saldo = paljonko rahaa on jäljellä?) Mikäli mahdollista, listaus ja linkit hankkeen talousraportteihin Mikäli mahdollista, linkki hankkeen henkilöstölistaukseen, jossa käy ilmi hankkeessa työsuhteessa olevat henkilöt ja sopimusten voimassaoloajat Muistutus, mikäli hankkeen tietoja tulee täydentää TUHAT-järjestelmään ja linkki sinne Muistutus, mikäli hankkeesta tulee luoda raportti ja linkki järjestelmään jossa/johon raportti tulee luoda Muistutus, mikäli hankkeen henkilöstön sopimuksia on päättymässä ja linkki järjestelmään jossa asiaa hallitaan ja/tai linkki lisätietoihin asian hoitamiseksi Muistutus, mikäli hankkeen muita sopimuksia on päättymässä ja linkki järjestelmään jossa asiaa hallitaan ja/tai linkki lisätietoihin asian hoitamiseksi Muistutus, mikäli hanke on päättymässä ja linkki lisätietoihin jatkorahoituksesta Mikäli mahdollista, suora linkki hankkeen tiedoilla tarvittavaan järjestelmään matkapyynnön, matkalaskun, hankintaesityksen, tilauksen, tms. tekemiseksi hankkeelle 15
Oma opetus Näyttää kaikki suunnitellut ja sovitut opetukset joissa ko. käyttäjä on osallisena tai vastuullisena Jokaisesta kurssista / opetustehtävästä esitetään seuraavat tiedot, muistutukset ja toimenpiteet: Kurssin nimi ja/tai vastuullinen tutkija Oppiaine / Laitos / Koulutusohjelma johon kurssi sijoittuu Kurssin alku- ja loppuajankohta Luentojen / yksittäisten opetustapahtumien aikataulu ja paikat Henkilön nimi ja yhteystiedot joka antaa kurssiin liittyen neuvontaa ja lisätietoja teknisissä asioissa Henkilön nimi ja yhteystiedot joka antaa opetukseen liittyen neuvontaa ja lisätietoja yleisesti Muistutus, mikäli kurssille tulee tehdä tilavarauksia ja linkki järjestelmään jossa asiaa hallitaan Muistutus, mikäli kurssin arvosanat/arviointi tulee tehdä ja linkki järjestelmään jossa asiaa hallitaan Kurssiin liittyvät muut tiedotteet ja/tai muistutukset Mikäli mahdollista, suora linkki kurssin tiedoilla tarvittavaan järjestelmään aikataulumuutosten, opetusteknologian käytön, tilavarausten, tms. tekemiseksi kurssile Mikäli mahdollista, linkki järjestelmään jossa suunnitellaan opetusta / luodaan uusia kursseja/opetustehtäviä 16
Yhteenveto (lista) tutkimushankkeista joissa vastuullisena / osallisena ja jotka on tällä hetkellä käynnissä. Yhteenveto (lista) opetustehtävistä ja kursseista jotka on suunniteltu ja sovittu tehtäväksi tulevaisuudessa ja/tai käynnissä juuri nyt. Lisätietoja näyttää tietoja valitusta hankkeesta / kurssista edellä kuvatun mukaisesti (katso seuraava sivu). Muistutukset noudattavat samaa kiireellisyys-luokitusta kuin muut muistutukset ja niistä on linkki suoraan järjestelmään asian hoitamiseksi. 17
Lisätietoja avaa hankkeesta / opetustehtävästä laajat yhteenvetotiedot esille. 18
4. Tutkimustoiminnan seuraaminen (TUHAT-feed) Sisältää ajantasaisen yhteenvedon TUHATiin lisätyistä tiedoista Koskien omia tutkimushankkeita ja tutkimusryhmiä Koskien tutkijoita jotka työskentelevät omissa tutkimushankkeissa Koskien tutkijoita joita haluaa seurata Oletusarvoisesti feed sisältää omat tutkimushankkeet ja niissä työsntekevät henkilöt, mutta tutkija voi laajentaa feediä sisältämään myös muita tutkijoita joiden toimintaa he haluavat seurata Tutkija voi valita mitä tietoja TUHATista tuodaan esille Flammaan Julkaisut Erilaiset aktiviteetit Erilainen tieteellinen toiminta Moduuli kertoo myös kuinka pitkälle tutkijan oma TUHAT-CV on täytetty ja kannustaa täydentämään CV:tä TUHATissa 19
TUHAT-feed tutkijan valitsemasta sisällöstä koskien tutkijan valitsemia tutkijoita ja tutkimusryhmiä. Omissa tutkimushankkeissa työskentelevät on valittu automaattisesti. Kustakin sisältöelementistä linkki TUHATiin jossa lisätietoja. Kannuste ja linkki päivittämään ja täydentämään omaa TUHAT- CV:tä. 20
5. Työkalut Esittelee kaikki opetus- ja tutkimushenkilöstön käyttöön tarkoitetut tietojärjestelmät ja työkalut Tietojärjestelmien kuvaamisessa pyritään siirtymään pois lyhenteistä ja järjestelmäbrändeistä ja viestimään pikemminkin tehtävistä ja palveluista, kuin järjestelmistä Kustakin järjestelmästä esitetään lyhyt kuvaus joka kertoo mikä järjestelmä on ja mihin sitä käytetään Käyttäjä voi valita omat työkalut, jotka nostetaan käyttöliittymässä esiin, jolloin Niihin on helppo pääsy listasta Kustakin esitetään tiedote / muistutus mikäli käyttäjän tulee käydä tekemässä järjestelmässä jotain (noudattaen samaa logiikkaa kuin muistutuksissa edellä) 21
22
6. Hakemisto ja Palvelupaketit Sisältöä pyritään muokkaamaan palvelulähtöiseksi palvelupakettien kautta, jotka kokoavat keskeisten tarpeiden mukaisesti yhteen kokonaisuuksia jotka sisältävät: Selkeän prosessikuvauksen Lomakkeet prosessin eri vaiheisiin aisan hoitamiseksi ja/tai linkit järjestelmiin jossa asiat voi hoitaa Selkeät toimintaohjeet kaikilta prosessin osilta Henkilöt joilta saa lisätietoa ja heidän yhteystiedot, sekä mahdollisuus tehdä heille ajanvarauksia Relevantit tiedotteet ja lisätiedot Ajanvaraus palveleville henkilöille toteutetaan yksikkö tasolla (lähipalvelut) Esimerkkejä palvelupaketeista Opetuksen suunnittelu, Hankintakilpailutukset, Rahoitushaku, Työmatkat: ennen, aikana, jälkeen, Konferenssin järjestäminen, Kokoustilojen varaus ja hallinta, yms. 23
Palvelupaketit Keskeisten tarpeiden mukaiset valmiit palvelupaketit sisältäen Selkeän prosessikuvauksen Selkeät toimintaohjeet kaikilta prosessin osilta Henkilöt joilta saa lisätietoa ja heidän yhteystiedot, sekä ajanvaraus yksikkötasolla Linkit toimintaohjeisiin ja ohjesisältöihin Linkit relevantteihin lomakkeisiin Linkit relevantteihin järjestelmiin (työkalut) Relevantit tiedotteet Palvelupaketit tulee voida lisätää omiin suosikkeihin 24
6. Hakemisto ja Palvelupaketit Hakemisto sisältää Flamman tarjoamat palvelupaketit ja tietosisällöt, joihin on pääsy myös hakukäyttöliittymän kautta Hakukäyttöliittymää kehitetään avusteiseksi hyödyntäen esimerkiksi aakkosellista palveluhakemistoa Käytetyimmät palvelut ja sisällöt nostetaan esiin tag-pilvenä Tiedon käytettävyyttä pyritään lisäämään Purkamalla oppaita www-sivuiksi jotta täsmällisiin sisältöihin on suora pääsy Yhdenmukaistamalla termejä ja sisällöntuotannon linjauksia sisällöntuottajien kesken Luomalla Toimintakäsikirjasta runko tietosisältöjen esittämiseen eri tasoilla Lisätään asiantuntijahakemisto, joka edesauttaa osaamisen ja yhteystietojen löytämistä erilaisiin tarpeisiin sekä verkostoitumista, ja helpottaa mm. kansainvälisten tutkijoiden integroitumista tutkijayhteisöön Esimerkiksi Find a buddy, jonka avulla kansainväliset tutkijat voivat löytää tutkijakavereita 25
7. Suosikit Käyttäjä voi lisätä palvelupaketteja, sisältökokonaisuuksia tai yksittäisiä sisältösivuja omiksi suosikeikseen jotka listataan työpöydällä omassa moduulissaan Suosikkeja voi lisätä selatessaan Flamman sisältöä tai suoraan palveluhakemistosta joka avautuu Muokkaa-painikkeesta Suosikit-moduulista kyseiseen palvelupakettiin, sisältökokonaisuuteen tai sisältösivulle pääsee yhdellä klikkauksella 26
Kiitos. 27